Cahier des charges consultation Création du logo de la Ville du

Cahier des charges
consultation
Création du logo de la Ville du
Haillan et élaboration d’une
charte graphique
Date de création : 21 octobre 2016
Date de modification : 29/11/2016 12:16
Rédacteur : Sarah Galy-Ramounot
Lettre de cadrage
Maître d’ouvrage : La ville du Haillan, 33185
Objet : Création d’un nouveau logo pour la ville du Haillan, élaboration de la charte
graphique correspondante, et déclinaison pour un logo du CCAS (Centre communal d’action
sociale).
1) Présentation de la collectivité et contexte
Situation géographique et démographie :
Située en zone péri-urbaine (aux portes de Bordeaux), la ville du Haillan est membre de
Bordeaux Métropole (intercommunalité qui regroupe administrativement 28 communes de
l’agglomération bordelaise et près de 750 000 habitants).
Par sa situation géographique privilégiée, Le Haillan est une ville qui attire de nombreuses
familles et entreprises. Elle a franchi le seuil des 10 000 habitants.
Caractéristiques du territoire :
Une ville animée :
Répartie sur 926 ha entre ville et campagne, c'est une commune de proximité où il fait bon
vivre, animée par une saison culturelle riche grâce à sa salle de spectacle, l’Entrepôt, et un
tissu associatif dynamique, notamment sportif.
La qualité de ses services est labellisée : écolo crèche, ville internet (3 arobases), ville fleurie
(2 fleurs).
Une ville équilibrée :
La ville a su se développer tout en préservant son équilibre : un tiers d’habitat (projet de
centre-ville en cours, politique favorisant la mixité sociale...), un tiers d’espaces verts (écrins
de nature en ville qui demeurent, politique de développement durable portée par
l’Agenda 21...) et un tiers d’activité économique.
Une ville attractive :
Le Haillan est un territoire attractif pour des entreprises liées à l’ASD (Aéro Spatial défense)
et autres technologie de pointe. Elle est interconnectée grâce à un réseau de transports en
commun développé (tramway ligne A, bus du réseau TBC et bientôt tram ligne D et BHNSBus à haut niveau de service).
Plus de renseignements sur la ville : www.ville-lehaillan.fr
1
Cible et objectif :
La nouvelle identité visuelle du Haillan doit refléter l’ambition qu’elle se donne : celle d’une
ville moyenne de plus de 10 000 habitants, qui rayonne au niveau communal en priorité et
au-delà, au niveau métropolitain.
Le Haillan est également connue et citée au niveau national, voire international grâce à
l’équipe professionnelle du Football Club des Girondins de Bordeaux dont elle accueille le
centre de formation, ainsi que par la présence sur son territoire de grandes entreprises
comme Safran Herakles, Steris… ou encore ses jumelages avec trois villes : espagnole,
anglaise et Grecque.
2) Commande
Il s’agit de créer une identité visuelle pour la Ville du Haillan qui véhiculera une image de
qualité, fondée sur une communication sobre, accessible et dynamique.
Le prestataire retenu devra proposer, en cohérence avec les orientations stratégiques de la
Ville du Haillan :
•
-
Plusieurs avant-projets d’identité qui répondent aux objectifs suivants :
Innover sans sacrifier l’identité de la ville (avec un logo original et personnel)
Donner du sens (en cohérence avec les valeurs de la ville)
Simplifier et rendre lisible (simplicité de son traitement graphique), mais pas banal
Déclinaison (capacité à vivre dans le temps, capacité à se décliner sur des outils
complémentaires).
Au-delà du simple logo, la Ville du Haillan souhaite pouvoir décliner cette marque sur
l’ensemble de ses outils de communication : édition, papeterie (carte de visite,
pochettes, papier en tête…), panneaux d’exposition, présentations Power Point,
signature mail, signalétique…). En conséquence, le logo devra nécessairement
pouvoir être décliné, sans perdre ses qualités d’identification et d’attribution.
• La déclinaison de cette identité visuelle en charte graphique (papeterie,
signalétique, présentation diaporama…)
• La création d’un logo pour le CCAS (Centre communal d’action sociale). Il devra être
une déclinaison du logo de la Ville et porter la mention « CCAS ». Le CCAS est chargé
de mettre en œuvre la politique sociale déterminée par les élus locaux et d’évaluer
régulièrement les besoins sociaux de la population.
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1. Création d’un logo pour la ville
Idées directrices du logo :
- Il doit faire apparaître les idées et valeurs suivantes qui caractérisent la ville :
 Equilibre
 Innovation
 Dynamisme / énergie
 Développement / croissance
 Nature
- Il devra contenir de manière très distincte la mention « Le Haillan » (écrit en lettres
majuscules ou minuscules au choix).
- Un logo typographique n’est pas à écarter
Le candidat devra proposer :
- Plusieurs déclinaisons du même logo (couleur pantone, monochrome, en réserve)
- Un texte introductif expliquant le concept du logo (idées fortes, choix graphiques,
références…)
Le logo et la charte graphique sont destinés à être utilisés sur tous les supports de
communication externe et interne de la ville. Certains documents diffusés en moindre
quantité seront imprimés en interne sur des imprimantes jet d’encre couleur. L’impression
du logo couleur, qu’elle se réalise en offset ou sur des imprimantes couleur, doit être dans la
mesure du possible identique.
Pour la version en noir et blanc, le nouveau logo doit pouvoir être reproduit en garantissant
une qualité optimum. Le tramé est si possible à éviter pour cette raison. Une attention
soutenue sera portée sur la lisibilité du logotype en absence d’information colorée.
2. Création d’une charte graphique pour la ville
Cette charte devra organiser un système de contrôle précis permettant de vérifier que
chaque élément visuel (style de caractères, logotype, couleurs, signalétique…) sera employé
à bon escient afin que tout nouveau document émis par les agents de la Ville du Haillan
participe à la création d’une identité commune.
Cette charte contiendra l'ensemble des règles fondamentales d'utilisation des signes
graphiques qui constitueront l'identité graphique de la ville.
Le prestataire retenu devra prévoir :
1) Les règles d'utilisation du logo :
- Références couleurs (pantone, CMJN, RVB, HTML)
‐ Règles d’utilisation (sur fond très clair, foncé et fond visuel ou perturbé)
‐ Zone de protection et taille minimum
- Interdits (exemples d’utilisations erronées)
‐ Polices de caractère (typographie, taille et aspect)
2) Les typographies rattachées à la nouvelle identité visuelle
3) Les éventuels signes graphiques qui constitueront l'identité graphique
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4) Les maquettes de documents et de supports
graphique :
- Papier à en-tête (format A4)
- Modèle de courrier officiel (format A4)
- Carte de visite (format 54 mm x 85 mm)
- Carton de correspondance (format
210 mm x 100 mm)
- Enveloppe blanche (format 110 mm x
22 mm)
avec le nouveau logo et la nouvelle charte
- Enveloppe kraft (format A4)
- Signature mail
- Chemise porte-documents
240 mm x 315 mm)
(format
3. Création d’un logo pour le CCAS
Idées directrices du logo :
- Il doit être une déclinaison du logo de la Ville du Haillan
- La mention « CCAS » devra être apposée
3) Constatation de l’exécution des prestations et utilisation des résultats
Définitions :
― la « réception » est la décision, prise après vérifications, par laquelle la Ville reconnaît la
conformité des prestations aux stipulations du contrat. La décision de réception vaut
attestation de service fait et constitue le point de départ des délais de garantie ;
― l'« ajournement » est laécision
d
prise par la Ville qui estime que les prestations
pourraient être reçues moyennant des corrections à opérer par le prestataire retenu ;
― la « réfaction » est la décision prise par la Ville de réduire le mon tant des prestations à
verser au prestataire retenu, lorsque les prestations ne satisfont pas entièrement aux
prescriptions du contrat, mais qu'elles peuvent être reçues en l'état ;
― le « rejet » est la décision prise par la Ville qui estime que les prestations ne peuvent être
reçues, même après ajournement ou avec réfaction.
Les opérations de vérification quantitative et qualitative ont pour objet de permettre à la
Ville de contrôler notamment que le prestataire retenu :
- a mis en œuvre les moyens définis dans le contrat, conformément aux prescriptions qui y
sont fixées ;
- a réalisé les prestations définies dans le contrat comme étant à sa charge, conformément
aux dispositions contractuelles.
Chaque phase décrite dans le calendrier ci-après fait l'objet de vérifications et de décisions
distinctes.
La Ville dispose d'un délai de 10 jours pour procéder aux vérifications et notifier sa décision
de réception, d'ajournement, de réception avec réfaction ou de rejet. Le point de départ du
délai de vérification est la date de remise par le prestataire retenu, ou de livraison des
prestations à la Ville.
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A l'issue des opérations de vérification, la Ville prend, dans le délai prévu ci-dessus, une
décision de réception, d'ajournement, de réfaction ou de rejet. Si la Ville ne notifie pas sa
décision dans le délai mentionné ci-dessus, les prestations sont considérées comme reçues,
avec effet à compter de l'expiration du délai.
Réception
La Ville prononce la réception des prestations si celles-ci répondent aux stipulations du
contrat. La réception prend effet à la date de notification de la décision de réception au
prestataire retenu. En cas de réception tacite, la date d'effet est l'expiration du délai
mentionné ci-avant.
Ajournement
La Ville, lorsqu'elle estime que des prestations ne peuvent être reçues que moyennant
certaines mises au point, peut décider d'ajourner la réception des prestations par une
décision motivée. Cette décision invite le prestataire retenu à présenter à nouveau à la Ville,
les prestations mises au point, dans un délai de 48h.
Le prestataire retenu doit faire connaître son acceptation dans un délai de 48h à compter de
la notification de la décision d'ajournement. En cas de refus du prestataire retenu ou de
silence gardé par lui durant ce délai, la Ville a le choix de prononcer la réception des
prestations avec réfaction ou de les rejeter, dans un délai de 48h jours courant à partir de la
notification du refus du prestataire retenu.
Le silence de la Ville au-delà de ce délai de 48h jours vaut décision de rejet des prestations.
Si le prestataire retenu présente à nouveau les prestations mises au point, après la décision
d'ajournement des prestations, la Ville dispose à nouveau de la totalité du délai prévu pour
procéder aux vérifications des prestations, à compter de leur nouvelle présentation.
Réfaction
Lorsque la Ville estime que des prestations, sans être entièrement conformes aux
stipulations du contrat, peuvent néanmoins être reçues en l'état, elle en prononce la
réception avec réfaction de prix proportionnelle à l'importance des imperfections
constatées. Cette décision doit être motivée. Elle ne peut être notifiée au prestataire retenu
qu'après qu'il a été mis à même de présenter ses observations.
Si le prestataire retenu ne présente pas d'observations dans les 48h suivant la décision de
réception avec réfaction, il est réputé l'avoir acceptée. Si le titulaire formule des
observations dans ce délai, la Ville dispose ensuite de 48h pour lui notifier une nouvelle
décision. A défaut d'une telle notification, la Ville est réputée avoir accepté les observations
du prestataire retenu.
Rejet
Lorsque la Ville estime que les prestations sont non conformes aux stipulations du contrat et
ne peuvent être reçues en l'état, elle en prononce le rejet partiel ou total.
En cas de rejet, la ville pourra résilier le contrat avec le prestataire retenu.
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Pièces à fournir à l’issue du projet
Le prestataire retenu devra fournir les éléments du logo et de la charte graphique sous
format numérique en haute définition.
Fourniture des fichiers de la charte graphique et de chaque version du logo sur CD ou clef
USB en version compatible pour Mac et PC et pour toute version de logiciel.
Formats numériques souhaités : .eps, .psd, .jpeg .doc . pdf en 72 et 300 DPI.
Logiciels de référence : adobe créative suite, notamment Illustrator.
Obligation de l’auteur
L’auteur s’assurera que son dessin est original.
Le dessin ou modèle doit posséder un caractère propre, c’est ‐à‐dire qu’il ne doit pas susciter
une impression de déjà vu dans son ensemble, par rapport à un dessin ou un modèle
divulgué avant la date de protection accordée au dépôt.
Cession des droits d’exploitation et de reproduction
A compter de la signature du devis, le prestataire retenu cède à titre exclusif l’intégralité des
droits ou titres de toute nature afférents aux résultats de cette consultation.
Cette cession des droits d’utilisation, de reproduction, de représentation et d’adaptation,
permet à la Ville du Haillan d’exploiter librement l’objet de cette consultation, y compris à
des fins commerciales, pour tous les territoires et pour toute la durée légale de protection
des droits d’auteur.
Dépôt à l’INPI
Le dépôt de la création du logotype auprès de l’INPI (France, Europe et international), sera
assuré par la Ville du Haillan.
4) Délais d’exécution, pénalités et résiliation du contrat
Délais d’exécution :
Le prestataire retenu dispose d’un délai de 2 à 3 semaines pour exécuter la phase 1 et de 2
semaines pour exécuter la phase 2.
Pénalités :
Les pénalités pour retard s’élèvent à 50 € par jour ouvré de retard. Elles commencent à
courir, sans qu'il soit nécessaire de procéder à une mise en demeure, le lendemain du jour
où le cas échéant, la phase 1 ou 2 devait expirer.
Résiliation du marché pour faute du prestataire retenu:
La Ville peut résilier le contrat pour faute du prestataire retenu si le prestataire retenu ne
s'est pas acquitté de ses obligations dans les délais contractuels. Une mise en demeure,
assortie d'un délai d'exécution, doit avoir été préalablement notifiée au prestataire retenu et
être restée infructueuse.
Dans le cadre de la mise en demeure, la Ville informe le prestataire retenu de la sanction
envisagée et l'invite à présenter ses observations.
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5) Calendrier
- Date limite de remise des offres : jeudi 22 décembre 2016 à midi
- Audition de certains candidats (cf.art.7) : du 9 au 13 janvier 2017
- Choix du prestataire : information aux candidats non retenus entre le 17 et le 20 janvier
2017, puis information au prestataire retenu entre le 24 et le 27 janvier.
Phase 1 (2-3 sem) : travail des propositions, échanges entre le prestataire retenu et le
service communication : du 30 janvier au 10 février 2017
- Propositions retravaillées soumises au vote de la population : du 13 février au 5 mars 2017
Phase 2 (2 sem) : choix de l’identité définitive : 6 mars 2017
- Livraison des logos finalisés (ville et CCAS) et de la charte graphique (ville) : 20 mars 2017
6) Pièces constitutives du dossier
Documents présents dans le dossier de consultation des entreprises :
- le présent cahier des charges
- la lettre de candidature (pré-remplie)
- la notice d’information sur l’obtention des certificats fiscaux et sociaux
- le logo et la charte graphique actuels de la ville
Documents contractuels :
- le présent cahier des charges
- le devis détaillé du prestataire retenu
7) Modalités pratiques
Date limite de remise des offres : jeudi 22 décembre 2016 à midi
Le candidat doit présenter tous les éléments indiqués ci-après à l’appui de son offre :
- le devis détaillé venant fixer le prix forfaitaire pour la réalisation de la prestation
- la lettre de candidature complétée, datée et signée
- les attestations permettant au candidat de justifier de sa situation au regard de ses
obligations déclaratives et de paiement en matière de cotisations et contributions sociales,
du paiement des impôts et taxes dus et du respect des règles applicables en matière de lutte
contre le travail dissimulé (cf notice jointe)
- La présentation de la société ou du graphiste free-lance avec les informations relatives aux
compétences et références du graphiste dédié à ce dossier (cf. critères de sélection : valeur
technique)
- Les références récentes du graphiste dédié (- de 5 ans) en matière de conception
graphique et d’édition notamment institutionnelles, avec des exemples de réalisation pour
ces structures.
- Des propositions sous forme d’esquisse du logo de la ville (au moins 3 pistes différentes).
Elles devront être expliquées et argumentées, envoyées soit au format .pdf si transmission
électronique ou à déposer en version imprimée (format A4 minimum) ou sur clé USB si
transmission de pli papier. Il n’est pas demandé de décliner la charte graphique
correspondante.
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Les modalités de remise des offres sont précisées ci-après. Ne seront pas prises en compte
les offres transmises par tout autre moyen. Les offres, pour être complètes, doivent
comprendre tous les documents listés ci-avant.
Transmission sur support physique
Les offres seront soit déposées contre récépissé à l'Hôtel de Ville, soit envoyées par tout
moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l'heure de leur réception et
d'en garantir leur confidentialité. A cet effet, les dossiers sont transmis sous pli cacheté. Le
pli extérieur doit comporter la mention suivante :
Marché de communication : Identité visuelle du Haillan
Ne pas ouvrir
Offre de ……………………………………….. [Raison sociale du Candidat]
Le dossier doit être adressé à la Mairie du Haillan, Service Finances et Marchés Publics au
137 avenue Pasteur, 33 185 Le Haillan.
Transmission par voie électronique
Les candidats pourront consulter le dossier de consultation et le télécharger sur le site de la
ville.
Il est précisé qu’en cas de transmission par voie électronique, la signature électronique n’est
pas requise. Seule l’offre du candidat à qui il sera envisagé d’attribuer le contrat sera signée
au terme de la procédure, de manière manuscrite.
8) Critères de sélection
Les offres qui n'ont pas été rejetées en application des articles 60 ou 61 du décret n° 2016360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, sont classées par ordre décroissant en
appliquant les critères d'attribution suivants :
Critères et sous-critères
Critère n° 1 : Valeur technique
Dont les compétences et références du
candidat
Dont les 3 propositions et l’argumentaire
Critère n° 2 : Prix des prestations
Pondération
70 points
/ 20 points
/ 50 points
30 points
Le critère « Valeur technique » sera évalué de la façon suivante :
L’offre du candidat sera évaluée, sur 70 points, dont 20 points pour :
- la présentation de la structure, le niveau de formation des intervenants, les
compétences,
- les références professionnelles du graphiste dédié fournies pour des prestations
similaires.
et 50 points pour les propositions de logos et leurs argumentaires.
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Les cinq points suivants seront appréciés, chacun étant affecté d’une note sur dix points :
- création originale qui se démarque des autres villes
- innovation tout en respectant l’identité de la ville
- sens donné aux propositions en cohérence avec les valeurs de la ville
- graphisme impactant et excellente lisibilité du texte
- capacité de déclinaisons
Appréciation portée
sur les éléments
analysés
Très bien
Note sur 10
Conclusion de l’analyse
10
La proposition répond de manière très satisfaisante
à toutes les exigences qualitatives et/ou
quantitatives attendues pour réaliser l’objet du
contrat
La proposition répond de manière satisfaisante à
toutes
les
exigences
qualitatives
et/ou
quantitatives attendues pour réaliser l’objet du
contrat
La proposition répond moyennement à toutes les
exigences
qualitatives
et/ou
quantitatives
attendues pour réaliser l’objet du contrat
La proposition répond de manière lacunaire à
toutes
les
exigences
qualitatives
et/ou
quantitatives attendues pour réaliser l’objet du
contrat
La proposition répond de manière insuffisante à
toutes
les
exigences
qualitatives
et/ou
quantitatives attendues pour réaliser l’objet du
contrat
Information non communiquée ou la proposition
ne satisfait pas aux exigences de la consultation
Bien
8
Moyen
6
Faible
4
Insuffisant
2
Non communiqué /
non pris en compte
0
Le critère « Prix
Chaque candidat obtiendra une note sur 30 sur la base d’un ratio obtenu en divisant le
montant de l’offre la moins-disante par le montant de l’offre proposée par le candidat, au
carré. Ce ratio sera multiplié par 30 pour obtenir la note du candidat. Sous-entendu que
pour l’offre de prix la moins-disante, le ratio sera égal à 1 et la note obtenue sera de 30/30.
Auditions, négociation et attribution :
Une audition des candidats les mieux positionnés pourra avoir lieu ente le 9 et le 13 janvier
2017.
Seront admis à l’audition, les candidats qui obtiendront une note technique supérieure à 40
points, dans la limite de 3 candidats, à l’issu de l’analyse technique provisoire des offres. S’ils
sont plus de 3, seront admis les 3 meilleurs sur la valeur technique uniquement.
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La Ville du Haillan pourra entamer des négociations avec tout candidat auditionné. La
négociation pourra porter sur tous les éléments de l’offre. La Ville pourra néanmoins
attribuer le contrat sur la base des offres initiales sans négociation.
Si la Ville entame des négociations, elles auront lieu entre le 13 janvier et le 17 janvier 2017.
Le candidat retenu ne sera désigné définitivement qu’après avoir fourni, au cas où il ne
l’aurait pas fait au préalable, les certificats et pièces justificatives demandées par la Ville,
permettant de justifier de la régularité de sa situation fiscale et sociale. La production de ces
documents est soumise à un délai de cinq (5) jours à compter de la réception de la demande
de la Ville du Haillan. Passé ce délai, l’offre sera exclue sans possibilité de régularisation.
L’attention des candidats est portée sur la date prévisionnelle de démarrage de la
prestation, ce qui suppose que les dossiers fournis soient le plus complets possible, et les
démarches en cours si les documents n’ont pas été joints au dossier.
9) Modalité de paiement
Le prix forfaitaire comprendra la création d’un logo pour la Ville du Haillan, de sa déclinaison
pour le CCAS et de l’élaboration d’une charte graphique pour la Ville du Haillan.
Il inclura la conception réalisation exécution des outils, la remise des fichiers source et tout
élément graphique utilisé pour la conception réalisation de la commande (ex : polices,
pictogrammes…).
Une rétribution de 250€ TTC est prévue pour les candidats auditionnés et non retenus à
l’étape finale.
Le paiement de la prestation objet du présent contrat aura quant à lui lieu au plus tard 30
jours après réception de la demande de paiement, à l’issue de la réception de tous les
éléments, par mandat administratif (virement bancaire). Les coordonnées bancaires
figureront sur la demande de paiement ou seront jointes à la demande (IBAN).
Contacts :
Service des marchés publics :
Matthieu Boura, responsable des marchés
05 57 93 11 75
[email protected]
Service communication :
Sarah Galy-Ramounot, chargée de projets graphiques
05 57 93 11 16
[email protected]
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Annexes :
Logo actuel
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Charte graphique actuelle
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13
14
15
16
17
18