Utilisation d`une automobile par les employés

TAX
ALERT
Partager
maintenant
Juillet 2015
Utilisation d’une automobile par les employés
Bob Boser, CPA, CA, est un associé du Collins Barrow de Red Deer.
Il est fréquent qu’un employé soit tenu par son employeur de se servir d’une automobile dans le cadre de ses fonctions. Le plus souvent,
l’entreprise fournira une automobile à l’employé ou versera un montant à ce dernier pour l’utilisation de son propre véhicule. Les options qui
suivent présentent différentes conséquences fiscales pour l’employeur et l’employé.
Voiture personnelle de l’employé
Bon nombre d’entreprises préfèrent payer leurs employés pour
qu’ils utilisent leurs propres voitures. S’ils sont basés uniquement
sur les kilomètres parcourus pour affaires, les paiements versés
à l’employé pourront être déduits par l’employeur et considérés
comme une franchise fiscale, pourvu qu’ils ne dépassent pas
les taux prescrits fixés annuellement par l’Agence du revenu du
Canada. Pour les déplacements effectués dans l’une des provinces
canadiennes, les taux pour l’année 2015 sont de 0,55 $ par
kilomètre pour les 5000 premiers kilomètres parcourus — calculés
sur la base de l’année civile et non sur celle de l’exercice de
l’employeur — et de 0,49 $ pour chaque kilomètre supplémentaire.
(Pour les déplacements effectués dans l’un des territoires, les taux
sont plus élevés de 0,04 $.)
Si l’employé est remboursé pour le stationnement, les frais de
péage ou de traversier, ou encore, pour l’assurance supplémentaire
exigée par l’employeur, ces paiements feront également partie de
l’indemnité exonérée d’impôts.
Les taux prescrits tiennent compte des principaux éléments
des coûts rattachés à la propriété et au fonctionnement d’une
automobile, y compris la dépréciation, le financement, l’assurance,
le carburant, l’entretien et l’immatriculation. Dans certains cas,
les coûts réels peuvent être plus élevés que les taux prescrits,
notamment lorsque l’automobile de l’employé consomme plus de
carburant que la normale, ou quand la nature du déplacement
(haut kilométrage ou activité significative hors route) affecte
la valeur résiduelle de l’automobile, ce qui cause une dépréciation
supérieure à la normale. Dans de tels cas, l’employé peut demander
— et l’employeur peut accepter de payer — un taux plus élevé. Si
le taux est raisonnable dans les circonstances, le montant versé à
l’employé sera toujours considéré comme une indemnité exempte
d’impôts, mais l’employeur sera contraint de déduire le taux prescrit.
Pour simplifier la tenue de compte mensuelle, l’ARC permettra les
paiements fondés sur une estimation mensuelle des kilomètres à
parcourir avec une révision en fin d’année, une fois que les distances
totales pour l’année sont connues.
Si le paiement versé à l’employé n’est pas uniquement basé sur les
kilomètres parcourus pour affaires (telle qu’une allocation forfaitaire
mensuelle), le paiement sera déductible pour l’employeur, mais
sera imposable pour l’employé et ajouté à son revenu d’emploi
pour l’année en cours. Les paiements sont considérés comme des
gains ouvrant droit à pension en vertu du Régime de pensions du
Canada (RPC) et comme une rémunération assurable en vertu de
l’assurance-emploi (AE). L’employeur est tenu de faire les retenues
et les versements nécessaires aux fins de l’impôt sur le revenu, du
RPC et de l’AE.
Si les paiements qui lui ont été versés sont inclus dans son
revenu d’emploi, l’employé peut avoir droit à une déduction
pour ses frais d’automobile réels. Pour ce faire, il doit obtenir le
formulaire T2200 auprès de son employeur attestant qu’il a été tenu
d’utiliser son automobile dans l’exercice de ses fonctions. Lors de
la préparation de la déclaration de revenus pour l’année, l’employé
peut demander une déduction pour la portion professionnelle de
ses frais d’automobile totaux durant cette période (le kilométrage
Page 1
TAX
ALERT
Partager
maintenant
Juillet 2015
Utilisation d’une automobile par les employés
parcouru aux fins d’affaires divisé par le kilométrage total). Pour
appuyer ces frais, l’employé doit maintenir un registre détaillé de
ses déplacements personnels et professionnels au cours de l’année,
en plus de conserver les copies de tous ses reçus de dépenses.
Véhicules fournis par l’employeur
Par ailleurs, l’entreprise peut choisir d’être responsable des coûts
rattachés à la propriété et au fonctionnement d’un véhicule, qui
est ensuite mis à la disposition de l’employé. L’employeur peut
déduire la totalité des frais liés à la propriété et au fonctionnement
de l’automobile. (Il peut y avoir des restrictions sur les déductions
pour amortissement ou les déductions pour les frais de location
de certaines voitures classées comme des véhicules de tourisme.)
L’automobile sera utilisée par l’employé dans l’exercice de ses
fonctions, mais dans de nombreux cas, elle sera également utilisée
à des fins personnelles. À tout le moins, l’automobile servira
fréquemment pour les déplacements entre le domicile et le lieu de
travail, ce que l’ARC considère comme un usage personnel. Pour
assurer que, dans de tels cas, les employés ne reçoivent pas un
avantage en franchise d’impôt, il existe un vaste ensemble de règles
portant sur le calcul de l’indemnité qui leur est versée et sur la façon
d’ajouter celle-ci à leur revenu d’emploi.
▪▪
Les frais pour droit d’usage — Si l’employeur possède
le véhicule, les frais sont calculés selon un pourcentage du
coût initial de l’automobile (2 % par mois, pour chaque mois
où l’automobile est mise à la disposition du salarié, pour
un maximum de 24 % pour l’année). Si l’automobile est
louée, les frais sont calculés en fonction des 2/3 du coût de
location mensuel pour les mois durant lesquels l’automobile
est mise à la disposition de l’employé. Si les kilomètres
parcourus à des fins personnelles durant l’année sont moins
de 20 004, une réduction des frais pour droit d’usage peut
être réclamée.
▪▪
L’avantage relatif aux frais de fonctionnement — Ce
frais kilométrique est calculé selon les kilomètres parcourus
à des fins personnelles au cours de l’année. Pour l’année
2015, le taux a été fixé à 0,27 $ par kilomètre. L’employé
peut également choisir d’utiliser 50 % des frais pour droit
d’usage si l’usage personnel de l’automobile est inférieur
à 50 %.
▪▪ Si, au cours de l’année, l’employé rembourse à
l’employeur tous coûts liés à l’utilisation de l’automobile,
le montant remboursé réduira le total des frais pour droit
d’usage et de l’avantage relatif aux frais de fonctionnement
pour être inclus dans le revenu de l’employé. L’indemnité
totale de l’employé sera imposée selon son taux marginal
d’imposition. En conséquence, les économies d’impôt
réalisées à la suite du remboursement seront
moindres que les fonds utilisés et il y aura un coût net
déboursé par l’employé.
▪▪ L’avantage total de l’utilisation de l’automobile fournie par
l’employeur est considéré comme un gain ouvrant droit
à pension admissible pour le RPC, mais pas comme une
rémunération assurable aux fins de l’assurance-emploi.
L’employeur est tenu de faire les retenues et les versements
nécessaires pour l’impôt sur le revenu et le RPC.
▪▪ Comme dans le cas de l’utilisation de son automobile
personnelle, l’employé est tenu de maintenir un registre
détaillé de ses déplacements personnels et professionnels
au cours de l’année.
Minimiser les conséquences fiscales
Prendre la décision à savoir si l’employeur ou l’employé devrait
fournir l’automobile peut être difficile. D’un point de vue financier
et fiscal, les parties chercheront à minimiser l’indemnité imposable
Page 2
TAX
ALERT
Partager
maintenant
Juillet 2015
Utilisation d’une automobile par les employés
pour l’employé, le coût total pour l’employeur et les exigences
de tenue de compte pour les deux. La pratique générale dans
l’industrie est de prendre en considération les facteurs pertinents
afin que la décision ne mette pas l’employeur dans une situation
désavantageuse lors du processus d’embauche.
Il existe de nombreuses stratégies qui peuvent aider à minimiser les
conséquences fiscales.
Véhicules fournis par l’employeur
▪▪ Examiner les options pour réduire la disponibilité de
l’automobile, par exemple, en exigeant qu’elle demeure sur
les lieux de l’entreprise les week-ends ainsi que lorsque
l’employé est en voyage d’affaires et en vacances. Une
diminution des périodes de disponibilité permettra de
réduire les frais associés au droit d’usage.
▪▪ Si l’employeur fournit une automobile qui date de plusieurs
années, les frais pour droit d’usage sont basés sur le coût
initial de l’automobile. Envisager une vente et une cessionbail pour remplacer le coût initial plus élevé utilisé pour le
droit d’usage par un coût de location inférieur basé sur la
valeur actuelle de l’automobile. Si l’automobile n’a pas de
dettes, cela peut aussi constituer une source de fonds de
trésorerie pour l’employeur.
▪▪ Pour les véhicules loués, envisager des baux de plus longue
durée afin de réduire le coût de ceux-ci et les frais pour droit
d’usage des employés.
▪▪ Réduire la conduite personnelle de l’employé. S’il effectue
des visites d’affaires sur le chemin du travail, il transforme
ce qui serait autrement un déplacement personnel en
déplacement d’affaires. Si l’employé a une autre automobile,
l’automobile lui appartenant doit être utilisée autant que
possible à des fins personnelles.
Voiture personnelle de l’employé
▪▪ Maximiser les déplacements d’affaires de l’employé. S’il
effectue des visites d’affaires sur le chemin du travail,
il transforme ce qui serait autrement un déplacement
personnel en déplacement d’affaires. Si l’employé possède
une deuxième automobile, qu’il utilise cette dernière à des
fins personnelles autant que possible afin d’augmenter, en
terme de pourcentage total, l’utilisation professionnelle de
l’autre automobile.
▪▪ Si l’employé achète une nouvelle voiture, envisager que
l’employeur fournisse un prêt sans intérêt ou à faible taux
d’intérêt égal au taux prescrit afin de faciliter l’achat de
l’automobile. L’employé sera réputé avoir reçu un avantage
imposable sur le prêt égal à la différence entre le taux
prescrit (actuellement de 1 %) et le taux pratiqué sur le
prêt. Si le taux prescrit est inférieur au taux d’intérêt que
l’employé aurait payé sur le financement autrement obtenu,
l’employé aura droit à une indemnité libre d’impôt égale à
cette différence.
▪▪ Si l’employé reçoit un paiement de l’employeur qui sera
imposable et qu’il est en mesure de demander une
déduction pour les frais réels, il devrait considérer de
financer l’achat de l’automobile. Une partie de cette dette
sera déductible, tandis que les intérêts sur les autres
dettes (comme une hypothèque ou une carte de crédit)
ne le sont pas.
Contactez votre conseiller Collins Barrow pour obtenir plus
d’informations et pour vous aider à gérer les conséquences de
l’utilisation de véhicules à des fins professionnelles.
Bob Boser, CPA, CA, est un associé du Collins Barrow de Red Deer.
Page 3