Mini guide des documents à l`export

Mini guide des documents à l'export
Douanes • Certificat d’origine • Carnet ATA • Visa
Édition 2013-2014
Mini guide des documents à l’export - 01
Mini guide des documents à l’export
Sommaire
Introduction
1. Origine des marchandises
a. L’origine non préférentielle
•• Certificat d’origine
•• Digichambers
b.
••
••
••
••
L’origine préférentielle
Eur 1 / eur med
Form a
ATR
Exporter registry form
2. Certificats de conformité
•• Certificat alimentaire / certificat phytosanitaire
•• Certificat de produits pharmaceutiques
3. Documents de transit
•• Carnet ATA (admission temporaire / temporary admission)
•• Carnet tir
4.
••
••
••
••
••
••
Autres documents
Opérateur économique agréé (oea)
Certificate of free sale
Forwarders certificate of receipt
Certificat halal
Facture de vente
Liste de colisage
5.
6.
7.
8.
Visa
Incoterms
Entreprise europe network
Contacts et informations pratiques
Annexes
•• CO
•• ATA - carnet
•• Halal
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Introduction
Objectif
Le guide qui vous est proposé a pour but de vous donner une vision globale des principaux
documents nécessaires pour l’exportation de vos marchandises.
BECI CUSTOMS CENTER vous accompagne !
C’est l’unique point de contact pour l’ensemble de vos formalités à l’export !
Nous prenons en charge la réalisation de vos formalités de A à Z en collaboration avec des partenaires clés. Laissez-nous rechercher les informations à votre place, prendre les contacts nécessaires à la réalisation de vos formalités, élaborer les documents pour vous et les faire légaliser afin
de faciliter vos démarches à l’export.
Pour tous les documents présentés dans ce guide, vous pouvez faire appel à nous.
Alors n’hésitez plus, contactez-nous !
[email protected]
Une information par téléphone ?
Elke TECK - T : 02 643 78 06
Evelien JONCKHEERE - T : 02 643 78 03
Pour nous rendre visite :
BECI – Brussels Enterprises Commerce & Industry
Avenue Louise 500
1050 BRUXELLES
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1. Origine des marchandises
L’origine est un élément important pour votre déclaration auprès des services des Douanes. L’origine d’une marchandise se détermine en fonction de son pays de production et indique, de ce
fait, ‘la nationalité d’une marchandise’.
C’est une notion essentielle pour déterminer le traitement douanier à réserver à une marchandise
entrée ou fabriquée sur le territoire de la Communauté ou à une marchandise exportée vers un
pays tiers.
Il existe deux définitions de la notion d’origine qui répondent à des objectifs différents :
-- L’origine non-préférentielle
-- L’origine préférentielle
a. L’origine non préférentielle
Les règles de l’origine non-préférentielle sont utilisées pour déterminer l’origine des marchandises
lorsqu’il n’existe aucun accord préférentiel entre l’Union Européenne et les pays tiers. Elles servent
à appliquer les mesures de politique commerciale de l’Union Européenne (droits antidumping,
restrictions quantitatives, embargos commerciaux etc) afin d’évaluer le montant des droits de
douane.
•• Certificat d’origine
Le certificat d’origine est un document permettant d’attester officiellement l’origine non préférentielle de certains envois de marchandises à l’étranger. Il sert à prouver l’origine des produits livrés
par le fournisseur : ainsi, les autorités douanières du pays d’importation peuvent contrôler les marchandises.
Les certificats d’origine sont demandés :
-----
Pour dédouaner les marchandises
Dans le cadre de crédits documentaires
Quand le pays de destination le réclame lors de l’importation
Quand le pays de destination le réclame pour l’application d’un régime spécifique
En Belgique, les Chambres de Commerce et d’Industrie sont mandatées pour délivrer les certificats d’origine.
Deux documents à remplir :
• Un formulaire de demande
• Le certificat d’origine original
Comment remplir un certificat d'origine?
Consultez www.beci.be et la liste des
erreurs les plus fréquentes!
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Comment compléter le CO ?
1. Case 1 & 2 : Nom et adresse d’expéditeur et destinataire
Veuillez toujours noter l’adresse complète (pays inclus) des sociétés dans les cases 1 et 2.
2. Case 3 : Pays d’origine
Dès que le pays d’origine est un pays faisant partie de l’Union Europeénne, veuillez indiquer
“European Union”
Par exemple : « European Union (Spain)
Pays d’entière : USA, Taiwan, Russie, …
3. Case 5 : Remarques
Réservée à toutes autres mentions
Par exemple : Numéro du bon de commande, la réference du crédit documentaire, facture
de vente, …
4. Case 6 : Désignation de produit
Réservée aux détails de la Marchandise
• Description générale + détails
• Numéro d’ordre, marques, numéros, nombre et nature des colis, désignation des marchandises
Par exemple : Produit Chimique/Meubles/Biscuits…
5. Case 7 : Quantité
Veuillez toujours noter une unité de mesure
Par exemple : 7 pièces, 10 kg , 15 collis
La demande
6. Case 8 : Lieu (Bruxelles) date + Signature du Client
7. Case 10 : Indications supplémentaires nationales
La valeur de votre facture de vente, le code douanier, le pays de destination
8. Case 11 : Réservée pour les fabricants- exportateur
Veuillez noter l’adresse complète du site de fabrication: Nom de la société, rue, ville et pays en
toutes lettres.
Cachet et signature du Client
9. Case 12 : Réservée aux Sociétés Négociants/Expéditeurs
Veuillez mentionner les références des documents apportés comme preuves d’origine
Cachet et signature du Client
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•• Digichambers
Vous préférez une procédure entièrement électronique? Digichambers vous permet de demander des certificats d’origine en ligne et de les imprimer au sein de votre société, après autorisation
de votre Chambre de Commerce.
Ce système permet de réaliser des économies considérables :
-- Gain de temps
-- Pas de frais de déplacement
-- Le certificat d’origine est imprimé de chez vous avec cachet et signature en couleur
-- Les demandes électroniques sont traitées en priorité
Rendez-vous sur www.digichambers.be
b. L’origine préférentielle
L’Union Européenne a négocié des accords commerciaux avec plusieurs pays permettant de
bénéficier d’avantages tarifaires. En pratique, si vous expédiez vos marchandises à votre client
situé hors du territoire communautaire, celui-ci pourra bénéficier de droits d’importation réduits ou
nuls. Le même régime s’appliquera si les rôles sont inversés.
Exemple : Régimes préférentiels (pour plus d'informations : cliquez ici)
-- Pays Pan-Euro-Mediterranéens :
Espace Economique Européen, Turquie, Algérie, Tunisie, Maroc, etc
-- Pays des Balkans occidentaux :
Macédoine, Croatie, Albanie, Bosnie Herzégovine, Monténégro, Serbie…
-- Autres pays ou territoires
Afrique du Sud, Mexique, Chili, Pérou…
•• Eur 1 - Eur Med
Le certificat EUR1 permet de bénéficier de droits de douane réduits ou nuls dans les pays ayant
conclu avec l’Union Européenne des accords préférentiels.
En effet, l’Union Européenne a développé des partenariats avec certains pays (voir régimes préférentiels plus haut) permettant aux produits d’origine européenne d’entrer dans le pays de l’importateur avec des droits de douane réduits ou nuls.
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Cas particuliers
•• Form A
Lorsque vous importez une marchandise d’un pays en voie de développement, vous pouvez profiter du Système des Préférences Généralisées (SPG). Dans ce cadre, l’Union Européenne attribue
unilatéralement des préférences tarifaires aux marchandises d’origine d’un pays bénéficiaire. L’origine est prouvée par le certificat FORM A.
Ce certificat est la preuve demandée pour avoir accès à des taux douaniers réduits ou nuls sur
les importations dans l’Union Européenne. Il est délivré par les autorités compétentes dans le pays
bénéficiaire du SPG.
NB : pour les envois de moins de 6000 €, une déclaration sur facture établie par l’exportateur est
suffisante.
176 pays en voie de développement sont bénéficiaires de ce système. Vous pouvez trouver la liste
complète sur le site internet « Export Helpdesk » de la Commission Européenne, rubrique Régimes
préférentiels > Système de préférences généralisées (SPG). (pour plus d'informations : cliquez ici)
•• ATR
Dans les échanges préférentiels avec la Turquie, le document requis n’est pas un certificat EUR1,
mais un certificat ATR. Il permet de bénéficier de droits de douane réduits ou nuls.
En pratique, un exportateur européen qui vend ses marchandises (originaires de l’Union Européenne) à un client turc doit fournir à ce dernier le certificat ATR.
•• Exporter Registry Form
Les exportateurs de vêtements et de textile, ainsi que les exportateurs de coton brut vers la Turquie,
doivent fournir ce document.
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2. Certificats de conformité
Ce sont des documents mis à la disposition de l’acheteur qui attestent de la conformité des marchandises aux normes et/ou règlements techniques.
•• Certificat alimentaire / Certificat phytosanitaire
La réglementation sur les denrées alimentaires ou encore sur les produits végétaux est souvent très
stricte. Il peut vous être demandé de certifier l’origine ou la composition de vos produits (exemples :
produits d’origine animale pour la consommation humaine, fruits et légumes frais…).
Plus d’informations sur www.afsca.be
•• Certificat de produits pharmaceutiques
A des fins d’exportation, ce certificat atteste sur demande que le médicament destiné à l’exportation a été fabriqué conformément aux règles de bonnes pratiques de fabrication.
En Belgique, c’est l’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé qui a autorité pour
délivrer ce certificat.
Plus d’informations sur www.fagg-afmps.be
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3. Documents de transit
Les documents de transit à l’exportation ont pour but de simplifier le franchissement des frontières
– et donc de gagner du temps – jusque dans le pays de destination souhaité.
Un transport de marchandises réalisé sous le régime ATA ou TIR (voir ci-dessous) au sein de la Communauté Européenne est considéré comme s’effectuant sur un seul territoire.
•• Carnet ATA (Admission Temporaire / Temporary Admission)
Ce carnet vous fait gagner du temps lors d’une exportation temporaire. Il permet de passer les
frontières en ne payant ni taxes, ni droits d’entrée dans un pays. Ainsi, les marchandises pourront
circuler pendant un an dans tous les pays hors UE membres de la chaine ATA.
Utilisable actuellement dans 73 pays dont plus de la moitié hors Europe (Etats-Unis, Chine, Inde,
Suisse…)
Liste complète sur www.iccwbo.org > Products & Services > ATA Carnet
On l’utilise dans trois cas principaux :
-- Foires, expositions ou autres évènements semblables
-- Echantillons commerciaux
-- Matériel professionnel : marchandises nécessaires en raison d’une profession, d’un commerce
ou d’une entreprise afin de réaliser un travail spécifique dans le pays d’importation (exemple :
caméras…)
Un document à remplir :
• La demande recto verso
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•• Carnet TIR
Le système TIR (Transports Internationaux Routiers) est un régime douanier international utilisé lorsque
le transport des marchandises se fait sans rupture de charge d’un bureau de douane à un autre.
Une condition : le transport doit être effectué en partie par route.
Ce système repose sur le Carnet TIR qui permet de bénéficier de la suppression des droits et taxes
normalement en vigueur à l’exportation. Ce document est édité par l’Union internationale des
transports routiers (IRU) et délivré par les organismes nationaux compétents en la matière.
Plus de 60 pays, sur 4 continents, font actuellement partie du système TIR.
Toute l’information sur ce dispositif sur www.iru.org
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4. Autres documents
Divers autres documents peuvent être requis à l’export.
• Opérateur économique agréé (OEA)
Le statut d’Opérateur Economique Agréé (ou Authorised Economic Operator) est accordé à tout
opérateur économique remplissant les critères communs relatifs :
-- aux systèmes de contrôle
-- à la solvabilité financière et aux antécédents de l'opérateur
-- et, dans certains cas, à des normes appropriées de sécurité et de sûreté.
Grâce à ce statut, l’opérateur est reconnu comme fiable au regard des opérations douanières
qu’il accomplit sur l'ensemble du territoire communautaire. A ce titre, il bénéficie d’avantages
dans toute l’Union.
Le statut d'AEO est attesté par la délivrance d'un certificat à l'opérateur économique.
Plus d’informations sur le statut d’Opérateur économique agréé (OEA) .
•• Certificate of Free Sale
Ce document atteste que les biens que vous exportez circulent ou peuvent circuler librement en
Belgique ou dans l’Union Européenne. Ce document permet aux administrations étrangères de
s’assurer de la conformité réglementaire des marchandises. Il est requis dans un certain nombre
de pays situés hors de l’Union Européenne et pour certaines marchandises (médicaments, cosmétiques…).
•• Forwarders certificate of receipt
La Fédération Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés (FIATA), une organisation
non-gouvernementale, a établi plusieurs documents standards au service des transitaires dans le
monde entier. Parmi eux, le FCR permet au transitaire de transmettre à l’exportateur un document
spécifiant qu’il assume la responsabilité des marchandises.
•• Certificat halal
Ce document atteste la conformité du produit ou du service en cause par rapport aux règles de
consommation prescrites par l’Islam.
Outre le secteur alimentaire, la certification halal s’applique également aux médicaments, aux
cosmétiques, aux vêtements ou encore aux services tels que la banque, la finance, les hôtels ou
encore la logistique.
Vous pouvez faire appel à nous pour vos certifications et légalisations halal (tous les secteurs sauf
viandes). Nous vous mettrons en contact avec notre consultant.
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•• Facture de vente
Etablir une facture est un préalable à toute exportation. Il existe deux types de facturation à l’export :
La facture pro forma
c’est une offre commerciale du vendeur destinée à l’acheteur. Elle contient tous les détails relatifs à la future vente potentielle (produits, prix proposés, quantité…). Elle permet à l’acheteur, par
exemple, d’obtenir l’autorisation d’importer.
La facture commerciale
elle se substitue à la facture pro forma et matérialise, de ce fait, la créance. Ce document est
primordial car il permet le dédouanement et le calcul des droits et taxes dans le pays importateur.
La facture commerciale doit obligatoirement contenir l’identification de l’entreprise exportatrice
et importatrice, la date et le numéro de facture, la quantité et la dénomination des produits, le
prix, le numéro d’identification à la TVA des deux parties etc. Elle peut également contenir d’autres
éléments comme l’origine des marchandises, la monnaie de paiement, le moyen de paiement,
l’Incoterm choisi…
Enfin, elle doit être conforme à la législation en vigueur du pays de l’acheteur et du vendeur.
•• Liste de colisage
Ce document recense le contenu de chaque envoi de marchandises à l’étranger. C’est un complément de la facture qui permet, facilement et rapidement, une fois à la douane, de vérifier la
conformité de l’expédition à la commande.
Elle doit notamment contenir :
-------
La date
Les informations du client
Les conditions de paiement
Le moyen de paiement (lettre de crédit, crédit documentaire…)
Le contenu de l’envoi
…
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5. Visa
Informez-nous de votre pays de destination et nous vous envoyons tous les documents nécessaires
à l’établissement d’un visa. Une fois remplis, nous nous occupons de la procédure de demande de
visa. Un gain de temps non négligeable qui vous évitera les files d’attente et les dossiers incomplets !
Vos avantages?
-- Gains de temps: une solution rapide et facile pour demander un visa.
-- Professionnalisme: des informations correctes et une prise en charge complète pour l'obtention
de votre visa.
-- Sécurité: le traitement de vos données en toute confidentialité.
-- Disponibilité: notre guichet est ouvert de 8h-16h non-stop.
Prix du service consulaire?
€ 50,00 frais administratives pour le traitement du dossier
(frais de l’Ambassade, du Consulat, etc. exclus).
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6. Incoterms
•• Définition
Les « International Commercial Terms » sont des outils créés en 1936 par l’International Chamber
of Commerce (ICC) pour l’acheminement des marchandises. Ils sont régulièrement mis à jour : la
dernière actualisation date de 2010.
Ils définissent :
-- Le point de transfert des frais : répartition des frais de transport, assurance et douanes entre
exportateur et importateur
-- Le point de transfert des risques : à partir de quel lieu l’importateur est responsable des risques
encourus par la marchandise durant le transport
-- Les documents dus par l’exportateur à l’importateur
Ils ne définissent pas :
-- Le point de transfert de propriété
• Forme
Il existe présentement 11 Incoterms, dont 7 utilisables pour tout type de transport et 4 exclusivement pour les transports maritimes. Ils sont formés de 3 lettres et classés en 4 catégories :
-- Le groupe E (pour Ex-work) : l’exportateur est tenu à une obligation minimum, l’ensemble de la
chaîne logistique incombera à l’importateur ;
-- Le groupe F (pour Free) : l’exportateur n’assume ni les risques, ni les frais de transport international. Il se contente de remettre les marchandises à un transporteur situé dans son pays et
désigné par l’importateur ;
-- Le groupe C (pour Cost) : l’exportateur assume les frais du pré-acheminement et du transport
international, mais n’assume pas les risques qu’encourt la marchandise durant le transport
international ;
-- Le groupe D (pour Delivered) : l’exportateur assume les risques et les frais liés au transport
jusqu’au point convenu, généralement situé dans le pays de l’importateur.
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7. Entreprise Europe Network
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-- Nous vous aidons dans votre expansion en Europe : recherche d’un partenaire commercial,
information sur la création d’entreprise à l’étranger ;
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-- Nous vous informons sur les matières communautaires et les opportunités européennes de
financement ;
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européens ;
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8. Contacts et informations pratiques
• Pourquoi choisir BECI ?
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-- Notre disponibilité : nous vous accueillons du lundi au vendredi de 8h à 16h en continu.
-- Notre multilinguisme : nous traitons vos demandes en français, en néerlandais, en anglais et
en allemand.
-- Vos démarches sont facilitées : nous nous occupons de vos formalités à votre place.
-- Un gain de temps : nous vous proposons une solution personnalisée afin de faciliter vos démarches.
-- Un service professionnel : le traitement de votre dossier est confidentiel.
• Liens pratiques
------
Brussels Enterprises Commerce & Industry (BECI) : www.beci.be
Chambres de Commerce Belges : www.chambresbelges.be
Digichambers : www.digichambers.be
Brussels Invest & Export : www.invest-export.irisnet.be
Enterprise Europe Brussels : www.brusselsnetwork.be
• Comment contacter BECI Customs Center ?
Une seule adresse pour nous contacter :
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Evelien JONCKHEERE - T : 02 643 78 03
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Annexes
1 Expéditeur (nom, ou raison sociale, et adresse complète
tels qu'ils figurent, le cas échéant, au registre de commerce)
B
2 Destinataire (nom, ou raison sociale, et adresse complète
tels que connus ou mention "à ordre")
DEMANDE
DE
DELIVRANCE
UNION EUROPEENNE
CERTIFICAT D'ORIGINE
3 Pays d'origine (Union européenne ou
pays d'origine concerné)
4 Informations relatives au transport (mention facultative)
Transport details (Optional)
5 Remarques
6 No d'ordre; marques, numéros, nombre et nature des colis; désignation des marchandises
(pour les marchandises non emballées nombre d'objets ou mention "en vrac")
Item number; marks, numbers, number and kind of packages;
description of goods
7 Quantité (exprimée en masse
brute ou masse nette ou en
d'autres unités de mesure)
Quantity
8 JE SOUSSIGNE
- DEMANDE la délivrance d'un certificat d'origine indiquant que les marchandises désignées ci-dessus sont originaires du pays figurant dans la case n°3.
- DECLARE que les indications de cette demande ainsi que les pièces justificatives présentées et les renseignements fournis aux autorités ou organismes habillés en vue de la
délivrance de ce certificat sont exacts, que les marchandises auxquelles se rapportent ces pièces et renseignements sont celles pour lesquelles le certificat est demandé, que ces
marchandises remplissent les conditions prévues par la réglementation relative à la définition commune de la notion d'origine des marchandises.
- M'ENGAGE à présenter, à la demande des autorités ou organismes habillités, les renseignements et pièces justificatives supplémentaires que ceux-ci jugeraient nécessaires en vue
de la délivrance du certificat.
9 Demandeur (s'il est autre que l'expéditeur)
Lieu et date
(1) La signature d'un fondé de pouvoir doit être suivie de son nom en caractères d'imprimerie.
Signature du demandeur(1)
E4-0030
LISTE GENERALE
N° d’ordre
1 Désignation commerciale des marchandises et, le
cas échéant, marques et numéros
REPORT
2 Nombre
de pièces
3 Poids ou
volume
4 * Valeur
** Pays
d’origine
5 6 Ne rien écrire
dans cette
colonne
TOTAL ou A REPORTER
* Valeur commerciale dans le pays d’émission et dans sa monnaie, sauf indication contraire.
** Indiquer le pays d’origine s’il est différent du pays d’émission du Carnet, en utilisant le code international des pays ISO.
N.B. : La Chambre de Commerce émettrice décline toute responsabilité quant aux difficultés qui pourraient surgir si la valeur indiquée (colonne 5) par le titulaire est jugée insuffisante parles autorités douanières d’un pays étranger.
* Valeur commerciale dans le pays d’émission et dans sa monnaie, sauf indication contraire.
** Indiquer le pays d’origine s’il est différent du pays d’émission du Carnet, en utilisant le code international des pays ISO.
N.B. : La Chambre de Commerce émettrice décline toute responsabilité quant aux difficultés qui pourraient surgir si la valeur indiquée (colonne 5) par le titulaire est jugée insuffisante parles autorités douanières d’un pays étranger.