mon guide psp mnp

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mon guide psp mnp

Prosp'Action
GUIDE UTILISATEUR
Conquête et fidélisation de clients
A l’aide de PROSP'ACTION vous allez gérer vos contacts, vos relances,
vos tâches. Il vous permet de réaliser facilement des mailings par fax, email
ou courrier.
PROSP'ACTION vous permet de gérer un fichier d’adresses de prospects
dans lequel vous pouvez faire des sélections multicritères.
CREADEV a développé beaucoup d’autres logiciels d’assistance à la
prospection commerciale que vous pourrez découvrir à l’adresse suivante
www.creadev-fr.com. Pour tout renseignement commercial complémentaire,
vous pouvez prendre contact avec notre service clientèle :
Tel : (33) 1.43.32.54.72
Fax : (33) 1.43.88.51.37
Ou par email [email protected]
Logiciels CREADEV spécialiste des logiciels de prospection et de traitement de données
Visitez notre site internet : http://www.creadev-fr.com/boutique
Onglet Général :
1. SAISIE OU MODIFICATION D'UNE FICHE
Sur l'écran principal cliquez sur NOUVEAU pour créer une nouvelle fiche ou
MODIFIER pour modifier la fiche sélectionnée.
Pour sélectionner une fiche à modifier, cliquez en début de ligne.
ECRAN DE SAISIE : L'écran de saisie comprend 5 onglets
1.1 Onglet Général
Cet écran comprend les informations principales de la fiche.
Fenêtre de numérotation :
Composition des numéros de téléphone (cadres rouges)
Si vous êtes équipé d’un modem (RTC ou CTI) cliquez sur les cadres
rouges, le numéro à appelé est composé directement.
Zone de dates et chiffre d’affaires :
Zone de dates et chiffre d’affaires
Pour les champs « Créée le » et « Dernier contact », cliquer sur le
calendrier insère automatiquement la date du jour.
Pour les champs « Date de relance » et « D. Prév » (Date de prévision),
cliquer sur le calendrier ouvre un calendrier permettant de choisir une date.
Le champ CA R sert à compléter le chiffre d’affaires réalisé.
Le champ CA P sert à compléter le chiffre d’affaires prévisionnel.
Champs Email et Web (cadres verts)
Lorsque vous cliquez sur le mot « E Mail », Prosp@ction ouvre un email
vierge avec votre logiciel de messagerie par défaut, dont le champ
destinataire est déjà complété.
Lorsque vous cliquez sur le mot « Web », Prosp@ction ouvre une page
Internet à l’adresse du site.
Site societe.com :
Champs Code 1 et Code 2 (cadres jaunes)
Ces deux champs sont laissés libres afin de vous permettre de remplir des
informations complémentaires nécessaires à votre activité. Vous pouvez
changer l’intitulé de ces deux champs en cliquant le mot « code 1 » ou
« code 2 ».
Dans l’exemple p. 2, l’intitulé « Code 1 » a été remplacé par « OPCA »
Zone Siren
Quand la rubrique Siren est renseignée vous pouvez vérifier sa validité en
. Ce bouton vous dit si le numéro saisi est correct ou
cliquant sur
non.
Quand vous cliquez sur
, Prosp@ction ouvre le site societe.com
avec les coordonnées de votre contact (voir exemple ci-contre). Cela vous
permet de compléter ou vérifier les informations que vous possédez.
Fenêtre de géolocalisation :
Bouton Géolocalisation
Cette fonction vous permet d’identifier tous les contacts se trouvant dans un
rayon de X km autour de la ville où dans laquelle est votre contact.
Le code postal et le nom de la ville de votre contact s’affichent en haut à
gauche.
Vous définissez votre rayon de recherche dans la zone « Distance maxi ».
Cliquez sur la roue pour lancer la recherche.
Les communes de résidence des autres contacts trouvés apparaissent dans
le cadre « Communes trouvées ».
En cliquant sur l’un des communes ainsi trouvées :
- le point rouge du plan se fixe sur la ville
- les fiches trouvées dans cette ville apparaissent dans le cadre
« Fiches ».
Le curseur……
Champ « Priorité »
Ce champ classe les contacts selon 4 niveaux :
- 1 : en rouge, le plus important
- 2 : en jaune, moyennement important
- 3 : en vert, peu important
- OK : rien à signaler
Onglet Paramètres :
1.2 Onglet Paramètres
Cet onglet permet de cocher ou décocher les paramètres d’un contact. Ces
paramètres servent à définir les actions à effectuer, à classer selon des
critères pré-établis.
Vous pouvez modifier l’intitulé de des paramètres en cliquant sur
MODIFIER.
Onglet Notes :
1.3 Onglet Notes
Cet écran comprend un éditeur de texte dans lequel vous allez pouvoir
ajouter toutes les informations que vous souhaitez, notamment un
historique de vos relations avec le contact.
Cette rubrique contient une barre d'outils qui permet :
d'aligner le texte (centrer, justifier,...) contenu dans le champ
de saisie
de modifier la police, la couleur et la taille de
la police
de faire un couper/copier/coller
de modifier la casse (gras, italique, souligné)
de lancer le correcteur orthographique de Word
Cet onglet comprend également la fonction « insertion rapide » qui met à
votre disposition une liste de textes prédéfinis que vous choisissez et
insérez en trois clics :
- sur la flèche pour faire apparaître le menu déroulant
- sur le texte choisi
-
sur le bouton jaune
pour insérer le texte
Vous créez vos propres textes à insérer en cliquant sur le bouton
.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Date », la date du jour est insérée
automatiquement.
Onglet Courrier :
1.4 Onglet Courrier
Cet écran permet de générer des courriers via Word®.
Dans un premier temps, créez un document type dans Word® en insérant
les champs de fusion que vous désirez. Enregistrez ce document dans le
répertoire Prosp@ction.
Ensuite, sélectionnez ce fichier dans la liste ou recherchez-le sur le disque
(s’il n’a pas été enregistré dans le répertoire
en cliquant sur
Prosp@ction).
Sélectionnez l'imprimante.
Enfin, cliquez sur
pour effectuer le publipostage.
Une fois le document ouvert, vous pouvez le retravailler et l’enregistrer si
vous le désirez.
Onglet Email :
1.5 Onglet Email
La première fois que vous utilisez cet onglet, vous devez configurer les
paramètres de votre compte d’accès à Internet. Pour cela, renseignez-vous
auprès de votre fournisseur d’accès ou de votre informaticien. Une fois les
paramètres complétés, ils sont enregistrés pour toutes les fiches.
Vous avez deux possibilités pour créer un email :
- l’écrire directement dans le cadre prévu à cet effet
- vous servir d’un document type
Quelle que soit la possibilité choisie :
- le corps du mail peut faire appel à des champs de fusion
- vous pouvez inclure des pièces jointes.
Pour inclure une ou plusieurs pièces jointes (tous types de fichiers) :
pour rechercher le fichier
- utilisez la navigation
- cliquez sur
pour l’ajouter à la liste qui apparaît dans la fenêtre de
droite.
Si vous écrivez votre email directement dans le cadre, vous pouvez :
- créer un nouveau fichier
- enregistrer le fichier en cours
- enregistrer avec un nouveau nom
- ouvrir un fichier existant
- couper / copier / coller
- imprimer votre email
Vous pouvez également créer un document type au format HTML (pour
réaliser un email contenant une page web de type newsletter). Recherchez
ce document en cliquant sur le bouton ??????
Le bouton avec l’œil permet de visualiser l’email tel qu’il sera envoyé.
Pour lancer l'envoi, cliquez sur ENVOYER.
Onglet Scénario :
1.6 Onglet Scénario
Cet onglet permet de dérouler un argumentaire d’entretien téléphonique que
vous aurez préparé à l’avance.
Le principe est le suivant :
- un argumentaire téléphonique est composé de fiches
- chaque fiche comporte un texte à dire et jusqu’à 6 réponses ou
objections possibles
- chaque réponse ou objection renvoie à une fiche donnée.
Il est donc nécessaire de bien préparer «l’organigramme» de l’argumentaire
à l’avance et de numéroter chaque fiche.
Création de l'argumentaire téléphonique (scénario)
Fenêtre de création d’une fiche :
pour saisir l’ensemble des fiches de votre
Cliquez sur le bouton
argumentaire.
Remplissez les champs suivants :
- numéro (de la fiche)
- nombre de réponse possibles
- titre de la fiche
- complétez le texte à dire
- les différentes réponses possibles
- le numéro de la fiche à laquelle chaque réponse possible renvoie
Utilisation
.
Pour commencer cliquez sur
Lisez le texte et, en fonction de la réponse donnée, cliquez sur F1, F2…
pour ouvrir la fiche correspondant à la réponse donnée.
Fonctions permanentes :
1.7 Fonctions permanentes
Les fonctions permanentes sont celles qui restent affichées sur la droite de
la fiche, quel que l’onglet sur lequel vous vous trouvez.
La flèche double dirigée vers la gauche ouvre la première fiche de votre
base.
La flèche simple dirigée vers la gauche ouvre la fiche précédente de votre
base.
La flèche simple dirigée vers la droite ouvre la fiche suivante de votre base.
La flèche double dirigée vers la droite ouvre la dernière fiche de votre base.
Le bouton NOUVEAU ouvre une fiche vierge.
Le bouton DUPPLIQUER copie la fiche.
Le bouton IMPRIMER va ouvrir une fenêtre sur laquelle apparaissent toutes
les informations des onglets général, paramètres et notes. A partir de cette
fenêtre, vous pouvez non seulement imprimer le document créé mais
également l’enregistrer sous les formats suivants :
- Word
- Excel
- HTML
- PDF
- XML
- Email (un email est ouvert avec votre logiciel de messagerie, le
document apparaît dans le corps de l’email, vous complétez l’objet et le
destinataire)
- Email PDF (un email vierge est ouvert, le document est placé en pièce
jointe, au format PDF)
Le bouton APPLIQUER enregistre les modifications effectuées sur la fiche.
Le bouton FERMER ferme la fiche. Il est toujours demandé quand vous
fermez la fiche si vous validez les modifications effectuées.
Fenêtre d’alarme :
Le bouton LIAISON AGENDA
Ce bouton est un raccourci qui ouvre d’un clic votre logiciel d’agenda.
Le bouton ALARME
Prosp@ction vous permet d'associer à chaque contact, une alarme qui se
déclenchera à une date et à une heure données.
Par exemple si un contact vous demande de le rappeler dans une heure ou
Jeudi prochain avant midi, etc.
L'alarme est signalée par une image qui apparaît en haut à droite de l’écran
principal ainsi qu'un son que vous pouvez paramétrer.
Vous pouvez également saisir un texte afin de vous rappeler les raisons de
cette alarme.
Fenêtre fichiers associés au contact :
Le bouton FICHIERS ASSOCIES
Cette fonction vous permet d'associer à chaque contact un dossier qui
pourra contenir tous les fichiers et documents que vous souhaitez associer
à votre fiche contact.
Pour associer un document, il suffit d'ouvrir votre explorateur et de faire
"glisser" le fichier de l'explorateur vers le tableau.
Ce document sera alors copié dans le dossier associé. Vous pourrez alors
le lancer, le renommer ou le supprimer.
Fenêtre dictaphone :
La fonction Message sonore
Vous avez la possibilité d’enregistrer des messages audio associés à la
fiche.
Ces messages sont enregistrés les uns à la suite des autres.
Cliquez sur
pour ouvrir la fenêtre dictaphone.
Cliquez sur le micro pour commencer l’enregistrement. Appuyez sur le
bouton STOP pour y mettre fin.
Présence d’un message sonore enregistré :
Une cassette apparaît alors dans l’emplacement vide (voir ci-contre).
Un clic sur le bouton CASSETTE met le ou les messages en lecture.
Le bouton POUBELLE supprime les messages sonores.
Boutons de l’écran principal :
2. LES BOUTONS DE L’ECRAN PRINCIPAL
2.1 Bouton FIN
Il ferme le logiciel.
2.2 Bouton NOUVEAU
Il ouvre une fiche vierge.
Fenêtre ENRICHIR :
2.3 Bouton MODIFIER
Ce bouton ouvre la fiche sélectionner afin d’effectuer des modifications
dessus.
2.4 Bouton ENRICHIR
Cette fonctionnalité permet de lancer des recherches via Internet à partir
d'informations dont on dispose. Vous pouvez lancer automatiquement des
requêtes sur des moteurs de recherche ou des annuaires pour retrouver
l’email ou tout autre information et l’intégrer d’un simple clic dans votre fiche
contact.
Zone du bas :
Zone du bas
Le bouton
permet de lancer une recherche sur Internet, avec
les éléments dont vous disposez dans la table des contacts.
Cette option vous permet de faire une recherche dans chacun des moteurs
proposés par le logiciel, sans avoir besoin de recopier à chaque fois la
requête (la requête est l’élément recherché).
vous permet de lancer la recherche avec les
Le bouton
éléments du contact suivant de votre fichier.
Le bouton PRECEDENT vous permet de lancer la recherche avec les
éléments du contact précédent de votre fichier.
Zone du haut :
Zone du haut
Le bouton SOURCE permet d’afficher un code HTML caché : il permet de
détecter les éventuelles adresses mails cachées derrière un image ou un
formulaire. Ce bouton sert lorsque vous recherchez des adresses mails
mais que votre recherche n’a a priori rien donné.
La zone SUR vous permet de choisir le moteur de recherche que vous
souhaitez utiliser pour votre recherche. Vous choisissez un moteur de
recherche, le logiciel va automatiquement compléter les formulaires du
moteur choisi. Les formulaires sont remplis avec les éléments dont vous
vous servez pour effectuer la recherche. Vous pouvez changer à tout
moment de moteur de recherche.
.
Le bouton vert permet de lancer la recherche du contact sur le moteur
choisi.
Les deux flèches bleues permettent d’aller à la page suivante ou
précédente du moteur de recherche sur lequel vous vous trouvez, tout
comme n’importe quel logiciel de navigation sur Internet.
L’option « Analyser et transférer le presse-papier » autorise le logiciel,
lorsqu’elle est cochée, à effectuer des extractions (adresses mails et/ou
URL) à partir du contenu du presse-papier si vous avez choisi de ne
transférer dans le fichier Excel à compléter que l’adresse mail ou l’URL.
En surfant, vous trouvez une information qui vous intéresse, email ou URL,
vous la sélectionnez, vous faites un clic avec le bouton droit de la souris et
sélectionnez « copier ».
Une fois l'information "copiée", même sur une application autre que votre
logiciel, elle est "analysée", les emails et les URL sont extraits.
2.5 Bouton SUPPRIMER
Fenêtre de confirmation de suppression :
Ce bouton sert à supprimer une fiche à la fois. Il est toujours de mandé une
confirmation car la suppression est DEFINITIVE. Aucun recours ou retour
n’est possible si vous avez confirmé la suppression.
1ère fenêtre de sélection :
2.6 Bouton SELECTION
1ère fenêtre de sélection
L’écran de recherche permet de sélectionner une partie des contacts. Pour
cela, établissez le filtre adéquat en posant sur le(s) champ(s) souhaité(s) le
filtre désiré puis cliquer sur suivant.
Vous disposez des filtres (ou conditions) suivants :
- égal à
- différent de
- supérieur à
- supérieur ou égal à
- inférieur à
- inférieur ou égal à
- entre
- commence par
- ne commence pas par
- contient la chaîne
- ne contient pas la chaîne
Chacun de ces filtres est applicable à la plupart des informations contenues
dans l’onglet « Général » ainsi qu’aux paramètres.
Vous avez la possibilité d’entrer deux valeurs différentes pour chaque
condition.
Pour prendre en compte l’un de vos paramètres, choisissez l’opérateur
« Egal à » dans la colonne Condition et entrez dans la colonne « Valeur
Testée » :
- le chiffre 1 si vous souhaitez sélectionner les contacts dont le paramètre
concerné est coché
- le chiffre 0 si vous souhaitez sélectionner les contacts dont le paramètre
n’est pas coché
Lorsque vous avez entré tous vos critères de sélection, cliquez sur le
bouton « Suivant ».
2ème fenêtre de sélection :
2ème fenêtre de sélection
Une fenêtre s’ouvre alors. Vous retrouvez dans cette fenêtre la liste de tous
les contacts répondant à vos critères de sélection.
Le nombre de contacts sélectionnés apparaît dans le cadre en haut à droite.
Ce cadre et le chiffre apparaissent quand le logiciel a fini de trier les
contacts. Tant qu’ils n’apparaissent pas, le logiciel travaille encore. Plus
votre base est importante, plus le processus est long.
Le bouton PRECEDENT permet de retourner sur la fenêtre de choix des
critères de sélection. Cela laisse la possibilité de modifier ces critères.
Le bouton TERMINER permet de conclure la sélection en n’affichant que
les contacts sélectionnés dans l’écran principal.
Le bouton ANNULER permet de retourner à l’écran principal, en affichant la
totalité de votre base.
Fenêtre de mémorisation d’une requête :
Les boutons « M1 », « M2 » et « M3 » servent à mémoriser trois types de
sélection. Cela permet de mémoriser des recherches dont vous vous servez
régulièrement.
Pour mémoriser un type de recherche (ou requête), au lieu de cliquer sur le
bouton TERMINER, cliquez sur l’un des boutons de mémorisation. Une
fenêtre s’ouvre pour confirmer l’enregistrement de la requête. Cliquez sur le
bouton OK. Le logiciel ferme les fenêtres de sélection et n’affiche sur l’écran
principal que les contacts correspondant aux critères définis.
Vous savez que vous êtes dans une sélection car le logiciel indique, sous le
tableau de l’écran principal la phrase suivante : « X enregistrements dans la
base dont Y dans la sélection ». la fin de la phrase «(« dont Y dans la
sélection ») apparaît uniquement quand une sélection est affichée.
Boutons sur l’écran principal :
Pour afficher de nouveau la totalité de votre base, cliquez sur le bouton
blanc de retour qui se trouve en haut à droite de l’écran principal.
A côté, les boutons « M1 », « M2 » et « M3 » servent à rappeler les
requêtes mémorisées.
2.7 Bouton EDITIONS
Fenêtre d’édition :
Onglet FICHES
Ce bouton permet d'imprimer ou de visualiser :
- Une fiche ou l'ensemble des fiches sélectionnées
- Des étiquettes
- Des mailings (Publipostages) sur une sélection de fiches via Word(r).
- Des Mailings par Fax avec Word et FotoWin
- Des mailings Emails personnalisés (Html ou Texte)
Une zone « Nombre de fiches trouvées » apparaît systématiquement en
bas à droite, quel que soit l’onglet sur lequel vous vous trouvez. Sur la
droite de cette zone est indiqué le nombre total de contacts de votre base.
Dans le cadre, apparaît le nombre de fiches sélectionnées pour l’action à
réaliser.
Onglet FICHES
Cet onglet permet d’imprimer une ou plusieurs fiches, contenant un plus ou
moins grand nombre d’informations.
Si vous sélectionnez l’option VISUALISER, une fenêtre va s’ouvrir à partir
de laquelle, vous pourrez non seulement imprimer le document créé mais
également l’enregistrer sous les formats suivants :
- Word
- Excel
- HTML
- PDF
- XML
- Email
- Email PDF
Vous avez en plus la possibilité d’insérer et de mettre en forme un texte qui
apparaîtra en haut à gauche de votre document, quel que soit le mode
d’impression choisi.
Onglet ETIQUETTES :
Onglet ETIQUETTES
Cet onglet d’imprimer des étiquettes d’adresses sous différents formats.
Quel que soit le format, les champs sont imprimés sur six lignes comme
suit :
Raison sociale
Préfixe Nom Prénom
Adresse 1
Adresse 2
Code Postal Ville
Pays
Onglet PUBLIPOSTAGES
Onglet PUBLIPOSTAGES
Pour réaliser un Publipostage (mailing) via Word® vous devez créer le
document avec Word® en insérant les champs de fusion que vous désirez.
Enregistrez ce document dans le répertoire Prosp@ction.
Ensuite, sélectionnez ce fichier dans la liste ou recherchez-le sur le disque
(s’il n’a pas été enregistré dans le répertoire
en cliquant sur
Prosp@ction).
Sélectionnez l'imprimante.
Sélectionnez le nombre d’impression par lot. Une fois le lot imprimé, le
logiciel vous demande de cliquer sur Ok pour continuer l'impression du lot
suivant.
Cette fonctionnalité permet de recharger en papier une imprimante ou
décharger le spooler de fichiers trop encoubrants etc.
Enfin, cliquez sur MAILING pour effectuer le publipostage.
Onglet EMAIL
Onglet EMAIL
Votre logiciel de messagerie doit être fermé.
Vous avez deux possibilités pour créer un email :
- l’écrire directement dans le cadre prévu à cet effet
- vous servir d’un document type (voir 1.5 pour la méthode)
Quelle que soit la possibilité choisie :
- le corps du mail peut faire appel à des champs de fusion
- vous pouvez inclure des pièces jointes (voir 1.5 pour la méthode)
Zone table des contacts
Dans le tableau se trouvant en haut de l’onglet, figurent les informations
suivantes : nom, prénom et email des contacts sélectionnés. Votre email ne
sera envoyé qu’aux seuls contacts dont la case de gauche est cochée.
Les quatre boutons sur la droite permettent de :
- décocher tous les contacts
- cocher tous les contacts
- décocher le contact sélectionné
- cocher le contact sélectionné
Zone opération :
Zone opération
Cette zone sert à attribuer un code à chaque emailing. Cette attribution
permet de retrouver par la suite très rapidement tous les contacts à qui vous
avez envoyé l’emailing.
En effet, lorsque vous donnez un nom à un emailing, un texte contenant ce
nom est inséré dans l’onglet « Notes » de chacun des destinataires.
L’option « Exclure de l’opération » permet de procéder à l’envoi d’un
emailing en plusieurs parties. Lorsque cette option est cochée, les contacts
à qui l’emailing a été déjà été envoyé sont exclus des envois en cours,
même s’ils font partie des contacts sélectionnés.
Fenêtre récapitulant les envois :
Pour commencer l'envoi, cliquez sur ENVOYER.
Prosp@ction vous demande alors si vous souhaitez garder une trace de
cette opération dans les notes de chaque destinataire. Les envois
commencent une fois que vous avez répondu.
Une fois tous les envois effectués, une fenêtre récapitulant les erreurs
s’ouvre. Elle permet notamment de retrouver les destinataires qui n’ont pas
reçu le mail grâce à la zone de recherche (en bas à gauche).
Onglet BLACK LISTE :
Onglet BLACK LISTE
La liste noire est la liste des emails qui ne doivent plus recevoir d’emails de
votre part. cette liste peut se trouver dans n’importe quel type de fichier
(texte, Word, Excel…).
Sélectionnez le fichier en cliquant sur le bouton en haut à droite.
Choisissez l’une de ces deux options :
- ajouter à la liste affichée
- effacer la liste affichée avant de rechercher les emails
Cliquez sur le bouton « Rechercher les emails de ce fichier ».
Les emails trouvés dans votre fichier apparaissent alors dans le cadre de
gauche.
La croix rouge en haut à droite de ce cadre permet d’effacer tous les emails
du cadre.
Le bouton DISQUETTE permet d’enregistrer la liste au format txt. Cela
permet de gérer plusieurs listes noires, selon les bases sur lesquelles vous
travaillez.
Fenêtre de devis :
2.8 Bouton DEVIS
Paramétrer vos devis
Cliquez sur NOUVEAU puis cliquez sur MISE EN PAGE.
Vous pouvez compléter les champs suivants :
- titre du document
- ville
- entête (coordonnées de votre entreprise)
- conditions générales
- logo
Pour insérer le logo de votre entreprise, cliquez sur le bouton (sur lequel
figurent trois points) à la fin de la ligne LOGO.
La disposition de ces éléments ne peut pas être modifiée.
Cliquez sur le bouton VALIDER pour enregistrer votre paramétrage.
Paramétrage des devis :
Fenêtre de création d’un produit :
Fenêtre de sélection d’un produit :
Gestion des produits
Pour créer un nouveau produit, cliquez sur le bouton DEVIS.
Dans la fenêtre VISUALISATION DES DEVIS, cliquez sur NOUVEAU.
Dans la fenêtre SAISIE D’UN DEVIS, cliquez sur CREER UN DEVIS.
Dans la même fenêtre SAISIE D’UN DEVIS, cliquez sur NOUVEAU (sur la
droite de la fenêtre).
Dans la fenêtre SELECTION D’UN PRODUIT, cliquez sur NOUVEAU.
Vous êtes alors sur la fenêtre FICHE D’UN PRODUIT (voir ci-contre).
Vous pouvez compléter les champs suivants :
- référence
- désignation (= nom du produit)
- pourcentage de TVA
- code barre au format EAN 13
- prix unitaire HT en €
- descriptif (description aussi longue que vous le souhaitez du produit,
mise en page possible)
- photographie
Pour inclure une photographie du produit, cliquez sur le bouton avec les
dessins et indiquez l’emplacement de l’image à insérer.
Une fois toutes les informations complétées, validez en cliquant sur le
bouton OK.
Vous retournez alors sur la fenêtre de SELECTION D’UN PRODUIT. Cette
fenêtre permet de gérer les produits.
Vous pouvez supprimer ou modifier un produit créé. Pour cela, positionnezvous sur la ligne du produit concerné et cliquez sur le bouton désiré.
Vous avez également la possibilité d’importer un catalogue de produits à
partir d’un fichier texte qui doit présenter la structure suivante :
- désignation
- photo
Fenêtre d’import des fiches produits :
- prix unitaire HT
- nom
- TVA
- code barre
- descriptif
- RC
Chacune de ces rubriques devant absolument être séparées par une
tabulation.
Choisissez entre l’une des deux options :
- ajouter aux fiches existantes
- remplacer toutes les fiches existantes (tout effacer avant d’importer)
Cliquez sur le bouton IMPORTER pour commencer.
Vous avez également la possibilité d’éditer un catalogue de vos produits sur
lequel figurent pour chaque produit les informations suivantes :
- la référence
- le prix unitaire HT
- la TVA
- la désignation,
- le descriptif
- la photographie
- le code barre
Vous retrouvez les mêmes informations quand vous éditez les fiches
produits. Il existe deux différences avec le catalogue :
- la mise en page des informations n’est pas identique
- 1 produit = 1 page (contrairement au catalogue où vous pouvez trouver
plusieurs produits sur une même page si les descriptifs sont courts)
Fenêtre de sélection d’un produit :
Créer un devis
Sur l’écran principal, sélectionnez le contact pour lequel vous souhaitez
réaliser un devis.
Cliquez sur le bouton DEVIS.
Dans la fenêtre VISUALISATION DES DEVIS, cliquez sur NOUVEAU.
Dans la fenêtre SAISIE D’UN DEVIS, cliquez sur CREER UN DEVIS.
Dans la même fenêtre SAISIE D’UN DEVIS, cliquez sur NOUVEAU (sur la
droite de la fenêtre).
Dans la fenêtre SELECTION D’UN PRODUIT, positionnez-vous sur le
produit à insérer dans le devis.
Le cadre du bas DETAIL D’UNE LIGNE DU DEVIS vous permet de :
- modifier la quantité
- affecter une remise
- visualiser le montant (prix unitaire HT * quantité * remise)
Cliquez sur le bouton OK pour insérer le produit dans le devis.
Vous revenez alors à la fenêtre précédente SAISIE D’UN DEVIS.
En cas d’erreur, vous pouvez supprimer une ligne du devis : positionnezvous sur la ligne concernée et cliquez sur le bouton SUPPRIMER.
Répétez l’opération autant de fois que nécessaire.
Une fois entrés tous les produits désirés, cliquez sur le bouton VALIDER.
Une fenêtre s’ouvre vous demandant si vous souhaitez imprimer le devis.
Vous retournez ensuite sur la fenêtre de VISUALISATION DES DEVIS.
Les devis existants apparaissent dans le cadre DEVIS en haut. Les produits
composant le devis sélectionné apparaissent dans le cadre en dessous.
Tout en bas, sur la droite, est indiqué le nombre total de produits du devis
ainsi que le montant total du devis.
Sur cette même fenêtre de VISUALISATION DES DEVIS, vous pouvez à
tout moment et pour tous les devis existants :
- imprimer modifier supprimer
Les fonctions du bouton MENU :
3. LE BOUTON « MENU » DE L’ECRAN PRINCIPAL
3.1 Changer de base
Cliquez sur la base dans laquelle vous désirez entrer puis sur le bouton
SELECTIONNER
Le libellé de la base choisie apparaît dans le cadre en bas, ce qui permet de
changer son nom.
Fenêtre de changement de base :
3.2 Afficher les relances du jour
Cet écran permet de visualiser toutes les relances à réaliser.
Sont considérées comme des relances du jour, toutes les fiches dont la
date de relance est antérieure ou égale à la date du jour et dont la priorité
est différente de “Ok”.
Grâce à la zone « Commercial », vous pouvez afficher les relances du jour
pour un commercial donné ou pour tous.
En dessous du tableau, vous pouvez cocher ou décocher l’option « Afficher
cet écran au lancement du logiciel ». si l’option est cochée, cet écran
apparaît une fois la base de travail choisie.
Le bouton FIN ferme le logiciel.
Le bouton IMPRIMER permet l’édition, sous forme de tableau, d’un
document contenant les informations suivantes :
- Date de relance
- Raison sociale
- Préfixe
- Prénom
- Nom
- Standard
- Ligne directe
- Fax
- Portable
- Commercial
- Activité
Pour accéder à une fiche, cliquez sur le bouton MODIFIER.
Fenêtre d’affichage des alarmes :
Une fois la relance effectuée, il faut changer la date de relance ou mettre la
fiche en priorité "Ok" pour la faire disparaître des relances du jour.
Pour accéder à la base, cliquez sur le bouton ACCES BASE.
Le bouton MENU vous permet de changer de base et de configurer
l’imprimante.
3.3 Afficher les alarmes
Cet écran affiche uniquement les alarmes en cours. Les alarmes dont le
délai est passé n’apparaissent pas.
3.4 Devis
Autre accès à la fenêtre VISUALISATION DES DEVIS (voir 2.8).
Fenêtre de mise à jour des produits :
3.4 Produit – Mise à jour
Autre accès pour la gestion des produits.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
- créer (bouton NOUVEAU) un produit
- modifier un produit existant
- supprimer un produit existant
- éditer la fiche du produit sélectionné
- éditer le catalogue de vos produits
3.5 Produit – Importer
Autre accès à la fenêtre d’import des fiches produits.
Fenêtre d’import d’un fichier :
Fenêtre d’import depuis CD-Prospect :
3.6 Importer un fichier
Importer
Cet écran sert à importer un fichier texte dans Prosp@ction. Le fichier à
importer doit comporter 47 rubriques séparées les unes des autres par une
tabulations. L’ordre à respecter est le suivant :
Raison sociale, préfixe, nom, prénom, standard, poste, ligne directe, fax,
portable, assistante, code postal, date du dernier contact, date de création,
date de relance, adresse 2, adresse1, pays, fonction, caractéristiques (1 à
20) qui prennent la valeur 1 si coché 0 si non. priorité, email, activité,
commercial, code 1, code 2, web, commentaires (onglet notes), siren.
Indiquer l’emplacement de votre fichier.
Le nombre de fiches importées défile dans le coin haut à gauche de la
fenêtre. Une fois toutes les fiches importées, une fenêtre TRAITEMENT
TERMINE s’ouvre. Cliquez sur OK puis sur RETOUR.
Importer depuis CD-Prospect et France-Prospect
La zone « Ne pas transférer les fiches existantes » permet de dédoublonner
votre fichier à importer d’après 4 critères :
- numéro de téléphone
- numéro de fax
- raison sociale
- email
Fenêtre d’import depuis Infobel Business :
Fenêtre d’import depuis Email référence :
Vous avez la possibilité de sélectionner un/des paramètres à cocher sur
chacune des fiches importées.
Importer depuis Infobel Business
Importer depuis Email référence
La zone « Ne pas transférer les fiches existantes » permet de dédoublonner
votre fichier à importer d’après 4 critères :
- raison sociale
- adresse
- région
Fenêtre d’export d’une sélection de fiches :
- code postal
- ville
- téléphone télécopie
- email
3.7 Exporter un fichier
Sélection de fiches
Dans un premier temps créez un fichier texte :
- cliquez sur DEMARREZ
- cliquez sur PROGRAMMES
- cliquez sur ACCESSOIRES
- cliquez sur BLOC-NOTES
- le bloc-notes s’ouvre
- nommez puis enregistrez ce fichier où vous souhaitez
Revenez dans Prosp@ction.
Si vous souhaitez n’exporter qu’une partie de votre base, faites votre
sélection.
Faites MENU, EXPORTER, SELECTION DE FICHES.
Indiquez l’emplacement de votre fichier.
Cliquez sur EXPORTER SELECTION si vous désirez n’exporter que la
sélection réalisée au préalable.
Cliquez sur EXPORTER TOUT si vous souhaitez exporter la totalité de
voter base.
Fenêtre d’export vers un fichier de publipostage :
Fenêtre de création d’un modèle XLS :
Une fenêtre s’ouvre. Cliquez sur OUI. L’export est terminé quand vote
souris n’est plus en sablier.
Exporter vers un fichier de publipostage
Sélectionnez si besoin le nombre d’emails par lots.
Dans un lot, chaque email est séparé par un point virgule. Chaque lot est
séparé par un saut de ligne.
Cette fonction ne sert désormais que rarement, les logiciels de messagerie
gérant désormais de grosses quantités d’envois.
Dans un premier temps créez un fichier texte :
- cliquez sur DEMARREZ
- cliquez sur PROGRAMMES
- cliquez sur ACCESSOIRES
- cliquez sur BLOC-NOTES
- le bloc-notes s’ouvre
- nommez puis enregistrez ce fichier dans le répertoire Prosp@ction
Revenez dans Prosp@ction.
Faites MENU, EXPORTER, VERS FICHIER DE PUBLIPOSTAGE PAR
EMAIL.
Indiquez l’emplacement de votre fichier.
Cliquez sur EXPORTER SELECTION.
Une fenêtre s’ouvre. Cliquez sur OUI. L’export est terminé quand vote
souris n’est plus en sablier.
3.8 Excel
Créer un fichier modèle d’export
Cette fonction crée un document Excel dont la première ligne est constituée
des noms des rubriques.
Les rubriques sont placées dans l’ordre que suit Prosp@ction pour importer
depuis Excel.
Fenêtre d’export vers Excel :
Fenêtre d’export paramétrable vers XLS :
Ce document est enregistré dans le répertoire de Prosp@ction. Une fois le
document créé, vous pouvez modifier son emplacement.
Pour créer ce document, cliquez sur OK dans la fenêtre de création. Une
fenêtre s’ouvre vous confirmant la création du document.
Exporter vers XLS
Si vous souhaitez n’exporter qu’une partie de votre base, faites votre
sélection.
Faites MENU, EXCEL, EXPORTER VERS XLS.
Indiquez l’emplacement du fichier XLS dans lequel les fiches vont être
exportées à l’aide du bouton « … »
Cliquez sur EXPORTER SELECTION si vous désirez n’exporter que la
sélection réalisée au préalable.
Cliquez sur EXPORTER TOUT si vous souhaitez exporter la totalité de
voter base.
Le nombre de fiches exportées défile dans le coin en bas à droite de la
fenêtre.
Le document Excel est ouvert à la fin de l’export.
Export paramétrable vers XLS
L’ensemble des rubriques qu’il est possible d’exporter apparaît dans le
cadre de gauche nommé « Liste des rubriques ».
Les rubriques qui vont être exportées apparaissent dans le cadre de droite
nommé « Rubriques à exporter ».
Pour sélectionner une rubrique à exporter, double-cliquez dessus (cadre
« Liste des rubriques »).
Pour supprimer de l’export une rubrique, double-cliquez dessus (cadre
« Rubriques à exporter »).
Fenêtre d’import depuis Excel :
Pour enregistrer un modèle d’export, cliquez sur ENREGISTRER LA
REQUETE. Nommez votre modèle (ou requête) et enregistrer-le dans le
répertoire de Prosp@ction.
Pour utiliser un modèle mémorisé, cliquez sur le bouton RAPPELLER LA
REQUETE. Indiquez l’emplacement du fichier.
Pour supprimer un modèle mémorisé, cliquez sur SUPPRIMER LA
REQUETE.
Cliquez sur EXPORTER pour commencer l’export.
Importer depuis XLS
Cet écran permet d’importer un fichier dont les colonnes sont dans l’ordre
reconnu par Prosp@ction.
Si la première ligne du fichier Excel contient le titre des colonnes, laissez la
case cochée. Si au contraire la première ligne est un contact, veillez à
décocher la case, sans quoi ce contact ne sera pas importé.
Cliquez sur IMPORTER pour commencer.
Une fois l’import terminé, une fenêtre s’ouvre pour vous en informer.
Cliquez sur FERMER.
Import paramétrable
Sur la ligne grise du tableau s’affiche, s’affiche la première ligne de votre
fichier Excel.
Fenêtre d’import paramétrable depuis Excel :
A l’aide du menu déroulant, faites correspondre les éléments de votre fichier
Excel avec les rubriques de Prosp@ction.
Pour enregistrer un modèle d’import, cliquez sur ENREGISTRER LA
REQUETE. Nommez votre modèle (ou requête) et enregistrer-le dans le
répertoire de Prosp@ction.
Pour utiliser un modèle mémorisé, cliquez sur le bouton RAPPELLER LA
REQUETE. Indiquez l’emplacement du fichier.
Pour supprimer un modèle mémorisé, cliquez sur SUPPRIMER LA
REQUETE.
Cliquez sur IMPORTER pour commencer l’import.
Une fois l’import terminé, une fenêtre s’ouvre pour vous en informer.
Cliquez sur RETOUR.
3.9 Mise à jour des commerciaux
Fenêtre de mise à jour des commerciaux :
Cet écran permet de gérer la liste des commerciaux.
Cliquez sur le bouton NOUVEAU pour ajouter un commercial, écrivez son
nom puis appuyer sur la touche ENTREE de votre clavier.
Pour supprimer un commercial, sélectionnez la ligne sur laquelle est inscrit
son nom puis cliquez sur le bouton SUPPRIMER. Une fenêtre s’ouvre vous
demandant de confirmer la suppression de l’enregistrement. Cliquez sur
OUI.
3.9 Transférer la sélection d’une base à l’autre
Dans un premier temps, faites une sélection des fiches à transférer.
Cliquez sur MENU, TRANSFERER LA SELECTION.
Cliquez sur la base dans laquelle vous souhaitez transférer la sélection.
Choisissez l’une des deux options :
- dupliquer les fiches vers la base de destination (˜ copier coller)
Fenêtre de transfert de sélection :
transférer les fiches et les supprimer de la base d’origine (˜ couper
coller)
Cliquez sur COMMENCER pour effectuer le transfert.
-
3.10 Supprimer les fiches sélectionnées
Dans un premier temps, faites une sélection des fiches à supprimer.
Cliquez sur MENU, SUPPRIMER LES FICHES SELECTIONNEES.
Cliquez sur OUI.
Une fenêtre s’ouvre vous demandant de confirmer la suppression de la
sélection. Cliquez sur OUI.
ATTENTION !
Si aucune sélection n’est faite, c’est la base entière qui est
supprimée.
3.11 Configurer l’imprimante
Fenêtres de suppression de la sélection :
Cet écran permet d’accéder à la configuration de l’imprimante active
(regarder dans l’onglet courrier d’une fiche pour savoir laquelle est active si
plusieurs sont installées).
3.12 Configurer Word et l’agenda
Configuration de la temporisation Word
La temporisation est le temps que laisse Prosp@ction à Word pour :
- ouvrir le document
- fusionner les informations de la fiche
- donner l’ordre d’imprimer
- refermer le document en ayant enlevé les informations de la fiche et
remis les champs de fusion
En fonction des capacités de l’ordinateur et du poids du document à
fusionner, il peut être nécessaire d’augmenter ce temps.
Fenêtre de configuration Word et agenda :
Configuration de l’agenda
Permet de saisir la ligne de commande qui permet de lancer le logiciel
d'agenda dans la fiche contact.
3.13 Modifier les indicatifs téléphoniques
Fenêtre de modification des indicatifs téléphoniques :
Cet écran sert à changer le premier chiffre des numéros de téléphone et fax
quand :
- vous avez un opérateur qui nécessite de changer le premier chiffre
- vous utilisez la composition directe par Prosp@ction et qu’il faut, par
exemple, faire le zéro pour sortir
Cochez le/les type(s) de numéros qui sont à modifier :
- standard
- ligne directe
- fax
- portable
Cliquez sur COMMENCER pour effectuer le changement.
Fenêtre de configuration du son pour l’alarme !
3.14 Configurer le son pour l’alarme
Cet écran permet de modifié le son émit lorsqu’une alarme retentit.
Vous pouvez mettre le son désiré à condition que le fichier soit au format
waw.
Cliquez sur la loupe pour indiquer l’emplacement du fichier.
Le bouton CASSETTE met en lecture le fichier sélectionné.
Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau fichier.
3.15 Sauvegarder / Restaurer les fichiers
Pour lancer WDJOURNAL, il suffit de double-cliquer sur l'icône
correspondant dans le bureau de Windows et de suivre les
instructions indiquées à l'écran.
Vous pouvez alors soit:
- sauvegarder les fichiers de l'application. Ces fichiers sont affichés dans
une liste.
- restaurer une sauvegarde : il suffit alors de sélectionner le fichier de
sauvegarde à restaurer.
SAUVEGARDE : Cliquez sur SAUVEGARDE
(1)
Sélectionnez l’application
Pour sélectionnez une application cliquez sur la petite flèche
puis cliquez sur OK
Sélectionnez la destination de la sauvegarde (disque A pour les disquettes
ou répertoire sur votre disque)
puis cliquez sur OK
Restauration de sauvegarde:
Cliquez sur Restaure
Puis indiquer la source et cliquez sur OK
16- Ré Indexer les fichiers:
L'index d'un fichier de données est un fichier spécifique (.NDX). Pour un
meilleur fonctionnement des recherches dans vos fichiers de données, il est
conseillé d'optimiser l'index régulièrement.
Lorsque vous faites beaucoup de modification sur une base ou que vous
constatez que votre système est très lent, il est bon de ré-indexer vos
fichiers.
Pour cela cliquez sur l’option du menu «ré-indexer les fichiers».
Cliquez sur la base voulue puis cliquez sur OK
Selon la taille des fichiers, ce traitement peut être long.

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