PROCEDURE GESTION DOCUMENTAIRE 1

PROCEDURE
GESTION DOCUMENTAIRE
Procédure_ Gestion_Doc.
Version: 1.1
Date : 05/10/09
1- Objet & finalité
Cette procédure définit les modalités d’élaboration et de gestion des documents du Système de management
de la Qualité de l’école.
Elle a pour but :
de garantir la conformité,
d’apporter des preuves en cas de litige,
de garantir la validité des documents émis.
2- Domaine d’application
Le domaine d’application est l’ensemble des activités couvertes par le Système de Management de la
Qualité (SMQ) de l’INP-ENSEEIHT.
3- Suivi version
Version
v1.1
Modifications
Commentaires
Version initiale
4- Responsabilité
Nom
Gilles Corberand
Auteur
Date
05/10/2009
Ingénieur Qualité
Date
Validation
Signature
Alain Ayache
Directeur de l’INP-ENSEEIHT
5- Liste de diffusion
Ensemble des acteurs de l’école
6- sommaire
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
2.3
2.4
3
4
GESTION DES DOCUMENTS ........................................................................................................................ 2
Présentation des documents ...................................................................................................................... 3
Exemple de page de garde......................................................................................................................... 3
REGLES DE GESTION DES DOCUMENTS INTERIEURS............................................................................ 4
Classement des documents ....................................................................................................................... 4
Diffusion des documents ............................................................................................................................ 4
Modification des documents et gestion des documents périmés ............................................................... 5
Gestion des enregistrements ...................................................................................................................... 5
GESTION DES DOCUMENTS D’ORIGINE EXTERIEURE ............................................................................ 5
GESTION DES DONNEES INFORMATIQUES .............................................................................................. 5
1/6
PROCEDURE
GESTION DOCUMENTAIRE
Procédure_ Gestion_Doc.
Version: 1.1
Date : 05/10/09
1 Gestion des Documents
GLOSSAIRE
Documentation qualité : Ensemble des documents comprenant, Manuel Qualité, Cartographies,
procédures, modes opératoires, formulaires - ainsi que des enregistrements - générés pour
assurer le fonctionnement des processus clés.
Manuel Qualité : "document spécifiant le système de management de la qualité d'un organisme"
(ISO9000 - Principes essentiels et vocabulaire).
Cartographie : représentation graphique de l'organisation d'une activité.
Procédure : document dont l'objet est de décrire un processus (en répondant aux questions qu'il
suscite : Qui ? Où ? Quand ? Quoi ?) et/ou de définir les interactions
Protocole, Mode Opératoire : document de description de tâche (qui répond à la question :
comment ?).
Formulaire : support d'information pré-établi, que l'utilisateur renseigne au fur et à mesure du
déroulé d'une procédure, d'un mode opératoire, ou d'une étape de ceux-ci.
Enregistrement : "document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation
d'une activité" (ISO9000 - Principes essentiels et vocabulaire).
Note d'organisation : document fournissant des directives d'organisation, s'agissant d'un service,
d'une mission, d'un projet…
Documentation externe : documentation émise par une entité extérieure à l’école.
SMQ : Système de management de la qualité.
2/6
PROCEDURE
GESTION DOCUMENTAIRE
1.1
Procédure_ Gestion_Doc.
Version: 1.1
Date : 05/10/09
Présentation des documents
Les documents structurant de l’école comportent un cartouche haut de page comprenant :
• Le titre du thème abordé
• La date de mise à jour ou de création du document
• L’indice d’évolution (s’il y a un besoin du suivi de version)
Le numéro de page et le nombre de pages sont présents en bas de page
La référence indique le processus dans le lequel le document est impliqué ainsi que le type et nom du
document.
1.2
Exemple de page de garde
Ref : xxxx
Version: 1.0
Date : xx/xx/xx
Page : 3 / 6
PROCEDURE
xxxxx
OBJET & FINALITE
L’objet de ce xxxx.
DOMAINE D’APPLICATION
Ce document s’applique pour xxxx.
SUIVI VERSION
Version initiale
RESPONSABLE
Nom
Auteur
Vérification
Autorisation
Date
Signature
xxxx
xxx de l’INP-ENSEEIHT
xxxx
xxx xxxx
xxxxxx
xxx de l’INP-ENSEEIHT
LISTE DE DIFFUSION
xxxx
PRINCIPAUX DOCUMENTS ASSOCIES
Les documents ci dessous sont à leur dernière édition :
Titre
Lieu / Archivage
SOMMAIRE
XXXXX ........................................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
1
XXXXXX.......................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
2
2.1
XXXXXXXX..................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
xxxxxxx ............................................................................. Erreur ! Signet non défini.
3/6
PROCEDURE
GESTION DOCUMENTAIRE
Procédure_ Gestion_Doc.
Version: 1.1
Date : 05/10/09
Politique Qualité
Manuel
Qualité
Objectifs
Organisation
PROCESSUS
Organigramme
Documentation
externe
Fiches de Poste
Procédures
Consignes de sécurité
Protocoles
Règlement Intérieur
Enregistrements
Entités
Direction
Service
informatique
Relations
Industrielles
Département
d’enseignement
Comptabilité
Scolarité
Service
Stage
Relations
International
es
Service des
Langues
RH
Gestion Site
Bibliothèque
STI
Repro.
Polycopié
2 Règles de gestion des documents intérieurs
2.1
Classement des documents
Les documents sont classés dans une zone partagée informatique « commun_organisation_n7», à
disposition du personnel enseignant et support.
A l’intérieur du répertoire, les documents sont classés dans des sous-répertoires en fonction du thème
abordé.
2.2
Diffusion des documents
La liste de diffusion atteste de la remise des documents du système de management de la qualité aux
personnes concernées.
La diffusion est réalisée en priorité par messagerie en utilisant un pointeur d’accès au document original afin
de pointer sur la dernière version en vigueur. Dans les autres cas, un envoi du document par messagerie ou
en version papier est alors possible.
2.3
Validation des documents
Les documents qui ont une incidence sur l’école
• protocoles,
• procédures, revue de direction, et documents qualité
• notice
• documents et informations mis à disposition sur le site internet
Le responsable technique et tout acteur compétant peut avoir un rôle de vérification des documents.
La direction valide ces documents.
4/6
PROCEDURE
GESTION DOCUMENTAIRE
2.4
Procédure_ Gestion_Doc.
Version: 1.1
Date : 05/10/09
Modification des documents et gestion des documents périmés
Dans le cas des procédures et du manuel qualité, un suivi des modifications est tenu à jour sous forme de
tableau historique indiquant la description sommaire des changements apportés au document et est inséré
en page de garde.
Les modifications liées au changement de version du document sont identifiées dans le cartouche de la page
de garde.
La mise à jour des documents se fait sous l’égide des responsables des processus. Le document modifié est
approuvé par la direction avant d’être diffusé.
Les modifications des documents sont identifiées par l’incrémentation du numéro de version.
Dans tous les cas, un exemplaire de chaque version périmée est conservé dans un répertoire archives
« Archives » placé dans chaque répertoire ou en tête du répertoire.
2.5
Gestion des enregistrements
Un tableau récapitulatif reprend les éléments de gestion des enregistrements par année scolaire dans le
répertoire de l’année : exemple « 2007-2008 ».
La gestion des enregistrements est réalisée par les personnes selon leurs activités.
Les principaux enregistrements sont gérés dans les répertoires de la personne ou du service concerné.
Pour l’ENSEEIHT, les principaux enregistrements se composent des PV de jury, des comptes-rendus de
conseil, des copies et rapports des étudiants, des listes de notes, des certificats d’absence …
3 Gestion des documents d’origine extérieure
Il s’agit des documents dont le contenu doit être pris en compte dans l’activité réalisée (exemple : Règlement
de l’INP ou recommandation de la CTI).
Les documents d’origine extérieure sont identifiés et les versions sont enregistrées au fur et à mesure des
modifications.
Les messages électroniques qui impliquent une activité du département sont gérés par le destinataire dans
son répertoire messagerie. Les actions associées sont formalisées lors d’une réunion interne (exemple :
conseil de département).
Les documents de référence joints aux messages électroniques sont placés dans le sous-répertoire lié
l’entité.
4 Gestion des données informatiques
La gestion du répertoire «commun_organisation_n7» est réalisée par le responsable du SMQ.
Les autorisations d’accès sont définies par la direction.
Les sous répertoires « commun_organisation_n7/PROCESSUS » sont accessibles en lecture seule à tout le
personnel et sont modifiables par la direction.
Les répertoires liés aux entités sont accessibles suivant les droits en lecture ou lecture/écriture selon les
profils des personnels ENSEEIHT.
Les données informatiques enregistrées sur le réseau sont sauvegardées régulièrement par le service
Informatiques de l’école.
5/6
PROCEDURE
GESTION DOCUMENTAIRE
Procédure_ Gestion_Doc.
Version: 1.1
Date : 05/10/09
ANNEXE : Exigences ISO 9001:2008
4.2 Exigences relatives à la documentation
4.2.1 Généralités
La documentation du SMQ doit comprendre
a) l'expression documentée de la politique qualité et des objectifs qualité;
b) un manuel qualité;
c) les procédures documentées et les enregistrements exigés par la présente Norme internationale;
d) les documents, y compris les enregistrements, jugés nécessaires par l'organisme pour assurer la planification, le
fonctionnement et la maîtrise efficaces de ses processus.
NOTE 1 Lorsque le terme «procédure documentée» apparaît dans la présente Norme internationale, cela signifie que la
procédure est établie, documentée, appliquée et tenue à jour. Un seul document peut contenir les exigences relatives à
une ou plusieurs procédures. L'exigence relative à une procédure documentée peut être couverte par plus d'un
document.
NOTE 2 L'étendue de la documentation du SMQ peut différer d'un organisme à l'autre en raison
a) de la taille de l'organisme et du type d'activités;
b) de la complexité des processus et de leurs interactions;
c) de la compétence du personnel.
NOTE 3 La documentation peut se présenter sous toute forme et sur tout type de support.
4.2.2 Manuel qualité
L'organisme doit établir et tenir à jour un manuel qualité qui comprend
a) le domaine d'application du SMQ, y compris le détail et la justification des exclusions (voir 1.2.);
b) les procédures documentées établies pour le SMQ ou la référence à celles-ci;
c) une description des interactions entre les processus du SMQ.
4.2.3 Maîtrise des documents
Les documents requis pour le SMQ doivent être maîtrisés. Les enregistrements sont des documents particuliers qui
doivent être maîtrisés conformément aux exigences de 4.2.4.
Une procédure documentée doit être établie afin de définir les contrôles nécessaires pour
a) approuver les documents quant à leur adéquation avant diffusion;
b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents;
c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés;
d) assurer la disponibilité sur les lieux d'utilisation des versions pertinentes des documents applicables;
e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables;
f) assurer que les documents d'origine extérieure jugés nécessaires par l'organisme pour la planification et le
fonctionnement du SMQ sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée;
g) empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, et les identifier de manière adéquate s'ils sont
conservés dans un but quelconque.
4.2.4 Maîtrise des enregistrements
Les enregistrements établis pour apporter la preuve de la conformité aux exigences et du fonctionnement efficace du
SMQ doivent être maîtrisés.
L'organisme doit établir une procédure documentée pour définir les contrôles nécessaires associés à l'identification, au
stockage, à la protection, à l'accessibilité, à la conservation et à l'élimination des enregistrements.
Les enregistrements doivent rester lisibles, faciles à identifier et accessibles
6/6