Fiche de référence CallPilot - Interface Voice Mail de Norstar

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Introduction
Messages d’accueil
Fiche de référence CallPilot
Cette fiche est destinée aux utilisateurs des applications CallPilot
150 et Business Communications Manager 2.5 avec un
téléphone à afficheur doté de l’interface Voice Mail de Norstar.
Il existe trois types de messages d’accueil : principal, secondaire et Les messages vocaux CallPilot vous indiquent sur quelle
personnalisé.
touche du clavier appuyer pour accéder aux options CallPilot.
Interface Voice Mail de Norstar
Initialisation de la boîte vocale
1
4
2
3
Nouveaux
Messages
Enregistrer
messages
5
6
Vous devez initialiser votre boîte vocale pour recevoir et
mémoriser des messages.
Pour initialiser et ouvrir votre boîte vocale pour la première
fois :
1. Appuyez sur ≤á¡Ú sur votre téléphone à afficheur.
2. Appuyez sur ââââ (mot de passe par défaut), puis sur
OK ou sur £.
3. Choisissez un mot de passe de quatre à huit chiffres ne débutant
pas par zéro. Saisissez-le, puis appuyez sur OK ou sur £.
4. Confirmez ce mot de passe, puis appuyez sur OK ou sur £.
5. Lorsque vous entendez la tonalité, enregistrez votre nom dans
le répertoire de la société.
6. Appuyez sur £ pour arrêter l’enregistrement. Appuyez sur
£ pour accepterl’
enregistrement.
7. Appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
Messages
enregistrés
7
8
9
Commandes
de la boîte
vocale
0
*
#
© 2001 Nortel Networks
P0935996 Version 01
Remarque :Vous êtes maintenant prêt à enregistrer vos
messages d’accueil personnels et à utiliser les fonctions
CallPilot décrites dans cette fiche.
Commandes de la boîte vocale
Sur votre téléphone à afficheur,
appuyez sur ≤ á¡Ú.
Sur un téléphone multifréquence extérieur,
composez le numéro de votre société.
Suivez les instructions vocales ou les options des touches de
votre téléphone à afficheur pour ouvrir votre boîte vocale.
Lorsque CallPilot répond, appuyez sur ¡¡ et
suivez les instructions pour ouvrir votre boîte vocale.
Ü
Û
Enregistrement
du message
Écoute des nouveaux
messages
Û
Ú
Répertoire
de la
société
Options des
messages d’accueil
et du renvoi d’appel
Ý
Modifier
mot de
passe
ß
¡
Écoute des messages
enregistrés
Administration de
la boîte vocale
Þ
ß
¡
¥
Opérateur
cible
Notification
de message
à distance
Options de
transfert
vers
Retour au
Menu
principal
Ü
Û
Ú
Enregistrer messages d’accueil
Ú
Û
Principal
Secondaire
Sélectionner un message d’accueil
Ü
Personnalisé
Ú
Principal
Û
Secondaire
Renvoi d’appel
Message d’accueil principal
Messages vocaux CallPilot
Sur les téléphones à afficheur sur une ligne :
Vous utilisez ce message d’accueil tous les jours. Il comporte votre • Les messages vocaux sont immédiatement lus.
nom, le numéro de votre boîte vocale et un bref message expliquant • Utilisez uniquement le clavier pour entrer une commande.
aux appelants que vous ne pouvez pas répondre à leurs appels.
• Si vous connaissez la touche correspondant à l’option de
votre choix, vous pouvez appuyer dessus à tout moment
Message d’accueil secondaire
pendant la lecture des messages vocaux.
•
Appuyez
sur la touche £ du clavier pour interrompre un
Ce message est réservé aux périodes où vous êtes absent du bureau
message.
ou en vacances.
• Appuyez sur ¥ pour revenir au message précédent.
Message d’accueil personnalisé
• Si vous n’avez choisi aucune option après cinq secondes, le
message est répété.
Si votre société a souscrit à un service d’identification de l’appelant
•
Si
vous ne choisissez aucune option, la session CallPilot se
auprès d’un opérateur téléphonique, vous pouvez enregistrer
termine.
jusqu’à trois messages d’accueil personnalisés.
Selon le numéro de téléphone de votre appelant, un message
d’accueil personnalisé peut lui être destiné. CallPilot reconnaît le
numéro entrant enregistré et lit le message d’accueil personnalisé.
Reportez-vous à l’illustration Commandes de la boîte vocale pour
vous aider à enregistrer vos messages d’accueil.
Astuces pour l’enregistrement
•
•
Utilisez votre combiné et non pas la fonction Mains libres.
Articulez bien et parlez lentement.
Sélection d’un message d’accueil
Après avoir enregistré les messages d’accueil principal et
secondaire, vous devez en sélectionner un. Dans le cas contraire, le
message d’accueil principal est automatiquement lu.
Si vous choisissez le message d’accueil secondaire, il vous est
demandé de spécifier si la boîte vocale accepte les messages. Si
vous choisissez O (oui), votre boîte vocale reçoit les messages
normalement.
Si vous choisissez N (non) :
• Les messages ne peuvent pas être déposés dans votre boîte
vocale.
• Le message d’accueil secondaire est prioritaire sur tous les
autres messages.
Les messages d’accueil personnalisés seront lus à la place du
message principal ou secondaire pour jusqu’à trois numéros de
téléphone externes spécifiques.
Reportez-vous à l’illustration Commandes de la boîte vocale pour
vous aider à choisir un message d’accueil .
À propos du mot de passe de votre boîte
vocale
Modifiez le mot de passe de votre boîte vocale tous les 30 jours. Ce
mot de passe vous permet de garantir la confidentialité de vos
messages. Choisissez un mot de passe singulier (autre que 1111 ou
1234) de quatre à huit chiffres et ne débutant pas par zéro.
Reportez-vous à l’illustration Commandes de la boîte vocale pour
vous aider à changer votre mot de passe.
Sur les téléphones à afficheur sur deux lignes :
• Utilisez la touche de l’afficheur ou le clavier pour entrer
une commande.
• Les messages vocaux sont lus après cinq secondes.
• Lorsqu’il y a plus de trois options ou lorsque vous ne
connaissez pas ces options, attendez qu’elles soient
présentées.
• Appuyez sur la touche £ du clavier pour interrompre un
message.
• Si vous n’avez choisi aucune option après cinq secondes, le
message est répété.
Exemple d’afficheur sur deux lignes
Affichage de la ligne de commande
Affichage des optionsdes touches
MdP:
AUTR
RƒESS
OK
Touches de l’afficheur
Assurez-vous que vous savez utiliser les téléphones à afficheur.
Consultez la fiche d’utilisation du téléphone.
Sur votre téléphone à afficheur,
appuyez sur ≤ á¡Ú.
Sur un téléphone multifréquence extérieur,
composez le numéro de votre société.
Suivez les instructions vocales ou les options des touches de
votre téléphone à afficheur pour ouvrir votre boîte vocale.
Lorsque CallPilot répond, appuyez sur ¡¡ et
suivez les instructions pour ouvrir votre boîte vocale.
Ü
Û
Écoute des nouveaux messages
Ú*
ÚÚ
Retour
arrière
Û*
Pause/
Continuer
Ü*
ß
ÜÜ* Ý
Message
précédent
¡
Écoute des messages
enregistrés
Enregistrement du message
Retour
avant
Réécouter
Þ
ß
Renvoyer
une copie
Message
suivant
à
àà
Enveloppe
de
message
Fin
Administration de la
boîte vocale
¡
á
Effacer
un
message
¡¡*
Répondre
au message
Retour au
menu
principal
Enregistrer
un message
*Applicable uniquement lors de l’écoute du message.
Récupération d’un message effacé
Il est possible de récupérer un message effacé en cours de session CallPilot. Tout message effacé demeure dans votre boîte vocale
tant que vous n’avez pas mis fin à la session CallPilot en cours.
Après avoir effacé un message, le nombre de nouveaux messages ou de messages enregistrés affiché décroît d’une unité.
Si l’afficheur indique 0 nouv. 0 enr., vous pouvez toujours lire ou récupérer vos messages effacés. Appuyez sur LIRE ou sur Û
pour écouter les messages supprimés.
Après avoir écouté le message effacé, vous avez la possibilité de l’enregistrer. Si vous avez mis fin à la session en cours, sans avoir
préalablement enregistré le message effacé, il est définitivement supprimé de votre boîte vocale.
Envoyer des messages
Sur votre téléphone à afficheur,
appuyez sur ≤ á¡Ú.
Sur un téléphone multifréquence extérieur,
composez le numéro de votre société.
Suivez les instructions vocales ou les options des
touches de votre téléphone à afficheur pour ouvrir
Lorsque CallPilot répond, appuyez sur ¡¡ et
suivez les instructions pour ouvrir votre boîte
Ü
Û
Écoute des
nouveaux messages
Interrompre
Laisser un message
Lire des messages
Enregistrement du message
£
ß
¡
Écoute des messages
enregistrés
Administration de la
boîte vocale
Code par défaut
Code personnalisé
Code par défaut
Code personnalisé
≤ á¡â
≤á__ __
󠭅
≤á__ __
Intercepte un appelant lorsqu’il écoute votre message d’accueil
Appuyez sur les touches ≤ á¡â de votre téléphone à
afficheur pour enregistrer et envoyer un message directement vers ou lorsqu’il laisse un message.
une boîte vocale sans composer le numéro du poste.
Vous pouvez programmer un code de fonction sur une touche
mémoire et lui attribuer un indicateur sur votre téléphone à
Ouvrir la boîte vocale
afficheur.
Code par défaut
Code personnalisé
≤ á¡Ú
≤á__ __
Appuyez sur les touches ≤ á¡Ú de votre téléphone à
afficheur pour accéder aux menus de la boîte vocale.
Reportez-vous à l’illustration Commandes de la boîte vocale de
cette fiche pour vérifier les menus de la boîte vocale.
Renvoi d’appel
Ú
Û
Réécouter
Effacer
Accepter
Saisie du numéro de la boîte vocale
Options
d’envoi
Envoyer
Ú
Certifié
Ý
Ü
£
Û
Urgent
Ajouter
des destinataires
Ü
Ý
Privé
Différé
Appuyez sur cette touche pour prendre l’appel.
Pour programmer une touche mémoire associée à la
fonction Interrompre :
Appuyez sur ≤ ¥Ü.
Fonctions prog. apparaît sur l’afficheur.
≤á¡Ý
≤á__ __
Appuyez sur une touche mémoire avec indicateur.
Appuyez sur ≤, puis saisissez le code de fonction que
Appuyez sur les touches ≤á¡Ýde votre téléphone à
vous souhaitez programmer.
afficheur pour renvoyer directement les appels à votre boîte vocale.
5. ProgrammŽ apparaît sur l’afficheur, puis la session se termine.
Pour configurer le renvoi d’appel à distance :
Code par défaut
Code personnalisé
1.
2.
3.
4.
Enregistrer l’appel
1. Utilisez un téléphone multifréquence pour composer le numéro
de téléphone de votre société. Attendez une réponse de
Code par défaut
Code personnalisé
CallPilot.
≤á__ __
2. Pendant la lecture du message d’accueil, appuyez sur ¡¡ . ≤á¡á
3. Saisissez votre numéro de boîte vocale et votre mot de passe, Enregistre un appel téléphonique et le stocke dans votre boîte
puis appuyez sur £.
vocale. Avant de recourir à cette fonction, demandez l’autorisation
4. Appuyez sur ¡Û, puis sur Ü.
d’enregistrer vos conversation à vos correspondants.
5. Appuyez sur Ú pour activer ou désactiver le renvoi d’appel.
L’administrateur système doit activer la fonction Enregistrer
6. Appuyez sur Ú pour activer ou désactiver l’affichage des
l’appel. Dans certaines régions, cette fonction n’est pas disponible,
appels.
car elle enfreint la législationlocale.
7. Raccrochez le combiné pour mettre fin à la session..
Autres fonctions
Transfert
Fin de l’enregistrement
£
Si vous programmez la fonction Interrompre sur une touche
mémoire :
• Lorsqu’un appelant écoute votre message d’accueil ou
laisse un message à votre attention, l’indicateur (¼ ou Ω)
de la touche Interrompre clignote.
Code par défaut
Code personnalisé
≤á¡ß
≤á__ __
Pour obtenir des informations complémentaires sur l’ensemble des
fonctions CallPilot, consultez le Guide de référence CallPilot. Il
décrit en détail les fonctions suivantes :
•
Opérateur automatique
Transfère un appel depuis votre téléphone à afficheur directement
vers une boîte vocale.
•
Autres postes
•
Autre langue
Pour transférer un appel vers une boîte vocale depuis votre
téléphone :
•
Filtrage d’appel
•
Répertoire de la société
•
Options du message
•
Transfert vers l’extérieur
•
Notification de message à distance
•
Réponse à un message
•
Opérateur cible
•
Transfert d’appels
1. Appuyez sur ≤á¡ß.
2. Saisissez le numéro de la boîte vocale .
3. Attendez que le message Appel transfŽrŽ apparaisse avant
d’utiliser d’autres fonctions.