Présentation de la réunion annuelle du Comité de - Hector
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Présentation de la réunion annuelle du Comité de - Hector
Projet de recherche HECTOR Réunion annuelle du Comité de suivi Bruxelles, 22 juin 2015 BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Agenda Présentation des partenaires du projet Introduction et plan Constatations des trois filières: Aspects légaux Records Management Archivage Valorisation et étapes suivantes L’apport de l’université de Montréal Débat, questions, etc. BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Partenaires • Université de Namur ▫ Promoteur: Cécile de Terwangne ▫ Chercheuses: Bénédicte Losdyck et Odile Vanreck • Université Libre de Bruxelles ▫ Promoteur: Seth van Hooland ▫ Chercheuse: Laurence Maroye • Archives de l’Etat ▫ Promoteur: Sébastien Soyez ▫ Chercheuse: Fiona Aranguren Celorrio • Université de Montréal ▫ Promoteur: Marie Demoulin ▫ Chercheuse: Cécile Gaiffe www.hector-project.be BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Introduction et plan Gestion hybride des documents Analyse contextuelle Analyse du terrain Modélisations des flux Valorisation et diffusion BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Bilan du premier niveau d’analyse par filière Records Management Aspects légaux Archivage Fondements Bonnes pratiques rencontrées Points d’attention Recommandations préliminaires BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Volet légal Fondements Code civil, code pénal social Etc… Loi du 15 mai 2007 sur le cadre juridique MFO3, PLP 40, COL 8/2005 Loi sur les archives Loi sur l’accès aux documents et loi vie privée BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Volet légal • Question récurrente portant sur la force probante des documents électroniques ▫ Cadre légal Existant : art. 1322, al. 2 C.Civ., loi du 9/07/01, article XII.15 CDE Futur au niveau UE: Règlement eIDAS n°910/2014 2016 Abrogation loi du 9 juillet 2001 pour le 1er juillet Futur au niveau belge: projet de loi en cours de rédaction BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Aspects légaux Bonnes pratiques rencontrées • Respect des documents délais de conservation des • Attention portée au respect du cadre légal existant en matière d’e-gouvernement ▫ Code pénal social ▫ Loi sur la fonction de police BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Aspects légaux Points d’attention • Difficultés de coordination entre les acteurs • Reports législatifs successifs • Signature électronique au moyen de l’e-ID : question liée à la neutralité technologique • Emergence d’initiatives locales • Flou juridique entourant la signature électronique pour l’instant BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) D’un point de vue juridique Recommandations préliminaires • Sélection des documents devant être conservés (preuve) et analyse de risques (format) • Entrée en vigueur du Règlement UE 910/2014 dans un an • Se tenir informé de l’avancée du projet de loi (archivage électronique) BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Records Management Fondements Records management et information governance “Myth of the paperless office” Change management Automatisation et principes du Linked Data BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Records Management Bonnes pratiques rencontrées • Implication du personnel lors de la définition d’un nouveau projet et formation continue • Automatisation de certains processus • Volonté de rationaliser et améliorer le travail • Utilisation des outils en ligne BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Records Management Points d’attention • Recommandations / réglementations versus pratiques réelles • Disponibilité versus utilisation des outils • Connaissance et conscience de l’importance du RM BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Records Management Recommandations préliminaires • Balance entre coûts et bénéfices • Change management ! • Se doter d’outils d’appui • Adopter la « conduite défensive » BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Archivage Fondements Tableau de tri Formats et supports de stockage Système d’archivage électronique Stratégie de pérennisation BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Archivage Bonnes pratiques rencontrées • Le choix de formats ouvertes et indépendantes: PDF • Groupes de travail qui réfléchissent aux objectifs stratégiques • Intégration du service ICT dans les discussions, groupes de travail, projets, etc. BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Archivage Points d’attention • Substitution • Signature électronique: archivage à long terme • Manque d’une stratégie d’archivage • Partage de la responsabilité d’archivage • “Mentalité papier” BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Archivage Recommandations préliminaires • Solution possible à la substitution: avant projet de loi • Contrôle des versions • Tri périodique • Sensibilisation et formation des agents • Analyse des risques et des ressources requis • Processus et besoins dans l’environnement numérique BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Valorisation et étapes suivantes I • Valorisation ▫ « Interdisciplinary Approach for Hybrid Records Management in Belgian Federal Administrations: The HECTOR Research Project », DLM Forum, 7th Triennial Conference, 13 novembre 2014, Lisbonne (Portugal) ▫ “L’e-PV ou le procès-verbal électronique de constatation d’infraction en droit pénal social”, Politeia (prochainement publié) ▫ Finalisation des articles scientifiques (juillet) Records Management Journal Revue Pyramide (sciences administratives de l’ULB) BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Valorisation et étapes suivantes II • Valorisation ▫ Conférence ICA 2015: la pérennisation de la signature électronique ▫ Projet STIC de rédaction d’un article sur la classification versus vocabulaires contrôlés ▫ Certificat inter-universitaire DocSafe BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Valorisation et étapes suivantes III • Perspectives immédiates (juin-juillet) ▫ Finalisation de l’analyse de la gestion hybride du document: PV ▫ Derniers rendez-vous à la Police locale: Namur et La Louvière ▫ Derniers rendez-vous au parquet: Charleroi ▫ Analyse comparative Belgique-Québec ▫ Analyse comparative des modélisations des flux afin d’identifier les points d’attention communs BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Valorisation et étapes suivantes IV • Perspectives à moyen terme (juillet-décembre) ▫ Analyse de la gestion des dossiers hybrides: dossiers d’inspection: AFSCA, AFCN, AGR (…) dossiers du personnel: SPF Finances, SPF Economie, SPF Santé Publique, SPF Fedict (…) BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Présentation des recherches de l’équipe Montréalaise Marie Demoulin et Cécile Gaiffe BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Rappel: GID - Gestion Intégrée des Documents Gestion documentaire globale et intégrée : • Tous les supports : papier et électronique • Tout le cycle de vie ▫ Documents courants et archives définitives ▫ Gestion – Préservation à long terme – Destruction • Respect de la législation • Amélioration de l'efficacité et de la qualité des services BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Rappel des cases study Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) • Plus de 700 employés • Plus grande institution culturelle publique du Québec par sa fréquentation • 1ère à avoir implanté la gestion hybride à ses propres archives administratives • 1ère à utiliser un logiciel de GID modélisé selon ses propres besoins BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Rappel des cases study Cour municipale de la ville de Québec • 1ère à émettre des constats électroniques depuis 1988 • Collaborent avec les services de police grâce à un système électronique d’émission de constats • Gère 100% des constats d’infraction municipaux dont 95% sont électroniques • Projet de développent d’une cyber-cour municipale entièrement numérique sans papier (Laboratoire de cyberjustice) BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Rappel des cases study Archives de la ville de Québec • Collaborent avec la cour municipale pour la numérisation des 5% de constats d’infraction papiers • Gèrent les archives semi-actives des institutions publiques de plusieurs villes • Mettent en place la gestion intégrée des documents dans leur propre service BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Cadre juridique La Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1) La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information La Charte de la Ville de Québec (L.R.Q., chapitre C-11.5) Le Code civil du Québec (L.Q., 1991, chapitre 64, art. 3841 et 3842) Le Code de procédure pénale du Québec Le Règlement sur la forme des constats d’infraction BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Récolte de données BAnQ: • • • • Rencontre avec la direction et les acteurs Formation au logiciel de GID (IntelliGID) Interview de l’archiviste institutionnel Rédaction d’un rapport de recherche BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Récolte de données Cour municipale: • Rencontre avec la direction et les acteurs • Présentation des processus de stockage du constat électronique • Présentation in situ du logiciel d’émission de constats électroniques dans une voiture de patrouille BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Récolte de données Archives de la ville: • Rencontre avec la direction et les acteurs • Visite du dépôt de documents semi-actifs • Visite du centre de numérisation/ présentation du processus de numérisation des constats • Présentation de la politique et de la stratégie d’implémentation du système de GID de la ville de Québec BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Bilan • • • • • • • • • • Appui des directions Collaboration entre unités Création de comités et de groupes de travail Exploitation des ressources disponibles Harmonisation des pratiques Production de documentation de référence Respect du cadre règlementaire et normatif Choix de formats de fichiers adéquats Implémentation de logiciel de GID Formation des agents BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Bilan • Tableau de tri pas encore appliqué aux constats électroniques (constats stockés depuis 2007) • Constats électroniques encore systématiquement imprimés pour le juge • Numérisation des autres docs administratifs: pas autant contrôlée que celle des constats • Preuve d’authenticité des procédures de numérisation des Archives de la ville : pas automatisée BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Prochaines étapes • Analyse des données concernant le cycle de vie du constat d’infraction • Modélisation des processus de création et de gestion du constat d’infraction électronique et papier entre la police et la cour • Publication d’un article • Analyse comparative Belgique-Québec BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks) Demoulin – Gaiffe - 2015 Merci de votre attention! 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