Procès-verbal - Réunion # 4 - RCMP Veterans` Association

Réunion #4 du bureau des directeurs
25 février 2009
Les membres suivants étaient présents:
Président National
Larry Power
Vice-président
Tim Hoban
Trésorier
John Religa
Secrétaire
Bill Maxwell
Directeurs:
Président sortant
Directeur exécutif
Invité
Absents :
Directeur
Ombudsman
Cal Small
Nick Shaigec
Jim Forsyth
Rick Morris
Bill Gidley
Jack O’Reilly, division de Toronto
Dave LeBlanc
Dale Lively
1. OUVERTURE DE LA RÉUNION
Le président Larry Power prononce l’ouverture de la réunion à 12h00.
2. PROPOS D’OUVERTURE DE LA REUNION:
Président Power souhaite la bienvenue à tous. Il demande à chacun de s’en tenir à l’ordre du jour
et de procéder à de courtes interventions afin de pouvoir couvrir tous les points à l’ordre du jour.
3. CONFIRMATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION #3 DU BUREAU DE
DIRECTION:
Proposé par Hoban; appuyé par Shaigec. Approuvé après modification
4. APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR:
Proposé par Maxwell; appuyé par Shaigec. Approuvé après modification
5. LE RAPPORT DU TRÉSORIER
En référence au rapport du trésorier. Proposé par Religa et appuyé par Maxwell que le rapport du
trésorier et l’état de compte soient acceptés. Approuvé.
John Religa a présenté les résultats du vote des membres du bureau de direction en ce qui
concerne le vote pour les dépenses de 96$ de Lorne Hall. 5 membres en faveur et 3 contre. Le
président n’a pas eu à voter. Religa indique que M. Bob Roy a terminé sa vérification. Ce dernier
indique qu’il n’y a aucun problème avec le rapport et l’état de compte présenté par le trésorier.
Le trésorier va recommander à l’AGM que M. Roy soit appointé pour l’année en cours. La
déclaration de renseignements annuelle des organismes de bienfaisance sera soumise à l’Agence
de revenu du Canada dans un avenir rapproché. Le rapport financier annuel sera disponible en
anglais et en français vers la mi-avril. Religa ne recommandera pas d’augmenter les cotisations
annuelles. Suite à une demande du directeur Forsyth, il y a eu une discussion sur les procédures
suivies par la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C. et celle de l’Association des anciens
de la G.R.C. Jim Forsyth s’est aussi informé sur leur participation à l’AGM. La G.R.C. fournit
1,500$ et l’Association fournit 3,000$.
En référence au rapport financier de la Caisse fiduciaire de bienfaisance : Proposé par Religa;
appuyé par Maxwell. Approuvé.
15.1 PRÉSENTATION PAR L’OFFICIER RESPONSABLE DES RESSOURCES
HUMAINES (surint. pr. DAN DUBEAU)
Le sous-commissaire Peter Martin ne pouvant pas participer à cette rencontre, il avait été
délégué le surint. pr. Dan Dubeau, du bureau de ressources humaines pour le remplacer.
Il était accompagné de l’insp. Paul Dowden de l’équipe de la gestion du changement aux
ressources humaines. Dubeau a exposé les derniers renseignements en ce qui concerne les
ressources humaines et a fourni une mise à jour sur le programme d’autonomie des
anciens combattants et sur d’autres bénéfices. Il a indiqué que l’officier responsable des
ressources humaines a rencontré M. Brian Ferguson, l’administrateur d’Anciens
combattants Canada à Charlottetown. La réunion s’est bien déroulée et Anciens
combattants Canada a offert une excellente collaboration en fournissant l’information
requise dans le but de préparer une lettre au Cabinet. L’équipe menée par le surint.
Moncrief progresse très bien dans cette dernière démarche. L’ORRH a aussi participé à
une rencontre avec le ministère de la défense nationale en ce qui concerne la santé et
sécurité au travail. Cette rencontre avait pour but de déterminer de quelle façon les deux
organismes pouvaient coopérer afin d’offrir des avantages et bénéfices aux retraités de la
G.R.C.
Un des programmes visés est le Programme de soutien social aux victimes de stress
opérationnel (SSVSO). Ce programme vise à offrir un soutien social confidentiel aux
membres et aux vétérans des FC, ainsi qu'à leurs proches, qui sont touchés par un
traumatisme lié au stress opérationnel. Un autre programme est celui des entrevues de
transition qui vise à préparer les membres vers leur vie civile. Rick Morris indique que
l’Association des anciens de la G.R.C. a prôné le Programme d’autonomie des anciens
combattants depuis environ 10 ans et il a suggéré, qu’une fois les approbations obtenues,
les efforts soutenus de notre association soient soulignés de façon avant que l’annonce
officielle soit faite. Dubeau a indiqué qu’il aviserait l’ORRH en suggérant qu’un
communiqué conjoint pourrait être émis. Il y a ensuite eu une discussion sur le mariage
après 60 ans (si le mariage a lieu avant l’âge de 60 ans, l’époux ou épouse obtiendra 50%
de la pension; toutefois si le mariage a lieu après l’âge de 60 ans, l’époux ou épouse n’y
aura pas droit.) Étant donné que l’on encourage les membres à demeurer au sein de la
G.R.C. après l’âge de 60 ans, cette situation touche aussi les membres actifs. Il a été
convenu d’aviser l’ORRH à ce sujet. Larry Power a indiqué que le commissaire aurait
mentionné qu’il espérait l’approbation du programme d’autonomie des anciens
combattants avant l’AGM 2009 à Whitehorse. Toutefois, Dubeau a mentionné qu’il était
plus que probable que ce programme ne recevrait pas l’approbation avant l’automne
2009. Il a ajouté qu’il parlerait avec Moncrief de la date de l’AGM.
Dubeau a donné un bref aperçu du programme de renouvellement des ressources
humaines. L’ORRH a exprimé le désir de voir une amélioration de la bureaucratie dans
la classification et la façon dont la G.R.C. procède aux mutations, en utilisant mieux la
technologie (l’automatisation du formulaire A22A). Ce sont là des priorités de ce
programme. Un autre aspect important cette année est le programme de sécurité et santé
au travail et la façon de rendre plus efficace la prise en charge des factures, l’obtention
des bénéfices, etc. Dubeau occupera de nouvelles fonctions à compter du 9 mars 2009.
Il deviendra alors l’Officier responsable du Programme d’examen du perfectionnement et
du ressourcement des cadres supérieurs de la G.R.C. Il voit bien l’engagement de
l’effectif des officiers et perçoit des façons de faire pour les aider à assurer efficacement
une transition vers un autre projet d’importance. Rick Morris lui a demandé si la G.R.C.
pouvait fournir des renseignements concernant les noms de membres quittant la G.R.C.
ou partant à la retraite. On réalise qu’il y a conflit d’intérêt et certaines inquiétudes quant
à la vie privée, mais l’association aimerait être capable de les aider dans leur transition et
aussi les aider à devenir membre de l’Association. Paul Dowden a suggéré que les
membres qui quittaient ou partaient à la retraite pourraient être informés de l’existence de
l’Association et on pourrait leur fournir les renseignements nécessaires pour
communiquer avec elle.
Tim Hoban a dit qu’il faisait partie du Programme de soutien social aux victimes de
stress opérationnel (SSVSO) et que l’on avait eu des contacts avec les responsables des
programmes américains et ceux de la Défense nationale. Il est prévu présenter ce
programme dans de petites communautés afin de rejoindre plus de monde. Ce
programme, qui est encore à l’étape de la planification, sera livré par vidéoconférence par
un psychologue aux différentes personnes nécessitant les soins offerts.
Bill Maxwell indique que tous les membres partent éventuellement à la retraite et ils
devraient être intéressés par ce que l’Association peut offrir. Nous avons plusieurs
contacts réguliers avec les gens des ressources humaines, que ce soit en participant à
divers comités comme celui de la Rémunération ou celui des Récompenses &
Distinctions honorifiques. Nous sommes intéressés à collaborer étroitement avec eux.
Le président Power a remercié le surint. pr. Dubeau pour les informations qu’il a
fournies. Il a aussi indiqué que le personnel des ressources humaines pouvait venir
prendre la parole au bureau de direction n’importe quand.
6. RAPPORT DU DIRECTEUR EXÉCUTIF
Le président Power indique que le directeur exécutif avait soumis un rapport modifié aux
membres du bureau de direction. M. Gidley a présenté un aperçu de ses activités depuis la
dernière réunion du bureau de direction. Il a participé à plusieurs réunions de comités, incluant
celles du Comité de surveillance du financement du régime de retraite de la G.R.C., du Comité de
l’impartition de l'administration du régime de retraite, et plusieurs autres réunions avec des
dirigeants de la G.R.C. concernant des sujets d’intérêts pour les anciens, incluant le programme
d’autonomie des anciens combattants. Une copie du rapport du directeur exécutif devrait faire
partie de ce procès-verbal. Il y a ensuite eu une discussion sur différents programmes
d’avantages et bénéfices incluant celui de la réduction de la pension à l’âge de 65 ans.
Larry Power indique qu’il a reçu une réponse du ministre Van Loan concernant la lettre qu’il
avait fait parvenir au ministre de la sécurité publique concernant le programme d’autonomie des
anciens combattants. Le ministre a répondu que le programme était entre les mains de la G.R.C.
et qu’il n’avait reçu de la G.R.C. à ce jour. Il a ajouté qu’il ne pouvait rien faire avant que la
G.R.C. traite de ce sujet avec le ministère de la sécurité publique. Power a aussi ajouté que la
réponse venant du ministre Thompson des affaires des anciens combattants indiquait
sensiblement la même chose.
7. LA FIDUCIE DE LA TRIMESTRIELLE:
Cal Small indique que nos efforts pour augmenter les abonnements donnent de bons résultats
étant donné que plusieurs cadets profitent de l’offre de l’abonnement gratuit d’un an. Nous
espérons qu’ils vont renouveler leur abonnement après cette année gratuite. Maintenant, ceux qui
s’abonnent pour trois (3) ans à la revue, recevront un exemplaire de « Behind the Badge ». La
Trimestrielle a aussi été capable de négocier un meilleur tarif pour des services de traduction et
dorénavant, il en coûtera 5000$ pour traduire chaque édition au lieu de 6000$ comme avant. Ceci
représente une économie de 4000$ par année. Comme il y a des coûts additionnels pour la revue,
nous avons décidé de ne pas distribuer de profits cette année. Toutefois, nous espérons qu’en
2010, la revue sera en mesure de remettre une généreuse contribution aux divisions ainsi qu’à
l’Association.
8. RAPPORT DE L’OMBUDSMAN
Étant donné que Dale Lively est à l’extérieur du pays, il n’y a rien à rapporter à ce point de
l’ordre du jour.
9. GOUVERNANCE D’ENTREPRISE
1. Rapport du président du comité : John Religa a présenté un aperçu des activités du
comité depuis la dernière réunion du bureau de direction. Il indique que les statuts de
l’Acte constitutif ont été réécrits par Dale Lively avec l’aide précieuse de divers anciens.
Ils ont aussi été révisés par le comité de gouvernance d’entreprise et ont été distribués
aux membres du bureau de direction pour qu’eux aussi puissent les réviser. Les chapitres
du manuel d’administration font aussi l’objet d’une révision et les changements
reflèteront ceux apportés aux statuts de l’acte constitutif. Rick Morris note qu’il y a des
descriptions de tâches qui sont inclues dans les statuts, mais que celle du président sortant
n’y est pas. Comme membre du bureau de direction, ce membre est aussi président du
bureau des gouverneurs et président du comité des mises en candidature pour chaque
assemblée annuelle. Cette description sera ajoutée aux statuts révisés. Bill Maxwell
indique que le président Power préfèrerait avoir une réunion du bureau de direction pour
procéder à une révision et que cela devrait être fait aussitôt après le retour de Dale Lively.
2. Le rapport sur l’étude de la Gouvernance d’entreprise
Bill Maxwell indique que le groupe d’étude sur la gouvernance d’entreprise a complété la
révision de l’étude de gouvernance préparée par Paulette. Il ajoute que le groupe tiendra
une série de réunions avec le groupe de travail (Small, Maxwell, Religa et Gidley) afin de
proposer une série de recommandations. Religa indique qu’il va contacter les divisions
pour obtenir leur avis sur l’évaluation des risques. DIFFÉRÉ
3. Révision de l’acte constitutif et de ses statuts.
Comme mentionné à l’article 9.1, la révision de l’acte constitutif et de ses statuts est
maintenant sous forme d’ébauche et a été remise aux membres du bureau de direction. Il
y aura une vidéoconférence prévue après le retour de M. Lively afin de réviser cette
ébauche et de proposer une version finale pour le bénéfice des divisions et l’approbation
finale lors de l’AGM de Whitehorse
10. COMITÉ DES COMMUNICATIONS
1. Rapport du président du comité. Dave LeBlanc a fait parvenir un résumé des
délibérations du comité des communications aux membres étant donné qu’il ne pouvait
venir en personne. Ce résumé devrait faire partie du procès verbal de la réunion du
bureau de direction. Le comité a eu diverses discussions incluant des sujets tels que le
site web et un formulaire à jour de demande d’adhésion, ainsi qu’un article dans la revue
la Trimestrielle sur les avantages de joindre les rangs de l’association. Le comité aura une
rencontre de tous ses membres avant la réunion du bureau de direction en avril. LeBlanc
indique avoir eu un entretien avec la Légion canadienne concernant leur proposition sur
la possibilité d’avoir une seule organisation unifiée regroupant nos deux organisations.
Lors de la réunion du bureau de direction le 25 novembre dernier, cette proposition avait
été déléguée au comité des communications par le président Power afin que l’on pousse
les recherches plus loin et que l’on en fasse rapport de façon périodique. Lors de la
réunion avec les membres de la légion, on nous a demandé s’il n’y aurait pas lieu que
notre association se dote d’un agent de liaison, représentant national des communications,
qui serait responsable des communiqués de presse comme le fait Bob Butt de la légion
royale canadienne.
Dave LeBlanc va aussi proposer de réunir les comités du recrutement et celui des
communications étant donné que les actions entreprises par ces deux comités au niveau
national relèvent d’initiatives de communication. On devrait discuter de cette proposition
plus en détails et on pourrait en venir à une décision à la réunion du lundi qui suivra
immédiatement l’AGM à Whitehorse.
2. Mise à jour du site internet: Bill Maxwell indique qu’il continue de travailler avec le
webmestre afin d’améliorer le site et son contenu. Maxwell indique que le webmestre
était en vacances lors du dernier mois mais qu’il a quand même été capable de maintenir
à jour le site web. Il ajoute que tous les comités permanents seraient en mesure de fournir
des mises à jour pour le site.
3. Le bulletin d’information
Rick Morris travaille à la rédaction du bulletin dès la fin de réunion du bureau des
directeurs. Il suggère d’augmenter le nombre de ces bulletins afin de fournir aux
membres les dernières informations disponibles. Le président Power ne voit aucune
objection à ce que l’on publie un bulletin mensuel, mais il indique qu’il n’y aura un coin
du président que de façon trimestrielle. Les membres apprécieront certainement recevoir
de l’information récente. Morris indique qu’il désirerait conserver le format actuel afin
d’assurer constance et cohérence.
11. LE COMITÉ DES BÉNÉFICES.
1. Rapport du comité des assurances:
Il n’y a pas eu de réunion de ce comité depuis le 27 mai 2008. Le bureau national de la
rémunération indique que l’équipe de transition est très occupée et que l’on est à réviser
les plans afin de s’assurer les définitions sont récentes et que les conditions reflètent les
pratiques courantes avec un vocabulaire révisé et modernisé. Les plans ont été révisés
afin qu’ils reflètent également les coutumes actuelles et modernes en termes de bénéfices,
de responsabilité et de ce qui est convenable pour l’organisation. L’équipe de transition
devra être en mesure de fournir les plans d’assurances au Conseil du trésor pour avril
2009.
Small a aussi évoqué la possibilité d’utiliser notre site web national pour y publier de
l’information concernant des sujets d’intérêt comme le programme d’autonomie des
anciens combattants, le mariage après l’âge de 60 ans, etc. et ce que l’association fait au
nom des membres. Cette proposition a été reçue favorablement par les membres du
bureau de direction. Small va pousser plus loin cette idée avec l’aide du directeur
exécutif avant de mettre l’information sur le site web.
Small a aussi parlé de la lettre qu’il a fait parvenir à la G.R.C. concernant les allocations
de décès aux époux et du fait que les sommes offertes étaient inadéquates pour couvrir les
frais d’inhumation. Il indique que ce problème a fait l’objet de discussions au sein d’un
groupe de travail et qu’un plan serait soumis au Conseil du trésor mais qu’il y aurait une
entente entre la G.R.C. et le Conseil du trésor pour ne rien changer tant que l’équipe de
transition n’aura pas pris place.
Le programme optionnel des personnes à charge éprouve des problèmes financiers et
toute augmentation des bénéfices que l’on pourrait voir dans ce programme devrait faire
l’objet de financement par l’ajout de nouveaux fonds. Il existe différentes options pour
améliorer nos divers programmes d’assurance, comme repousser à 65 ans l’âge auquel les
bénéfices diminuent à chaque année. Cette option exigerait une augmentation des primes
d’environ 10$ par mois pour tous les participants. Small espère avoir quelque chose de
plus précis à fournir pour l’AGM de Whitehorse.
2. La caisse fiduciaire de bienfaisance:
Tim Hoban indique qu’il retient la note d’information déjà soumise en ce qui regarde une
demande spécifique qui a été refusée. En fait, cette demande n’avait pas été soumise au
comité. Elle est toutefois présentement étudiée par le comité et une réponse est à venir
sous peu. Il y a aussi eu une discussion sur une autre demande et Hoban indique qu’il
espère soumettre en même temps les deux cas au comité de la Caisse fiduciaire de
bienfaisance de la G.R.C. Rick Morris a demandé des informations en ce qui concerne
la révision du formulaire 3568 de la Caisse fiduciaire de bienfaisance de la G.R.C.
Hoban a indiqué qu’il attendait que la section de la gestion des formulaires le révise mais
que cela n’était pas une de leur priorité. Il y a eu une discussion générale sur la de la
Caisse fiduciaire de bienfaisance de l’Association des anciens de la G.R.C. et sur
comment nous devrions nous y prendre en ce qui concerne le fond de réserve. Hoban va
réviser les options avec John Religa pour discussion à une prochaine réunion.
12. Le comité de commercialisation
1. Rapport du président
Rick Morris a lu à partir d’une note d’information les avantages de se joindre à notre
association. Parmi ceux-ci, on retrouve les escomptes que l’on peut obtenir d’entreprises
commerciales. Morris indique qu’au fil des ans, nous avons perdu contact avec diverses
entreprises qui offraient autrefois des rabais à nos membres. Certaines de ces
entreprises, comme Speedy Muffler et de nouvelles (comme Nerds on Site) sont prêtes à
offrir des rabais et fournir de l’information pour notre afficher sur notre site web.
Rick Morris a proposé que le Comité de la commercialisation approfondisse ce sujet
auprès de ces entreprises pour le bénéfice de nos membres et qu’il s’assure des droits de
commercialisation et de l’aspect financier avant que l’approbation ne soit donnée par le
président national.
Proposé par Morris, appuyé par Shaigec. APPROUVÉ
Rick Morris a présenté une proposition pour obtenir l’autorisation pour signer le contrat
avec la firme Avis.
Proposé par Small, appuyé par Hoban. APPROUVÉ
Rick Morris a présenté une proposition pour obtenir l’autorisation pour signer le contrat
avec la firme Nerds on site.
Proposé par Morris, appuyé par Maxwell. APPROUVÉ
2. La Fondation de la police montée.
Rick Morris indique que la fondation est à finaliser les détails pour une réunion avec le
bureau de direction le 26 février 2009 afin de montrer comment l’argent de la fondation
est distribué. Jusqu’à tout récemment, les demandes visant l’aide aux jeunes à travers le
pays exigeaient que des membres de la G.R.C. soient impliqués dans ces projets.
Maintenant, ces demandes d’assistance financière peuvent aussi provenir d’anciens de la
G.R.C. à condition qu’ils (elles) soient impliqués personnellement dans le projet. La
fondation remet annuellement 250,000$ pour différents projets partout au pays. Rick
indique avoir appris du président de la fondation que ce dernier s’était adressé aux
membres de la division de Toronto pour leur faire une présentation sur ce qu’était la
Fondation de la police montée. Morris a demandé au président de la fondation, Tony
Keenan, s’il était intéressé à venir à l’AGM de Whitehorse pour faire une présentation
semblable et ce dernier a répondu qu’il serait très content d’avoir cette opportunité. Une
lettre d’invitation sera acheminée à M. Keenan par le secrétaire national.
13. Comité des mises en candidature et comité du recrutement.
1. Rapport du président
Dave LeBlanc n’a pas pu être présent à la réunion. Rick Morris indique que LeBlanc que
des demandes d’adhésion de transition de la division de la Nouvelle-Écosse ont été
acheminées à des divisions en Ontario. Il indique qu’il va recommander des
modifications à ce programme et ajoute que d’autres divisions croient ce celui-ci est un
cauchemar administratif. Discussion générale sur le sujet. C’est un sujet en évolution
qui sera surveillé de près. Le programme d’adhésion de transition a été approuvé à une
AGM et nous devons attendre une autre AGM pour le modifier ou l’annuler.
14. Affaires inachevées:
1. Vancouver Housing Association
Bill Maxwell indique que le président de la division de Vancouver va être le contact pour
ce dossier. M. McKee indique qu’il a eu une réunion avec le commissaire Elliott et lui a
fait visiter les casernes Fairmont en expliquant au commissaire les détails du projet.
McKee a demandé au commissaire d’aviser le Ministre des détails de ce projet et le
commissaire lui a répondu par l’affirmative. Aucune autre discussion à rapporter.
2. Situation de la division des Territoires du Nord-Ouest:
Nick Shaigec indique que les arrérages de 2 ans dus par cette division ont été payés. Il y a
eu des discussions avec d’autres concernant la réintégration de cette division. Shaigec
indique que la division des Territoires du Nord-Ouest est à mettre au point une nouvelle
stratégie de recrutement avec l’appui de commandant actuel de la G.R.C., Tom
Middleton. Une rencontre a eu lieu les 3 et 4 janvier et il a été décidé que le commandant
offrirait une soirée reconnaissance pour les anciens le 25 mars. On espère que les choses
vont se tasser dans un avenir rapproché et que Shaigec sera tenu au courant. Shaigec a
aussi indiqué que Mike Duffy de Medecine Hat a ramassé les noms de 51 individus qui
désirent former la division de Medecine Hat. Shaigec a indiqué que Duffy recevrait tout
l’appui nécessaire de l’Association dans ce projet. Duffy indique qu’il va tenir une
réunion d’information au cours d’un souper le 24 mars pour les anciens dans cette région.
Il y a aussi plusieurs anciens qui demeurent dans la partie sud-ouest de la Saskatchewan
qui sont intéressés à former une nouvelle division, ainsi que d’autres anciens dans la
région de Lethbridge. Il s’ensuivit une discussion générale sur les structures des divisions
et sur le fait que certaines régions du pays n’étaient pas couvertes. À suivre.
3. Médaillons des anciens présidents.
Larry Power indique que la vente de médaillons des anciens présidents aux divisions va
très bien. John Religa indique qu’il a en commandé 100. Rick Morris a fait observer que
certains anciens présidents ne portent pas leur médaillon de la bonne façon. Larry Power
indique que l’on devrait ajouter une directive au manuel d’administration sur la façon de
le porter et dans quelles circonstances on peut le faire. Le médaillon devrait être porté
lors d’une fonction officielle avec le blazer rouge ou bleu selon le cas. Le comité de
gouvernance d’entreprise devrait établir cette directive pour l’incorporer au manuel
d’administration. Cette directive devrait aussi être publiée dans le bulletin mensuel.
4. Les divisions de Prince George et de Kingston. Demande d’aide pour AGM 2009
John Religa indique que les divisions de Kingston et de Prince George ont demandé une
aide financière afin de différer les coûts de leur participation à l’AGM 2009 à
Whitehorse. Une note d’information a été préparée par Religa pour chaque division. On
avait déjà aidé la division de Prince George pour qu’elle puisse assister à l’AGM de
Kelowna étant donné que la division de Prince George était nouvellement formée à cette
époque. Sans qu’aucun critère de base n’ait été établi, une révision des états financiers de
ces divisions a été effectuée. Comme résultat, le trésorier national a recommandé
qu’aucune aide financière ne soit accordée à ces divisions. Il ajoute aussi que des critères
devraient être établis et publiés dans le manuel d’administration pour guider les
demandes ultérieures d’aide financière. Une discussion générale sur le sujet a suivi.
Une proposition a été soumise à l’effet que la demande d’aide financière par la division
de Prince George pour assister à l’AGM de Whitehorse soit refusée.
Proposé par Religa, appuyé par Shaigec. APPROUVÉ
Une proposition a été soumise au Comité de gouvernance d’entreprise pour que ce
dernier établisse des critères réalistes pour aider à étudier les demandes d’aide financière
ultérieures. La proposition incluait aussi que le comité soumette les résultats de ses
démarches au bureau de direction.
Proposé par Religa, appuyé par Maxwell. APPROUVÉ
Une proposition a été soumise à l’effet que la demande d’aide financière par la division
de Kingston pour assister à l’AGM de Whitehorse soit refusée.
Proposé par Religa, appuyé par Shaigec. APPROUVÉ
5. Board of Directors Meetings AGM & Ottawa
Larry Power indique que le bureau de direction étudie la possibilité de tenir ses réunions
de façon alternative, un après la tenue de l’AGM et l’année suivante à Ottawa. Ceci
permettrait aux nouveaux directeurs de se familiariser avec les opérations à Ottawa
pendant leur terme. Ils pourraient ainsi rencontrer différents contacts de la G.R.C. et
d’autres agences. Bill Maxwell souligne que ceci entre en ligne de compte avec la
révision du format de l’AGM par le comité de gouvernance d’entreprise. Aucune
division n’a exprimé le désir d’être l’hôte d’une AGM depuis que Calgary s’est proposée
pour 2015 lors de l’AGM d’Halifax. Ce point pourrait être discuté lors de réunion du
bureau de direction à Whitehorse. Aussi, le diner de travail annuel avec les cadres
supérieurs de la G.R.C. pourrait avoir lieu en février 2010 au lieu de décembre 2009. Une
décision sera prise à cet effet à la réunion de Whitehorse. Bill Maxwell indique aussi que
les dates pour les réunions du bureau de direction pour 2009/2010 seront le 25 septembre,
le 25 novembre 2009 et le 25 février et 23 avril 2010.
6. Le comité des mises en candidatures.
Rick Morris indique qu’il est le président du comité des mises en candidatures et que les
autres membres de son comité son Laurie Jamont de Nanaimo et le Gouverneur Kelly
Labrash de la division de Markham.
15. Nouvelles questions:
1. Présentation par l’ORRH, le sous-commissaire. Martin
La présentation par le surint. pr. Dubeau fait l’objet d’un rapport à l’item #5
2. Présentation par Louise Lavoie (Médaille d’ancienneté)
Cette présentation a été annulée à la demande de Mme Lavoie
3. Format des réunions du bureau de direction après l’AGM (Alternance)
Voir à l’article 14.5
4.
Amélioration du site web / Création d’une base de données.
En référence au mémo d’informations. Cal Small indique que l’on a formé un souscomité dont les membres sont Nick Shaigec, Jim Forsyth et lui-même. Ils se rapporteront
au bureau de direction. Six recommandations ont été examinées et on recommande de les
réviser afin de s’assurer qu’elles peuvent être mises en place. Cela comprend les banques
de données déjà actives, les accomplissements de l’Association et ses archives. La base
de données contiendrait les noms de tous les membres de l’Association, ces noms seraient
ajoutés électroniquement dans la banque nationale et chaque division pourrait modifier sa
propre liste de noms mais pas celle des autres divisions. Cette base de données devrait
être disponible à tous les membres de l’Association. Nous convenons qu’il y a des
problèmes relevant de la vie privée, mais cette question pourrait être réglée. Small
indique qu’il y a différentes façons d’ajouter des noms à la liste des divisions. Cela
pourrait se faire de façon régulière électroniquement ou en fournissant une liste par écrit
au webmestre national. La question sera étudiée plus profondément. Small aimerait
aussi que des projets importants comme celui du cimetière Beechwood, soient affichés
sur le site web national. D’autres activités ou projets d’autres divisions partout au pays
devraient aussi être mentionnés dans la liste des accomplissements de l’Association.
Small suggère également que l’on élabore des archives de l’Association et qu’elles soient
affichées aussi sur le site web. Ces archives pourraient contenir les noms de tous les
anciens membres de l’exécutif national et des exécutifs des divisions et une liste de nos
divisions. Il devrait aussi y avoir des liens avec d’autres bases de données, telle que celle
de Joe Healey sur les sites des sépultures. On pourrait aussi accéder aux archives des
autres divisions par l’entremise du site national. L’accès à l’information, la vie privée et
la sécurité sont toutefois des sujets d’inquiétude et des démarches pour régler ces
problèmes devront être entreprises en mettant sur pied ce projet. Bill Maxwell indique
aussi que quelques divisions ont demandé d’explorer la possibilité de voir leur propre site
web supporté par le serveur national. Les divisions auraient des « droits d’auteur » mais
l’information devrait être ajoutée par le webmestre national.
Nick Shaigec a proposé que Cal Small et Bill Maxwell travaillent avec le webmestre
national pour étudier les possibilités de cette dernière proposition et pour en faire rapport
lors de la prochaine réunion du bureau de direction.
Proposé par Shaigec, appuyé par Hoban. APPROUVÉ
5. Code de tenue vestimentaire - Division de la Nouvelle-Écosse
La division de la Nouvelle-Écosse a proposé que l’on ajoute la cravate aux couleurs du
tartan de la G.R.C. au code approuvé de tenue vestimentaire. Il était entendu que cette
proposition exigerait l’approbation du bureau de direction avant d’être insérée au manuel
d’administration. Le président Power ajoute que le code vestimentaire fait partie de nos
règlements et peut seulement être modifié par proposition lors de l’AGM. Maxwell va
aviser la division de la Nouvelle-Écosse que leur proposition va être mise de l’avant à
l’AGM 2009.
16. Pour le bien de l’Association.
1. Rapport sur l’équipe de gestion du changement.
Dave LeBlanc a fourni un aperçu de sa participation à l’atelier de gestion du changement
qui s’est tenu à Ottawa. Son report sera joint à ce procès verbal.
17. Prochaine réunion: mardi, le 28 avril 2009 à midi (heure d’Ottawa). (BDD #5)
18. Commentaires de clôture: Président Power remercie tous les membres pour leur
participation à cette réunion et souligne la présence de Jack O’Reilly, président de la division
de Toronto. O’Reilly dit être content d’avoir pu assister à la réunion et avoir été impressionné
par le nombre de sujets traités par les membres du bureau de direction.
Réunion levée à 15h55
W.E. Maxwell
Secrétaire national
Ottawa
[email protected]