DRH FP Secrétaire de Direction - Centre Hospitalier de Bourg en

CENTRE HOSPITALIER DE BOURG EN BRESSE
Code : DRH FP MGA 004
Rév : 1
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SECRETAIRE DE DIRECTION
Fiche métier Secrétaire : 45S30
Nombre d'ETP concernés par la fiche : 1,9
Descriptif du poste
Pôle de rattachement : Pôle Management
Service de rattachement : Direction Générale
Liens hiérarchiques :
Supérieur hiérarchique direct : Chef d’établissement / Directeur adjoint en charge du secrétariat général
Personnel encadré : aucun
Liens fonctionnels :
En interne : directeurs adjoints, chefs de pôle, Président de la Commission Médicale d’Etablissement,
Médecins, Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de santé, Secrétaires Médicales, autres Secrétaires
de Direction, membres du personnels, usagers.
En externe : tutelles (Agence Régionale de Santé, Délégation Départementale de l’ARS, Région
Rhône-Alpes, Préfecture, …), Directeurs des autres établissements de soins du territoire et des autres
Structures (EHPAD, …), secrétariats de direction générale (Centre Hospitalier Public d’Hauteville,
Centre Hospitalier de Pont-de-Vaux, EHPAD « L’Albizia » à Cerdon, …), usagers, Médecins des
autres structures des soins.
Activités principales :
- accueil physique et téléphonique,
- gestion des relations entre le Directeur, les Directeurs Adjoints, les Chefs de Pôle, les Médecins, les
Cadres de Santé, leurs collaborateurs et l’ensemble des interlocuteurs internes et externes,
- prise de rendez-vous, gestion de l’agenda du directeur général,
- organisation de réunions en tenant compte des contraintes de tous les participants,
- gestion des instances : directoire et conseil de surveillance : rédaction de l’ordre du jour après
validation auprès du Directeur, envoi des convocations, préparation des dossiers pour les séances,
prises de notes, rédaction et diffusion des décisions du Directeur et des délibérations en interne et en
externe,
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gestion du courrier et des mails du jour :
o COURRIER : lors de la réception du courrier du jour, datation, numérotation et scan, tri du
courrier soumis au Directeur ou transmission directe aux services concernés. Lors du
traitement du courrier, dès lors qu’il a été vu par le Directeur, préparation de bordereaux, de
courriers et/ou de mails, de note d’information. Chaque courrier au départ de la Direction
Générale, est numéroté, scanné et diffusé par mail, circuit interne du courrier ou courrier
avec départ vers l’extérieur.
Tous les courriers sont consignés dans un tableur excel avec descriptif bref de ce dernier et
un lien hypertexte permet d’accéder directement au courrier.
MAILS : impression des mails et de leur(s) pièce(s) jointe(s) ; ces derniers sont soumis au
Directeur. Certains mails sont traités directement et transmis aux services concernés.
organisation et gestion du classement et de l’archivage,
élaboration du planning des gardes administratives par trimestre, en concertation avec les Directeurs
Adjoints,
mise à jour du cahier de garde administrative toutes les semaines,
suivi des dossiers courants (enquête avec délai de réponse imparti, relance des destinataires, ….),
suivi des dossiers importants : mise à jour des dossiers (Communauté Hospitalière de Territoire,
dossiers des directeurs),
organisation des déplacements professionnels du Directeur,
coordination avec la cellule communication pour l’organisation d’évènements,
Au titre de la gestion des dossiers relatifs au secrétariat général et à la direction des relations avec les usagers :
- traitement et suivi des demandes de dossiers médicaux,
- traitement et suivi des réclamations et plaintes,
- organisation des médiations.
Conditions d'exercice :
- Contraintes de fonctionnement : une permanence administrative est instaurée jusqu’à 17h30. Il est
nécessaire qu’une secrétaire soit présente aux instances pour la prise de notes.
- Horaires : 8h00 - 17h30, à couvrir par les 2 agents.
- Congés annuels : soumis aux règles institutionnelles.
- Lieu de travail : bureau intitulé « Secrétariat de Direction » situé au deuxième étage du bâtiment
administratif…
- Moyens mis à disposition : téléphones, DECT, ordinateurs, imprimante multifonctions (scanner,
copieur, imprimante, fax), imprimante couleur à l’étage (à la cellule communication).
Qualifications ou formations spécifiques requises :
- Diplômes requis : baccalauréat spécialisé en secrétariat complété, éventuellement, par un BTS dans le
domaine médical ou du secrétariat.
- Formations requises : outils bureautiques (word, excel, …).
Compétences spécifiques requises :
- TECHNIQUES :
o être capable de gérer l’agenda sur google agenda,
o être capable d’assurer un accueil physique et téléphonique adapté,
o être capable de gérer la messagerie,
o être capable de rédiger et mettre en forme des notes sous forme de bordereaux,
courriers, mails,
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être capable d’organiser et classer des données, des informations, des documents de
natures diverses,
être capable de maîtriser les outils bureautiques, traitement de texte, tableur,
présentations, agenda,
connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement, de la direction
commune et de la Communauté Hospitalière de Territoire
être capable d’optimiser et d’adapter le planning de rendez-vous,
être capable d’identifier les informations communicables à autrui tout en respectant le
secret professionnel,
être capable de respecter les procédures administratives,
être capable de définir, d’adapter et d’utiliser un plan de classement et d’archivage, un
système de gestion documentaire,
connaître le portail intranet afin d’assurer la mise à jour des éléments qui se rapportent à
la Direction Générale,
être capable de s’exprimer en bon orthographe, bonnes conjugaison et grammaire,
connaissance des termes spécifiques aux structures hospitalières.
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ORGANISATIONNELLES :
o être capable de gérer son travail en binôme,
o faire preuve d’un sens de l’organisation et des priorités,
o être capable de gérer plusieurs dossiers et d’en assurer le suivi de façon simultanée,
o faire preuve d’initiatives.
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RELATIONNELLES :
o être capable d’accueillir et d’orienter les personnes,
o être capable de s’exprimer en face à face auprès du Directeur Général et des autres
différents interlocuteurs,
o être capable de communiquer de manière adaptée selon le public,
o faire preuve de diplomatie et de discrétion,
o être capable de veiller à l’image de marque du service,
o être capable de travailler en équipe.
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