feuillets fiscaux - Zone client

Transcription

DOFIN
PRODUCTION DES FEUILLETS
FISCAUX
2006
TOUS DROITS RÉSERVÉS
© 2007 Société GRICS
Équipe Dofin
SPSA/GRICS
Janvier 2007
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION ..................................................................................................................................................... 1
1.
PHASE PRÉPARATOIRE .............................................................................................................................. 2
1.1
PRODUCTION DES FEUILLETS FISCAUX SUR SUPPORT MAGNÉTIQUE ................................... 2
1.1.1
2.
MODIFICATIONS LÉGALES APPORTÉES AUX FEUILLETS FISCAUX.................................................... 3
2.1
MODIFICATIONS GÉNÉRALES AUX FORMULAIRES DES FEUILLETS FISCAUX ........................ 3
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.2
4.
5.
Impression des feuillets Relevés 1 sur des formulaires 2006.............................................. 3
Impression des T4A sur des formulaires 2006 .................................................................... 3
Numéro et Année des formulaires ....................................................................................... 3
MODIFICATIONS PARTICULIÈRES POUR REVENU QUÉBEC ...................................................... 4
2.2.1
2.2.2
3.
Vérification auprès des ministères ....................................................................................... 2
Numérotation des relevés .................................................................................................... 4
Code (case O)...................................................................................................................... 4
PARAMÈTRES ............................................................................................................................................... 5
3.1
VÉRIFICATION DE L’ONGLET DES FEUILLETS FISCAUX ............................................................. 5
3.2
EMPLACEMENT DES FICHIERS ...................................................................................................... 7
GÉNÉRATION DES FEUILLETS FISCAUX .................................................................................................. 8
4.1
FOURNISSEURS Î FEUILLETS FISCAUX Î GÉNÉRATION......................................................... 9
4.2
SÉLECTION DES POSTES COMPTABLES .................................................................................... 10
4.3
DISTINCTION ENTRE UN INDIVIDU ET UNE ENTREPRISE. ........................................................ 10
IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX.................................................................................................. 11
5.1
SPÉCIFICATIONS SUR CERTAINES CASES................................................................................. 11
5.1.1 Traitement de la raison sociale............................................................................................... 11
5.1.2
Adresse du bénéficiaire ..................................................................................................... 11
5.3
PRÉALABLE À L’IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX .......................................................... 13
5.4
PRÉPARATION DE L’IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX ................................................... 13
5.4.1
5.4.2
5.4.3
5.5
Configuration des imprimantes .......................................................................................... 13
Configurer les travaux........................................................................................................ 14
Tests d’impression ............................................................................................................. 19
PROCÉDURE D’IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX ........................................................... 22
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
Pour un bon fonctionnement de l’impression..................................................................... 23
Onglet Î Critères de sélection.......................................................................................... 24
Onglet Î Critères d’impression......................................................................................... 25
Onglets Î RL-1, T4A ........................................................................................................ 26
5.5.4
5.6
6.
Onglet Î Envoi magnétique.............................................................................................. 27
IMPRESSION PAPIER DES RELEVÉS GÉNÉRÉS......................................................................... 28
GÉNÉRATION ET TRANSMISSION DES FICHIERS XML ......................................................................... 29
6.1
GÉNÉRATION DES FICHIERS XML................................................................................................ 29
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.2
Fichiers produits pour l’envoi magnétique ......................................................................... 29
Installation de l’« ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2 »............................................. 30
Programme l’« ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2 » inexistant................................ 33
TRANSMISSION DES FICHIERS XML ............................................................................................ 34
6.2.1
Formulaires ED-400 et T619.............................................................................................. 34
6.2.1.1
6.2.1.2
6.2.2
Listes « Transmission Magnétique » ................................................................................. 37
6.2.2.1
6.2.2.2
6.2.3
6.2.4
Formulaire ED-400 ...........................................................................................................35
Formulaire T619 ...............................................................................................................36
Transmission magnétique des Relevés 1 .........................................................................37
Transmission magnétique des T4A ..................................................................................38
Envoi postal ....................................................................................................................... 39
Envoi par internet............................................................................................................... 40
CONCLUSION....................................................................................................................................................... 41
Introduction
INTRODUCTION
Le présent document fournit aux utilisateurs du système Dofin, les informations nécessaires à la production et
l'impression des feuillets fiscaux pour l'année 2006.
Feuillets fiscaux 2006
1
Paramètres
1.
PHASE PRÉPARATOIRE
1.1
PRODUCTION DES FEUILLETS FISCAUX SUR SUPPORT MAGNÉTIQUE
1.1.1
Vérification auprès des ministères
Assurez-vous d’avoir en main les numéros suivants avant de générer les fichiers magnétiques :
Numéro
Contact
Provincial
Numéro du préparateur; si vous avez déjà obtenu un numéro de préparateur pour la
production de relevé 1 du logiciel de paie, vous devrez utiliser ce même numéro pour Dofin.
1 (866) 814-8392
Équipe EDI et de l’Acquisition des
Intervalle de numéros magnétiques; voir section 2.2.1 plus bas
Données Électroniques.
Fédéral
Numéro du transmetteur
1 (800) 665-5164
Si vous avez déjà obtenu ces deux numéros
Numéro d’entreprise
pour la production de relevé 1 du logiciel de
Paie, vous devrez utiliser les mêmes.
N.B.
Ces numéros ne sont pas nécessaires dans le cas où les feuillets seront imprimés uniquement sur papier.
Ils sont obligatoires uniquement pour la création des fichiers magnétiques.
2
Feuillets fiscaux
Modifications légales apportées aux feuillets fiscaux
2.
MODIFICATIONS LÉGALES APPORTÉES AUX FEUILLETS FISCAUX
Afin de respecter les modifications formulées par Revenu Québec et Revenu Canada, des ajustements à la
production des Feuillets fiscaux ont été apportés.
2.1
MODIFICATIONS GÉNÉRALES AUX FORMULAIRES DES FEUILLETS FISCAUX
2.1.1
Impression des feuillets Relevés 1 sur des formulaires 2006
Veuillez prendre note que les formulaires officiels destinés à Revenu Québec (Relevé 1), qui ont été distribués aux
employeurs, sont de l’année 2006.
2.1.2
Impression des T4A sur des formulaires 2006
Veuillez prendre note que les formulaires officiels destinés à Revenu Canada (T4A), qui ont été distribués aux
employeurs, sont de l’année 2006.
2.1.3
Numéro et Année des formulaires
Voici un tableau résumant les formulaires à utiliser pour la déclaration de revenus de l’année 2006 :
Feuillets
Numéro de formulaire
Année
Relevé 1
RL-1.L (2006-10)
2006
T4A
T4A (06)
2006
3
Paramètres
2.2
MODIFICATIONS PARTICULIÈRES POUR REVENU QUÉBEC
2.2.1
Numérotation des relevés
Vous devez obtenir de Revenu Québec une série de numéros à utiliser pour identifier les relevés 1. Le logiciel de
Paie permet aussi d’imprimer des relevés 1, mais il est très important d’utiliser une série de numéros distincts de
ceux du logiciel de Paie.
Si l’intervalle de numéros obtenu pour la paie est suffisamment grand pour générer les relevés 1 de Dofin, vous
pourrez alors partitionner la série en deux ; une séquence de numéros pour la Paie et une autre pour Dofin. Sinon,
vous devrez faire une nouvelle demande pour obtenir une autre série de numéros uniquement pour Dofin.
(voir section 1.1.1 pour savoir qui contacter)
2.2.2
Code (case O)
L’emplacement du Code (case O) a été déplacé vers la droite pour permettre l’ajout de deux nouvelles cases qui
sont : V- Nourriture et logement et W- Véhicule à moteur.
4
Feuillets fiscaux
Paramètres
3.
PARAMÈTRES
3.1
VÉRIFICATION DE L’ONGLET DES FEUILLETS FISCAUX
Tous les paramètres nécessaires à la génération des feuillets fiscaux sur support magnétique se retrouvent dans un
seul et même onglet. Vous trouverez cet onglet au menu Outils Î Paramètres, Feuillets fiscaux. Veuillez vérifier
l’exactitude des informations contenues dans cette fenêtre. S’il vous manque certaines informations, vous pouvez
vous adresser aux différents organismes concernés (veuillez vous reporter à la section « 1.1.1 VÉRIFICATION
AUPRÈS DES MINISTÈRES » du présent document pour obtenir les coordonnés).
N.B. :
Ces informations doivent être complétées uniquement pour la création des fichiers magnétiques.
Pour l’impression papier des feuillets, ces informations ne sont pas utilisées.
5
Production – Génération des feuillets fiscaux
« Paramètres pour Revenu Québec »
Numéro
Masque de saisie
Le paramètre suivant est facultatif pour la génération des Feuillets provinciaux dans un fichier :
(10N) Î NNNNNNNNNN 2
Numéro d’entreprise
Les paramètres suivants sont obligatoires pour la génération des Feuillets provinciaux dans un fichier :
Numéro du préparateur
Numéro d’ident. de l’employeur
NPNNNNNN 2 (NP est une partie fixe)
NNNNNNNNNNRSNNNN 2 (RS est une partie fixe)
C’est ce numéro qui figure habituellement sur le formulaire RLZ-1.S
Numéros de série pour la génération des fichiers en vue de l’envoi aux gouvernements
Relevé
1
Premier numéro
(8N) NNNNNNNN
Dernier numéro
2
(8N) NNNNNNNN 2
Dans une série, le dernier numéro doit toujours être plus grand que le premier numéro.
6
Feuillets fiscaux
Paramètres
« Paramètres pour Revenu Canada »
Numéro
Masque de saisie
Le paramètre suivant est facultatif pour la génération des Feuillets fédéraux dans un fichier :
Nom de la personne responsable
(30X) Î XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1
Les paramètres suivants sont obligatoires pour la génération des Feuillets fédéraux dans un fichier :
2
Numéro d’entreprise taux plein
NNNNNNNNNRPNNNN
(RP est une partie fixe)
Numéro du transmetteur
MMNNNNNN 2 (MM est une partie fixe)
« Personnes-ressources pour l’envoi magnétique »
Informatique
Comptabilité
Oblig. / Facult.
Nom
(30X) 1
(30X) 1
Obligatoire
Téléphone
(NNN) NNN-NNNN
(NNN) NNN-NNNN
Obligatoire
Poste
NNNNN
NNNNN
Facultatif
Inscrire « F » pour français
Inscrire « F » pour français
Inscrire « A » pour anglais
Inscrire « A » pour anglais
Corresp. (A/F)
3.2
Obligatoire (Un ou l’autre)
EMPLACEMENT DES FICHIERS
Vérifier que, dans la section « Emplacement des fichiers », un emplacement est inscrit au niveau de l’option « Envoi
magnétique ». C’est à cet endroit que seront créés les fichiers XML pour l’envoi aux gouvernements.
1 Le symbole X représente un caractère numérique, alphabétique ou tout autre caractère spécial tel : ( , . ; - _ ’ etc.).
2 Le symbole N représente un caractère numérique uniquement.
7
Impression des feuillets fiscaux
4.
GÉNÉRATION DES FEUILLETS FISCAUX
La production, Feuillets fiscaux – Génération, exploite les cumulatifs fiscaux de chaque dossier afin d’établir le
montant à inscrire pour chacune des cases des différents feuillets.
Les informations ainsi déterminées, sont conservées dans une table SQL : (FIN_FOUR_FISC). Le contenu de cette
table ne peut être visualisé ni modifié.
Demandez toujours une simulation du traitement dans un premier temps, vous pourrez ainsi connaître, via les listes,
quels seront les fournisseurs traités et les différents montants en cause. De plus, si des rejets sont détectés, une
liste en fera état. La mise à jour devrait être lancée uniquement lorsque toutes les listes auront été vérifiées.
À ce stade, aucun feuillet n’est encore imprimé. C’est la production, Impression graphique du menu Fournisseurs
(Feuillets fiscaux, qui permettra d’effectuer cette étape.
Il faut donc retenir que les fournisseurs générés ou amendés lors de l’étape de la génération formeront l’ensemble
des dossiers à traiter lors de l’étape de l’impression.
Voici un tableau résumant le processus servant à produire les feuillets fiscaux :
Étapes
Section dans Dofin
Traitement effectué
1. Calcul des montants
Production
Mise à jour de la table
correspondants aux
Feuillets fiscaux Î
SQL suivante :
sélections de
Génération
l’utilisateur et
FIN_FOUR_FISC
génération des
dossiers en vue de
l’impression des
différents feuillets.
Productions
Impression des feuillets
création des fichiers à
Feuillets fiscaux Î
fiscaux sur les
envoyer aux
Impression graphique
formulaires officiels.
2. Impression et
différents
gouvernements.
Génération des fichiers à
envoyer aux différents
ministères.
8
Feuillets fiscaux
Génération des feuillets fiscaux
4.1
FOURNISSEURS Î FEUILLETS FISCAUX Î GÉNÉRATION
Voici une description des différentes informations à fournir pour le déclenchement de la production :
Année fiscale
Par défaut, l’année fiscale courante est indiquée dans cette case.
Montant
minimum
Montant minimum qui détermine si les informations d’un dossier doivent être extraites.
Montant négatif non permis.
Intervalle de
fournisseurs
Intervalle par numéro de fournisseur. L’inscription d’un intervalle ne peut être combinée avec
l’utilisation du filtre. Une seule des deux options peut servir à restreindre les fournisseurs.
Sans intervalle et sans filtre, tous les dossiers de fournisseurs seront traités, ce qui équivaut
à vider la table SQL et à la générer de nouveau. Lorsqu’un intervalle ou un filtre est inscrit,
seuls les fournisseurs sélectionnés seront traités, la table n’est pas vidée.
Type de liste
Rapport sommaire : total par fournisseur
Rapport détaillé : toutes les transactions de dépense
Ordre
d’impression
Par numéro de dossier (numéro de fournisseur)
Par raison sociale
Options
d’impression
Traitement
-
Inclure les écritures de journal : ces transactions iront sur la liste des rejets
-
Fournisseurs sans feuillet : transactions pour des fournisseurs dont la case feuillet
n’est pas cochée, iront sur la liste des rejets
-
Fournisseurs avec feuillets : transactions sur d’autres postes que les postes
sélectionnés, iront sur la liste des rejets

Simulation : Permet la génération des montants et des listes pour consultation sans
conserver aucune information. Devrait toujours être déclenchée avant la mise à jour.

Mise à jour : Permet la génération des montants dans la table SQL pour une
impression ultérieure ainsi que des listes reflétant les résultats obtenus.
9
4.2
SÉLECTION DES POSTES COMPTABLES
À l’aide de la plaquette « Sélection », il est possible d’effectuer la sélection des postes comptables soit pour
l’organisme au complet, par objet de dépense, etc.
4.3
DISTINCTION ENTRE UN INDIVIDU ET UNE ENTREPRISE.
Dorénavant, la présence d’un numéro d’assurance sociale valide déterminera qu’il s’agit d’un individu tandis que
la présence d’un numéro de TPS et de TVQ valides, déterminera qu’il s’agit d’une entreprise.
L’un ou l’autre sera donc exigé pour tous les fournisseurs qui feront partie de la génération des feuillets fiscaux.
Dans le cas contraire, ils se retrouveront sur la liste des rejets.
10
Feuillets fiscaux
5.
IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX
5.1
SPÉCIFICATIONS SUR CERTAINES CASES
5.1.1 Traitement de la raison sociale.
Si un numéro d’assurance sociale valide est présent au dossier du fournisseur, le nom et le prénom seront
extraits de la raison sociale. Le début de celle-ci représente le nom jusqu’au premier séparateur (blanc ou
virgule), suivi du prénom.
Dans les autres cas, (cas d’une entreprise) la raison sociale est traitée dans son ensemble.
5.1.2
Adresse du bénéficiaire
La fenêtre Identification et coordonnées, du dossier du bénéficiaire, fournit à la production des Feuillets fiscaux,
l'adresse du bénéficiaire pour lequel il y a émission d'un feuillet.
Afin de respecter les demandes de Revenu Québec et de Revenu Canada, nous vous demandons d'utiliser un
standard en ce qui concerne l'adresse du bénéficiaire. Le fichier produit pour Revenu Canada doit contenir le code
de province (2 positions) ainsi que le code de pays (3 positions) du bénéficiaire. De son côté, le fichier produit pour
Revenu Québec doit contenir la province de résidence (2 positions) du bénéficiaire.
La production des Feuillets fiscaux doit donc être en mesure de reconnaître ces informations à l'intérieur de l'adresse
du bénéficiaire. Vous trouverez à l’adresse Internet ci-dessous, la liste des codes de pays. Si vous consultez le site
de Revenu Canada, celui-ci vous référera à « l'Organisation internationale de normalisation (ISO) 3166 ». Le lien cidessous vous conduira directement à une page vous donnant une liste des codes :
http://www.univ-paris12.fr/~sirius/iso3166.html
Voici donc de quelle manière l’adresse doit être inscrite pour que celle-ci soit conforme :

Tout d’abord, il est important de savoir que si le code de Province et le code de Pays sont absents de la
dernière ligne d’adresse, les informations seront tout de même générées sur les feuillets respectifs :
•
Pour Revenu Québec, le code de province (QC) sera généré automatiquement.
•
Pour Revenu Canada, le code de province (QC) et le code de pays (CAN) seront générés
automatiquement.
11

Par contre, pour un bénéficiaire résidant hors du Canada, il est très important d’utiliser la bonne disposition :
•
La ville et (l'État ou province) doivent être séparés par :
Deux espaces ou une virgule ou une parenthèse ouverte.
•
(L'État ou province) et le pays doivent être séparés par :
Un espace.
Le tableau ci-dessous résume les différentes possibilités.
Vous remarquerez que si la disposition et la
nomenclature de la Province et du Pays ne sont pas conformes aux informations fournies à la page précédente, le
code de province est toujours (QC) et le code de pays est toujours (CAN) :
Tel qu’inscrit sur la ligne2
Province (2 posit.) Pays (3 posit.)
Résultat sur feuillets
Provinciaux
Fédéraux
QC
QC CAN
QC
QC CAN
QC
QC CAN
Montréal Québec Canada
QC
QC CAN
Montréal (Qc) CA
QC
QC CAN
Miami Floride Etats-Unis
QC
QC CAN
Miami, Floride, USA
QC
QC CAN
FL
FL USA
Résidents canadiens
Montréal
Montréal QC
QC
Montréal QC CAN
QC
CAN
Résidents autres
Miami, Floride FL USA
12
FL
USA
Feuillets fiscaux
5.3
PRÉALABLE À L’IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX
L’exécution de la production Feuillets fiscaux - Génération est le préalable à l’impression de ceux-ci.
5.4
PRÉPARATION DE L’IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX
5.4.1
Configuration des imprimantes
Si vous utilisez déjà l’impression graphique, cette étape sera probablement inutile pour vous. Dans le cas contraire,
nous vous invitons à effectuer la configuration des imprimantes via le menu Outils (Impression graphiqueÎ
Configuration des imprimantes). Nous avons défini quelques imprimantes dites « logiques ». Il suffit d’attacher à
chacune de ces imprimantes « logique » une imprimante physique accompagnée de certains paramètres. Vous
devez sélectionner un type d’imprimante à l’aide de la liste déroulante et cliquez ensuite sur la plaquette
« Imprimante… » pour sélectionner l’imprimante physique et ses paramètres d’impression.
Voici les types d’imprimantes nécessaires pour l’impression des feuillets fiscaux :
Type d’imprimante
Papier
Orientation
Imprimante par défaut
Votre choix
Votre choix
Imprimante lettre portrait
Lettre
Portrait
Imprimante légal portrait
Légal
Portrait
13
5.4.2
Configurer les travaux
Il faut maintenant configurer les rapports d’impression pour chaque formulaire utilisé pour l’impression des feuillets
fiscaux. Voici la liste des formulaires ainsi qu’une brève description :
Formulaire
Type d’imprimante
Relevé 1
Description
Ce formulaire permet à tout employeur (ou payeur) de
déclarer les sommes versées à titre d’honoraires et
contrats.
T4A
Imprimante légal portrait
Ce formulaire permet à tout employeur d’émettre un
état du revenu d’honoraires et contrats.
Rapport sur lequel apparaissent :
•
Liste de contrôle
Les paramètres sélectionnés pour
l’impression,
•
Les messages d’anomalies,
•
Les totaux.
Rapport donnant de l’information pour l’envoi des
Liste de contrôle – envoi
magnétique
fichiers aux gouvernements. Vous pourrez vous baser
sur ces rapports pour compléter les formulaires ED400 ou le T619.
14
Feuillets fiscaux
Pour effectuer la configuration des travaux, vous devez utiliser la fenêtre « Configuration des travaux » du menu
Outils Î Impression graphique. Lorsque vous sélectionnez cette option du menu, le message 3 suivant s’affichera :

Si vous choisissez de répondre « Oui », ceci vous permettra de modifier la
configuration par défaut, et ce, pour tous les utilisateurs.

Si vous choisissez de répondre « Non », vous modifierez alors la configuration
uniquement pour votre profil à vous.
Vous devez ensuite cliquer sur le choix « Fournisseurs – Impression des feuillets fiscaux » de la fenêtre
« Configuration des travaux » et cliquer sur la plaquette « Modifier… ».
3 Ce message s’affichera uniquement si vous êtes défini administrateur de production au niveau du profil de sécurité.
15
Dans la fenêtre « Configuration – Productions – Impression de … », cliquez sur l’onglet « Rapport ». Dans le menu
déroulant « Rapport : », vous retrouverez tous les rapports utiles à l’impression des feuillets fiscaux et des listes de
contrôle.
Vous devez configurer chacun de ces rapports et listes en sélectionnant le bon Format, le bon Type d’imprimante et
en cochant les options « Formulaire et Garder ». Assurez-vous que la case « Imprimer » n’est pas cochée. Notez
que cette configuration est très importante pour l’impression.
Voici les explications des cases « Garder » et « Formulaire » :
La case « Garder » permet de conserver les différentes impressions et de les visualiser via le menu Outils Î
Impression graphique Î Gestion des rapports… Il est également possible de faire l’impression des feuillets à
partir de là. Cette option sera très pratique lors de l’impression en mode réel. Voyez, si on devait faire un
parallèle avec l’ancienne méthode d’impression des feuillets fiscaux, disons que ceci remplace l’utilisation de
fichiers au format texte. Avec l’option « Garder », vous n’aurez plus à imprimer les feuillets fiscaux dans un
fichier en utilisant des fichiers de configurations « .cfg ».
16
Feuillets fiscaux
Par exemple, en double-cliquant sur la ligne « Formulaires - Relevé 1 », une image avec tous les feuillets relevés
1 des dossiers que vous avez sélectionnés lors de l’impression apparaîtra. Vous pourrez ensuite imprimer le
nombre de feuillets que vous désirez. Vous pourrez même effectuer l’impression avec une imprimante PDF pour
garder une copie des feuillets.
17
Une image pour chacun des feuillets vous est fournie. Cette image ne peut être utilisée pour une impression
officielle, mais elle est très utile pour visualiser le résultat. La case « Formulaire » permet donc d’imprimer ou
non l’image d’un feuillet. Pour que le formulaire de test ne s’imprime pas avec les données, il faut que la case
« Formulaire » soit cochée. Voici un exemple avec le Relevé 1 :
Si la case « Formulaire » n’est pas cochée, l’impression papier sera exactement comme l’image ci-haut. Les
données et l’image s’imprimeront.
Si la case « Formulaire » est cochée, l’impression papier sera exactement comme l’image ci-haut. Seules les
données s’imprimeront.
18
Feuillets fiscaux
5.4.3
Tests d’impression
Normalement, aucun ajustement ne devrait être nécessaire avec l’impression graphique. Par contre, puisque
certaines caractéristiques, différentes d’une imprimante à l’autre, peuvent influencer l’impression, vous devez
effectuer certains tests. Voici comment procéder :
1) Ouvrez la fenêtre « Impression des feuillets fiscaux » du menu Fournisseurs Î Feuillets fiscaux Î Impression
graphique.
2) Cochez le mode de traitement « Test d’impression » de l’onglet « Critères de sélection».
3) Sélectionnez ensuite les différents feuillets que vous désirez tester dans l’onglet « Critères d’impression ».
4) Tous les rapports et formulaires générés, le seront avec des X pour les champs ou cases alphanumériques ou
avec des 9 pour les champs ou les cases numériques.
5) Lorsque toutes les informations nécessaires à l’impression auront été sélectionnées ou saisies, cliquez sur la
plaquette « Démarrer ».
6) La fenêtre « Options – Impression des feuillets fiscaux » s’affiche. Vérifiez chacun des rapports pour vous
assurer d’utiliser le bon format d’impression. Aucun changement ne devrait être nécessaire si la « Configuration
des Travaux » et la « Configuration des Imprimantes » ont préalablement été effectuées. Cliquez sur la plaquette
« Démarrer ».
19
7) Il est possible que le message ci-dessous s’affiche. Dans ce cas, veuillez vérifier, en cliquant sur la plaquette
« Imprimante… », que la taille et l’orientation du papier sont correctement définies. Si les configurations sont
adéquates et que vous obtenez tout de même ce message, veuillez simplement répondre « Oui » à la question.
L’impression s’effectuera sans problème. Notez que ce message peut apparaître pour n’importe quels des formats
d’impression. Le Relevé 1 a été choisi à titre d’exemple.
8) Lorsque le traitement est terminé, via la fenêtre « Gestion des rapports » du menu Outils Î Impression
graphique Î Gestion des rapports…, sélectionnez le ou les rapports (s) que vous désirez visualiser.
9) Insérez vos formulaires officiels dans l’imprimante et demandez l’impression à l’aide de l’icône représentant une
imprimante dans la barre d’outils.
10) Vérifiez que toutes les données de simulations, c’est-à-dire les « X » et les « 9 », sont bien alignées avec vos
feuillets. Si tout est correct, vous êtes prêt à procéder à l’impression finale.
11) Dans le cas où des ajustements seraient nécessaires, vous trouverez les différents formats d’impression au
menu OutilsÎ Impression graphiqueÎ Formats d’impressionÎ FournisseursÎ Impression des feuillets fiscaux.
Par exemple, si l’impression des « Relevé1 et T4A » est trop haute ou trop basse, vous devez modifier la
hauteur de la dimension de la section « Section en-tête ». Si l’impression est trop à gauche ou trop à droite, vous
devez modifier la position « X » de la section « Relevé1 » après avoir sélectionné tous les champs « (Ctrl-A) ».
Vous devez aussi faire les mêmes ajustements pour la section « T4A ». Après avoir terminé tous vos
ajustements, vous devez recommencer vos tests d’alignement.
Pour le point 11, vous pouvez consulter l’expert en impression graphique de votre organisation. La
méthode d’impression graphique est la même pour tous les systèmes GRICS (Exemple : GPI).
20
Feuillets fiscaux
12) Aussi, pour s’assurer que l’ensemble des dossiers à traiter ne comporte pas de rejets, il peut être intéressant de
lancer la production en « simulation » surtout pour ceux qui opteront pour l’envoi magnétique. Lorsque cette
option est activée, des validations supplémentaires sont faites, ce qui augmente les probabilités de rejets.
Voici donc comment s’y prendre pour déclencher un traitement préliminaire :
-
Tant que le premier fichier magnétique n’a pas été envoyé (fichier original), il est possible de lancer la
production plusieurs fois sans compromettre l’intégrité des numéros magnétiques.
-
Il faut, bien sûr, éviter de faire imprimer les feuillets (option gardée).
-
Entre chaque impression, il faut détruire les fichiers magnétiques créés ainsi que les rapports gardés.
-
À partir de la seconde impression, il vous faudra absolument répondre « oui » à la question suivante, à
défaut de quoi le traitement s’arrêtera.
21
5.5
PROCÉDURE D’IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX
Si les étapes ci-dessous ont été effectuées, vous êtes maintenant prêt à procéder à l’impression des feuillets fiscaux.
Génération des feuillets fiscaux effectuée en final.
Effectuer les tests d’impression et ajuster les formats d’impression, si nécessaire.
Corriger les anomalies signalées sur le rapport de production, si nécessaire.
La production, Feuillets fiscaux – Impression graphique, permet l’impression des feuillets fiscaux sur des formulaires
officiels et crée, si l’option est sélectionnée, des fichiers au format XML destinés à Revenu Québec et Revenu
Canada. La création des fichiers effectue l’attribution de numéros magnétiques pour les relevés 1 destinés à Revenu
Québec.
22
Feuillets fiscaux
5.5.1
Pour un bon fonctionnement de l’impression
S’il s’avérait que vous éprouviez un problème lors de l’impression en final des feuillets fiscaux, il sera très facile de
remédier à la situation si vous utilisez la procédure décrite dans cette section. Il est donc très important d’avoir
effectué les configurations des sections 5.4.1 et 5.4.2.
Ce qui rendra l’impression des feuillets fiscaux plus agréable et plus simple, c’est l’option « Garder ». Si un problème
devait survenir, que ce soit un arrêt manuel de la production, un arrêt inattendu ou même une panne de l’ordinateur, il
vous sera toujours possible de reprendre tout depuis le début puisque rien n’est imprimé directement à l’imprimante.
Voici donc les trois étapes que vous devrez effectuer si un problème survenait :
1. Détruire les fichiers XML qui auront été créés.
2. Détruire les rapports de productions qui se retrouvent dans la fenêtre « Gestion des rapports » du menu
Outils Î Impression graphique Î Gestion des rapports…
3. Reprendre l’impression et confirmer que vous voulez générer à nouveau le fichier XML même s’il a déjà été
produit, si la question vous est posée. Ainsi, les feuillets et les fichiers auront les mêmes informations.
Voici donc en détail les explications sur les différents paramètres de la production « Impression des feuillets
fiscaux ».
Assurez-vous de vérifier chaque onglet et la valeur de chaque paramètre avant de déclencher
l’impression.
23
5.5.2
Onglet Î Critères de sélection
Voici un tableau expliquant les principales options de l’onglet « Critères de sélection » :
Options
Description
•
Impression : (Pour l’impression en réel)
Imprime les formulaires et met à jour les numéros séquentiels s’il y a lieu.
Met à jour le numéro magnétique si l’envoi est demandé dans la table
FIN_FOUR_FISC. Lorsque l’envoi magnétique est demandé, tous les
fournisseurs générés ou modifiés par l’étape de génération des feuillets
fiscaux seront traités.
•
Traitement
Reprise d’impression
Effectue une impression sans aucune mise à jour dans la table,
normalement c’est l’option à choisir pour imprimer à nouveau des feuillets
qui ont déjà été imprimés. L’envoi magnétique ne peut être jumelé à cette
option.
•
Test d’impression : (Pour les tests d’impression)
Imprime un seul formulaire avec des ‘X’ dans les champs alphanumériques
et des ‘9’ dans les champs numériques
Année fiscale
Intervalle des fournisseurs et/ou filtre
24
•
Par défaut, on propose la première partie de l’exercice financier en
cours.
•
Utilisé uniquement pour l’option reprise d’impression ou pour
l’impression sans envoi magnétique.
Feuillets fiscaux
5.5.3
Onglet Î Critères d’impression
Voici un tableau expliquant les options de l’onglet « Critères d’impression ».
Options
Description
Feuillets à imprimer
•
Sélectionner les deux types de feuillets à imprimer
Ordre d’impression
•
Ordre dans lequel les relevés seront imprimés
•
Page supplémentaire imprimée à la toute fin des feuillets sélectionnés.
Le nombre de feuillets traités ainsi que le montant total des feuillets
imprimés y apparaissent.
Sommaire à imprimer
Impression du rapport de production
Sous-titre du rapport de production
Généralement, on le fait imprimer, ce document contient différentes listes;
paramètres sélectionnés, Totaux pour les relevés 1 et les T4A, liste des
anomalies si nécessaire et compteurs de la production.
Permet de faire imprimer une mention particulière au niveau du sous-titre
du rapport de production
25
5.5.4
Onglets Î RL-1, T4A
Voici un tableau expliquant les options des onglets « RL-1, T4A » :
Options
Description
T4A
•
Copie
Pour effectuer l’impression des différents feuillets, vous devez sélectionner
copie bénéficiaire et/ou employeur.
•
Pour le T4A, le taux plein sera automatiquement sélectionné.
Régulier :
Veuillez choisir cette option, s’il s’agit de la première impression.
•
Copie :
Pour les feuillets fiscaux qui doivent être émis à nouveau, par exemple
parce que les employés les ont perdus, il faut sélectionner l’option
Copie. Sur les feuillets imprimés, la mention « COPIE » sera alors
indiquée.
Normalement, dans ces cas, l’option « reprise
d’impression » est la plus logique.
Type feuillets
•
Amendé :
Si vous désirez émettre des feuillets amendés, vous devez choisir
l’option Amendé. Sur les feuillets imprimés, la mention « *MODIFIE* »
sera alors indiquée. De plus, seuls les feuillets dont le montant a été
modifié depuis l’émission des feuillets originaux seront imprimés avec
cette mention.
26
Feuillets fiscaux
5.5.4
Onglet Î Envoi magnétique
Pour les Relevé 1, T4A, vous pouvez demander l’envoi par support magnétique. Cette option entraîne la génération
de fichiers contenant les informations des feuillets que vous pourrez faire parvenir à Revenu Québec et Revenu
Canada sur un support magnétique ainsi que la mise à jour des Informations administratives et légales (Numéros
magnétiques - Feuillets fiscaux) au dossier de chaque bénéficiaire.
Options
Description
Envoi des feuillets sur support magnétique
Veuillez choisir parmi les différents feuillets disponibles, ceux
pour lesquels vous désirez générer un fichier.
•
Fichier original :
Option à utiliser lors de la première génération.
•
Fichier de remplacement :
Remplacement du fichier au complet.
Type d’envoi pour Revenu Québec
•
Fichier modifié :
Ne contient que les relevés amendés. À l’onglet Relevé 1
et T4A, le type de feuillet amendé devrait logiquement
être sélectionné.
•
Fichier original :
Option à utiliser lors de la première génération.
Type d’envoi pour Revenu Canada
•
Fichier de remplacement :
Remplacement du fichier au complet.
27
5.6
IMPRESSION PAPIER DES RELEVÉS GÉNÉRÉS
Lorsque l’impression s’est bien terminée, il ne vous reste plus qu’à imprimer les feuillets sur les formulaires officiels.
Pour procéder, vous devez ouvrir la fenêtre « Gestion des rapports » du menu Outils Î Impression graphique Î
Gestion des rapports…
Double-cliquez sur la ligne correspondant aux formulaires que vous désirez imprimer. Une image avec tous les
feuillets des dossiers que vous avez sélectionnés lors de l’impression apparaîtra.
Utilisez l’icône représentant une imprimante, située dans la barre d’outils, pour démarrer l’impression. Il vous sera
possible d’imprimer tous les relevés ou bien de procéder par lots. Pour procéder par lots, sélectionnez l’option
« Pages » et inscrivez un nombre dans le champ de saisie « De » et un autre dans le « à ». Comme sur l’image cidessous, vous pouvez inscrire de 1 à 150, ensuite de 151 à 300 et ainsi de suite.
28
Feuillets fiscaux
Génération et transmission des fichiers XML
6.
GÉNÉRATION ET TRANSMISSION DES FICHIERS XML
6.1
GÉNÉRATION DES FICHIERS XML
Revenu Canada et Revenu Québec ont décidé d’aller dans la même direction. La production des fichiers pour les
T4A et les Relevés 1 se fera donc au format XML. De plus, Revenu Québec exige de produire les feuillets fiscaux
dans un fichier XML pour tous les organismes qui en émettent plus de 500.
6.1.1
Fichiers produits pour l’envoi magnétique
Les fichiers générés pour l'envoi des feuillets fiscaux par support magnétique portent les noms suivants :
Revenu Québec
Relevé 1
Format des noms de fichiers
Exemple
AAXXXXXXYYY.XML
05345430001.XML
AA
Î Année fiscale.
XXXXXX
Î 6 dernières positions du numéro du préparateur.
YYY
Î Numéro séquentiel. 001 pour le 1er fichier créé, 002 pour le 2e
fichier créé, etc.
Revenu Canada
T4A
Format des noms de fichiers
Exemple
T4AAAAAYYY.XML
T4A2005001.XML
AAAA
Î Année fiscale
YYY
Î 001, si fichier original.
002, si fichier de remplacement.
29
6.1.2
Installation de l’« ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2 »
Si l’ordinateur sur lequel l’impression des Feuillets fiscaux sera effectuée possède les caractéristiques suivantes,
l’installation du programme « Analyseur et SDK MSXML 4.0 SP2 » n’est pas requise :

Microsoft Windows XP Professionnel avec Service Pack 2 (et/ou)

Microsoft Office 2003 avec Service Pack 1
Si ce n’est pas le cas, il est possible de procéder manuellement à l’installation du programme. Voici donc les étapes
à effectuer :
1)
Vous trouverez le programme d’installation dans le répertoire INSTALL de votre installation des programmes
de Dofin. Pour démarrer l’installation, double-cliquez sur le fichier msxmlfra.msi pour une installation en
Français ou sur le fichier msxml.msi pour une installation en Anglais. Cliquez sur la plaquette Suivant> de
la fenêtre qui apparaît.
30
Feuillets fiscaux
2)
Sélectionnez l’option « J’accepte les termes du contrat de licence » et cliquez ensuite sur la plaquette
Suivant >.
3)
Saisissez le Nom d’utilisateur ainsi que l’Organisation et cliquez sur la plaquette Suivant >.
31
4)
Cliquez sur la plaquette représentant l’option Installer.
5)
L’installation démarre :
32
Feuillets fiscaux
6)
6.1.3
L’installation est maintenant terminée. Cliquez sur la plaquette Terminer.
Programme l’« ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2 » inexistant
Lors de l’impression, si le message ci-dessous s’affiche, c’est que le programme « Analyseur et SDK MSXML 4.0
SP2 » n’est pas installé sur le poste. En répondant Oui à la question « Voulez-vous continuer? », le système
repérera le programme d’installation et le démarrera automatiquement. Veuillez vous référer au point précédent pour
connaître la procédure d’installation.
« L’application n’a pas détecté la présence du moteur XML nécessaire à cette production.
L’application peut faire l’installation pour vous.
Voulez-vous continuer? »
33
6.2
TRANSMISSION DES FICHIERS XML
6.2.1
Formulaires ED-400 et T619
Les organismes qui produiront leurs feuillets fiscaux sur support magnétique, doivent compléter les formulaires ED400 pour Revenu Québec et T619 pour Revenu Canada. Vous trouverez une copie de chacun de ces rapports aux
sites web suivants :
Formulaire ED-400 :
http://www.revenu.gouv.qc.ca/fr/publications/ed/ed-400.asp
Formulaire T619 :
http://www.cra-arc.gc.ca/F/pbg/tf/t619/LISEZ-MOI.html
34
Feuillets fiscaux
6.2.1.1
Formulaire ED-400
35
6.2.1.2
36
Formulaire T619
Feuillets fiscaux
6.2.2
Listes « Transmission Magnétique »
Afin de vous aider à compléter les formulaires ED-400 et T619, deux (2) listes sont produites lors de l’impression des
feuillets fiscaux :
•
Description support d’information Ministère du Revenu du Québec
•
Transmission de supports magnétiques pour Revenu Canada
Il est à noter que si le fichier magnétique produit est vide (et donc détruit), la liste de transmission magnétique n’est
pas imprimée.
6.2.2.1
Transmission magnétique des Relevés 1
37
6.2.2.2
38
Transmission magnétique des T4A
Feuillets fiscaux
6.2.3
Envoi postal
Si vous désirez utiliser l’envoi postal, voici la marche à suivre :
Sauvegarder vos fichiers générés par l’impression des feuillets fiscaux sur un des supports de transmission
indiqués dans le tableau ci-dessous.
Support de transmission

Disquette
Détails
L’utilisation du format XML a pour effet d’augmenter significativement la
taille des fichiers. Il se peut donc que ce type de support ne convienne pas
pour votre organisme. Dans, ce cas, veuillez utiliser l’une des deux (2)
options suivantes.

CD-R, CD-RW

DVD-R, DVD-RW
Compléter un formulaire ED-400 pour chacun des fichiers destinés à Revenu Québec et compléter ensuite
un formulaire T619 pour chacun des fichiers destinés à Revenu Canada.
Mettre sous enveloppe le support de transmission contenant les fichiers destinés à Revenu Québec ainsi
que le ou les formulaires ED-400. Faire la même chose pour Revenu Canada en insérant le support de
transmission contenant les fichiers qui lui sont destinés ainsi que le ou les formulaires T619 dûment
complétés et poster les enveloppes aux adresses suivantes :
Adresse Postale
Revenu Québec
Revenu Canada
Groupe de promotion de L’EDI et d’acquisition des
Équipe de traitement sur support magnétique
données électroniques
Centre de technologie d’Ottawa
Direction générale du traitement et des
technologies
Revenu Québec
Agence des douanes et du revenu du Canada
3800, rue de Marly
Pièce 862
Secteur 2-2-0
875, chemin Heron
Sainte-Foy (Québec) G1X 4A5
Ottawa (Ontario) K1A 1A2
39
6.2.4
Envoi par internet
L’envoi par Internet n’est disponible que pour les feuillets provinciaux. Veuillez prendre note que si vous décidez de
procéder par Internet, vous n’aurez pas à compléter le formulaire papier ED-400. Des questions vous seront posées
sur le site Internet, qui permettront de compléter un équivalent du formulaire papier ED-400. Pour procéder à l’envoi
de ces fichiers, veuillez accéder, via un navigateur Web, à l’adresse Internet suivante :
www.revenu.gouv.qc.ca/fr/ministere/index.asp
1. Cliquez sur le lien « Accès à tous les services électroniques »
2. Dans la liste de choix qui apparaît, choisissez « Transmission de relevés par Internet ».
3. Cliquez sur le bouton « Accès au service ».
(Avoir au préalable un mot de passe, un code d’accès, le numéro du préparateur et les rapports de transmission. Les
rapports de transmission auront été générés par l’impression des feuillets fiscaux).
4. Entrez le nom de l'utilisateur et le mot de passe.
5. Complétez le formulaire qui s’affiche à l’écran, attention de sélectionner le bon type d’envoi
6. Cliquez sur le bouton « Continuer ».
7. Cliquez sur le bouton « Parcourir… » pour sélectionner le fichier que vous désirez transmettre.
8. Cliquez sur le bouton « Transmettre ».
9. Un numéro de référence s’affichera, veuillez conserver ce numéro pour vos dossiers.
10. Recommencez ces étapes si vous avez un autre fichier à transmettre.
40
Feuillets fiscaux
CONCLUSION
Ce document vous présentait de façon détaillée les dernières modifications apportées à la production des Feuillets
fiscaux ainsi que la marche à suivre dans le système de gestion financière Dofin afin de produire les feuillets fiscaux
sur support magnétique et sur imprimantes laser.
Si vous désirez plus de précisions à ce sujet, veuillez contacter l'équipe d'implantation et de soutien qui se fera un
plaisir de vous fournir toutes informations supplémentaires.
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