Manuel Welplan

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Manuel Welplan

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MANUEL UTILISATEUR
WELPLAN Copyright 2003
SPARK Consultants T€l. : 01.60.08.65.68
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Table des mati€res
Introduction ...............................................................................................................................4
Premi€re utilisation de WELPLAN............................................................................................5
Tables.........................................................................................................................................6
Menu Principal ..........................................................................................................................7
S•curit• d’acc€s utilisateur ........................................................................................................8
Les Clients..................................................................................................................................9
Les Clients................................................................................................................................11
Les Sites ...................................................................................................................................12
Les agents.................................................................................................................................19
Les habilitations et interdictions sur les sites ...........................................................................27
Les plannings sites ...................................................................................................................28
Copie de plannings site.............................................................................................................35
Les plannings agents................................................................................................................38
Retard et d•passement de vacation...........................................................................................39
Le calendrier ............................................................................................................................40
Les disponibilit•s agents...........................................................................................................41
Les absences.............................................................................................................................43
La Pr•Facturation (option) ......................................................................................................45
Les Devis (option).....................................................................................................................45
Les fonctions ............................................................................................................................46
Totalisation agents ...................................................................................................................47
Heures suppl•mentaires ...........................................................................................................48
Totalisation agents ...................................................................................................................50
Totalisation clients ...................................................................................................................51
Visites m•dicales ......................................................................................................................52
Les cat•gories agents................................................................................................................53
Dates essais – contrats..............................................................................................................55
Totalisation activit• ..................................................................................................................56
Cr•dits heures agents ...............................................................................................................56
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Table des mati€res
Agents sortis .............................................................................................................................57
Candidatures ............................................................................................................................58
Permuter un agent ...................................................................................................................59
Sites en veille............................................................................................................................59
R•capitulatif Agent...................................................................................................................60
Param•trage.............................................................................................................................61
Les Rapports.............................................................................................................................65
La messagerie...........................................................................................................................66
La gestion multi sites (option) ..................................................................................................67
Export des donn•es d'une agence ............................................................................................67
Import ......................................................................................................................................69
import des donn•es d'une agence.............................................................................................70
Restauration des donn•es d'une agence...................................................................................71
Utilitaires – Maintenance.........................................................................................................72
Les tables..................................................................................................................................81
Les types d'absences .................................................................................................................82
Sauvegardes .............................................................................................................................83
R•solution de probl€mes...........................................................................................................84
D•marrage – installation de WELPLAN..................................................................................85
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Introduction
L'utilisation de codes ou matricules permet la simplification de la gestion de vos donn€es.
Lors de la cr€ation d'une fiche, la saisie de ce code et d'un nom (client, site, employ€...)
est obligatoire. Un num€ro vous est automatiquement propos€ en mode cr€ation.
Ce code peut •tre compos€ de cinq caract‚res alphanum€riques (huit pour les clients), au maximum.
WELPLAN fait la diff€rence entre les majuscules et les minuscules, aussi bien pour les codes
que pour les noms.
Les codes et matricules sont uniques et vous •tes libre de choisir la m€thode de codification.
Pour les clients et les sites le nom doit •tre unique.
Plusieurs agents peuvent porter le m•me nom.
Une fiche regroupe des informations individuelles : il y a autant de fiches que vous avez de clients,
de sites ou d'agents.
Pour chaque fichier, les cr€ations, consultations, modifications, €ditions ou suppressions, s'effectuent
de la m•me faƒon, ce qui facilite l'apprentissage de WELPLAN.
WELPLAN est compos€ d’une version de base et de plusieurs modules optionnels, qui sont :
La s€curit€ des acc‚s utilisateurs
La pr€facturation
Le publipostage
La gestion des Devis
Le multi agences
Les prises de services
La gestion d'une main courante
Ce qui explique €ventuellement, l’impossibilit€ d’acc€der … certaines fonctionnalit€s.
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Premi€re utilisation de WELPLAN
Il est indispensable de param€trer et de prendre connaissance des possibilit€s de WELPLAN,
avant toute cr€ation de site ou d'agent.
Fonctions
Vous devez modifier et cr€er les fonctions utilis€es dans vos plannings.
Le libell€ de la fonction est libre : agent de s€curit€, pompier, ma†tre-chien, etc.
Attention, si vous modifiez le libell€ d'une fonction, apr‚s la cr€ation d’une vacation utilisant cette fonction,
c'est le premier libell€ qui restera dans les plannings d€j… €tablis.
Pour mettre … jour ces fonctions, vous devez modifier la table des fonctions dans les plannings des sites.
(Placez en premi‚re position dans la table la fonction la plus utilis€e)
Il est important de ne pas supprimer une fonction.
Cat•gorie agents
La notion de cat€gorie agent est tr‚s importante.
Chaque agent fait partie d'une cat€gorie, et vous pouvez en cr€er autant que souhait€
(ex : mensualis€, temps partiel, cycl€, etc.)
Vous pouvez indiquer pour chaque cat€gorie, un nombre d'heures par semaine, par mois, par trimestre,
par an, ainsi que les seuils pour le calcul des heures suppl€mentaires, les primes de paniers, etc.
Voir le paragraphe Cat€gories agents.
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Tables
La mise … jour des tables n'est pas obligatoire pour commencer vos plannings, et vous pouvez les modifier apr‚s la
cr€ation des clients, sites, agents.
Ces tables vous permettent de personnaliser WELPLAN.
Alimentez les tables :
Fonctions
Nationalit€s
Cat€gories clients (hypermarch€, particulier, municipalit€, etc.)
Divers agents (d€butant, polyvalent, etc.)
Type contrats (C.D.I, temps partiel, C.D.D, , etc.)
Type de r‚glement
Monnaies
Commercial
Formation,
Etc.
Consultez les paragraphes :
Les clients
Les sites
Les agents
Vous pouvez ensuite, pr€parer vos premiers plannings.
La saisie des heures s’effectue avec les z€ros non significatifs ex : 08:00.
La planification s'effectue … partir des plannings sites. La programmation/d€programmation des agents
se fait … partir des plannings sites.
Les seules modifications possibles dans la fen•tre " plannings agents ", sont les retards et les d€passements de
vacations et la suppression de visites m€dicales.
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Menu Principal
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S€curit€ d’acc‚s utilisateur
Si votre version de Welplan comprend l’option s€curit€ d’acc‚s, vous avez la possibilit€ de param€trer
les noms et mots de passe utilisateurs … l’ouverture de Welplan.
A la premi‚re utilisation de WELPLAN , vous pouvez simplement cliquer sur valider pour acc€der au menu
principal. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton comportant une cl€ dans le menu principal pour
d€clarer les utilisateur, ainsi que leur droits d’acc‚s.
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Les Clients
Pour cr€er un nouveau client, cliquez sur le bouton " nouveau ". Une fiche vierge appara†t.
Saisissez vos informations. Seuls le code et le nom du client sont obligatoires.
Le code ne peut •tre modifi€. Une codification num€rique automatique vous est propos€e.
Les fiches clients sont modifiables : il suffit de se positionner sur la fiche en question, de cliquer sur le
Bouton "modifier", d'effectuer les changements d€sir€s, et de valider votre saisie.
Les zones : cat€gorie de client, monnaie, type de r‚glement et commercial peuvent •tre aliment€es et
modifi€es, en cliquant sur les boutons
ou par l'option " Gestion avanc€e, Tables ".
La saisie du code postal fait appara†tre le nom de la ville.
Les ic‡nes
vous donne acc‚s … une fen•tre de recherche.
Vous pouvez utiliser la zone argument de recherche en tapant la ou les premi‚res lettres du nom.
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Les Clients
Documents
Il est possible de cr€er des documents li€s … chaque client.
Cette fen•tre liste les documents li€s au client.
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Les Clients
Documents
Les documents sont cr€€s … l’aide de ce traitement de texte qui vous offre la possibilit€ de r€diger votre
correspondance en RTF.
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Les Sites
G•n•ral
La saisie du code est obligatoire. Une codification num€rique automatique est propos€e par Welplan.
Cette ic‡ne vous donne acc‚s … une fen•tre de recherche.
Vous pouvez utiliser la zone argument de recherche en tapant la ou les premi‚res
lettres du nom. Un tri est possible sur le nom du site, le code postal ou le code site.
Chaque site doit •tre attach€ … un client, il suffit pour cela de cliquer sur le bouton
et de s€lectionner un client.
Lors de la cr€ation d'un site, Welplan cr€e automatiquement un planning vierge pour l'ann€e en cours.
Il est donc n€cessaire d'effectuer, en fin d'ann€e la g€n€ration des plannings sites pour l'ann€e suivante
(voir G€n€ration plannings sites).
La saisie du code postal fait appara†tre le nom de la ville.
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Les Sites
Site en veille : indique si le site est en veille ou non.
(un site en veille n’appara†t pas dans les plannings, ex : site ponctuel)
Ce bouton vous permet de r€cup€rer les donn€es du client, pour alimenter les informations du site,
si celles-ci sont identiques.
Photo - plan - acc€s
Vous pouvez ins€rer la photo, le plan, le plan d'acc‚s de chaque site, en cliquant sur le bouton photo,
des onglets respectifs.
Taux horaire
Les taux horaires par fonction sont utilis€s dans les calculs par p€riode, pour la pr€-facturation (option)
de vos clients et s'entendent Hors Taxes.
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Les Sites
Consignes
Habilitation d€fense nationale : si cette option est coch€e, lors de la planification sur ce site, Welplan v€rifie
si l'agent planifi€ poss‚de cette habilitation.
Vous pouvez notifier toutes les informations n€cessaires et indispensables … la gestion de chaque site.
Il est possible d'imprimer uniquement les consignes d'un site.
Message ‚ imprimer sur les plannings agents
Les informations saisies dans cette zone seront imprim€es au bas des plannings des agents qui effectueront des
vacations sur ce site. (V€rifier le param€trage, onglet options)).
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Les Sites
Personnes ‚ joindre
Liste des personnes … joindre sur le site.
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Les Sites
V•hicule attach• au site
Informations sur le v€hicule d€di€ au site.
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Les Sites
Divers
Transport
Indiquez les moyens d'acc‚s au site, avec €ventuellement, la dur€e du transport.
V•hicule
Si l'option " Les agents doivent poss€der un v€hicule " est coch€e, Welplan v€rifie
… chacune des planifications sur ce site, que l'agent poss‚de bien un v€hicule.
Pour cela vous devez cocher l'option " l'agent poss‚de un v€hicule " dans la fiche agent.
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Les Sites
Facturation
Ces boutons vous donne la possibilit€ de g€rer les €l€ments de pr€facturation pour chaque site.
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Les agents
G•n•ral
Le matricule la cat€gorie agent et la fonction sont obligatoires.
La notion de cat€gorie est importante, nous vous conseillons d'en €tudier les diff€rentes possibilit€s
dans le chapitre Cat€gories agents
Divers : n'est pas obligatoire, et correspond au contenu de la table " Divers Agent' que vous pouvez
alimenter et modifier dans le module " Gestion avanc€e ", " Tables ".
Agent en veille : si cette case est coch€e, l'agent n'appara†t pas dans la recherche d'agents,
et il est impossible de le planifier.
Sous-traitant : si cette bo€te est coch•e, les quotas d’heures par cat•gorie ne sont pas contrƒl•s,
plusieurs vacations par jour sont possibles. (ne pas cocher pour un agent).
La saisie du code postal fait appara€tre le nom de la ville.
Le bouton " Validit• s•jour " liste les agents dont la date de validit• de la carte de s•jour ou
l’autorisation de travail arrive „ terme.
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Les Agents
Cette ic‡ne vous donne acc‚s … une fen•tre de recherche.
Vous pouvez utiliser la zone argument de recherche en tapant la ou les premi‚res lettres du nom.
Un tri est possible sur le nom l’agent, le code postal ou le matricule.
Fonction
Indiquez la fonction principale de l'agent dans l'onglet.
Ces boutons vous donne acc‚s aux tables cat€gories agents, fonctions et profils.
Comp•tences
Cochez ici les autres fonctions que l'agent peut remplir, et si pour cette fonction une prime de chien
(Horaire) est attribu€e … l'agent.
Habilitation d€fense nationale : cochez cette case si l'agent poss‚de cette habilitation,
il sera possible alors de le planifier sur les sites pour lesquels cette habilitation est n€cessaire.
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Les Agents
Taux horaire
Il est possible de saisir un taux horaire par type de fonction.
Les taux horaires sont utilis€s dans les coˆts engendr€s par les agents, et pour le calcul de prix de revient par site,
dans une prochaine version de WELPLAN.
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Les Agents
Divers
Divers
Cochez les jours ou l'agent ne travaille pas, l'agent ne peut •tre planifi€ un jour ch‡m€.
Le taux horaire du chien est celui utilis€ pour la prime de chien attribu€e … l'agent.
Menu Impression
Mode fiche
Mode liste
DUE
: imprime une fiche par agents
: imprime la liste des agents.
: possibilit€ d’imprimer les d€clarations unique … l’embauche est une Option de WELPLAN)
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Les Agents
Contrat
P•riode d'essai
les agents en p€riode d'essai ne peuvent •tres planifi€s au-del… de cette
p€riode, sauf si une date de prolongation est saisie ou une date d'embauche est sp€cifi€e.
Stagiaire
pour les stagiaires, un contr‡le est effectu€ sur le nombre d'heures totalis€es par cet agent.
Contrat
Les libell€s des contrats sont modifiables, … partir de l'option" Gestion avanc€e ", " Tables ".
Si une p€riode est saisie, l'agent ne pourra •tre planifi€ au-del… de cette p€riode,
sauf si une date d'embauche est sp€cifi€e.
Disponibilit•
Tranche horaire des disponibilit€s de l'agent (contr‡le lors de la planification)
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Les Agents
Nationalit•
Permet un contr‡le sur les dates de validit€s des cartes de s€jour, passeports, CNI et les dates d'autorisation de travail.
Des contr‡les sur ces dates sont effectu€s pendant la planification.
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Les Agents
Niveau
Les informations contenues dans les cadres :
- dipl‡mes
- formations suivies
- langues
sont aliment€es … partir des tables, situ€es dans la Gestion Avanc€e.
Vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier des options, en modifiant ces tables.
Lors de la planification, si la vacation n€cessite de poss€der un v€hicule, un contr‡le est r€alis€.
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Les Agents
Agents li•s
Il est possible de d€clarer un agent comme €tant sous traitant et de rattacher un ou plusieurs agents … ce sous-traitant.
Cette possibilit€ est utile lors de la recherche d’agents de sous-traitants dans la planification des sites.
Cliquez sur le bouton modifier, puis ajouter un agent. S€lectionnez un agent dans la liste propos€e, puis validez
A l’aide du bouton OK. Vous devez r€p€tez cette action pour chaque ajout d’agent dans la liste des agents li€s.
Important
Lors de la cr€ation d'un agent, Welplan cr€e automatiquement pour cet agent, un planning vierge
pour l'ann€e en cours. Il est n€cessaire d'effectuer, en fin d'ann€e la g€n€ration des plannings
agents pour l'ann€e suivante. Consulter le paragraphe g€n€ration des plannings agents.
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Les habilitations et interdictions sur les sites
Cette fonction permet de g€rer les habilitations et les interdictions des agents sur les sites.
Deux m€thodes sont possibles :
pour chaque site, vous s€lectionnez les agents habilit€s et/ou interdits
pour chaque agent, vous s€lectionner les sites sur lesquels l'habilitation est possible.
Lors de la planification d'un agent sur un site Welplan v€rifie son habilitation, et propose, le cas €ch€ant,
l'habilitation et la confirmation de la planification. L'habilitation peut donc s'effectuer automatiquement au
moment de la planification.
Il est possible de visualiser la liste des habilitations et interdictions par agent ou par site.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des habilitations … tout moment.
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Les plannings sites
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Les plannings sites
Ce tableau vous permet de g€rer les vacations des sites.
Pour chaque site, vous pouvez cr€er autant de vacations que souhait€es.
Une vacation est compos€e d'une date, d'une heure de d€but, d'une heure de fin, d'une coupure d€jeun€
(Uniquement sur les vacations de jour), et de la fonction que l'agent doit poss€der pour ce poste.
Vous avez la possibilit€ de trier les vacations :
sur la date
: les vacations sont tri€es sur la date de planification
sur le nom du site
: les vacations sont tri€es sur le nom des sites
Vous pouvez modifier vos plannings sur le mois et l'ann€e en cours, ou ceux s€lectionn€s dans les zones
" Ann€e " et " Mois ".
Pour la date et le site choisis, entrez les heures de d€but et de fin de la vacation.
Il est possible de cr€er plusieurs vacations pour une m•me date et un m•me site, avec des fonctions
identiques ou non.
Il n'est pas n€cessaire de poster imm€diatement un agent … chaque cr€ation de vacation.
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Les plannings sites
Copie de vacation : avec ou sans agent post€
Colle la vacation copi€e (possible avec un click droit sur la zone date de la ligne s€lectionn€e)
Supprime une vacation : si un agent est post€, il sera d€planifi€
Ins‚re une vacation : pas de limite dans le nombre de vacations
Copie les vacations de la journ€e s€lectionn€e et ins‚re une ou plusieurs vacations sur les autres jours de la
semaine
Copie hebdomadaire de planning
Supprime toutes les vacations sur une p€riode choisie : si des agents sont post€s, ils sont d€planifi€s
Impression des plannings site
Appel t€l€phonique de l’agent : n€cessite une carte modem/voix sur le PC
Permet de s€lectionner les colonnes affich€es … l’€cran et de personnaliser votre environnement de travail
Pr€ planification (bient‡t disponible)
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Les plannings sites
La planification des agents peut •tre r€alis€e ult€rieurement.
Lors de la s€lection d'un agent (bouton "Liste Agents") liste tous les agents.
Il vous reste … faire un choix pour l'agent. Vous pouvez saisir directement un matricule, ou
cliquer sur le bouton "Recherche Agent ", seuls ceux poss€dants la fonction d€sir€e figureront dans la liste,
ou encore cliquez sur
, pour une recherche approfondie.
Un click droit sur la zone ‘Nom‘’ affiche la liste des agents tri€s par ordre alphab€tique.
Pour remplacer un agent par un autre : saisir le matricule du nouvel agent sur l'agent … remplacer
Pour d•planifier un agent: saisir "*****" sur le matricule de l'agent ‚ remplacer.
Pour ne plus afficher un planning site, vous pouvez mettre ce site en veille, (‘’gestion avanc€e’’).
Contrƒles effectu•s sur les agents lors de la planification (liste non exhaustive) :
Habilitation sur le site. (Vous pouvez ajouter cette habilitation en cours de planification).
fonction de l'agent par rapport … la fonction souhait€e. (vous pouvez tout de m•me planifier l'agent)
quota d'heures pr€vues dans sa cat€gorie.(par semaine, mois, cycle)
v€rification si l’agent est en cong€, absent, etc.
v€rification si l’agent agent d€j… planifi€ sur le m•me site ou sur un autre site
jour ch‡m€ pour l'agent
v€rification si l’agent est disponible dans la tranche horaire demand€e
etc.
Les boutons copier et coller permettent de copier une vacation et de la coller le m•me jour ou un autre jour,
sur le m•me site ou tout autre site.
Pour coller une vacation, vous pouvez €galement faire un clic droit sur la zone date. (Apr‚s avoir copi€)
Lors de la cr€ation d'une vacation le matricule et le nom de l'agent sont initialis€s de la mani‚re suivante
" ***** " " ???????????????, ce qui permet de rep€rer rapidement les vacations pour lesquelles aucun agent n'est pr€vu.
Pour supprimer une vacation, positionnez-vous sur la vacation, puis cliquez sur
son planning est mis … jour.
si un agent est planifi€,
La date et le mois en haut … droite servent uniquement … se positionner dans le calendrier.
Les plannings agents peuvent •tre consult€s sans quitter les plannings des sites.
Le bouton ''totaux'' affiche les totaux par p€riode et par type de fonction, ainsi qu'une ventilation des heures
par cat€gorie.
Il existe deux m€thodes dans WELPLAN pour totaliser les heures sites :
Totalisation des vacations de 0h00 … minuit
Totalisation sur le jour J de toutes les vacations commenc€es le jour J
La m€thode de calcul est param€trable dans le module "Gestion avanc€e", "Param€trage".
Toute modification de planning site se r€percute sur les plannings agents :
- l'heure de d€but, de fin de vacation
- la coupure d€jeuner
- la fonction
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Les plannings sites
Liste agents
Liste de tous les agents contenus dans le fichier.
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Les plannings des sites
S•lection agents
Liste les agents ayants au moins la fonction demand€e dans le planning site.
Total … J
= le nombre d’heures r€alis€es dans la journ€e en cours.
J+1
= le nombre d’heures r€alis€es le lendemain
Total Hebdo = le nombre d’heures r€alis€es dans semaine en cours.
Total mois
= le nombre d’heures r€alis€es dans le mois en cours.
Total Cycle = le nombre d’heures r€alis€es dans le cycle en cours (pas en fonction … ce jour)
Habilitation = ‘Oui’ ou ‘Non’
IMPORTANT
Chaque colonne de ce tableau peut …tre tri•e, en cliquant sur l’ent…te de la colonne.
Vous pouvez par exemple classer par ordre croissant/d•croissant, les agents sur le nombre
d’heures r•alis•es dans la journ•e, le mois, etc.
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Les plannings sites
Disponibilit• agents
Liste des agents poss€dants les fonctions requises, disponibles dans cette tranche horaire et habilit€e sur le site.
Les colonnes 1,2,3 etc. repr€sentent les heures le la journ€es (de 0 heures … 2 heures le lendemain)
sont affich€es en rouge si l’agent travail dans cette tranche horaire.
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Les plannings sites
Copie de plannings site
Il est possible de copier les plannings des sites sur une ou plusieurs semaines.
La source repr€sente les donn€es que vous souhaitez copier, la cible, les semaines sur lesquelles vous souhaitez
effectuer la copie.
Apr‚s avoir s€lectionn€ la ou les semaines sources et cibles, cliquez sur le bouton ‘’Remplir la table’’.
Les vacations d€coch€es ne seront pas copi€es.
Cliquez sur ‘’Appliquer la copie’’ pour ins€rer les vacations dans le planning.
Si des agents sont planifi€s dans la semaine source, ils seront planifi€s automatiquement lors de la copie.
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Les plannings sites
WELPLAN vous offre plusieurs possibilit€s, pour les impressions des plannings sites :
En mode portrait
En mode paysage
Impression tous sites confondus :
ce mode vous permet de visualiser sur une journ€e toutes les
vacations sur tous les sites, tri€es sur l'heure de d€but de vacation.
(… param€trer sur une journ€e, date d€but et date fin identiques)
Pour imprimer toutes les vacations d'un m•me client sur une journ€e (date d€but et date fin identiques),
s€lectionnez un client.
Les impressions offre de nombreuses possibilit€s, consulter le param€trage dans la gestion avanc€e.
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Les plannings sites
Calcul du total des heures r•alis•es par site et par p•riode
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Les plannings agents
Il est possible de modifier le planning d'un agent pour indiquer, par exemple, les retards et/ou les d€passements...
La consultation des plannings peut se faire, avec un tri sur la date ou sur les matricules des agents.
Le bouton ‘’totaux’’ affiche les totaux par p€riode et par type de fonction, ainsi que les heures totalis€es
les jours f€ri€s.
Le bouton retard ouvre une fen•tre qui vous permet de saisir un retard ou un d€passement en heure/minutes sur une
vacation.
Welplan vous offre diff€rentes possibilit€s pour imprimer les plannings agents :
-
avec ou sans libell€s "repos" pour les jours non travaill€s
avec une totalisation des heures par type de fonction
avec une totalisation des heures par site et par type de fonction,
Il n’est pas possible de planifier un agent … partir de son planning.
Toutes les op€rations de planification – d€planification sont r€alis€es … partir du planning sites.
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Retard et d•passement de vacation
Impression de plannings agents
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Le calendrier
Vous devez indiquer les jours f€ri€s mobiles, pour b€n€ficier du calcul des heures f€ri€es pour les sites
et les agents.
Il est possible de mettre … jour les plannings sites et agents, apr‚s modification du calendrier.
(Cliquez sur le bouton MAJ Plannings qui appara†t apr‚s avoir indiquer les jours f€ri€s)
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Les disponibilit•s agents
Cette fonction permet de rechercher les agents disponibles, pour effectuer une vacation sur un site d€fini ou non,
avec une ou plusieurs fonctions possibles.
Vous pouvez demander une recherche d'agent habilit€ ou non sur un site, ayant au moins une des fonctions coch€es.
ASTUCE :
Vous pouvez faire un tri de cette table en cliquant sur l'ent•te de chaque colonne.
Le tri peut •tre croissant ou d€croissant (ex : Total hebdo)
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Les disponibilit•s agents
Le bouton
vous permet de r€aliser une recherche approfondie, et affiche sous forme de graphique,
pour chaque agent, les tranches horaires d€j… planifi€es.
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Les absences
Pour saisir une absence, vous devez : s€lectionnez l’agent … laide de l’ic‡ne .
cliquez sur nouveau
s€lectionnez un type d’absence
saisir - une date de d€but
- €ventuellement une heure de d€but
- une date de fin
- €ventuellement une heure de fin
validez votre saisie par la touche Tabulation
cliquez sur OK
La colonne ‘’Qt€ J’’ totalise le nombre de jours entre la date de d€but et la date de fin.
La colonne ‘’Nbre J’’ totalise le nombre de jours entre la date de d€but et la date de fin,
moins les samedi et/ou dimanche et f€ri€s, suivant la param€trage de Welplan.
Veuillez consulter le paragraphe ‘’Param€trage’’
La colonne ‘’Nbre heures’’ calcul le nombre d’heures pour chaque absence en fonction du coefficient
pour ce type d’absence.
Les types d’absences et les coefficients sont param€trables (voir types d’absences)
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Les absences
Si un agent est absent (pour tous les types), toutes les vacations pr€vues pendant la p€riode d'absence
sont annul€es dans le planning de l'agent, et remplac€es par " ***** ??????????????", dans les plannings des sites
La liste des vacations pr€vues dans le planning de l'agent est imprim€e, pour effectuer son remplacement.
Vous disposez de deux types de calcul :
Le premier totalise le nombre de jours entre la date de d€but et de fin de p€riode
Le second totalise le nombre de jour entre la date de d€but et de fin de p€riode moins les dimanches et
les jours f€ri€s.
Le bouton "Liste" vous fournis la liste des absences par mois, avec possibilit€ de l'imprimer.
La date de fin est incluse dans la totalisation des jours d’absences.
Liste des absences agents par mois
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La Pr•Facturation (option)
Le module pr•facturation fera l'objet d'un manuel sp•cifique
Les Devis (option)
Le module devis fera l'objet d'un manuel sp•cifique.
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Les fonctions
Ce module vous permet de cr€er et modifier, les fonctions utilis€es dans WINPLAN.
Il est possible de modifier, … tout moment le libell€ d'une fonction.
Il n'est pas possible de modifier le code d'une fonction.
Vous devez modifier et cr€er les fonctions utilis€es dans vos plannings. Le libell€ de la fonction est libre
(agent de s€curit€, pompier, ma†tre-chien, etc.), par contre le code n'est pas modifiable.
Attention, si vous modifi€ le libell€ d'une fonction, apr‚s cr€ation de vacations, utilisant cette fonction,
c'est le premier libell€ qui appara†t dans les plannings d€j… €tablis.
Pour mettre … jour ces fonctions, vous devez cliquer sur les zones fonctions dans les plannings des sites.
Placez en premi‚re position dans la table la fonction la plus usit€e.
Si "non facturable" est coch€, le total des heures pour ce type de fonction sera r€alis€ mais pas totalis€ dans le total
g€n€ral des sites.
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Totalisation agents
Ce tableau, indique les heures hebdomadaires, mensuelles, cycliques, pr€vues et r€alis€es pour chaque agent.
Il est aussi possible de consulter les totaux mensuels, le nombre de week-ends par mois et le nombre de week-ends
travaill€s pour chaque mois de l'ann€e.
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Heures suppl•mentaires
Mensuelles
Totalisation des heures suppl€mentaires des agents mensualis€s.
Les seuils de calcul pour les heures suppl€mentaires, sont modifiables dans chaque cat€gorie agent.
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Heures suppl•mentaires
Heures suppl•mentaires sur plusieurs semaines
Il est possible de calculer les heures pr€vues, r€alis€es, suppl€mentaires sur une p€riode de deux … douze semaines.
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Totalisation agents
Totalisation des heures effectu€es par type de fonction, nuit, f€ri€es, des primes de chien et de paniers
pour chaque agent.
Si les taux horaires sont renseign€s, la totalisation s'effectue €galement sur les montants.
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Totalisation clients
Totalisation des heures par type de fonction, pour chaque site et chaque client.
Si les taux horaires sont renseign€s (option), la totalisation s'effectue €galement sur les montants.
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Visites m•dicales
La gestion des visites m€dicales, vous permet de conna†tre … tout moment,
les dates limites, pour la prochaine visite m€dicale de chaque agent.
Il est possible de lister les visites m€dicales … planifier pour les agents, sur chaque mois.
Vous pouvez ins€rer la visite m€dicale dans le planning de l'agent.
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Les cat•gories agents
La gestion des cat€gories des agents est indispensable, et permet un contr‡l lors de la planification
des agents.
Vous pouvez cr€er autant de cat€gories que vous le souhaitez.
Pour chaque cat€gorie, vous pouvez saisir les seuils d'heures hebdomadaires, mensuelles, cycliques, etc.
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Les cat•gories agents
En cours de planification, si un agent d€passe le nombre d'heures pr€vues par jour, semaine, Mois ou an
dans sa cat€gorie, un message vous le signale, mais vous pouvez tout m•me planifier cet agent.
Pour mettre … jour le fichier agent, apr‚s modification d'une cat€gorie, utiliser le bouton "MAJ Agents".
Agents rattach€s : dresse la liste des agents pour la cat€gorie en cours.
Les seuils sont en heures/centi‚mes
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Dates essais – contrats
Ce module vous liste les agents sous contrats ou en p€riode d'essai.
Si la p€riode d'essai est termin€e ou si la date du contrat de travail est arriv€e … €ch€ance,
la ligne du tableau s'affiche en rouge.
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Totalisation activit•
Ce module calcul le nombre de jours travaill€s, d'absences, de cong€s par agent et en totalit€.
Cr•dits heures agents
Ce tableau affiche le nombre d'heures pr€vues par semaine, mois et cycle pour chaque agent et en fonction
de sa cat€gorie, et vous indique le cr€dit d'heures restant … effectuer par semaine, mois et cycle.
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Cr•dits heures agents
Agents sortis
Ce module conserve des informations sur les agents supprim€s du fichier agent.
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Candidatures
Vous pouvez ici saisir des informations sur les candidatures, pour les consulter en cas de besoins.
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Permuter un agent
Vous avez la possibilit€ de remplacer un agent par un autre sur une p€riode de votre choix.
Sites en veille
Vous avez la possibilit€ de mettre en / hors veille les sites peu utilis€s.
La mise en veille d€place le planning du site dans un fichier … part,
Ce site n'appara†t plus dans les plannings sites, et vous vous pourrez … tout moment le r€int€grer.
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R•capitulatif Agent
WELPLAN imprime un document de Pr€ paie, tr‚s complet pour chaque employ€.
Vous y trouverez entre autres : le nombre d’heures r€alis€es,




par jour et par site
f€ri€es par jour et par site
hebdomadaires
totalis€es normales, f€ri€es, … 25%, … 50 %
les primes de paniers,
les primes de chien
les absences…
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Param•trage
Onglet Parcours plannings
Le parcours des plannings sites et agents peut s’effectuer soit sur la date, dans ce cas les vacations de
tous les sites s’affichent pour une m…me date, soit sur le code site, les vacations sont affich•es pour
chaque site sur une p•riode que vous choisissez.
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Param•trage
Onglet Totalisations horaires
WELPLAN vous permet de deux types de calcul des heures mensuelles et par p€riode (*),
pour les agents et les sites :
la totalisation de chaque vacation se fait de minuit … minuit
les vacations commenƒant … J et se terminant … J+1.
Il est possible de changer de type de calcul, … tout moment, … condition de recalculer les heures
(Fichier, recalcule des heures agents).
Vous pouvez indiquer un d€lai minimum entre deux vacations.
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Param•trage
Onglet Impressions plannings
Il est possible d'imprimer des variables en ent•te et bas de page des plannings sites et agents.
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Param•trage
Onglet Options
Les options disponibles permettent de d€sactiver certains contr‡les, et de personnaliser
Les fen•tres des plannings sites et agents.
Onglet Statistiques
Les statistiques vous informent sur le nombre de clients, sites et agents contenus dans les fichiers.
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Les Rapports
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La messagerie
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La gestion multi sites (option)
Cette option vous permet de faire une centralisation des donn€es de plusieurs sites satellites.
Vous devez poss€dez une option "Multi sites" et une ou plusieurs licences d'utilisation de Welplan en version "light".
Export des donn•es d'une agence
Sur le site poss€dant la version "light" dans le menu "Gestion avanc€", "Import/Export de planning" ,
cliquez sur "Export de Welplan Agence", cette fen•tre appara†t.
S€lectionnez les dates d€but et fin de traitement et cliquez sur exporter.
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Vous pouvez visualiser et/ou imprimer le compte rendu de l'export.
Les donn€es export€es se situent dans le dossier "Dossier des export du" date du jour de l'export et nŒ de licence
de Welplan "light" (agence).
ex : Dossier export du Vendredi 10 Septembre 2004 agence =1 (nŒ de licence)
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Import
Les imports de donn€es "Agence" se situent sur la licence Welplan qui poss‚dent l'option Multi site.
Proc€dure … suivre : copier le dossier import reƒu de Welplan "Light" dans le dossier c:\winplan_wd7
ou le r€pertoire des donn€es si l'application est utilis€e en r€seau.
Cliquez sur "Import de Welplan agence", la fen•tre ci-dessous appara†t.
Cliquez sur
, Welplan copie les fichiers clients, sites, agents
heures agents, plannings sites et plannings agent afin de restaurer les fichiers modifi€s … la situation actuelle en cas
de probl‚me.
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import des donn•es d'une agence
Les fichiers … importer se nomment :
export_client
export_site
export_agent
export_plansite
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Restauration des donn•es d'une agence
Restauration Cliquez sur
les fichiers sauvegard€s.
, puis indiquez … l'aide du navigateur, dans quel r€pertoire se situent
ex : Sauvegarde avant import du Jeudi 09 Septembre 2004
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Utilitaires – Maintenance
Les utilitaires sont … utiliser avec pr€caution, car certaines fonctionnalit€s ont des actions irr€versibles.
Assurer vous que vos donn€es soient sauvegard€es avant tout traitement, n'h€sitez pas … appeler le support
technique en cas de doute.
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Utilitaires - Maintenance
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Utilitaires – Maintenance
Si un message "Annulation de transaction" appara†t en cours d'utilisation de Welplan, il est n€cessaire
d'ex€cuter l'utiliraire "Wdtrans" qui se trouve dans "Gestion avanc€e", "Fichiers".
A la premi‚re utilisation une fen•tre d'installation appara†t, s€lectionnez la langue, puis validez la licence.
Cliquez sur "suivant".
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Un fichier de transaction nomm€ "SortieMatricule.trs" doit •tre pr€sent dans le dossier c:\Winplan_wd7.
Si ce n'est pas le cas revenez … la page pr€c€dente et s€lectionnez l'option "Lib€rer tous les enregistrements en
transaction" et indiquez dans quel dossier se situent les donn€es.
Si des mot de passe de fichier vous sont demand€s, cliquez sur annuler.
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Cliquez sur "OK"
Cliquez sur Oui
Ce message est normal
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Cr•ation planning sites
La cr€ation du fichier des sites entra†ne la suppression de toutes les informations contenues dans celui-ci.
Il est n€cessaire de cr€er les plannings sites, apr‚s la cr€ation du fichier des sites
G•n•ration plannings sites
La g€n€ration des plannings des sites, doit •tre effectu€e en fin d'ann€e, pour cr€er les plannings de chaque site,
sur l'ann€e suivante. Si un site est cr€€ entre la g€n€ration et l’ann€e suivante, il est n€cessaire de faire … nouveau
une g€n€ration.
Suppression plannings sites
La suppression des plannings des sites entra†ne les suppressions de toutes les informations contenues
dans les plannings de tous les sites.
Cr•ation du fichier agents
La cr€ation du fichier des agents entra†ne la suppression de toutes les informations contenues dans celui-ci.
Il est n€cessaire de cr€er les plannings agents, apr‚s la cr€ation du fichier des agents.
Cr•ation des plannings agents
La cr€ation des plannings des agents entra†ne la suppression de toutes les informations contenues dans les
plannings de tous les agents.
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G•n•ration des plannings agents
La g€n€ration des plannings des agents, doit •tre effectu€e en fin d'ann€e, pour cr€er les plannings
de chaque agent, sur l'ann€e suivante.
Suppression des plannings agents
La suppression des plannings des agents entra†ne la suppression de toutes les informations contenues
dans les plannings de tous les agents.
Recalcule des heures agents
Ce module recalcule les heures hebdomadaires, mensuelles, cycliques et annuelles pour chaque agent.
Cr•ation fichier visites m•dicales
RAZ du fichier des visites m€dicales.
Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation fichier absences
RAZ du fichier des absences.
A utiliser avec pr€caution, car si des absences injustifi€es, des cong€s ou toutes autres formes d'absences existent,
il y aura une incoh€rence entre les donn€es contenues dans le fichier des absences, et la r€alit€.
Cr•ation fichier client
RAZ du fichier client.
Si des sites existent, il est n€cessaire de recr€er les clients, dans le cas contraire les totalisations par client,
ne feront appara†tre aucun chiffre. Chaque site doit •tre reli€ … un client.
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Cr•ation du fichier des habilitations
RAZ du fichier habilitations. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier des profils agents
RAZ du fichier des types d'agents. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier des nationalit•s
RAZ du fichier des nationalit€s d'agents. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier des monnaies
RAZ du fichier des monnaies. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier fonctions
RAZ du fichier des fonctions.
Si des planifications existent, il y aura des incoh€rences dans les plannings sites et agents,
au niveau des fonctions.
Cr•ation du fichier r€glements
RAZ du fichier des r‚glements. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier des contrats
RAZ du fichier des contrats. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier des cat•gories clients
RAZ du fichier des cat€gories clients. Cette fonction ne g€n‚re pas d'incidences sur les plannings.
Cr•ation du fichier des cat•gories agents
Apr‚s la cr€ation du fichier des cat€gories agents, il est n€cessaire de ressaisir les cat€gories utilis€es
dans le fichier des agents. Dans le cas contraire les planifications ne seront plus possibles.
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Les tables
Les nationalit•s
Cette table regroupe les nationalit€s des agents.
Les cat•gories clients
Cette table regroupe les diff€rentes cat€gories de client.
Les types agents
Cette table regroupe les types agents.
Les contrats
Cette table regroupe les types de contrats pour les agents.
Les r€glements
Cette table regroupe les types de r‚glements que vous acceptez de vos clients.
Les monnaies
Si vous travaillez avec plusieurs monnaies, indiquez-les dans ce tableau.
Les formations
Libell€s des formations des agents
Les commerciaux
Noms et pr€noms des commerciaux.
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Les types d'absences
Seuls les types d'absences Z1 … Z9 sont modifiables.
Cochez RAZ Vacations, si vous souhaitez que les vacations pr€vues dans le planning des agents
soit effac€es (pour chaque type d’absence)
Coefficient est la valeur que vous souhaitez appliquer pour chaque jour d’absence
ex : coefficient = 7,50, 2 jours d’absences = 15h00
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Sauvegardes
Nous vous conseillons de faire fr€quemment des sauvegardes, tous les jours si possible,
avec l'utilitaire de sauvegarde livr€ avec votre syst‚me d'exploitation, ou tout autre logiciel.
SPARK Consultants n'est en aucun cas responsable des pertes de donn€es du client.
Il incombe au client de r€aliser les sauvegardes de ses donn€es et de v€rifier si les restaurations
s'effectuent correctement.
Vous pouvez nous contacter pour tout renseignement compl€mentaire … ce sujet.
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R•solution de probl€mes
Plannings sites
Message : pas de plannings … cette date
Une ou plusieurs journ€es sont absentes des plannings sites.
Pour r€soudre ce probl‚me, cliquez sur "Gestion avanc€e", "Fichiers", G€n€ration plannings sites".
Saisir l'ann€e de planification … r€g€n€rer, puis valider.
Ce traitement ne modifie en rien vos plannings d€j… €tablis.
Plannings agents
Une vacation pr€sente dans le planning d'un agent ne correspond pas ce qui est pr€vue
dans le planning site.
Une erreur s'est produite lors de la d€planification de l'agent.
Pour supprimer cette vacation, utilisez la gestion des absences.
Saisir une nouvelle absence pour cet agent (absence injustifi€e) indiquez les dates d€but et fin,
valider, puis supprimez cette absence.
V€rifier le planning agent, cette vacation est supprim€e.
Gestion clients
Dans la totalisation des heures par site, certains sites ne sont pas pr€sents.
Ces sites ne sont pas rattach€s … un client ou le nom du client a €t€ modifi€.
Placez-vous sur la fiche site concern€e en modification, d€s€lectionnez le client, validez,
s€lectionner le client de nouveau.
Message d'erreur sur fichier
Si des messages d'erreurs fichiers apparaissent … l'ex€cution de WELPLAN,
lancer la r€ indexation de fichiers dans "Gestion avanc€e", "Fichiers".
Fichier des plannings agent endommag•
Les plannings agents sont endommag€s suite … un probl‚me de disque dur ou autre.
Dans la Gestion avanc€e, option Fichiers :
- cr€ation planning agent
- g€n€ration plannings agents (pour l'ann€e en cours)
- replanification.
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D•marrage – installation de WELPLAN
WELPLAN fonctionne sous Windows 3.1, 95, 98,NT, XP, 2000.
Pour installer WELPLAN, veuillez le CD-ROM, puis ex€cuter a :installe.exe, si l’installation ne d€marre pas
automatiquement.
Vous devez prendre connaissance de la licence pour poursuivre l'installation.
S€lectionner le disque d'installation en cliquant deux fois sur un des lecteurs de la liste.
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S€lectionner le disque d'installation en cliquant deux fois sur un des lecteurs de la liste (2).
Si vous poss€dez une version de Winplan, il vous est possible de r€cup€rer les donn€es de celui-ci.
Si vous r€pondez Oui, veuillez indiquer dans quel dossier se trouvent les donn€es … r€cup€rer.
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La v€rification des index de la base de donn€es est param€trable, vous pouvez effectuer ce param€trage
ult€rieurement, cliquer sur OK
Ce message s'adresse aux utilisateurs poss€dant une version Winplan auparavant, cliquer sur OK.
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Manuel Welplan

Transcription

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