Conservation des documents
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Conservation des documents
CONSERVATION DES DOCUMENTS Les principaux documents de l’association, à l’instar des documents de l’état civil d’une personne physique, doivent être conservés de sa naissance (publication au Journal Officiel) à sa mort (dissolution). Il en va ainsi des statuts de l’association, le cas échéant des règlements intérieurs successifs, des récépissés de la préfecture, des avis de la publication au Journal Officiel, du registre spécial, c’est-à-dire de tous les documents auxquels un tiers peut avoir accès. Ce sont des documents nécessaires pour comprendre l’histoire et l’évolution de la structure. Depuis la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile (loi n°2008-561), les délais de prescription sont passés de trente à cinq ans en matière personnelle et mobilière et de dix abs à cinq ans en matière commerciale. De même, la durée de conservation des pièces comptables et fiscales diffère selon le texte applicable : le code des procédures fiscales prévoit un délai de six ans (LFP, art L.102 b) alors que le code de commerce exige de conserver les documents pendant dix ans. Statuts, règlement intérieur Délai illimité Registre spécial Délai illimité Récépissés de la déclaration à la préfecture et avis de publication au Journal Officiel Délai illimité Registre des délibérations s’il y en a Délai illimité Procès-verbaux d’assemblées générales, de conseil bureau d’administration, de 30 ans Rapport du commissaire aux comptes 30 ans Subventions (demande, convention, pièces justificatives) 30 ans en fonction du risque couvert Contrats d’assurance (durée de validité plus durée de prescription) Contrats commerciaux Livres comptables obligatoires (livre journal, d’inventaire, bilan, compte de résultat, rapport…) 10 ans grand livre, livre 10 ans Pièces justificatives de la comptabilité (factures émises et acceptées, bulletins de paie, bordereaux d’agent de change, pièces bancaires, etc.) 10 ans Journal des opérations bénévoles où sont retracées les contributions volontaires lorsqu’il a été décidé de les valoriser 6 ans