Tableau de tri Police Locale

Transcription

Tableau de tri Police Locale
I. Gestion
1. Gestion générale
PL001
Législation
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dénomination commune pour le code judiciaire, la réglementation communale, les règlements organiques pour le personnel de la police,
Règlement de police communal, ordonnances communales.
Depuis 2002 : enregistrement et stockage dans l’ISLP (Consultation des applications fédérales. Moniteur belge)
Argumentation
Sont conservées à un niveau supérieur.
Durée de conservation administrative
A déterminer en fonction de l’utilité administrative
Destination définitive
A ELIMINER, quand plus d’application
PL002
Instructions de l’autorité administrative
Variantes/synonymes
Instructions de l’autorité supérieure
Circulaires de l’autorité supérieure
Commentaire
Circulaires et/ou instructions provenant du Ministère de l’Intérieur, Gouverneur de la Province, etc.
Argumentation
En principe, ce sont partout les mêmes documents.
A ELIMINER, sauf dans les grandes villes provinciales de Bruges, Gand, Anvers, Hasselt, Louvain, Wavre, Liège, Mons, Namur, Arlon et
Bruxelles.
PL003
Instructions de l’autorité judiciaire
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Circulaires et/ou instructions provenant du Ministère de la Justice, Procureur du Roi près la Cour d’Appel, Procureur du Roi, Tribunaux compétents, etc.
Argumentation
En principe, ce sont partout les mêmes documents.
Tableau de tri
1
PL004
A ELIMINER, excepté pour les zones de police locale localisées dans le ressort des parquets généraux de Gand, Anvers, Mons, Liège et
Bruxelles.
Index sur les circulaires/instructions
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
Tous les circulaires qui deviennent du Service Public Fédéral Intérieur ou Justice, sont conservés là. Conserver les indexes/registres au niveau local n’est
pas opportune.
10 ans
A ELIMINER
PL005
Règlements de la police locale ou communale
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
Ca concerne seulement les textes des règlements, les dossiers sont traités dans les RAR’s (LP108)
PL006
A ELIMINER
Notules et pièces annexes provenant du Collège des Bourgmestre et échevins
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Depuis RP: seulement dans les zones unicommunales
Argumentation
-
A ELIMINER, sauf si les notules originales de la ville/commune ont été éliminées ou détruites.
Tableau de tri
2
PL007
Notules et pièces annexes provenant du Conseil communal
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Depuis RP: seulement dans les zones unicommunales
Argumentation
-
A ELIMINER, sauf si les notules originales de la ville/commune ont été éliminées ou détruites, dans ce cas A CONSERVER.
PL008
Notules et pièces annexes provenant du Conseil de Police
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Depuis RP : Seulement d’application dans les zones pluricommunales.
Argumentation
-
A CONSERVER
PL009
Notules et pièces annexes provenant du Collège de Police
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Depuis RP : Seulement d’application dans les zones pluricommunales.
Argumentation
-
A CONSERVER
PL010
Registre des décisions du Collège des Bourgmestre et échevins
Variantes/synonymes
Index des décisions du Collège des Bourgmestre et échevins
Copies des décisions du Collège
Commentaire
-
Argumentation
Comme il s’agit ici d’une série de grande valeur, l’archiviste inspecteur peut prendre la décision d’en modifier la destination définitive.
Tableau de tri
10 ans
3
PL011
A ELIMINER
Notules et pièces annexes provenant des réunions de concertation
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
PL012
Ordres de service
Variantes/synonymes
Notes de service – Consignes de service – Instructions – Notes de service internes – Ordres du corps et compléments additionnels - Ordres des opérations
Dans certaines zones il y a une différence entre: Instructions Générales, Ordres permanents de Service, Ordres Administrative, Ordres Administrative
Zonale.
Commentaire
Ces ordres ou règlements émanent du commissaire de police/chef de corps, chef de service et garantissent le bon fonctionnement de la zone de police
locale. Les Ordres des opérations sont des ordres de service émis pour des occasions spéciales, p. ex. l’Organisation d’un festival (Dour ou Werchter).
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL013
Ordres journaliers
Variantes/synonymes
Correspondance (pas obligatoire)
Circulaires de la police de [x]
Commentaire
Communications ou avis particuliers ayant trait à des demandes de collaboration pour la recherche de personnes ou objets disparus, arrêts des recherches,
etc. Etaient/Sont diffusées dans le Bulletin Central de Signalement/Bulletin de recherche et d’Information.
Argumentation
Ont un caractère éphémère et temporaire.
5 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
4
PL014
Rapports et pièces annexes adressés au bourgmestre ou au Président du collège de Police
Variantes/synonymes
Copies des rapports et pièces relatives au fonctionnement interne de la zone de police (p. ex. : formations du personnel, impositions, ...).
Commentaire
Rapports administratifs.
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL015
Rapports au chef de corps
Variantes/synonymes
Rapports des décisions.
Commentaire
Rapports rédigés à l’occasion d’événements particuliers, arrivée d’officiers, inspecteurs ou agents de quartiers, rapports de mutations dans les bâtiments
administratifs.
Avant RP: Rapports au Commissaire en chef
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL016
Livres de rapports des tâches effectuées et des observations contrôlées
Variantes/synonymes
Cahiers de service, Fiches d’interventions
Etats journaliers.
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL017
Rapports et pièces annexes relatives au fonctionnement interne de la zone de police locale
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Avant RP: Rapports et pièces annexes relatives au fonctionnement interne du corps de police
Argumentation
-
Tableau de tri
5
5 ans
A CONSERVER
PL018
Inconvénients – Documents pour le planning et la justification
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Documents se rapportant au travail du personnel. Dans le cas où la gendarmerie aurait du faire appel à une autre brigade, un rapport motivé est alors rédigé.
La même chose vaut également pour les renforts provenant des zones de police contiguës ou de la police fédérale.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL019
Dossiers concernant la (re)organisation, tâches et missions de la zone de police locale
Variantes/synonymes
Pièces concernant l’organisation et la composition du corps
Pièces concernant le cadre et les règlements organiques et corporels
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL020
Procès verbaux du Conseil zonal de sécurité
Variantes/synonymes
Avant RP: Procès-verbaux de concertation entre la police locale et la gendarmerie
Rapports des problèmes concernant la collaboration entre la police locale et la gendarmerie
Disfonctionnements
Commentaire
-
Argumentation
Une copie sera livrée à la Province et au CGL
10 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
6
PL021
Procès-verbaux et pièces annexes du Conseil de Prévention
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL022
Procès-verbaux et pièces annexes de la concertation pentagonale
Variantes/synonymes
Avant 1995: Procès-verbaux et pièces annexes de la concertation provinciale
Commentaire
-
Argumentation
Sont conservées au niveau de la Province
10 ans
A CONSERVER
PL023
Procès-verbaux et pièces annexes des concertations de recherche par arrondissement judiciaire
Variantes/synonymes
Rapports des réunions entre la section spéciale de recherche et les autres services de recherche du parquet.
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL024
Correspondance avec les représentants des structures de liaison de la police fédérale (niveau de l’arrondissement judiciaire)
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Représentants des structures de liaison de l’Arrondissement judiciaire de la police fédérale = le directeur coordinateur administratif (Dirco) en le directeur
judiciaire (Dirjud).
Argumentation
-
Tableau de tri
10 ans
7
PL025
A CONSERVER
Plans zonal de sécurité
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Avant RP : contrats de sécurité (contient entre autres une note de projet, une note d’évaluation, de la correspondance et des rapports sur divers projets, de
l’information sur les budgets disponibles, etc.)
Chartes de sécurité ZIP
Accords de collaboration police communale
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL026
Accords de protocole
Variantes/synonymes
Pièces concernant les structures de collaboration avec d’autres services de sécurité
Commentaire
P. ex. Accords de collaboration entre la police fédérale et la police locale, le Palais royale et la police locale Bruxelles-Ixelles, …
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
8
2. Gestion administrative
PL027
Correspondance
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Il s’agit ici de la correspondance générale (classée chronologiquement ou thématiquement) considérée comme correspondance de routine.
Argumentation
Si la série de correspondance est rangée chronologiquement, elle sera alors conservée. Dans les cas où les lettres rejoignent directement le dossier
correspondant, la série sera dès lors éliminée vu qu’il s’agit alors de doubles. Les originaux restent conservés dans les dossiers. Le classement ou
l’archivage de la correspondance peut aussi se faire de manière thématique (par fardes sujettes), sans conserver un quelconque classement chronologique.
Dans ce cas, l’archiviste inspecteur effectuera un tri selon une appréciation.
Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Correspondance)
5 ans
A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.
PL028
Registre de la correspondance
Variantes/synonymes
Indicateur de la correspondance
Commentaire
Dans certaines zones, une distinction est opérée entre le courrier entrant et le courrier sortant, entre le courrier judiciaire entrant et le courrier administratif
entrant, la correspondance de routine, etc.
Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Correspondance)
Argumentation
Dans le cas où la correspondance serait seulement enregistrée dans un seul registre et où la série chronologique subsiste, les deux séries sont conservées.
Dans le cas où les lettres rejoindraient directement les dossiers, le registre peut être éliminé.
10 ans
A CONSERVER
PL029
Télex et fax
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
Tableau de tri
9
PL030
E-mail (imprimés) et pièces jointes
Variantes/synonymes
Poste électronique, Mails, courriels
Commentaire
-
Argumentation
Ils peuvent être conservés s’ils sont centralisés pour leur conservation. Si ce n’est pas le cas, ils sont directement joints au dossier correspondant et y seront
conservés.
5 ans
PL031
Registre des appels d’urgence
Variantes/synonymes
Listes des appels d’urgence aux numéros 101, 906, Appels 906/101
Commentaire
-
Argumentation
L’information (suites de la conversation, notices succinctes, etc.) peut être trouvée dans les dossiers correspondant.
5 ans
A ELIMINER
PL032
Registre des appels téléphoniques
Variantes/synonymes
Index des appels téléphoniques
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL033
Registre des justifications des conversations téléphoniques
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
Tableau de tri
10
5 ans
A ELIMINER
PL034
Bordereaux d’envoi des procès-verbaux
Variantes/synonymes
Livre d’envois
Agendas des PV envoyés (au Procureur du Roi ou officiers du Ministère public près des tribunaux de police)
Commentaire
Ce document donne la suite réservée au procès verbal : envoi au Procureur, devoirs d’enquête ou de recherche, ministère public, etc.
Argumentation
-
20 ans
A ELIMINER
PL035
Registre des rondes journalières
Variantes/synonymes
Registre tenu pour l’inscription des rondes (des équipes sur le terrain)
Commentaire
Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Intervention)
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL036
Etats mensuels des accidents de roulage
Variantes/synonymes
Bordereaux mensuels des accidents de la route destinés à l’Institut National de Statistiques
Commentaire
Rédigés pour l’Institut National des Statistiques
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
11
PL037
Formulaires avec reçus d’accords à l’amiable, extraits du casier judiciaire, décisions sans appel
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL038
Formulaires pour les procès verbaux
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL039
Formulaires avec attestation des objets perdus
Variantes/synonymes
Attestations libres pour la perte d’objets
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL040
Registre d’emprunt des radios portables
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contient les noms des agents qui ont emprunté et remis une radio portable (talkie-walkie)
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
12
3. Gestion du personnel
PL041
Documents concernant la gestion du personnel
Variantes/synonymes
Législation en rapport avec le statut du personnel, temps de travail, sécurité sociale, conditions d’admission, demandes de temps partiel mutations internes,
formations que l’on peut suivre suite à une réglementation interne sont également inclus les documents relatifs aux vêtements de travail (modèles, cahiers
des charges et conformité)
Commentaire
-
Argumentation
Avant 2001(Réforme des Polices): A CONSERVER pour les chefs-lieu de provinces. Après 2001: prendre contact avec l’archiviste inspecteur compétant pour
autant qu’il s’agisse d’une série complète.
10 ans
A CONSERVER
PL042
Dossiers du personnel des officiers de la police administrative ou de la police judiciaire
Variantes/synonymes
Dossiers généraux engagement, préavis, formations, promotions, distinctions, accidents, etc. Autre type: 'Dossiers des étrangers'
Commentaire
Contient des documents se rapportant aux sollicitations, nominations, promotions, augmentations de salaires, voyages, utilisation de voiture de service et
autres avantages en nature, absences pour maladie ou disponibilité, discipline, formations, pension, etc.) Depuis la RP, il est distingué 23 sous dossiers :
Administration ; Instruction de base ; Dossier de stage ; Formation continue ; Formation liée à une promotion ; Formations fonctionnelles ; Autres brevets,
diplômes et attestation de formation ; Mobilité ; Affectation temporaire; Mutation ; Carrière ; Congés; Insignes d’honneur, etc. Evaluations ; Peines pas encore
exécutées ; Mesures d’ordre ; Profil médical ; Sélection médicale Fiches d’inscription des congés de maladie, Disponibilité ; Documents de dispenses
médicales ; Accidents du travail ; Divers.
Zones unicommunales: les communes sont responsables de la gestion des dossiers du personnel : un exemplaire à la commune (original), un à la zone de
police locale. Zones pluricommunales, ont personnalité juridique : Dossiers du personnel sont conservés dans les Polices locales
Les parties du dossiers personnel concernant le statut pécuniaire sont transmises au SSGPI (Secrétariat de la police intégrée structurée à deux niveaux).
Ces documents reviennent ensuite dans les zones de la police locale d’origine. Dans le cas d’un licenciement ou d’une démission définitive, le service dont
dépendait la personne conserve son dossier complet pendant 5 ans. Après ce terme, le dossier est versé aux archives du Directorat-général de la Direction
générale du personnel, au secrétaire communal ou au secrétaire du Conseil de Police (DécisionDino/UBPol du 28/12/2001, Chapitre III, Titre 2, art. II,7). Le
dossier du chef de corps de la zone de police locale est conservé chez le Bourgmestre ou le Président du Conseil de Police pendant 5 ans suivant le
licenciement ou la démission définitive.
Argumentation
Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de la
signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; Dossiers de personnes désignées dans des
circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; Personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces
sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Voir : MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II,
Bruxelles, Archives Générales du Royaume, 1990, pp. 10-19 (Miscellanea Archivistica Studia, 7).
110 ans après la date de naissance.
A CONSERVER
Tableau de tri
13
PL043
Dossiers du personnel Calog
Variantes/synonymes
Dossiers généraux engagement, préavis, formations, promotions, distinctions, accidents, etc. Autre type: 'Dossiers des étrangers'
Commentaire
Contient des documents se rapportant aux sollicitations, nominations, promotions, augmentations de salaires, voyages, utilisation de voiture de service et
autres avantages en nature, absences pour maladie ou disponibilité, discipline, formations, pension, etc.) Depuis la RP, il est distingué 23 sous dossiers :
Administration ; Instruction de base ; Dossier de stage ; Formation continue ; Formation liée à une promotion ; Formations fonctionnelles ; Autres brevets,
diplômes et attestation de formation ; Mobilité ; Affectation temporaire; Mutation ; Carrière ; Congés; insignes d’honneur, etc. Evaluations ; Peines pas encore
exécutées ; Mesures d’ordre ; Profil médical ; Sélection médicale Fiches d’inscription des congés de maladie, Disponibilité ; Documents de dispenses
médicales ; Accidents du travail ; Divers.
Zones unicommunales: les communes sont responsables de la gestion des dossiers du personnel : un exemplaire à la commune (original), un à la zone de
police locale. Zones pluricommunales, ont personnalité juridique : Dossiers du personnel sont conservés dans les Polices locales.
Les parties du dossiers personnel concernant le statut pécuniaire sont transmises au SSGPI (Secrétariat de la police intégrée structurée à deux niveaux).
Ces documents reviennent ensuite dans les zones de la police locale d’origine. Dans le cas d’un licenciement ou d’une démission définitive, le service dont
dépendait la personne conserve son dossier complet pendant 5 ans. Après ce terme, le dossier est versé aux archives du Directorat-général de la Direction
générale du personnel, au secrétaire communal ou au secrétaire du Conseil de Police (DécisionDino/UBPol du 28/12/2001, Chapitre III, Titre 2, art. II,7). Le
dossier du chef de corps de la zone de police locale est conservé chez le Bourgmestre ou le Président du Conseil de Police pendant 5 ans suivant le
licenciement ou la démission définitive.
Argumentation
Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de la
signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; dossiers de personnes désignées dans des
circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans
intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Voir : MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Bruxelles,
Archives Générales du Royaume, 1990, pp. 10-19 (Miscellanea Archivistica Studia, 7).
110 ans après la date de naissance.
A CONSERVER
PL044
Dossiers disciplinaires
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ces dossiers peuvent former une série à part des dossiers du personnel. Dans ce cas, ils sont A CONSERVER. S’ils sont partis intégrante des dossiers du
personnel, les critères de sélection des dossiers du personnel sont d’application. (Voir PL 42)
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL045
Dossiers relatifs au personnel de police temporaire
Variantes/synonymes
Tableau de tri
Dossiers généraux concernant le personnel de police temporaire ou auxiliaire
14
Commentaire
-
Argumentation
Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de
la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; Dossiers de personnes désignées dans des
circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; Personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces
sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Zie: MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II,
Miscellanea Archivistica Studia 7, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, pp. 10-19.
10 ans
A CONSERVER
PL046
Dossiers concernant les examens et recrutements
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ces dossiers comprennent des lettres de motivations, des copies des examens
Datent d’avant la réforme de police. Fut ensuite organisé par la police fédérale en collaboration avec les écoles de police (mobilité externe). Certains postes
vacants sont remplis par mobilité interne; l’information ad hoc est jointe au dossier du personnel.
Argumentation
5 ans
A CONSERVER (après sélection)
PL047
Listes de corps
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Liste de corps avec la composition complète du corps à un moment donné.
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL048
Registres de présences
Variantes/synonymes
Listes de présences
Commentaire
-
Argumentation
-
Tableau de tri
15
10 ans
A ELIMINER
PL049
Etats relatifs à la régulation des congés, détachements, abandons de poste, missions, permanences, prestations particulières, etc.
Variantes/synonymes
Etats de prestations
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL050
Pièces concernant la pointeuse
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL051
Modèles 9bis
Variantes/synonymes
Etats des frais de repas, nuitées et indemnités de week-end du personnel.
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL052
Dossiers relatifs aux plaintes contre le personnel
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dossiers qui viennent du Service Controle Interne
Tableau de tri
16
Argumentation
-
20 ans
A CONSERVER
PL053
Registre des plaintes contre le personnel
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL054
Questionnaire général annuel du Parquet, avec aperçu du personnel, du matériel et du fonctionnement
Variantes/synonymes
Aperçus des activités
Commentaire
Les résultats de ces questionnaires sont des statistiques destinées à l’usage du parquet avec un aperçu du personnel, du matériel, des activités des corps ou
zones de police locale. Dans certains services, les questions et les réponses sont conservées ensemble.
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL055
Pièces concernant les statistiques et les aperçus des activités
Variantes/synonymes
Aperçus des activités
Commentaire
Dans certains services, les questions et les réponses sont conservées ensemble
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
17
PL056
Rapports mensuels
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Il s’agit de rapports synthétiques rédigés à l’intention du Parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel et des activités d’un corps de police ou
d’une zone de police locale pendant une période d’un mois.
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL057
Rapports annuels et pièces annexes préparatoires
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Il s’agit de rapports synthétiques rédigés à l’intention du Parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel et des activités d’un corps de police ou
d’une zone de police locale pendant une période d’un an.
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL058
Notules et pièces annexes du Comité syndical de base
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
Tableau de tri
18
PL059
Notules et pièces annexes du Comité pour la prévention et la protection au travail
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
PL060
Notules et pièces annexes du Comité d’accompagnement du Personnel
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
Tableau de tri
19
4. Gestion financière et matérielle
PL061
Propositions de budget
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ces propositions sont rédigées par les zones de police locale et sont discutées ensuite au Conseil de Police. La majorité des documents qui résultent de la
gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de
comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Depuis
la réforme des polices: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL062
Budgets et modifications de budgets de la Police
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Le budget de la police est depuis la réforme des polices une série particulière et ne fait plus partie depuis lors du budget communal. La majorité des documents
qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la
fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet
effet. (Depuis la réforme des polices: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation
Également conservée à la Province.
30 ans
A CONSERVER
PL063
Pièces concernant la gestion du budget (plannings budgétaires, crédits d’ordonnancement, crédits locaux, etc.)
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
30 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
20
PL064
Factures entrantes et justificatifs attenants
Variantes/synonymes
Factures et documents annexes comme bons de commandes, notes de crédit, reçus et factures.
Commentaire
La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le
cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est
remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant RP: receveur communal ou receveur régional).
Argumentation
-
30 ans
A ELIMINER
PL065
Factures sortantes et justificatifs attenants
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contient également des quittances et des mandats de paiement.
Argumentation
-
30 ans
A ELIMINER
PL066
Livres de caisse
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Il s’agit d’un livre journalier dans lequel on indique les recettes et/ou les dépenses. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière de la
zone de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par
le receveur communal; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant RP: receveur communal
ou receveur régional).
Argumentation
-
30 ans
A ELIMINER
PL067
Grands livres
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Registre dans lequel se trouvent inscrits la composition des biens, les dettes et le patrimoine, ainsi que les modifications, par article budgétaire. Il contient
également les recettes et/ou dépenses par poste ou sous-poste budgétaire.
Tableau de tri
21
Argumentation
-
30 ans
A CONSERVER
PL068
Comptes annuels et les annexes
Variantes/synonymes
Compte de l’année
Compte final
Commentaire
La majorité des documents qui résultent de la gestion financière de la zone de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le
cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est
remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant PHV: Receveur communal ou receveur régional). Le receveur communal ou le comptable rédige le
compte annuel (compte de l’année ou compte de l’année de service). C’est la justification des remboursements et des créances et de certaines dépenses.
Les “Annexes au compte annuel”sont incluses. Ils forment la balance des profits et des pertes et le rapport annuel des comptes. A côté, il reste encore le
compte final qui est rédigé lorsque la fonction est transmise. Il s’agit d’un inventaire des valeurs, effets, registres, livres, meubles, matériel et autres objets.
Argumentation
Les comptes provenant des communes (et les comptes provenant du budget de la police) sont également conservés à la Province.
30 ans
A CONSERVER
PL069
Rapport d’audit
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
20 ans
A CONSERVER
PL070
Extraits de compte banque ou de compte PC
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
Tableau de tri
5 ans
22
PL071
A ELIMINER
Inventaire du patrimoine
Variantes/synonymes
Inventaire du matériel
Commentaire
-
Argumentation
-
30 ans
A CONSERVER
PL072
Dossiers concernant le patrimoine en gestion propre
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ces dossiers comprennent les subdivisions suivantes : Dossiers relatifs au planning et à la recherche publique, Adjudications, Cahiers de charge (avec les
spécifications administratives et techniques), les états de mesurage et les plans définitifs, les conditions générales d’adjudication, adjudication du travail,
contrats ou engagements des travaux, Dossiers relatifs à l’exécution des travaux.
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER (après sélection)
PL073
Dossiers relatifs à l’achat de biens matériels
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Un tel dossier comprend des bons de commande, bons d’habillement, factures relatives à l’achat des biens matériels.
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL074
Demandes de travaux
Variantes/synonymes
Ordres de travaux
Commentaire
-
Tableau de tri
23
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL075
Ordres de travaux pour l’entretien des véhicules
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL076
Feuilles de parcours des véhicules
Variantes/synonymes
Livres de bord, livres de radio
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL077
Rapports concernant l’emploi d’armes à feu
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL078
Rapports d’inspection des dépôts de munitions, inventaires, fiches d’inventaire, fiches techniques
Variantes/synonymes
Tableau de tri
-
24
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL079
Documents et procès-verbaux d’enquêtes administratives à propos du matériel
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dans le cas d’accidents, vols, pertes ou dégradations.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL080
Dossiers incendie et évacuation
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL081
Rapports techniques
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ce sont les rapports rédigés pour le parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel, et du travail du corps de police ou de la zone de police
locale.
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
25
PL082
Dossiers relatifs à l’introduction de systèmes informatiques
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL083
Notes et pièces diverses provenant de groupes de travail ou projets divers
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
26
5. Communication avec le citoyen
PL084
Dossiers relatifs à la communication
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dossiers provenant du médiateur ou du porte-parole (dans certains cas, le chef de corps) ou publications propres (journal d’unité), fardes de presse, dépliant
informatif pour le citoyen, … ).
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
27
III. Tâches de la police administrative
1. Suivi administratif
PL085
Agenda des actes administratifs délivrés
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL086
Dossiers concernant les projets prévention
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ces dossiers peuvent avoir les objets suivants : SOS Peste, 'L’enfant et l’étranger', 'Résistance des seniors', 'Prévention de la drogue dans l’enseignement
‘primaire', …
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL087
Dossiers concernant la prévention des crimes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contient les règlements des primes, rapports et avis sur la protection contre le vol, pièces relatives au contrôle des habitations pendant les vacances,
Gravage des vélos, correspondance au sujet de la techno-prévention, formulaires de demande d’alarmes et redevances
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL088
Tableau de tri
Dossiers concernant les interventions juridiques et sociales
28
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ce sont des dossiers traitant des médiations entre voisins, médiations familiales, aperçus des visites qui ne viennent pas d'Antennes de Justice.
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER (échantillonnage 1/10)
PL089
Pièces concernant les avis motivés pour la délivrance des certificats de bonne vie et mœ urs
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Il y a deux sortes de “certificats de bonne vie et mœ urs”
. Ils sont délivrés au demandeur par les services communaux. Si cela concerne un certificat de type
2, le chef de corps remet un avis qui est conservé à la zone de police locale.
Argumentation
-
2 ans après le décès de l’intéressé.
A ELIMINER
PL090
Registre de remise des certificats de bonne vie et mœ urs
Variantes/synonymes
Index des remises des certificats de bonne vie et mœ urs
Commentaire
-
Argumentation
-
A ELIMINER
PL091
Dossiers relatifs aux recherches effectuées dans le cadre du registre de population ou des étrangers
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
Le 'registre de population et des étrangers' est conservé par les services communaux.
A ELIMINER
Tableau de tri
29
PL092
Casier judiciaire communal
Variantes/synonymes
Registre des condamnations, Casier judiciaire communal
Commentaire
-
Argumentation
Certaines brigades conservent le casier judiciaire comme archives ou comme documentation. Dans ce cas, seul le personnel civil est autorisé à effectuer
cette tâche. Depuis 1995 le Casier judiciaire communal est tenu par les services communaux.
Pas d’application
A ELIMINER
PL093
Récépissé d’extraits du Casier judiciaire
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
2 ans
A ELIMINER
PL094
Pièces concernant les naturalisations ou les choix de nationalité
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL095
Registre de perception immédiate
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
Tableau de tri
30
10 ans
A ELIMINER
PL096
Registre des sommes consignées
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL097
Pièces concernant les sommes consignées
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Le paiement d’une somme pour une éventuelle caution ultérieure afin de recouvrir les frais de justice. Dans le cas d’une infraction au code de roulage et au
refus du paiement immédiat, le véhicule peut alors être saisi.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL098
Formulaires de perception immédiate
Variantes/synonymes
(Doubles des) contraventions.
Commentaire
Pour les infractions de roulages qui peuvent être réglées à l’aide de timbres fiscaux. La procédure complète comprend-les ‘carnets de justification, registres,
tableaux résumés, carnets de conclusions'.
Argumentation
-
PL099
A ELIMINER
Pièces relatives au congé pour enterrement, incinération et déterrement
Variantes/synonymes
Tableau de tri
5 ans
Annonces de déterrement et de ré inhumation
31
Commentaire
La déclaration d’un PV peut être faite par fax ou par téléphone. Le Ministère public donne le pouvoir à l’officier de l’état civil.
Argumentation
-
Pas d’application.
A ELIMINER
PL100
Recherche de domicile
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL101
Registre de déclaration de vol, objets perdus et trouvés et perte de carte d’identité
Variantes/synonymes
Registre des objets, Registre tenu pour l’inscription des objets perdus
Index des déclarations de vols, objets perdus et trouvés et perte de carte d’identité
Commentaire
En cas de perte de carte d’identité, on remet une Attestation provisoire de remplacement, de perte
Argumentation
Quelques exemplaires sont A CONSERVER comme exemple.
1 an
A ELIMINER
PL102
Pièces concernant la réception des objets perdus et trouvés
Variantes/synonymes
Déclarations administratives
Dossiers relatifs aux déclarations
Commentaire
La zone de police locale tient le récépissé, mais c’est la commune qui est responsable de la conservation des objets.
Argumentation
1 an
A ELIMINER
Tableau de tri
32
PL103
Pièces concernant la restitution de biens confisqués
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dans certaines zones, Le chef de corps et le bourgmestre concluent un accord écrit qui est présenté au Gouverneur de la Province. Ce document détermine
les responsabilités de chacun.
Argumentation
-
1 an
A ELIMINER
PL104
Exploits d’huissiers
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Retourne chez l’huissier dès que le délai de conservation administrative est terminé.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL105
Dossiers des demandes et/ou autorisations de détention d’armes et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Détention d’arme = autorisation d’achat d’armes à feu de défense. Pour cela, le demandeur reçoit une autorisation qui lui est délivrée après une enquête de
moralité effectuée par la police. Les noms des intéressés sont conservés dans un registre et sur fiches ("Registre local des armes : PL155") par le
commissaire de police ou le commandant de la Brigade de gendarmerie (dans le cas où il n’y aurait pas de commissaire de police) (= immatriculation). Les
données sont transmises au Registre central des armes. Anciennement: Service général d’appui policier).
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER (échantillonnage)
PL106
Pièces concernant les enquêtes de moralité
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Depuis 1995 l’enquête de moralité n’est plus effectuée que sur demande du pouvoir judiciaire dans des affaires non pénales et un certain nombre d’enquêtes
concernent des candidats à la magistrature, service de police, surveillance des détectives privés, loi sur les armes, membres de jury de cour d’assises.
Depuis 1999, une enquête de moralité est également effectuée pour la délivrance d’un port d’arme. (Voir PL 105). Elle est conservée avec l’apostille ou le
Tableau de tri
33
PV.
Argumentation
-
20 ans
A ELIMINER
PL107
Registre local des armes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
A coté du registre, se trouvent également les formulaires qui doivent être rempli lors de l’achat ou de la vente d’armes (="Modèle Nr. 9" of "Avis de
transmission d’armes de sport ou de chasse", "Modèle Nr. 4")
Argumentation
-
A CONSERVER
Tableau de tri
34
2. Ordre public
PL108
Rapports d’information Administratives (RAR)
Variantes/synonymes
Formulaires Administratives
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL109
Registre des arrestations
Variantes/synonymes
Dossiers concernant les arrestations administratives
Livre amigo
Commentaire
-
Argumentation
-
PL110
10 ans après la date de clôture du registre
A ELIMINER
Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la police des animaux et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Police des animaux : protection des animaux, détention de chiens, de pigeons voyageurs, chasse et pêche, petits animaux (p. ex.: ruches), etc.
Argumentation
-
5 ans
PL111
Registre tenu relativement à la délivrance d’autorisations de détention de pigeons voyageurs
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Tableau de tri
35
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
PL112
Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives aux nuisances sonores et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Nuisances sonores : cloches, animaux, haut-parleurs, alarmes, feus d’artifices, sérénades, etc.
Argumentation
-
5 ans
PL113
Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la boisson et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dans les dossiers, on trouve entre autres : liste des cafés; autorisation d’exploiter; attestation de moralité; Pièces concernant le contrôle sur l’emploi de
serveurs, heures de fermeture et boissons vendues, etc. Ce dossier est établi lors de l’ouverture d’un café et porte le nom de l’établissement. Lorsque
l’établissement est repris par un autre exploitant, le dossier reste gardé.
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL114
Dossiers des demandes et/ou autorisations pour des festivités publiques, représentations et manifestations sportives et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Festivités publiques, représentations et manifestations sportives : marchés, foires foraines (kermesses), fêtes, concerts, représentations musicales ou
théâtrales, dancings, cinémas, carnaval, lunaparcs, concours sportifs, etc. En bref, manifestations pouvant attirer un grand nombre de personnes et où
l’ordre public et la tranquillité peuvent être perturbés.
Argumentation
-
5 ans
Tableau de tri
36
PL115
Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à des manifestations et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Manifestations : Réunions, meetings, cortèges, manifestations, grèves, processions, attroupements, etc.
Argumentation
-
5 ans
PL116
Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la presse, propagande et publicité et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Presse, propagande et publicité : vente de journaux, cartes de presse, inscriptions sur des bâtiments ou sur la voie publique, panneaux et caravane
publicitaires, diffusion de pamphlets sur la voie publique
Argumentation
-
5 ans
PL117
Dossiers relatifs aux autorisations d’occuper la voie publique
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Placement de distributeurs automatiques divers, chaises et tables, étalages de magasins, etc. La police est avertie de l’occupation de la voie publique et
examine les éventuels inconvénients. Un dossier est ouvert par demandeur. Le contrôle est annuel et une autorisation est délivrée qui peut éventuellement
être retirée. Une taxe communale est payée pour ce faire.
Argumentation
-
5 ans
PL118
Dossiers relatifs aux courses à vélos et championnats de football
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Une farde est ouverte par manifestation. Elle comprend des actes comme les protocoles d’accords, le nombre de spectateurs attendus, le niveau de risque
du match, le nombre d’hommes présents.
Argumentation
-
Tableau de tri
37
5 ans
PL119
Dossiers concernant les demandes et/ou autorisations relatives au commerce et collectes et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Commerce et collectes : démarchage; commerce ambulant; collectes; tombolas; contrôle des poids et mesures et monnaies; réglementation et
contrôles des marchés; sécurité; etc.
Argumentation
-
5 ans
PL120
Dossiers concernant les demandes et/ou autorisations relatives à la mobilisation et pièces annexes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Mobilisation : mobilisations civiles en temps de paix (lors de catastrophes) of mobilisation de la garde civile, gendarmerie ou armée par le bourgmestre.
Argumentation
-
10 ans
PL121
Pièces concernant l’autorisation de l’administration communale à l’égard de civils individuels
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
38
3. Sécurité publique
PL122
Dossiers relatifs au contrôle des taxis
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Il s’agit d’un contrôle semestriel destiné à voir si la réglementation communale sur les taxis est observée.
Argumentation
-
5 ans
PL123
Dossiers concernant la coordination et l’organisation d’actions relatives au trafic routier en collaboration avec d’autres services
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
PL124
Dossiers concernant l’état du trafic routier dans une ville ou une commune
Variantes/synonymes
Dossiers 'Trafic point noir'
Commentaire
Contient un plan, un dessin ou une information par rue avec toutes les données concernant l’état du trafic (carrefour, marquage au sol, etc.).
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL125
Documents concernant les points de contrôle ou prioritaires
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contient de l’information sur certains points de la zone de police qui méritent une attention ou un contrôle particulier, p. ex. Une rue ou une place où les autos
sont mal stationnées.
Tableau de tri
39
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL126
Demandes pour le placement de panneaux de signalisation
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Fait en trois exemplaires : un exemplaire reste au service de police, un exemplaire est envoyé au citoyen, le troisième exemplaire est envoyé à
l’administration communale.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL127
Pièces relatives aux classes de formation au trafic pour mineurs
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL128
Rapports concernant l’état de la voie publique
Variantes/synonymes
-
Commentaire
L’agent de quartier dresse un rapport lorsque la voie publique est endommagée (p. ex. : éclairage, revêtement) qui est ensuite envoyé au service
Des travaux publics. Le rapport conservé au bureau de police est un double.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL129
Tableau de tri
Pièces concernant la déclaration de véhicule
40
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL130
Registre des retraits de permis de conduire
Variantes/synonymes
Registre des déchéances de permis de conduire, registre des interdictions de conduire
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL131
Pièces relatives aux tests et aux analyses d’haleine
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL132
Procès-verbaux administratifs pour travaux de (re)construction
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ce sont des PV dressés par les agents de quartier pendant et après des travaux de (re)construction. Ils sont dressés en double exemplaire : l’un reste au
bureau de police, l’autre est envoyé au service des travaux publics.
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
41
PL133
Dossiers relatifs au contrôle des chambres en tant que logement
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contrôle unique destiné à vérifier la conformité de la maison aux normes de sécurité et d’hygiène. Une plainte est toujours suivie d’un contrôle.
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL134
Dossiers relatifs à la sécurité incendie
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ces dossiers peuvent contenir des arrêtés spécifiques, aperçus et dossiers élagués relatifs à la sécurité contre l’incendie de maisons et autres plans
d’urgence ou plans catastrophes pour lesquels les pompiers ne sont pas concernés.
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL135
Dossiers relatifs aux renseignements concernant les voyageurs, les logis
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Bulletins de renseignements
Argumentation
-
10 ans
Tableau de tri
42
PL136
Documents de contrôle des voyageurs dans les hôtels
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Documents remplis par le patron de l’hôtel.
Argumentation
-
5 ans
PL137
Registre des logements
Variantes/synonymes
Livres de logement
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
43
4. Morale publique
PL138
Dossiers relatifs à la mendicité
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
PL139
Dossiers concernant la prostitution, les loteries, l’ivresse, l’usage de drogues, les publications licencieuses
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
A CONSERVER: toutes les pièces d’avant 1951, après 1951: effectuer une sélection
Ces dossiers contiennent dans certains cas la correspondance échangée dans le cadre du dossier.
10 ans
A CONSERVER (avant 1951 ; après 1951 : échantillonnage)
Tableau de tri
44
III. Tâches de la police judiciaire
PL140
Index des usines
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL141
Pièces concernant la gestion de systèmes d’alarme
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL142
Accusé de dépôt
Variantes/synonymes
Récépissé de pièces à conviction
Commentaire
Est joint au PV lorsque celui-ci est envoyé au greffe.
Argumentation
Le récépissé est souvent joint au PV
20 ans
A ELIMINER
PL143
Dossiers de principe
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dossiers constitué au sujet de jurisprudence spécifique. Ici se trouvent, par exemple, des jugements relatifs aux combats de coqs ou de la documentation sur
des thèmes intéressant la police.
Tableau de tri
45
Argumentation
-
10 ans
A CONSERVER
PL144
Dossiers relatifs aux arrestations judiciaires
Variantes/synonymes
Dossiers judiciaires
Commentaire
Ces dossiers contiennent, dans certains cas, la correspondance relative au dossier.
Argumentation
-
20 ans
A ELIMINER
PL145
Livres d’interrogatoires
Variantes/synonymes
Pièces concernant les interrogatoires
Livre d’interrogatoires
Commentaire
Sont souvent accrochés aux PV.
Argumentation
Quelques exemplaires A CONSERVER comme exemple
5 ans
A ELIMINER
PL146
Dossiers concernant les sanctions administratives dans les communes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum)
A CONSERVER (sélection)
PL147
Tableau de tri
Rapports d’informations judiciaires
46
Variantes/synonymes
Documents RIJ
Commentaire
-
Argumentation
-
A ELIMINER
PL148
Traitements Policiers Autonomes
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
20 ans
A ELIMINER
PL149
Procès-verbaux simplifiés
Variantes/synonymes
Enregistrements simplifiés
Commentaire
-
Argumentation
-
20 ans
A ELIMINER
PL150
Procès-verbaux des infractions en matière de roulage
Variantes/synonymes
Procès-verbaux initiaux
Procès-verbaux de fait contre X (p. ex. : en cas de délits de fuite, vols d’automobiles).
Commentaire
Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès-verbaux initiaux : procèsverbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite
donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP
Argumentation
Tableau de tri
Sont conservés au Parquet.
47
5 ans (Le délai de prescription est 5 ans au maximum selon le code pénal)
A ELIMINER
PL151
Procès-verbaux des accidents avec uniquement des dégâts matériels
Variantes/synonymes
Commentaire
Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès-verbaux initiaux : procèsverbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite
Argumentation
A ELIMINER
PL152
Procès-verbaux des accidents avec des dommages corporels
Variantes/synonymes
Commentaire
Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès- verbaux initiaux : procèsverbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite
Argumentation
A ELIMINER
PL153
Registre des procès-verbaux roulage
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Registre d’inscription in extenso des procès rédigés pour faute au code de roulage.
Argumentation
-
Tableau de tri
48
10 ans
A ELIMINER
PL154
Procès verbaux judiciaires pour des faits de non-roulage
Variantes/synonymes
Copies des Procès-verbaux
Commentaire
Dans cette série se trouvent deux sortes de procès-verbaux : l’initial et le subséquent. Seulement dans le cas où une suite serait donnée à un fait, un procèsverbal subséquent est dressé, dont le lien avec le procès-verbal initial est fait par l’emploi d’une numérotation unique. Une troisième série reprend les procèsverbaux dressés sur ordre (voir ‘Apostilles’).
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Traitement. Procès-verbaux judiciaires)
Argumentation
20 à max.:30 ans (Le délai de prescription est 30 ans au maximum selon le Code Pénal)
A ELIMINER
PL155
Registre des procès verbaux judiciaires pour des faits de non-roulage
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Registre d’inscription in extenso des procès-verbaux rédigés pour des faits judiciaires qui ne tombent pas sous le code de roulage.
Argumentation
-
10 ans
A ELIMINER
PL156
Apostilles
Variantes/synonymes
Procès-verbaux dressés sur ordre
Commentaire
Les apostilles sont des tâches supplémentaires venant du Procureur du Roi, l’auditeur du travail, le juge d’instruction, le juge de la jeunesse ou l’Auditeur
militaire au sujet de faits pénaux mentionnés dont un dossier est déjà ouvert au parquet. A côté, il y a aussi les recherches de naturalisation, recours en
grâce, réhabilitations et attestations de moralité.
Argumentation
20 à 30 ans ( Le délai de prescription est 30 ans au maximum selon le Code Pénal)
A ELIMINER
Tableau de tri
49
PL157
Registre des Apostilles
Variantes/synonymes
Commentaire
Registre des procès-verbaux dressés sur ordre
Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance. Apostilles)
Argumentation
10 ans
A ELIMINER
PL158
Index sur les procès-verbaux
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Alphabétique : Par année et par personne sont repris tous les PV établi. L’index contient le nom de la victime, de l’accusé, du rédacteur et le numéro du PV.
Chronologique : Indication, par jour, de tous les PV rédigés. L’index contient le nom de la victime, de l’accusé, du rédacteur et le numéro du PV
Argumentation
-
Pas d’application.
A ELIMINER (obligatoire : Loi sur la protection de la vie privée)
PL159
Fiches des noms présents dans les procès-verbaux
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contient le nom des personnes, leur adresse et les différents PV qui ont été établi sur elle avec une courte description.
Argumentation
-
Pas d’application
A ELIMINER (obligatoire : Loi sur la protection de la vie privée)
PL160
Pièces relatives au fonctionnement de la “Maison d’arrêt’/cellule de passage
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Ce sont des rapports et des informations : Etats de frais et comptes; frais d’entretien; recours en grâce; libérations conditionnelles; décès; successions;
rapports annuels et statistique générale; pro Deo.
Tableau de tri
50
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL161
Registre des enfermements dans la prison ou la cellule de la police
Variantes/synonymes
Rôle
Commentaire
Peut comprendre deux registres: registre des détentions administratives (p. ex. : pour ivresse sur la voie publique) et un registre pour les détentions
judiciaires (pour détention temporaire à la demande de mise à disposition du Procureur du Roi).
Consultable par le système SIDIS (système des institutions pénitentiaires: contient le signalement des détenus, moment de l’internement, régime, prévision
de libération, transfert vers une autre prison) permet la consultation en ligne des données.
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL162
Bulletins de service
Variantes/synonymes
Fiches sécurité
Consigne des Patrouilles (alors, hors du cadre des ZIP)
Rapports d’intervention
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A ELIMINER
PL163
Pièces relatives à l’analyse de la criminalité
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Contient le Moniteur de sécurité (mode d’emploi, notes du moniteur de sécurité local et national), Rapports du Service général d’Appui policier (statistiques à
différents niveaux d’analyse), rapports du service de Prévention à propos des analyses. La Police fédérale en est le destinataire.
Consultable dans l’ISLP (Consultation des applications fédérales. Banque de données Nationales criminelles.)
Argumentation
Tableau de tri
Réalisé et conservé par la Police fédérale.
51
5 ans
A ELIMINER
Tableau de tri
52
IV. Documentation
LP164
Bulletin de Recherche et d’Information (BRI)
Variantes/synonymes
Avis de recherche, Bulletins de signalement, Avis BCS.
SDI-bulletins (Service des disparitions inquiétantes), Bulletin Central de Signalement
Commentaire
-
Argumentation
Les Archives de l’État essayeront d’avoir une série complète A CONSERVER aux Archives générales du Royaume: chaque zone ne doit pas donc en
conserver une série.
5 ans
A CONSERVER
LP165
Bulletin local de signalement
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
5 ans
A CONSERVER
LP166
Dossiers concernant des sujets spécifiques de nature judiciaire
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Dans certains cas, cela peut se faire autour d’un thème 'sensible' comme les gitans et la problématique des étrangers, crimes graves, drogue, etc. Un dossier
est créé dans lequel toute l’information est réunie.
Argumentation
-
20 ans
A CONSERVER
Tableau de tri
53
LP167
Plan catastrophe pour les sites SEVESO
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Plans catastrophes élaborés par le Ministère de l’Intérieur en prévision de catastrophe dans les sites ayant un haut risque de calamités. (p. ex. : Centrale
atomique Doel, ...). Ces plans sont réalisés par la province (Service Sécurité) qui envoie une copie à la zone de police locale.
Argumentation
Sont réalisés et conservés à la Province.
5 ans
A ELIMINER
LP168
Information douce
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Informations rassemblées par la police mais qui n’est pas fiable à 100% ou qui n’est pas vérifiée.
Argumentation
Est gérée par les carrefours d’informations de l’arrondissement (CIA), mais ne se trouve pas encore dans le même fichier que les documents RIJ.
5 ans
A ELIMINER
LP169
Rapports du Service général d’Appui policier
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
LP170
Pièces relatives à des avertissements contrôlés
Variantes/synonymes
Avertissements étrangers
Commentaire
Ce sont des avertissements provenant d’autres corps de police.
Argumentation
-
Tableau de tri
10 ans
54
LP171
A CONSERVER
Périodiques professionnels
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
LP172
Ouvrages de référence
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
LP173
Documentation relatives au fonctionnement de la police
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
LP174
Pièces concernant les informations et avis judiciaires
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
Tableau de tri
55
A CONSERVER
LP175
Procès-verbaux et pièces diverses du Conseil de gestion de l’Académie de Police
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
LP176
Documentation relative à la vie du corps même (photos, coupures de presse)
Variantes/synonymes
-
Commentaire
Photos du corps de police locale
Argumentation
-
A CONSERVER
LP177
Bulletins d’information
Variantes/synonymes
Revue d’information
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
LP178
Revues de presse
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Tableau de tri
56
Argumentation
-
A CONSERVER
LP181
Annuaire du Personnel
Variantes/synonymes
-
Commentaire
-
Argumentation
-
A CONSERVER
Tableau de tri
57

Tableau de tri Police Locale

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