Informations - JF Hillebrand

Informations
Procédure d’utilisation de scellés pour le chargeur, sur le
lieu de chargement
Les scellés sont des dispositifs indispensables à la sécurité des conteneurs. Ils permettent de limiter et détecter
le vol durant les périodes de transport, et d’aider à la gestion des litiges.
Chaque personne impliquée dans le traitement d’une commande doit manipuler les scellés avec soin. Ces
derniers doivent être apposés par le chargeur (contrairement aux scellés additionnels qui peuvent être apposés
par les chauffeurs, les terminaux portuaires, les douanes ou les armateurs). Le numéro de chaque scellé doit
être indiqué sur tous les documents d’expédition et de transport.
Le numéro de scellé doit être mentionné sur tous les documents signés par les parties impliquées : La lettre
de voiture (chargeur – transporteur), L’interchange (transporteur – terminal portuaire), Le connaissement
maritime (transporteur maritime – affréteur).
Lieu
de chargement / responsabilités du chargeur :
• Utilisez des scellés de haute qualité, conformes aux
exigences du C-TPAT Les scellés en plastique sont
interdits
• Le nom et le logo du chargeur ne doivent pas
figurer sur les scellés
• Les 2 parties du scellé doivent être numérotées
• L’accès aux scellés doit être strictement contrôlé, et
ils doivent être distribués de façon aléatoire afin de
ne pas les apposer par ordre séquentiel.
• Les scellés doivent être stockés dans une pièce
sécurisée, avec un accès restreint aux personnes
responsables de l’inventaire et de la pose.
• Un registre doit être tenu par le chargeur ou
l’importateur avec le détail de tous les scellés
attribués sous leur contrôle.
• Les scellés doivent être apposés par un
responsable habilité par le chargeur.
• Les scellés ne doivent en aucun cas être apposés
par le transporteur, c’est une personne désignée
par l’expéditeur qui doit s’en charger.
• Si JF Hillebrand / Trans Ocean fournit ou vend les
scellés aux chargeurs, un registre doit être tenu
par le chargeur, indiquant quel numéro de scellé
a été utilisé pour quelle expédition.
• Les scellés doivent être apposés à l’envers pour
éviter qu’un liquide corrosif soit versé à l’intérieur
de la partie femelle, ce qui permettrait d’enlever
le plomb et de le remettre sans que ce soit
détectable.
• Les scellés doivent être apposés sur la porte
droite du conteneur
• Un seul scellé peut être apposé sur le conteneur.
Utiliser 2 scellés pourrait porter à confusion sur le
numéro à indiquer sur les documents.
• Le chargeur doit vérifier que le numéro de scellé
soit mentionné sur la lettre de voiture ou tout
autre document officiel du transporteur, et que
ces documents soient signés par ce dernier.
• Le chargeur doit garder une copie du permis de
conduire du transporteur, et vérifier son identité.
• Le chargeur doit garder une copie de la lettre de
voiture mentionnant le numéro de scellé.
Plombs de qualité, haute sécurité, certifié C-TPAT :
Plombs Fork Seal
Bolt Seal
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Procédure d’utilisation de scellés pour le transporteur, sur
le lieu de chargement
Les scellés sont des dispositifs indispensables à la sécurité des conteneurs. Ils permettent de limiter et détecter
le vol durant les périodes de transport, et d’aider à la gestion des litiges.
Chaque personne impliquée dans le traitement d’une commande doit manipuler les scellés avec soin. Ces
derniers doivent être apposés par le chargeur (contrairement aux scellés additionnels qui peuvent être apposés
par les chauffeurs, les terminaux portuaires, les douanes ou les armateurs). Le numéro de chaque scellé doit
être indiqué sur tous les documents d’expédition et de transport.
Le numéro de scellé doit être mentionné sur tous les documents signés par les parties impliquées : La lettre
de voiture (chargeur – transporteur), L’interchange (transporteur – terminal portuaire), Le connaissement
maritime (transporteur maritime – affréteur).
Les responsabilités du transporteur :
• Le chauffeur ne doit pas quitter le lieu de
chargement avant que le conteneur ne soit scellé.
Si le chargeur ne scelle pas le conteneur dès la fin
du chargement, le chauffeur doit immédiatement
avertir JF Hillebrand / Trans Ocean.
• Le chauffeur ne doit jamais poser lui-même le
scellé du chargeur sur le conteneur.
• Le chauffeur doit s’assurer que le numéro de
scellé est indiqué sur la lettre de voiture et sur
l’interchange. Le numéro des scellés additionnels,
apposés par le transporteur, les douanes, ou les
terminaux portuaires peuvent aussi apparaître sur
l’interchange, mais le premier numéro indiqué doit
être celui du chargeur.
• Si le numéro de scellé du chargeur n’est pas
mentionné sur l’interchange, le transporteur sera
responsable en cas de litige déclaré par le client
ou les douanes.
• Les scellés retirés par les douanes doivent être
mentionnés sur la lettre de voiture. Les nouveaux
numéros de scellés doivent être indiqués, et
le transporteur doit informer JF Hillebrand
/ Trans Ocean immédiatement. En fonction
des procédures locales, les douanes doivent
idéalement fournir une attestation, indiquant les
numéros de scellés qui ont été retirés, ainsi que
ceux des scellés qui ont été apposés.
• Tous les scellés retirés du conteneur pour une
inspection légale (douanes, analyse suite à un
litige, intervention des forces de l’ordre etc.)
doivent être déposés dans le conteneur, à
l’intérieur des portes de sorte à être bien visibles,
avant qu’un nouveau scellé ne soit apposé.
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Procédure d’utilisation de scellé pour le transporteur à
destination
Les scellés sont des dispositifs indispensables à la sécurité des conteneurs. Ils permettent de limiter et détecter
le vol durant les périodes de transport, et d’aider à la gestion des litiges.
Chaque personne impliquée dans le traitement d’une commande doit manipuler les scellés avec soin. Ces
derniers doivent être apposés par le chargeur (contrairement aux scellés additionnels qui peuvent être apposés
par les chauffeurs, les terminaux portuaires, les douanes ou les armateurs). Le numéro de chaque scellé doit
être indiqué sur tous les documents d’expédition et de transport.
Le numéro de scellé doit être mentionné sur tous les documents signés par les parties impliquées : La lettre
de voiture (chargeur – transporteur), L’interchange (transporteur – terminal portuaire), Le connaissement
maritime (transporteur maritime – affréteur).
Responsabilités du transporteur :
• Les instructions de transport données au
transporteur doivent toujours être confirmées par
écrit. Si le numéro de scellé du chargeur est connu,
il doit être indiqué dans cette confirmation.
• Le numéro de scellé du chargeur qui apparaît dans
les instructions de transport doit être mentionné
sur l’interchange.
• Si le terminal portuaire ne mentionne pas sur
l’interchange le numéro de scellé apposé sur le
conteneur, le chauffeur doit contacter le bureau
local de JF Hillebrand / Trans Ocean avant de
quitter le terminal.
• Au cas où le scellé du chargeur n’est plus sur
le conteneur, le chauffeur doit immédiatement
contacter le bureau local de JF Hillebrand / Trans
Ocean ou son agent local pour instruction avant
de quitter le terminal.
• Le numéro de scellé du chargeur doit être
mentionné sur la lettre de voiture.
• Au cas où le transporteur ne respecte pas ces
instructions, il sera tenu responsable en cas de
litige.
• Les scellés retirés par les douanes doivent être
mentionnés sur la lettre de voiture. Les nouveaux
numéros de scellés doivent être indiqués, et
le transporteur doit informer JF Hillebrand
/ Trans Ocean immédiatement. En fonction
des procédures locales, les douanes doivent
idéalement fournir une attestation, indiquant les
numéros de scellés qui ont été retirés, ainsi que
ceux des scellés qui ont été apposés.
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Procédure d’utilisation de scellés pour le réceptionnaire
Les scellés sont des dispositifs indispensables à la sécurité des conteneurs. Ils permettent de limiter et détecter
le vol durant les périodes de transport, et d’aider à la gestion des litiges.
Chaque personne impliquée dans le traitement d’une commande doit manipuler les scellés avec soin. Ces
derniers doivent être apposés par le chargeur (contrairement aux scellés additionnels qui peuvent être apposés
par les chauffeurs, les terminaux portuaires, les douanes ou les armateurs). Le numéro de chaque scellé doit
être indiqué sur tous les documents d’expédition et de transport.
Le numéro de scellé doit être mentionné sur tous les documents signés par les parties impliquées : Le
connaissement maritime (transporteur maritime – affréteur), L’interchange (transporteur – terminal portuaire),
La lettre de voiture (receptionnaire– transporteur).
Les responsabilités du réceptionnaire :
• JF Hillebrand / Trans Ocean doit confirmer le
numéro de scellé du chargeur dans la confirmation
de livraison du client.
• Les deux parties du scellé doivent être conservées
jusqu’à ce que le conteneur soit entièrement
vérifié.
• Le réceptionnaire doit avant toute chose vérifier
que le conteneur est bien scellé et que le numéro
de scellé correspond à celui communiqué par
JF Hillebrand / TransOcean. En cas d’anomalie,
le réceptionnaire : ne doit pas ouvrir les portes
du conteneur afin de préserver toute possibilité
de recours, doit immédiatement prévenir JF
Hillebrand / Trans Ocean ou son agent local et
attendre les instructions, doit immédiatement
émettre des réserves détaillées sur la lettre
de voiture, doit prendre des photos mettant
en évidence l’anomalie.Si ces instructions ne
peuvent être respectées et que le conteneur doit
être ouvert afin de préserver la marchandise,
le réceptionnaire doit prendre des photos
montrant les portes du conteneur et l’intégralité
du chargement. Toute intervention sur le
chargement doit faire l’objet d’une demande
d’accord auprès de JF Hillebrand/Trans Ocean ou
son agent local.
• Le réceptionnaire doit garder une copie du
permis de conduire du conducteur et vérifier son
identité.
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