L`email avec Gmail - Nathalie Vanassche

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L’email avec Gmail
1. Le bouton d'action
Le bouton d'action se situe sur le bandeau. Son action immédiate est de créer un mail de réponse. Mais en
cliquant sur la flèche, vous dévoilerez une série d'actions
Répondre : Gmail ouvrira le mail de réponse.
Répondre à tous : si le message d'origine a été
envoyé à plusieurs personnes, l'action Répondre à tous
enverra votre message à toute la liste de contacts du
message d'origine.
Transférer : Prépare le message pour être transféré
à vos contacts.
Filtrer les messages similaires : Cette action vous
aide à créer un filtre. Les filtres sont utilisés pour
effectuer un traitement spécial sur vos messages.
Imprimer : Imprime le message sélectionné.
Ajouter XYZ à ma liste de contacts : Cette fonction
très utile permet d'enregistrer les informations du contact
(généralement Nom, Prénom et adresse mail) dans votre
carnet d'adresses.
Supprimer ce message : Efface le message de la
boîte.
Signaler comme phising : Si vous avez reçu un
message suspect, le fait de le signaler comme phishing
permettra d'éviter ce genre de fraude dans le futur.
Afficher l'original : Affiche le message au format brut. Cette option n'est utile que pour les connaisseurs.
Texte du message indéchiffrable ? : Si votre message contient des caractères étranges, Gmail peut vous aider
à trouver le meilleur codage. Il existe plusieurs normes de codages informatiques pour afficher des caractères.
La norme universelle est l'UTF-8.
Marquer comme non lu : Repasse le message à l'état non lu
2. Marquer les messages pour suivi
Utilisez la fonction de suivi de Gmail : elle vous permet de marquer les messages par une étoile, Vous pourrez
alors visualiser facilement les messages nécessitant une attention particulière ou une action.
Pour marquer un message comme suivi, cliquez sur l'étoile figurant à gauche de l'expéditeur du message.
Pour repérer facilement tous les messages marqués pour suivi, il vous suffit de cliquer sur le lien Messages
suivis dans la colonne de gauche.
3. Les Libellés (Label)
Classez rapidement vos courriels en leur affectant un ou plusieurs libellés (étiquettes) ce qui permet de les
retrouver rapidement avec l’option de recherche incorporée.
L'avantage du libellé (par rapport au dossier) est que vos messages peuvent avoir plusieurs libellés. De cette
manière, vous pourrez toujours retrouver votre message selon un libellé.
Sélectionnez un ou plusieurs messages, en cliquant sur le menu « Libellés » vous déroulez la liste des
libellés déjà créés et vous cliquez sur le libellé choisi. Vous pouvez affecter plusieurs libellés au même
courriel,
Si le libellé n’existe pas vous avez la possibilité d’en créer un nouveau.
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4. L’archivage
L'option d'archivage permet de retirer les messages de la boîte de réception (l'archivage va retirer le libellé «
Boîte de réception ») et de les placer dans la vue « Tous les messages », ce qui permet de ranger la boîte de
réception sans supprimer de messages.
Sélectionnez le(s) message(s) à archiver. En cliquant sur le bouton « Archiver », le courriel sort de la
boite de réception.
Pour retrouver vos messages, cliquez sur le libellé système Tous les messages.
5. Ajouter un filtre
Pour diriger automatiquement certains e-mails entrant vers des dossiers de votre choix lorsque vous êtes
dans votre boîte GMail, cliquez sur Créer un filtre
Vous pouvez créer un filtre en cliquant sur le bouton Options, situé en haut à droite de l'écran, puis sur
Paramètres de la messagerie, et enfin sur l'onglet Filtres.
Indiquez les critères à utiliser pour réaliser le filtrage. Il existe plusieurs types de champs :
Le champ De permet d'indiquer l'expéditeur du message (si vous avez plusieurs adresses mails.)
Le champ À permet d'indiquer le destinataire. Cette fonction est assez importante si vous avez plusieurs
adresses mails.
Le champ Objet filtre en fonction du sujet des mails.
Les autres champs permettent la gestion des pièces jointes, et les mots autorisés et proscrits.
Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Créer un filtre à partir de cette recherche.
À l'étape suivante, vous pouvez appliquer une action spécifique, telle qu’appliquer un libellé, supprimer
ou archiver le message, …
6. Ajouter une signature à vos messages
Une signature est un texte, une image… qui apparaîtra systématiquement à la fin de chaque message
envoyé.
Paramètres / Général / Signature
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7. Configurer un message d'absence
Pour configurer l'envoi d'une réponse automatique à vos correspondants en cas d'absence.
Paramètres / Général / Réponse automatique
Déterminez une réponse générique, exemple : "Je suis en vacances du 1er au 15 juillet, je traiterai donc
votre courrier dès mon retour."
Attention : Refaites les mêmes opérations pour désactiver un message d'absence avant la fin de la durée
de validité
8. Bloquer certaines adresses e-mails
Cliquez sur le lien Signaler comme un spam situé en haut de la fenêtre de lecture de votre message,
considéré comme un expéditeur indésirable ses messages iront dorénavant automatiquement dans le
dossier spam de votre GMail
Note: l'expéditeur ne sera pas alerté du blocage de ses envois vers votre compte courrier.
Une autre technique pour bloquer les messages électroniques provenant de certains expéditeurs est de
définir un filtre pour placer les messages indésirables directement dans la corbeille
9. Utiliser les alias de votre adresse Gmail
Modifiez votre adresse lorsque vous vous inscrivez sur certains sites (discussion, jeu en ligne, …) afin de vous
protéger contre le spam. La création d'alias dans Gmail est on-ne-peut-plus simple. Car tout e-mail adressé à
une adresse dérivée de votre adresse principale atterrit dans votre boîte.
Si votre adresse est [email protected], vous pouvez utiliser les alias suivants :
[email protected], [email protected] ou encore [email protected]
Ainsi que
[email protected], [email protected] ou encore
[email protected]
Afin d’optimiser la gestion de vos filtres, je vous conseille d'utiliser le signe "+" suivi d'une chaîne de
caractère qui identifiera le service et placera ces messages directement à la corbeille.
10.
Utiliser les raccourcis clavier
Gagnez du temps en activant les raccourcis clavier et en déclenchant des actions sur simple pression d'une
touche… Il vous faut avant tout activer les raccourcis clavier, qui sont désactivés par défaut.
Paramètres / Général / sélectionnez l'option Activer les raccourcis clavier
En bas de la page, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
Quelques indispensables :
C ou Maj + C.
Quand vous êtes dans votre mail, tapez sur N ou P pour bouger
dans les plus anciens ou récents post. Pour ouvrir la partie qui
vous intéresse, appuyez sur O ou Enter.
Archiver un mail
E et le mail s’archive directement.
Répondre et transmettre un mail
Quand vous lisez un mail, appuyez sur la touche R pour répondre,
A pour répondre à tout le monde et F pour transmettre.
Mettre à la corbeille
tapez sur #
Classer sous un libellé
Tapez L dans votre mail. Une petite liste de tous vos petits
dossiers apparaît. Si votre liste est longue, commencez à taper son
nom.
Marquer comme lu ou non lu
Dès que vous avez sélectionné un mail, faites Maj + I pour le
marquer comme lu. Dans le cas contraire, faites Maj + U. Il le
marquera comme non-lu.
Plus de raccourcis : https://support.google.com/mail/answer/6594?hl=fr
Nouveau message
Evoluer au sein d’une conversation
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1. Désactiver l'ajout automatique des contacts dans Gmail
Par défaut, Gmail ajoute automatiquement à votre liste de contacts toutes les adresses email des personnes auxquelles
vous adressez un message. Si vous souhaitez désactiver cette option :
Cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite.
Dans l'onglet Général, repérez la section Ajouter des contacts pour la saisie semi-automatique. A cet
endroit sélectionnez l'option J'ajouterai moi-même les contacts.
Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la page
2. Créer un groupe de contacts
Grâce aux groupes, vous pouvez envoyer un mail rapidement à tous les membres du groupe en inscrivant
uniquement le nom du groupe dans le champ À
Passez en mode d’affichage "contact"
Cliquez sur Nouveau groupe
Associez un nom à votre groupe
Ajoutez ensuite tous les contacts souhaitez dans le groupe via Groupes /
Ajouter à …
Pour ajouter des contacts dans un groupe, cochez-les puis cliquez sur le bouton
Groupes, cochez le(s) groupe(s) à utiliser.
Astuce !
On peut aussi retrouver d'anciens contacts en passant par l'option
"Fréquemment utilisés".
La liste de contacts peut en outre être classée par ordre
hiérarchique, de même que toute autre information présente dans la
fiche du contact.
3. Importer / Exporter des contacts
Vous pouvez importer dans votre compte Gmail des carnets d'adresses créés
dans Outlook, Hotmail, Yahoo!, et d'autres services.
Pour importer des contacts, vous devez avoir exporté votre liste de
contacts dans un format prédéfini. Les deux meilleurs formats pour
transférer les contacts sont les formats vCard et CSV. Essayez
principalement d'exporter au format vCard, qui est le format standard.
Une fois le fichier CSV contenant toutes les informations de vos contacts
créé, vous pouvez importer ce fichier via importer des contacts dans le
menu de gauche (notez que vous ne pouvez pas importer simultanément
plus de 3 000 contacts).
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le fichier exporté par l'autre
application. Cliquez ensuite sur le bouton Importer.
4. Fusion des contacts
Il arrive quelques fois que vous ayez enregistré plusieurs fois le même
contact, peut-être à cause de deux adresses mails différentes. Gmail dispose
d'un outil de fusion qui va rassembler les contacts disposant d'informations
communes.
Ouvrez le gestionnaire de contacts. Sur la barre de menus, cliquez sur le
bouton Autres actions… puis cliquez sur Rechercher et fusionner les doublons.
Gmail recherchera tous les doublons et fusionnera les informations.
5. Récupérer un contact supprimé par erreur
Google met à disposition un système de restauration des contacts. Ce système vous permettra de remonter
dans le temps (jusqu'à 30 jours) et de retrouver intacte votre liste de contacts.
Affichez la section Contacts et cliquez sur le bouton Autres actions
Sélectionnez Restaurer les contacts
Choisissez alors l'heure, le jour ou la semaine de la restauration de votre carnet d'adresses.
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6. Récupérer les messages d'autres comptes dans Gmail
Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, il est possible de tous les consulter dans Gmail.
Attention : Gmail ne permet que de récupérer les messages de boîtes standards compatibles avec les
protocoles POP et IMAP, c'est à dire celles qui disposent soit d'un serveur POP, soit d'un serveur IMAP.
Pour importer les messages et le carnet d’adresses d’un compte externe, accédez aux Paramètres de
Gmail (lien en haut à droite) puis affichez l'onglet Comptes et importation
Cliquez sur le bouton Ajouter un compte de messagerie POP3 que vous possédez
Une fenêtre s'ouvre alors vous demandant tout d'abord d'indiquer l'adresse du compte e-mail que vous
souhaitez importer, cliquez sur le bouton Etape suivante
Dans la fenêtre suivante, tapez votre mot de passe.
Dans l'écran suivant, vous pouvez préciser les options d'importation.
Conserver une copie du message récupéré sur le serveur : activé. Si cette option n'est pas activée, les
e-mails de votre autre compte seront supprimés et ne seront plus accessibles que dans Gmail.
Toujours utiliser une connexion sécurisée (SSL) lors de la récupération des e-mails : activé. Il peut
être nécessaire de décocher cette option pour certains comptes.
Ajouter un libellé aux messages entrants : activez cette option pour repérer facilement les e-mails
provenant de ce compte dans votre boîte de réception.
Archiver les messages entrants : ne l'activez pas, sauf si vous ne souhaitez pas voir les nouveaux
messages de votre autre compte dans la boîte de réception.
Lorsque votre compte a été ajouté, vous êtes invité à envoyer les e-mails avec cette adresse. Vous
pouvez ainsi rédiger vos messages dans Gmail, ces derniers semblant avoir été envoyés depuis votre autre
compte.
Vous retrouverez vos messages importés dans votre boîte de réception, identifiés grâce au libellé que
vous avez choisi.
7. Envoyer des messages avec une autre adresse dans Gmail
Gmail vous permet d'utiliser vos anciennes adresses e-mail pour l'envoi de vos messages.
Cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite puis affichez l'onglet Comptes et importation
Cliquez sur le lien Ajouter une autre adresse.
Une fenêtre s'ouvre alors, vous permettant d'indiquer les paramètres de votre autre adresse. Indiquez tout
d'abord le nom lié à l'adresse (par défaut Google vous affiche le nom de votre compte Gmail) puis l'adresse
e-mail.
Pour qu'on ne puisse pas, avec cette fonctionnalité, usurper des adresses e-mail, Gmail se propose
d'envoyer un e-mail de vérification. Il vous suffit alors d'aller consulter le compte dont vous venez
d'indiquer l'adresse et de cliquer sur le lien fourni dans l'e-mail de confirmation de Gmail.
A présent, dans la section Comptes des Paramètres figure votre nouvelle adresse. Lors de l'envoi d'un
nouveau message, vous pourrez choisir votre adresse d'expédition en déroulant la liste De:.
1. Désactiver l'affichage par conversation dans Gmail
Par défaut dans Gmail, tous les échanges autour d'un même sujet sont regroupés, aussi bien dans la liste des
messages que pour l'affichage des messages eux-mêmes.
Pour la désactiver, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite.
Dans la section Général, à la ligne Mode conversation, sélectionnez l'option Mode conversation désactivé.
2. Supprimer les extraits du web
Par défaut, Gmail vous affiche en haut de presque toutes les pages une zone où s'affiche un fil d'actualité et
quelques liens promotionnels.
Pour la désactiver, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite, puis affichez l'onglet Extraits du Web
Si vous voulez supprimer cette zone, décochez l'option Afficher mes extraits du Web au-dessus de la boîte de
réception.
3. Changer le look de GMail
Paramètres / Thèmes
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4. Modifier les options de récupération du mot de passe
Il est important de vérifier que vous avez correctement défini les options de récupération du mot de passe !
Rendez-vous à l’adresse https://myaccount.google.com/, identifiez-vous si besoin
Dans la catégorie Contrôle de sécurité en place, cliquez sur Démarrer afin de vérifier vos
paramètres de sécurité
5. Fermer une session Gmail à distance
Vous êtes parti un peu rapidement d'un cybercafé ou de chez un ami et vous avez oublié de vous déconnecter
de votre compte Gmail ? Pas de panique, vous pouvez le déconnecter à distance.
Connectez-vous de nouveau sur votre compte Gmail depuis n’importe quel terminal (ordinateur,
smartphone, tablette, etc.)
En bas à droite de la boîte de réception, cliquez sur le tout petit lien « Détails »
Gmail indique si d’autres sessions sont actuellement ouvertes. L’interface affiche également
dans un tableau l’origine (pays et adresse IP) de toutes les dernières connexions.
Cliquez sur le bouton « Fermer toutes les autres sessions » : seule la session sur laquelle vous
êtes en ce moment même restera ouverte.
6. Créer un raccourci Gmail sur votre bureau
Placez sur votre bureau ou dans la barre de tâches de Windows une icône permettant un accès direct à votre
compte Gmail
Rendez-vous sur votre compte Gmail et identifiez vous
Cliquez dans la barre d'adresses du navigateur et glissez l’adresse sur le bureau de Windows (le raccourci
apparaît alors sur votre bureau)
Modifiez l'icône associée au raccourci : cliquez du bouton droit sur le nouveau raccourci, sélectionnez
Propriétés et, dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton Changer d'icône
45 Trucs et astuces pour GMail …
http://www.arobase.org/gmail/astuces.htm
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