F-Secure tire profit de l`automatisation du traitement de ses factures

F-Secure tire profit de l’automatisation
du traitement de ses factures
F-Secure, société mondiale de sécurité de données, traite
électroniquement ses factures et notes de frais avec InvoiceReady
de Basware, la solution en mode SaaS d’automatisation des
processus Purchase-to-Pay. Cette solution permet d’avoir une
visibilité en temps réel des factures et de rechercher à tout
moment les informations qu’elles contiennent. Désormais, les
factures ne s’accumulent plus sur les bureaux, dans des dossiers
ou sur des étagères. Il s’agit d’une automatisation complète.
Auparavant, plusieurs personnes
géraient une grande quantité de
documents papier dans plusieurs
départements de F-Secure. Quand
une facture arrivait, elle pouvait
circuler un certain temps entre les
différentes personnes autorisées à
vérifier et approuver les factures.
En plus d’une perte de temps, ceci
donnait une mauvaise visibilité des
factures en circulation.
F-Secure a rapidement réalisé que
pour tirer pleinement profit de la
facture électronique, un système
performant d’automatisation
de traitement de factures était
obligatoire. Après une étude
approfondie des systèmes de
traitement des factures disponibles
sur le marché, F-Secure a choisi
InvoiceReady de Basware – une
solution en mode SaaS gérant
également les notes de frais.
« Il est important d’évaluer de
manière critique les processus
existants. L’installation d’un
système automatisé de
traitement des factures est
une excellente opportunité de
moderniser l’existant plutôt
que de simplement reproduire
les processus manuels dans
une forme électronique. Une
bonne préparation garantit un
projet réussi. Basware nous
a beaucoup aidés aux divers
stades de l’installation. »
Monika Lukinmaa
Responsable du Département comptable,
F-Secure
Implémentation
F-Secure a réalisé une analyse
exhaustive des risques, des
évaluations de processus et diverses
tâches de développement. Des
objectifs clairs ont été définis pour
l’installation du système, qui a été
mis en place progressivement, filiale
par filiale.
Les procédures internes ont été
modifiées pour permettre aux
filiales étrangères de suivre un
processus unifié. En outre, un centre
de services partagé pour les tâches
comptables a été mis en place.
Visibilité en temps réel
des factures et dépenses
Après l’installation d’InvoiceReady
dans les filiales, les différentes
unités fonctionnent désormais avec
des processus unifiés. Le centre de
services partagé et les cadres de
la société bénéficient désormais
d’une visibilité en temps réel du flux
de factures, celles-ci ne sont plus
perdues, ni oubliées.
Un plan comptable commun permet
de comparer dans les moindres
détails les notes de frais entre les
filiales. Les données comptables
sont aisément disponibles pour une
analyse plus approfondie, tout étant
issu du même système.
Le traitement électronique des
factures a permit de mettre en
évidence plusieurs tâches qui se
recoupent, faisant ainsi gagner
du temps aux employés et aux
filiales. Par exemple, les comptables
peuvent désormais consulter toutes
les informations des factures et les
traiter à tout moment.
Archivage électronique :
toujours prêt, toujours
en ligne
Pour F-Secure, l’archivage
électronique est une fonctionnalité
clé. Aujourd’hui, toutes les
informations d’une facture sont
immédiatement disponibles en
temps réel, ce en fonction des
droits d’accès de l’utilisateur.
Ceci a considérablement réduit
le nombre de demandes auprès
de la comptabilité. Les factures
étant désormais stockées
électroniquement et non plus
en format papier, les rangées de
dossiers ont diminué.
« L’archivage électronique fait
gagner en visibilité, puisque toutes
les informations des factures sont
accessibles rapidement, avec
une piste d’audit complète. Il est
désormais facile de vérifier qui
a fait quoi, et quand », explique
Lukinmaa.
« L’adaptation à Basware
InvoiceReady a été très
facile et nous continuons
à étendre son installation
dans de nouvelles
filiales. Nous prévoyons
également, dans un futur
proche, d’élargir l’action
des centres de services
partagés. »
Monika Lukinmaa
Responsable du Département
comptable, F-Secure
Un processus clair
pour les notes de frais
Une solution en ligne utilisable de n’importe où
La gestion des notes de frais est
similaire au traitement des factures.
F-Secure apprécie beaucoup le fait
que le même système permette aux
employés de la société de créer,
vérifier et approuver les demandes
de notes de frais. Ceci rend le
processus de remboursement plus
efficace.
La solution ayant été adoptée en
2006, le plus gros bénéfice qu’en
a tiré F-Secure a été, sans aucun
doute, la suppression du flux des
factures papier. Les utilisateurs ont
apprécié la simplicité d’utilisation et
la possibilité d’accéder à la solution
depuis n’importe quel ordinateur
muni d’un navigateur internet. Les
personnes autorisées à vérifier et
approuver les factures peuvent se
trouver à divers endroits dans le
monde et traiter les informations à
partir de la même facture.
Les employés ont rapidement
appris à saisir des notes de
frais électroniques. Le principal
changement a été de numériser
les reçus et factures à joindre aux
demandes de remboursement de
frais, plutôt que de les présenter au
format papier.
En quatre ans, F-Secure a installé
le système dans sept filiales
européennes et trois filiales
asiatiques. La solution centralisée
permet aux deux centres de
services partagés basés en Finlande
et à Kuala Lumpur de desservir
toutes les filiales européennes et
asiatiques.
F-Secure
F-Secure est le leader mondial
en matière de prestation de
services de sécurité par l’intermédiaire d’opérateurs.
Environnement F-Secure
• Système comptable SAP
• InvoiceReady installé dans
11 filiales dans le monde
• InvoiceReady inclut : la réception
de factures électroniques,
le processus de traitement
électronique des factures,
le processus de traitement
électronique des dépenses et
l'archivage électronique
• Chaque employé peut accéder
au système en fonction de ses
autorisations
www.basware.com © Copyright 01/05/2010
Basware Corporation.