sexe login

.
3.3.
Importation d’utilisateurs (première année et changement d’année)
Après avoir réglé les paramètres propres à l’établissement, le deuxième travail de l’admin consiste à
enregistrer les « individus » dans la base (profs et élèves). C’est le rôle de ce menu « Importation
d’utilisateurs ».
Tout changement massif d’utilisateurs se fait par ce menu :
• première importation d’individus,
• modifications ou mises à jour en utilisant des fichiers modifiés (ou des fichiers complémentaires)
dans le courant de l’année scolaire,
• changement d’année scolaire par apport de nouveaux fichiers d’individus (le « terme technique »
utilisé dans les établissements est « bascule »).
Les fichiers à utiliser pour l’importation sont soit des fichiers textes respectant un certain format (voir plus
loin), soit des fichiers au format dBase (extensions DBF) que l’on peut encore trouver au secrétariat de
l’administration (collèges, lycées) mais qui risquent de disparaître avec le GEP ou ne plus être à jour.
3.3.1. Les fichiers d’importation d’individus
a) Afin d’éviter les erreurs, les noms des fichiers textes ont plusieurs contraintes :
• L’extension doit être txt,
• Le nom du fichier doit débuter par eleves (respectivement profs)
Exemples : eleves.txt, prof2007.txt, eleves13.10.2007.txt, profs_version1.txt
Leur format est indiqué ci-dessous. Il est possible de les importer simultanément ou indépendamment.
Les fichiers ont un en-tête permettant d’indiquer :
- le séparateur utilisé,
- les champs utilisés dans la suite du fichier,
- l’ordre dans lequel ils se trouvent.
Les contraintes sont les suivantes :
élèves : INE ; Nom* ; Prénom ; Date de naissance ; Sexe ; Division* ; Login ; Mdp(1) ; Option 1 ; ...
profs : UID ; Civilité ; Nom* ; Prénom ; Discipline ; Date de naissance ; Login ; Mdp(1) ; Division 1[...]
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les champs sont dans un ordre quelconque (mais respecté dans les données qui suivent !), sauf les
champs Option (élève) et Division (prof) qui sont à la fin, du fait de leur nombre variable,
ils peuvent être absents dans l'en-tête et les données (sauf ceux avec *),
les champs inconnus (comme 'tél', 'adresse') ne sont pas admis (le fichier texte est refusé),
les espaces de part et d'autre des ';' ne sont pas significatifs,
les champs sont insensibles à la casse, les accents sont facultatifs,
les noms de champs incluant une espace ('Date de naissance' par exemple) ne sont pris en compte
que jusqu'à l'espace ('Date'),
pour le prof, le champ UID servira peut-être plus tard (homologue à l'INE de l'élève ?)
on peut utiliser des alias pour certains champs (division=classe, sexe=civilite, option=lv, Date de
naissance=date=dnaiss).
provisoirement et par souci de compatibilité, le champ ident_nat (= N° interne) est accepté mais non
utilisé.
(1)
la date de naissance est prise par défaut
* le champ obligatoire
Après acceptation du fichier, de la validation de la ligne d’en-tête, les individus présents dans le fichier sont
traites. Il se peut que certains individus présentent une caractéristique incorrecte qui laisse penser à une
erreur par rapport à la ligne d’en-tête (champ incohérent, absent ou à une mauvaise place dans la ligne).
Dans ce cas ; l’individu est ignoré et le compte rendu l’affiche en caractères rouges très gros. N’hésitez pas
à faire défiler ce compte rendu et même à l’enregistrer.
.
c) Les options :
Elles concernent essentiellement le login et le mot de passe. Ce dernier peut maintenant être défini
aléatoirement. A la fin de l’incorporation ou du traitement des incertains (voir plus loin), un lien permettra de
récupérer la liste des élèves avec leurs logins et mots de passe. Attention : cette page ne pourra pas être
réaffichée.
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3.3.2. Les différentes étapes (elles sont indiquées à l’écran) :
Un premier écran permet à l’admin, dans le cas de fichiers textes, de confirmer la validité de ce que GiBii a
compris. Trois exemples pris dans les données du fichier sont fournis pour avoir une image correcte des
associations que fera le programme.
Voici un exemple d’affichage :
Nom interne civil nom
prenom classe dnaiss
ABELLAN
Anthony 5E
Exemple 1 M.
Maryn
5B
Exemple 2 Mlle ADAM
ALBEROLA Remi
6D
Exemple 3 M.
login
mdp lv uid
15/10/1995 ant.abellan
22/06/1995 mar.adam1
05/02/1996 rem.alberola
Le script de traitement n ‘effectue pas les mêmes traitements et n’affiche pas les mêmes messages suivant
qu’il s’agit :
• d’une première installation des profs et des élèves,
• d’une mise à jour en cours d’année scolaire en repassant les fichiers complétés,
• d’un changement d’année scolaire.
Lorsqu’un individu de l’un des fichiers eleves.txt ou profs.txt est traité, le programme cherche son existence
dans la base. Plusieurs cas se présentent :
• s’il n’existe pas, il est considéré comme nouveau et est ajouté à la base,
• s’il existe dans le même établissement et que son attribut « année » est le même que celui de
l’année en cours, il s’agit d’une mise à jour et l’individu est aussi éventuellement mis à jour,
• s’il existe dans un autre établissement et que son attribut année est le même que celui de l’année
en cours, il s’agit d’un changement d’établissement pour un élève ; pour un prof, la réponse est
laissée à l’admin dans une page ultérieure (incertains) car il peut s’agir d’un changement
d’établissement mais aussi d’un prof « à cheval » sur deux établissements (ou plus) qui a déjà été
inscrit par un autre établissement.
• sinon, il s’agit d’un changement d’année scolaire (avec changement éventuel d’établissement) et
l’individu est alors mis à jour.
Dans tous les cas de modification d’un individu existant :
• nom et prénom ne sont pas modifiés ;
• la ou les classes, groupes, disciplines, date de naissance, civilité (champ des fichiers txt)
remplacent les valeurs actuelles de la base,
• le mot de passe n’est remplacé que si « réinitialiser les mots de passe » est coché,
• le login n’est remplacé que si « réinitialiser les logins » apparaît (seulement dans le cas
d’incorporation de fichiers textes) et est coché.
Pour le reste, le programme est assez verbeux et fournit de nombreux renseignements de traitement. Il suffit
dans presque tous les cas d’être patient et de cliquer sur le lien situé en bas de la page. Ne partez pas
avant la fin ! Jetez un coup d’œil sur les informations affichées pour repérer d’éventuelles incohérences,
lisez plus attentivement les informations, erreurs ou avertissements affichés en rouge.
Vous devez terminer par un bouton ou un lien vous ramenant à la page du menu admin. Observez aussi
chaque page et repérez d’éventuels messages d’erreurs de programmation (en principe Warning, Notice ou
Error).
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Dans certains cas, des ambiguïtés peuvent se produire pour des individus très proches au niveau nom, prénom. Le programme
propose un « traitement des incertains » permettant de choisir si l’individu à importer :
• est déjà un individu existant parmi les homonymes (les choix sont proposés),
• est un nouveau,
• est à supprimer.
Si les incertains sont nombreux, descendez tout en bas de la page qui les affiche : il y a des moyens de globaliser certains
traitements plutôt que de faire individu par individu.
La partie du script relative aux incertains est en constante évolution afin de tenir compte des multiples modifications et
changements dans l’identification des élèves (perte des prénoms multiples dans les extractions de SCONET, nouveauté apportée
par l’INE qui ne fera sentir son bénéfice qu’à partir de la deuxième année d’utilisation).
Pour ces incertains, suivez les indications et, si vous ne savez pas répondre immédiatement, il vous est proposé de revenir plus
tard !
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