Manuel d`utilisation – Site Intranet CLEN-COLUMBIA

Manuel d’utilisation – Site Intranet CLEN-COLUMBIA-MANADE
Pour améliorer la relation avec ses clients, le Groupe CLEN a réalisé un site Intranet.
Cette application (protégée par un code utilisateur et un mot de passe) permet
notamment :
-
de consulter les documents en cours, et notamment pour les commandes, de suivre
l’état d’avancement de la préparation,
de saisir des commandes en ligne,
de prendre connaissance des dernières statistiques,
de consulter ou de télécharger des documents importants (fiches techniques,
certificats, manuels, notices de montage…).
Important : Cette application a été développée pour une résolution d’écran de 1024 x 768
pixels. Si votre résolution est différente, la consultation ne sera pas optimisée. Vous
pouvez la changer en modifiant les paramètres des propriétés de l’affichage après avoir
effectué un clic droit sur votre bureau et sélectionné l‘option Propriétés.
Sommaire
1- Connexion
2- Consultation des documents
3- Saisie de commande
4- Statistiques
5- Téléchargement
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1- Connexion
Il est possible d’accéder à l’écran de connexion du site Intranet de deux manières
différentes :
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soit en se connectant à l’un des sites du Groupe Clen et en sélectionnant
« ESPACE PARTENAIRE » sur la page d’accueil.
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soit en saisissant directement l’adresse du site Intranet :
http://www.clen.fr/extranet
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A ce stade, vous devez saisir votre Code utilisateur et votre mot de passe, qui vous auront
été fournis par le Groupe CLEN, et cliquer sur la flèche.
En cas de saisie incorrecte, l’application vous le signale et vous invite de nouveau à saisir
votre Code utilisateur et votre mot de passe.
Remarque : Vous pouvez effectuer une demande de modification du Code utilisateur et de
mot de passe auprès de votre assistante commerciale.
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Ensuite, l’application affiche sous forme de logos, le ou les départements du Groupe CLEN
avec lesquels vous entretenez des relations commerciales.
Vous devez choisir le département commercial qui vous intéresse en cliquant sur le logo
correspondant.
Remarque : Dans le cas où vous n’auriez pas un seul Code utilisateur et un seul mot de
passe pour l’ensemble des départements commerciaux du Groupe CLEN avec lesquels
vous travaillez, il s’agit d’une erreur de paramétrage de notre part. N’hésitez pas à en faire
part à votre assistante commerciale.
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2- Consultation
Vous êtes connecté au site Intranet !
Vous arrivez au menu principal, où vous pouvez choisir entre les différentes fonctions.
Un message d’accueil vous délivre une information personnalisée.
La première option consiste en la consultation des documents commerciaux. En
positionnant le curseur de la souris sur consultation, la liste des types de documents
s’affiche. Prenons par exemple les commandes.
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L’application affiche les documents les plus récents. Concernant les commandes, le
système affiche le statut de la commande dans la colonne repris. Un « O » signifie que la
commande a été entièrement livrée, un « P » que la commande a été livrée partiellement.
En sélectionnant un document particulier, vous pouvez avoir accès au contenu des lignes
du document.
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Pour les commandes, les informations disponibles permettent d’effectuer un suivi précis de
l’état d’avancement de la préparation.
La colonne prêt, permet de savoir si la ligne de commande est prête. La colonne colis prêts
permet de connaître le nombre de colis.
En cas de livraison partielle, la colonne repris permet de connaître le nombre de
références déjà livrées.
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3- Saisie de commande
En sélectionnant l’option Saisie, puis Commandes, l’application affiche l’écran de saisie
d’une commande.
Il suffit de taper les premières lettres d’une référence et d’appuyer sur la touche Entrée,
pour qu’une liste de références s’affiche.
En saisissant la bonne quantité , et en cliquant sur le petit chariot, la commande se
constitue.
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Au fur et à mesure de la saisie, le système affiche l’intégralité de la commande.
Il est toujours possible de supprimer une des lignes en cliquant sur la corbeille.
A la fin de la saisie des lignes, il est possible de renseigner la date de départ usine
souhaitée, de saisir un commentaire.
Dans le cadre des challenges CLEN et COLUMBIA, il sera utile de préciser le code
apporteur, nécessaire à l’attribution des points de crédit passion.
Il suffit de cliquer dans la touche de validation pour que la commande soit enregistrée.
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4- Statistiques
L’application présente deux statistiques.
La première est l’analyse du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois.
Le texte en haut à gauche donne le cumul depuis le 1er janvier et sur les douze derniers
mois.
Le trait vert sur le graphique symbolise la moyenne.
En laissant le curseur de la souris sur une colonne, le montant exact du chiffre d’affaires
pour le mois considéré s’affiche.
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La deuxième statistique porte sur une analyse du chiffre d’affaires des douze derniers mois
par famille commerciale.
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6- Téléchargement
Cette dernière option permet la consultation et le téléchargement de nombreux documents.
Il suffit de naviguer dans les différents répertoires (retour en sélectionnant Parent
Directory), pour accéder aux documents.
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Une fois le document trouvé, il est possible de l’ouvrir en cliquant directement dessus.
Il est également possible d’enregistrer une copie de ce document en effectuant un clic droit
sur le document et en choisissant l’option : Enregistrer la cible sous…
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