SUPPORT DE FORMATION

N°1 de la GED intuitive
SUPPORT
DE FORMATION
Responsable Formation
Emilie PIERENS
[email protected]
Novaxel
1 rue de la République
69001 LYON
Tél. : 04 78 30 62 41
Fax : 04 78 29 55 58
Site commercial : www.novaxel.com
Site technique : www.novaxel2.com
© Novaxel – Septembre 2006
S'APPROPRIER NOVAXEL…
GÉNÉRALITÉS
LES BARRES D'OUTILS
Ouverture de Novaxel
L'écran principal
L'écran principal
L'écran Dossier
L'écran Dossier
Un document image
L'AFFICHAGE
Les options d'affichage
LES MENUS CONTEXTUELS
L'écran principal
Un document
MODIFIER L'ARBORESCENCE…
L'ARBORESCENCE
Création manuelle
Création automatique
INTÉGRER DES DOCUMENTS…
LA NUMÉRISATION
LA CAPTURE D'IMPRESSION
La numérisation directe
La capture d'impression dans un dossier
La numérisation sur le réseau
La capture d'impression dans la panière
LES DOCUMENTS DANS LEUR
LA MESSAGERIE
FORMAT D'ORIGINE
Envoyer un message
Intégrer des documents existants
Classer un message
Créer des documents
Agir sur les documents
RECHERCHER…
LA RECHERCHE
LES OPTIONS…
LE NOMADISME
La recherche simple
La recherche avancée
Les résultats
LE CDROM AUTONOME
GÉNÉRALITÉS
PRINCIPE DE NOVAXEL
Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier
peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu’ils soient d’origine
bureautique, papier, qu’ils viennent d’Internet ou qu’ils soient générés à partir d’une base de
données de production.
Vos dossiers papiers sont constitués dans la majorité des cas de la manière suivante :
−
Ce qui rentre dans l’entreprise : courriers, fax, e-mails.
−
Ce que produit l’entreprise : documents de gestion (BL, factures), documents
bureautiques (courriers, tableaux), documents techniques (plans, dessins), fax,
e-mails.
E-mails
Documents papiers
Documents bureautiques
Applications de production
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
Tout est intégré pour mieux être consulté et exporté vers une imprimante, une
messagerie Internet, un module de fax, Internet, un CD Rom, un portable.
Une messagerie Internet
Une imprimante
Un module de fax
Internet
Un portable
Un CD Rom
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
OUVERTURE DE NOVAXEL

Double cliquez sur l’icône

Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez
.
ouvrir grâce au menu déroulant.

Saisissez le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe s'il
y a lieu.
L’utilisateur et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules.

Cliquer sur le bouton
.
L'ÉCRAN PRINCIPAL
L'écran principal de Novaxel se définit sur 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Chaque sous niveau est
rattaché à un seul niveau supérieur.
Pour créer ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il suffit de faire un
clic droit dans la colonne concernée, puis "Ajouter" ou "Modifier".
S'approprier Novaxel…
GÉNÉRALITÉS
L'ÉCRAN DOSSIER
Barres
d’outils
Barre d’outils du
document
Liste des
documents
Aperçu du document
Bureau Novaxel
Informations sur :
- Type du document
- Taille du document
- N° de volume où est stocké le
document
S'approprier Novaxel…
L'AFFICHAGE
LES OPTIONS D'AFFICHAGE
L'onglet APPARENCE
INFO EN +
Les options sont disponibles au
niveau de l’écran principal en
cliquant sur "Affichage", puis
"Options". Sur chaque poste
les paramètres d’affichage sont
propres à chaque bibliothèque.
Vous avez aussi la possibilité de
changer
la
police,
les
Titre sur les boutons
Sauver les positions
couleurs et les attributs des
Cette option permet d'afficher
Cette option enregistre le
items vides.
un intitulé sous chaque bouton.
réglage de la taille des
colonnes.
Panneau dossier en bas
Grâce à cette option, la
dernière colonne de Novaxel
est décalée vers le bas de
Grandes icônes
Cette option permet de
choisir si les icônes
l’écran pour permettre une
s’affichent en grand ou en
meilleure lisibilité.
petit.
INFO EN +
L'onglet NAVIGATION
Les
rubriques
Asynchrone,
saisie, Charger le premier
C’est le double clic sur un
document et Entrée pour
l’affichage du reste de
l’arborescence.
Charger le premier
Lors de la frappe intuitive,
n’est
affiché
que
ce
qui
correspond à la frappe.
Recherche inclus dans
Cette option permet lors de la
la
Asynchrone
élément qui déclenche
Filtrer la saisie
suivantes
Filtrer
document
Lors de l’ouverture du dossier,
charger les documents sont
souvent
très
intéressantes
pour une gestion affinée des
flux
sur
des
faible débit (accès distant).
affichés. Il faut cliquer sur le
titre pour afficher le
document.
frappe intuitive dans une
"Entrée" pour charger
l’enregistrement qui contient
les documents
la chaîne (par défaut, on a
Il faut faire "Entrée" pour
"Commence par").
charger les documents.
très
importantes ou des réseaux à
seuls les titres de pages sont
colonne de se positionner sur
bases
S'approprier Novaxel…
L'AFFICHAGE
LES OPTIONS D'AFFICHAGE
L'onglet RÉPERTOIRES
INFO EN +
L'intérêt principal de cet onglet
est
le
partage
des
répertoires pour tous les
utilisateurs afin d'y stocker
notamment des listes types,
des sélections, des recherches
enregistrées, etc.
Ces répertoires doivent être
paramétrés
l'installation
lors
du
de
logiciel
Novaxel. Les modifications
de ces répertoires doivent
être
réalisées
l'administrateur.
 Sélectionnez les répertoires grâce à l'icône
qui vous permet
de parcourir le réseau.
 Cliquez sur "Enregistrer".
 Cliquez sur "Valider".
S'approprier Novaxel…
par
LES BARRES D'OUTILS
L'ÉCRAN PRINCIPAL
Cette icône permet de fermer la bibliothèque Novaxel.
Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des
dossiers ou des documents selon leurs titres, leurs notes, leurs dates de création et
taille.
Cette icône ouvre le dossier sélectionné.
Cette icône ouvre la panière (raccourci clavier F11).
Il s’agit d’informations techniques relatives au nombre d’utilisateurs connectés, à la
version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données.
L'ÉCRAN DOSSIER
Cette icône permet de retourner sur l’écran principal.
Cette icône active la liste des documents dans les dossiers.
Cette icône permet d’afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents pour
effectuer des modifications de documents (Word, Excel).
Cette icône donne les propriétés du dossier : classement, date, taille, note apposée.
Cette icône permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons.
Cette icône permet d'imprimer le ou les documents du dossier.
Cette icône permet d'apposer une note à un document. La note est indépendante du
document, elle ne s’imprime donc pas avec celui-ci.
Cette icône permet d'enregistrer les modifications. En changeant de documents ou en
fermant le dossier, les modifications sur les images sont enregistrées après confirmation.
Cette icône permet d’annuler les modifications non enregistrées sur le document.
Cette icône permet de lancer la numérisation.
La panière est un élément permettant de pointer sur un répertoire et d’en
visualiser le contenu. On peut alors obtenir l’aperçu d’un répertoire contenant différents
documents types, des documents numérisés en réseau.
Cette icône permet d'activer la capture d’impression. Il s'agit de transformer en pdf les
documents issus de tout logiciel Windows dans lequel on peut utiliser l’imprimante
NOVAXEL.
On peut composer directement un message e-mail à partir de Novaxel et y joindre des
documents contenus dans la bibliothèque.
Cette icône permet d’accéder à votre boîte de réception, de classer les messages et les
pièces jointes (Outlook et Outlook Express seulement).
S'approprier Novaxel…
LES BARRES D'OUTILS
UN DOCUMENT IMAGE
Cette icône active le zoom progressif. Il faut se positionner sur le centre de
l’écran au moment du zoom et cliquer.
Cette icône active le zoom dégressif.
Cette icône active le zoom par sélection de l’image. Il suffit de cliquer sur
l’icône et d’ensuite se placer sur le document en faisant une sélection à l’aide
du bouton gauche de la souris. Quand on lâche le bouton, le zoom se fait
automatiquement.
Cette
icône
permet
d'ajuster
en
largeur
l'aperçu
du
document
sélectionné.
Pour les documents numérisés en TIF noir et blanc, cette icône permet
d'améliorer la qualité de l'image.
Cette icône permet de pivoter les documents image de 90° à gauche ou à
droite. Ce que vous voyez à l’écran est le reflet exact de vos documents lors
de l’impression. Si vous avez basculé des documents en paysage pour qu’ils
soient lisibles dans NOVAXEL, il ne faut pas oublier de les re-basculer et de
les imprimer en format paysage.
Cette icône active une loupe permanente sur les documents image.
Cette icône permet d’accéder aux options d’affichage : recadrage du
document, passage en inverse vidéo, etc. (cf. Traitement d’image)
Cette icône permet d'imprimer tout ou partie d'un document.
Cette icône permet de sélectionner une partie d’image pour la passer
en inverse vidéo, la copier dans un autre document… Il est souhaitable
d’avoir un plein aperçu du document. Il faut ensuite cliquer sur l’icône et
sélectionner la partie de l’image qui vous intéresse avec le clic gauche de la
souris. Une fois que vous lâchez le bouton droit de la souris, la sélection est
faite.
S'approprier Novaxel…
LES MENUS CONTEXTUELS
L'ÉCRAN PRINCIPAL
Armoire, rayon,
classeur
etclasseur
intercalaire
Armoire,
rayon,
et intercalai
re
Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des
intercalaires.
Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des
classeurs et des intercalaires.
Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.
Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui
suit : dossiers, documents, etc.).
Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent
différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.
Novaxel
permet
l'utilisation de
liens
entre
les
différents
éléments
de
l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.
Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.
Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.
Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.
Dossier
Cette action permet d'ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des
intercalaires.
Cette action permet de modifier l'intitulé des armoires, des rayons, des
classeurs et des intercalaires.
Cette action permet de supprimer l'élément sélectionné.
Cette action permet de couper un élément de l'arborescence (et tout ce qui
suit : dossiers, documents, etc.).
Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent
différent, l'élément de l'arborescence qui a été coupé.
Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de
l'arborescence pour éviter de stocker à plusieurs endroits un même document.
Cette action permet d'accéder aux informations de l'élément.
Cette action permet d'initialiser la recherche avec des filtres.
Cette action permet de créer et d'appliquer des listes types.
Cette action permet d'ouvrir le dossier sélectionné.
Cette action permet d'ouvrir le dossier dans le visualisateur Novaxel.
Cette action permet d'envoyer par mail le dossier sélectionné.
Cette action permet d'enregistrer le dossier sélectionné (au format .nov).
S'approprier Novaxel…
LES MENUS CONTEXTUELS
UN DOCUMENT
Cet élément permet de copier un ou plusieurs documents vers un
autre dossier, ou une autre bibliothèque.
Cet élément permet de couper un ou plusieurs documents vers un
autre dossier, ou une autre bibliothèque.
Cet élément permet de coller ce que l’on vient de copier ou couper
dans Novaxel, dans l'explorateur Windows ou dans une panière. Quand
vous copiez ou coupez un lot de documents celui-ci ne pourra être coller
que
dans
un dossier. Quand
on réalise
des
copier
coller
entre
bibliothèques, il faut les laisser ouvertes pendant l’opération.
Cet élément permet de sélectionner l’intégralité des documents.
Cet élément permet de supprimer la ou les pages sélectionnées.
Celles-ci vont dans une corbeille où chaque utilisateur pourra récupérer,
ses documents propres, et l’administrateur tous les documents.
Cet élément permet d’ajouter de façon chronologique un document
dans le dossier Novaxel en cours.
Cet élément permet d’insérer un document où on le souhaite.
Novaxel permet l'utilisation de liens entre les différents éléments de
l'arborescence ou entre dossiers. En réalité, le but est de pouvoir accéder
à un document depuis un dossier autre que son dossier d'origine.
Cet élément permet de modifier le titre des documents.
Cet
élément
permet
de
renuméroter
les
pages
dans
l’ordre
chronologique du dossier.
Cet élément permet d'actualiser la liste des documents.
Cet élément permet d'accéder aux informations du document : titre,
numéro de classement, type de document, date de création, date de
modification, etc.
Cet élément permet d'envoyer le ou les documents sélectionnés en
pièces jointes dans un message e-mail. Vous pouvez envoyer soit le
document par mail, soit un raccourci vers ce document. Cette dernière
option n’est exploitable si et seulement si vous vous adressez à un
interlocuteur interne ayant accès à la base Novaxel.
Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre un accès direct à
un dossier donné.
S'approprier Novaxel…
L'ARBORESCENCE
CRÉATION MANUELLE
Ajout d'un item
INFO EN +

Toutes les colonnes doivent
Sur la colonne de votre choix, cliquez
avec le bouton droit de la souris et
sélectionnez "Ajouter". L’ajout peut être saisi
directement au clavier, ou bien l’utilisateur peut faire
appel au dictionnaire de tout ce qui existe déjà dans
contenir un item avant de
pouvoir ouvrir l’écran
dossier. Un item est rattaché
à un parent existant qui se
trouve dans la colonne
précédente.
Novaxel comme référence.
Dans chaque colonne, les

items se classent par ordre
Vous pouvez :
- saisir directement au clavier et
cliquer sur le bouton OK pour valider
alphabétique. Si vous
souhaitez les classer dans un
ordre défini, il suffit de leur
attribuer un numéro. Par
- saisir directement au clavier et cliquer sur
pour
exemple : 01 – xxxx.
valider et ajouter au dictionnaire
Ce dictionnaire est défini et
- sélectionner un élément dans le
mis à jour par l'administrateur.
dictionnaire et cliquer sur le bouton
Info Administrateur…
OK pour valider
La
flèche
à
droite
Pour paramétrer le
permet
d’afficher
le
dictionnaire, reportez-vous
à la fiche technique.
dictionnaire ou de le refermer.
- annuler pour ne pas valider votre
saisie.
Ajout d'une chemise
INFO EN +
Vous
La chemise est un niveau supplémentaire de classement. Vous pouvez
ajouter un nombre illimité de chemises, les modifier et les supprimer.
pouvez
position
droit
-
sur
définir
leur
l’écran
(clic
"Position")
et
leur
ordre d'affichage (clic droit "Ordre"). Il est possible de
 Faites un clic droit sur l’onglet
gérer
Dossier.
chemises.
l'intitulé
couleurs
par
Info Administrateur…
 Sélectionnez "Ajouter".
 Saisissez
des
Pour paramétrer les
de
la
couleurs des chemises,
reportez-vous à la fiche
chemise.
Modifier l'arborescence…
technique.
L'ARBORESCENCE
CRÉATION AUTOMATIQUE
Attribution d'une liste type

INFO EN +
Il faut d’abord créer l’index auquel vous souhaitez attribuer la
liste type. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne dans laquelle
vous souhaitez ajouter un index et sélectionner "Ajouter".
La liste type est en réalité un
modèle de classement que
vous pouvez attribuer à tout
nouvel item que vous créez :
un nouveau client, un nouveau

Positionnez vous dans la colonne dans laquelle vous voulez
ajouter le modèle de classement.
fournisseur, etc.
Cette liste type est définie et
mise à jour par

Faites
un
clic
droit
dans
la
colonne
et
choisissez
l'administrateur.
Info Administrateur…
.
Pour paramétrer les listes
type, reportez-vous à la
fiche technique.

Sélectionnez dans
le menu déroulant la
liste type.

Cliquez sur le
bouton "Ecriture".

Confirmez
l'écriture dans la
colonne sélectionnée.
Modifier l'arborescence…
LA NUMÉRISATION
LA NUMÉRISATION DIRECTE
Via un scanner relié à un poste

INFO EN +
Entrez dans le dossier Novaxel où vous souhaitez intégrer
est
l'icône
d'identifier
les documents.
les
qui
permet
documents
numérisés au format image
dans Novaxel.

Cliquez sur
(raccourci clavier F7). Les documents viennent
s’ajouter directement dans le dossier.
Quelques paramètres peuvent
être
Interface Twain désactivée
Pour les documents "faciles" (texte en noir et blanc)
Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent
de définir si vous scannez :
-
avant
la
numérisation grâce à la flèche
située à
côté de l’icône de
numérisation.
Interface Twain
Cet élément permet d’utiliser
en simple page (SIMPLE)
3 pages scannées créent 3 documents de 1 page
-
réglés
en multi page (MULTI)
3 pages scannées créent 1 document de 3 pages
l’interface Twain du scanner.
Pour cela, cochez l'option.
Source
Si
plusieurs
scanners
sont
installés sur le poste, il faut
Interface Twain activée
choisir le driver du scanner que
l’on souhaite utiliser.
Pour les documents "difficiles" (texte recto verso, couleur, etc.)
Vous sélectionnez les paramètres de numérisation qui permettent
de définir si vous scannez :
-
en simple page (SIMPLE)
3 pages scannées créent 3 documents de 1 page
-
en multi page (MULTI)
3 pages scannées créent 1 document de 3 pages
Vous sélectionnez, pour affiner la numérisation :
-
en couleur
-
en noir et blanc.
Intégrer des documents…
LA NUMÉRISATION
LA NUMÉRISATION
SUR LE RÉSEAU
Via un scanner réseau

Sur le scanner réseau, choisissez le répertoire dans lequel le ou les documents
numérisés vont être stockés et lancez la numérisation.

Dans Novaxel, sur l’écran principal, cliquez sur l’icône
et choisissez la panière
contenant les documents numérisés.

Ouvrez le premier dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez ranger vos documents.

Sélectionner le ou les documents à classer
dans le dossier en cours. Vous pouvez renommer
les documents directement dans la panière en faisant
un clic droit sur le titre, puis Renommer.

Cliquez sur l’icône Classer. Les documents viennent s'ajouter directement dans la liste
des pages. Si vous n’avez pas coché l’option Déplacer, une fois les documents classés, il ne faut
pas oublier de venir les supprimer, en faisant un clic droit sur leur titre et Supprimer.
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS
DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
INTÉGRER
DES DOCUMENTS EXISTANTS
INFO EN +
A partir de l'explorateur Windows
 Ouvrez l’explorateur Windows.
On ne peut pas importer un
répertoire directement. En effet
il faut impérativement l’ouvrir
 Dans
Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez
classer vos documents.
et sélectionner les documents.
Si on sélectionne plusieurs
documents, ils iront
 Dans
l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) document(s)
obligatoirement dans un seul
dossier Novaxel.
que vous voulez intégrer à Novaxel.
Il est également possible de
 Maintenez le clic gauche de la souris et glisser déplacer le(s)
document(s) vers la liste des pages du dossier Novaxel.
faire "copier coller" entre
l'explorateur Windows et
Novaxel pour intégrer des
documents.
 Les
documents sont alors copiés dans Novaxel. L'original
demeure dans l'arborescence Windows.
A partir de Windows
 Sélectionnez le document que vous voulez intégrer à Novaxel.
 Faites
un clic droit et choisissez Envoyer vers, puis GED
Novaxel.
 Novaxel
vous propose alors un classement
assisté : choix de la bibliothèque et du dossier
où classer le document.
 Les
documents sont alors copiés dans
Novaxel. L'original demeure dans Windows.
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS
DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
CRÉER DES DOCUMENTS
A partir d'un modèle de documents
 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre document.
 Cliquez
sur
et ouvrez le répertoire contenant la matrice que vous souhaitez
utiliser.
 Glissez
déplacez la matrice dans la liste des pages du dossier Novaxel. Vous pouvez
également effectuer un copier coller.
A partir de documents existants
 Sélectionner le document que vous souhaitez réutiliser.
 Faites un clic droit sur son titre, et choisissez "Copier".
 Faites un clic droit dans la liste des pages d’un dossier et choisissez "Coller".
 Vous pouvez alors modifier votre document.
A partir d'un logiciel Office (Word et Excel)
 Ouvrez Word ou Excel.
 Dans Word ou Excel, saisissez votre texte, faites la mise en page, etc.
 Dans Novaxel, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document.
 Retournez sur votre document, cliquez sur le bouton
et saisissez le
nom du document. Le document se classe automatiquement dans le dossier Novaxel ouvert.
 Vous pouvez fermer
Word ou Excel sans enregistrer le document. Le document est déjà
classé dans Novaxel.
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS
DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
AGIR SUR LES DOCUMENTS
Modifier les documents
 Positionnez-vous sur l’aperçu du document.
 Pour
modifier le document, faites un double clic ou un clic
droit "Editer dans le bureau Novaxel".
Plus simplement, vous pouvez également cliquer sur le bouton
. Le document s'ouvre dans son logiciel d'origine.
 Effectuez les modifications, enregistrez et fermez le document.
 Le
document est mis en attente dans le bureau
Novaxel. Il faut le réintégrer en cliquant sur la flèche
verte ou en faisant un clic droit "Réintégrer dans
Novaxel".
Intégrer des documents…
LES DOCUMENTS
DANS LEUR FORMAT D'ORIGINE
AGIR SUR LES DOCUMENTS
Consulter les documents
 Positionnez-vous sur l’aperçu du document.
 Pour consulter le document, faites un clic droit "Consulter".
Le document s'ouvre, en lecture seule, dans son logiciel d'origine.
 Consulter et fermez le document.
Transformer les documents en PDF
 Positionnez-vous sur l’aperçu du document.
 Pour
transformer le document en PDF, faites un clic droit
"Enregistrer PDF". Un nouveau document, au format PDF,
s'ajoute à la liste des pages.
Intégrer des documents…
LA CAPTURE D'IMPRESSION
LA CAPTURE D'IMPRESSION
DANS UN DOSSIER
INFO EN +
Via l'imprimante NOVAXEL
La capture d’impression

Ouvrez le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez intégrer
votre document.
permet d’imprimer des
documents en PDF
directement dans un dossier
Novaxel.

Cliquez sur l’imprimante
. La disquette devient rouge
, la
Pour pouvoir consulter les
documents PDF, il faut
capture est active.
qu’Acrobat Reader soit
installé sur le poste (au

minimum 4.0).
Ouvrez le document à imprimer.
Novaxel possède un

Sélectionnez l’imprimante NOVAXEL et imprimez. Le fichier
PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des documents.
visualisateur interne qui
peut être utilisé si l'on ne
possède pas Acrobat Reader
ou si l'on veut un affichage
plus rapide des PDF.

Une fois l’impression terminée, cliquez à nouveau sur
pour
la désactiver. Notez qu'en fermant le dossier elle se désactive
automatiquement.
Intégrer des documents…
LA CAPTURE D'IMPRESSION
LA CAPTURE D'IMPRESSION
DANS LA PANIÈRE
INFO EN +
Via l'imprimante NOVAPANIERE
L’impression via une panière

permet de mettre en attente
Cliquez sur
et choisissez la panière dans laquelle vous
les documents, le classement
n’étant pas immédiat.
souhaitez classer les impressions PDF.
Dans la panière, il est possible

Cliquez sur l’imprimante
. La disquette devient rouge
,
la capture est active.
de fusionner plusieurs
documents PDF en un seul
fichier PDF :
- Sélectionnez les documents à

fusionner
Ouvrez le document à imprimer.
- Faites un clic droit
- Sélectionnez "Fusionner PDF"

Sélectionnez l’imprimante NOVAPANIERE et imprimez. Le
- Un nouveau document
Multipages.pdf est créé.
fichier PDF vient s’ajouter automatiquement dans la liste des pages de
Si la case Supprimer après
la panière.
fusion n'est pas cochée,
 Pour
supprimez les documents qui
le classer dans Novaxel, ouvrez le dossier, sélectionnez le
document
et
cliquez
sur
Classer.
Le
fichier
se
classe
ont permis de générer le
multipage.
automatiquement dans le dossier.
 Si
vous n'avez pas coché la case Déplacer, supprimez le fichier
de la panière (clic droit sur son titre et supprimer).
 Cliquez
à
nouveau
sur
pour
désactiver
la
capture
d'impression.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
ENVOYER UN MESSAGE
Envoyer un message avec une pièce jointe

Faites un clic droit sur le titre du document.

Sélectionnez "Envoyer", puis "Envoyer".

Une fenêtre "Nouveau message" de votre messagerie s'ouvre alors
avec, en pièce jointe, le document que vous avez choisi
d'envoyer.
Envoyer un message avec un raccourci

INFO EN +
Cette fonction permet d'éviter
Faites un clic droit sur le titre du
document.
l'envoi systématique de
documents et donc d'alléger
les échanges par
messagerie. Cette option n’est

Sélectionnez "Envoyer", puis
"Raccourci".

utilisable que pour une
bibliothèque accessible par le
destinataire du message.
Une fenêtre "Nouveau message" de votre
messagerie s'ouvre alors avec, en pièce
jointe, le raccourci du document que
vous avez choisi d'envoyer.
 Le
destinataire du message n'a plus qu'à ouvrir la pièce
jointe. Novaxel s'ouvre alors et se positionne directement sur le
document défini comme raccourci.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
ENVOYER UN MESSAGE
Envoyer un dossier complet
INFO EN +
L’envoi d’un message avec des
documents sous un format
 Faites
un clic droit sur le dossier
que vous souhaitez envoyer
dossier Novaxel nécessite pour
le destinataire d’avoir, soit le
logiciel Novaxel, soit le
visualisateur Novaxel. Celui-
 Choisissez "Envoyer"
ci est distribué gratuitement sur
le site www.novaxel.com.
 Le
message est automatiquement
créé avec, en pièce jointe, le dossier
Novaxel sélectionné.
Ce format permet en effet de
compresser la taille des
fichiers.
Toutefois, les notes restent
présentes sur les documents, le
 Saisissez
"Envoyer".
le destinataire, l’objet et le message avant de faire
dossier Novaxel envoyé étant
une copie conforme du dossier
d’origine.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
NovaMail
INFO EN +
 Sélectionnez le mail que vous souhaitez classer
La boîte de réception
NovaMail permet de classer les
 Cochez ou décochez "Message" et "Pièces jointes" en
de ce que vous souhaitez archiver
fonction
messages (au format RTF),
ainsi que les pièces jointes (si
leur format est reconnu par
Novaxel).
 Cliquez sur
pour classer le message
Une fois classés dans Novaxel,
les messages restent dans la
boîte de réception. Si vous
supprimez les messages
directement de la boîte de
réception Novaxel, ils sont
envoyés dans la corbeille de
votre messagerie.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Outlook
 Ouvrez
au format MSG
INFO EN +
le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
Info Administrateur…
Pour paramétrer Outlook,
classer le message
reportez-vous à la fiche
technique.
 Sélectionnez le message dans Outlook
 Cliquez sur le bouton
.
Le message se range automatiquement au format Outlook, les pièces
indique un document au
format Message.
jointes restent intégrées au message.
est une icône qui
permet d'ouvrir le message, de
l'imprimer, de le transférer ou
bien encore d'accéder aux
pièces jointes.
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Outlook
au format HTML
 Ouvrez
INFO EN +
le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
classer le message
Info Administrateur…
Pour paramétrer Outlook,
reportez-vous à la fiche
technique.
 Sélectionnez le message dans Outlook
 Cliquez sur le bouton
.
Le message se range automatiquement au format HTML, les pièces
indique un document au
format HTML.
jointes se classent à la suite du message.
est une icône qui
permet d'ouvrir le message
dans une page Internet.
Message et
ses pièces
jointes
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Outlook Express
 Ouvrez
INFO EN +
le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
format Message.
classer le message
 Sélectionnez
indique un document au
le message dans votre boîte de réception ou
est une icône qui
permet d'ouvrir le message
dans vos éléments envoyés
dans une page Internet.
 Faites glisser le message jusque dans la liste des documents
Intégrer des documents…
LA MESSAGERIE
CLASSER UN MESSAGE
Lotus Notes
 Ouvrez
INFO EN +
le dossier Novaxel dans lequel vous souhaitez
Info Administrateur…
Pour paramétrer Lotus
classer le message
Notes, reportez-vous à la
fiche technique.
 Sélectionnez le message dans Lotus
 Cliquez
sur le menu "Actions", puis sur "Ranger dans
Novaxel"
 Sélectionnez l'imprimante NOVAXEL en cliquant sur le
bouton "Imprimante".
Le message se range automatiquement au format PDF, les pièces
jointes se classent à la suite du message.
Intégrer des documents…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE SIMPLE
Rechercher un document
 Double cliquez sur le
document qui vous intéresse.
 Sélectionnez
 Saisissez le
le domaine de
nom du
recherche
document à
DOCUMENTS.
rechercher
Vous arrivez directement sur le document
dans l’arborescence.
 Lancez la recherche
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE SIMPLE
Rechercher un élément de l'arborescence
 Double cliquez sur
l'élément qui vous intéresse.
 Sélectionnez
 Saisissez le
Vous arrivez directement sur
le domaine de
nom de l'élément
l’arborescence.
recherche :
à rechercher
ARMOIRE, RAYON,
CLASSEUR,
DOSSIERS.
 Lancez la recherche
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE AVANCÉE
Rechercher en utilisant les filtres

INFO EN +
Le filtre Armoire = DURANT est
Se positionnez sur l'élément d'arborescence
activé.
qui va permettre d'affiner la recherche.
 ICI, NOUS CHERCHONS TOUS

Faites
un
clic
droit
et
sélectionnez
"Chercher".
LES DOCUMENTS DONT LE TITRE
CONTIENT
ET
QUI
SE
L'ARMOIRE

Sélectionnez
ARMOIRE,
le
domaine
RAYON,
de
CLASSEUR,
recherche
"BON DE COMMANDE"
TROUVE
DANS
DURANT.
:
DOSSIERS,
DOCUMENTS.

Saisissez 1 ou 2 mots du titre de l'élément
recherché.
 Lancez la recherche.
Rechercher à partir des notes
en texte libre
INFO EN +
La
 Sélectionnez le domaine de recherche.
recherche
par
mots-clés
permet de retrouver tous les
documents,
armoires,
rayons, classeurs, dossiers,
 Saisissez le nom de l'élément à
documents sur lesquels ont
rechercher.
été
apposées
des
notes
saisies directement.
 Saisissez la note.
 ICI, NOUS CHERCHONS TOUS
 Validez votre saisie en cliquant sur
Les mots passent dans le cadre du dessous.
.
LES DOCUMENTS DONT LE TITRE
CONTIENT
ET QUI ONT UNE NOTE
AVANT LE
 Lancez la recherche.
"BON DE COMMANDE"
"A PAYER
: 30/06/2006".
IL SUFFIT D'INDIQUER DANS LA
RECHERCHE LA DATE BUTOIR.
Rechercher…
LA RECHERCHE
LA RECHERCHE AVANCÉE
Rechercher à partir des notes
avec les mots-clés
INFO EN +
La
 Sélectionnez le domaine de recherche.
recherche
par
mots-clés
permet de retrouver tous les
documents,
armoires,
rayons, classeurs, dossiers,
 Saisissez le nom de l'élément à
rechercher.
documents sur lesquels ont
été
apposées
des
notes
utilisant des mots-clés.
 Cliquez sur l'icône MOTS CLES.
 ICI, NOUS CHERCHONS TOUS
LES DOCUMENTS DONT LE TITRE
 Sélectionnez
le ou les mots-clés
qui vont vous permettre d'affiner votre
recherche.
Le
mot-clé
s'ajoute
automatiquement
dans les critères de recherche.
CONTIENT
"BON DE COMMANDE"
ET
ONT
QUI
UNE
NOTE
"A
TRAITER".
Il
est
tout
à
fait
possible
d'utiliser plusieurs listes de
mots-clés.
 Lancez la recherche.
Rechercher par date
INFO EN +
Il est possible dans cette
recherche de retrouver, par
exemple, les derniers
documents intégrés dans
Novaxel, ou le nombre de
documents créés sur une
période donnée.
Rechercher…
LA RECHERCHE
LES RÉSULTATS
Liste des résultats
INFO EN +
L'icône
permet d'afficher le
nombre total de documents
ainsi que leur taille.
Le résultat peut être trié en
cliquant
Vous n’affichez par défaut que les 100
sur
l’en-tête
des
colonnes.
premières réponses. Vous pouvez choisir
d’afficher la totalité des résultats en cliquant
Il suffit d'un double clic sur
un résultat de la recherche
sur
.
pour
ouvrir
l'élément
sélectionné.
En
cliquant
sur
,
vous
pouvez exporter dans un état
Excel la liste des résultats
de votre recherche pour, par
Note
Aperçu
exemple,
une
présentation
individualisée du résultat.
La recherche est enregistrable
de manière à être rappelée par
un bouton pré paramétré.
Info Administrateur…
Pour paramétrer les
recherches paramétrées,
reportez-vous à la fiche
technique.
Rechercher…
LE NOMADISME
DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU
Emporter une partie de la bibliothèque
INFO EN +
Avec
le
nomadisme,
vous
prenez sur votre portable
 Cliquez sur la
seulement un partie de la
flèche qui pointe
bibliothèque,
vers la droite.
à
différents
niveaux : ARMOIRE, RAYON,
CLASSEUR.
 ICI,
 Sélectionnez
NOUS
SOUHAITONS
EMMENER L'ARMOIRE
DURANT.
l'élément que vous
souhaitez
prendre
Le
paramétrage
ordinateurs
sur votre ordinateur
des
doit
être
réalisé par l'administrateur.
portable.
Info Administrateur…
Pour paramétrer le
nomadisme, reportez-vous
à la fiche technique.
 Choisissez le niveau
d'export.
ACTIONS
 Choisissez l'action à
- Créer une nouvelle base
réaliser.
Vous n'avez jamais pris cet
élément sur votre portable.
- Ecraser
une
base
existante
Vous
 Novaxel crée
automatiquement
un
répertoire reprenant le nom de l'élément
exporté.
avez
déjà
pris
cet
élément sur votre portable et
vous souhaitez mettre cette
bibliothèque nomade.
- Ajouter les données à une
base existante
 Après un temps de traitement, vous avez
Vous voulez stocker dans une
un message vous donnant le nombre de
même
dossiers Novaxel exportés. Cliquez sur
bibliothèque
nomade
tout ce que vous exportez.
"Ok".
 La bibliothèque nomade s'ouvre alors.
Les options Novaxel…
LE NOMADISME
DANS LA BIBLIOTHÈQUE NOMADE
Accéder à une bibliothèque Nomade
INFO EN +
Une bibliothèque Nomade est
absolument
identique
à
la
bibliothèque Réseau, excepté
la
mention
"Nomade"
qui
apparaît dans le logo.
Pour accéder à une bibliothèque Nomade, il suffit de double cliquer
sur le raccourci Novaxel contenu dans le répertoire reprenant
le nom de l'élément exporté.
Modifier une bibliothèque Nomade
INFO EN +
Une bibliothèque Nomade est absolument identique à la bibliothèque
Lorsque vous avez pris une
Réseau. On y retrouve exactement les mêmes fonctions :
partie de la bibliothèque sur
numérisation (via un scanner connecté au portable), intégration de
documents bureautique, capture d'impression.
votre portable (en copie), les
utilisateurs
peuvent
continuer à travailler sur la
bibliothèque Réseau.
Les options Novaxel…
LE NOMADISME
DANS LA BIBLIOTHÈQUE RÉSEAU
Réintégrer une bibliothèque Nomade
INFO EN +
Lors de la réintégration de la
bibliothèque Nomade, Novaxel
compare
les
dates
de
modification.
 Cliquez sur la
Le
flèche qui pointe
dernier
document
modifié sera toujours celui
vers la gauche.
qui sera pris en compte.
Une fois réintégrée, il reste
une
copie
bibliothèque
de
Nomade
la
sur
l'ordinateur portable. Vous
pouvez la supprimer ou alors
la conserver et la mettre à
jour quand vous le souhaitez.
 Sélectionnez le répertoire qui contient
la bibliothèque Nomade.
 Novaxel réintègre les données de la bibliothèque Nomade à
la bibliothèque Réseau.
1er cas de figure : vous n'avez pas modifié de documents.
Le message "Pas de dossier à mettre à jour" apparaît.
2e cas de figure : vous avez modifié un ou plusieurs documents.
Vous avez alors la liste des dossiers qui ont été mis à jour. Vous
devez alors valider le remplacement des documents qui ont été
modifiés.
Les options Novaxel…
LE CDROM AUTONOME
SUR LE POSTE DÉDIÉ
À LA CRÉATION D'UN CDROM AUTONOME
Générer un CDROM autonome
 Entrez
INFO EN +
dans
souhaitez
l'utilisateur
la
base
graver
CD
qui
en
a
que
vous
sélectionnant
des
droits
de
consultation.
Il est possible de créer un CD
totalement
autonome
qui,
sans avoir à installer Novaxel,
est utilisable sur une station
Windows
avec
toutes
les
fonctions de consultation et
de recherche de Novaxel.
 Placez-vous sur l’armoire, le rayon ou
Info Administrateur…
le classeur que vous souhaitez graver.
Pour paramétrer le CD
autonome, reportez-vous à
 Cliquez sur le bouton CD autonome
la fiche technique.
.
 Choisissez
le
niveau
d'export.
ACTIONS
- Ecraser
une
base
existante
Vous
 Choisissez l'action à
réaliser.
effacez
toutes
les
données de la base CDROM.
- Ajouter les données à une
base existante
Vous voulez stocker dans une
même
 Fermez la base CDROM qui se lance automatiquement.
 Mettez en lecture seule la base CDROM en cliquant
bibliothèque
CDROM
tout ce que vous exportez.
La mise en lecture seule de la
base CDROM est obligatoire
sur l'icône suivante.
pour le bon fonctionnement du
CD autonome.
 Créez le CDROM autonome en gravant tout le contenu du
répertoire C:\Novaxel_CDAutonome\.
 Annulez la lecture seule de la base CDROM en
cliquant sur l'icône suivante.
 Tester le CDROM en lançant le CD.
Les options Novaxel…