Le CE peut-il librement organiser des réunions

Extrait n° 1 du Guide Pratique du Secrétaire CE
« Le CE peut-il librement organiser des réunions avec le personnel ? »
Communiquer avec les salariés
Organiser des réunions avec le personnel
En tant que comité d’entreprise, vous assurez une expression collective des salariés qui permet de
prendre en compte leurs intérêts dans les domaines les plus variés de la vie de l’entreprise :
conditions de travail, formation, emploi, activités sociales et culturelles etc.
Toutes les
étapes pour
être sûr
d’appliquer
la bonne
méthode
La
réponse
à la
question
S’informer des réalités du terrain et recueillir les attentes des salariés sont essentiel pour assurer
de manière efficace votre mission.
Organiser des réunions avec les salariés peut ainsi être un bon outil de communication.
Votre liberté reste toutefois limitée car ces réunions doivent s’inscrire dans un cadre précis.
La bonne méthode
% Étape 1 – L’objet des réunions doit
s’inscrire dans le cadre des missions
du comité
Le Code du travail prévoit que le comité peut
organiser des réunions avec le personnel
lorsqu’il s’agit de « réunions d’information internes au personnel portant notamment sur
des problèmes d’actualité ».
Cette formulation permet d’organiser des réunions avec le personnel pour toutes les questions relatives à la vie de l’entreprise qui s’inscrivent dans le cadre des missions du comité
d’entreprise.
- Il peut s’agir de réunions avant des changements importants pour lesquels la consultation du comité d’entreprise est prévue (changement de l’horaire collectif, mise en place du
travail posté, mise en place de nouvelles
technologies, plan de restructuration, compression d’effectif, changement ou mise en
place d’un contrat de prévoyance, etc.).
Il peut s’agir de réunions sur des sujets qui
n’ont pas un caractère exceptionnel comme
le plan de formation, des informations sur les
activités sociales et culturelles etc.
Les tribunaux admettent que le comité puisse
organiser des réunions d’information sur une
actualité autre que celle de l’entreprise si cette
actualité peut avoir une incidence sur la vie
interne de l’entreprise.
Des
exemples
concrets
pour
appuyer les
explications
Des mises
en garde
afin
d’éviter
les erreurs
! ATTENTION
Des réunions ayant pour objet des débats au
niveau politique, syndical ou religieux ne rentrent pas dans le cadre général des missions
du comité d’entreprise.
% Étape 2 – Respecter le cadre prévu par
le Code du travail pour l’organisation
matérielle des réunions
Les réunions doivent avoir lieu en
dehors du temps de travail des salariés
Cette disposition peut poser quelques difficultés lorsque les salariés sont en travail posté ce
qui peut par exemple obliger le comité à organiser pour chaque équipe une réunion.
Le comité peut demander à l’employeur d’organiser les réunions pendant le temps de
travail L’employeur est en droit de refuser sauf
accord conventionnel plus favorable.
Les réunions doivent se dérouler dans
le local du comité d’entreprise
Cette disposition pose souvent des difficultés
car les locaux réservés aux comités d’entreprise sont généralement de taille modeste, ce
qui oblige les élus à demander l’autorisation de
l’employeur pour la mise à disposition d’un
local approprié.
L’employeur est également en droit de refuser,
sauf accord conventionnel plus favorable.
Exemple :
% Étape 3 – 9pULÀHr que les participants
font bien partie de l’entreprise
Le comité peut organiser des réunions d’information sur la situation économique du secteur
d’activité de l’entreprise ou du groupe auquel
appartient l’entreprise, car cette situation peut
avoir des incidences positives ou négatives sur
la vie interne de l’entreprise (embauches ou au
contraire délocalisation, restructuration possible) et d’une manière générale des incidences
sur les conditions de travail et d’emploi des
salariés.
Conformément au Code du travail, le comité
peut inviter aux réunions des personnalités
syndicales sans l’accord du chef d’entreprise.
Il faut entendre par personnalités syndicales :
un délégué syndical, un membre de l’union
locale départementale ou un représentant au
niveau national par exemple.
S’il s’agit d’autres personnes, comme l’expert
comptable du comité, un juriste, un consultant,
un représentant d’un organisme de pré-
Guide Pratique du Secrétaire CE - © Éditions Tissot – Avril 2014
1
Organiser des UpXQLRQs avec le personnel
voyance, un formateur, etc., le comité devra
solliciter l’accord préalable du chef d’entreprise.
% N’oubliez pas d’informer votre
employeur de l’organisation de vos
UpXQLRQs avec le personnel
Les membres titulaires du comité d’entreprise
peuvent participer à ces réunions pendant leur
temps de travail sur les heures de délégation
dont ils disposent dans le cadre de leur mission.
Avant d’organiser une réunion, vous pouvez
inscrire ce point à l’ordre du jour de la réunion
mensuelle (s’il n’y pas d’urgence) DÀn de débattre des modalités pratiques de la réunion
(date, heure, lieu, etc.).
! ATTENTION
L’entreprise est un lieu privé dans lequel des
règles de sécurité doivent être observées. Les
personnes extérieures doivent s’y conformer
et le comité doit veiller, pour la sécurité des
personnes invitées et de l’entreprise, au respect de ces prescriptions (ne pas laisser les
personnes se déplacer seules dans l’entreprise, port d’une tenue de protection, port d’un
badge etc.).
% Étape 4 – Respecter le principe de
FRQÀGHQWLDOLWp
Les membres du comité d’entreprise sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des
informations présentant un caractère FRQÀGHQ
tiel et données comme telles par l’employeur.
Vous ne pouvez donc pas divulguer au cours
de ces réunions des informations expressément présentées par l’employeur comme FRQÀ
dentielles. À défaut, l’employeur pourra sanctionner les élus qui n’auront pas respecté cette
obligation.
! ATTENTION
Toutes les informations délivrées en réunion
de comité d’entreprise n’ont pas forcément un
caractère FRQÀGHQWLHO
Toutefois, selon les principes de droit civil,
l’employeur ne doit pas abuser de ce droit.
Cela pourrait être constaté en cas de demandes systématiques et LQMXVWLÀpHs de discrétion
au cours de chaque réunion mensuelle.
Si vous avez besoin d’utiliser un autre local
que celui qui vous est réservé et/ou d’inviter
des personnalités extérieures, n’oubliez pas de
demander l’autorisation à votre employeur. Un
accord écrit est recommandé.
% N’entravez pas la bonne marche de
l’entreprise
En tant que représentants du personnel, vous
pouvez prendre tous les contacts nécessaires
à votre mission auprès des salariés, sous
réserve que ces contacts sur le poste de travail
des salariés n’apportent pas de gène incompatible avec la bonne marche de l’entreprise.
Dans ce cadre, refusez les contacts simultanés
avec plusieurs salariés, ce qui pourrait être
assimilé à une réunion faite en dehors de votre
local pendant le temps de travail des salariés
et donc une réunion illicite susceptible d’être
sanctionnée par l’employeur.
Les sanctions possibles
L’employeur ne peut pas faire obstacle à une
réunion organisée dans les conditions prévues
par le législateur.
Il ne peut pas non plus imposer abusivement et
systématiquement une obligation de FRQÀGHQ
tialité à toutes les informations diffusées en
réunions plénières avec le comité, mettant
ainsi les élus dans l’impossibilité d’informer les
salariés.
Si l’employeur nuisait par ses interventions au
bon fonctionnement du comité, la peine encourue serait le délit d’entrave, soit 1 an d’emprisonnement et/ou une amende de 3.750 euros
(en cas de récidive, emprisonnement de 2 ans
et jusqu’à 7.500 euros d’amende).
Évitez les erreurs
% Ne multipliez pas les UpXQLRQV
Ne banalisez pas les réunions en les multipliant, au risque d’en réduire leur impact.
Réservez-les pour les informations ou événements qui vous paraissent les plus importants.
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Vos recours
face à
l’employeur
Des fiches en relation
avec le thème traité
Des conseils pratiques pour
vous aider au quotidien
2UJDQLVHr GHs réunions DYHF lH SHUVRQQHO
Pour aller plus loin sur le sujet
Conseil
% 3URÀWHz GHs réunions pour
UHQIRUFHr YRWUH HIILFDFLWp
D’une manière générale, les réunions doivent permettre au comité non seulement
d’informer les salariés, mais également de
connaître leurs souhaits et leurs attentes
pour être un interlocuteur efficace face à
l’employeur.
Ces réunions doivent permettre au comité
de créer une dynamique d’échanges entre
le personnel et les élus et de renforcer ainsi
leur audience.
Il est donc essentiel de préparer soigneusement chacune de vos réunions pour en
faire un moyen de communication efficace :
Voir les ÀFKHs :
SCE.01.1.030 – Heures de délégation : à quel moment
les prendre ?
SCE.01.1.090 – L’accès au local CE
Modèles téléchargeables
Réunion d’information du CE : demande d’autorisation
– Mod.2777
Tous les modèles sont
personnalisables et téléchargeables
sur Internet
(dans le cadre de l’abonnement)
- GpÀQLVVHz les temps forts de la réunion
(nature des informations qui seront données, leur chronologie, les intervenants,
les supports, etc.) ;
- n’hésitez pas à la rendre attractive en
utilisant les supports de présentation appropriés (vidéos, rétroprojecteurs, etc.) et
en sollicitant des intervenants extérieurs
spécialistes des sujets qui seront abordés ;
- sollicitez les échanges avec le personnel
par un débat. Veillez à garder le contrôle
en évitant les dérives et débordements,
tout en permettant une expression libre et
spontanée des salariés.
Si vous souhaitez recueillir l’avis des salariés sur un point particulier, préparez et
distribuez en cours de réunion un questionnaire simple que les participants pourront
vous remettre en Àn de réunion ou ultérieurement.
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- Réponses juridiques accessibles à des non juristes
- Ordre du jour et procès verbal de réunion : ce qu’il faut
faire/ne pas faire
- Cas pratiques et QCM
- Séance de questions/réponses
PROGRAMME
1. Quelle place occupe le secrétaire du CE
et le secrétaire adjoint ?
- Sa désignation, son remplacement ou sa révocation
- Sa protection contre le licenciement, sa responsabilité
- Le règlement intérieur : le secrétaire en première ligne !
2. Etablir l’ordre du jour des réunions
- La préparation collective entre les élus : recueil des
questions et choix des thèmes abordés
- Les priorités et la rédaction des sujets abordés
- Que faire en cas de désaccord avec le président ?
3. Rédiger ou faire rédiger les Procès Verbaux
des réunions de CE
- Choisir qui rédige le PV : le secrétaire, organisme spécialisé,
secrétaire de l’entreprise
- La forme du PV : résumé ou in extenso ? A partir de
l’enregistrement ou de prise de notes ?
- Que faire en cas de désaccord avec le président concernant
le contenu du PV ?
- Les délais de rédaction
- Les objectifs du PV : un outil d’information, un outil
juridique
- L’adoption et la diffusion du PV
PUBLIC CONCERNÉ
Secrétaire et secrétaire adjoint du CE
4. Gérer les affaires courantes : ce qu’il faut faire
- La préparation des réunions : qui prend la parole ? Sur quel
sujet ? Qui prend des notes ?...
- L’archivage des PV, de la correspondance, des contrats
- L’engagement des dépenses pour le compte du CE :
signature des chèques, plafond…
5. Bien utiliser les moyens mis à disposition
du secrétaire
- Le crédit d’heures : utilisation, dépassement, paiement,
etc.
- La liberté de déplacement : pour rencontrer les salariés
ou à l’extérieur de l’entreprise
- Les frais dépensés à cette occasion : sur quel budget les
imputer, sont-ils limités ?
- Le local et le matériel du CE : accès, assurance, hygiènesécurité, aménagement…
- Les conditions d’accès à la « formation économique »
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Nathalie ATTIA, juriste en droit social, consultante terrain
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