Document de synthèse du bilan de compétences

Document de synthèse du bilan de
compétences : opérationnalité du
plan d'action
Fongecif Languedoc-Roussillon
20 juin 2011
Montpellier
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Document de synthèse du bilan de
compétences : opérationnalité du
plan d'action
Objectifs de l’intervention
 Fournir des repères sur les attentes relatives à la prestation
notamment sur certains aspects réglementaires et
méthodologiques du document de synthèse,
 Analyser la dimension stratégique et opérationnelle des
plans d'action et leur formulation dans le document de
synthèse,
 Contribuer par les échanges à entretenir le dialogue entre
Fongecif Languedoc-Roussillon et prestataires de bilan de
compétences.
2
Document de synthèse du bilan de
compétences : opérationnalité du
plan d'action
Plan de l’intervention
Eléments de contexte
 Quels critères qualité pour le document de
synthèse ?
 Conclusion et perspectives

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1- Des éléments de contexte
Le document de synthèse est depuis l’origine de
la prestation de bilan, l’objet de tous les débats.
 Il est le seul élément « observable » issu du
travail de bilan.
 Il est très fortement investi, tant par les
professionnels et les structures que par les
bénéficiaires.
 Il a peu fait l’objet de publications ou de
« modèles ».

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1- Des éléments de contexte
Les questions et les difficultés sont plus que jamais
d’actualité :
 Hétérogénéité des documents tant au niveau de la
forme que du contenu.
 Développement de contrôles de conformité, tant
internes qu’externes renforçant l’importance
symbolique de ce document.
 Croissance importante des prestataires potentiels.
 Développement de l’usage social de ce document.
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1- Des éléments de contexte




Des pratiques de synthèse pas toujours régulées, depuis la
loi de 1991, par les financeurs.
Un développement de pratiques singulières, pas toujours
conformes à la réglementation.
Aujourd’hui, veille systématique sur la conformité mais
également plus d’exigences sur les possibilités d’usage
social (cf rapport IGAS, rapports d’audits….).
Loi sur l’orientation et la formation de 2009 qui intègre un
droit à l’information et à l’orientation et institue une
labellisation des structures intégrant le Service Public
d’Orientation
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1- Des éléments de contexte




Ces préoccupations accrues et ces évolutions interrogent le
bilan de compétence sur ses finalités et les méthodologies
mises en œuvre.
Elles questionnent également les éléments stratégiques
de conclusion susceptibles d'aider la personne à conduire
son projet d'évolution professionnel de manière autonome.
L'hétérogénéité des plans d'action formulés dans le
document de synthèse en est l’illustration plusieurs fois
soulignée par la majorité des auditeurs.
Les enjeux autour de l'opérationnalité du bilan de
compétences est plus que jamais au centre de l'actualité
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1- Des éléments de contexte
Des observations
 « Une sous représentation voire une absence, des éléments
déterminants du contexte socioéconomique freinant ou
facilitant la mise en œuvre ou la réussite du projet
(exploitation des recherches, des enquêtes, observation in
situ) »
 « Des plans d’action peu opératoires (manque de dates
précises, d’interlocuteurs ou de structures identifiés) ou
indiquant des éléments de vérification qui auraient dû être
mis en œuvre pendant le bilan (afin d’en valider la
faisabilité) et non après ».
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2- Quels critères qualité pour le
document de synthèse





2-1 La conformité aux indications
réglementaires
2-2 La lisibilité
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire
2-4 L’usage social
2-5 L’opérationnalité du plan d’action
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire

Article R. 6322-37 : La phase de conclusions du bilan de
compétences, prévue au 3° de l’article R. 6322-35, se
termine par la présentation au bénéficiaire du document de
synthèse prévu au troisième alinéa de l’article L. 6313-10.
L’organisme prestataire communique également au
bénéficiaire, au terme du bilan de compétences, les
conclusions détaillées du bilan.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire




Article R. 6322-38 : Le document de synthèse est
élaboré pendant la phase de conclusions du bilan de
compétences. Il comporte les indications suivantes :
Circonstances du bilan
Compétences et aptitudes du bénéficiaire au regard des
perspectives d’évolution envisagées
Le cas échéant, éléments constitutifs du projet
professionnel et éventuellement du projet de formation du
bénéficiaire et principales étapes prévues pour la
réalisation de ce projet.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire

R. 6322-39 : Le document de synthèse est établi par
l’organisme prestataire, sous sa seule responsabilité. Il est
soumis au bénéficiaire pour d’éventuelles observations.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire




Le document de synthèse n’est pas le compterendu des résultats du bilan ou le document des
résultats détaillés. Il s’agit donc bien de distinguer
deux éléments :
Les conclusions détaillées : à l’usage exclusif du
bénéficiaire (arguments, conclusions…) restitués
oralement ou avec des supports écrits.
Le document de synthèse qui est remis directement au
bénéficiaire après lui avoir été soumis par le prestataire
pour « d’éventuelles observations ».
Les informations à caractère personnel sont soumises
au secret professionnel.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire


: « … Les informations demandées au bénéficiaire d’un
bilan de compétences doivent présenter un lien direct
et nécessaire avec l’objet du bilan …..
La personne qui a bénéficié d’un bilan de compétences
…est seule destinataire des résultats détaillés et
d’un document de synthèse. Ils ne peuvent être
communiqués à un tiers qu’avec son accord. … »
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
Commentaires
 Tous les éléments évoqués doivent être en lien direct avec
les perspectives d’évolution envisagées. Il ne s’agit donc
pas de faire la liste exhaustive de toutes les compétences,
motivations ou aptitudes du bénéficiaire.
 Les éléments cités doivent éclairer ces perspectives en
terme d’atouts, de freins et de « distance ».
 Il s’agit d’un texte de synthèse. Il est donc nécessaire
d’isoler, d’extraire et mettre en lien des éléments en
cohérence avec les perspectives retenues et non de
juxtaposer des résultats descriptifs détaillés.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire




Il s’agit d’un texte « argumentatif » et non « descriptif ».
Les renseignements personnels recueillis tout au long du
bilan (« histoire de vie », « autobiographie raisonnée ») ne
peuvent être considérés comme des circonstances du bilan.
Ils ne doivent donc pas apparaître de manière détaillée
dans le document de synthèse.
Il ne s’agit pas d’un portrait statique mais bien d’un écrit
centré sur un processus d’évolution argumenté et intégré
dans un environnement.
Le document de synthèse est centré sur des faits, des
constats du bénéficiaire, des comportements observables
sans jugement de valeur du prestataire.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-2 La lisibilité
Les résultats communiqués oralement ou par écrit sont
compréhensibles par des non-spécialistes.

Il n’est donc pas légitime d’inclure dans le document de
synthèse des résultats de tests fondés sur le vocabulaire
du « modèle » utilisé.

Le document est organisé et mis en forme de
manière à mettre en avant les éléments essentiels.
Il ne s’agit donc pas d’un texte littéraire, encore moins
d’un compte-rendu d’examen psychologique mais bien
d’un document de communication clair et
compréhensible pour les interlocuteurs potentiels.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire

Le bilan de compétence n’est pas un jugement
d’expert mais un accompagnement du
bénéficiaire pour l’aider à clarifier et à
argumenter ses ressources.

Le conseiller se situe dans une logique d’aide à
la décision permettant au bénéficiaire de
réfléchir à une évolution professionnelle
prenant en compte les caractéristiques de sa
situation, tant en terme d’appui que d’obstacles
et les données de l’environnement.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire
Quels sont les éléments qui contribuent à l’appropriation ?
 La contribution du bénéficiaire à la synthèse (rédaction
d’une présynthèse, …).
 Les modalités d’échange sur les éléments qui serviront de
base à la synthèse.
 L’existence d’autres supports (dossiers bilan…).
 L’utilisation d’un temps de restitution avec un tiers
permettant une phase d’argumentation du projet…
 …
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2- Les critères à prendre
en compte
2-4 L’usage social



La circulaire 93.13 du 19 mars 1993 précise : « Le bénéficiaire
doit pouvoir « gérer son évolution professionnelle en fonction
des contraintes et des opportunités. »
Le travail proposé doit donc « s’ancrer dans un contexte
professionnel ». Il ne s’agit donc pas de décliner tous les
savoirs et savoir-faire de la personne de manière
« décontextualisée » mais bien de l’aider à repérer ce qui est
maîtrisé et comment l’utiliser au mieux dans un parcours
d’évolution professionnelle.
Cela suppose une mise en regard entre tout ce qui est acquis,
maîtrisé et les exigences de l’activité souhaitée. Le travail à
partir de référentiels est donc souhaitable afin de travailler sur
ce qui est acquis et requis et afin de repérer les moyens de
réduire les distances identifiées (articulation avec la VAE).
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2- Les critères à prendre
en compte
2-4 L’usage social
 Un travail concret sur un plan d’action avec
différentes étapes identifiées.
 Un travail sur des scénarios alternatifs en cas de
difficulté pour la piste prioritaire.
 Un souci de l’après bilan (relais avec d’autres
conseillers d’autres structures…).
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2- Les critères à prendre
en compte
Usage social
3-1 Destinataire
Le texte est rédigé de manière à
pouvoir éventuellement être lu par
un interlocuteur autre que le
bénéficiaire (même si ce ne peut
être que lui qui le transmet).
3-2 Mise en forme des
compétences
Le travail de formalisation des
compétences
s’appuie
sur
un
référentiel qui en rend l’usage
possible ultérieurement (CV, VAE…).
3-3 Argumentation des
compétences
Ce sont bien les compétences de la
personne qui sont mises en avant. Il
ne s’agit pas de les lister mais de les
argumenter
au
regard
de
l’expérience (réalisations probantes
notamment). Il s’agit de constats
argumentés.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-5 L’opérationnalité du plan d’action
 La préoccupation est de plus en plus grande, tant
du côté des financeurs que des usagers quant à
la précision et la pertinence du plan d’action.
 La recherche de l’opérationnalité doit se
retrouver à la lecture du document.
 Il s’agit donc d’éviter des intentions vagues ou
peu finalisées. On est sans doute plus dans
l’esprit d’un plan d’action stratégique étayé
prévoyant les aléas éventuels.
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2- Les critères à prendre
en compte
1 Analyse de la faisabilité
Opérationnalité
du plan d’action
Les perspectives d’évolution sont étayées par une
analyse de faisabilité approfondie (notamment dans
l’environnement socio-économique) et la prise de
risque est appréciée.
Les appuis ou ressources mobilisables sont
2 Identification des appuis explicités et fondés sur des éléments objectifs. Les
et des écarts
écarts éventuels sont précisés et objectivés (pas de
jugement sur la personne ou d’interprétation sur le
projet).
3 Alternatives
4
Précision
d’action
Des scénarios alternatifs ont été envisagés et
testés.
En l’absence possible de projets précis, le texte doit
néanmoins permettre d’identifier les priorités de la
personne et les compétences mobilisables et
transposables.
du
plan
Le plan d’action intègre des échéances, les moyens
nécessaires à sa mise en œuvre (étapes,
interlocuteurs, financement) et les démarches
restant à accomplir.
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3- Les modalités rédactionnelles
On cherchera à éviter :
 La formulation d’un avis étayé par
des éléments imprécis ou non référés
à des faits.
 Ce qui peut être assimilé à un
jugement de valeur.
 Ce qui relève de généralisations non
fondées.
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
1. S’appuyer systématiquement sur
des éléments de personnalité
(savoir être, invariants personnels)
renvoyant à des caractérisations
qui peuvent apparaître figées
(et parfois assimilables à des
jugements de valeur).
Quelques principes de
rédaction
S’appuyer sur les appuis de
l’expérience (a eu l’occasion de, a
pris conscience lors de ….. )
Les appuis en terme de savoir-être ont
d'autant plus de poids qu'ils sont
fondés sur l'expérience, confirmés par
le travail de bilan (tests par exemple)
mais également pas trop nombreux. La
portée argumentative est faible avec
une liste de savoir-être non fondés.
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
2- Ce qui relève de la formulation
d’un avis étayé par des
éléments imprécis ou non
référés à des faits :
« Mme donne l’impression de ne
pas trop…. »
« Mr… semble en perte de
vitesse… »
Quelques principes de
rédaction
S’appuyer sur des faits, des
évènements, des réalisations…
S’appuyer sur les propos de la
personne
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
3- Ce qui peut être assimilé à un
jugement de valeur
«
Mr
…apparaît
aujourd’hui
particulièrement mal à l’aise dans
les
situations
de
communication… »
« Très introvertie en situation de
groupe, Mme...est plus à l’aise »…
« Manquant d’autonomie dans les
activités complexes… »
Quelques principes de
rédaction
Le choix des adjectifs qualificatifs
est essentiel. Un adjectif qualificatif
sans autre précision peut générer
des interprétations.
Il est très différent de noter que
quelqu’un « a rencontré des
difficultés dans le travail collectif
dans tel environnement » plutôt
que « peu performant dans le
travail d’équipe ».
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
4- Ce qui relève de
généralisations non
étayées
« La plupart du temps,
vous préférez consacrer
votre énergie à… »
Quelques principes de
rédaction
Le temps utilisé est
important. L’utilisation du
présent peut provoquer une
généralisation.
Le passé composé ou le
passé simple renvoient
souvent à des événements
spécifiques.
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
5- Ce qui établit des
comparatifs (ou des
superlatifs) sans référence
« Très habile… »
« Plus autonome… »,
« Grande capacité
d’adaptation »
Quelques principes de
rédaction
On cherchera à étayer par
des références concrètes
(des écarts objectivés, des
points de repère collectifs,
des traces de résultats…)…
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
6- Ce qui est une qualité
personnelle
décontextualisée et non
référée (« Très
chaleureux»)
Quelques principes de
rédaction
« Son expérience réussie
dans (contexte) traduit
(illustre, montre, indique)
une aisance relationnelle
notamment lors de
négociations délicates
dans…. »
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3- Les modalités rédactionnelles
Des formulations ambiguës
…que l’on cherchera à éviter
Quelques principes de
rédaction
7- Un point de vigilance formulé en Se situer sur les requis du poste et
terme de manque peu
les écarts à combler
réversible
« L’analyse des conditions de
« très peu diplomate »
réussite dans le poste lui font
prendre conscience de la nécessité
de … »
« La réussite dans le poste
nécessite »
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Conclusions
Le souci de conformité amène à organiser
le document de synthèse autour des
points clés éclairant la stratégie envisagée
(intégrant des alternatives).
 Il a donc plus une dimension
argumentative et stratégique que
descriptive.

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