appel offre Prod kite tour 2014-def

OBJET
Mise en œuvre d’une banque d’images vidéo et
réalisation de clips vidéo dans le cadre du
GDF SUEZ Énergies France Kite Tour 2014
Préambule
Dans le cadre du GDF SUEZ Énergies France Kite Tour 2014, championnat de France de kitesurf speed crossing, la FFVL souhaite engager une entreprise de production d’images qui
aura pour mission de réaliser des vidéos courtes sur les quatre étapes de cette compétition.
L’objectif de ce document est de présenter l’ensemble des volontés de la FFVL et de son partenaire titre dans la réalisation de cette mission.
1- Présentation des parties prenantes
Présentation de la FFVL et de l’activité kite
Fondée en 1974, la Fédération Française de Vol Libre, dont le siège est à Nice depuis 1979,
rassemble des groupements sportifs régis par la loi 1901 (673 clubs en 2009) et des organismes à but lucratif (les écoles d’apprentissage au nombre de 250 en 2009), ayant pour objectif la pratique de diverses disciplines du vol libre :
- le vol libre pur (aile delta, parapente, speed-riding et disciplines associées) ;
- le cerf-volant sous toutes ses formes ;
- les glisses aérotractées (notamment kitesurf, snowkite, catakite et traction sur terre) ;
- le boomerang ;
toutes des activités sportives dont elle a reçu la délégation de l’Etat, en France métropolitaine ainsi que dans les départements et territoires d’outre-mer.
La FFVL a pour objet :
- d'organiser, de diriger et de promouvoir les pratiques précitées ;
- de mettre au point un enseignement spécifique ;
- de rechercher une sécurité adaptée ;
- de définir les règlements et programmes sportifs ;
- de soutenir, coordonner et contrôler l'action des associations ;
- de représenter ses disciplines à travers le monde.
La FFVL s'attache à valoriser les disciplines du vol libre, à en favoriser la pratique, à les mener
à leur plus haut niveau et ainsi leur donner leurs lettres de noblesse, tout en défendant
l’espace de liberté fondamental que viennent chercher tous les adeptes de ces diverses activités.
Depuis 2002, le kite est sous la tutelle de la Fédération Française de Vol Libre. Dernier né des
sports de glisse, le kite se pratique sur de multiples supports : une planche de surf, un «
snowboard », des skis, un « mountainboard » ou encore un « buggy » (petit char tracté par
le cerf-volant), sur l’eau, la neige ou la terre. Sa visibilité dans les médias spécialisés mais
aussi désormais dans les médias généralistes augmente chaque année et en fait un sport
d’avenir. La Fédération Française de Vol Libre (FFVL) a créé un comité spécifique au kite afin
de structurer la pratique tant pour les débutants que pour les compétiteurs. L’objectif à
terme est de figurer en tant que sport de démonstration aux Jeux olympiques. Nouveau venu au sein de la FFVL, le kite constitue aujourd’hui la seconde discipline de la Fédération
Française de Vol Libre en nombre de licenciés derrière le parapente mais devant le delta, le
cerf-volant et le boomerang. Cette discipline s’est professionnalisée depuis quelques années
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et le partenariat avec AlpEnergie par GDF SUEZ, initié en 2008, a donné les moyens à la FFVL
de se structurer davantage autour de cette pratique.
GDF SUEZ Énergies France partenaire du kite depuis 2008
GDF SUEZ Énergies France est le partenaire officiel de la Fédération Française de Vol Libre.
Ce partenariat, officialisé le 26 septembre 2008 à La Baule à l’occasion du Derby Kite, court
jusqu’en 2015 renouvelable en 2016. Ce partenariat se décline autour du championnat de
France de Longue distance devenu GDF SUEZ Énergies France Kite Tour depuis 2010, du collectif France, des Écoles Françaises de Kite et d’Alexandre Caizergues kiteur professionnel.
Ce partenariat est aussi l’occasion pour GDF SUEZ Énergies France de s’impliquer aux côtés
de la FFVL autour de grands projets visant à trouver des réponses concrètes sur des enjeux
sociétaux et environnementaux majeurs. C’est dans cette logique que GDF SUEZ Énergies
France a souhaité participer avec la FFVL au développement du volet handikite dès 2011.
2- Présentation des événements
Le GDF SUEZ Énergies France Kite Tour
Le championnat de France de kitesurf longue distance – ou race – a été créée en 2004 dans
le but de favoriser la pratique du kite par le plus grand nombre et notamment pour permettre à un plus large cercle de riders de courir en compétition. Il est composé de plusieurs
épreuves et s’est imposé en quelques années comme le circuit phare du calendrier français.
En 2014, le programme est le suivant :
Villeneuve-lès-Maguelone - Hérault (34) : du vendredi 9 au dimanche 11 mai
Saint-Malo - Ille-et-Vilaine (35) : du vendredi 27 au dimanche 29 juin
Hyères l’Almanarre - Var (83) : du vendredi 10 au dimanche 12 octobre
Wimereux – Pas-de-Calais (62) : du vendredi 31 octobre au dimanche 2 novembre
Le programme d’une journée type
Chaque étape est constituée de plusieurs courses (huit courses au maximum par jour), le
vainqueur est le rider qui aura obtenu les meilleurs classements sur l’ensemble des courses.
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Jour 1
10 h 00 - 12 h 00 : accueil des riders et confirmation des inscriptions au village ;
12 h 00 : buffet sur la plage ;
13 h 00 : briefing – le directeur de course présente le déroulement de la partie sportive de la compétition (présentation météo, règles de courses…) ;
14 h 00 : 1er départ* – cinq minutes avant le départ, les riders sont prévenus par le directeur de course qui hisse le drapeau rouge ;
14 h 30 : arrivée du 1er rider ;
15 h 00 : arrivée du dernier rider qui clôture la course ;
entre les courses les riders restent à l’eau, le règlement précise que le directeur de
course peut enchaîner s’il le souhaite au maximum quatre courses, à l’issue de ces
quatre courses les concurrents regagnent la plage ;
18 h 00 - 20 h 00 : délibération du jury et annonce des résultats de la journée.
* Les courses sont programmées en fonction des conditions météorologiques
Dernier jour
Fin d’après-midi : annonce par le directeur de course des résultats officiels et remise des prix
sur le podium.
Six catégories sont récompensées : jeunes hommes et jeunes femmes, seniors hommes et
femmes (18-40 ans), vétérans hommes et femmes (plus de 40 ans).
Le programme peut être modifie à tout moment en fonction des conditions météorologiques.
3- Nos besoins : création d’une banque d’images vidéo et réalisation de mini films
a) Préalable et pré-requis
L’objet de la réalisation de la banque d’images est la mise en valeur du GDF SUEZ Énergies
France Kite Tour auprès de la communauté de riders, des responsables des collectivités locales et des partenaires de la FFVL.
Un ours devrat être mis à disposition des médias télévision à la fin de chaque manche ou de
chaque jour avant 16 heures pour être utilisé aux journaux télévisés.
Chaque soir un mini montage de la journée devra être mis à la disposition de l’organisateur
et de la FFVL pour une mise en ligne possible sur leurs sites Web respectifs.
Cette banque d’images doit être la réserve utile pour le montage de quatre clips vidéo correspondant aux quatre étapes du GDF SUEZ Énergies France Kite Tour ainsi qu’un clip vidéo
général présentant ces cinq événements (clip général).
Les clips d’étape (3’30’’ maximum) et clip général (7’ maximum) seront utilisés par la FFVL
pour la promotion de l’activité kite.
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b) Objet de la prestation : clips vidéo
Type de version/habillage
CLIP D’ÉTAPE
Version courte
pour Internet et
intranet
• Musique
• Habillage
CLIP GÉNÉRAL
Version longue
pour Internet et
intranet
• Musique
• Habillage
Durée
Cibles
De 3’ à
3’30’’
Public externe
De 5’ à
7’
Public externe
Livrable attendu
10 clés USB
Particuliers (grand public- licenciés
kitesurf) et partenaires
Médias
TV régionales et nationales
10 clés USB
Particuliers (grand public- licenciés
kitesurf) et partenaires
Médias
TV régionales et nationales
Commentaires
Les images devront être tournées dans un format compatible avec une diffusion sur les
chaînes de télévision régionales, nationales et sur des sites Internet.
Vous mettrez en place le moyen de diffusion à une date et à une heure que nous aurons
choisies ensemble.
Vous alerterez toutes les chaînes télévisées de la mise à disposition d’un ours à l’horaire
convenu.
Si nous déplaçons une chaîne locale ou nationale, vous mettrez à sa disposition les rushes
libres de droits.
c) Conditions d’exécution de la prestation
Séquencier
Le prestataire élaborera un séquencier présenté comme un déroulé précis (fond et timing)
pour chaque version des clips en détaillant les moments forts ou grands thèmes abordés
ainsi que l’enchaînement imaginé des séquences (images, textes, animations…).
Le clip étape devra (liste non exhaustive)
représenter des images de kitesurf sur l’eau ;
représenter des images d’ambiance à terre ;
représenter des images de la cérémonie de remise des prix ;
suivre le déroulement de la compétition et l’enchaînement des journées ;
mettre en avant la visibilité des partenaires sur site ;
mettre en avant le catakite (Villeneuve-lès-Maguelone) ;
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faire apparaître des interviews de riders, de membres de l’organisation, de partenaires,
de personnalités.
Le clip général devra (liste non exhaustive)
représenter les plus belles images de kitesurf de la saison ;
représenter des images d’ambiance des sites d’accueil ;
représenter des images de la cérémonie finale de remise des prix ;
mettre en avant la visibilité des partenaires sur site ;
faire apparaître les meilleures interviews de riders, de membres de l’organisation, de partenaires, de clients GDF SUEZ et de personnalités.
Constitution du film
Le tournage des rushes se fera en fonction de la météo ; les images devront être disponibles
à la fin de chaque journée sur un site FTP.
Un clip journalier sera réalisé pour une mise en ligne sur les réseaux sociaux et sites Internet.
Un montage sera fourni pour chaque étape au plus tard 48 h 00 après la cérémonie de remise des prix de l’épreuve concernée.
Le clip général devra être fourni pour le mercredi 30 novembre soit un mois après la fin de la
dernière étape du GDF SUEZ Énergies France Kite Tour.
Finalisation du clip : montage/mixage/habillage
Le montage intégrant le générique de début et de fin, séquences filmées, animation 3D, graphisme en général et en particulier celui des transitions ou des moments « de respiration »
(voix off, musique, etc.) doit être conforme au langage de marque GDF SUEZ.
Par conséquent, il devra être énergique et couplé à une musique dynamique et entraînante.
Vous avez la possibilité de préparer votre montage avant l’événement avec une présentation
commune à l’ensemble des rushes.
Option :
- Habillage des DVD et CD
L’habillage sera fait sur clés USB.
Chaque support (CD et DVD) doit être revêtu de jaquettes avec les logos de la FFVL, de
l’AFCK et de GDF SUEZ Énergies France ; le visuel devra être validé en amont par la FFVL.
5 DVD identiques par étape
10 DVD génériques
4- Droits d’utilisation
Les images seront la propriété de la FFVL qui les cèdera gracieusement à son partenaire titre,
GDF SUEZ Énergies France.
Elles seront libres de droits pour les utilisations suivantes :
presse ;
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extraits d’images de type photo pour édition sous toutes ses formes y compris document
de communication, catalogue, brochure, dépliant, leaflet, livre non vendu, etc., en quantités illimitées ;
PLV, affiches, affichettes, panneaux, posters ne donnant pas lieu à achat d’espace ;
mailing édité par le client ;
supports numériques et notamment CD-I, CD-ROM, CD Photo, DVD ;
diffusion au sein d’un vidéogramme, et notamment VHS, Béta, DV ;
diffusion sur un réseau informatique et notamment Internet, intranet, site Web, site
Wap, PDA ;
téléchargement sur un lecteur numérique portable ;
et d’une manière générale, tous supports connus ou non encore connus à la date de signature de la convention de prestation.
5- Proposition de l’offre
Votre offre tiendra compte de vos déplacements, hébergements et restaurations, inclus forfaitairement.
Votre offre devra contenir les moyens humains et matériels.
Les conditions de paiement étant bien entendu que le solde ne pourra être débloqué
qu’après parfait achèvement de l’ensemble des prestations.
Le prix sera net et forfaitaire pour une exécution aux dates des événements.
Aucune clause de révision ou d’actualisation ne sera admise.
Un contrat de commande sera rédigé en fonction des obligations des deux parties.
En cas de manquement de l’une ou l’autre des parties celui-ci sera mentionné dans les 48
heures par lettre recommandée avec accusé de réception.
Une réunion de conciliation devra être provoquée immédiatement pour palier ce manquement.
En cas de non respect de diffusion ou de production nous nous verrons dans l’obligation
d’appliquer des pénalités de retard.
Ces pénalités sont applicables à X % du montant de la prestation par jour de retard.
Votre réponse devra nous parvenir, sous double enveloppe cachetée avant le 21 Mars 2014
(cachet de la poste faisant foi).
L’enveloppe extérieure portera la mention PROD VIDEO GDF SUEZ Énergies France Kite Tour.
L’ensemble des offres sera dépouillée et étudiée par la commission Communication de la
FFVL ; nous vous proposerons une réunion de soutenance de votre projet, dans laquelle vous
pourrez nous présenter des projets similaires déjà réalisés par vous.
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