Trucs et conseils : Jumelage d`avis d`appel d`offres

Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Comment créer et
optimiser vos profils
de jumelage d’avis
d’appels d’offres
Page | 1
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Jumelage d’avis d’appel d’offres sur MERX
La fonction de jumelage d’avis d’appel d’offres sur MERX est un service qui vous prévient lorsque de
nouveaux appels d’offres correspondant à vos intérêts sont affichés. Le système MERX cherche
chaque jour les nouveaux avis d’appel d’offres correspondant à vos critères et vous les envoie soit
par courriel ou soit que vous les afficher lorsque vous vous branchez à MERX.
Le présent document vous aidera à créer et optimiser vos profils de façon à obtenir les résultats qui
répondent le mieux à ce que vous cherchez. De nombreux utilisateurs ont de la difficulté à créer leur
profil, de sorte que le jumelage peut être trop vaste (signalant trop d’avis d’appel d’offres non
pertinents) ou trop étroit (omettant de signaler des appels d’offres qui vous auraient intéressé).
Veuillez visionner notre tutoriel enligne pour une vue plus détaillée des profils de jumelage.
Nos experts sont disponibles de 7 H à 20 H, Heure de l’Est, pour vous aider. Veuillez communiquer
avec nous au 1-800-964-MERX (6379).
Créer ou modifier votre profil
Pour créer votre profil :
• Branchez-vous à votre compte MERX sous Avis d’appel d’offres.
• Dans le menu de navigation et sous la rubrique Jumelage d’avis d’appel d’offres, cliquez sur
Gérer mes profils.
•
•
Si vous avez déjà créé un profil et vous voulez le modifier, sélectionnez le titre et ensuite cliquez
sur Modifier.
Si vous n’avez pas créé de profil auparavant, cliquez sur Créer un profil. Vous arriverez sur la
page suivante :
Page | 2
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Page | 3
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Étape 1 – Nom du profil
La première étape consiste à donner à votre profil un nom pertinent, ce qui importera surtout si vous
créez plusieurs profils. Vous voudrez créer plus d’un profil si votre entreprise s’intéresse aux appels
d’offres affichés en anglais autant qu’en français ou si elle offre plusieurs services ou produits et
voudrait donc effectuer plusieurs recherches. Il est fortement recommandé d’en plus d’un profil en
français, de sauvegarder aussi un profil en anglais, sinon vous allez manquer beaucoup d’appels
d’offres parce qu’il y a plusieurs organisations acheteuses qui n’affichent jamais en français.
Étape 2 – Méthode de livraison
Vous pouvez choisir comme méthode de livraison soit le courriel (en texte clair ou en HTML), soit
l’affichage en ligne seulement (vous devrez vous brancher à votre profil MERX pour voir les appels
d’offres repérés). Vos profils de jumelage d’avis d’appel d’offres seront mises à jour et les nouveaux
avis d’appel d’offres correspondant aux critères que vous avez indiqués vous seront signalés
chaque jour. Si vous avez choisi la livraison par courriel, veuillez vous assurer d'avoir une adresse
courriel valide dans votre profil de compte MERX. Pour faire un changement à courriel de profil
MERX, cliquez sur le lien « Gérer mon compte » et ensuite cliquez sure « Consulter votre propre
profil ».
Étape 3 – Langue de livraison
Sélectionnez français ou anglais pour la langue de livraison. Ce choix détermine la langue du
courriel que vous allez recevoir, sinon sur l’écran lorsque vous démarrer le profil. Celui-ci détermine
aussi la langue de votre recherche.
Étape 4 – Opérateur de recherche de section
Choisissez « AND » ou « OR » pour déterminer comment MERX traite les différentes sections de
jumelage d’avis d’appel d’offres. Les sections concernées sont Mots clés, Région de livraison,
Catégorie et Groupe de NIBS.
•
Utilisez « AND » si vous souhaitez limiter les résultats de la recherche. Par exemple, vous
voulez seulement les avis d’appel d’offres qui à la fois contiennent le Mot clé : électricité et
se situent dans la Région de livraison : Ontario.
•
Utilisez « OR » si vous voulez davantage de résultats de recherche. Par exemple, vous
voulez tous les avis d’appel d’offres qui soit contiennent le Mot clé : transports ou bien
indiquent la Catégorie Équipement de transport et pièces de rechange.
NOTE 1 : Le choix d’un opérateur de recherche de section ne s’applique pas à l’intérieur des
sections (p. ex. Mots clés).
NOTE 2 : « AND » signifie ET, « OR » signifie OU
Page | 4
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Étape 5 – Mots clés
Maintenant, la sélection des mots clés vous permettra de tirer le meilleur parti de la fonctionnalité de
jumelage. Recherchez sur MERX c’est très différent si on compare aux recherches faites sur les
moteurs de recherches populaires d’aujourd'hui. Il nécessite l'utilisation de ce qu'on appelle les
termes en anglais tels que « AND », « OR » et « NOT ».
NOTE : « AND » signifie ET, « OR » signifie OU, « NOT » signifie ne pas inclure
En ce qui concerne les accents sur les lettres, tels que l’accent aigu, grave ou circonflexe, ils ne sont
pas nécessaires; en fait, le système MERX les élimine complètement.
Il est aussi possible de mettre des mots anglais et français dans le champ de recherche, par contre il
se peut que vous manquiez des appels d’offres. Nous suggérons toujours de faire des recherches
séparés quand il s’agit des deux langues.
Voyons un exemple. Supposons que nous sommes dans l'industrie de la formation, et que nous
offrons uniquement des services de formation en informatique.
Exemple A
Nous commençons par inscrire les mots clés « programme de formation ». Le système MERX
cherchera dans chaque avis d’appel d’offres se trouvant dans MERX la séquence exacte de mots
que vous avez inscrite. Si un avis ne contient pas les mêmes mots un à côté de l’autre, vous n’en
serez pas informé.
Le système MERX repère seulement deux avis (exemple A). Cette méthode de recherche est la plus
commune, mais elle n’a pas produit une liste complète des appels d’offres pertinents.
CONSEIL 1 : Lorsque vous utilisez des abréviations ou la forme courte de mots, il est possible que
ces mots aient différentes définitions. Par exemple si vous utilisez formation en TI,
vous n’obtiendrez pas les avis qui utilisent seulement l’expression « technologie de
l’information ».
CONSEIL 2 : Un des meilleurs conseils que nous puissions vous donner à propos de l’utilisation de
la fonction Jumelage de d’avis d’appel d’offres dans MERX, c’est de tester leur profil.
Au bas de la page de création du profil, vous avez les options Sauvegarder, Tester et
Annuler. Le fait de tester votre profil vous aidera à raffiner vos critères jusqu’à ce que
Page | 5
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
vous obteniez des résultats que vous recherchez. Si vous ne testez pas votre profil,
vous pourriez soit constater trop tard que vous avez raté des occasions parce que
votre profil était mal défini, soit recevoir trop d’avis parce que votre profil est trop vaste.
Il est vivement recommandé de revenir à cette option périodiquement pour tester de
nouveaux mots clés ou combinaisons de mots clés.
Exemple B
L’exemple suivant illustre la possibilité d’utiliser des variantes de mots clés. Peut-être une
organisation affichant un avis a-t-elle utilisé l’expression « service » au lieu de « programme ». Il
faudrait changer les critères pour en tenir compte. Nos mots clés se présentent maintenant comme
suit : « programme OR service AND format ». Cette formule indique que nous cherchons tous les
avis à condition qu’ils contiennent les mots soit programme ou service et formation.
Cette recherche produit 4 avis d’appel d’offres. Cependant, ils ne sont pas nécessairement tous
pertinents à la formation selon nos critères de recherche.
CONSEIL 3 : Lorsque vous choisissez vos mots clés, pensez à tous les moyens dont on peut
désigner votre produit ou service dans votre industrie. Si un avis utilise des mots
différents de ceux que vous avez inscrits comme mots clés, la fonction de jumelage ne
le repérera pas. Essayez différentes combinaisons de mots jusqu’à ce que le résultat
semble correspondre à ce que vous cherchez. C’est pourquoi il importe de tester votre
profil. Pour trouver des mots clés efficaces, vous pouvez consulter dans MERX les
bases de données des adjudications de contrats et des anciens appels d’offres; vous
pourrez constater quels mots les organisations acheteuses utilisent pour décrire vos
biens ou services. (Accédez à ces bases de données à partir du menu défilant du
champ de recherche de la page Avis d’appel d’offres.)
Page | 6
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Exemple C
Peut-être vous intéressez-vous non seulement à la formation dans le secteur de la technologie de
l’information, mais aussi à la formation visant les applications logicielles. Vous inscririez alors
« formation AND (technologie de l’information OR (application* AND logiciel*)) ». Cette formule
cherchera tous les appels d’offres en matière de formation qui visent soit la technologie de
l’information, soit les applications logicielles. Un « AND » a été inséré entre « application » et «
logiciel » puisque ces deux mots ne se trouvent pas toujours un à côté de l’autre mais nous voulons
qu’ils se trouvent tous deux dans l’avis d’appel d’offres. À noter : lorsque vous utilisez l’opérateur
AND et l’opérateur OR, vous devriez mettre des parenthèses autour des termes qui sont reliés entre
eux.
La recherche a produit 11 avis d’appel d’offres, ce qui est un nombre raisonnable d’avis à examiner.
CONSEIL 4 : Utilisez le symbole « * » pour saisir diverses variantes d’un mot. Par exemple si vous
inscrivez « design* », vous obtiendrez aussi bien design, designer ou designs. Si
vous inscrivez seulement « design », vous pouvez limiter indûment la recherche. Un
autre exemple serait l’utilisation du mot électronique. On pourrait manquer
« électricien », « électrique », « élection » etc… Alors il serait mieux de chercher avec
« élect* » pour ne pas manquer les autres mots.
Étape 6 – Catégorie
La section des catégories vous permet d’élargir votre recherche. Si vous choisissez une catégorie, le
système MERX cherchera les appels d’offres qui indiquent cette catégorie en plus des appels
d’offres qui contiennent tout autre critère que vous avez choisi (p. ex., Mots clés). Notez que
l’indication d’une catégorie dans un avis d’appel d’offres relève de l’organisation acheteuse, de sorte
que des avis concernant un même produit ou service peuvent indiquer des catégories différentes. La
sélection d’une catégorie est facultative.
Page | 7
v.2.0 7/14
Trucs et conseils : Jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX
Étape 7 – Groupe de NIBS
NIBS signifie Numéro d’identification de biens et services. Un groupe de NIBS est utilisé
principalement par les organisations gouvernementales pour indiquer le domaine de biens ou
services auquel leurs appels d’offres se rapportent. Utilisez un critère NIBS si vous voulez élargir
votre recherche aux avis d’appel d’offres indiquant un NIBS donné en plus de ceux qui contiennent
tout autre critère que vous avez choisi. La sélection d’un NIBS est également facultative pour les
organisations acheteuses.
ÉTAPE 8 – Raffinez les résultats de recherche avec
Un critère Doit avoir est une excellente option pour raffiner votre recherche afin de limiter les
résultats aux appels d’offres qui vous intéressent réellement. Si par exemple vous cherchez
uniquement des appels d’offres à Ottawa, inscrivez Ottawa dans le champ Doit avoir de sorte que
seuls les appels d’offres à Ottawa vous soient signalés.
Un critère Ne doit PAS avoir procure le même avantage qu’un critère Doit avoir, mais en
fonctionnant à l’inverse. Par exemple si vous n’êtes pas intéressé à un appel d’offres à Calgary,
inscrivez Calgary dans ce champ. Il est souvent plus facile d’indiquer les éléments qui ne vous
intéressent pas que ceux que vous recherchez.
Le critère Inclure les PAC concerne les préavis d’adjudication de contrat. Le gouvernement fédéral
canadien émet un PAC quand il y a une raison valable de ne pas lancer un appel d’offres à l’égard
d’un contrat. En choisissant cette option, vous pourrez constater quels PAC ont été émis. Pour de
plus amples renseignements sur les PAC, consultez www.achatsetventes.gc.ca.
Conclusion
La fonction Jumelage d’avis d’appel d’offres est un excellent moyen de vous faire signaler les
nouveaux avis d’appel d’offres qui correspondent à vos intérêts. Il est toutefois conseillé de ne pas
s’en remettre entièrement au service Jumelage d’avis d’appel d’offres pour trouver les avis d’appels
d’offres nouveaux ou modifiés qui se trouvent dans MERX. Il est recommandé d’utiliser aussi le
champ de recherche général de MERX.
Si vous avez des questions ou souhaitez de plus amples renseignements, veuillez communiquer
avec nous. Comme chaque industrie est différente, nous ne sommes pas nécessairement en
mesure de compléter vos profils puisque vous connaissez mieux les termes et le vocabulaire de
votre secteur. Nous vous aiderons toutefois volontiers à créer vos profils en vous guidant dans les
différentes étapes du processus.
MERX
1-800-964-MERX (6379)
[email protected]
www.merx.com
Page | 8
v.2.0 7/14