Modalités Du 5 au 7 octobre 2015 Metro Toronto Convention Centre

Du 5 au 7 octobre 2015
Metro Toronto Convention Centre
Modalités
1. ENTENTE
Le présent formulaire de réservation constitue votre offre de participation au Congrès, laquelle est assujettie à
l’approbation du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne, qui se réserve le droit d’annuler votre
réservation sauf si tous vos comptes financiers auprès du Partenariat et de CanWEA sont réglés 30 jours avant la
tenue de l’événement.
2. LIMITE DE RESPONSABILITÉ ET INDEMNISATION
A. L’exposant renonce à toute revendication qu’il pourrait faire valoir contre le Partenariat pour le Congrès canadien
sur l’énergie éolienne, ses administrateurs, ses dirigeants, ses membres, ses agents et ses employés, y compris, sans
s’y limiter, les actions en dommages-intérêts liées à des biens personnels endommagés, détruits, perdus ou volés, à
des blessures corporelles, à l’annulation de l’événement, à l’impossibilité pour le Partenariat de lui attribuer un
emplacement de kiosque ou à son refus de le faire, au fait que le Partenariat empêche l’installation, la tenue, le
retrait ou le démontage d’un kiosque, ou à toute autre action ou omission de la part du Partenariat pour le Congrès
canadien sur l’énergie éolienne.
B. L’exposant s’engage à tenir indemne le Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne de toute
réclamation intentée par ses propres agents ou employés, ou par toute autre personne, à la suite d’une action ou
d’une omission liée d’une quelconque façon à sa participation à l’événement et résultant ou non d’une négligence.
C. En cas d’annulation ou d’interruption de l’événement, peu importe la cause, le Partenariat pour le Congrès
canadien sur l’énergie éolienne se réserve le droit de conserver une partie des sommes versées par les exposants
pour la location d’un emplacement aux fins de remboursement des frais engagés en lien avec l’événement.
3. SOUS-LOCATION
Les kiosques ne peuvent être sous-loués ni partagés sans l’approbation du Partenariat pour le Congrès canadien sur
l’énergie éolienne. Ils seront attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi et en fonction des catégories
de membre. Si les kiosques désirés sont déjà réservés, ils seront remplacés par l’espace disponible le plus près. Le
Partenariat se réserve le droit de modifier l’emplacement et la numérotation des kiosques en tout temps.
4. PAIEMENT
L’exposant recevra une facture du montant total de sa réservation, dont 25 % doit être déboursé à la réception. Le
solde restant doit être payé dans les 10 jours suivant la date de facturation ou le 14 février 2015, si cette date est
antérieure à la précédente. Les chèques doivent être payables en argent canadien et libellés à l’ordre du Partenariat
pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Si la facture reste en partie IMPAYÉE dans les 10 jours suivant la date
de facturation, la réservation sera annulée et aucun paiement déjà effectué ne sera remboursé.
5. ANNULATIONS
Toute demande d'annulation doit être soumise par écrit au Partenariat pour le Congrès canadien sur l'énergie
éolienne (organisateur). L'exposant qui annule sa présence au Congrès accepte de payer des dommages-intérêts
liquidés (il ne s'agit pas de frais de pénalité) selon les modalités suivantes : a) si l'organisateur reçoit un avis
d'annulation par écrit au plus tard le 15 avril 2015, l'exposant paiera des frais d'annulation équivalant à 50 % du prix
de participation total en plus des services et options non remboursables commandés; toutefois, si l'organisateur
n'arrive pas à revendre le kiosque, l'exposant devra assumer la totalité du prix de sa participation; b) si l'organisateur
reçoit un avis d'annulation par écrit après le 15 avril 2015, l'exposant paiera la totalité du prix de sa participation, en
plus des services et options non remboursables commandés. Ces frais seront payables au moment de l'annulation.
Ces modalités s'appliqueront sans égard à la date de signature du présent contrat.
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6. RÈGLES D’EXPOSITION
Les règles d’exposition de CanWEA sont conformes aux règles de l’International Association of Exhibitions and Events
(IAEE) en la matière, sauf pour ce qui est des exceptions indiquées ci-dessous.
CARACTÉRISTIQUES DES KIOSQUES
Tous les kiosques mesurent 10 pi par 10 pi, sauf les kiosques en îlot indiqués sur le plan du salon. Ils sont munis d’un
rideau arrière de 8 pi et de rideaux latéraux de 3 pi, ainsi que d’une affiche d’identification sur une seule ligne. Dans
les kiosques alignés, l’équipement peut s’élever à plus de 10 pi, mais l’affiche d’identification de l’entreprise ne peut
excéder cette hauteur ni se situer à moins de 10 pi du kiosque d’en face. Afin d’améliorer la visibilité, les présentoirs
de tous les kiosques alignés ne doivent pas dépasser 4 pi de hauteur de l’allée à une distance de 5 pi de la paroi
arrière. Dans la superficie restante, les présentoirs ne peuvent dépasser les 10 pi dans les kiosques centraux ou les
12 pi dans les kiosques situés au périmètre. La hauteur maximale des kiosques en îlot est de 16 pi, et toute exception
doit d’abord être demandée par écrit au Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Il est permis de
suspendre une affiche au-dessus des kiosques mesurant 20 pi par 20 pi ou plus. Ces affiches doivent toutefois se
trouver à 18 pi du sol et nécessitent l’approbation écrite du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie
éolienne si elles font plus de 4 pi de profondeur. On ne doit en aucun cas voir l’armature des présentoirs, qui doivent
avoir une surface finie. Les caisses, conteneurs, boîtes et tout autre matériel d’empaquetage ne peuvent être
entreposés derrière le kiosque. Il est obligatoire d’installer un tapis.
Kiosques en îlot double – Pour les kiosques en îlot double, soit deux kiosques sous forme de presqu’île partageant la
même paroi arrière, la hauteur maximale du matériel, affichage compris, est de 16 pi, et aucun affichage n’est permis
à moins de 10 pi du kiosque d’en face. Tout l’espace de ces kiosques peut être utilisé, jusqu’à la hauteur maximale,
aucune restriction de visibilité ne s’appliquant à la paroi arrière.
Kiosques en bout d’îlot – Les kiosques en bout d’îlot sont interdits.
7. ENTREPRENEURS EXTERNES
Les exposants peuvent faire appel aux services de sous-traitants autres que l’entrepreneur officiel du salon pour
l’assemblage et le démontage de leur kiosque s’ils remettent au Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie
éolienne une copie du formulaire fourni à cet effet dans le guide des services. Cette demande d’autorisation doit
comprendre le nom et l’adresse de chaque entrepreneur, le nom du superviseur et le nombre d’employés, ainsi qu’un
certificat attestant la souscription d’une d’assurance d’un montant minimum de trois millions de dollars canadiens.
L’exposant assume l’entière responsabilité des actes posés par ses sous-traitants et garantit le Partenariat pour le
Congrès canadien sur l’énergie éolienne contre toute responsabilité relative aux pertes ou aux bris que pourrait subir
le Palais des congrès du Toronto métropolitain.
8. DROITS D’ENTRÉE DES EXPOSANTS
La location d’un kiosque standard de 100 pi2 (10 pi par 10 pi) comprend deux (2) laissez-passer non transférables pour
le salon. Les exposants occupant un kiosque de plus de 100 pi2 doivent quant à eux consulter le tableau des laissezpasser gratuits pour exposants qui seront remis au personnel des kiosques et à des clients, ce tableau étant publié sur
la page d’inscription du site Web de CanWEA. Les laissez-passer du personnel des exposants ne sont pas
transférables. D’autres laissez-passer seront également offerts au prix courant. Les exposants ont accès au salon
professionnel, à la réception de bienvenue, au dîner et aux pauses pendant toute la durée du congrès. Leur laissezpasser leur permet aussi d’assister À TOUTES LES ACTIVITÉS tenues dans la SALLE D’EXPOSITION et aux SÉANCES
PLÉNIÈRES SEULEMENT. Des billets pour le banquet de remise des prix sont offerts en vente à l’inscription. Les
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employés des kiosques ne portant pas l’insigne approprié peuvent se voir refuser l’accès à la salle d’exposition, à la
discrétion du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Les exposants ne sont PAS autorisés à
fournir des laissez-passer d’invités au personnel de leur kiosque. Le respect de ces règles incombe à l’entreprise
exposante.
9. ENTRÉE EN DEHORS DES HEURES D’OUVERTURE DU SALON
Les exposants pourront entrer dans la salle d’exposition au plus tôt deux heures avant l’ouverture du salon. Ils
devront pour ce faire présenter leur insigne d’exposants de CanWEA et prendre des dispositions préalables avec les
responsables de la sécurité et la direction du salon.
10. DOMMAGES MATÉRIELS
L’exposant assume la responsabilité de tout dommage causé au plancher, aux murs ou aux colonnes du bâtiment,
ainsi qu’au matériel fourni avec le kiosque. Il lui est interdit d’appliquer de la peinture, du vernis, des substances
adhésives, des autocollants ou tout autre revêtement sur ces surfaces.
11. BOISSON ET ALIMENTS
Toute entreprise exposante qui souhaite servir de la boisson et des aliments dans la salle d’exposition doit faire appel
aux services du fournisseur du Palais des congrès du Toronto métropolitain. Il est interdit de faire affaire avec un
autre sous-traitant.
12. RÈGLES DE SÉCURITÉ INCENDIE
Aucun liquide inflammable ne doit être entreposé au Palais des congrès du Toronto métropolitain. Si un exposant
souhaite utiliser un produit dégageant soit de la chaleur, soit un gaz ou une substance chimique considérés comme
dangereux, il doit d’abord en demander l’autorisation au Service de sécurité incendie de Toronto. Durant
l’installation et le démontage, le Palais des congrès est considéré comme un chantier. Toutes les personnes présentes
dans la salle d’exposition à ce moment doivent porter des chaussures à embout d’acier (et un casque de protection
s’il y a des structures en hauteur).
13. MAIN-D’ŒUVRE
Les exposants sont tenus de respecter les ententes conclues entre le Partenariat pour le Congrès canadien sur
l’énergie éolienne, les fournisseurs de services indépendants et le Palais des congrès du Toronto métropolitain. Tous
les renseignements au sujet du transport, de l’assemblage et du démontage du matériel au Palais des congrès du
Toronto métropolitain dans le cadre du Congrès annuel et salon professionnel de CanWEA seront inclus dans le guide
en ligne sur les services offerts aux exposants.
14. SUPPORT AUDIO
Toute démonstration ou tout autre support audio DOIVENT être présentés à un volume normal et n’entraîner aucun
inconvénient pour les exposants voisins. L’exposant s’engage à cesser d’utiliser son équipement audio en cas de
plainte.
15. DÉMONTAGE
Les exposants sont tenus d’attendre la fermeture officielle du salon, le 7 octobre 2015, avant de démonter ou de
rempaqueter leur matériel. Tous les kiosques doivent être entièrement opérationnels et compter assez d’employés
tout au long de l’événement. L’exposant qui enfreint cette condition peut se voir retirer certains privilèges relatifs à sa
participation aux congrès ultérieurs de CanWEA.
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16. STATUT DE MEMBRE
L’entreprise doit être membre en règle de CanWEA au moment de l’achat pour avoir droit au prix membre. Les frais
sont calculés en fonction de la catégorie de membre lors de la réservation. En cas de doute au sujet de votre statut,
veuillez écrire à [email protected].
17. CESSION
À l’exception d’une cession en faveur d’un concurrent du client (auquel cas le consentement du client est requis), le
Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne peut transférer intégralement la présente entente, sans
demander l’autorisation de l’autre partie, à une entité à laquelle ladite partie a été fusionnée, ou qui a acquis la
totalité ou une majorité des actifs ou des activités de l’unité administrative à laquelle l’entente s’applique, ou encore
dans le cadre d’une restructuration organisationnelle, d’une vente d’actions ou de toute autre réorganisation ou
refonte de capital.
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