Business Communications Manager Fiche d

Business Communications Manager
Fiche d’utilisation du téléphone
principal
© 2001 Nortel Networks
P0935931 Version 03
Votre téléphone principal
Votre téléphone est programmé en tant que téléphone principal dédié à des lignes
externes spécifiques sur votre système. En d’autres termes, votre téléphone sonne
chaque fois qu’un appel externe reste sans réponse ou qu’il est transféré, mis en garde
ou en attente sans être repris ou s’il n’a pas été traité. Votre système peut être équipé
de plusieurs téléphones principaux.
Sonneries et
indicateurs
Votre téléphone sonne différemment selon les types d’appels.
Les appels externes sont signalés par une sonnerie normale. Par
contre, en cas d’appel interne, deux sonneries brèves sont
émises. Les sonneries des appels externes redirigés sont
identiques à celles des appels internes.
Le voyant en regard d’une touche vous indique l’état d’un appel
sur une touche de ligne, de groupe de lignes, de réponse ou
d’intercommunication.
Voyant allumé
La ligne est active.
Clignotement rapide Un appel est en attente sur cette ligne.
Clignotement moyen Appel entrant.
Clignotement lent
Quelqu’un a placé un appel en attente sur
cette ligne.
Voyant éteint
La ligne est disponible.
Messages de
l’afficheur
Lorsqu’un appel est resté sans réponse sur votre téléphone, l’un
des messages ci-dessous apparaît :
La personne du poste 223 a renvoyé
NPD de 223
l’appel sur votre poste à l’aide de la
fonction Ne pas déranger.
Le système vous a transféré un appel
Transfert NPD
provenant d’un poste en mode Ne pas
déranger.
Dans la mesure où personne n’a
DRT Ligne001
répondu à cet appel, le système vous l’a
transféré.
Carole ayant laissé un appel en attente
Mis en att. par
Carole
trop longtemps, le système vous l’a
transféré.
Ligne001 rappel
CALLBCK
Un appel sur la ligne 001 a été mis en
attente, mis en garde ou transféré, mais
personne n’y a répondu. Appuyez sur
RAPPEL
ou sur la touche de la ligne pour prendre
l’appel.
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Votre téléphone principal (suite)
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Ligne001 vers
premier
Étant donné qu’aucun téléphone ne peut
recevoir d’appel sur la ligne 001, le
système vous l’a transféré.
Ligne007>Bérénice
Un appel de la ligne 007 a été renvoyé
ou acheminé sur le poste de Bérénice,
mais elle n’y a pas répondu.
Ligne007 Ligne121
L’appel entrant sur la ligne 007 a été
acheminé vers la ligne cible 121, mais
celle-ci est occupée. Le système vous l’a
donc transféré.
Traitement des appels
Touches du
téléphone
Cette fiche indique les touches Business Series Terminals. Le
tableau ci-dessous présente les touches à utiliser sur les
différents types de téléphones Nortel Networks.
Désignation de la
touche
T7100, T7208,
T7316
M7100, M7208,
M7310, M7324
M7100N, M7208N,
M7310N, M7324N
Fonction
≤
ƒ
ƒ
Mise en attente
≥
˙
˙
Réglage du volume
√
√
√
Libération
®
®
®
Répondre à
plusieurs
appels
Il arrive parfois que les appels arrivent plus vite que votre
capacité à y répondre. Dans ce cas, recourez à la file d’attente
pour répondre à l’appel suivant.
1. Saisissez le code de fonction File att. appels (≤°‚⁄).
Si plusieurs appels sont en attente, la priorité est donnée aux
appels externes entrants par rapport aux rappels, aux appels mis
en attente sur occupation ou aux appels transférés.
Laisser un
message à un
collaborateur
Vous pouvez envoyer un message sur un autre poste du système.
1. Saisissez le code de fonction Message (≤⁄).
2. Appuyez sur AJOUT. (Cette opération n’est pas nécessaire sur
un téléphone comportant un afficheur sur une ligne.)
3. Composez le numéro interne de la personne à laquelle vous
souhaitez envoyer un message.
Le poste de cette personne affiche Message pr vous.
Transférer un
appel
Lorsque vous souhaitez transférer un appel :
1. Appuyez sur TRANSFERT.
2. Composez le numéro de la personne à laquelle vous souhaitez
transférer l’appel.
3. Si vous souhaitez d’abord lui parler, faites patienter l’appelant.
4. Appuyez sur JOINDRE.
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Traitement des appels (suite)
Transférer un
appel
lorsqu’un
poste est
occupé
Lorsqu’un poste est occupé ou lorsque le transfert est refusé,
vous pouvez utiliser Mise en attente sur occupation pour
transférer un appel.
1. Saisissez le code de fonction Mise en attente (≤°¤).
2. Composez le numéro interne de la personne à laquelle vous
souhaitez transférer l’appel.
La personne est avertie qu’un appel est mis en attente.
Transférer un
appel à un
collaborateur
absent
Si une personne s’est absentée de son bureau, mais qu’il est
cependant important de lui transmettre un appel, vous pouvez
mettre cet appel en garde et effectuer une annonce à l’aide de la
fonction de recherche.
1. Saisissez le code de fonction Garde des appels (≤‡›).
Le code de reprise s’affiche.
2. Appuyez sur RECH CORR.
3. Sélectionnez le type de recherche approprié.
4. Recherchez la personne et demandez-lui de répondre à l’appel
à l’aide du code de reprise.
Elle peut récupérer l’appel à partir de tout téléphone du système.
Si votre collaborateur est en ligne et qu’un deuxième appel
important lui parvient, vous pouvez interrompre son appel.
1. Composez le numéro de votre collaborateur. Autre appel pris
apparaît sur l’afficheur.
2. Saisissez le code de fonction Appel priorité (≤fl·).
Au bout d’un instant, votre appel est transmis. Votre collaborateur
peut interrompre cet appel prioritaire à l’aide du code de fonction
Ne pas déranger. (Certains téléphones principaux ne gèrent pas
cette fonction.)
Contrôler l’état Si vous disposez d’une touche de composition automatique ou
du poste d’une de réponse avec voyant programmée correspondant au poste
d’une autre personne, vous pouvez contrôler l’état du poste de
personne
cette personne en consultant le voyant situé en regard de la
touche. La fonction Rappel auto vous indique également si un
poste est occupé ou inactif.
1. Composez le numéro de la personne à laquelle vous souhaitez
parler. Une sonnerie ou un signal d’occupation est émis.
2. Appuyez sur + TARD. L’afficheur indique Rappeler ?.
3. Appuyez sur OUI.
Lorsque la personne raccroche ou utilise de nouveau son
téléphone, le vôtre sonne et l’afficheur vous invite à appuyer sur
OUI.
Interrompre un
appel en cours
d’un
collaborateur
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Traitement des appels (suite)
S’assurer que
les appels sont
pris en charge
en cas
d’absence du
bureau
Assurez-vous que vos appels sont pris en charge en les
transférant à un collaborateur.
1. Saisissez le code de fonction Renvoi d’appel (≤›).
2. Composez le numéro de la personne chargée de répondre à
vos appels.
Vos appels sont désormais renvoyés sur le poste de cette
personne.
Pour annuler ce renvoi d’appel :
1. Saisissez le code de fonction Annuler renvoi (≤£›).
Pour obtenir davantage d’informations concernant les Modes
service, contactez votre administrateur système.
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Personnalisation de votre téléphone
Offrir des
ressources
auxiliaires
pour répondre
à des appels
internes
Outre la prise en charge des appels externes, vous pouvez
également fournir des ressources auxiliaires afin de répondre
aux appels internes via le renvoi d’appel. Vos collaborateurs
peuvent renvoyer l’ensemble de leurs appels vers votre poste.
Votre système peut également être programmé pour que vous
puissiez répondre à tous les appels des postes occupés ou qui
ne répondent pas. Contactez votre administrateur système pour
obtenir des informations sur le Renvoi sur Occ. (renvoi d’appel
sur occupation) et le Renvoi sans rép. (renvoi d’appel sur non
réponse).
Programmer
des touches
mémoire pour
les fonctions
fréquemment
utilisées
Vous pouvez programmer des touches mémoire pour un accès
direct aux fonctions les plus courantes, telles que Transfert,
Message et Rappel auto.
1. Appuyez sur ≤•‹.
2. Appuyez sur la touche à programmer.
3. Appuyez sur ≤, puis saisissez le code de fonction à
programmer.
4. Étiquetez la touche.
Il est impossible de programmer les touches de ligne,
d’intercommunication, de réponse ou mains libres/secret.
Programmer
des touches
mémoire pour
les numéros
fréquemment
appelés
Vous pouvez programmer des touches mémoire pour un accès
direct aux numéros souvent composés.
1. Appuyez sur ≤•⁄ pour programmer un numéro externe
ou sur ≤•¤ pour programmer un numéro interne.
2. Appuyez sur la touche à programmer.
3. Pour les numéros externes, si vous souhaitez utiliser la touche
de composition automatique pour une ligne ou un groupe de
lignes spécifique, sélectionnez cette ligne ou ce groupe de
lignes.
4. Composez le numéro à programmer.
5. Pour les numéros externes, appuyez sur ≥ ou sur OK lorsque
vous avez terminé.
6. Étiquetez la touche.
Il est impossible de programmer les touches de ligne,
d’intercommunication, de réponse ou mains libres/secret.
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Personnalisation de votre téléphone (suite)
Déplacer les
touches de
ligne
Vous pouvez organiser les touches de votre téléphone à votre
convenance.
1. Appuyez sur ≤•°⁄.
2. Appuyez sur la touche de ligne à permuter.
3. Appuyez sur la touche à laquelle vous souhaitez attribuer cette
ligne.
4. Appuyez sur ®. Les touches sont interverties.
5. Mettez à jour les étiquettes des touches sur votre poste.
Seules les touches de ligne peuvent être permutées. De même, il
est impossible d’échanger une touche de ligne avec une touche
de réponse, d’intercommunication ou mains libres/secret.
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