Publipostage avec Microsoft Office 2003©

Publipostage avec Microsoft Office 2003©
Définition
Le publipostage consiste à associer une base de données à un document texte afin de faire un envoi en
nombre plus ou moins personnalisé. Exemples : lettre d'invitation, étiquettes autocollantes...
Excel 2003 sera support de la base de données et Word 2003 pour le document texte.
Fonctionnement
Le publipostage va se faire selon les étapes suivantes :
●
création de la base de données
●
création de la lettre type (canevas)
●
mise en place de liens entre la base et le texte (insertion de champs)
●
choix des données à imprimer
●
fusion (création des documents finis)
●
impression et/ou sauvegarde des documents
Les liens entre les deux documents sont maintenus lors de la sauvegarde. Ainsi, les fois suivantes, il ne
sera plus nécessaire de reconstruire le document canevas ni la base de données. Toutefois, tout reste modifiable
bien entendu.
Nous allons ici développer la création d'une lettre type. La création d'étiquettes fait l'objet d'un autre
tutoriel.
Préparation
Il faut d'abord créer la base de données avec Excel. La première ligne doit être occupée par les titres de
colonne qui serviront par la suite d'intitulé de champ lors de la fusion. Il est donc important de choisir des titres
pertinents.
Ensuite, le canevas de la lettre sera mis en place avec Word. Les emplacements des futurs champs
peuvent être marqués pour faciliter la mise en page. Dans l'exemple qui suit, ils sont indiqués par XXX.
Il est conseillé de sauvegarder les deux documents (tableur et texte) avec le même nom. Cela facilitera
l'exploitation ultérieure.
TICE IEN Chaumont 1er degré 12-2007
1/4
Création des liens entre les documents et implantation des champs de fusion
Ouvrez le document canevas
Allez dans le menu Outils/Lettres et publipostage/Fusion et publipostage.
Un assistant va s'ouvrir sur la droite de l'écran. Il va suffire de suivre les étapes.
1 – Sélection du type de documents
Choisissez « Lettres ». Cliquez sur « Suivante » en bas de page
2 – Sélection du document de base
Choisissez « Utiliser le document actuel ». Cliquez sur « Suivante ».
3 – Sélection des destinataires
Choisissez « Utilisation d'une liste existante ». Cliquez ensuite sur « Parcourir ». Recherchez votre base de
données. Vous pouvez aussi choisir « Fichiers Excel » dans la fenêtre « Type de fichiers », ainsi seuls ces
documents s'afficheront, vous simplifiant la recherche.
Il va falloir ensuite sélectionner la feuille où se trouve votre base, en général la première (Feuil1$). Assurez-vous
que « La première ligne de données... » est bien cochée.
Reste maintenant à choisir les destinataires. Cochez ou décochez selon.
TICE IEN Chaumont 1er degré 12-2007
2/4
Il est également possible de trier les destinataires avec un critère spécifique. Exemple, si on ne souhaite envoyer
du courrier qu'aux hommes, on cliquera sur « Civilités » et on choisira le critère « Cher Monsieur »
Cliquez sur OK puis Suivante.
4 – Écriture de votre lettre
Nous allons insérer maintenant les champs nécessaires à la fusion.
Placez le curseur à l'emplacement du premier puis cliquez sur « Autres éléments ». Une fenêtre s'ouvre,
présentant les champs disponibles.
Choisissez celui qui vous intéresse, cliquez sur « Insérer » puis « Fermer ».
Recommencez pour les autres.
Le document va se présenter ainsi. Les champs apparaissent encadrés par des guillemets.
Quand la fusion sera effectuée, ces champs seront remplacés par les données de la base.
Il est possible de les formater (couleur, police...) pour que cela s'applique à toutes les pages fusionnées.
Profitez de cette étape pour sauvegarder votre canevas. Vous pourrez ainsi le réutiliser plus tard, avec les liens
conservés.
Cliquer sur « Suivante ».
5 – Aperçu de vos lettres
La première lettre fusionnée apparaît, vous permettant de contrôler si elle est conforme à votre attente. Si ce n'est
pas le cas, cliquez sur « Précédente » et apporter les modifications nécessaires. Vous pouvez voir toutes les lettres
en cliquant sur les flèches encadrant « Destinataire » ou utiliser la fonction de recherche pour une fiche en
particulier.
TICE IEN Chaumont 1er degré 12-2007
3/4
Avant la fusion finale, il est encore temps de modifier le choix des destinataires en cliquant sur 'Exclure ce
destinataire » ou sur « Modifier la liste des destinataires... ».
Exemple de lettre fusionnée (à comparer avec le document canevas)
6 – Fin de la fusion
Le publipostage est terminé. Vous pouvez imprimer les lettres. La fenêtre qui va s'ouvrir va vous permettre de
choisir la totalité ou une partie.
Comment sauvegarder ces lettres ? Attention : ne cliquez pas sur « Enregistrer » à ce stade, vous risqueriez de
détruire votre canevas. Pensez à bien enregistrer ce dernier avant (étape 4). Cliquez sur « Modifier les lettres
individuelles... ». Choisissez « Tous » ou une lettre ou plusieurs en particulier. Les documents sont créés. Faites
une sauvegarde (Enregistrer ou Enregistrer sous...) avec un nom différent du canevas.
Réutiliser un canevas existant
Ouvrez ce document. Il vous est proposé de rétablir les liens avec la base de données. Acceptez.
Si vous devez modifier cette base de données (ajout, suppression, modification...), faites-le avant l'ouverture du
canevas.
Puis Outils/Lettres et publipostage/Fusion et publipostage. Vous arrivez directement à l'étape 3.
Procédez comme pour la création.
Dans l'étape suivante, il sera possible d'insérer des champs qui auraient été nouvellement créés ou non utilisés
auparavant.
Pensez toujours dans cette étape à sauvegarder s'il y a des modifications au canevas. Changer le nom de
sauvegarde si vous souhaitez conserver l'original.
TICE IEN Chaumont 1er degré 12-2007
4/4