Présentation de la réunion annuelle du Comité de - Hector

Projet de recherche
HECTOR
Réunion annuelle du Comité de suivi
Bruxelles, 22 juin 2015
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Agenda
Présentation des partenaires du projet
Introduction et plan
Constatations des trois filières:
 Aspects légaux
 Records Management
 Archivage
Valorisation et étapes suivantes
L’apport de l’université de Montréal
Débat, questions, etc.
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Partenaires
• Université de Namur
▫ Promoteur: Cécile de Terwangne
▫ Chercheuses: Bénédicte Losdyck et Odile Vanreck
• Université Libre de Bruxelles
▫ Promoteur: Seth van Hooland
▫ Chercheuse: Laurence Maroye
• Archives de l’Etat
▫ Promoteur: Sébastien Soyez
▫ Chercheuse: Fiona Aranguren Celorrio
• Université de Montréal
▫ Promoteur: Marie Demoulin
▫ Chercheuse: Cécile Gaiffe
www.hector-project.be
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Introduction et plan
Gestion hybride des documents
Analyse contextuelle
Analyse du terrain
Modélisations des flux
Valorisation et diffusion
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Bilan du premier niveau d’analyse par
filière
Records
Management
Aspects légaux
Archivage
Fondements
Bonnes pratiques rencontrées
Points d’attention
Recommandations préliminaires
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Volet légal
Fondements
Code civil, code
pénal social
Etc…
Loi du 15 mai
2007 sur le
cadre
juridique
MFO3, PLP
40, COL
8/2005
Loi sur les
archives
Loi sur l’accès
aux documents
et loi vie privée
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Volet légal
• Question récurrente portant sur la force probante des
documents électroniques
▫ Cadre légal
 Existant : art. 1322, al. 2 C.Civ., loi du 9/07/01, article
XII.15 CDE
 Futur au niveau UE: Règlement eIDAS n°910/2014
2016
Abrogation loi du 9 juillet 2001 pour le 1er juillet
 Futur au niveau belge: projet de loi en cours de rédaction
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Aspects légaux
Bonnes pratiques rencontrées
• Respect des
documents
délais
de
conservation
des
• Attention portée au respect du cadre légal
existant en matière d’e-gouvernement
▫ Code pénal social
▫ Loi sur la fonction de police
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Aspects légaux
Points d’attention
• Difficultés de coordination entre les acteurs
• Reports législatifs successifs
• Signature électronique au moyen de l’e-ID : question
liée à la neutralité technologique
• Emergence d’initiatives locales
• Flou juridique entourant la signature électronique pour
l’instant
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
D’un point de vue juridique
Recommandations préliminaires
• Sélection des documents devant être conservés (preuve)
et analyse de risques (format)
• Entrée en vigueur du Règlement UE 910/2014 dans un
an
• Se tenir informé de l’avancée du projet de loi (archivage
électronique)
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Records Management
Fondements
Records
management
et information
governance
“Myth of the
paperless
office”
Change
management
Automatisation
et principes du
Linked Data
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Records Management
Bonnes pratiques rencontrées
• Implication du personnel lors de la définition d’un
nouveau projet et formation continue
• Automatisation de certains processus
• Volonté de rationaliser et améliorer le travail
• Utilisation des outils en ligne
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Records Management
Points d’attention
• Recommandations / réglementations versus pratiques
réelles
• Disponibilité versus utilisation des outils
• Connaissance et conscience de l’importance du RM
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Records Management
Recommandations préliminaires
• Balance entre coûts et bénéfices
• Change management !
• Se doter d’outils d’appui
• Adopter la « conduite défensive »
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Archivage
Fondements
Tableau de tri
Formats
et
supports de
stockage
Système
d’archivage
électronique
Stratégie de
pérennisation
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Archivage
Bonnes pratiques rencontrées
• Le choix de formats ouvertes et indépendantes: PDF
• Groupes de travail qui réfléchissent aux objectifs
stratégiques
• Intégration du service ICT dans les discussions, groupes
de travail, projets, etc.
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Archivage
Points d’attention
• Substitution
• Signature électronique: archivage à long terme
• Manque d’une stratégie d’archivage
• Partage de la responsabilité d’archivage
• “Mentalité papier”
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Archivage
Recommandations préliminaires
• Solution possible à la substitution: avant projet de loi
• Contrôle des versions
• Tri périodique
• Sensibilisation et formation des agents
• Analyse des risques et des ressources requis
• Processus et besoins dans l’environnement numérique
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Valorisation et étapes suivantes I
• Valorisation
▫ « Interdisciplinary Approach for Hybrid Records
Management in Belgian Federal Administrations: The
HECTOR Research Project », DLM Forum, 7th Triennial
Conference, 13 novembre 2014, Lisbonne (Portugal)
▫ “L’e-PV ou le procès-verbal électronique de constatation
d’infraction en droit pénal social”, Politeia (prochainement
publié)
▫ Finalisation des articles scientifiques (juillet)
 Records Management Journal
 Revue Pyramide (sciences administratives de l’ULB)
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Valorisation et étapes suivantes II
• Valorisation
▫ Conférence ICA 2015: la pérennisation de la signature
électronique
▫ Projet STIC de rédaction d’un article sur la
classification versus vocabulaires contrôlés
▫ Certificat inter-universitaire DocSafe
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Valorisation et étapes suivantes III
• Perspectives immédiates (juin-juillet)
▫ Finalisation de l’analyse de la gestion hybride du
document: PV
▫ Derniers rendez-vous à la Police locale: Namur et La
Louvière
▫ Derniers rendez-vous au parquet: Charleroi
▫ Analyse comparative Belgique-Québec
▫ Analyse comparative des modélisations des flux afin
d’identifier les points d’attention communs
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Valorisation et étapes suivantes IV
• Perspectives à moyen terme (juillet-décembre)
▫ Analyse de la gestion des dossiers hybrides:
 dossiers d’inspection: AFSCA, AFCN, AGR (…)
 dossiers du personnel: SPF Finances, SPF Economie,
SPF Santé Publique, SPF Fedict (…)
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Présentation des recherches de
l’équipe Montréalaise
Marie Demoulin et Cécile Gaiffe
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Rappel:
GID - Gestion Intégrée des Documents
Gestion documentaire globale et intégrée :
• Tous les supports : papier et électronique
• Tout le cycle de vie
▫ Documents courants et archives définitives
▫ Gestion – Préservation à long terme
– Destruction
• Respect de la législation
• Amélioration de l'efficacité
et de la qualité des services
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Rappel des cases study
Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)
• Plus de 700 employés
• Plus grande institution culturelle publique du Québec
par sa fréquentation
• 1ère à avoir implanté la gestion hybride à ses propres
archives administratives
• 1ère à utiliser un logiciel de GID modélisé selon ses
propres besoins
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Rappel des cases study
Cour municipale de la ville de Québec
• 1ère à émettre des constats électroniques depuis 1988
• Collaborent avec les services de police grâce à un
système électronique d’émission de constats
• Gère 100% des constats d’infraction municipaux dont
95% sont électroniques
• Projet de développent d’une cyber-cour municipale
entièrement numérique sans papier (Laboratoire de
cyberjustice)
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Rappel des cases study
Archives de la ville de Québec
• Collaborent avec la cour municipale pour la
numérisation des 5% de constats d’infraction papiers
• Gèrent les archives semi-actives des institutions
publiques de plusieurs villes
• Mettent en place la gestion intégrée des documents
dans leur propre service
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Cadre juridique
La Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1)
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l’information
La Charte de la Ville de Québec (L.R.Q., chapitre C-11.5)
Le Code civil du Québec (L.Q., 1991, chapitre 64, art.
3841 et 3842)
Le Code de procédure pénale du Québec
Le Règlement sur la forme des constats d’infraction
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Récolte de données
BAnQ:
•
•
•
•
Rencontre avec la direction et les acteurs
Formation au logiciel de GID (IntelliGID)
Interview de l’archiviste institutionnel
Rédaction d’un rapport de recherche
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Récolte de données
Cour municipale:
• Rencontre avec la direction et les acteurs
• Présentation des processus de stockage du constat
électronique
• Présentation in situ du logiciel d’émission de constats
électroniques dans une voiture de patrouille
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Récolte de données
Archives de la ville:
• Rencontre avec la direction et les acteurs
• Visite du dépôt de documents semi-actifs
• Visite du centre de numérisation/ présentation du
processus de numérisation des constats
• Présentation de la politique et de la stratégie
d’implémentation du système de GID de la ville de
Québec
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Bilan
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Appui des directions
Collaboration entre unités
Création de comités et de groupes de travail
Exploitation des ressources disponibles
Harmonisation des pratiques
Production de documentation de référence
Respect du cadre règlementaire et normatif
Choix de formats de fichiers adéquats
Implémentation de logiciel de GID
Formation des agents
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Bilan • Tableau de tri pas encore appliqué aux constats
électroniques (constats stockés depuis 2007)
• Constats électroniques encore systématiquement
imprimés pour le juge
• Numérisation des autres docs administratifs: pas autant
contrôlée que celle des constats
• Preuve d’authenticité des procédures de numérisation
des Archives de la ville : pas automatisée
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Prochaines étapes
• Analyse des données concernant le cycle de vie du
constat d’infraction
• Modélisation des processus de création et de gestion du
constat d’infraction électronique et papier entre la police
et la cour
• Publication d’un article
• Analyse comparative Belgique-Québec
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)
Demoulin – Gaiffe - 2015
Merci de votre attention!
BRAIN-be (Belgian Research Action through Interdisciplinary Networks)