Avant-Projet GED / Workflow

Avant-Projet GED / Workflow
Étude d’Opportunité – Rédaction d’un Cahier des Charges
Ce document, présente la démarche appliquée pour conduire les misions d’études préalables à la mise en
œuvre de solutions de type GED et Workflow. Il décrit les objectifs fixés, le contenu de la mission et les
résultats attendus.
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ETUDE PREALABLE
Sommaire
1 La dématérialisation des Documents et Procédures ______________________________ 3
2 Les Objectifs de l’Étude Préalable : Garantir la réussite du Projet ____________________ 4
3 Démarche de l’Étude Préalable ________________________________________________ 5
3.1 L’analyse des processus et des fonds documentaires existants _________________________ 5
3.2 Objectifs et expression des besoins ________________________________________________ 5
3.3 Conclusion _____________________________________________________________________ 5
4 Bilan de l’Étude Préalable _____________________________________________________ 6
4.1 Les Livrables ___________________________________________________________________ 6
5 Déroulement et Sujets abordés au cours de l’Étude Préalable _______________________ 7
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1 La dématérialisation des Documents et Procédures
L’appellation GED (Gestion Électroniques de Documents) recouvre aujourd’hui l’ensemble des techniques
permettant la dématérialisation des documents et procédures. Ces techniques concernent :

la prise en compte des documents papiers (courriers entrants-sortants, les archives, les dossiers
vivants) et la mise en œuvre de solution de numérisation, de LAD – RAD, d’atelier de numérisation,
…

la prise en compte des documents électroniques : email entrants-sortants, les SPOOL applicatifs, les
documents bureautiques, avec la mise en œuvre des techniques COLD, de conversion, d’indexation
automatique, de catégorisation, les environnements de travail collaboratif, …

La gestion des documents avec les bases documentaires et leurs caractéristiques techniques :
architecture Web ou Client-Serveur, Gestion de Dossiers, Gestion des versions, Recherche plein
texte, Bases réparties, liens avec les bases applicatives client, …

Les techniques de stockage de masse et d’archivage avec en particulier l’application de la
réglementation en la matière, s'il y a lieu.

La circulation des documents et les étapes de traitement des dossiers avec les techniques de Gestion
de formulaires, de Workflow, …

La confidentialité et l’intégrité des documents avec les techniques de signatures électroniques de
documents.
Si ces techniques sont aujourd’hui éprouvées et constituent des offres logicielles stables sur le marché,
l’impact organisationnel, auprès des services utilisateurs, reste important, car leur mise en œuvre introduit
de nouveaux modes de travail et concerne potentiellement tous les acteurs d’un même processus métiers.
Production du document, acheminement, prise en compte, conservation-classement, traitement métier,
classement-archivage, recherche, diffusion, …
La dématérialisation nécessite donc le plus souvent d’analyser les processus métiers dans lesquels sont
impliqués les documents concernés, afin de déterminer : le moment de la dématérialisation, les techniques
nécessaires à mettre en œuvre, l’impact sur les utilisateurs.
En matière documentaire, les problèmes sont souvent en aval (diffusion, stockage, recherche), les solutions
en amont : la dématérialisation au plus tôt dans les processus (format standard, identification, indexation,
signature, …).
L’impact peut également intervenir sur les applicatifs métiers (et sur les aspects réglementaires pour les
documents officiels ou légaux). L’intégration des techniques de GED et Workflow aux applications
informatiques métiers existantes est l’une des principales sources de difficultés que l’analyse préalable
permet d’évaluer et de résoudre.
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2 Les Objectifs de l’Étude Préalable : Garantir la réussite du Projet
L’objectif essentiel de l’étude préalable est de concrétiser le projet GED de manière à ce qu’il soit réaliste,
réalisable et qu’il soit une réussite, avant même d’engager l’ensemble des acteurs.
L’étude préalable transforme une expression de besoin formulée en terme métiers : gains de productivité,
d’espace, amélioration de qualité, d’efficacité, … en une formulation fonctionnelle stricte, un projet
informatique au périmètre connu, un plan d’investissements validé, un plan d’accompagnement utilisateur
et un plan de déploiement préparés.
Le Cahier des Charges est l’un des résultats obtenu à l’issue de l’étude préalable. Mais au-delà, l’étude
préalable permet une vision plus globale des besoins et des évolutions futures et donc une meilleure
planification.
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3 Démarche de l’Étude Préalable
Selon l’avancement et l’expertise de l’entreprise qui s’engage dans un projet GED –Workflow, le contenu de
l’étude préalable sera différent. Cependant quel que soit la situation, la démarche appliquée s’appuie sur
l’analyse des processus.
L’expression initiale des besoins, formulée par l’entreprise, impliquera des documents (les courriers, les
dossiers à traiter, les dossiers archivés, les spools, les emails, …). Pour ces documents, sont recherchés et
analysés les processus concernés.
3.1 L’analyse des processus et des fonds documentaires existants
Analyse technique, fonctionnel et organisationnel.
 Technique : Type de documents, volumétrie, source-nature, support, contenu, ….
 Fonctionnel : Traitements effectués sur le document tout au long du cycle de vie : création,
modification, annotation, classement, recherche, diffusion, archivage.
 Organisationnel : Circuits, Acteurs, Rôles, … relatifs aux différents processus identifiés, ainsi que
l’identification des applications métiers impactées.
3.2 Objectifs et expression des besoins
Les objectifs et l’expression des besoins formulés par l’entreprise sont transformés en Scénarios, impliquant
la mise en œuvre des techniques GED et Workflow, et intégrés aux processus existants. Chacun de ces
scénarios sont analysés en matière de :

Faisabilité : choix des techniques GED les plus appropriées, en fonction des caractéristiques des
documents et des procédures, pour obtenir les gains attendus.

Impact utilisateur : analyse des changements introduits, mesures d’accompagnement nécessaires

Impact applicatif : évaluation des impacts sur les applications existantes et analyses des aspects
juridiques et réglementaires (Norme NFZ42-013) concernant l’archivage ou l’authentification des
documents.
Coûts : évaluations budgétaires des techniques, solutions, implantation, déploiement, …


Gains et rentabilité : formulation des gains opérationnels ou organisationnels attendus (nombre de
ETP gagnés, d’espace, de délais, de qualité, …)
3.3 Conclusion
La dernière étape consiste à comparer les scénarios et à retenir le ou les Scénarios qui vont constituer « le
Projet GED » (ou la première phase du projet), en fonction des priorités, des charges, du déploiement, et
des autres contraintes internes.
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Le rapport final de l’étude formalisera le projet : définition et périmètre retenu, les caractéristiques relatives
aux documents et processus concernés, les gains attendus, les coûts prévisionnels, le plan de
déploiement, …
4 Bilan de l’Étude Préalable
Le déroulement de l’étude préalable implique de rencontrer tous les acteurs potentiels du projet : Services
utilisateurs, Service informatique, Services juridiques, Direction, … dans le cadre de l’étude de l’existant et
l’expression des besoins.
Cette approche large permet d’apprécier les difficultés techniques ou les inquiétudes possibles et ainsi de
proposer les solutions pour les résoudre ou les lever. L’expertise GED, Workflow apportée par la personne,
en charge de l’étude préalable, est à ce niveau, très importante, afin de garantir la réussite du projet.
4.1 Les Livrables
La fourniture qui résulte d’une étude est principalement le rapport final qui exprime les besoins, justifient les
choix et décrit le projet et son déploiement.

Études de l’existant : Processus et Fonds documentaires concernés

Expression des besoins, des objectifs et des scénarios étudiés

Rapport final de l’Étude Préalable, pour la communication interne

Planning prévisionnel des charges et des coûts

Cahier des Charges : expression technique et fonctionnelle des besoins en vue de la consultation des
intégrateurs
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5 Déroulement et Sujets abordés au cours de l’Étude Préalable
Le déroulement de l’Étude consiste à prendre connaissance de l’existant et à répondre aux principales
questions suivantes, avec l’aide des différents interlocuteurs concernés et désignés des services utilisateurs,
informatiques, juridiques, … :

Expressions des Objectifs Opérationnels : Identification et Expression des améliorations et des gains
attendus en terme métiers. Périmètre du projet initial, futur (généralisation)

Fonds Documentaires concernés : Description technique et fonctionnelle des documents impliqués
dans les processus : nature format, volumétrie, origine – support, cycle de vie, …

Processus métiers concernés : Description technique et fonctionnelle des processus impliqués :
circuits, rôles, acteurs

Applications métiers concernées : Description technique et fonctionnelle des applications pouvant
être impliqués lors de la mise en place de la GED ou du Workflow. Ces applications sont le plus souvent
celle utilisées par les acteurs identifiés dans les processus concernés.

Aspects Légaux ou Réglementaires : La dématérialisation nécessite le plus souvent une réflexion sur
la reconduction des contraintes légales ou réglementaire (au sein de l’administration) des documents :
durée de conservation, authentification des documents, confidentialité, … afin de déterminer les
conditions de stockage et des techniques de signature électronique.

Contraintes de Déploiement : Définition des mesures d’accompagnement nécessaires auprès des
utilisateurs pour garantir le bon déploiement de la solution GED-Workflow.

Contraintes Techniques et Opérationnelles : Prise en compte des directives informatiques en
matière d’architecture et d’environnement technique des solutions, de planning, de capacité réseau, …
Organisation de l’équipe projet : Chef de Projet, interlocuteurs des services utilisateurs,
disponibilité, expertise, …

L’étude préalable est également la période au cours de laquelle sont recherchés des projets équivalents,
mis en œuvre dans d’autres entreprises, afin de bénéficier d’un retour d’expérience utile.
PRODUIRE
GERER
ARCHIVER
DIFFUSER
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