Cahier des charges - Ville des trois ilets Martinique

PROJET : « LA CARAÏBE : UN BOUQUET DE FLEURS,
FAIRE DE LA CARAÏBE UN JARDIN ECO CULTUREL
FLEURI ».
CONCERNANT L’ORGANISATION LOGISTIQUE –HEBERGEMENT
DES PARTICIPANTS AUX FLORALIES INTERNATIONALES ET AU
SEMINAIRE HORTICOLE
EN MAI 2015
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
SOMMAIRE
ARTICLE PREMIER : OBJET DE LA CONSULTATION - DISPOSITIONS
GENERALES
ARTICLE 2 : ALLOTISSEMENT
ARTICLE 3 : CONDITIONS, PRIX ET DUREE DU MARCHE
ARTICLE 4 : DOCUMENTS CONTRACTUELS
ARTICLE 5 : DELAIS D’EXECUTION
ARTICLE 6 : CONDITIONS D’EXECUTION DES PRESTATIONS
6.1. LOT 1 : ORGANISATION LOGISTIQUE
6.1.1. PRESTATIONS ATTENDUES
6.1.2. MOYENS HUMAINS MIS EN ŒUVRE
6.1.3. COORDINATION
6.2. LOT 2 : RESTAURATION – HEBERGEMENT
6.2.1. PRESTATIONS ATTENDUES
6.2.2 MOYENS HUMAINS MIS EN ŒUVRE
6.2.3. COORDINATION
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ARTICLE 7 – CHOIX DES CANDIDATS
ARTICLE 8 - PROPRIETE INTELLECTUELLE
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CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
Article premier : Objet de la consultation - Dispositions générales
LE PRESENT MARCHE A POUR OBJET LA SELECTION DE PRESTATAIRES DE SERVICES
POUR L’ORGANISATION ET LA MISE EN ŒUVRE DES MANIFESTATIONS DU PROJET
DE COOPERATION CARAÏBES : « LA CARAÏBE : UN BOUQUET DE FLEURS, FAIRE DE LA
CARAÏBE UN JARDIN ECO CULTUREL FLEURI ».
Les manifestations se dérouleront à la fin du mois du 26 au 31 mai 2015. Il
s’agit principalement de la tenue :
-
de floralies internationales avec la participation d’une douzaine de
pays invités de la Caraïbe
d’un séminaire sur la filière horticole de la caraïbe avec la participation
de représentants d’une douzaine de pays de la caraïbe et de
représentants
de
Martinique
(Universités,
Chercheurs,
socioprofessionnels, Etat, Région, Département…). Soit une
soixantaine de participants.
La dimension internationale de celles ci implique une traduction simultanée
(français / anglais) des présentations et des échanges lors des séminaires ou
des réunions programmées.
Article 2 : Allotissement
Le marché est alloti. Il se compose de deux lots :
LOT 1 : ORGANISATION LOGISTIQUE
LOT 2 : RESTAURATION – HEBERGEMENT
Les entreprises intéressées peuvent soumissionner pour un ou plusieurs lots.
Article 3 : Conditions, prix et durée du marché
Le présent marché est passé selon une procédure adaptée, soumise à
l’article 28 du Code des Marchés Publics.
Le marché est conclu pour la durée de l’événement. Il n’est pas
renouvelable.
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Article 4 : Documents contractuels
Les pièces constitutives du marché prévalent dans l’ordre suivant :
- L’acte d’engagement (un AE par lot)
- L’offre détaillée de prix
- Le règlement de consultation
- Le présent cahier des clauses particulières (CCP)
Pièces Générales :
Les documents applicables sont ceux en vigueur le premier jour du mois qui
précède la date limite de remise des offres :
- Le Cahier des Clauses Administratives Générales (C.C.A.G)
applicables aux marchés de fournitures courantes et services
(Arrêté du 19 janvier 2009 – JORF n°0066 du 19 mars 2009 et son
annexe).
Ces pièces, bien que non jointes au dossier sont réputées connues des
entreprises et les parties contractantes leur reconnaissent expressément
son caractère contractuel.
Article 5 : Délais d’exécution
Les manifestations se dérouleront :
- pour les Floralies internationales du 26 au 31 mai 2015 soit 6 jours
auxquels ils convient d’ajouter 2 jours avant l’ouverture pour
l’installation du stand et un jour après pour le déménagement
du stand.
- Pour le séminaire du 25 au 27 mai soit deux jours. Les
participants extérieurs devront arriver au plus tard le 24 mai et
repartir le 28 mai
Le prestataire devra initier la mise en œuvre dès la notification du marché
.
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Article 6 : Conditions d’exécution des prestations
Préalable : les relations entre le titulaire et le Département
La ville des TROIS ILETS fournira en temps utiles toutes les informations
nécessaires au titulaire sur les participants extérieurs aux manifestations
6.1. LOT 1 : ORGANISATION LOGISTIQUE
Le titulaire devra proposer un plan d’organisation logistique et sera
responsable de sa mise en œuvre pendant toute la durée de la
manifestation sous la supervision de la ville des TROIS ILETS
6.1.1. Prestations attendues
Faciliter la venue des participants extérieurs à la Martinique
- En mettant en place une centrale de réservation pour les billets
d’avions. Le billet d’avion est à la charge du voyageur.
- En mettant en place une centrale de réservation de chambres à
l’hôtel retenu. La chambre est à la charge du voyageur.
Prise en charge des invités extérieurs à la Martinique
- En mettant en place une centrale de réservation pour les billets
d’avions. Le billet d’avion est à la charge de la Ville des TROIS
ILETS.
- En mettant en place une centrale de réservation de chambres
(en ½ pension) à l’hôtel retenu. La chambre est à la charge de la
Ville des TROIS ILETS.
- Les invités sont au nombre de 92 personnes
Organiser les réunions lors du séminaire
- La mise à disposition d’hôtesses ou hôtes.
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- Emargement des participants, fourniture badges, remise de
toute documentation et de pochettes, gestion du plan de salle
et le placement des participants, informations des participants,
circulation microphones…
- La mise en place des salles de réunion. Les lieux de réunions
seront retenus par la ville dans des délais suffisants sur le
territoire des TROIS ILETS.
La prise en charge des travaux de secrétariat liés à cette opération.
Préparation dossiers, photocopies, frappe, gestion appels téléphoniques,
prises des messages, prises en compte de certaines demandes des
participants, traduction en anglais des productions
Accueillir les délégations à l’aéroport
2 hôtesses bilingues : anglais/français
Gérer les transferts et transports terrestres
Mise à disposition des bus et des navettes nécessaires aux différents
transferts : arrivée et départ des participants, transferts lors des floralies
(hôtels/parc des floralies), transferts lors du séminaire (Salle de
réunions/Hôtels).
Mise à disposition des bus nécessaires aux différentes visites techniques
et excursions scientifiques.
Mettre à disposition des interprètes (anglais / français)
Pendant la durée du séminaire pour la traduction simultanée
Lors des visites de terrain
Lors des dîners et cocktails
Mise à disposition de cabines de traduction
Pendant la durée du séminaire pour la traduction simultanée
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Gérer un comptoir d’informations
À l’hôtel pour les participants extérieurs
Organiser les visites techniques de terrain
Des visites de terrain au cours d’une demi-journée seront proposées par la
ville des TROIS ILETS et les participants pourront s’inscrire en fonction de
leur choix à l’un de ces circuits.
Les sites retenus seront précisés dans le programme de la manifestation.
Le titulaire mettra en œuvre des moyens nécessaires au bon déroulement
de ces sorties :
- Transfert,
- Collations (le cas échéant),
- Fiche d’inscription aux sorties
6.1.2. Moyens humains mis en œuvre
Le prestataire mettra à disposition une équipe professionnelle et qualifiée.
Les profils seront définis dans le cadre du mémoire technique.
6.1.3. Coordination
Le candidat retenu devra travailler en étroite collaboration avec la ville des
TROIS ILETS et les personnes en charge de ces manifestations.
La ville désignera un chef de projet responsable du suivi de la mission. Ce
dernier est le correspondant du titulaire du marché.
Le candidat sélectionné assistera si nécessaire aux réunions relatives à ces
manifestations.
6.2. LOT 2 : RESTAURATION – HEBERGEMENT
Le titulaire devra proposer des prestations et mettre à disposition de
l’organisation les moyens propres à assurer le succès de l’opération.
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6.2.1. Prestations attendue
Le titulaire du lot n°2 fournira les prestations suivantes :
Mise à disposition des Chambres
Chambres simples en ½ pension.
Organiser la restauration pour les participants au séminaire
 Diner
Prise en charge éventuelle du dîner du dimanche 24 mai 2015
pour les participants qui seront arrivés le soir.
 Pauses-café
Le matin et l’après-midi (à varier). Présentation soignée des buffets.
Pause matin
Pause collation après-midi
 Déjeuners pour les participants au séminaire
Menus à arrêter en privilégiant la cuisine créole et à varier sur les deux
jours,
Couverts prestiges (nappes, serviettes, verres, assiettes, couverts)
Service buffet, avec personnel en tenue adéquate
Service discret rapide et efficace
L’espace déjeuner sera bien ventilé et agréable pour la vue.
6.2.2 Moyens humains mis en œuvre
Le prestataire mettra à disposition une équipe professionnelle et qualifiée.
Les profils seront définis dans le cadre du mémoire technique.
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6.2.3. Coordination
Le candidat retenu devra travailler en étroite collaboration avec le titulaire
du lot n°1 et le référent Ville.
Article 7- Propriété intellectuelle
La ville des TROIS ILETS est le propriétaire de l’ensemble des concepts
visuels et outils réalisés dans le cadre de ces manifestations.
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