Liste des durées de conservation des documents

Liste des durées de conservation des documents numériques et/ou papiers
Consultation
numérique
QUI?/OÙ?
Durée de
conservation
Documents juridiques, administratifs, civils et
criminels et pour toutes les Cours
Docushare
Provincial
Permanent
Accréditation
Docushare
Provincial
Permanent
Docushare/ Internet
Provincial
Permanent
Lettres d'entente provinciales
Docushare
Provincial
Permanent
Lettres d'entente régionales
Docushare
Provincial
Régional
Permanent
Convention collective 957‐1500‐4250
Docushare
Provincial
10 ans
Docushare/ Internet
Provincial
Permanent
Provincial
5 ans
Provincial
7 ans
Documents
Convention collective 2000 et Annexe
Statuts 2000
Statuts CTC‐SCFP‐SCFP QC‐FTQ
États financiers provincial
Bilans financiers régionaux
Docushare
Provincial
Régional
7 ans
Notes
Retourner copie
signée après
approbation du
conseil régional
Liste des durées de conservation des documents numériques et/ou papiers
Documents
Consultation
numérique
États financiers CCSSHQ
QUI?/OÙ?
Durée de
conservation
Provincial
2000
7 ans
Prévisions budgétaires
7 ans
Griefs/Formulaire et communications Arbitres et
HQ
Gestion syndicale/ Griefs
Provincial
5 ans à partir de la
clôture du dossier.
Griefs/Dossiers
Gestion syndicale/ Griefs
Provincial et
Régional
5 ans à partir de la
clôture du dossier.
Griefs/Dossiers Arbitrage
Docushare avec sentence
Provincial
5 ans à partir de la
clôture du dossier.
Griefs/Sentences arbitrales
Gestion syndicale /
Docushare
Provincial
Permanent
Assemblée générale/ Avis et documents
Docushare/ Internet
Provincial
1 an
Provincial
Jusqu'à la destruction
Provincial
Permanent
Provincial
Permanent
Assemblée générale/ Votes
Compte‐rendu comité exécutif provincial
Cahier des résolutions du comité exécutif
provincial
Docushare
Notes
Intégrées dans
Acomba
L'application "Griefs"
est alimentée par les
régions par SCAN
2010
L'application "Griefs"
est alimentée par les
régions par SCAN
2010
Les conseillers doivent
le retourner au
provincial
Résolution pour
destruction au CEP
suivant
Mis à jour après
chaque CEP
Liste des durées de conservation des documents numériques et/ou papiers
Consultation
numérique
QUI?/OÙ?
Durée de
conservation
Compte‐rendu ‐Bureau
Docushare
Provincial
Permanent
Compte‐rendu conseil régional
Docushare
Provincial et
Régional
Permanent
Les régions doivent
faire parvenir les PV
Provincial
Permanent
Mis à jour après
chaque CR
Provincial
Permanent
Régional
Permanent
Provincial
1 an
Provincial et
Régional
Mis à jour à chaque
changement
Régional
Mis à jour à chaque
changement
Provincial et
Régional
Mis à jour à chaque
période de paie
Documents
Cahier des résolutions du conseil régional
Compte‐rendu comités provinciaux des rencontres
paritaires avec HQ
Docushare
Compte‐rendu des comités régionaux des
rencontres paritaires avec HQ
Rapport des comités provinciaux
Structure
Docushare
Internet Gestion
syndicale / Syndicat
Pyramide téléphonique
Liste des membres
Gestion syndicale/
Membres
Cartes de membres
Gestion syndicale/
Membres
Provincial
Notes
Les régions doivent
faire les modifications
dans le système de
gestion syndicale
Les régions doivent faire
signer le formulaire, le
retourner au provincial
avec l'argent
Liste des durées de conservation des documents numériques et/ou papiers
Documents
Avis de changements techniques et
technologiques
Consultation
numérique
QUI?/OÙ?
Docushare
Provincial et
Régional
Durée de
conservation
Les régions doivent
faire parvenir les avis
CTT régionaux
Dépôt et Avis du comité évaluation HQ
Docushare/ Internet
Permanent
Descriptifs d'emplois
Docushare/ Internet
Permanent
Régional
7 ans à partir de la
clôture du dossier.
Docushare/ Internet
Provincial
5 ans
Gestion syndicale/
Membres
Provincial
Régional
Permanent
Lettres de réprimandes
Liste d'ancienneté
Mouvements de personnels‐Fichier numérique
Notes
Avec le dossier de
grief
La date dans le dossier
de chaque membre.
Registre de candidatures PV ou MIRE
Docushare
Provincial et
Régional
5 ans
Plus longtemps si
griefs actifs
Avis de poste vacant et offre MIRE
Docushare
Provincial
Régional
5 ans
Plus longtemps si
griefs actifs
Lettre de confirmation ou liste de confirmation PV
ou MIRE
Docushare
Provincial
Régional
5 ans
Plus longtemps si
griefs actifs
Provincial
Mis à jour annuellement
Guide de la personne déléguée
Liste des durées de conservation des documents numériques et/ou papiers
Documents
Consultation
numérique
QUI?/OÙ?
Durée de
conservation
Congrès 2000
Docushare/ Internet
Provincial
3 ans sauf pour le PV
permanent
Congrès Autres
Docushare
Provincial
3 ans
Correspondance avec HQ ‐Provincial
Docushare
Provincial
Permanent
Courriels également
Permanent
Courriels également
Provincial
1 an
Courriels également
Correspondance avec HQ ‐Régional
Régional
Permanent
Courriels également
Correspondance Autres ‐Régionale
Régional
3 ans
Courriels également
ou si un dossier est
actif
Permanent
Courriels également
Dépôt officiel aux
archives nationales
Correspondance avec membres‐Provincial
Correspondance autres ‐Provincial
Docushare
Correspondance avec membres‐Régional
Information 2000 / Tract, journal
Docushare/ Internet
Provincial
Permanent
Information / Affiliations
Docushare/ Internet
Provincial
1 an
Notes
Liste des durées de conservation des documents numériques et/ou papiers
QUI?/OÙ?
Durée de
conservation
RCD
Régional
3 ans après la clôture
REA
Régional
Permanent
Mise à jour
Documents
Consultation
numérique
Organigrammes HQ
Docushare
Provincial
Documents de référence HQ
Docushare
Provincial
Élections Provinciales / Tous les documents
Provincial
3 ans
Élections Régionales / Tous les documents
Provincial et
Régional
3 ans
Notes