Etudiants ERASMUS entrants – STAGES PROCÉDURE Objet

PROCÉDURE
Etudiants ERASMUS
entrants – STAGES
réf. : DRIE-Etudiants
ERASMUS entrants-2015
Mise en œuvre :
Printemps 2015
Dernière mise à jour :
27/02/2015
DIRECTION DES RELATIONS INTERNATIONALES ET EUROPEENNES
Sous-direction mobilité internationale
Objet
Procédure de gestion des dossiers de mobilité ERASMUS-STAGES et de suivi des étudiants ERASMUSSTAGES originaires établissement d’enseignement supérieur EUROPEEN titulaire de la Charte ERASMUS+,
accueillis à l’Université de Lorraine dans le cadre d’un stage donnant lieu à une convention de stage et un contrat
de formation, selon les modalités du programme ERASMUS + 2014-2020 action clé n°1 (mobilités individuelles
des étudiants et des personnels des établissements d’enseignement supérieur européen). Les stages
ERASMUS, contrairement aux séjours d’études ERASMUS, ne doivent pas avoir été obligatoirement
prévus dans les accords interinstitutionnels ERASMUS+ signés avec les établissements
d’enseignement supérieur partenaires en Europe.
Textes de référence
-
Guide ERASMUS + de la Commission Européenne
Charte ERASMUS + pour l’enseignement supérieur 2014-2020
Charte des étudiants ERASMUS
Annexes & Formulaires
-
Contrat de stage – annexe 2 : le modèle à utiliser est imposé par l’établissement d’origine de l’étudiant
en mobilité et devrait respecter les minima requis du modèle européen.
Liste des pièces à joindre obligatoirement à la candidature - annexe 3
Modèle de lettre d’acceptation – annexe 4
Modèle de lettre de refus – annexe 5
Suivi des modifications
Date
Objet
Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF
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Etudiants ERASMUS
entrants – STAGES
réf. : DRIE-Etudiants
ERASMUS entrants-2015
Mise en œuvre :
Printemps 2015
Dernière mise à jour :
27/02/2015
DIRECTION DES RELATIONS INTERNATIONALES ET EUROPEENNES
Définitions - Terminologie
MoveOn : logiciel de gestion et de suivi actuellement utilisé par la DRIE de l’Université de Lorraine notamment
pour assurer la gestion et le suivi des accords interinstitutionnels ERASMUS + et des mobilités individuelles
ERASMUS + (fournisseur : UNISOLUTION – version utilisée actuellement : MoveOn 3)
Procédure
Université de lorraine
DRIE
Procédure de gestion des étudiants ERASMUS entrants
Diffusion : DRIE –DAPEQ- Composantes de l’UL
Rédaction : DRIE
1. Objet :
Procédure de gestion des dossiers de mobilité ERASMUS-STAGES et de suivi des étudiants
ERASMUS-STAGES originaires établissement d’enseignement supérieur EUROPEEN titulaire
de la Charte ERASMUS+, accueillis à l’Université de Lorraine dans le cadre d’un stage donnant
lieu à une convention de stage et un contrat de formation
2. Usagers concernés :
Etudiants inscrits dans un établissement d’enseignement supérieur européen titulaire de la Charte
ERASMUS+, sélectionnés par leur établissement d’origine aux fins d’effectuer une mobilité de stage
ERASMUS à l’Université de Lorraine, conformément à la politique pédagogique de cet établissement
et conformément aux termes de la Charte ERASMUS +.
3. Personnes en charge des dossiers de mobilité ERASMUS au sein de l’UL :
La sous-direction mobilité internationale de la Direction des Relations Internationales et
Européennes (DRIE), en raison de sa responsabilité dans la mise en œuvre globale du
programme ERASMUS+ mobilité individuelle (action clé 1) à l’Université de Lorraine, en lien
avec :
Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF
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Etudiants ERASMUS
entrants – STAGES
réf. : DRIE-Etudiants
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Mise en œuvre :
Printemps 2015
Dernière mise à jour :
27/02/2015
DIRECTION DES RELATIONS INTERNATIONALES ET EUROPEENNES
- les CRIC (Correspondants Relations Internationales) des composantes ; ils sont désignés par
chaque composante de l’UL en son sein. Les CRIC sont chargés d’animer le réseau des enseignants
responsables d’accords interinstitutionnels ERASMUS + au sein de leur composante et d’échanger des
informations avec la DRIE pour assurer le bon déroulement des mobilités ERASMUS-études dans leur
composante. Les CRIC peuvent être également en charge eux-mêmes d’accords interinstitutionnels
ERASMUS + (voir ci-dessus)
- Les Directeurs de laboratoire ou de composante accueillant des étudiants ERASMUS-stage
dans leur structure.
Service tiers à l'UL en charge du volet "logement" : CROUS
Préalable :
- Désignation préalable par les composantes des CRIC (Correspondants Relations Internationales de
Composante, un CRIC enseignant et un CRIC administratif désignés dans chaque composante).
Tout changement de CRIC doit être communiqué par la composante à la DRIE.
- L’UL est titulaire d’une Charte ERASMUS + en cours de validité.
- Nota Bene : les stages ERASMUS, contrairement aux séjours d’études ERASMUS, ne doivent pas
avoir été obligatoirement prévus dans les accords interinstitutionnels ERASMUS+ signés avec les
établissements d’enseignement supérieur partenaires en Europe.
4. Déroulement et calendrier:
Etape 1 : Informations transmises par les universités d’origine
(calendrier indicatif : potentiellement tout au long de l’année)
1. Les établissements partenaires ERASMUS annoncent à la DRIE les étudiants qu’ils ont
présélectionnés pour une mobilité ERASMUS-stages En parallèle, les composantes et
les laboratoires organisant l’accueil d’étudiants en stage ERASMUS s’engagent à
faire remonter l’information à la DRIE sur l’adresse générique [email protected], au moins deux mois avant l’arrivée prévue de l’étudiant.
Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF
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entrants – STAGES
réf. : DRIE-Etudiants
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2. Envoi par la DRIE aux étudiants candidats des instructions pour déposer leur
candidature ERASMUS (instructions figurant sur le lien http://welcome.univlorraine.fr/fr/formations/programmes-dechanges)
- saisie par l’étudiant de sa candidature en ligne sur le lien sécurisé
https://mobilite.univ-lorraine.fr/incoming/ qui permet de récupérer les données de
l’étudiant sur le logiciel MoveOn utilisé par la DRIE
- Utilisation du formulaire simplifié de demande de logement CROUS pour les
étudiants ERASMUS entrants (téléchargeable sur le site internet)
- Envoi du dossier papier obligatoirement signé de de son établissement d’origine
au moins 2 mois avant son arrivée à l’UL..
Etape 2 : Réception des candidatures papier
(calendrier : à réception des dossiers, et au plus tard avant les dates limites indiquées dans l’étape 1 cidessus)
1. Vérification par la DRIE de l’adéquation des candidatures reçues avec les
modalités du programme ERASMUS+ Envoi par la DRIE du formulaire logement
renseigné au CROUS, dès la candidature de l’étudiant
2. Transmission par la DRIE des dossiers aux CRIC enseignants et administratifs
3. Examen du dossier et acceptation (ou non) de l’étudiant par la composante ou le
laboratoire concerné
4. Signature au sein de la composante ou du laboratoire (Directeur) de la lettre
d’acceptation ou du courrier de refus motivé (modèles de lettre d’acception et de refusannexe 3 et 4). Parallèlement, signature du contrat de formation ERASMUS si
acceptation de la candidature.
5. Transmission de l’information à la DRIE par le CRIC (lettre d’acceptation et contrat de
formation signé par l’étudiant et le responsable pédagogique).
6. A réception de la lettre d’acceptation ou de refus, la DRIE valide ou invalide la
candidature en ligne dans MOVEON, en indiquant, en cas de refus, le motif de refus.
Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF
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Etudiants ERASMUS
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Etape 3 : Accueil des étudiants
En période de rentrée universitaire :
1. Accueil en gare des étudiants internationaux organisé par la sous-direction accueil
international de la DRIE de la mi-août à la mi-septembre sur les sites de Metz et de
Nancy ;
2. Organisation du Welcome Day par l’Université de Lorraine sur le site de Metz et sur
le site de Nancy au début du mois de septembre pour les étudiants en programme
d’échanges entrants (dont ERASMUS)
3. En parallèle, accueil des étudiants dans leur composante ou leur laboratoire
4. Participation éventuelle des étudiants aux cours FLE ERASMUS organisés par l’UFR
LANSAD sur les sites de Metz et de Nancy et financés par l’enveloppe ERASMUS
de la Commission Européenne gérée par la DRIE.
Tout au long de l’année :
-
L’accueil-information Guichet Unique organisé par la sous-direction accueil international de la
DRIE à Metz et Nancy leur est ouvert pour toutes les formalités pratiques et administratives (titre
de séjour) ;
Participation éventuelle des étudiants aux cours FLE ERASMUS organisés par l’UFR LANSAD
sur les sites de Metz et de Nancy et financés par l’enveloppe ERASMUS de la Commission
Européenne gérée par la DRIE.
Etape 4 : Retour à l’établissement d’origine
Les formalités pédagogiques et administratives (attestation d’arrivée et de fin de séjour et relevé
de notes) liées à la validation des modules et crédits ECTS correspondants au contrat de
formation signé seront établies par les CRIC des composantes en liaison avec les EC
responsablesf, avant le retour de l’étudiant dans son établissement d’origine (une copie sera
transmise à la DRIE pour information et archivage en vue d’audits financiers de la Commission
européenne).
Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF
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