Tableau de gestion des archives

FICHES PRATIQUES
FEVRIER 2013
TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES COMMUNALES ET INTERCOMMUNALES
QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE GESTION ?
Il s’agit d’un état des documents conservés par une collectivité, avec indication des
délais de conservation. Il reflète son organisation, sert à déterminer les délais de
conservation de ses archives courantes et intermédiaires (archives qui ont une utilité
quotidienne ou conservées à proximité pour des questions de gestion et/ou
juridiques) et à procéder à l’archivage des archives historiques.
COMMENT LIRE UN TABLEAU DE GESTION ?
Un tableau de gestion est organisé en quatre colonnes :
• TYPOLOGIE DES DOCUMENTS. – L’ensemble des documents produits ou reçus par
la collectivité y est énuméré. Ils y sont organisés selon les missions et les
activités du service.
•
DUREE D’UTILITE
•
SORT FINAL. – Il permet de connaître le sort réservé aux archives au terme de la
ADMINISTRATIVE (DUA). – La durée d’utilité administrative est la
période minimale pendant laquelle la collectivité doit conserver ses archives,
celles-ci recouvrant un intérêt administratif, juridique ou probatoire. Elle est
exprimée en nombre de mois ou d’années. Sauf mentions contraires, on
considère qu’elle s’applique à compter de la date de la clôture du dossier.
durée d’utilité administrative. Trois possibilités :
o CONSERVATION (parfois codifié par la lettre C). – Les archives sont
considérées comme des archives historiques, doivent être conservées
indéfiniment et peuvent être confiées au service d’archives
compétent, en l’occurrence, les Archives départementales du
Calvados.
o DESTRUCTION (parfois codifié par la lettre D). – Les archives n’ont plus
d’utilité administrative et n’ont pas d’intérêt historique. Par conséquent,
elles peuvent être détruites après avoir obtenu l’accord obligatoire des
Archives départementales du Calvados.
o TRI (parfois codifié par la lettre T). – Dans certaines situations, l’ensemble
des dossiers n’a pas d’intérêt à être conservé. Un tri doit donc être
réalisé pour ne conserver que les dossiers les plus intéressants ou, à
défaut, les dossiers de certaines années, ou concernant les individus
dont le patronyme débute par une lettre donnée.
•
OBSERVATIONS. – Il est possible d’y trouver des références aux textes
réglementaires utiles à la compréhension des décisions de durée d’utilité
administrative, de traitement final. On peut également trouver les modalités
de tri à appliquer.
FICHE VALIDEE PAR LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU CALVADOS
CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES »
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FICHES PRATIQUES
FEVRIER 2013
LES ARCHIVES COMMUNALES ET INTERCOMMUNALES
TYPOLOGIE DES DOCUMENTS
DUREE D’UTILITE
ADMINISTRATIVE
SORT FINAL
OBSERVATIONS
ADMINISTRATION GENERALE
Registres de délibérations et d’arrêtés du maire
Extraits de délibérations
Dossiers des séances du conseil municipal
Courrier réservé du maire
Chronos de courriers des services administratifs
Contrats d’assurances
Plis d’huissiers
Demandes de permis de chasse
5 ans
5 ans
1 an
5 ans
C
D
C
C
D
D
D
D
1 an
10 ans
C
D
D
10 ans
D
6 ans
Le registre des délibérations est à conserver.
Seul le registre est à conserver.
Seul le registre est à conserver.
ETAT CIVIL
Registre d’état-civil et tables décennales
Demandes d’extraits d’actes
Avis de mention et de mise à jour envoyés par
d’autres mairies
Registres d’avis de mise à jour des récépissés
La reliure et la restauration sont obligatoires.
ELECTIONS
Listes électorales générales
Profession de foi des candidats
C
T
Listes d’émargement
C
Feuilles de dépouillement
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CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES »
15 jours
Il ne faut conserver que les professions de foi des
candidats aux élections municipales.
Ces listes sont conservées par la Préfecture.
Cependant, il arrive qu’elles aient été renvoyées
en commune. Dans ce cas, elles doivent être
confiées aux Archives Départementales.
D
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FICHES PRATIQUES
FEVRIER 2013
Procès-verbaux d’élections
C
PERSONNEL COMMUNAL
Demandes d’emploi sans suite
Demandes, autorisations de congés
Arrêts maladie de courte durée
Dossiers de personnel
2 ans
2 ans
5 ans
D
D
D
C
Registres de paie
Bulletins de paie
5 ans
C
D
Etats des cotisations sociales
10 ans
D
3 ans
3 ans
C
D
D
C
5 ans
D
Les collectivités de plus de 50 agents peuvent
effectuer un tri et ne conserver que les dossiers des
agents dont le nom commence par B ou T.
Les bulletins peuvent être détruits s’il existe un
registre de paie.
URBANISME
Permis de construire accordé
Permis de construire refusé
Dossier de déclarations de travaux
Plan d’occupation des sols
Conserver le registre des déclarations.
VOIRIE
Autorisations de voirie
BATIMENTS ET BIENS COMMUNAUX
Titres d’acquisitions et de cessions des biens
Construction, rénovations lourde de bâtiments
(investissement)
Réfection des locaux (fonctionnement)
Baux de location des logements communaux
Contrats de location de la salle communale
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CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES »
C
C
10 ans
5 ans
10 ans
D
D
D
Il faut compter cinq années après la fin du bail.
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FICHES PRATIQUES
FEVRIER 2013
FINANCES COMMUNALES
Budgets, budgets supplémentaires et décisions
modificatives
Comptes administratifs
Comptes de gestion
Registre de comptabilité
Factures
Titres de recettes, pièces justificatives, bordereaujournal des titres de recettes et de mandats
Rôles d’impositions
Matrices cadastrales
C
10 ans
10 ans
C
C
C
D
D
5 ans
2 ans
D
D
Validité
Validité
10 ans
D
D
D
C
Conserver 20 ans en l’absence de grand-livre
comptable.
Conserver les rôles antérieurs à 1980.
Conserver les matrices antérieures à 1974.
DOCUMENTATION GENERALE
Journal officiel
Circulaires préfectorales (à tous les maires)
Recueil des actes administratifs
Bulletin municipal
Revues administratives et d’information
D
Conservation non-obligatoire.
Ne conserver que les circulaires en vigueur.
Les chefs-lieux de cantons doivent le conserver.
Ne conserver que 5 exemplaires de chaque
numéro.
Conservation non-obligatoire.
REFERENCES :
Des tableaux de gestion de référence ont été constitués par le Service Interministériel des Archives de France pour les collectivités
territoriales et structures intercommunales :
•
Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217)
•
Circulaire NOR INT/B/93/00190/c et AD 93-1 du 11 août 1993 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/958 )
•
Instruction DAF/DPACI/RES/2004/01 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/750)
FICHE VALIDEE PAR LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU CALVADOS
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