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FORMATION CERTIFIANTE
COLLABORATEUR ASSISTANT
Objectifs pédagogiques
et compétences visées
Positionner pleinement le rôle d’assistant(e) dans l’entreprise.
Maîtriser le traitement de l’information écrite et orale.
Maîtriser la dimension relationnelle du poste.
Adopter un comportement professionnel.
Développer l’autonomie et la confiance en soi.
Acquérir les compétences clés :
•
Savoir recevoir
•
Gestion du temps
•
Classement
•
Expression écrite et orale
•
Maîtriser l’outil bureautique
•
Organisation
Savoir adopter son comportement en toute circonstance.
Acquérir la maîtrise de soi.
Public concerné
•
•
•
Méthodes et outils
pédagogiques
•
•
•
•
•
•
Organisation de la
formation
Particuliers et salariés dans le cadre d’une reconversion, d’une
évolution, ou d’une mutation du domaine public, privé ou
associatif.
Bac ou une année d’expérience dans un champ visé par la
formation.
Utiliser et avoir des connaissances sur le pack Microsoft Office.
Face à face pédagogique.
Accès un plateau de bases de connaissances accessible pendant
3 ans après la formation.
Exercices de simulation.
Etude de cas.
Jeux de rôle avec vidéo
Techniques d’échanges
Les modules seront réalisés :
• En présentiel.
• A temps partiel
• En groupe de 8 personnes maximum.
• Durée 91 heures 13 jours repartis en 7 modules
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FORMATION CERTIFIANTE
COLLABORATEUR ASSISTANT
Dates
Inter : A partir du 11 mars 2014 à raison d’une journée de formation
par semaine
Tarif
Inter : 4 690€ HT les 13 jours + certification offerte
Évaluation
Évaluation du cycle en fin de formation par une journée de certification
•
•
•
Etude de cas.
Quizz sur la totalité des modules.
Présentation orale de l’étude de cas par le participant devant un
jury.
Délibération du jury et remise des résultats une semaine après.
Validation de la
formation
Certificat Professionnel « Manageur de clientèles étrangères »
Formation certifiée par la Fédération de la formation
Professionnelle
Procédure d’admission
Le participant doit retirer un dossier d’inscription dans lequel lui
seront demandés
•
Ses diplômes
•
Une description de ses expériences relatives au métier
•
La définition et les motivations de son projet de formation
•
Répondre aux épreuves de sélection (dossier + tests +
entretien)
•
Possibilité de rattrapage pour un candidat proche du
minimum de sélection grâce à des contenus e-learning sélectionnés.
Ce dossier sera à nous retourner compléter d’un CV.
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COLLABORATEUR ASSISTANT
PROGRAMME DETAILLE
MODULE 1 : Positionner pleinement son rôle d’assistant(e) dans l’entreprise (1 jour)
Adopter un comportement professionnel.
La diversité des attentes des managers
Poser les bases d'une collaboration efficace
Etre au clair sur ses missions,
Savoir travailler dans un contexte multi-tâches, multi interlocuteurs
Formaliser les règles de fonctionnement en commun
MODULE 2 : Optimiser son temps et son organisation (2 jours)
LA GESTION DU TEMPS
Les différentes tâches
•
•
•
•
Les tâches importantes
Les tâches urgentes
Les tâches créatrices
Les tâches affectives
L’analyse du temps de travail
• Le recueil des tâches journalières accomplies
• La préparation des tâches futures (planification)
• La répartition des tâches (% du temps)
LES DERANGEMENTS
Constat
Comment procéder pour limiter les dérangements ?
Savoir dire « non »
LE TELEPHONE
Se protéger du téléphone
Gagner du temps au téléphone
LE CLASSEMENT
La sélection des documents utiles
Les systèmes de classement
Quand classer ?
Identifier les objectifs d’un classement performant
Viser la cohérence papier/électronique
Savoir quoi garder et quoi jeter
Simplifier l’organisation du classement
LES TABLEAUX DE BORD
Comment les créer ?
Comment les utiliser
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COLLABORATEUR ASSISTANT
PROGRAMME DETAILLE
MODULE 3 : Maîtriser le traitement de l’information écrite et orale. (1 jour)
Evaluer et renforcer ses compétences en orthographe
Les clés d’une prise de note efficace
Noter l’essentiel
Utiliser des procédés d’écriture synthétique
Avoir des supports de prise de note adaptés
S’entraîner à une prise de note efficace
Contrôler la capacité à se relire
Savoir présenter un compte-rendu
Clarifier l'enjeu de l'écrit
Formuler un objectif précis
Rédiger un objet explicite
Etre lisible et rigoureux
Développer ses capacités de synthèse
Résumer les faits et aller à l’essentiel
MODULE 4 : Maîtriser la dimension relationnelle du poste. (2 jours)
REFLEXIONS AU PREALABLE
Repérages par les participants de leur assertivité actuelle
Vos idées sur l’assertivité » et la « bonne communication »
Recherche d’indicateurs de qualité
OPTIMISER SA COMMUNICATION
Comprendre le principe de la communication interpersonnelle
Observer, Ecouter, Repérer le cadre de référence
Les techniques d’expression verbale : fluidité verbale et mentale, articulation,
reformulation
Faire le point sur son style relationnel
S’AFFIRMER DANS UNE RELATION
Oser demander
Savoir dire « non »
Développer son sens de la répartie
Favoriser la relation gagnant/gagnant
S‘entraîner à formuler avec assertivité et assurance
ETRE A L’AISE EN SITUATION DIFFICILE
Faire face à un refus
Identifier l’origine d’un conflit
Accepter les divergences en s’affirmant
Développer la confiance en soi
Gérer son énergie
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COLLABORATEUR ASSISTANT
PROGRAMME DETAILLE
COMPRENDRE LE ROLE DE CHACUN ET SON POSITIONNEMENT DANS L’ENTREPRISE
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Solliciter les managers à bon escient
Savoir être force de proposition
SAVOIR ADOPTER SON COMPORTEMENT EN TOUTE CIRCONSTANCE.
Acquérir la maîtrise de soi.
Ce qu’il faut éviter
Comment garder la maîtrise de la situation
Savoir conclure
Gérer les multi situations au quotidien
DEVELOPPER L’AUTONOMIE ET LA CONFIANCE EN SOI
Identifier le type d’interlocuteur difficile (bavard, mécontent, agressif…)
Adapter son comportement à chacun
Maîtriser ses émotions
Communiquer positivement
MODULE 5 : Maîtriser l’outil bureautique. (4 jours)
ORGANISER SA MESSAGERIE
Gérer ses messages et ses réponses
Optimiser l’utilisation de ses contacts
Manipuler le calendrier
Organiser des évènements
Assigner des tâches
Partager ses données avec son manager
INTERNET
A la carte selon les niveaux des participants
Questions / Réponses
TRAITEMENT DE TEXTE & TABLEUR
A la carte selon les niveaux des participants
Questions / Réponses
PRESENTATION MULTI MEDIA
La charte graphique nécessaire
Assimilation de la philosophie
Mise en œuvre
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COLLABORATEUR ASSISTANT
PROGRAMME DETAILLE
MODULE 6 : Optimiser son accueil physique et téléphonique. (2 jours)
LES BASES DE LA COMMUNICATION
Les clés de la communication efficace (écoute active, reformulation,
empathie)
L’importance de la communication
Les aptitudes maîtrisées et celles à développer pour communiquer
LES COMPOSANTS DE L’ACCUEIL
Image de l’entreprise
Les limites de l’accueil
Soigner sa présentation
La voix : un instrument (ton, débit, articulation)
LES DIFFERENTES PHASES DE L’ACCUEIL
Déterminer les attentes de l’interlocuteur
Ecouter, questionner, reformuler
Personnaliser son approche (Les 1ers mots, gestes, attitudes favorisant la
prise de contact)
Se rendre disponible
L’EFFICACITE AU TELEPHONE
Points forts/points faibles au téléphone
Le traitement d’un appel
Réussir la première impression
Prendre congé
GERER LES SITUATIONS DELICATES
Gérer son stress et celui de l’interlocuteur
Adapter son message
Accueillir positivement une réclamation
Faire patienter et mettre à l’aise
CAS PRATIQUES
La prise de messages
Le rendez-vous
Et autres cas aux choix des participants
MODULE 7 : Journée de certification
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