Animateur de la soirée

Animateur de la soirée
Assurez-vous de préparer votre performance à l’avance à l’aide d’un projet spécifique de votre manuel
Leadership. Le rôle d’Animateur de la soirée est valide pour le projet #4, 5, 7, 8 et 10. N’oubliez pas de
demander à un collègue de vous évaluer et de vous donner son feedback par écrit sur les pages
correspondantes de votre manuel Leadership.
L’animateur de la soirée est le directeur de la rencontre et l’hôte. Commencez à préparer votre rôle plusieurs
jours d’avance. Vous devrez savoir qui remplira les autres rôles. Vous aurez également besoin d’un agenda
à jour. Demandez ces informations à votre VPÉ.
Ensuite, contactez l’évaluateur général et assurez-vous que vous travaillez sur le même agenda. Contactez
les autres leaders de la soirée – évaluateurs de discours, meneur des improvisations, chronométreur,
grammairien, compteur d’hésitations, évaluateur général – et confirmez leurs responsabilités. Souvenezvous : en tant que directeur, vous êtes responsable de vous assurer que tous les acteurs de la rencontre
connaissent leur rôle et atteignent leurs objectifs.
En tant qu’animateur, vous introduirez chacun des orateurs. Si un orateur n’écrit pas lui-même sa
présentation, vous devrez le faire. Les présentations doivent être brèves et méticuleusement planifiées.
Contactez les orateurs plusieurs jours avant la rencontre pour leur demander :
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Le sujet et le titre du discours
Le projet et le manuel
Les objectifs du projet
Les objectifs personnels de l’orateur
Notes biographiques intéressantes
Vous aurez besoin de tous ces éléments pour créer vos présentations. Rappelez-vous de maintenir vos
présentations entre 30 et 60 secondes.
Le jour de la rencontre, arrivez tôt. Vous aurez besoin de temps pour vous assurer que la salle est prête pour
une rencontre réussie. Pour commencer, vérifier à mesure qu’ils arrivent avec chacun des orateurs s’ils ont
des changements de dernière minute à leur discours – notamment de titre.Vous et les orateurs aurez besoin
d’un accès rapide et facile à l’avant. Invitez les orateurs à s’asseoir vers l’avant et assurez-vous qu’on vous
y garde également une place.
Quand est venu le temps de démarrer la rencontre, le Président du club ouvrira la séance. Parfois il fera des
annonces, présentera des invités ou conduira les affaires courantes du club avant de vous présenter. Après
vous avoir présenté, le Président attendra votre arrivée avant de s’asseoir. (C’est la raison pour laquelle vous
devez vous asseoir à l’avant.)
Faites attention au temps. Vous êtes responsable de commencer et de terminer la rencontre à temps. Vous
devrez peut-être ajuster l’agenda durant la rencontre pour accomplir ceci. Assurez-vous que chaque partie
de l’agenda respecte le temps qui lui est imparti.
Il est coutume que l’Animateur et la personne assumant le contrôle de la rencontre s’échange une poignée
de main. Ceci aide les nouveaux membres à identifier le moment où le contrôle de la rencontre passe de
l’Animateur à l’orateur et vice-versa. Quand chaque présentateur a terminé, vous retournez à l’avant pour
lui permettre de s’asseoir et vous pouvez commencer votre prochaine présentation.
Être Animateur de la soirée est une excellente façon de pratiquer de nombreuses habiletés alors que vous
vous efforcez de faire de la rencontre une des meilleures du club. La préparation est la clef de votre succès.
L’Agenda pas-à-pas
Introduction : Après le Mot de bienvenue et la présentation des invités, le Président vous présentera
et vous donnera le contrôle de l’animation.
Descriptions des rôles : Expliquez rapidement que la méthode Toastmasters est l’apprentissage par
la pratique. Conséquemment, afin d’améliorer leurs compétences de leadership, les membres jouent
différents rôles, chacun d’entre eux essentiel à la réussite de la rencontre. À chaque rencontre, ces
rôles sont joués par quelqu’un d’autre. Ensuite, demandez aux quatre teneurs de rôles, un par un, de
se lever et d’expliquer succinctement leur rôle.
Discours préparés : Pour le bénéfice des invités et des nouveaux membres, expliquez rapidement
que les discours qui suivent sont des discours préparés à l’aide du manuel sur la Communication.
Vous pouvez commenter sur l’utilité de la voie communicationnelle, en vous basant sur votre
propre expérience, et comment les membres s’améliorent d’un discours à l’autre. Invitez l’audience
à remplir la fiche d’évaluation de discours qui se trouve devant chacun (une par discours) et de
l’utilité de recevoir autant d’évaluations écrites que possible. Puis, demandez au Chronométreur de
se lever et de donner les limites de temps pour les différents discours et pour les évaluations de
discours qui suivront. Pour chaque orateur, vous devriez avoir préparé une présentation à l’avance.
Présentez correctement l’orateur, en commençant par son nom, son rôle dans le club le cas échéant
(par exemple, Officier), une courte note biographique, le projet et les objectifs spécifiques (tirés du
manuel Communication), des objectifs personnels de l’orateur, et finalement, le titre du discours.
Ensuite, en vous adressant à l’audience, inviter l’orateur à venir à l’avant en disant quelque chose
comme « Veuillez accueillir Orateur X avec Titre du discours! » et applaudir. Serrez la main de
l’orateur et asseyez-vous. Quand le discours est terminé, revenez à l’avant, félicitez l’orateur et
serrez-lui la main à nouveau. Présenter le prochain orateur de la même façon. Quand tous les
discours sont terminés, demandez au Chronométreur de livrer son rapport. Puis, demandez à
l’assemblée de voter pour le Meilleur discours préparé, en utilisant les bulletins de vote présents
devant chacun : répétez le nom et le sujet/titre pour chaque orateur qui se qualifie pour le vote (i.e.
dans les temps).
Évaluations de discours : Expliquez rapidement l’importance de l’écoute active, du feedback direct,
de la critique constructive et du rôle des Évaluateurs de discours. Leur rôle fait partie de leur
apprentissage et de leur évolution en Leadership. Présentez chaque Évaluateur de discours, serrez la
main, laissez la place et asseyez-vous. Quand l’évaluation est terminée, retourner à l’avant et serrez
la main à nouveau. Quand tous les évaluations de discours sont terminées, demander au
Chronométreur de livrer son rapport. Puis, demandez à l’assemblée de voter pour la Meilleure
évaluation de discours, en utilisant les bulletins de vote présents devant chacun : répétez le nom de
chaque Évaluateur de discours qui se qualifie pour le vote (i.e. dans les temps).
Pause : Annoncez la pause de 10 minutes. Le Huissier préparera le goûter. Assurez-vous que le
Chronométreur prend note du temps et que le Huissier commence à nettoyer la table deux minutes
avant la fin de la pause. Après la pause, demandez aux membres de retourner à leur chaise.
Improvisations : Expliquez que nous sommes rendus à la seconde partie de la soirée. Les discours
précédents étaient préparés, mais maintenant, nous aurons des discours improvisés. À chaque
rencontre, quelqu’un est responsable de préparer les improvisations. Présentez le Meneur des
improvisations en le nommant, en mentionnant son rôle dans le club (le cas échéant), si c’est la
première fois qu’il tient ce rôle, serrez-lui la main et asseyez-vous. Après les improvisations, si le
Meneur des improvisations ne l’a pas fait, demandez au Chronométreur de livrer son rapport. Puis,
demandez à l’assemblée de voter pour la Meilleur improvisation, en utilisant les bulletins de vote
présents devant chacun : répétez le nom de chaque Improvisateur qui se qualifie pour le vote (i.e.
dans les temps) et le sujet correspondant.
Évaluations : Annoncez que nous sommes arrivés à la dernière partie de la soirée : les évaluations.
Expliquez que le but de Toastmasters n’est pas d’être excellent en commençant ni d’être meilleur
que les autres, mais de s’améliorer avec le temps, à la fois comme individus et comme club. C’est
pourquoi nous avons plusieurs improvisations. Demandez au Chronométreur de dévoiler le temps
pour les différentes évaluations. Présentez le Compteur d’hésitations en le nommant, en
mentionnant son rôle dans le club (le cas échéant), si c’est la première fois qu’il tient ce rôle, serrezlui la main et asseyez-vous. Répétez pour le Grammairien et l’Évaluateur général. Quand toutes les
évaluations sont terminées, demandez au Chronométreur de livrer son rapport. Par après, invitez
l’assistance à voter pour les deux cases restantes sur le bulletin de vote. Expliquez que la Meilleure
improvisation concerne une personne chez qui on a remarqué une amélioration significative depuis
les dernières rencontres, et la Meilleure performance, pour quiconque a participé à la soirée (pour
un discours, une évaluation, une improvisation, l’animation) et qui mériterait une reconnaissance
spéciale pour la qualité de sa performance.
Mot de la fin : Alors qu’un Officier du club rassemble les bulletins et compte les votes, demandez à
chaque invité (quiconque n’est pas membre, même si ce n’est pas la première participation) de se
lever et de donner son feedback sur la rencontre, la raison pour laquelle il est venu, ce qu’il pense
pouvoir améliorer en joignant le club, et s’il pense joindre le club, et sinon, pourquoi. Remerciez les
invités pour leur participation. Puis, dévoilez les résultats des votes en lisant le nom du premier
gagnant, en lui demandant de venir à l’avant et en lui serrant la main. Répétez pour tous les
gagnants. Vous pouvez conclure sur une note personnelle, par exemple sur votre propre
appréciation de la rencontre ou de Toastmasters. Redonnez le contrôle de la soirée au Président, qui
clôturera formellement la rencontre.
Préparé par Alexandre Warnet