e_Achats_Infos_n°38_Fevrier_2010
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e-ACHATS INFOS n°38 – FEVRIER 2010 - nouvelle série, 8ème année AU SOMMAIRE ET EN BREF : * ACTUALITE, NOMINATIONS, PARTENARIATS * NOUVEAUX PRODUITS & SERVICES MARQUANTS * ACHATS RESPONSABLES ET DEVELOPPEMENT DURABLE * DOSSIER : ENCHERES EN LIGNE : LES LECONS DE 10 ANS DE PRATIQUE * 3 QUESTIONS A… HUGUES TRANCHANT (DGAC) * CHIFFRES : 87,88 MILLIONS D’ACHETEURS EN LIGNE… EN CHINE ! * ZOOM SUR… CORPORATE LINX * PROJETS D’ENTREPRISE : BOSS, CAMPENON BERNARD MANAGEMENT, CASINO, DIRECTION DE L’INFORMATION LEGALE ET ADMINISTRATIVE, GFE, MEDIA SATURN, RATP, ST GOBAIN VITRAGE … * E-TRAVEL MANAGEMENT * EN EXERGUE : VOTRE INVITATION GRATUITE A DEBATTRE LE 16 FEVRIER PROCHAIN A L’IMA * AGENDA, FORMATION, PUBLICATIONS, SITE * PROCHAIN DOSSIER A PARAITRE : RELOCALISATION DES ACHATS : MYTHE OU REALITE ? ACTUALITE Le 1er janvier 2010 marque une nouvelle étape dans la dématérialisation des marchés publics. A compter de cette date, le Code des marchés publics impose l’usage d’un profil d’acheteur pour tous les achats de plus de 90 000 € HT. Ce « profil » est le site internet que le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice dédie à ses achats publics. Le dépôt des candidatures et des offres donnera lieu à la remise d’un accusé de réception horodaté (arrêté du 14 décembre 2009). www.legifrance.gouv.fr Organiser l’interopérabilité de la facture dématérialisée est l’une des missions de GS1. Aussi, au cours des mois d’octobre et novembre 2009, huit prestataires de services (@GP, Agena 3000, Cegedim, Deskom, Edicot, Generix Group, Prologue et TX2 Concept) ont pris part aux tests concernant la création de factures au format 289-V, conformément au guide des recommandations, publié en juillet par GS1 France. Le standard a ainsi pu être ajusté et finalisé. Ces tests formeront également la base de la qualification que GS1 France mettra en place début 2010 pour valider les solutions des prestataires de services. Ce standard permettra ainsi aux petites entreprises d’accéder simplement au processus de dématérialisation de leurs factures au cours de l’année 2010 en toute interopérabilité et en toute transparence. www.gs1.fr Gérard Huot, Président de la Chambre de Commerce de l’Essonne (91) a remis à David Khuat-Duy, Président d’Ivalua, le prix de l’innovation internationale 2009 lors de la cérémonie de remise des Trophées de l’International en Essonne, le 10 décembre dernier. Les critères de sélection du lauréat étaient les suivants : originalité de l’action de l’entreprise, stratégie export et résultats obtenus. Le jury, composé de spécialistes de l’export et des Etats-Unis, a récompensé la dynamique de développement à l’international d’Ivalua, et en particulier l’ambition et la stratégie mise en oeuvre dans son implantation aux Etats-Unis. www.ivalua.com Organisés chaque année par l’Arseg (association des directeurs et responsables des services généraux), les Trophées récompensent les initiatives des professionnels les plus innovants classés en 7 catégories. Parmi celles-ci, la catégorie « Services généraux et optimisation des coûts » récompense les DRSG qui ont su trouver des solutions pour maîtriser les dépenses et éliminer le gaspillage (e-procurement, e-sourcing, lean…). Pour les Trophées 2009, remis en décembre, le lauréat est ADIE en collaboration avec Cristal Décision, cabinet de conseil en achats de frais de fonctionnement. Cette collaboration a permis de développer des partenariats avec des fournisseurs et d’obtenir des conditions avantageuses, entraînant une réduction des coûts de 120 000 €, somme réallouée au financement et à l’accompagnement de 67 chômeurs créateurs d’entreprise. www.arseg.asso.fr L’Observatoire des Achats vient de publier sa 5e édition, sous-titrée « Les Achats, la fin d’un cycle ? ». Selon cette étude menée par BearingPoint, l’Essec, Microsoft France et Novamétrie, l’effet « crise » est nettement visible dans la baisse des budgets de fonctionnement. Alors que 54% du panel déclaraient en 2008 une baisse ou une stagnation du budget de fonctionnement, 75 % des entreprises consultées déclarent être dans cette situation en 2009. Pourtant, la couverture des dépenses supportées par les Achats fait un bon quantitatif : 78 % des Directions Achats couvrent plus de 60% des dépenses, contre 64% en 2008. Manifestement, le degré d’urgence dans la recherche d’économies a fait « sauter des verrous » donnant l’opportunité à la fonction Achats d’étendre son périmètre d’actions. www.bearingpoint.fr ; www.essec.fr ; www.microsoft.com/france ; www.novametrie.com NOMINATIONS Ineum Consulting, société de conseil en stratégie, organisation, et management de systèmes d’information, annonce la nomination de Bernard Desprez au poste de Directeur Général d’Ineum Consulting France. Depuis 2008, il occupait le poste de Directeur des Opérations France. Avant d’intégrer Ineum Consulting en 2003, dont il est l’un des associés fondateurs, Bernard Desprez a passé 13 ans chez Deloitte et Touche Conseil, où il a développé les offres à destination du secteur public pendant 9 ans, puis, en tant qu’associé depuis 1999, géré les activités de conseil à destination des professionnels de l’immobilier et de la protection sociale ainsi que le bureau de Lyon durant 4 ans. Par ailleurs Chiheb Mahjoub, diplômé de l’Ecole nationale des Ponts et Chaussées et de l’Ensimag, également ancien de Deloitte Consulting et co-fondateur d’Ineum Consulting, est nommé Président-Directeur Général. www.ineumconsulting.fr PARTENARIATS Achats et Performances, plate-forme en ligne de mise en relation financière et commerciale directe entre client et fournisseur, et l’Echangeur PME, un service aux entreprises de la CCIP, signent un accord de partenariat. Celui-ci a pour but de référencer et présenter le-service-achat.fr au sein de l’Echangeur PME. Ce dernier a la vocation d’accompagner les PME/PMI dans l’utilisation des nouvelles technologies afin d’augmenter leur productivité. www.le-service-achat.fr ; www.echangeur-pme.ccip.fr b-process, opérateur européen de la facturation électronique, et Viseo, gold partenaire SAP et Microsoft et distributeur/intégrateur de solutions d’automatisation du document entrant ReadSoft, ont signé un partenariat pour renforcer leur offre d’intégration des factures entrantes et sortantes. www.b-process.com ; www.viseo.net Amadeus et Concur annoncent avoir conclu un partenariat à long terme. Avec l’ambition d’enrichir leurs offres respectives, les deux partenaires vont regrouper leurs technologies-clés dans une solution unifiée de gestion des déplacements et des frais professionnels. Cette démarche stratégique passe par l'intégration de la solution de réservation Amadeus eTravel Management (AeTM) à Concur Expense. Réciproquement, la technologie de distribution d’Amadeus sera intégrée à Concur Cliqbook Travel. Cette nouvelle offre sera disponible courant 2010. Les clients des deux partenaires auront ainsi les moyens de gérer les dépenses de leurs collaborateurs en sélectionnant la solution intégrée de gestion des voyages et des notes de frais la plus adaptée à leurs besoins. « En France, les équipes Concur et Amadeus pourront bénéficier de l’excellente collaboration et de l’historique des relations entre Etape-On-line et Amadeus. L’intégration de nos solutions respectives sur des projets majeurs et innovants a démontré les bénéfices significatifs pour les clients » ajoute Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur Régional, Concur France. www.concur.fr ; www.amadeus.com/corporations DDS Freight, le progiciel de transit international de DDS Logistics, est interfacé à la plate-forme d’e-commerce Inttra de TMT, dédiée au transport maritime. Cette interface permet au commissionnaire de transport TMT de réaliser des économies sur les éditions de B/L (bill of lading – bon de chargement) et d’importants gains de productivité. www.ddslogistics.com ; www.tmt.fr ReadSoft renforce sa coopération avec SAP au travers d’un nouvel accord support. Ce nouveau service permet aux clients des solutions ReadSoft de poser des questions et obtenir de l’assistance via le portail support SAP, la plate-forme de support en ligne de SAP. ReadSoft participe également à l’EcoHub SAP, une place de marché en ligne qui permet de découvrir, de tester et d’acheter des solutions de l’écosystème SAP. ReadSoft y est référencé à cette adresse : http://ecohub.sdn.sap.com/irj/ecohub/solutions/invoicecockpitsuite www.readsoft.fr ; www.sap.com PRODUITS ET SERVICES MARQUANTS Agysoft, spécialiste des solutions informatisées de gestion de l’achat public depuis 1989, édite la gamme de progiciels Marco (Dacs, Dev, Redac, Proc, Demat, Stf, Operations). La solution Marco-Demat s'adresse aux services marchés des établissements publics qui ont en charge le suivi des marchés. Elle répond aux objectifs de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics prévus au 1er janvier 2005. Agysoft propose en outre un accompagnement personnalisé à la mise en œuvre du profil d’acheteur public. www.agysoft.fr Le groupe Faceo, spécialiste du Facility Management, crée BuyPro, une filiale spécialisée dans les services support aux achats non stratégiques. Cette offre va de la simple prestation d’approvisionnement à la gestion du portefeuille achats non stratégiques. www.faceo.com HotGrinds, entreprise américaine créée par le Français Claude Vogel, expert de la catégorisation sémantique, arrive en France. La société propose, avec le soutien de LNA (distributeur de solutions informatiques), son service en ligne d’analyse automatique d’image, proposé en mode SaaS. www.hotgrinds.com L’UGAP, la centrale d’achat public, lance une offre de Fleet Management avec ALD Automotive. Cette solution est destinée aux flottes de véhicules légers de l’Etat et des collectivités locales pour un volume estimé à 60 000 véhicules. Prenant en charge l'ensemble des relations avec les fournisseurs et utilisateurs du parc automobile, elle comprend la gestion administrative et la maintenance du parc de véhicules, et l’optimisation des dépenses de maintenance, avec un contrôle systématique des devis et factures des garages, des outils de reporting et de pilotage pour une gestion optimisée du parc, le tout en deux factures mensuelles (honoraires de gestion et refacturation des prestations de l’acte). www.ugap.fr ; www.aldautomotive.fr ACHATS RESPONSABLES & DEVELOPPEMENT DURABLE Le Baromètre 2009 des achats de conseil en management (Syntec Conseil en Management) ne fait pas apparaître clairement le développement durable parmi les préoccupations principales des acheteurs, ni des consultants. « Le poids du DD dans un référencement est de l’ordre de 5% », selon un acheteur. Pourtant les deux parties s’accordent sur le fait que des discussions seront nécessaires pour anticiper et gérer efficacement les règlementations à venir. « Nous avons un devoir de veille sur ce thème, pour éviter les exclusions des plus petits cabinets », indique un autre acheteur. www.syntec-management.com EcoVadis, spécialiste de la gestion développement durable des fournisseurs, s'est vu remettre en décembre 2009, par l'IE-Club et ses partenaires Ubifrance et l’Afic, le trophée « Leader de la ITech-Economie : Réussir à l'International ». Ce prix lui a été remis pour la qualité de son développement à l'international, le choix de sa stratégie internationale et l'innovation que ses technologies et services apportent au marché mondial. (L'IE-Club est un groupement associatif créé en 2000 qui réunit autour des PME Innovantes de la « ITech-Economie » ; Le réseau UBIFRANCE et des Missions Économiques forment le dispositif public de soutien des entreprises françaises dans leurs démarches à l’export). www.ecovadis.com Ivalua, éditeur de solutions e-achats, a été désigné comme l’un des lauréats 2009 du Green Supply Chain Awards par le magazine Supply & Demand Chain Executive, publication américaine de référence sur ce secteur. Cette récompense vise les entreprises qui offrent des solutions innovantes mettant en exergue le rôle de la chaîne d’approvisionnement en tant qu’élément-clé de la durabilité. www.ivalua.com DOSSIER : ENCHERES EN LIGNE, LECONS DE 10 ANS DE (BONNES ET MOINS BONNES) PRATIQUES Introduites dans les années 1990, les enchères en ligne semblent aujourd’hui être stabilisées. Cette technique est globalement acceptée pour les achats, puisqu’elle est pratiquée dans de nombreuses grandes entreprises. Toutefois, elle ne couvre jamais la totalité des achats d’une entreprise, mais environ de 10 à 20% de ces volumes. Le déploiement des enchères inversées en ligne s’est fait sous l’impulsion des directions achats : afin de faciliter l’internationalisation des achats, tout en apportant un gain de temps et en évitant les déplacements, les entreprises ont poussé à l’utilisation de ces outils modernes. Pour utiliser ceux-ci, elles ont adopté différentes pratiques : certaines, comme PSA, ont mis en place une cellule consacrée entièrement à l’assistance aux enchères, au sein de la direction achat ; d’autres, à l’instar de Renault, ont délégué cette fonction à une place de marché. A l’époque, un certain nombre de places de marché, dont la plupart ont disparu (par exemple, Covisint pour l’automobile), proposaient un outil d’enchères inversées. Différents types d’enchères peuvent être pratiqués, les plus courantes étant l’enchère inversée, l’enchère de rang (le fournisseur voit uniquement son rang par rapport à ses concurrents) et, à un degré moindre, l’enchère hollandaise (le prix croît à partir d’un minimum fixé par l’acheteur, et le marché est attribué au premier fournisseur qui se manifeste). « Contrairement aux idées reçues, la plupart des produits ou services négociables par des méthodes traditionnelles, c’est-à-dire pour lesquelles il existe un marché concurrentiel, peuvent également l’être par l’utilisation de méthodes et outils d’enchères », estime Bertrand Gabriel, directeur associé Acxias. La pratique… Partant de zéro à la fin des années 1990, la pratique des enchères en ligne a connu une progression rapide dès les premières années. Au départ, les acheteurs avaient tendance à les réserver pour les montants importants. Progressivement, on a assisté à une démocratisation et une appropriation de l’outil auprès des acheteurs, qui l’ont utilisé pour des achats moins importants en valeur, et systématisé pour certaines catégories d’achats. En particulier les documents papier et l’imprimerie, avec mise régulière en concurrence. « Avec l’expérience, quelques acheteurs ont compris que certaines familles d’achat pouvaient être intégralement négociées par enchère. Cela est particulièrement vrai pour les prototypes dont une des caractéristiques est la rapidité d’exécution du processus achat. Pour autant, l’utilisation de l’enchère doit répondre à des règles de gestion strictes, notamment en fixant une limite de prix en dessous duquel on ne fait pas d’enchère », explique Gilles Chambon senior expert consultant chez Synertrade et précédemment expert en enchères inversées chez PSA. Brice Graillot pratique les enchères depuis une dizaine d’années à la Société Générale, où il occupe la fonction de Sourcing methods & information systems Manager. Les enchères y ont été introduites depuis environ 18 mois : « La pratique est devenue très régulière en 2009, pour tous types d’achats, depuis le mobilier jusqu’aux prestations de service, en passant par l’informatique, les travaux, l’imprimerie, la formation. » Une dizaine d’années après le début des enchères en ligne, l’heure est venue d’évaluer les points positifs et d’améliorer les points négatifs de ces outils. « Tout comme il y a dix ans, le besoin de communiquer sur l’utilisation de ce nouvel outil de négociation est toujours présent », rappelle Gilles Chambon. « A l’époque, il y avait peu de compétences et les experts étaient rares. Aujourd’hui les compétences existent et rendent crédible la communication vers les fournisseurs et les acheteurs. » … et la théorie La pratique des enchères tient de plus en plus compte des travaux académiques, qu’il s’agisse de théorie ou de travaux empiriques réalisés à partir d’expériences réelles sur l’efficacité des procédures d’enchères. En effet, parallèlement à ces 10 ans de pratiques, la théorie des enchères électroniques continue à être développée. « Elle consiste, par exemple, à comprendre à travers les processus des enchères quel va être le comportement des différents acteurs impliqués, le jeu entre acheteurs et opérateurs qui répondent aux enchères », détaille Karine Brisset, Maître de conférences de sciences économiques, université de Franche-Comté, et responsable pédagogique du Master e-achats, IAE de Besançon. « Les cours d’économie, et notamment la théorie des jeux, servent à comprendre ce qui va se passer, et ces études sont analysées sur des modes empiriques. » Parmi les travaux en cours de développement, citons les enchères combinatoires, consistant à attribuer le marché au fournisseur ayant le meilleur score sur un ensemble de critères (par exemple le couple qualité-prix), les différents critères pouvant évoluer en même temps. Le gagnant n’est pas le moins-disant, mais le mieux-disant. De telles enchères reposent sur la résolution de problème d’optimisation sous contraintes. « Il y a très peu d’enchères combinatoires en pratique, d’une part en raison de la complexité de mise en œuvre, et d’autre part pour un problème de maturité des fournisseurs : il est déjà difficile de leur faire répondre à des enchères simples », ajoute Karine Brisset. Le résultat des études théoriques est déjà sensible aux Etats-Unis, et se traduit par une amélioration en pratique de l’usage des enchères électroniques, tandis que la France reste un peu en retrait, en raison de la réticence liée à l’image douteuse accolée à cette procédure dans l’Hexagone. Les enchères inversées en ligne : une image à améliorer Les enchères en ligne ont encore une image sulfureuse, tant auprès des acheteurs qu’auprès des fournisseurs. Elles le qu’elles doivent aux premières années de pratique : « Les enchères étaient mal utilisées par des personnes qui n’étaient pas formées et en attendaient un gain immédiat, lié à une négociation uniquement du prix, sans se soucier des fournisseurs », remarque Christian Rey, formateur. Pour les acheteurs, l’enchère évoque une négociation dégradée. « Les acheteurs peuvent avoir l’impression que l’outil d’enchères en ligne leur retire une phase de leur travail extrêmement valorisante », indique Gilles Chambon. Pour les fournisseurs, il est synonyme d’étranglement par les prix – en raison d’abus, dans la grande distribution notamment – et peut être vu par eux comme un accélérateur de dégâts en temps de crise. Au contraire, bien utilisées, les enchères sont un outil permettant d’apporter la transparence dans la négociation. A condition de beaucoup communiquer tant auprès des acheteurs que des fournisseurs, et que ces derniers soient formés et informés du processus. « Si les paramètres sont bien fixés au départ et si les règles sont respectées en cours de passation, l’enchère n’est pas une bête noire », insiste Karine Brisset. Aujourd’hui, les entreprises semblent mieux connaître les écueils à éviter, notamment le risque de dépendance d’un fournisseur au client. Il ne faut pas mettre dans la même enchère des entreprises qui diffèrent trop par leurs pratiques ou leur culture, par exemple des entreprises locales et des roumaines ; des entreprises européennes et des chinoises, indiennes ou coréennes… L’enchère est un outil qui doit être utilisé en fonction de l’opportunité ; tous les marchés ne se prêtent pas aux enchères. S’il y a le moindre doute, il vaut mieux y renoncer. Les bénéfices des enchères en ligne « La valeur ajoutée des enchères en ligne est d’abord la création d’équilibre entre offre et demande », souligne Alain Alleaume, gérant d’Altaris. Les enchères suppriment toute technique de marchandage. C’est un moyen d’objectiver les choix. En principe tous les fournisseurs ont les mêmes chances de remporter l’enchère. Ainsi, lorsque des petits et des gros fournisseurs sont invités à une enchère, les petits ont autant de chances que les gros, ce qui est rarement le cas dans une négociation traditionnelle. Les principaux avantages mis en avant sont le gain de temps (la négociation dure généralement moins d’une heure) et le gain sur les prix d’achat. Toutefois, les baisses de prix couramment observées, de l’ordre de 15 à 20% ne sont généralement pas imputables aux enchères : « C’est la préparation des dossiers et la remise en concurrence qui permettent surtout de réaliser des gains », estime Alain Alleaume. Autres bénéfices indirects signalés par Brice Graillot : « Une méthodologie très rigoureuse de négociation et d’attribution, et une bonne vision du marché. » Les fournisseurs ont appris à calculer leurs prix au plus juste. En effet, au début de la pratique des enchères, ils donnaient parfois des prix aberrants, ce qui permettait d’obtenir des gains de l’ordre de 30-40% à l’issue d’une enchère. Aujourd’hui, les fournisseurs ont compris qu’il faut annoncer un prix réaliste à l’appel d’offres, et les gains obtenus par l’enchère proprement dite ont tendance à se réduire à moins de 10%. La possibilité de créer des négociations complexes grâce à une utilisation optimale des outils est une évolution importante. « L’expérience aidant, il est assez rapidement apparu que l’enchère inversée ouvrait la possibilité de négocier des marchés très complexes », indique Gilles Chambon. « Notamment, grâce à la possibilité d’intégrer plusieurs centaines (voire milliers) de lignes d’articles au sein d’un même marché, et de regrouper ces articles en lots suffisamment attractifs pour intéresser des fournisseurs de taille mondiale. Par les méthodes traditionnelles de négociation, ces marchés sont excessivement complexes à structurer, et les acheteurs ont les plus grandes difficultés à créer une véritable concurrence entre les fournisseurs potentiels. » Pour les acheteurs, les enchères électroniques sont « un outil de professionnalisation des achats », résume Bruno Pillon, directeur général de BravoSolution. « Par le cadre qu’elle implique et la nécessité de détailler avant l’événement le cahier des charges et les modalités contractuelles, l’enchère, si elle bien pratiquée, permet un cercle vertueux améliorant la qualité de l’ensemble du processus d’achat », ajoute Franck Mitouart, directeur de projets e-achats chez Acxias. Les bonnes pratiques : éthique, transparence, honnêteté Si la négociation proprement dite, au travers de l’enchère, est généralement de très courte durée (30 minutes, par exemple), la préparation de l’enchère doit être menée rigoureusement, ce qui représente un travail considérable. L’acheteur doit pouvoir fixer un prix réaliste au départ, et qui ne descende pas trop bas (prix de réserve). Il peut sélectionner les fournisseurs avant l’enchère, en fonction d’un objectif : si par exemple celui-ci est de valoriser le tissu industriel local, il sélectionne les fournisseurs locaux. L’enchère doit répondre à des critères et l’acheteur doit savoir l’utiliser avec professionnalisme, éthique et transparence. Des caractéristiques sur lesquelles insistent tous les spécialistes interrogés. Brice Graillot détaille les trois points essentiels à prendre en compte avant l’enchère : « Beaucoup de rigueur dans la préparation du dossier et la définition des règles ; la transparence, c’est-à-dire la communication des règles de l’enchère aux fournisseurs une semaine (5 jours ouvrés) avant l’événement pour leur laisser le temps de se préparer pour le jour de l’enchère, de poser des questions, et d’être formé par le help-desk. » « En amont de l’événement d’enchères, la spécification et la formalisation précises du cahier des charges ainsi que la transparence et le respect des règles d’attribution vis-àvis des fournisseurs constituent des facteurs-clés de succès de l’opération », renchérit Franck Mitouart. « Toute négociation se prépare en amont, mais la préparation d’une enchère inversée engage l’acheteur à sélectionner avec une extrême rigueur les fournisseurs qui participeront à l’enchère. Le travail en amont de la négociation est probablement plus important pour l’acheteur que dans une négociation traditionnelle, mais cela est compensé par le gain de temps, la qualité et l’efficacité de l’enchère, notamment par la transparence des informations communiquées », ajoute Gilles Chambon. Dans cette préparation délicate, il est important d’accompagner les acheteurs, ce que fait notamment BravoSolution : « Nous accompagnons les acheteurs dans la mise en œuvre des enchères depuis une phase amont », indique Bruno Pillon. Pour ce qui concerne la transparence, il faut afficher très clairement ce qui va se passer pendant l’enchère, les prix et les pondérations, par exemple dans une enchère multicritère ou combinatoire. « Il y a un important travail de paramétrage, en particulier pour les négociations combinatoires. Dans les industries très matures, on fait des enchères combinatoires, où entrent en compte différents critères, et pas seulement le prix, et l’on attribue des lots en fonction de critères multiples », explique Alain Alleaume. Par ailleurs, si l’on tient compte d’autres paramètres que le prix, tout en mettant les fournisseurs en concurrence sur le prix, les fournisseurs doivent être prévenus que le gagnant de l’enchère ne sera pas nécessairement retenu. En particulier, si l’avantage peut être donné au fournisseur historique avec un prix de réserve, l’ensemble des participants doivent être au courant. En revanche, souligne Franck Mitouart, « il est indispensable de décliner toute proposition de fournisseur de re-discussion et renégociation à l’issue de l’enchère. » Enfin, l’accent doit être mis sur l’éthique. C’était l’objet de la loi Jacob de 2005, ou loi sur les PME, conçue pour rééquilibrer les relations client-fournisseur dans la grande distribution. L’article 33 de cette règle vise à encadrer les enchères inversées. Cet article stipule que l’organisateur des enchères doit s’assurer « de la réalité des offres présentées », c’est-à-dire ne pas faire d’enchères pour tester le marché, ne pas inviter les fournisseurs qui n’ont pas vocation à être retenus, etc., et faire en sorte que, « à l’issue de la période d’enchères, l’identité du candidat retenu est révélée à l’ensemble des autres candidats. » L’importance de la communication et de la formation Tout cela requiert une préparation et une mise à niveau des acheteurs, et surtout une bonne formation et information des fournisseurs. Ce sont des conditions nécessaires pour que les enchères soient ressenties comme un succès de part et d’autre. A la Société Générale, c’est la cellule d’e-sourcing qui aide les acheteurs dans la démarche d’enchères. « Le travail avec les acheteurs se fait en deux étapes », explique Brice Graillot. « Avant l’appel d’offres, nous aidons les acheteurs à identifier les achats qui peuvent faire l’objet d’enchères : une check-list permet de voir si un type d’achat peut se prêter ou pas à enchères. La possibilité d’enchère est mentionnée dans le règlement de consultation. Après clôture de l’appel d’offres, la décision est prise de passer aux enchères ou non, avec la possibilité de faire un tour de négociation avant ou bien d’aller directement aux enchères. Mon équipe travaille en binôme avec les acheteurs pour proposer des stratégies d’enchères et paramétrer l’enchère. » Côté fournisseur, l’accompagnement se fait en deux temps : avant et pendant l’enchère. Un accompagnement qui est souvent fait par le prestataires d’enchères (BravoSolution, par exemple) ou par un help-desk externe, comme à la Société Générale. Celui-ci prend contact avec les fournisseurs pour les former avant l’enchère et les aider pendant l’événement. Il surveille l’enchère et peut gérer différentes situations en cours d’événement, par exemple si un fournisseur se trompe pendant l’enchère ou s’il perd sa connexion. « Nous prenons systématiquement rendez-vous avec les fournisseurs pour leur faire une formation personnalisée consistant dans la répétition de l’enchère avec le paramétrage de l’outil », indique Bruno Pillon. « La formation des fournisseurs préalablement à l’enchère est une étape importante que l’acheteur ne doit pas sousestimer », insiste Gilles Chambon. « Il faut former les gens à démystifier ce qui est derrière le terme d’enchères », recommande Alain Alleaume. « On doit faire comprendre aux fournisseurs que l’enchère est un moyen de communication avec l’acheteur », ajoute Karine Brisset. Pendant l’événement, chaque fournisseur invité à l’enchère doit être assuré d’avoir les mêmes chances que les autres. Ainsi, lorsque le temps de réponse est important, le fournisseur ne doit pas être pénalisé par des temps de vitesse de connexion plus lents. En guise de conclusion provisoire… Brice Graillot se félicite du fait qu’ « il n’y a pas eu de litige suite aux enchères ; elles n’ont pas nuit à la relation acheteur fournisseur. » Selon lui, les principaux bénéfices tirés des négociations par enchères inversées sont : « l’obtention de prix compétitifs proposés par des fournisseurs « short-listés », sur un marché donné et dans le contexte spécifique de l’appel d’offres ; des gains de temps, notamment pour les cas de négociations avec de nombreux lots (attributions par segments, zones géographiques, …) ou lors de négociations récurrentes (plusieurs par an), où nous pouvons industrialiser le processus de négociations ; la connaissance immédiate du ou des vainqueurs en vue de l’attribution. » « Il y a encore beaucoup à faire, du fait du manque de maturité et d’expérience de certains acheteurs, qui pensent que les enchères sont très simples à utiliser, qui parfois n’ont pas connaissance de la loi » estime Bruno Pillon. « La principale difficulté concerne le secteur public, où les contraintes légales rendent l’application des enchères encore plus difficile que dans le privé : on est obligé de tout définir par écrit : les pondérations, les décréments, la durée, etc., ce qui nécessite de décider du paramétrage de l’enchère au stade de l’appel d’offre. » Toutefois, Christian Rey constate une meilleure acceptation des enchères, « liée à une habitude croissante des fournisseurs et à une meilleure pratique du côté des acheteurs. » « L’expérience de ces années m’amène à dire qu’il faut être très clair et très simple dans la présentation de l’enchère aux fournisseurs. La compréhension du mécanisme de l’enchère par les fournisseurs dont être totale », recommande Gilles Chambon. D’où le fait que les enchères combinatoires sont encore extrêmement rares. En effet, les fournisseurs sont souvent très stressés par l’enchère. Pour ne pas augmenter ce stress, l’enchère doit être absolument limpide pour la compréhension des fournisseurs. Ils doivent être rassurés. PRATIQUE : UN SERVICE EN LIGNE ! 3 QUESTIONS A… Hugues Tranchant, sous-directeur des affaires financières et du contrôle de gestion à la Direction générale de l’aviation civile (DGAC) e-Achats Infos : Comment sont organisés les achats à la DGAC ? Hugues Tranchant : La sous-direction des affaires financières et du contrôle de gestion a une vision générale sur tous les achats (hors achats métiers, ayant une composante technique très forte). Les achats sont en cours de réorganisation avec mutualisation sur les services généraux, la cible à moyen terme étant de constituer un pôle achat, en vue d’optimisation : passer de plusieurs marchés au niveau local à un seul marché au niveau mondial. Nous avons commencé par les achats de voyages, qui représentent le premier poste de dépenses de fonctionnement courant, se montant à 15 M€. En effet, la DGAC se déplace énormément pour ses contrôles. e-Achats Infos : Comment avez-vous mis en place cette organisation ? Hugues Tranchant : Jusqu’en 2006 nous n’avions pas de politique voyage, pas d’achat mutualisé, pas de pratiques homogènes, plusieurs agences de voyages, et pas d’optimisation de l’achat. En 2007, nous avons mis en place une politique voyages, arrêté une cible, construit un projet informatique pour les ordres de mission et les notes de frais, et mis en place un site intranet dédié, ainsi qu’un outil d’automatisation et de gestion des notes de frais. Les acheteurs sont reliés par un réseau informatique qui leur permet d’échanger sur les bonnes pratiques. Il existe aussi des échanges par notes de service sur la politique achat à mener pour les années à venir. Nous avons mis en place des relais concernant la politique voyages et l’achat de voyages pour recueillir les demandes, les améliorations attendues, par exemple sur le portail de réservation en ligne. e-Achats Infos : Quel est le gain obtenu ou attendu de ce projet, et quelle suite envisagez-vous ? Hugues Tranchant : Le retour sur investissement a été obtenu en un peu plus d’un an, et nous avons gagné 8 points en 2009 par rapport à 2008, notamment du fait des négociations globales portant sur les dépenses d’achats de voyages. L’utilisation de l’outil est ressentie comme plutôt positive par les agents qui trouvent, pour la plupart, qu’il leur apporte beaucoup en matière de souplesse et de gain de temps ; par les services et les patrons qui disposent désormais d’une vision consolidée ; par les fournisseurs auxquels la mutualisation donne une vision claire. Toutefois, on observe une réticence de la part de certains utilisateurs qui ont dû renoncer à leurs petites habitudes, par exemple bénéficier dans certaines agences de tarifs liés aux contingences locales. Cette expérience d’e-achat de voyages intéresse d’autres administrations de l’Etat, notamment les ministères. En ce qui concerne la DGAC, l’achat de voyage était un des projets d’achat les plus compliqués, en particulier parce qu’il touche de très près les personnels. Il y a beaucoup à gagner avec un tel projet, mais il nécessite un accompagnement fort des agents. CHIFFRES ¾ ¾ ¾ ¾ Les dépenses IT devraient connaître une croissance de +4,6% en 2010 par rapport à 2009, pour retrouver le niveau d’investissement de 2008, à 3 400 milliards de dollars. (source : Gartner) 2010 devrait être propice aux investissements informatiques : les dépenses pourraient dépasser les 1 600 milliards de dollars, soit une hausse de +8,1% par rapport à 2009. (source : Forrester) La progression des abonnements Internet haut et très haut débit a été de +11% en 2009 en France chez les particuliers et les professionnels. Au 30 septembre 2009, notre pays comptait 19,145 millions d'abonnés, soit 1,86 million de nouveaux abonnés, dont 446 000 pour le dernier trimestre. (source : Arcep) La Chine comptait, en juin 2009, 87,88 millions d’acheteurs en ligne, en augmentation de +38,9% par rapport à 2008. (source : Atelier Asie – BNP Paribas) ZOOM SUR… CORPORATE LINX • Activité : éditeur de solution de gestion dématérialisée et collaborative des transactions du cycle achat-règlement (portail Corporate Linx eXchange) en mode SaaS ; étude et accompagnement des entreprises dans la mise en œuvre de tels programmes • Création : août 2008 • Chiffre d'affaires : n.c. (1er exercice comptable publié en mars 2010) • Nombre de collaborateurs : 10 • Principaux dirigeants : Fabien Jacquot, fondateur et président ; Dean Randle, directeur technique ; Eric Peyrard, directeur marketing et stratégie • Quelques clients : grands groupes dans les secteurs de l’industrie, de l’énergie, de la distribution • Credo : aider les grandes entreprises à améliorer les performances opérationnelles et financières de leur Supply Chain et aider les fournisseurs en situation financière délicate • Objectif à moyen terme : devenir le leader européen de la dématérialisation des transactions entre donneurs d’ordres et fournisseurs, et du financement durable Site : www.corporatelinx.com PROJETS D’ENTREPRISE Boss, DoubleTrade Boss, société de conseil en externalisation, spécialisée dans la comptabilité, gestion, finance, a adopté DTS, la plate-forme collaborative sur Internet développée par DoubleTrade, spécialiste de la gestion d’appels d’offres et projets. DTS permet à Boss d’échanger des fichiers avec ses clients PME et TPE et les stocker sur une plate-forme accessible et sécurisée. www.scan-compta.com ; www.doubletrade.com Campenon Bernard Management, Ivalua La Direction déléguée Rhône Alpes Sud, Auvergne, Bourgogne, Franche-Comté de VINCI Construction France (incluant la société Campenon Bernard Management) a retenu la solution Ivalua Buyer pour se doter d’un outil d’e-procurement. L’objectif est d’équiper les chantiers d’un outil performant de gestion des demandes d’achat, des commandes et des réceptions, à partir de catalogues électroniques de produits référencés. A ces modules s’ajoutent la gestion du référentiel fournisseurs, la contrathèque ainsi qu’un tableau de bord achats. Déployé dès le premier trimestre 2010 auprès de 300 utilisateurs (à terme 700) il sera utilisé par les chefs de chantiers, les conducteurs de travaux, les études de prix ainsi que les acheteurs centraux. www.ivalua.com Casino, Generix Dans le cadre d’un vaste programme de réduction des coûts de traitement de ses factures fournisseurs, Casino a retenu la plate-forme Invoice Manager de Generix pour la dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs. Ce dispositif complète l’usage de la facture par EDI déjà très développé par le distributeur. www.generixgroup.com Direction de l’information légale et administrative, b-pack La Direction de l’information légale et administrative (DILA), résultant de la fusion de la Direction des Journaux Officiels (DJO) et de la Documentation française (DF), entrée en vigueur en janvier 2010, a retenu la suite logicielle b-pack Secteur Public. Outre la gestion et le traitement transversal de la chaîne d’engagement de la commande publique, cette solution d’e-procurement gèrera aussi l’ensemble des stocks de l’organisation. L’application b-pack sera interfacée avec le PGI Oracle. Plusieurs centaines de personnes l’utiliseront. www.dila.premier-ministre.gouv.fr ; www.b-pack.fr GFE, Esker La société d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Gestion France Entreprises (GFE) a choisi Esker on Demand (mode SaaS) pour dématérialiser et automatiser le traitement des factures fournisseurs de ses clients. Les données validées par les collaborateurs sont ensuite intégrées automatiquement dans Cegid Expert et associées à l’image de la facture numérisée qui est archivée au sein du portail clients de GFE. www.gfe06.com ; www.esker.fr Media Saturn, Everial Numéro un européen de la distribution de produits électroniques et électroménagers, Media Saturn compte 32 magasins en France et réalise un chiffre d’affaires de plus de 500 M€. Une activité d’achat et de vente qui génère d’importants flux documentaires. L’harmonisation des systèmes d’information et des processus comptables, décidé par la direction du groupe, a imposé à la société, en France, de repenser le processus de traitement des factures fournisseurs. Pour cela, Media Saturn a fait appel à Everial pour la numérisation et l’archivage de ces factures, ce qui a apporté un gain de productivité considérable en supprimant les tâches manuelles, et a permis d’absorber facilement la hausse d’activité des magasins tout en respectant les délais de paiement en 5 jours. www.everial.com Ratp, Deskom La RATP traite actuellement environ 250 000 factures fournisseurs par an, que ce soit des factures avec commande, des factures sans commande gérées via carte d’achat AMEX ou en direct. Afin de simplifier et d’optimiser le traitement d’intégration de ses factures fournisseurs et dans le contexte de la montée de version de son ERP, la régie de transport parisienne a décidé de mettre en oeuvre la dématérialisation fiscale des factures en retenant la société Deskom. «La dématérialisation fiscale de nos factures s’inscrit dans notre démarche d’optimisation des processus pour laquelle nous avons préféré faire appel à un spécialiste» explique Pierre Albin, chef de projet à la RATP. Concrètement, Deskom reçoit les factures électroniques des fournisseurs et procède à la dématérialisation fiscale (contrôle des mentions obligatoires, archivage légal, …), à l’enrichissement des données et à la transmission à la RATP pour intégration dans son ERP. www.deskom.fr Saint-Gobain Vitrage, Itesoft, SAP Saint-Gobain Vitrage, spécialiste mondial de l’industrie du verre a décidé au début de 2006 de dématérialiser les factures de ses principaux fournisseurs au niveau européen. Une approche originale est alors retenue : les factures provenant des fournisseurs majeurs (12% du flux) sont reçues en EDI, tandis que les autres (88% du flux) sont scannées et saisies par un prestataire externe en Irlande. L’ensemble des flux de factures dématérialisées est déversé dans l’outil d’Itesoft pour SAP, afin d’en automatiser le contrôle, la validation et l’intégration comptable dans le mySAP ERP. Pour l’heure, la solution permet de traiter automatiquement les 250 000 factures annuelles de la division Sekurit et les 200 000 factures annuelles de la division Glass. A terme, un déploiement dans 11 pays européens doit être mis en place. www.saint-gobain.com ; www.itesoft.fr E-TRAVEL MANAGEMENT Pour la cinquième année consécutive, l’association professionnelle ACTE (Association of Corporate Travel Executive’s) s’associe à KDS, éditeur de logiciels de gestion des 12 déplacements et des frais professionnels, pour réaliser un sondage sur les grandes tendances du voyage d’affaires et en particulier sur l’impact du développement durable sur cette industrie. L’enquête ACTE – KDS mesurera notamment les effets sur le secteur de la crise économique mondiale, les tendances en matière de dépenses des entreprises et la portée de leurs initiatives développement durable en matière de déplacements professionnels. Les résultats seront analysés et publiés lors du « Business Travel and Meetings Show » (BTMS) à Londres, les 9 et 10 février 2010. www.acte.org ; www.kds.com Dans le cadre de sa nouvelle organisation mondiale, American Express Voyages d’Affaires confie à Eric Audoin la direction générale France. Il a intégré la société en 2006, en tant que vice-président direction commerciale. www.americanexpress.fr/voyagesdaffaires Carlson Wagonlit Travel France (CWT), spécialiste des voyages d'affaires en France et dans le monde, a fait le choix d'Accelya, éditeur de la solution de dématérialisation des factures Clear’Invoice, pour mettre en place et déployer le projet de dématérialisation fiscale des factures envoyées aux entreprises de toutes tailles. Les grandes entreprises clientes de CWT France se voient proposer deux types de solutions selon leur maturité en termes de facturation électronique : soit l'interopérabilité avec une plate-forme de dématérialisation de factures déjà en place, soit un package complet pour les entreprises non-équipées. Cette dernière solution s’adapte au format de données, intègre l’archivage à valeur probante des factures pendant 10 ans et l’accès aux originaux de factures depuis le portail Clear'Invoice. Ces factures sont dématérialisées fiscalement en un format structuré, selon l'article 289 bis du Code Général des Impôts. Nouvelle étape en 2009 : CWT France souhaite aller vers le « zéro papier » pour tous ses clients. Accelya lui propose le service « déploiement massif » avec la dématérialisation fiscale des factures en PDF signé - selon l'article 289 V du Code Général des Impôts -, l'archivage à valeur probante pendant 10 ans, l'envoi des factures par e-mail, l'accès aux originaux depuis le portail, mais aussi et surtout un travail commun avec Accelya pour la qualification des clients, ainsi qu'un ensemble d'outils marketing et de formation pour le déploiement du service. www.carlsonwagonlit.fr ; www.accelya.fr AGENDA 15-18 février : Mobile World Congress, Barcelone (Espagne) www.mobileworldcongress.com 16 février : Petit-déjeuner débat « SRM, Achats Responsables, Gestion du changement …Quelles attentes des donneurs d’ordres et propositions des acteurs du marché ? » Retour sur l’étude annuelle de l’offre et de la demande en solutions de e-Achats. Pôle Universitaire Léonard de Vinci de Paris-La-Défense (9h00-10h30). Plusieurs grands témoins, grandes entreprises utilisatrices et éditeurs de solutions débattront autour des résultats de l’étude e-Achats 360°. Denis Bogeat : Chef de projets SI Achats du Groupe L’Oreal Michel Dupart : Directeur des Achats Indirects du Groupe Neopost Daniel Amzallag : Directeur Marketing et Communication de Ivalua Patrick Chabannes : Directeur Général délégué de Synertrade Vous trouverez plus de détails sur l’organisation de ce débat en téléchargeant l'invitation gratuite à cette adresse. Inscription gratuite (dans la limite des places disponibles) à [email protected] 13 18 février : Forum des télécommunications, www.forumdestelecommunications.fr Paris Porte de Versailles 9-11 mars : Solutions Ressources Humaines, e-Learning Expo – Paris Porte de Versailles www.solutions-ressources-humaines.com 11 mars : Colloque « Code des marchés publics : actualité juridique, techniques d’achat, politiques publiques et développement durable », UGAP, en partenariat avec la DILA et le Forum pour la gestion des villes – Les Espaces Antipolis à Sophia Antipolis – Nice www.ugap.fr 16-18 mars : Solutions Linux Open Source, Paris Porte de Versailles www.solutionslinux.fr 18 mars : Conférence « Les risques aux achats », CDAF Nord Pas-de-Calais Picardie, Lesquin www.cdaf.fr FORMATION Améliorer la qualité des achats : les enchères au service de la fonction achats - Acxias 2 sessions : 18 mars et 15 avril, Paris Les sessions d’une demi-journée mettront en évidence les facteurs-clés de succès de l’utilisation des méthodes et outils d’enchères, préciseront leur contribution à l’amélioration de la qualité au sein des services achats, et permettront aux participants de pratiquer par eux-mêmes plusieurs événements d’enchères réalistes. En complément de la formation, chaque entreprise participante bénéficiera d’un support du conseil Acxias pour l’organisation d’un événement e-sourcing (RFx – enchères) en situation réelle au sein de son entreprise. www.acxias.com Prise de parole en public, éloquence et conviction » (3e édition) – 17 & 18 mars 2010 (Hôtel St-James & Albany – Paris 1er) - Comment bien faire passer ses messages-clés et convaincre ses interlocuteurs ? Deux journées de formation pour maîtriser la prise de parole en public (en présentation clientèle, dans les salons professionnels, en communication interne, sur les WebTV, en visioconférences...). Basée sur des exercices, des jeux, des mises en situation filmées puis rejouées, cette formation prépare l'orateur sur le fond (comment bien préparer son texte ? Que faire des slides ?) comme sur la forme (performance physique, survivre aux 3 premières minutes, gérer le temps qui passe, affronter la salle et ses questions, etc.). A noter : deux autres sessions sont prévues pour cette même formation : 7 & 8 juillet ; 16 & 17 novembre 2010 www.groupesolutions.fr/documents/plaquette_parole_2010.pdf PUBLICATIONS Guide de la facture électronique, publication de la Fédération nationale des tiers de confiance – www.fntc.org Baromètre 2009 des achats de conseil en management, publication de Syntec Conseil en Management. « Le baromètre 2009 pointe des divergences persistantes entre acheteurs et consultants. En ligne de mire : la crise qui amplifie les tensions entre les deux parties. Nous sommes loin du baromètre 2007, alors porteur d’optimisme… », a déclaré Jean-Luc Placet, président de Syntec Conseil en Management. www.syntec-management.com 14 SITE www.cleep.org : le Comité de liaison pour les échanges électroniques professionnels est une association qui a pour vocation de rassembler les acteurs autour des outils, méthodes et processus d’échanges électroniques professionnels et de dématérialisation dans le cadre de l’économie numérique. Les domaines concernés de ce pôle d'expertise sont multiples : échanges commerciaux au plan national et international, échanges liés aux achats publics, échanges entre services publics, citoyens et entreprises, facilitation des audits et expertise des solutions apportées PROCHAINS DOSSIERS A PARAÎTRE DANS E-ACHATS INFOS Mars 2010 : Relocalisation des achats : mythe ou réalité ? Avril 2010 : Spécial « Formation aux métiers des e-achats » Mai 2010 : Construire, exploiter et faire évoluer un SI Achat Vous souhaitez témoigner dans ces dossiers, attirer notre attention sur une expérience, une offre, un service ou autre ? Utilisez l’adresse mail de la rédaction : [email protected] ¾ VOUS SOUHAITEZ ABONNER GRATUITEMENT UN COLLEGUE, CLIENT OU FOURNISSEUR A CETTE LETTRE : [email protected] (Dans la zone « objet », tapez : NEWSLETTER + son adresse e-mail) ¾ VOUS SOUHAITEZ DIFFUSER GRATUITEMENT CETTE NEWSLETTER SUR VOTRE INTRANET OU VIA VOTRE PORTAIL ACHAT : demande d’autorisation légale à [email protected] (Dans la zone « objet », tapez : DIFFUSION + vos coordonnées pour contact direct) ¾ VOUS SOUHAITEZ PUBLIER UNE ANNONCE D’OFFRE OU DE RECHERCHE D’EMPLOI DANS LE DOMAINE DES ACHATS, DES SERVICES ET TECHNOLOGIES ASSOCIEES : rédiger votre texte directement sur le site www.eachats.fr, rubrique « Talents e-Achats » ¾ VOUS SOUHAITEZ VOUS DESABONNER : [email protected] (Dans la zone « objet », tapez : DESAB+ votre adresse e-mail) © 1ER TRIMESTRE 2010 Directeur de la publication : Sylvain ARQUIE Rédacteur en chef : Philippe GRANGE (Faits & Chiffres) Rédaction : Claire REMY, Ph. GRANGE e-Achats Infos est une publication de la société INFOPROMOTIONS, 97 rue du Cherche-Midi, 75006 Paris Tous droits réservés. Nos coordonnées (pour nous transmettre vos informations, commentaires ou questions) : [email protected] 15