N°63 - Mars 2006

17e année - Numéro 63 - Mars 2006
ECHOS DES COMMUNES
Pétange
Inauguré en septembre 2005 le nouveau Biergerzenter (Office des citoyens) de Péiteng se structure
comme un véritable portail ouvrant un accès direct vers l'ensemble des services administratifs de la commune. Avec cette nouvelle infrastructure l'Administration communale veut remplir son devoir de service
et d'information envers la population avec un maximum d'efficacité.
Roland Breyer, échevin
Quelle est la motivation politique pour créer le Biergerzenter ?
dre place dans les discussions et
être davantage impliquée.
Roland Breyer, échevin en charge
des relations publiques, explique
comment un tel concept a vu le
jour. Au fil du temps la "gestion
politique" a évolué. Au début des
années 70, alors qu'il était au
Conseil Communal, la politique
était une affaire réservée aux
élus, avec peu d'implication des
citoyens. Le plus souvent les réunions se tenaient dans un bâtiment clos où rien ne filtrait. Peu
à peu la population a voulu pren-
Aujourd'hui il n'est plus concevable de gérer une commune
sans dialogue avec les citoyens,
sans rendre la politique transparente. La configuration de la nouvelle annexe avec ses larges baies
vitrées reflète cette volonté de
s'ouvrir vers l'extérieur. Roland
Breyer insiste sur le parallèle à
faire avec le business : ici la commune est une entreprise de services où le client (donc le citoyen)
est roi.
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Pétange
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Où est passé notre
paperless office?
Avantages
Cette réalisation du Biergerzenter a impliqué pas mal de
chambardements dans l'organigramme de la commune. Tous les
services ont été repensés dans
l'optique d'accueillir au mieux le
citoyen, de lui offrir une efficacité
maximale dans le traitement de
sa demande.
Les avantages sont très nets.
Lors de son arrivée le citoyen a
un contact direct avec une
hôtesse, qui écoute sa question.
Suivant le cas une explication est
donnée, un formulaire est remis.
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Gérer le courrier
indésirable sous Outlook
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ECHOS DES COMMUNES
La nouvelle annexe avec ses baies vitrées reflète la volonté de s’ouvrir vers l’extérieur
Le cas échéant la personne de
l'accueil l'oriente dans les actions
administratives nécessaires, elle
lui indique le service concerné et
si nécessaire le fait patienter
(avec un système organisé de
numéros) dans la salle d'attente
spécialement aménagée. Cet
espace d'accueil est équipé de
sièges confortables, d'un PC avec
accès Internet, de quelques boissons, d'un coin pour enfants avec
une TV silencieuse car pourvue
d'écouteurs. D'un seul coup le
désagrément des files d'attente
bruyantes a disparu.
Grâce à la nouvelle organisation
80% des demandes des habitants
sont traitées sur un même site.
Quelle différence avec le passé !
Auparavant les services étaient
disséminés aux différents étages
de la maison communale. La disposition des lieux (comme les
anciennes cabines téléphoniques
du Bureau de la population)
rendait les contacts froids et
pesants entre le citoyen et les
fonctionnaires.
Les habitants trouvent aujourd'hui un aménagement intérieur
complètement revu : des comptoirs de service accueillants et
suffisamment espacés les uns des
autres permettent d'offrir un contact convivial avec la population
tout en respectant l'aspect de confidentialité.
Ces avantages sont appréciés par
la population.
De plus la réorganisation des
services permet une communication plus effective entre les différents
fonctionnaires.
Les
entités administratives ne sont
plus nichées les unes à côté des
autres, il existe entre elles une
grande interactivité qui donne
des retombées positives. Un bel
exemple est le "Guide du citoyen".
Cette idée existe depuis quelques
temps mais elle était irréalisable
à mettre en oeuvre car les informations étaient trop clairsemées
et la coordination d'un tel travail
n'était pas assignée à un service
défini.
Le parcours du citoyen passé
à la loupe
L'idée de base du Biergerzenter
est de regrouper tous les services
qui ont pour mission principale la
relation avec le citoyen, le client.
En pratique celui-ci arrive au
bureau d'accueil, compétent
pour écouter les demandes,
fournir un maximum de renseignements et divers formulaires de base. Si nécessaire le
client passe au Front Office où
différents fonctionnaires y traitent toutes les questions relatives
au Bureau de la population
(changements d'adresse, certificats, cartes d'identité, vignettes
pour le parking résidentiel…).
Dans certains cas il a affaire au
Back Office qui regroupe toutes
les formalités touchant à l'Etat
civil et indigénat. Dans ce cas, vu
le caractère plus personnel des
entretiens, le client est reçu dans
des parloirs individuels, à l'abri
des regards.
Ces trois unités sont installées
depuis septembre 2005 dans la
nouvelle annexe de l'hôtel de ville.
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ECHOS DES COMMUNES
Tous ces services directs forment
la partie visible du Biergerzenter.
Ils sont complétés par un service
indirect composé de trois entités.
Premièrement, les sociétés
locales et les festivités sont le
reflet des manifestations locales
et des activités qu'il est possible
d'entreprendre
dans
divers
domaines (famille, jeunesse, 3e
âge, sports, culture, tourisme,
environnement…). C'est la vie de
la commune.
En second lieu, la section informatique est la cellule qui
analyse et intègre les différents
outils informatiques (PC, serveurs, imprimantes, scanners,
logiciels bureautiques et informatiques, programmes de gestion
communale, pages Web et
Intranet…) pour gérer de
manière efficace et moderne
l'ensemble de l'Administration
communale.
Troisièmement, les Relations
publiques sont là pour relater
tout ce qui se fait dans la commune. Différents outils performants (brochures, bulletin de
liaison, site Internet, canal info
de la commune sur la TV…) permettent d'offrir à chaque habitant une vue transparente sur
l'action politique et les différents
services offerts. De cette manière
le citoyen peut participer à la vie
communale en client averti.
Le parcours du citoyen prend
aussi souvent le cap du service
écologique pour toutes les questions afférentes aux poubelles
(verte, noire, brune) et aux compteurs d'eau. Il passe aussi par la
recette pour régler toutes les
opérations de paiement : sacs
poubelles (environ vente mensuelle de 360 paquets), factures…
Enfin certaines questions concernent directement le service scolaire : inscriptions à l'école, cantine, transport scolaire, cours de
l'école de musique, subsides scolaires…
Actuellement ces trois départe-
Margot Pettkus-Klasen, chef de département Office des citoyens
ments sont disséminés dans le
bâtiment communal. Prochainement le service écologique et la
recette prendront place tout près
du Biergerzenter. Ainsi toutes les
opérations administratives à
faire pour un changement d'adresse se dérouleront au même
niveau de la maison communale.
Le service scolaire restera installé au 1er étage.
Centraliser et décentraliser
L'idée originale de ce parcours est
double. D'une part l'administration souhaite regrouper les
agents de plusieurs services en
un seul endroit. C'est pratique et
confortable pour le citoyen.
D'autre part cette nouvelle organisation laisse à chaque service
ses compétences spécifiques.
Quelques exemples permettront
de mieux comprendre. Un habitant est préoccupé par une question autorisation de bâtir. Tout
renseignement général sera
donné par le bureau d'accueil du
Biergerzenter. Par contre toute
information relative aux réglementations, plans, construction…
sera fournie par le service technique.
Une nouvelle famille souhaite
inscrire un enfant à l'école. La 1e
démarche se fait au Biergerzenter pour l'inscription à la commune ; ensuite le client se rend
au service écologie pour les questions des compteurs d'eau et sacs
poubelle ; enfin le service scolaire
sera le mieux à même de répondre à toute question précise :
quelle classe l'enfant rejoindra ?
Quel est l'horaire des cours ?
Qu'en est-il du transport scolaire,
de la cantine…
Ces exemples montrent clairement la volonté de vouloir centraliser certaines questions routinières tout en laissant la responsabilité aux différents services de
traiter toutes les questions particulières. Le service concerné reste
de toute évidence celui qui fournira les meilleurs conseils pour
toute question spéciale. C'est lui
qui garde la meilleure compétence dans ses matières propres.
Si par exemple un habitant
demande une poubelle, la question relève du service écologie.
C'est le point de contact adéquat
pour le client pour recevoir les
meilleures informations utiles. Le
type de poubelle convient-il au
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ECHOS DES COMMUNES
Les anciennes cabines téléphoniques, quel contraste avec le Biergerzenter
ménage ? Quel est l'horaire des
collectes spécifiques ? Quelles
sont les possibilités de recyclage ?...
Cette solution du Biergerzenter
diffère du Biergeramt car dans ce
cas tous les services sont davantage fusionnés. L'habitant a un
point de contact, spécialisé dans
diverses matières, et ce guichet
unique se charge de relayer les
différentes opérations à exécuter.
Le Biergerzenter convient mieux
pour Pétange. C'est une localité
de dimension moyenne qui
compte 5563 ménages soit 14712
habitants. La population est composée de 58,4% de Luxembourgeois et 41,6% d'étrangers
(36% provenant de l'UE, 5,6%
venant des autres états), ceux-ci
forment une mosaïque de 80
nationalités.
Ce facteur taille permet à la commune de maintenir une organisation administrative avec un contact direct et personnalisé avec
ses habitants. De plus le nombre
d'effectifs en personnel ne permet
pas de muter facilement un fonctionnaire d'un service vers un
autre, d'assurer le remplacement
des congés et absences.
Un changement en profondeur
Cette organisation axée sur l'écoute du citoyen, l'accueil et l'efficacité des services ne sont pas le
résultat du hasard.
En 2000 le nouveau Collège
Echevinal a l'idée de lancer un
guichet unique. Les édiles politiques ont entamé des discussions
avec les différents services concernés pour discuter la base de ce
projet en vue de la constitution
d’un nouvel organigramme.
En 2003 Margot Klasen est chargée d'étudier la faisabilité du projet.
Margot mène une analyse
rigoureuse dans chaque département en pleine concertation avec
les différents responsables. Elle
passe en revue chaque demande
du citoyen pour déterminer son
traitement le plus adéquat.
D'abord aux services Population,
Renseignements et Etat-civil elle
veut cerner l'impact du travail de
base à assumer. Ensuite elle
recense les travaux effectués par
les autres services (Recette,
Service écologique, Service scolaire) ayant une forte relation
directe avec le client.
Très vite il apparaît nécessaire de
remettre certaines tâches à une
autre place dans l'organigramme
de la commune, avec l'appui politique il est opportun de simplifier
plusieurs procédures administratives au risque de modifier certaines règles habituelles (comme
par exemple supprimer les taxes
de chancellerie).
Courant 2003 un nouvel organigramme voit le jour avec pour
chaque département une description détaillée des différentes
tâches.
Ensuite Margot poursuit le dialogue avec chaque service concerné pour voir dans les différents travaux la part qui peut
être traitée de manière centralisée à l'accueil du Biergerzenter
et celle qu'il importe de laisser
dans le service concerné.
J. Wagener (Back Office)
Peu à peu la conception administrative du Biergerzenter se dessine. L'idée du guichet unique se
transforme en Office des citoyens,
car cette structure allie accueil,
rapidité du service, modernité et
elle maintient la qualité d'un service personnalisé grâce au travail
d'équipe de tous les agents communaux. Le Conseil communal
vote le 12 juin 2003 l'organigramme des ressources humaines.
L'idée du Biergerzenter est acceptée.
Les défis pour rendre la commune plus transparente
Offrir le meilleur service au client
grâce à un service direct, créer
une organisation administrative
efficace qui informe les habitants,
voilà un premier défi.
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ECHOS DES COMMUNES
En même temps un deuxième défi
est lancé. La commune souhaite
revoir la conception intérieure de
ses locaux. Une équipe de fonctionnaires et d'édiles communaux
suivent de près le projet d'aménagement. Ils explicitent les
besoins pour faire évoluer la conception du nouvel espace vers un
lieu qui reflète la transparence, la
convivialité, l'efficacité. En octobre 2003 la première pierre de la
nouvelle annexe est posée. Grâce
au dialogue constructif avec l'architecte d'intérieur la conception
des locaux répond vraiment aux
objectifs fixés.
L'informatique au cœur du
Biergerzenter
Comment peut-on en pratique
organiser, mettre à jour, partager
et en même temps centraliser un
nombre impressionnant d'informations ? En réponse à cette
question Péiteng a opté pour la
solution d'un intranet, gérée par
le service informatique.
Les bureaux du Biergerzenter offrent un contact convivial et personnel
Les responsables de l'intranet
surveillent aussi les mises à jour
à effectuer. Si nécessaire le
département concerné intègre
dans le document ad hoc toutes
les modifications, il le transmet
Francine Gaspar, responsable du Front Office
L'intranet a la même apparence
qu'un site Internet. Bien entendu
l'intranet est un réseau privé
accessible seulement en interne
pour le personnel de la commune,
le Collège et le Conseil communal.
L'intranet rassemble toutes les
informations généralistes.
Chaque département transmet
au service informatique : les formulaires, règlements, adresses
utiles, planning des présences…
ensuite au service informatique
qui met le fichier actualisé sur
l'intranet.
Ces informations sont particulièrement utiles pour le Bureau
d'accueil mais également pour
toutes les personnes internes à la
commune qui y trouvent une
mine d'informations.
Le logiciel MS Outlook joue
aussi un rôle important. A côté de
l'aspect messagerie universelle-
ment connu, Péiteng travaille
avec les calendriers communs.
Un calendrier reprend les
Commissions consultatives. C'est
très utile d'avoir le planning
général pour fixer au mieux les
dates de réunion, de cette
manière les politiciens membres
de plusieurs Commissions ne se
retrouvent plus avec une même
date de réunion pour deux
Commissions différentes. Un
autre calendrier mémorise les
réunions et congé du Collège
échevinal. C'est précieux car pour
les votes, il faut un certain quorum de présence.
Outre les calendriers communs
Péiteng centralise plusieurs carnets d'adresse.
Chaque dossier Outlook est configuré de telle manière que certains ont seulement des accès
pour lire les informations tandis
que d'autres ont des permissions
pour créer et modifier les éléments.
Les fichiers internes sont localisés sur un serveur. Chaque
département a son disque
(virtuel) propre et l'ensemble de
la commune dispose d'un espace
commun. A cet endroit on y trouve
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ECHOS DES COMMUNES
cadre
juridique
(signature
électronique) pour la confirmation
on-line. Ces documents concernent diverses demandes pour la
construction et le logement, les
primes et subsides, le parking
résidentiel, les sociétés locales…
Bien sûr à côté des services Web
Péiteng maintient un canal d'information presse et TV.
L'informatique un peu, beaucoup, passionnément…
Serge Breyer, Roger Jung, Martine Clement
notamment la liste des nouveaux
textes du Mémorial. Ceux-ci sont
scannés par le Secrétariat central
et les raccourcis vers ces informations sont envoyés à chacun qui
peut vérifier si les nouveaux
textes concernent sa matière de
travail. Des informations de
presse sont également centralisées sur cet espace public.
Les procédures de backup et de
maintenance des disques sont
rigoureusement suivies par
Automation Center.
En outre les fonctionnaires travaillent avec le logiciel SIGI
Gescom (gestion communale) et
les applications bureautiques
courantes. Divers documents de
base sont centralisés dans des
modèles MS Word, qui offrent un
lay-out personnalisé pour les
documents traitement de texte.
Les services Web
Le site Internet communal est un
merveilleux outil d'information
qui assure aussi une transparence de la politique locale. Les
points favoris des citoyens se
tournent vers l'agenda et les photos d'actualité.
L'information est rapidement
publiée. Ainsi lors de certaines
activités spéciales, comme les
classes de neige par exemple, les
professeurs prennent des photos
numériques, les chargent sur un
portable, ils transmettent ces
images par mail au service
Relations publiques, qui les
publie sur le Web. Comme c'est
agréable pour les parents de suivre en direct le séjour en montagne de leurs enfants.
Via Internet certains actes et certificats sont souvent commandés :
actes de naissances, de mariages… certificat de résidence, de
composition de ménage… Chaque
demande est dirigée vers le service spécifique qui prépare le document et l'expédie à la personne
concernée qui reçoit le papier sans
aucun dérangement pour elle.
D'autres formulaires peuvent
être téléchargés en format PDF,
ils sont remplis par l'habitant et
renvoyés à la commune car pour
l'instant il n'y a pas encore de
En conclusion de ce reportage l'échevin Roland Breyer nous partage une confidence. A la question de savoir en quoi l'informatique est une merveille, il insiste
sans hésiter sur les perspectives
presque illimitées qui sont offertes dans ce domaine, tant en
photo, en PC, en matière de communication… A contrario si on lui
demande ce qui lui déplaît le plus
dans l'informatique il évoque le
conflit qui existe entre les possibilités théoriques d'un produit,
largement vantées dans les publicités, et la difficulté de les mettre
en oeuvre. En effet le plus souvent il ne suffit pas d'acheter un
matériel et de le brancher. Il y a
toute une technologie sous-jacente, souvent très technique, qu'il
faut connaître pour assurer un
fonctionnement harmonieux. Et
c'est là qu'intervient AC.
L'organisation
informatique
d'une commune est souvent comparée à un iceberg. L'utilisateur
profite des divers programmes et
équipements installés, sans se
soucier des contraintes techniques qui existent entre les différents composants matériels et
logiciels. Cette partie invisible
représente pourtant la majorité
de l'iceberg.
L'idée est fort similaire dans l'organisation d'un Biergerzenter où
le public profite d'un service efficace et personnalisé avec sa commune. Celui-ci repose aussi sur
tout un édifice soigneusement
élaboré.
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EQUIPEMENTS MFP
Où est passé notre paperless office?
Paperless office… le bureau sans papier ? Tout le monde en parle (en a parlé ou en a rêvé). La réalité est
tout autre.
Bien que beaucoup d’informations passent sous forme électronique (e-mail, Web, fichiers divers), les
volumes imprimés n’ont cessé d’augmenter.
Benoît Verlaine fait le point sur les imprimantes multifonctionnelles
Il suffit pour s’en convaincre de
suivre la croissance de la consommation de papier. Selon le CERIG
(organisme français du Centre
d'Etudes et de Ressources des
Industries Graphiques), la demande mondiale de papier pour
impression et écriture a augmenté de 4,4% l'an sur la période
1970-2000. Pour les années 2000
à 2010 une croissance de l'ordre
de 3,1% est prévue.
Tout ce qui concerne la gestion
des documents absorbe en moyenne 15% du temps du personnel.
Au total, celui-ci passe près de
40% de son temps sur papiers
imprimés. Alors qu’on investit à
juste titre beaucoup de temps et
d’efforts pour optimiser les éléments de l’infrastructure informatique, il est étonnant de constater à quel point la gestion et
l’impression des documents
sont reléguées au second plan. La
question de l’impression reste
bien actuelle et représente un facteur de coût et/ou d’efficacité non
négligeable.
Dans ce domaine, deux approches
s’affrontent. D’une part les partisans de l’économie d’échelle.
Ceux-là pensent qu’en centralisant les impressions sur d’énormes machines, on diminue les
coûts. C’est une approche qui ne
tient pas compte des distances et
du temps passé pour se procurer
les documents à l’autre bout du
bâtiment.
D’autre part il y a les partisans
du Small is beautiful ! Ceux-là
sont persuadés au contraire que
des petites imprimantes locales
(imprimante à jet d’encre connectée en USB) sont la solution la
plus économique et confortable.
Là encore il a fallu déchanter. Le
prix des consommables (têtes
d’impression jet d’encre notamment) et l’augmentation de coûts
de support ont considérablement
pesé sur cette approche.
L'expérience de AC dans les communes montre que les utilisateurs recherchent la performance
et la flexibilité. Grâce au partage
des équipements mis sur le
réseau, le fonctionnaire utilisera
en fonction de ses besoins une
imprimante locale (pour imprimer ses lettres sur papier à entête avec les armoiries communales) ou une imprimante couleur
(pour créer une composition plus
artistique) ou une grosse imprimante (pour diffuser un message
à la population)…
Mais alors face à cet exemple type
comment aborder cette question
de manière rationnelle ?
Pour répondre à cette interrogation, ACtuell a rencontré Benoît
Verlaine, system engineer chez
AC, spécialisé dans le domaine de
l’impression.
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EQUIPEMENTS MFP
Comment réduire activement votre volume de papier grâce à
une MFP ?
Rappelons tout d'abord l'intérêt d'utiliser des fichiers plutôt que du
papier. Cette solution offre plusieurs intérêts : rapidité, moindre coût,
facilité d'effectuer des mises à jour, qualité du document, accélération de
la diffusion et du traitement de l'information…
Dans ce but il est primordial de bien jouer avec la polyvalence des fonctions MFP.
■ Scan to e-mail
De quoi parle-t-on ? Sur quelle
base peut-on déterminer les
besoins ?
Pour savoir comment (avec quelle
machine) imprimer, dit Benoît, il
faut d’abord savoir ce qu’on veut
imprimer. Il est typique de voir
des imprimantes A3 utilisées à
plus de 95 % pour du A4. Or le
prix d’une imprimante A3 est
plus du double d’une A4.
L’impression A3 doit donc être
centralisée. L’utilisateur peut se
déplacer pour aller chercher son
grand format pour les quelques
fois où cela se présente.
Savoir ce que les utilisateurs
impriment est une clé essentielle
pour déterminer les types d'équipements nécessaires. Un logiciel
spécial (Web Jetadmin) installé
sur la station de contrôle (station
insight manager) peut comptabiliser le comportement d'impression des utilisateurs : nombre de
copies, format d'impression,
pages couleur - noir et blanc,
impression lancée à partir de
quelles applications bureautiques, impression demandée par
quel service communal…
Ces rapports générés par le logiciel de gestion des imprimantes
vont aider à déterminer claire-
Vous pouvez scanner un document (c'est-à-dire le numériser et le convertir en fichier numérique) et ensuite l'envoyer par mail aux destinataires
(en interne à la commune ou vers l'extérieur). Le format du document
scanné peut être en PDF ou en format de traitement de texte ou en JPEG
pour les photos et images.
Les adresses mail internes (c'est-à-dire les personnes reliées au réseau)
sont directement reprises du serveur Exchange, d'autres adresses peuvent être importées par la MFP. Cette manipulation de transfert de données peut se faire avec l'aide de AC. Il est également possible de sauvegarder les adresses au fur et à mesure des envois.
De plus sur tous les modèles MFP (même ceux en noir et blanc) la
numérisation se fait toujours en couleur.
Un exemple pratique d'utilisation : les bons de travail d'un chantier peuvent être envoyés par le Secrétariat central au département concerné,
peu importe la distance géographique qui sépare ces deux services. Si le
document est en couleur, cette caractéristique importante ne se perd pas
lors de l'envoi.
■ Scan to fax
Bien que le fax soit de moins en moins utilisé, la machine MFP combine
toutes les fonctionnalités pour envoyer et recevoir des fax.
■ Scan to copy
Le MFP remplace avantageusement un copieur traditionnel. Il offre en
plus diverses possibilités intéressantes : scanning en couleur, copie
recto/verso en un seul passage (en effet la plupart des appareils peuvent
scanner les deux faces du document en même temps).
Dans les communes certains services souhaitent marquer le document
copié avec un texte précis (du style Confidentiel, Usage interne…). Le
MFP vous permet de choisir le texte en filigrane qui sera ajouté lors du
scan to copy.
■ Scan to file éventuellement avec OCR
Le scan to file transforme l'information captée en image. L'OCR transforme cette image en données, qui peuvent être traitées par l'utilisateur
dans une application bureautique (MS Word, MS Excel…). L'OCR
(Optical Recognition Caracter) est l'opération qui convertit de grandes
quantités de texte imprimé (y compris des tableaux) en un fichier convivial.
Imaginez une facture dont il faut reprendre certains montants et libellés
qui devront ensuite être globalisés. Le MFP fera ce scan to OCR ; l'utilisateur reprendra ensuite ce document dans MS Excel pour faire ses calculs. Par après si nécessaire le fichier sera envoyé.
La fonction scan to file sert aussi souvent à l'archivage. Certains documents arrivant à la commune sont scannés et ensuite classés.
Le scan to file peut éventuellement se combiner avec un logiciel spécifique de traitement de courrier. Dans ce cas certaines tâches à exécuter
par l'un ou l'autre service sont associées au document.
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EQUIPEMENTS MFP
Comment gérer les appareils ?
La polyvalence des fonctions de la 4345 MFP
ment quels sont les besoins d'impression.
polyvalence en scannant, en
imprimant, en copiant et en télécopiant.
Faut-il toujours imprimer ?
Une imprimante va aussi servir à
ne pas imprimer. Cela c’est plus
surprenant. De plus en plus, AC
installe des modèles MFP pour
multifonctions (voir encart).
Ceux-ci sont équipés d’un scanner
que nous allons utiliser de plusieurs façons : scanner le document pour l'envoyer par mail ou
éventuellement par fax, ou encore
pour effectuer un traitement de
copie.
Et les photocopieurs ?
Quelles sont les fonctionnalités
principales d'une multifonction ?
Le choix du traitement se pose :
faut-il imprimer en un ou plusieurs exemplaires ou est-il plus
opportun de diffuser le document
par mail. Ce sera souvent le cas
pour des papiers en interne.
Une imprimante multifonction
offre une série d’avantages : elle
imprime, faxe, copie, scanne,
envoie par e-mail. Faut-il pour
autant en faire un standard ?
Certainement pas. Ce serait une
erreur de vouloir remplacer toutes les imprimantes par des
modèles multifonctionnels.
Restons logique : lorsqu’un
copieur sert exclusivement à
copier pendant plus de 90% du
temps, le copieur autonome reste
la solution la plus économique. La
multifonction ne se justifie que si
l’on exploite effectivement sa
La difficulté consiste aussi à
savoir choisir entre une imprimante, une multifonction et un
copieur. Aujourd'hui le volume à
imprimer est devenu nettement
supérieur au volume à copier. On
estime le rapport à 80% pour l’impression contre 20% pour la copie.
C’est compréhensible. De plus en
plus de documents existent sous
forme électronique.
Certaines habitudes appartiennent donc au passé ! Inutile d'imprimer une lettre pour la photocopier ensuite, inutile de dupliquer
des avis pour tout le personnel de
la commune pour les classer
ensuite dans les différents bacs
courriers. Ces manières de faire
sont gourmandes en temps et en
énergie. Il est possible aujourd'hui d'allier dans le travail
confort, simplicité et rapidité.
Lorsque l'infrastructure est mise
en place en fonction des besoins
des utilisateurs, plusieurs outils
permettent de gérer facilement ce
parc.
A côté de Web Jetadmin, logiciel
qui audite le trafic des impressions, il y a Easy Printer Care.
Cet outil veille à assurer un bon
suivi des imprimantes. En fonction des paramètres définis l'utilisateur reçoit différentes alertes :
par exemple, les bourrages de
papier, le remplacement des cartouches : quand le toner est en fin
d'usage un message signale qu'il
est temps de faire une commande
de toner et mentionne les références exactes du produit…
Quelle est l'importance de l'intégration ?
Lorsqu’on sait ce que l’on veut (ou
ne veut pas) imprimer, il faut
prendre du recul pour avoir une
vue d’ensemble du parc d’imprimantes et s’assurer de la parfaite
intégration au réseau informatique. La solution sera modulaire
(chaque élément doit faire la
tâche souhaitée), intégrée (c’està-dire en harmonie avec son environnement réseau et informatique) et standardisé (compatible
avec les standards requis par les
applications, compatible avec les
grandes familles de consommables…).
Quels sont les modèles retenus
dans la gamme HP ?
AC retient principalement trois
modèles. Rappelons brièvement
les caractéristiques principales
de chacun d'eux.
HP 4345 MFP
C'est un MFP format A4 offrant
une polyvalence pour imprimer,
copier, numériser vers e-mail,
télécopier. Un panneau de commande convivial à écran tactile
offre une interaction facile avec
l'appareil.
10
EQUIPEMENTS MFP
Quelques caractéristiques pour
l'impression et la copie :
■ un débit de 43 pages par
minute ;
■ une capacité totale d'alimentation de 2100 feuilles avec un
maximum de 4 bacs ;
■ noir et blanc pour l'impression
mais équipé d'un double scanner couleur ;
■ un accessoire permet l'impression recto/verso automatique ;
■ possibilité d'impression avec
agrafage.
Cet équipement passe-partout
d'un prix abordable remplace
avantageusement une imprimante noir et blanc, un copieur,
un fax, un scanner. Il est déjà
utilisé avec satisfaction dans un
bon nombre de communes.
HP 4370 MFP
Cet équipement traite le format
A4. En plus des fonctionnalités
offertes par le modèle précédent il
permet l'impression couleur. Le
débit est de 30 pages par minute.
HP 9500 MFP
Cet appareil offre encore davantage de possibilités. Il prend en
charge le format A4 et A3, l'impression en couleur. Il offre
plusieurs options de finition,
notamment l'agrafage, le pliage,
la création de livret A4 et A5.
Vous avez encore des questions ?
Vous souhaiteriez avoir une
démonstration pour mieux connaître un type de MFP.
N'hésitez pas à contacter
Florence Hennequin.
[email protected]
Conseils pour obtenir de bons résultats avec l'OCR
Autrefois utiliser un scanner pour convertir une page imprimée en
texte n'était pas une chose aisée. Heureusement le temps et la technologie ont changé. Avec un minimum d'intervention de l'utilisateur, les machines MFP optimisent par défaut les résultats
obtenus.
Une source de bonne qualité
La qualité de la reconnaissance dépend de la qualité de l'original. Il
est donc primordial de partir d'un original de grande qualité.
Masquez les taches éventuelles ou faites une photocopie pour
améliorer le contraste.
Vérifiez les réglages du scanner
Assurez-vous que le scanner n'utilise pas la juxtaposition de points
ou les demi-teintes. Ces modes sont destinés à améliorer la qualité
de numérisation des photos, mais ils posent des problèmes pour la
reconnaissance optique de caractères.
De même si votre page comporte plusieurs colonnes, jouez avec les
zones de sélection. Si vous désignez les colonnes comme des zones
séparées, l'opération commencera par la première colonne, puis la
deuxième et ainsi de suite.
Faites le choix d'une bonne résolution
La résolution a une influence directe sur le résultat final mais aussi
sur la taille des fichiers. Il est important de trouver un équilibre
entre ces deux facteurs : résolution et capacité de stockage.
Tenez compte de la couleur du papier
Si vous numérisez une page imprimée sur un papier de couleur,
augmentez la luminosité et le contraste d'environ 10 %.
Faites quelques essais avec les instructions d'aide à vos
côtés
Mieux vous connaissez un outil, meilleur sera le résultat.
Les 30 minutes que vous consacrerez à vous familiariser avec les
outils de reconnaissance optique vous permettront de gagner des
heures et d'accroître votre productivité.
Ensuite avant de vous lancer dans la conversion d'un grand document, faites un test, numérisez d'abord la première page, puis
traitez-la pour obtenir le fichier de texte final.
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SECURITE
Gérer le courrier indésirable sous Outlook
Parallèlement au filtrage proposé par AC au niveau du serveur, l’utilisateur peut aussi prendre quelques
précautions pour éviter d’être envahi par des mails non désirés, susceptibles d’être potentiellement
dangereux. Pratiquement comment faire ?
Activer les filtres de courrier
indésirable
Outlook 2003 est livré avec certaines fonctions de lutte contre le
spam, notamment un filtre de
courrier indésirable. Ce filtre
détermine si un message doit être
traité comme indésirable en se
basant sur plusieurs facteurs
(heure d’envoi, contenu, structure
du message…). Si tel est le cas
Outlook 2003 dirige automatiquement ces mails non désirés vers le
dossier Courrier indésirable.
Dans Outlook 2003 cliquez dans
le menu ACTIONS / Courrier
indésirable / Options du courrier indésirable…
A présent il faut choisir un
niveau de protection parmi les
quatre niveaux proposés.
■ Aucun filtrage automatique :
cette protection est inefficace et
à éviter. Seul les courriers provenant des expéditeurs bloqués
seront déplacés dans le dossier
courrier indésirable.
■ Faible : c’est le niveau de protection par défaut. Seulement
une partie des courriers indésirables sera interceptée.
■ Élevée : c’est le niveau recommandé. La quasi-totalité des
spams sera déplacée vers le
dossier Courrier indésirable. Il
y a cependant un petit risque
de voir certains messages nor-
■
maux qui seraient classés
comme indésirables. Ce filtrage
reste intéressant car chaque
utilisateur peut toujours vérifier le contenu du dossier
Courrier indésirable avant de
le supprimer.
Listes approuvées uniquement : ce niveau semble trop
restrictif. Seul les expéditeurs
approuvés
pourront
vous
envoyer du courrier.
Dans ce menu ne cochez pas l’option ? Supprimer définitivement le courrier soupçonné
d’être indésirable au lieu de
le transférer vers le dossier
Courrier indésirable.
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SECURITE
La validation de cette option est
dangereuse car les bons messages
qui auraient atterri dans le dossier Courrier indésirable seraient
aussi éliminés au même titre que
les spams, sans contrôle de l’utilisateur.
Définir la liste des expéditeurs approuvés (fiables)
Les expéditeurs fiables sont les
personnes et les domaines en provenance desquels vous voulez
recevoir des messages électroniques.
Il faut savoir que le filtre de courrier indésirable donne la priorité
aux adresses de messagerie par
rapport aux domaines.
Passez dans l’onglet Expéditeurs approuvés. Cliquez sur
Ajouter, tapez l’adresse mail de
la personne ou du domaine, OK.
Le courrier en provenance de
cette personne ou de ce domaine
ne sera jamais traité comme courrier indésirable.
Il est vivement recommandé d’inclure vos contacts dans la liste
des expéditeurs fiables. Pour cette
raison activez la case à cocher
Approuver le courrier en provenance de mes contacts.
Il est également possible d’ajouter une personne ou un domaine
à cette liste, en faisant un clic
droit sur le message de cette personne, ensuite validez Courrier
indésirable / Ajouter l’expéditeur à la liste des expéditeurs
fiables.
Définir la liste des destinataires approuvés et des expéditeurs bloqués
Editeur responsable : Frans Hofman,
6, place de Nancy L-2212 Luxembourg.
La méthode est exactement la
même pour ajouter des destina-
taires approuvés et des expéditeurs bloqués.
Allez dans l’onglet correspondant, clic sur Ajouter…, tapez l’adresse ou le domaine, validez
avec OK.
La méthode du menu contextuel
s’avère aussi très pratique : clic
droit sur le mail / Courrier
indésirable / Ajouter l’expéditeur à la liste des expéditeurs
bloqués ou Ajouter le destinataire à la liste des destinataires fiables…
C’est un bon réflexe à avoir pour
tout mail indésirable, bloquez-le
avec un clic droit.
Pour les trois onglets précédemment cités il est possible de créer
une liste feu vert (expéditeurs et
destinataires approuvés) et une
liste feu rouge (expéditeurs bloqués) en vue de les partager. Ces
listes peuvent être exportées sous
forme de fichier texte pour être
ensuite importées par un autre
utilisateur.
Deux boutons présents dans chacun des trois onglets permettent
de remplir ces actions : Importer
depuis un fichier et Exporter
vers un fichier.
Bloquer les e-mails étrangers
Le quatrième onglet intitulé
International permet de bloquer des messages étrangers.
En effet chaque pays possède un
code de domaine de niveau supérieur (.lu pour le Luxembourg, .be
pour la Belgique…). En connaissant bien ces codes de domaine et
en fonction de votre sphère de
contact vous pouvez décider de
bloquer tous les mails ayant une
certaine extension.
Cette fonctionnalité est disponible pour Office 2003 après chargement du Service Pack 1.
Cliquez sur le bouton Liste des
domaines de niveau supérieur bloqués... ensuite sélectionnez dans la liste déroulante
tous les domaines (pays) que vous
souhaitez bloquer puis valider
par OK.
Dans cet onglet il est également
possible de bloquer des courriers
par langue. En effet les caractères de chaque langue figure dans
un encodage ou un jeu de caractères spécial.
Cliquez sur le bouton Liste des
encodages bloqués... et sélectionnez dans la liste déroulante
l’(les) encodage(s) que vous souhaitez bloquer, validez par OK.
En conclusion en utilisant les
fonctionnalités Courrier indésirable d’Outlook l’utilisateur évite
dans une large mesure le spam. Il
n’hésitera pas à définir un niveau
de protection élevé et à mettre à
jour ses listes : feu vert (destinataires et expéditeurs approuvés)
et feu rouge (expéditeurs bloqués). De même il surveillera son
dossier Courrier indésirable et le
videra régulièrement (clic droit
sur le dossier Courrier indésirable / Vider…).
En complément rien n’empêche
l’administrateur réseau de prendre des mesures supplémentaires
pour bloquer certains mails
entrant sur le serveur.
Source :
www.laboratoire-microsoft.org
Gestion du courrier indésirable
sous Outlook J. Gomard et M. Corteggiano.
ACtuell est imprimé à plus de 1.800
exemplaires et est édité depuis 1988.
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Coordination : Annick Hofman-Verwilst
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AC ainsi que les noms de produits (fût-ce en abrégé), sigles
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SIGI
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