Label « Territoires innovants 2013 »

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Label « Territoires innovants 2013 »
Label « Territoires innovants 2013 »
Catégorie « E-administration/E-services »
Projet : « E-services : demande de subventions pour les associations sportives dans le Bas-Rhin »
Identification :
Nom de l’organisme : Conseil Général du Bas-Rhin
Structure : Collectivité territoriale
Personne à contacter (prénom, nom, fonction) : Saïd Adwahri, instructeur administratif
E-mail : [email protected]
Site Web : www.bas-rhin.fr
Adresse : Place du Quartier Blanc
Code postal : 67964
Ville: Strasbourg, cedex 9
Téléphone: (+33) 3 88 76 69 79
Fax: (+33) 3 88 76 67 97
Le projet :
Titre : « E-services : demande de subventions pour les associations sportives dans le Bas-Rhin »
Année de présentation : 2013
Descriptif du projet :
Afin de faciliter les démarches des associations, le Conseil Général du Bas-Rhin a lancé le 10
septembre 2012 son portail « e-services », avec, notamment un espace qui leur est dédié. Un
formulaire a spécialement été créé pour l’aide à la licence. Ce formulaire est complété directement
sur le poste informatique du demandeur, qui peut y joindre l’ensemble des pièces nécessaires à
l’instruction de sa demande.
Le formulaire est dynamique : selon les réponses apportées à des questions en introduction, les blocs
d’informations complémentaires apparaissent ou non. Le formulaire se concentre sur les
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informations essentielles à l’instruction. Pour les bénévoles peu à l’aise avec l’informatique, un
formulaire papier était mis à disposition sur demande.
Objectifs :

Permettre aux associations d’effectuer leur demande de subvention en ligne.

Ne pas alourdir le travail d’instruction administrative des agents du Conseil Général du BasRhin
Etapes de mise en œuvre :
1. Définition d’un cahier des charges par le service des sports
2. Développement du formulaire en ligne par le prestataire en charge du portail « e-services »
3. Recette et tests par le service des sports tant du point de vue des associations que des futurs
instructeurs.
4. Mise en ligne officielle et campagne d’information des associations (courrier et réunions
d’information)
Moyens mis en œuvre (techniques, financiers, humains) :
Un CPU et un CPSI pour spécifier le besoin et valider la mise en œuvre
Une prestation de développement de la part d’SOSP pour un cout de 4 086,27€ HT
Acteurs :

Direction des systèmes d’information

Direction de la communication

Direction des finances et de la commande publique

Service des sports – Unité de développement des activités physiques et sportives
Entreprises partenaires / technologies utilisées :
Solution pour SharePoint / SharePoint 2010 et InfoPath
Date de création du projet : juin 2012
Date de fin du projet : novembre 2012
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Sites web consultables :
-
le site du Portail e-services : http://www.bas-rhin.fr/e-services. Les associations sportives
doivent être inscrites au Portail e-services pour pouvoir ensuite accéder au service des
subventions en ligne
-
la page d’aide du Portail e-services sur laquelle se trouvent des documents explicatifs pour
l’aide à la licence : https://citoyen.bas-rhin.fr/connect/Aide/Pages/Accueil.aspx
-
la notice explicative de saisie du formulaire d’aide à la licence : https://citoyen.basrhin.fr/connect/Aide/PDF/Aide%20à%20la%20licence%20sportive%20jeunes%20%20Notice%20explicative.pdf
Le bilan :
Freins et contraintes rencontrées :
Les bénévoles des associations ne sont pas tous à l’aise face à l’outil informatique.
Résultats obtenus :
Sur 630 dossiers reçus, plus de deux tiers ont été dématérialisés (430 dossiers).
Avis des utilisateurs :
Les utilisateurs ont apprécié l’accompagnement étroit lors de plusieurs réunions d’information qui
ont été organisées avec les comités départementaux sportifs. Le service des sports a par ailleurs
ouvert une ligne téléphonique d’assistance de 9h à 17h les jours ouvrés.
Le nombre de dossiers reçus démontre l’intérêt que représente ce moyen pour les utilisateurs. Les
utilisateurs perçoivent l’évolution vers la dématérialisation comme tout à fait normale voire
nécessaire. Ils ont toutefois fait parvenir au département des suggestions d’amélioration pour
faciliter la saisie (cf. développement envisagé).
Développement envisagé : le Département va travailler à l’amélioration du formulaire actuel
(version 2 du portail) en permettant notamment :
-
plus de rapidité dans l’accessibilité pour que le service devienne un outil optimal
-
des possibilités de sauvegarde provisoire et de reprise de la saisie (le demandeur doit
aujourd’hui saisir sa demande en une seule fois et donc bien préparer sa saisie en amont)
-
des possibilités de consultation a posteriori des demandes envoyées