AGA du printemps 2016

Annual General Meeting
21Apr 2016
Assemblée Générale Annuelle
du 21 avr 2016
Mission Statement/ Énoncé de la Mission
Hylands Golf Club, as part
of the Canadian Forces
Personnel Support
Program, is to provide an
affordable, enjoyable, firstclass golf venue in the
National Capital Region for
Canadian Armed Forces
personnel and their
families, and others who
may be accepted as
members into the Club.
Dans le cadre du programme de
soutien accordé au personnel des
Forces canadiennes, la mission du
club de golf Hylands est d’offrir
des activités de golf abordables,
agréables et de première classe
dans la région de la capitale
nationale pour le personnel des
Forces armée canadiennes et leurs
familles ainsi qu’à d’autres
personnes qui pourraient être
acceptées à titre de membre du
club.
Hylands Organization / Organisation Hylands
Cmdt
CFSU(O)
Col Dan Vermeersch
PSP
Manager
Ben Ouellette
Executive
Committee
Chair: GM/President
Members’
Board
Chair: Vice-Pres
General Manager/ Directeur général
Mr.(M.) Matt Clitheroe
General Manager / Directeur général
General Manager / Directeur général
Food and Administration Coordinator/ Coordonnateur de
l'alimentation et de l'administration
Superintendent / Surintendant
Assistant Superintendent / Surintendant adjoint
Golf Operations Manager/Gérant des Opérations Golf
Lead Cook/Chef
Head Starter / Responsable des préposés au départ
Office Supervisor / Superviseur de bureau
Office Clerk / Commis de bureau
Office Clerk / Commis de bureau
Head Server / Responsable des Serveuses
Head Bartenders / Superviseur du Bar
Building Maintenance / Entretien des bâtiments
Matt Clitheroe
Stacy Eagen
Perry Beausoleil
Matt Cunningham
Jean Pilon
Nazem Saleh/Jason Eastman
Dave Roque
Billie-Jo Lemieux
Jessica Leung
Alicia Roque
Maxine Soules
Leanne Slot/Jodi Frisk-Watson
Jonathan Palmer
Summary of New Initiatives/Résumé des
nouvelles initiatives
• Opened Club to outside events over off-season. (Christmas
parties, DWD/retirement parties, etc.)/Ouvert à d’autres
évènements durant la saison morte(Réception de Noel,
DAD/Réception de retraite, etc.)
• Laid groundwork for ski club. Only 2 snowshoeing events,
but well prepared for next year (a lot of H&S, training
required)/A préparé le terrain pour le club de ski. Seulement 2
évènemnents de raquettes mais nous seront mieux préparés
pour l’an prochain. (beaucoup de Santé & Sécurité,
entrainement requis.)
• Founder’s Lounge renovation/Salon des Membres Fondateurs
rénové.
New Initiatives for 2016/Nouvelles
Initiatives pour 2016
• Hosting mess dinners and weddings (May 5, August
26)/Réceptions de “diners formels” et mariage(5 Mai, 26
Août)
• New driving range mat system/Un nouveau système avec tapis
pour le terrain de pratique
• Re-vamp website. (More user friendly, easier to find info)/Un
site web renouvelé(plus facile d’accès et plus facile à trouver
l’information)
Finance/Capital Expenditures/Finances &
Dépenses Courantes
• State of the art driving range upgrade/Projet d’amélioration du
terrain de pratique par quelque chose d’exceptionnel ($65,000)
• Beverage cart/Voiturette de restauration ($15,000)
• Annual repayment of septic/Paiement annuel de la fosse
sceptique ($40,000)
• Annual repayment of turf equipment/Remboursement annuel
de l’équipement pour l’entretien du gazon ($43,000)
• Upgrade of lightning shelters/Amélioration des abris contre la
foudre ($8,000)
Hylands Golf Club
Budgeted General Revenue and Expense Account
For FY 15/16
Total General Revenues
$ 2,202,192
Total General Expenses
$ 2,133,368
Net Income
$ 68,824
Total General Revenues
Total General Expenses
Net Income Bar
$31,600
Maintenance
$1,142,570
Net Loss Dining Rm
$(12,550)
Operations
$484,203
Net Income Proshop
$294,500
Depreciation
$276,000
Member Revenues
$1,823,342
Leased Equip
$51,000
Entertainment (pvt
function
$19,000
Computer Tech $19,000
Support
Misc Revenues
$46,300
Misc Exp
$160,595
Total General
Revenues
$2,202,192
Total General
Expenses
$2,133,386
Hylands Membership Numbers
2015 #
members
Categories
2016 #
Members
Categories
Difference
46
Serving Military
44
Serving Military
-2
582
Former Military
578
Former Military
-4
149
Ordinary
141
Ordinary
-8
263
Associate
301
Associate
38
Adults Total
1040
Adults Total
1064
24
81
Juniors
89
Juniors
8
59
Deferrals
64
Deferrals
5
Members Total 1180
Members Total
1217
37
Golf Operations Manager/Directeur
des Opérations Golf
Mr.(M.) Jean Pilon
•
•
•
•
•
•
•
Implementation of the Single Rider Cart Fee/Mise en oeuvre d’un prix pour la
location d’une voiturette par un personne seule.
Continuation of Play with the Pro/Continuation de la journée “Jouer avec le Pro”
Pro-Lady at Carleton GYC/Tournoi “Pro-Lady” au Carleton
New Partnership with the OAC/Nouvelle entente de partenariat avec le CAO
- Modified partnership with the OAC in 2016/Un partenariat modifié avec le
CAO pour 2016
Improved service in the Back Shop/Un service amelioré dans l’arrière boutique
Pro Shop Merchandise/Marchandise de la boutique du Pro
- More stock/plus de marchandise
- More suppliers/plus de fournisseurs
- More demo clubs/plus de démonstrations de bâtons
- Better displays/meilleure étalage
Driving Range/Terrain de pratique
- Purchase of 6000 new range balls/l’achat de 6,000 nouvelles balles
President’s Report/Rapport du Président
• Intro of Executive and Members’ Boards/Introduction de
l'Exécutif et des Membres du Comité
• Perspective and the way ahead/Perspective d’avenir
• Military membership/Membres militaires
• Constitution and Members’ Charter status/Constitution et Chartre
des Membres
• Members Board Positions/Positions pour le Comité des Membres
• Contact us/Contactez-nous
• PGA Tour Canada National Capital Open to Support our
Troops/ Open de la Capitale Nationale de « PGA Tour Canada »
Vice President/Vice président
LCol Paul Ridyard
• Member’s Board/Comité des Membres
• Directors Updates/Mises à jour des Directeurs
Director Facilities/Directeur
des Installations
Mr.(M.) Franco Falbo
Work completed in 2015/Travaux complétés en 2015:
New Septic System Project/Projet de la fosse sceptique
100% complete/complété
Founders Lounge Rénovation/Rénovation du Salon des
Membres Fondateurs
Upgrades were completed in order to make the room more private and
attractive for external outside functions/Amélioration complétée de façon à ce
que le salon soit plus privé et plus attrayant pour les fonctions de l’extérieur
Building Condition Report (BCR)– Update/Mise à jour de la
Condition des Bâtisses
All URGENT items identified have been completed/Tous les travaux urgents
ont été complétés
Ongoing/Proposed Work in 2016/Travaux en cours/proposés
pour 2016:
BCR/RCB
Going forward working on items on « as needed basis »
BCR is reviewed yearly and is based over the next 2 to 5 years horizon/ Aller de
l'avant en continuant à travailler sur les items qui apparaissent nécessaire. Le
RCB est revu annuellement et est basé sur une période de 2 à 5 ans»
Long Term Facility Plan/Plan des Infrastructures à long terme
Many improvements to the infrastructure continue and going forward with a long
term goal of reducing operating expenses while providing a safe and healthy
workplace for the staff and our members./De nombreuses améliorations à
l'infrastructure se continuent et nous allons de l'avant avec un objectif à long
terme de réduire les frais d'exploitation tout en offrant un milieu de travail sain et
sécuritaire pour le personnel et nos membres
Ongoing/Proposed Work in 2016/Travaux
en cours pour 2016:
Airplane Project - Hole #1 Uplands Update/Projet pour
l’Avion – Trou # 1 Uplands
Due to the enormous costs for the airplane transfer, looking at
bringing a helicopter at lower costs/En raison des coûts énormes
pour le transfert d’un avion, nous regardons à le remplacer par
un hélicoptère
Domestic City Water/Eau fourni par la municipalité
We continue to investigate the possibility of connecting through
the Airport or directly with the City at Leitrim Rd/Nous
continuons d'étudier la possibilité de se connecter avec
l'aéroport ou directement avec la Ville par Leitrim Rd
Ongoing/Proposed Work in 2016/Travaux en
cours pour 2016:
Alert Road/Route Alert
DND are responsible for the Capital Upgrades and maintenance
The club has requested that DND HQ review and provide a response back
to Hylands on their action plan for the road/Le MDN est responsables des
mises à jour et la maintenance de la route.
Le club a demandé à ce que ceci soit examiné par le QG du MDN afin de
fournir une réponse au Club de Golf Hylands sur leur plan d'action pour la
route
Lightning Shelters Upgrades/Rénovations des abris contre la foudre
Project to be completed in 2016/Projet à être complété en 2016
Pull Cart Storage area/Section d’entreposage des voiturettes à main
Extra shelving to be built in mid May 2016/Plus d’étagères seront construites au
milieu de mai 2016
Club Captain/Capitaine du Club
Mr.(M.) Gaétan Lavoie
• 2016 golf activities Calendar/Calendrier des activités de golf pour 2016.
• Golf Canada Terms and Conditions Agreement NLT 01 July/Accord des
Termes et Conditions de Golf Canada APT 1 Juil
 membership card/carte de membre
 club labels/identifications des bâtons
• New Men’s & Mixed Tournament chairman, Mr Stan Przbyla/Nouveau
responsable des tournois hommes et mixtes M. Stan Przbyla
• Sign on par « 3 » for Hole-in-one/Plaque pour les trous d’un coup sur les par
« 3 ».
• Players Handicap (90% for net tournaments)/Handicap des
Joueurs(90% pour les tournois net
• Vice-Captain / Vice-Capitaine: TBA
• Men’s & Mixed Tournaments/Tournois et Mixed des hommes: Stan
Przbyla(Chair), Jim Ward, Dan Carrol, Mike McComb, Harry Blois, Mark
Raegele
• Men’s League/Ligue des hommes : Chuck Bowden (Chair), Doug
Macdonald, Bill Rance, Mike McComb
• Handicap/Handicap : Bill Rance (Chair), Gail Raegele, Mike McComb
• Play & Conduct Committee: Gail Raegele, Pat Hurley, Bill Rance, Stan
Przbyla, Dave Roque
Director Greens/Director des Verts
TBA
•Course Conditions / Conditions des parcours
•Changes implemented over the off season/changements
apportés durant la saison morte
 # 2 hole Uplands course/Trou # 2 du parcours Uplands
 All Fairways width have been revised/La largeur de
toutes les allées a été revisée
 Dead trees and others cut /Les arbres morts et autres
ont été coupés
•Safety for Maintenance Workers / Sécurité pour les
travailleurs d'entretien
Greens Committee / Comité des verts
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Vacant (Director Greens / Directeur des Verts)
Perry Beausoleil (Course Superintendent / Surintendant)
Gaétan Lavoie (Club Captain / Capitaine du club)
Jean Pilon(Club Professional / Professionnel de golf)
Gail Raegele (Ladies Club Captain/Capitaine du club des dames)
Bob Daunais (Course advisor / Conseiller spécial)
Bill Carbonette (Course advisor / Conseiller parcours)
Bill Rance(Handicap Chair/President pour Handicap)
Director Ladies Section/
Directeur Section des Dames
Ms.(Mme) Susan Vaughan
Ladies Executive/Exécutif des Dames
•
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President /Présidente:
Susan Vaughan
Vice President/Vice-présidente: Pat Hurley
Captain/Capitaine: Gail Raegele
Vice Captain Day/Vice-capitaine Jour: Hélène Bélisle
Vice Captain Business/Vice-capitaine « Business »: Ann Burns
Treasurer/Trésorière: Stéphanie Holland
Secretary/Secrétaire: Maureen Hillis
Juniors Liaison/Liaison Juniors : Melanie Coates
Social Convenor/Responsable des activités sociales: Karen
Moses
• Member-Guest/Membre/Invitée: Karen Moses/Louise Brunelle
• Beef 'n Greens: Danielle Zion, Alice Bolt
• Current Lady membership /Nombre actuel de membres féminins :
303 (320 in/en 2015)
•
New Lady members /Nombre de nouveaux membres féminins : 8
•
Junior girls /Nombre de filles juniors: 22
• Wednesday - T-times reserved for Day & Business
Ladies/Les Mercredis – Temps réservés pour les
“Day & Business Ladies”
• OVGA Marjorie Strong at Hylands on June 6/Le
tournoi de AGVO Marjorie Strong se tiendra au
Hylands le 6 Juin
• Member/Guest 20 July/Membre & Invité le 20 Juil
Director Juniors/ Directeur Juniors
Ms.(Mme) Melanie Coates
• Tues./Mar. Play Start Date/Date de début du jeu: July/Juil 5
• Tues./Mar. End Date/Date de fin: Aug./Août 23
– 9-hole Scramble and Awards Luncheon/9-trous “Scramble” et
dîner avec distribution des récompenses
• Wed./Mer. Clinics Start Date/Date de début des cliniques: July/Juil
6
• Wed./Mer.Skills Competition/Compétition d’habileté: Aug./août
10
• Club Championship/Championnat du Club: Aug./Août 9 and/et 11
• Age Category Tournament/Tournoi pour les différentes catégories
d’âge: Aug./août 9
• Intersectional Qualifiers: Jun 11, 12 and 19/Qualifications pour
l’Intersection: 11, 12 et 19 Juin
• 5-Day Junior Golf Camps: July11-15 and July 25-29/Camp de 5
jours de golf pour les juniors: 11 – 15 Juil et 25 – 29 Juil
• Cost: $175/Coût: $175
• 20 maximum participants per camp/Nombre maximum de
participants: 20
• Instruction by Ottawa Athletic Club/Instruction donnée par le Club
Athlétique d’Ottawa
• Sign up at the Pro Shop/Signer à la boutique du Pro
• Starts: 09:00, Ends: 12:00 followed by lunch/Début: 09h00, fin:
12h00 suivi par un dîner
Director Social/Directeur Activités
Sociales
Ms.(Mme) Melody Lachance
• 4 Jul - Opening Dinner and Dance/ Dîner et Danse d’ouverture
4 Juil.
• 17 Jun – Casino Night/Soirée Casino le 17 juin
• 1 Oct - Closing Dinner and Dance/ Dîner et Danse de Clôture
1 oct.
• Monthly Social Tee/Temps de départ social mensuel
• Events advertised by posters, web site announcements,
notices/Les activités seront annoncées au moyen d’affiches au
Club et d’avis sur le site Web
• Volunteers needed/Bénévoles recherchés
• Contact Melody Lachance by phone or e-mail/Contactez
Melody Lachance, au numéro 613-825-4457 ou à l’adresse
électronique [email protected].
HAVE A GREAT GOLF SEASON
BONNE SAISON DE GOLF