iniation Outlook express

5. Utilisation et paramétrage d'Outlook
express
5.1. Introduction - 5.2. Adresse mail - 5.3. Outlook Express: présentation générale - 5.4.
Envoyer un mail, base - 5.5. Réception, transfert et réponse de messages reçus. - 5.6.
Carnet d'adresse - 5.7. Envoi de messages via le carnet d'adresse - 5.8. Envoyer un mail
avec image, fichier lié, ... - 5.9.Commandes intéressantes des menus - 5.10. Plusieurs
utilisateurs - 5.11. Sauvegarde des messages et du carnet d'adresse
5.1. Introduction.
L'utilisation de la messagerie peut se faire dans certains cas via un site Internet (cas
des adresses mail gratuites) ou via les POP 3. Le POP est un mécanisme de connexion qui
permet d'utiliser des logiciels de messagerie de type Outlook ou Outlook Express. Cette
solution permet de créer, effacer, modifier, transférer des messages électroniques directement
depuis votre ordinateur et même de rédiger vos mails sans être connecté à INTERNET.
Outlook Express est repris dans l'installation d'Internet Explorer de Microsoft tandis
qu'Outlook est repris dans la suite d'Office de Microsoft et donc payant. Outlook inclut des
fonctions complémentaires comme un agenda, ... Ce chapitre de la formation Internet va nous
permettre d'utiliser et de paramétrer notre logiciel de messagerie.
5.2. Les adresses mail.
L'adresse des sites se présente comme http://www.nom_domaine.extension L'adresse
mail a une structure de type nom_correspondant@nom_domaine.extension, par exemple
[email protected]. Ici aussi, les caractères accentués, espaces et caractères spéciaux
sont interdits. Les seules exceptions (mais dépend du fournisseur de l'adresse) sont les
caractères ".", "-" et "_".
Il n'y a pas d'annuaire des adresses mail. Il vous faut donc la récupérer soit sur un site, soit
via votre correspondant.
Une des manière d'utiliser (et de mémoriser) les adresses mail est l'utilisation du carnet
d'adresse inclus dans Outlook Expresse (et Outlook).
5.3. Outlook Express, présentation générale
C'est le logiciel de messagerie le plus utilisé actuellement. Ses fonctions sont simples,
mais nettement suffisantes pour une utilisation de tous les jours.
Voici Outlook Express ouvert. On retrouve:
1. en haut à gauche, la liste des dossier. Ci-dessus, nous avons sélectionné la boite de
réception.
2. La liste des messages dans le dossier sélectionnés en 1 reprenant un fichier lié
, l'expéditeur (cas de la boîte de réception), l'objet, date de réception et
éventuel
d'envoi.
3. Le contenu du message sélectionné en 2
4. Le carnet d'adresse, ceci est paramétré dans mon cas.
5. La barre d'adresse, ici aussi cela peut être paramétré
6. Les menus d'Outlook Express.
5.3.1. Une petite explication des dossiers locaux.
Les dossiers locaux sont les différentes boîtes dans les quelles se retrouvent les
messages selon leur statut. Par défaut (on peut en rajouter) le dossier local reprend:
1. La boîte de réception: les messages que vous avez reçus
2. La boîte d'envoi, c'est la boîte transitoire des messages à envoyer. Une fois envoyés,
les messages se retrouvent dans la boîte suivante "éléments envoyés".
3. Eléments envoyés reprend les messages effectivement envoyés via Outlook express.
Les messages qui ne sont pas encore envoyés (problèmes techniques par exemple)
restent dans la boîte d'envoi.
4. Eléments supprimés reprend les messages supprimés de toutes les autres boîte, c'est en
gros l'équivalent de la corbeille de Windows.
5. Brouillons a un statut
L'utilisation de la souris permet de déplacer un message d'un groupe à l'autre avec
quelques restrictions. Lorsqu'un dossier est en gras, ceci signifie qu'il y a des messages non
lus dans cette boîte, le nombre en gras représentant le nombre de messages non lus. Pour que
le message soit repris comme "lu", il suffit de le visualiser 5 secondes. Avec la touche droite
de la souris, vous pouvez également faire le passage inverse.
5.4. Envoyer un mail, fonction de base
Nous verrons cette fonction en utilisant le carnet d'adresse, mais à ce stade, utilisons la
barre d'outils standard.
Cliquons sur le bouton "Nouveau message" pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous.
Dans l'en-tête, vous devez rentrer l'adresse de votre correspondant. Cette adresse est de
type nom@domaine. Vous pouvez rentrer plusieurs adresse, séparées par ";".
De même, la partie notée Cc, vous pouvez rentrer des destinataires. Le résultat est le
même sauf qu'ils recevront la "copie" du mail. Une case supplémentaire est accessible via le
carnet d'adresses.
L'objet est un texte qui sera affiché comme objet dans la boîte de réception du
destinataire, c'est un résumé.
Dans la partie "Texte du message", vous enregistrez le texte qui apparaîtra dans le
corps du message.
Pour joindre un fichier à votre mail, cliquez sur le bouton "Joindre". Dans la boîte de
réception du destinataire, apparaîtra un trombone.
Une fois le message terminé, cliquez sur le bouton "Envoyé".
Les fonctions avancées seront vues dans un chapitre ultérieur.
5.5. La réception, réponse, transfert de messages reçus.
Lorsque vous démarrez Outlook Express, il vérifie automatiquement si de nouveaux
messages sont dans votre boîte mail. Par défaut (sans configuration spécifique), il va revérifier toutes les 30 minutes lorsque vous êtes en connexion.
Sélectionnons le dossier "Boîte de réception" dans la partie 1 de l'affichage. La liste de
messages reçus apparaît en 2. Les messages en gras n'ont pas encore été lus.
Sélectionnons un message, le contenu apparaît en 3. Si vous cliquez 2 fois sur le
message (double click), le message apparaît dans une fenêtre spécifique.
Deux solutions sont possibles pour gérer un message, soit par la barre d'outils, soit par
le menu contextuel (l'utilisation de la touche droite de la souris).
5.5.1. Utilisation de la barre d'outils
Commençons par la barre des tâches au-dessus. Nous avons déjà vu la fonction "Nouveau
message".
Répondre" permet de répondre au message. Le corps du message réceptionné sera en
bas de votre message. Cette fonction, très pratique, insère également votre correspondant dans
le carnet d'adresse.
"Répondre à tous" est identique, sauf qu'il répond à toutes les personnes présentes dans
l'entête du message.
"Transférer" permet de transférer (d'expédier à une autre personne) le message reçus.
Ici aussi, l'expéditeur est inscrit dans le carnet d'adresse.
"Supprimer" permet de supprimer le message. Il est envoyé vers le dossier "Eléments
supprimés".
5.5.2. Utilisation de la barre contextuelle.
Les fonctions seront similaires. Utilisant plutôt cette possibilité que la barre d'outils, je
vais un peu plus la détailler.
"Ouvrir" est similaire à un double click" et affiche le message dans une fenêtre indépendante.
"Imprimer" permet l'impression du message.
Les 3 commandes suivantes (Répondre à l'expéditeur, répondre à tous et transférer)
sont identiques à celle des boutons. Par contre, "Transférer en tant que pièce jointe" permet de
transférer l'entièreté du message comme un bloc. Ceci crée des messages au format eml.
Les 2 commandes suivantes "Marqués comme non lus et marqués comme lus"
permettent de mettre en gras le message (quand il est non lus) et de faire une remarque sur ce
message.
5.6. Le carnet d'adresse.
Le carnet d'adresse d'Outlook Express permet de sauvegarder les données d'un
correspondant. Soit par le menu outils, soit sur l'icône dans la barre d'outils, sélectionnez le
carnet d'adresse.
5.6.1. Un nouveau correspondant.
Pour créer un nouveau contact, vous pouvez utiliser soit le menu fichier (Nouveau
contact), soit dans la partie droite le menu contextuel. Une petite remarque, si vous répondez à
un message (par la fonction répondre ou répondre à tous ou en cliquant sur une adresse de
messagerie dans le corps du message), le correspondant est automatiquement inséré dans le
carnet d'adresse.
La fenêtre est divisée en 7 onglets.
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•
•
•
•
NOM reprend les coordonnées principales du correspondant. La case à cocher
"Envoyer des messages électroniques en texte brut seulement" permet de n'envoyer
que du texte (pas d'images) à l'intérieur du message. Cette option n'est utile que si
votre correspondant utilise une connexion INTERNET ou un PC très lent.
DOMICILE reprend les coordonnées personnelles de la personne.
BUREAU reprend les coordonnées professionnelles de la personne.
PERSONNEL reprend quelques paramètres personnels de la personne: épouse,
enfants, anniversaire.
AUTRE permet de rentrer un texte explicatif.
NETMEETING est une application de conférence de Microsoft. Elle peut être
remplacée par Messenger ou ICQ.
IDENTIFICATION NUMERIQUE est utilisée pour les transferts de messages
sécurisés.
La majorité d'entre vous n'utiliserons jamais que NOM, les autres onglets sont
optionnels.
5.6.2. Un nouveau groupe.
Cette fonction permet de rassembler des correspondants suivant une appartenance
quelconque, par exemple ceux à qui vous envoyez vos blagues (même si la majorité des
utilisateurs ne pensent qu'au travail, c'est bien connu). Ces groupes vont nous permettre
d'envoyer un mail à un ensemble de personne d'une seule fois.
Créons justement ce groupe BLAGUE. Pour rentrer les membres, nous avons diverses
possibilités. Soit en cliquant sur le bouton "Sélectionner les membres", soit par nouveau
contact (ce qui redonne la fenêtre "Nouveau contact ci-dessus), soit en bas en donnant un nom
et une adresse mail associée.
Utilisons la fonction "Sélectionner les membres"
Il suffit de sélectionner les membres souhaités du groupe un à un et de cliquer sur le
bouton Sélectionner. Remarque: vous pouvez changer les classement en cliquant sur la barre
Nom (croissant ou décroissant) ou même par l'adresse de messagerie.
Une fois les membres rentrés, la fenêtre
précédente reprend les groupes et les
utilisateurs. Par le menu contextuel, vous
également supprimer un membre du groupe.
ATTENTION, au delà de 99 membres, les
serveurs de messagerie n'envoient pas le
message. Pour les correspondant utilisant
certain fournisseurs d'accès comme adresse de
messagerie, cette fonction est totalement
interdite pour éviter le spams (un courrier
électronique indésirable envoyé à une
multitude de personnes)
Si vous sauvez votre carnet d'adresse par une
commande d'exportation, les groupes ne sont
pas sauvés. Vous avez néanmoins la
possibilités de reprendre comme "entreprise"
par exemple les membres d'un groupe pour le
recréer ultérieurement.
5.7. Envoi de mails via le carnet d'adresse
Créons un nouveau message comme précédemment, mais au lieu de taper directement
l'adresse de messagerie du destinataire, cliquons sur le bouton A: La fenêtre suivante apparaît,
reprenant tous le carnet d'adresse (y compris les groupes). Il suffit maintenant de sélectionner
les destinataires en
•
•
•
A -> : destinataires principaux.
Cc ->: destinataires recevant une copie
Cci ->: destinataires recevant une copie mais cachés.
Les destinataires et copies sont quasiment identiques. La seule différences c'est que les
2 groupes seront repris dans des cases différentes dans l'en-tête du message reçu.
Les Cci reçoivent également une copie, mais n'apparaissent pas dans l'entête du
message des destinataires. Les autres destinataires ne sauront donc pas que les Cci ont
également reçus le message. Cette fonction peut être utilisée si vous ne souhaitez pas que
chaque destinataires reçoivent les adresses des autres.
L'envoi du même message à plusieurs personnes en même temps n'envoie qu'une seule
fois le message dans la boîte d'envoi du fournisseur d'accès.
5.8. Envoyer un mail avec images, fichiers liés, ...
Si un mail peut être un simple texte, Outlook express inclue des fonctions un peu plus
élaborées pour la mise en page des mails. Créons un nouveau message de la manière
habituelle.
Les groupes de 1 à 3 vont nous permettre la mise en page du texte à l'intérieur du
message. L'utilisation est identique à celle dans un traitement de texte. Je n'y revient donc pas.
Le groupe 4 va permettre de personnaliser le message. Le - permet d'insérer une ligne
horizontale pour séparer 2 parties de messages.
permet de créer un lien hypertexte si un texte est sélectionné. Par défaut, si vous tapez
une adresse Internet, cette fonction s'insère automatiquement.
Va permettre d'insérer une image dans votre message. A la différence d'un fichier lié
comme ci-dessous, l'image apparaît au milieu du message.
permet de joindre un fichier quelconque à votre message. Il n'apparaît
pas dans le corps du message. Les messages reçus incluent un
trombones comme indication d'un fichier lié. Ceci permet par exemple
d'envoyer un document Word, une présentation Power Point ou même
une image.
permet d'envoyer un message avec un indicatif comme priorité. Ceci
n'influence pas sur la vitesse de transmission du message, mais sert de
repère dans la boîte de réception du destinataire.
Le reste de la fenêtre d'envoi ne devrais pas poser de problèmes. signalons néanmoins
le correcteur d'orthographe dans le menu Outils.
5.9. Quelques fonctions intéressantes dans les menus
d'Outlook Express
L'analyse de toutes les commandes des menus serait un peu fastidieuse. Je ne verrais
que les fonctions qui me semblent intéressantes et n'ont pas étés vues.
5.9.1. Menu FICHIER
Rien de bien très intéressant, si ce n'est l'utilisation par plusieurs utilisateurs en même
temps qui sera vu au chapitre 5.10
5.9.2. Menu EDITION
La commande message permet de retrouver les messages de certains expéditeurs (DE),
de certains destinataires (A), suivant l'objet du message. La partie message permet de
retrouver un message incluant le texte recherché.
Message dans ce dossier permet de retrouver un message suivant un ou plusieurs mots
mais uniquement dans le dossier en cours.
SUIVANT permettant dans les 2 cas de passer au message suivant.
5.9.3. Menu AFFICHAGE
Seule la partie DISPOSITION permet de sélectionner les parties à afficher en cours de
travail.
•
•
•
CONTACTS rassemble le carnet d'adresse
BARRE DE DOSSIER affiche simplement un texte affichant le nom du dossier en
cours (pas très utile).
LISTE DES DOSSIERS affiche à gauche la liste des dossiers (réception, envoi, ...)
Barre d'OUTLOOK n'a aucune utilisé.
•
•
•
Barre d'état reprend une petite barre d'état en dessous reprenant le nombre de message
du dossier en cours.
Barre d'outils affiche la barre d'outils d'outlook Express en haut avec les boutons des
principales commandes.
Barre d'affichage permet de sélectionner les types de messages affichés.
5.9.4. Le Menu OUTILS
Ce menu reprend les comptes et les options. Les règles des messages fonctionnent de
manière aléatoire.
Le paramétrage des comptes sera vu au chapitre suivant.
5.9.5. Le menu MESSAGE
Ce menu reprend finalement les fonctions déjà vues plus haut, sauf le blocage d'un
expéditeur qui permet de bloquer les messages provenant d'une ou plusieurs personnes. Cette
fonction n'est pas réellement utilisable pour bloquer le spams.
5.10. Outlook Express: deux utilisateurs.
De nombreux ordinateurs sont utilisés par plusieurs personnes en même temps. Dès
lors, aller rechercher les mail revient à rechercher les mail de tous les utilisateurs. C'est
possible de créer plusieurs utilisateurs. Ouvrez Outlook Express et dans le menu fichier,
sélectionnez la commande "Identités", "Ajoutez une identité". Cette commande vous permet
de recréez d'autres comptes de mail qui seront spécifiques à l'utilisateur nouvellement créés.
Une fois les identités créées, vous pouvez par le menu
Fichier changer d'identité.
Il est également loisible d'utiliser ces identités avec mots de
passe. Pour cela, sélectionnez "Gérer les identités" dans cette
commande identités. Sélectionnez l'identité souhaitée et cliquez sur le
bouton "Propriétés". Vous pouvez ici "Demander un mot de passe au
démarrage". Ceci évite que le fiston ne lise vos mails.