Bilan d`activité pôle ressources 2014

BILAN D’ACTIVITE 2014
PÔLE RESSOURCES
ADALEA
78 salariés permanents travaillent au service des
missions de l’association.
Si l’effectif est composé en majorité de travailleurs sociaux
qui interviennent auprès des usagers, le service rendu à leur
égard repose aussi sur le travail et l’engagement du pôle
ressources composé des personnels administratif, de
logistique et d’entretien, qui tous les jours contribuent à la
cohérence et à la qualité des actions de l’association.
Leur travail est souvent occulté au profit de la mise en
lumière de l’intervention sociale et pourtant ils constituent
une pierre angulaire du fonctionnement de l’association et du
service rendu aux personnes accueillies.
Ce rapport a pour objectif de mieux vous faire connaître qui
ils sont et ce qu’ils font.
Février 2015
SOMMAIRE
1. PRESENTATION ............................................................................................................................................ 3
2. RAPPORT QUANTITATIF.............................................................................................................................. 7
2.1. L’activité administrative de l’Association en quelques chiffres sur l’année ........................................... 7
2.2. Informatique .......................................................................................................................................... 8
2.3. Maintenance des bâtiments et des véhicules ........................................................................................ 9
2.4. Entretien des surfaces ........................................................................................................................... 9
3. EVENEMENTS MARQUANTS ..................................................................................................................... 11
4. LA COMMUNICATION ................................................................................................................................. 12
5. RESSOURCES HUMAINES ......................................................................................................................... 15
6. PERSPECTIVES 2015 ................................................................................................................................. 15
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
2
1. PRESENTATION
LES EFFECTIFS
« Le pôle ressources » de l’association au sens large regroupe les fonctions administratives (secrétariat accueil, comptabilité, gestion des ressources humaines), les fonctions logistiques (informatique, entretien des
locaux, entretien des surfaces) et transversale (chargé de projet).
Ce pôle constitue une activité à part entière indispensable au bon fonctionnement de l’association et à la
réalisation des missions auprès des publics.
NOM
ETP
POSTE
PÔLES
CARVAL Marie Noëlle
0,90
Comptable
CROGUENNEC Brigitte
1
Comptable chargée des
ressources humaines
LEROY Mélanie
1
Aide Comptable
VINCENT Sabrina
1
Aide Comptable
LAVAULT Audrey
1
Assistante de Direction
HAMON Saïg
1
Chargé de Projet
BRAIZAZ Michel
1
Informaticien
SAINTILAN Gilbert
1
Ouvrier d’entretien
NEDELEC Solène
1
Agent d'entretien
JEGOU Marianne
1
Agent d’entretien (CUI)
18 salarié-es pour 17.67 ETP
CLOAREC Maïwenn
1
Agent administratif
PELLAN Françoise
1
Secrétaire
Plus de 32 700 heures payées en
2014
TOULLELAN Lorenza
1
Agent Administratif (SIAO)
RIOU Michèle
1
Agent Administratif
BLONDIAUX Aurélie
1
Employée de Bureau (Emploi d’Avenir)
BONVALET Fanny
1
Secrétaire/Assistante
LE FRANC Virginie
1
Secrétaire
CHAPELAIN Jean Yves
0,77
Agent Administratif
17.67
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
PAR FONCTION
SECRETARIAT : 9 SALARIES
COMPTABILITE /RH : 4 salariées
LOGISTIQUE : 4 salariés
CHARGE DE PROJET : 1 salarié
ETP
8.77
3.90
4
1
3
LES OBJECTIFS
Les activités administratives de l’association font l’objet d’une présentation en Assemblée Générale pour la 8ème année
consécutive. Ces missions sont essentielles pour la viabilité même de l’association et son développement. A l’instar
des 4 pôles d’activité de l’association, les services administratifs, de logistique et d’entretien constituent le pôle
ressources et répondent aux 5 objectifs suivants :
Permettre aux actions d’exister : demander et rendre compte de l’existence et de l’utilisation des fonds
(comptabilité)
Appui logistique et ressources aux actions
Apporter de bonnes conditions de travail et d’accueil aux salariés et aux publics
Garantir la contrepartie du travail des salariés : salaires, formation,…
Assurer le lien entre le pôle ressource et les pôles – activités de l’association : rôle d’interface
LES METIERS
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
4
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
5
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
6
2. RAPPORT QUANTITATIF
2.1. L’activité administrative de l’Association en quelques chiffres sur l’année 2014 :
Courriers reçus et traités sur l’année :
4 362
Courriers enregistrés au départ de l’association :
5 974
L’ensemble des courriers reçus et envoyés dans l’association font l’objet d’un référencement sur tous
les sites garantissant la traçabilité de nos échanges postaux.
10 000 échanges de courriers sur l’année 2014
Contre plus de 41 000 en 2011 soit une baisse de 75 %
Explications : Les mails représentent, chaque année, une part de plus en plus importante de nos échanges
internes comme externes. Cet accroissement répond à la nécessité de dégager des économies d’échelle sur les
commandes de papier tout en s’inscrivant dans une logique de développement durable.
Le courrier électronique
27 000 mails expédiés en 2014
Près de 46 000 mails reçus
Soit une hausse de 77 % des échanges de courriers électroniques depuis 2011
Une activité d’accueil téléphonique et physique importante :
Près de 54 000 échanges téléphoniques en 2014
Plus de 36 000 accueils physiques en un an sur l’ensemble de nos actions
La comptabilité : dernier maillon d’une chaine de traitement,
Chaque dépense ou produit est vérifié, validé et enregistré quel que soit son montant.
Lors de chaque contrôle effectué par nos financeurs Etat, Région, Département, ou Fonds Social Européen
l’Association est remarquée pour cette gestion saine et rigoureuse.
4 279 factures enregistrées et payées
94 conventions, avenants et annexes financières gérées en 2014
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
7
438 contrats de travail (CDI, CDD, CUI), avenants, conventions de stage et de bénévolat signés en 2014
10 CDI
219 CDD
4 CUI (hors chantier)
43 avenants
3 services civiques
45 CUI – CAE sur les chantiers d’insertion et 46 avenants
22 conventions bénévolat
46 conventions de stage
2.2. Informatique :
2.2.1 Répartition des interventions
Le temps passé par l’informaticien sur les différents pôles de l’association tend à s’équilibrer par rapport à
l’année précédente. Les Pôles Emploi Formation et Accueil Ecoute Veille Sociale ont été moins chronophages
(respectivement 47 % et 21 % en 2013), ce qui a profité aux travaux relevant du niveau associatif et du Pôle
Logement Hébergement (respectivement 17 % et 11 % en 2013).
Les interventions concernent en plus grande proportion qu’en 2013 la maintenance et l’aide aux utilisateurs et
l’administration réseau (respectivement +9 et +10 points).
Maintenance + Aide
utilisateurs
39 %
Répartition du type d’intervention
Administration
Développement
réseau
informatique
41 %
15 %
Réunions
5%
S’agissant des investissements, l’association poursuit le développement de son parc informatique. Chaque
salarié a aujourd’hui accès à un ordinateur. Parallèlement, l’association veille à maintenir le parc informatique
dans un état de fonctionnement correct par une politique de renouvellement du matériel. En 2014, le parc
informatique s’est donc encore étoffé, notamment en ordinateurs.
•
•
•
211 ordinateurs, dont 73 portables (126 ordinateurs, 45 portables en 2013)
10 imprimantes
13 copieurs. L’ensemble des sites est équipé de copieurs partagés et en réseau pour les impressions
en volume.
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
8
2.3. Maintenance des bâtiments et des véhicules :
Nombre de logements au 31 décembre 2014 : 82 logements
CHRS Argos
CHRS Clara Zetkin
CHRS Ker Gallo
BAR
ALT
Sous Location
Maison Relais
Places de stabilisation
■ Les locaux associatifs : 6 sites +
5 sites délocalisés
15 logements
12 logements
5 logements
4 logements
24 logements
0 logement
18 logements
4 logements
■ Le suivi des véhicules : 19
hors véhicules auto-école (2) et ateliers
d’insertion (4)
Répartition du temps d’intervention de maintenance des équipements en 2014
NOMBRE
D’INTERVENTIONS
% DU TEMPS
CHRS Argos
253
28,02%
CHRS C. ZETKIN
47
5,20%
Bail à réhabilitation
4
0,44%
CHRS K. GALLO
11
1,22%
A.L.T.
44
4,87%
Sous location
1
0,11%
Siège
146
16,17%
Maison Relais
67
7,42%
Place de Stabilisation
19
2,10%
Emploi Formation / Ateliers
145
16,06%
4
0,44%
Corderie
108
11,96%
Loudéac
9
1,00%
Hybritel
38
4,21%
Divers
7
0,78%
SITE – ACTION – SERVICE
Brocéliande
2.4. Entretien des surfaces :
1 865 heures de ménage en 2014 sur les sites de Saint-Brieuc assurées par l’agent d’entretien de
l’association (et les remplaçants), 194 heures sur le site de Loudéac effectuées par une salariée de
l’association intermédiaire Dynamique Emploi Services et 88 heures sur le site de Pontivy. La répartition du
temps de ménage sur les 6 sites de l’association :
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
9
Pour l’entretien des 4 sites sur Saint Brieuc : 65 pièces (bureaux, salles de formation, de réunion, espaces
d’accueil….)
L’entretien des appartements ALT (Aide au Logement Temporaire) est assuré par un salarié en contrat unique
d’insertion pour un total de 1 564 heures en 2014.
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
10
3. EVENEMENTS MARQUANTS
POURSUITE DU TRAVAIL SUR LE DEMENAGEMENT DU SIEGE ADMINISTRATIF DE L’ASSOCIATION
Les besoins concernant l’aménagement des nouveaux locaux
sur le site de la Corderie ont été recensés. Une commission
administrateur a été constituée pour le suivi du dossier des
travaux. L’association a sollicité des architectes et en a retenu
un. Le chiffrage du projet a été soumis à la Direction
Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS), qui a validé le
financement des travaux concernant les activités qu’elle
finance. Le travail de développement du projet de
déménagement va pouvoir se préciser.
RELANCE DE LA DEMARCHE SUR LE PROJET ASSOCIATIF 2014-2019
En 2014, les administrateurs ont travaillé sur un nouveau projet associatif. Une réunion
associative, rassemblant tous les salariés d’Adalea, a eu lieu au Palais des Congrès de
Saint-Brieuc le 16 octobre 2014 afin de présenter le projet associatif aux salariés. Chacun
a réfléchi aux dimensions proposées grâce à la constitution de groupes de travail. A la
suite de cette réunion, le Conseil d’Administration a validé le projet associatif, le 29
octobre 2014. Le travail de déclinaison du projet associatif en plans d’actions, mené par
les pôles, a alors pu démarrer.
AUDIT DU SERVICE RESSOURCES HUMAINES / COMPTABILITE
La décision de procéder à un audit du service Ressources Humaines / Comptabilité remonte au 23 septembre
2014 suite à un échange entre David BLANCHARD, expert-comptable au cabinet Compta Expert, et un
administrateur de l’association, André LE FOL.
Fin novembre, David BLANCHARD a passé plusieurs jours au siège afin d’interroger les salariées quant à la
répartition des tâches dans le service. Son rapport, reçu le 28 novembre, fait état de 25 préconisations dans
l’objectif d’améliorer les performances du service et de garantir l’utilité des moyens mis en place.
Un travail de réorganisation du service, respectant ces préconisations, va être mené en 2015/2016.
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
11
4. LA COMMUNICATION
Des outils de communication avec une charte graphique commune déclinée sur chaque pôle : plaquettes,
affiches, cartes de visites, courriers types, bordereaux divers…
LE SITE INTERNET : www.adalea.fr
En moyenne 94 consultations journalières (source SPIP). Répartition moyenne des pages consultées :
Les barres foncées
représentent les entrées
cumulées (total des sousrubriques), les barres
claires la répartition des
visites pour chaque
rubrique.
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
12
LE SITE INTRANET : www.adalintranet.fr
En début d’année 2011, l’association s’est équipée d’un site intranet, chaque salarié dispose d’une connexion
sécurisée lui permettant d’accéder à un certain nombre d’informations internes : compte rendus de réunion,
procédures, note d’informations, agendas partagés…
L’ensemble des procédures et annexes associatives est aujourd’hui accessible en ligne et mise à jour en temps
réel.
L’objectif à terme consiste bien à dématérialiser notre communication et ce site intranet sera progressivement
amené à remplacer l’affichage papier. Cette tendance est d’autant plus prégnante au sein de l’association que
nous sommes dispersés sur plusieurs sites en Côtes d’Armor, ce type d’application informatique répond
parfaitement à notre organisation et à notre mode de fonctionnement.
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
13
LA PLAQUETTE DE L’ASSOCIATION :
En 2014, la plaquette de l’association a été retravaillée.
Quelques modifications de contenus ont été apportées,
mais le principal changement réside dans une nouvelle
mise en forme. Nous devons ce nouveau graphisme à
une bénévole.
REFONTE DU JOURNAL :
Le journal de l’association avait besoin d’être rafraîchi. Le comité de rédaction s’est réuni en décembre afin de
discuter d’une refonte des contenus et du format du journal.
La mise en page sera modernisée et harmonisée. La fréquence est également revue : 3 journaux seront publiés
dans l’année, au lieu de 5 jusqu’alors, mais ils seront maintenant imprimés en couleur. Ils seront également plus
étoffés avec, à chaque édition, une page sur la vie de l’association et une page pour chaque pôle. De ce fait, le
comité de rédaction a été élargi à tous les responsables de pôle. Seront également proposés des zooms sur
des salariés ou bénévoles de l’association et des témoignages d’usagers. Un paragraphe « brèves » annoncera
les grandes dates et événements de l’association.
Premier journal de cette nouvelle mouture le 30 mars 2015.
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
14
5. RESSOURCES HUMAINES
FORMATION SALARIES PÔLE RESSOURCES : 292 heures
ACTIONS
Word et Excel
NOMBRE heures
129,5
ACTIONS
NOMBRE heures
Les Matinées d’actualité sociale
6
Recyclage habilitation électrique
14
Les Matinales du Syneas
11
Formation initiale SST
14
Formation DADS-U dans Salarior
5
Recyclage SST
3,5
Stage « Les sièges sociaux des
ESMS »
8
Gestion des conflits
21
Université d’été de l’Assemblée
des femmes
14
Perfectionnement SC Form
10
Université d’automne de la FNSF
30
Réforme de la formation
professionnelle
2,5
Projet culturel FNARS
16
Journée Régionale de l’ARS
Bretagne
4,5
Journée Technique Adhérent
UNIFAF
3
6. PERSPECTIVES 2015
MISE EN PLACE DES EVOLUTIONS REGLEMENTAIRES EN RESSOURCES HUMAINES : REFORME DE LA FORMATION
(ENTRETIENS PROFESSIONNELS), LOI SUR LA SECURISATION DE L’EMPLOI (BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET
SOCIALES UNIQUE), MISE EN PLACE DU PANIER DE SOINS, MISE EN PLACE DE LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE
RENFORCEMENT DE LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES : MISE A JOUR DES FICHES DE
POSTE, CARTOGRAPHIE DES COMPETENCES, ANTICIPATION DES DEPARTS A LA RETRAITE, FAVORISER LA MOBILITE
INTERNE
REFAIRE LE CPOM ETAT 2016-2020 (CONTRAT PLURIANNUEL D’OBJECTIFS ET DE MOYENS) POUR LES
D’HEBERGEMENT ET DE REINSERTION SOCIALE, LE ROND-POINT, LES PLACES DE STABILISATION
DEBUTER LA REORGANISATION DU SERVICE RESSOURCES HUMAINES – COMPTABILITE
POURSUIVRE
CIVIQUE)
ACCOMPAGNER LA MISE EN PLACE DE LA RECHERCHE ACTION
CENTRES
LE TRAVAIL D’ACCOMPAGNEMENT DES BENEVOLES (RECRUTEMENT DUNE PERSONNE EN SERVICE
ADALEA – Bilan d’activité 2014 – ADMINISTRATION
15