DESCRIPTION DE POSTE - Institut Mines

DESCRIPTION DE POSTE
Intitulé du poste : Responsable du pôle gestion centralisée de la paye et de la gestion administrative des agents de la
Direction générale
Catégorie - Code métier : II G : Cadre administratif et de gestion
Localisation : Paris 14ème – 37/39 rue Dareau
Entité/service : Direction générale des services – Direction des ressources humaines
Poste du supérieur hiérarchique : Directrice des ressources humaines
Catégorie/métier : II G (Cadre)
Contrat : CDI / Fonctionnaire de catégorie A en position de détachement
Pour tout renseignement :
Sandrine PAILLET, DRH par intérim, 01 45 81 73 36,
[email protected]
Sonia NAHUM, titulaire actuelle du poste, 01 45 81 71 81
[email protected]
Pour candidater :
CV et LM à [email protected]
Date de prise de fonction : octobre 2016
Date limite de candidature : 22 septembre 2016
ENVIRONNEMENT DU POSTE :
L’Institut Mines-Télécom est un EPSCP Grand Etablissement, créé par le décret du 28 février 2012, qui a
repris l’activité de l’ancien Institut Télécom (EPA créé en 1997). Les missions de l’Institut sont
l’enseignement supérieur, la recherche scientifique et technologique ainsi que le transfert de technologie, le
soutien à l’innovation et au développement économique, l’information et la diffusion de la culture
scientifique et technique.
L’Institut Mines-Télécom comprend à ce jour quatre écoles internes (trois écoles d’ingénieurs et une école
de management) : Télécom ParisTech à Paris ; Télécom Bretagne à Brest et Rennes ; Télécom SudParis et
Télécom École de Management à Évry, ces deux dernières partageant un même secrétariat général.
Sont par ailleurs rattachées à l’Institut les six Ecoles des Mines ayant le même ministère de tutelle que
l’Institut (ministère de l’économie, de l’industrie et du numérique) : École nationale supérieure des mines de
Paris (Mines ParisTech), École nationale supérieure des mines de Saint-Etienne (Mines Saint-Etienne),
École nationale supérieure des mines d’Alès (Mines Alès), École nationale supérieure des mines de Douai
(Mines Douai), École nationale supérieure des mines de Nantes (Mines Nantes), École nationale supérieure
des mines d’Albi-Carmaux (Mines Albi-Carmaux).
A celles-ci s’ajoutent deux écoles filiales (GIE) créées en partenariat avec des universités et des entreprises :
Télécom Lille1 à Villeneuve d’Ascq et Eurecom à Sophia-Antipolis, et une filiale Télécom Valorisation
(statut de SAS).
L’Institut et ses écoles emploient 4500 personnes (fonctionnaires, contractuels en CDI et CDD) et accueillent
sur les différents campus 12500 étudiants pour des formations de niveau M et D (master et doctorat). En
2015, les écoles ont délivré 4300 diplômes, dont 2700 diplômes d’ingénieur ou de management et 390 de
docteur. Cela représente environ 7% des ingénieurs diplômés en France.
En matière de recherche, l'Institut Mines-Télécom est reconnu au plan académique au travers de sa
contribution aux différentes alliances nationales de programmation de la recherche (Allistene, Aviesan,
Athena…) et de la participation de ses écoles aux différents projets et structures d’excellence mises en place
au niveau territorial (Idex, Labex, Equipex, IRT…). Par ailleurs, la qualité et l’intensité de sa recherche
partenariale sont reconnues par deux labels Carnot obtenus dès 2006, et renouvelés en 2011 (Instituts Carnot
M.I.N.E.S. et Télécom et Société Numérique). Les contrats de recherche et de valorisation ont représenté en
2015 plus de 100 M€ de ressources contractuelles, dont près de la moitié s’est effectuée (pour les écoles des
Mines) au travers de l’association ARMINES (40 M€ au périmètre de l’EPSCP).
Enfin, l’Institut Mines-Télécom renforce son envergure nationale et son action au profit du développement
économique des territoires à travers un réseau d’écoles associées et du partenariat stratégique avec l’École
des Mines de Nancy.
Chaque année de 80 à 100 start-up sont créées au sein des incubateurs des écoles.
L’Institut Mines-Télécom gère sa masse salariale et son patrimoine immobilier depuis que l’Institut Télécom
a été créé en 1997 à l’occasion de la transformation de France Télécom en société anonyme et du transfert
des missions de service public qui en a découlé.
A compter du 1er janvier 2017, l’EPSCP Institut Mines-Télécom regroupera en son sein les quatre écoles
Télécom ainsi que cinq écoles des Mines (à l’exception de l’Ecole nationale supérieure des mines de Paris,
qui sera associée et non intégrée). Deux opérations de fusion d’écoles des mines et d’écoles Télécom sont
également en cours et seront effectives au 1er janvier 2017.
Les personnels de l’IMT sont des fonctionnaires en position d’affectation ou de détachement, des
contractuels de droit public et des contractuels de droit privé.
La direction générale est chargée de l’élaboration et de la mise en œuvre d’une stratégie d’ensemble.
La direction des ressources humaines fait partie de la direction générale des services. Elle est composée de
12 personnes.
DRH
Adjointe DRH /
Responsable des
Relations Sociales
Pôle fonctionnel
Assistante Sociale
Développement des
compétences et gestion
sociale
Pôle Opérationnel Paie
Gestion budgétaire des
dépenses de personnel, des
emplois et du recrutement
MISSIONS :
Le/la responsable de la gestion centralisée de la paye assure la paye de tous les personnels des
écoles des Télécom, la paie des personnels des écoles des mines restant assurée par les services de
la DGFIP.
Il/elle est responsable fonctionnel du SIRH et de ses évolutions.
Il/elle est en charge de la gestion des contrats de travail des écoles Télécom postérieurement au
recrutement.
Le titulaire du poste est également responsable de la gestion administrative des agents de la
direction générale (Contrats de travail, …).
Il/elle réalise le bilan social de la direction générale et de l’Institut Mines-Télécom.
ACTIVITES :
I Réalisation de la paye pour les agents des écoles Télécom, de la Direction générale et des agents sur
cadre de gestion dans les écoles fusionnées Mines/Télécom
 Mise en œuvre et contrôle du processus de paye
Le/la responsable paye est chargé(e) de :
- la réalisation du processus de paye, du calcul jusqu’à la transmission pour mise en paiement à l’agent
comptable (saisine et vérification des données de rémunération, définition du calendrier…),
- l’intégration des payes des agents sur cadre de gestion dans 2 écoles des Mines à partir du 1er janvier 2017,
- la consolidation des payes des agents de l’ensemble des écoles à compter du 1er janvier 2017,
- l’établissement des déclarations aux organismes sociaux et fiscaux (N4DS, FIPHFP, …),
- la mise en œuvre coordonnée entre les écoles de la convention avec Pôle Emploi (indemnisation du
chômage), ainsi que la gestion opérationnelle avec Pôle Emploi,
- la veille réglementaire dans le domaine de la paye et la mise en œuvre des nouvelles dispositions
(dématérialisation, fiche de paye simplifiée, taux de charge, augmentation du point d’indice fonction
publique etc…),
- la collaboration avec la délégation aux systèmes d’information (DSI) pour faire évoluer le paramétrage du
logiciel et pour engager une réflexion sur le logiciel SAP,
- l’appui et du conseil aux services RH des écoles dans le domaine de la paye.
 Encadrement de l’équipe paye (5 agents)
- La paye des agents est répartie entre les membres de l’équipe par école.
- 2 membres de l’équipe assurent par ailleurs des fonctions en matière d’action sociale, de gestion des congés
et de gestion administrative des agents de la direction générale.
II- Gestion centralisée des contrats de travail des agents de l’IMT et gestion administrative des agents
de la direction générale :
Gestion centralisée des contrats de travail
- La signature des contrats a été déléguée aux directeurs des écoles mais le pôle paye de la DRH/DG en
assure le contrôle et la gestion centralisée.
- Il assure la coordination des processus et des documents types pour une harmonisation des pratiques de
gestion administrative et de paye.
Gestion administrative des agents de la direction générale
- Le pôle paye assure la gestion administrative des personnels de la DG : accueil des nouveaux arrivants,
contrats de travail, avenants, modification des données agents, tenue des dossiers administratifs.
- Il coordonne le suivi administratif des dossiers des fonctionnaires (détachement, renouvellement,
réintégration)
- Il contrôle la cohérence et la fiabilité des données du SIRH et devra mener une réflexion à compter du 1er
janvier 2017sur la définition d’un SIRH commun à l’ensemble des écoles.
- Il est appelé à produire des tableaux de bord sur différents aspects RH et contribuer à la mise en place
d’une GPEC à la direction générale (alerte sur les fins de période d’essai, de contrats, de détachement, sur
les départs en retraite…)
 Médecine du travail
- Le responsable paye assure la mise en œuvre des conventions relatives à la médecine du travail (pour les
agents de droit public et les agents de droit privé).
- Le pôle organise les prises de rendez-vous et les convocations.
Gestion du temps de travail et des congés
- Le/la responsable paye supervise la gestion du temps de travail, des congés (y compris des CET) et de tous
les types d’absence.
- Il vérifie la cohérence entre le logiciel de congés et le logiciel de paye.
III- Réalisation du bilan social de la direction générale et de l’IMT
- Le responsable paye produit l’ensemble des données pour le bilan de la direction générale et assure la
consolidation des données pour le bilan social de l’IMT.
- En 2018 il devra produire pour la première fois le bilan social consolidé 2017 intégrant les écoles des
mines, pour lequel un groupe de travail sera constitué afin de définir le nouveau modèle. Le responsable
paye devra contribuer à ces travaux. Il bénéficiera de l’appui d’une stagiaire.
FORMATION ET COMPETENCES :
Niveau de formation et/ou expérience requis :
Pour les fonctionnaires : catégorie A
Bac + 5 ou équivalent
Bac + 4 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans
Bac + 3 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 6 ans
Compétences, connaissances et expériences indispensables :
- Maîtrise des techniques et processus de paye publics
- Maîtrise de la règlementation relative à la paye et aux composantes de rémunération (fonctionnaires, agents
de droit public, agents de droit privé)
- Connaissance voire maîtrise de l’outil SAP
- Bonne connaissance de la RH publique et notamment de la réglementation en matière de contrats de travail
et de statut de la fonction publique
Compétences, connaissances et expériences souhaitables :
- Réalisation de requêtes dans l’outil SAP
- Rédaction de cahiers des charges pour l’évolution de paramétrage de l’outil
Capacités et aptitudes :
- Rigueur et capacité à respecter les délais
- Respect des procédures et de la réglementation
- Capacité à organiser, à rationaliser
- Capacité d’anticipation
- Capacité à traiter des situations d’urgence
- Reporting régulier auprès de la DRH
- Capacité à animer une équipe dans une approche intégrée au DRH (sens de l’équipe)
- Capacité à travailler en équipe (esprit d’équipe)
- Capacité à développer des liens avec de nombreux interlocuteurs : qualités relationnelles, sens de l’écoute
et du contact
- Capacité de conseil.
OBSERVATIONS :
Le titulaire du poste devra engager une réflexion et proposer des aménagements sur les nombreux aspects
liés à la paye, dans le cadre notamment de l’intégration des écoles des Mines au 1er janvier 2017.
Il devra adopter une démarche proactive sur l’ensemble des évolutions touchant à ses activités et jouer le
rôle d’alerte et de conseil auprès de la DRH.
En tant que manager, il devra assurer l’intégration des membres de l’équipe paye dans la direction des
ressources humaines.