Les clients témoignent

Transcription

Les Témoignages
Sage ERP X3
Sommaire
INDUSTRIE
Altrad p.4
Ammann p.6
Aqualux p.8
Arcelor Mittal p.10
Asica p.12
Blanchon p.14
César p.16
Etablissements Pichon p.18
Gaillon p.20
La Fournée Dorée p.22
Loupot p.24
SBM p.26
SFERE BM p.28
SLAT Power supplies p.30
Visotec Arlux p.32
World Minerals p.34
Références internationales
Arento p.36
ARestant p.36
Bossia Cocinas p.37
East Coast Olive Oil p.37
Escudero p.38
2
LES TÉMOIGNAGES
Ganong Bros. Ltd
Golden Artist Colors
Hammond Manufacturing
Holmberg
Martinez y Canto
New England Natural Bakers
Onsrud Cutter IP
Palau
Saint-Gobain
Saint-Gobain Semiconductor
Satellite Industries
Sonnax
UreSil
p.38
p.39
p.39
p.40
p.40
p.41
p.41
p.42
p.42
p.43
p.43
p.44
p.44
DISTRIBUTION / NÉGOCE
A2C p.46
Bleu Blanc p.48
Cofigam p.50
Depac p.52
Hedis p.54
Legal p.56
Medishop p.58
Rubion p.60
Aceto Corporation p.62
Airis p.62
CRP Industries p.63
Grupo AGB p.63
Russell Sigler p.64
Winter Aircraft Products p.64
SERVICES
01dB-Metravib p.66
AFT-IFTIM p.68
Altran p.70
BnF p.72
CESI p.74
EDF Trading Logistics p.76
Fininfo p.78
Groupe FMP p.80
OPAC du Rhône p.82
Université Paris Descartes p.84
CateringPor p.86
FCCN p.86
Naturener p.87
Neinver p.87
L
’internationalisation des marchés, la nécessité de
réduire les coûts et les délais, d’améliorer votre service
client, de renforcer l’interopérabilité entre les sites
et les établissements... Pour réussir et aller plus vite
que vos concurrents, vous devez pouvoir vous appuyer sur un
système d’information intégré, performant et flexible, capable de
suivre vos évolutions et de s’aligner sur votre stratégie d’entreprise.
Dans ce guide, je vous invite à découvrir des témoignages
d’entreprises équipées de Sage ERP X3.
Nous avons classé ces témoignages en 3 grands secteurs :
I ndustrie
Distribution / Négoce
Services
Au fil de votre lecture, vous comprendrez leurs démarches,
leurs besoins et les bénéfices qu’elles retirent de ce progiciel
de gestion intégré. Moderniser leur système d’information,
améliorer la performance de l’entreprise, optimiser leur gestion
de production, former des étudiants, opter pour un ERP
complet... Leurs problématiques sont nombreuses !
Grâce à l’écoute quotidienne de nos 2 700 clients équipés de
Sage ERP X3 en France et dans le monde, nous avons développé
une solution de gestion intégrée et des services associés qui
répondent aux besoins des moyennes et grandes entreprises.
Je vous souhaite une excellente lecture.
Christophe Letellier
Directeur Général
Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage
Sage ERP X3
3
Fiabilité, visibilité et réactivité
Confronté aux limites d’un système hétérogène difficile à maintenir, le groupe Altrad
a choisi de miser sur les performances de Sage ERP X3. En plus de la fiabilité et de
la visibilité apportées par Sage ERP X3 constitue aujourd’hui la clé de la modernisation
de la production au sein de l’entreprise.
Société : Altrad
Activité : Numéro un mondial
de la bétonnière, leader européen
de l’échafaudage et leader français
des services aux collectivités
Chiffre d’affaires : 300 millions d’euros
Effectif : 3 000 salariés permanents
Localisation : 60 pays
Projet
Problématiques :
• Moderniser le système d’information
• S’appuyer sur une solution intégrant
en standard les principes fondamentaux
de ses métiers
Solution Sage :
Sage ERP X3 Premium Edition
Partenaire intégrateur :
Arcanes
4
LES TÉMOIGNAGES
« La maintenance de nos applications “maison” étant devenue très difficile, nous n’avions plus le choix : il
fallait tout réécrire ou opter pour un progiciel du marché », lance Bruno Guiraud, responsable informatique
d’Altrad sur le site de Florensac. Ce groupe, constitué de plus de 30 sociétés, occupe une place majeure
sur les marchés mondiaux des bétonnières, des échafaudages et des matériels pour collectivités (barrières
de circulation, panneaux électoraux...).
La solution de tout réécrire s’avère peu séduisante, compte tenu des ressources qu’il faudrait affecter à
la maintenance et surtout de la nécessité de mettre à jour les données très régulièrement. « Nous avons
rapidement décidé de nous équiper d’un ERP standard et avons entamé la réalisation d’un cahier des
charges. » Avec une spécificité structurelle : le groupe est constitué de multiples sociétés qui exercent
différents métiers... et le mouvement y est perpétuel puisque les achats de nouvelles entités sont récurrents.
« Après avoir étudié les produits du marché, nous avons choisi Sage ERP X3. De conception récente, cet
ERP offre l’avantage de n’être pas monobloc et donc simple à déployer. Le produit est de surcroît très
ouvert et permet le développement de ponts avec d’autres applications. »
Un ERP standard et adapté aux spécificités de l’entreprise
Prestataire informatique d’Altrad depuis six ans, la société Arcanes est naturellement consultée. « Les
équipes d’Arcanes ont organisé des démonstrations auprès des différentes personnes du groupe qui ne
connaissaient pas l’outil, notamment auprès des directions. De ce fait, les utilisateurs ont pu prendre en
main la solution très rapidement et être très réactifs. » Première étape du projet : l’audit.
« Notre prestataire a interrogé les utilisateurs afin de déterminer précisément leurs besoins présents et
futurs. Nous avons, à l’issue de cet audit, constitué un dossier détaillant toutes les données, types d’états,
écrans... de l’ancien système avec comme premier objectif un projet isofonctionnel. » Une maquette a
ensuite été établie pour le site de Florensac, soit un site de production et six sites de vente représentant
trois sociétés commerciales.
« Les calculs de coûts et systèmes de vente diffèrent entre ces sociétés (VPC, vente à des revendeurs, vente
de marques différentes). Pour autant, nous avons opté avec Sage ERP X3 pour une gestion monosociété
mais cloisonnée, et tout est très bien pris en compte. »
Industrie
Une migration en un jour
À l’issue de cette phase de paramétrage et de maquettage, la bascule de
l’intégralité des données a eu lieu en une journée et sans encombre. Des sessions
de formations ont ensuite été organisées, pour les utilisateurs et le responsable,
qui reconnaît que seule la pratique permet de s’approprier véritablement les
outils.
Fiabilité, visibilité, réactivité
Aujourd’hui, 20 personnes de l’équipe commerciale et 15 personnes de la
production utilisent Sage ERP X3 au quotidien.
« Les habitudes de travail n’ont globalement pas été modifiées pour les utilisateurs.
Ce qui a changé, c’est qu’ils ont aujourd’hui davantage de possibilités de sortir
leurs listes et états en toute autonomie (là où avant les utilisateurs faisaient appel
au responsable informatique, ndlr). »
Outre cette extension des possibilités fonctionnelles pour les utilisateurs finaux,
la solution Sage ERP X3 a permis de fiabiliser les données stratégiques de
l’entreprise, tout en accroissant la visibilité et la réactivité.
« Avant, la production n’obtenait les données sur les commandes que le soir
grâce à un traitement en batch. Aujourd’hui tout est accessible en temps réel,
les processus ont ainsi été nettement améliorés, d’autant que nous avons équipé
l’atelier de douchettes pour lecture de codes à barres, directement interfacées
avec le système. » Les saisies manuelles ont ainsi été éliminées en même temps
que le risque d’erreur, et la traçabilité est optimale. « Nous sommes aujourd’hui
capables de mesurer la productivité en temps réel. » À l’heure où le site Altrad
de Florensac entame une réflexion sur son suivi de production et envisage une
nouvelle organisation, l’ERP constitue un véritable atout. « Notre réflexion est plus
sereine car nous bénéficions de beaucoup de possibilités dans le progiciel Sage
ERP X3. Notre ERP est véritablement au service de la future organisation. »
De nombreux projets en cours
Les fondations sont là : Altrad bénéficie d’un ERP standard à isofonctionnalité
avec son ancien système. « Désormais, nous allons exploiter toutes les nouvelles
possibilités offertes par l’outil. Nous sommes d’ores et déjà en train de mettre
en place un module CRM pour notre plate-forme de télévente, qui permettra
l’historisation des événements clients tout en offrant des possibilités statistiques
très intéressantes. » Ce n’est pas tout. Encore à l’étude : un projet de mobilité
et de connexion à distance dédié aux forces de vente, l’internalisation de la
facturation de la société de transport du groupe ou encore la mise en place d’un
module qualité. Le déploiement de la solution Sage ERP X3 au sein du groupe
n’est pas terminé. « Notre objectif est d’harmoniser les systèmes en France et
certains sites à l’étranger, comme l’Angleterre par exemple. In fine nous visons un
meilleur service et une communication facilitée entre les sites (grâce à des VPN)
notamment pour interroger les gammes, suivre les commandes et les stocks. »
M. Bruno GUIRAUD
Responsable Informatique
Sage ERP X3
5
AMMANN
Société : Ammann
Activité : Construit et distribue
de machines de travaux publics
Effectif : NC
Localisation : Région champenoise
Projet
Problématiques :
• Accompagner sa croissance
• Favoriser le développement d’une activité
de production
Solution Sage :
GFI Infogen
6
LES TÉMOIGNAGES
Accompagner le passage d’une activité de négoce
à une activité de fabrication
Basée en région champenoise, Ammann-Yanmar construit et distribue des machines de
travaux publics. Fruit d’une joint-venture entre les sociétés Ammann (Suisse) et Yanmar
(Japon), Ammann-Yanmar a été fondée en 1989. En 18 ans, Ammann-Yanmar s’est imposée
comme l’un des leaders européens sur le marché de la mini-pelle grâce à une politique
commerciale et industrielle audacieuse. La société a bénéficié à ses débuts d’une partie du
réseau de distribution de Ammann en Europe et des compétences technologiques de Yanmar. Ces deux atouts ont permis à Ammann-Yanmar de croître de manière spectaculaire.
En un peu plus de 18 ans : le chiffre d’affaires a été multiplié par plus de cinq, dix modèles
différents sont sortis de la ligne d’assemblage en 2007, contre deux seulement en 1990, les
ventes de machines ont été multipliées par quatre. Pour accompagner sa croissance et
favoriser le développement d’une activité de production, l’entreprise a choisi Sage ERP X3.
Au cours des 18 années passées, Ammann-Yanmar est passée d’une activité de négoce (achat/revente)
à une activité de fabrication et de personnalisation des mini-pelles « configurées à la commande »
nécessitant une gestion des configurations ainsi qu’une gestion de la production et de la traçabilité.
Le choix de la continuité avec Sage et GFI Infogen
La société fait depuis longtemps confiance à Sage et à son partenaire intégrateur GFI Infogen. Après
avoir choisi Sage dès 1993, c’est tout naturellement qu’elle a évolué vers Sage ERP X3, la couverture
fonctionnelle étendue de cet ERP apportant une réponse immédiate aux nouveaux besoins et enjeux
métiers de l’entreprise, en matière de gestion de production notamment. Ce choix a été largement
favorisé par la relation de confiance durable établie entre les équipes de Ammann-Yanmar et celles
de GFI Infogen Systems, qui ont acquis une bonne connaissance des besoins, des processus et du
fonctionnement de l’entreprise Ammann-Yanmar.
Industrie
n déploiement sur un large périmètre
U
fonctionnel
La quasi-totalité des modules de l’ERP sont déployés pour 67 utilisateurs :
comptabilité et finance, paie et gestion des temps, approvisionnement, achats,
vente, stock, production, assurance qualité, X3 services (SAV, garantie),
solution code-barre. La solution Sage ERP X3, désormais opérationnelle, a
permis de simplifier l’organisation de l’entreprise en intégrant 4 dossiers (1 par
activité) en un seul. La solution code-barre permet en outre aux équipes de
Ammann-Yanmar de bénéficier d’une meilleure traçabilité et d’une réactivité
accrue, essentielle au métier de production « personnalisée à la commande »
dans un contexte international. De l’avis général, la solution Sage ERP X3
est « qualitative et bien adaptée aux projets des moyennes entreprises
industrielles ».
Une relation de partenariat durable
Aujourd’hui, la relation entre Ammann-Yanmar et GFI Infogen Systems dépasse
la simple relation client-fournisseur pour devenir une véritable relation clientpartenaire. GFI Infogen Systems apporte ainsi sa dimension de conseil dans
les choix et évolutions de l’entreprise et démarre actuellement un projet de
sécurisation de l’architecture basé sur la mise en place d’une seconde salle
machines. L’accompagnement se fait aussi par une réflexion sur une phase
d’optimisation de l’usage de Sage ERP X3 liée aux possibilités des nouvelles
versions du progiciel et aux évolutions des processus opérationnels de
Ammann-Yanmar.
Sage ERP X3
7
Aqualux révolutionne son informatique
de gestion sans faire de vagues
Société : Aqualux
Activité : Négociant et fabricant de
piscines et accessoires de piscine
Chiffre d’affaires : 50 millions d’euros €
Effectif : 250 personnes (en pleine saison)
Projet
Problématiques :
• Renforcer la gestion de la production
pour accompagner la croissance
• Assurer une continuité dans la prise en main
Solution Sage :
Prog’Info
Pour accompagner sa croissance, le négociant et fabricant de piscines Aqualux décide de s’équiper d’un progiciel de gestion intégrée couvrant l’ensemble de la chaîne de
gestion, de la production à la comptabilité. Son choix s’est porté sur Sage ERP X3 et sur
l’intégrateur Prog’Info.
Aqualux assure la commercialisation de tous les accessoires nécessaires pour construire et entretenir
une piscine. L’entreprise, qui ne manque aucune opportunité de renforcer son développement, décide
d’intégrer la production de piscines en propre, une activité qui représente aujourd’hui plus de la moitié de
son chiffre d’affaires. Le système d’information d’Aqualux doit donc s’aligner sur cette nouvelle stratégie.
« Nous devions renforcer la sûreté de la production, la gestion des coûts et la logistique. La solution en
place ne le permettait pas. Nous avons donc décidé de tout remettre à plat », commente Jean-François
Bruna Rosso, directeur informatique de l’entreprise.
Concilier qualité, coûts et délais
Plusieurs progiciels de gestion intégrée (ERP) sont alors étudiés, dont SAP et Generix. « Nous cherchions
une solution robuste, avec des fonctionnalités enrichies, et qui nous assure une continuité dans la prise
en main ». En outre, une contrainte s’impose pour Aqualux : le nouveau dispositif doit impérativement
être en place à Noël, afin que la solution soit parfaitement opérationnelle pour attaquer la haute saison.
En effet, 80 % des recettes sont réalisées entre fin mars et mi-août, et il n’est pas question de risquer un
loupé dans l’optimisation de la production et de la logistique en plein boom des commandes.
Une solution émerge : Sage ERP X3
« L’application répondait à nos attentes en termes de spécificité et d’évolutivité. Elle nous a également
convaincus avec ses modules de GPAO et de calcul des besoins ». Un devis comparatif avec un autre
éditeur achève de convaincre Aqualux.
8
LES TÉMOIGNAGES
Industrie
Une prise en main rapide et en douceur
« Nous avons géré nous-mêmes la migration des données et participé au
paramétrage. » La formation utilisateurs a démarré dès début décembre.
Un processus bien rodé qui consiste à expliquer la solution à 20 utilisateurs
chargés ensuite de former leurs équipes. In fine, ce sont 120 collaborateurs,
de l’administration des ventes aux pièces détachées en passant par l’export,
le SAV et la production, qui utilisent quotidiennement Sage ERP X3. « Le 17
décembre nous réalisions la migration des données, ce qui coïncidait avec
la date des inventaires, pour repartir sur un nouvel exercice. Nous avons
commencé par les parties production, achats, stocks et logistique. En deux
mois, la solution était opérationnelle ! La comptabilité et la gestion commerciale
ont été intégrées un an plus tard, afin de jouer la sécurité. »
ésultats : gain en temps, rigueur
R
et précision
La nouvelle solution démontre d’emblée ses avancées. « Lorsqu’un client
appelle, l’accès à l’information est désormais immédiat et toutes les parties
prenantes accèdent à la base de données. La gestion de production a
également été optimisée grâce à la mise en place de nomenclatures ; la
comptabilité analytique s’est sophistiquée grâce au module de GPAO. Au
niveau logistique, l’outil nous permet de mieux gérer la forte saisonnalité en
permettant de traiter jusqu’à 500 commandes jour. » Concrètement, les caristes
sont équipés de terminaux (Symbol) avec douchette et pistolet intégrés. Ils
préparent 15 à 20 commandes en même temps, qu’ils apportent ensuite à un
préparateur en charge de les répartir individuellement. Après chaque opération,
le cariste décharge les informations concernant les mouvements de stock sur
Sage ERP X3 et la mise à jour se fait en temps réel. « Une optimisation qui
n’était pas possible avant et qui nous fait gagner beaucoup de temps ! »
Des interfaces transparentes
Au-delà des fonctionnalités enrichies de Sage ERP X3, c’est aussi son
interopérabilité avec des applications très spécifiques que les utilisateurs
apprécient. « Par exemple, les informations de la base de données sont
exportées chaque nuit sur Cognos et c’est cette application, dédiée à l’analyse
de données et au marketing, qui traite les données. De même, la solution
est interfacée avec Coveris (application de crédit management, ndlr) afin de
gérer le recouvrement des créances avec des fonctionnalités très poussées. »
Prochains défis : la mise en œuvre de l’extranet, qui sera bien sûr interfacé
avec Sage ERP X3, et la déclinaison sur de nouveaux sites physiques.
L’entreprise a en effet décidé d’ouvrir des agences pour se rapprocher de ses
clients professionnels. Sans oublier l’intégration d’une nouvelle ligne de spa...
Beaucoup de remous en perspective, à gérer par Sage ERP X3.
M. Jean-François BRUNA ROSSO
Directeur Informatique
Sage ERP X3
9
Arcelor Mittal-Stainless
& Nickel Alloys Components se modernise
Société : Arcelor
Mittal-Stainless
& Nickel Alloys
Activité : Spécialiste de la découpe
de précision et du traitement thermique.
Fabrication de pièces magnétiques pour
les marchés de la sécurité électrique
et de l’aéronautique
Chiffre d’affaires : 20 millions d’euros €
Effectif : 120 personnes
Localisation : International
(dont 1 unité de production en Chine)
Quarante années d’expérience et de savoir-faire dans la maîtrise de la découpe et des
traitements thermiques d’alliages ont permis à Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys
Components de se développer sur des marchés de haute technologie tels que la Sécurité
Electrique et l’Aéronautique.
e choix Sage ERP X3 pour accompagner la réorganisation
L
de l’entreprise
Dans le but d’améliorer l’efficacité générale des services, la société se lance dans une refonte totale
de son organisation. L’adoption d’un progiciel intégré, avec une base de données unique, capable de
prendre en charge tous les aspects de la gestion de l’entreprise (comptabilité, achats, ventes, stocks,
production) est l’une des conditions de la réussite du projet. La société était équipée de la solution
Prodstar d’Adonix pour sa gestion de production, qui lui donnait toute satisfaction. La direction arrête
donc son choix sur Sage ERP X3. Les principales fonctionnalités du progiciel sont déployées, pour une
vingtaine d’utilisateurs.
ettre en place le projet « Satisfaction Délais Clients »
M
et optimiser Sage ERP X3
Problématiques :
• Améliorer l’efficacité générale des services
• Accompagner une démarche
Lean Manufacturing
Fabien Weissenbacher rejoint Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components en tant que Supply
Chain Manager et responsable du Management des Systèmes d’Information, une de ses missions
consiste à mettre en place dans l’entreprise le projet - Satisfaction Délais Clients - visant notamment
à améliorer le taux de service. Dans ce cadre, il procède à un état des lieux général et analyse en
particulier les applications en place. « Je me suis rendu compte, explique-t-il, que l’utilisation de Sage
ERP X3 dans l’entreprise pouvait être optimisée. Cela exigeait de réorganiser au préalable certains
services, et notamment le service informatique. »
Solution Sage :
Dans le même temps, l’entreprise se tourne vers un intégrateur possédant une forte expertise dans
le domaine de la gestion de production, FlowLine. « Les modules comptabilité, ventes et achats de
Projet
FlowLine
10
LES TÉMOIGNAGES
Distribution/Négoce
Industrie
Sage ERP X3 fonctionnaient correctement chez nous. En revanche, la
partie production pouvait être grandement améliorée, certains modules
incontournables n’étant pas encore déployés. Nous avons tout d’abord
procédé en interne à une mise à jour approfondie de nos données de
production. Puis nous avons personnalisé les droits et les devoirs sur chaque
champ avec FlowLine. Ceci nous a permis de fiabiliser les données du système
en définissant les responsabilités de chacun et en instaurant un système de
contrôle. »
Adopter une démarche Lean Manufacturing
Parallèlement, Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components accélère
sa modernisation et consolide sa stratégie d’entreprise, en mettant en place
la démarche du « Lean Manufacturing ». « Il s’agit de faire la « chasse aux
aléas » en analysant sur l’ensemble des flux, tant physiques que d’information,
les endroits où l’on crée de la « non valeur ajoutée » afin de mener des
actions très ciblées pour éliminer toutes les sources de gaspillage » explique
Fabien Weissenbacher. « Le cœur du Lean Manufacturing est « l’Animation à
Intervalles Courts » qui consiste à suivre en temps réel l’activité des différents
postes de travail. Cela nous permet de remonter très vite aux vraies causes
de dysfonctionnement pour y remédier. Cette logique, nouvelle pour nous,
est très pointue sur le plan de la gestion de production, notamment en ce qui
concerne la construction des gammes, la saisie des temps ou la remontée des
informations. Nous voulions absolument que Sage ERP X3 accompagne cette
démarche et nous avons pu le faire, à partir des fonctionnalités standards
de l’ERP. La restructuration de nos modes de production nous a assuré
des gains importants de productivité nécessaires pour rester compétitif sur
nos marchés. La démarche Lean Manufacturing possède en outre le grand
avantage de recentrer toute l’entreprise sur la production, qui reste la base de
la création de valeur. Mais cela a été une véritable révolution culturelle au sein
de l’entreprise, obligeant à chacun d’être sur le terrain. »
Sage ERP X3 étant le cœur du système d’information de l’entreprise, le rôle de
l’intégrateur a été décisif. « FlowLine nous a aidés à exploiter au mieux toutes
les possibilités de notre ERP. »
n contrat de Tierce Maintenance
U
Applicative avec FlowLine
Dernière étape en date, très récente : la signature avec FlowLine d’un contrat
de Tierce Maintenance Applicative pour trois ans. « Grâce à ce partenariat,
nous confions la totalité de l’administration de notre application à notre
intégrateur. Ce qui nous permet de réduire les ressources internes dédiées
à l’informatique et d’externaliser auprès de véritables experts ce qui ne relève
pas de notre métier proprement dit. Dans le cadre de ce contrat de TMA,
FlowLine met à notre disposition un outil Extranet très performant qui permet
à nos utilisateurs d’exprimer leurs besoins et d’avoir une réponse en direct
et en toute transparence − ils savent par exemple ce que leur demande va
coûter à l’entreprise. Cela facilite grandement le pilotage des projets. FlowLine,
nous propose un accompagnement global : Hotline, prestations de tierce
maintenance, outils d’infogérance avec une excellente réactivité. »
M. Fabien Weissenbacher
Supply Chain Manager et responsable
du Management des Systèmes d’Information
Sage ERP X3
11
Asica devient plus performante
Société : Asica
Activité : Electronique professionnelle
Effectif : 100 employés
Localisation : Saint-Malo
Projet
Problématiques :
• Réduire les stocks et optimiser la planification
de la production
• Améliorer la planification de la production
• Améliorer la performance générale de
l’entreprise et s’ouvrir à de nouveaux
marchés
Solution Sage :
Installée à Saint-Malo, Asica est une entreprise industrielle française spécialisée dans
l’électronique professionnelle. Depuis plus de 20 ans, elle conçoit, développe, fabrique,
industrialise, teste, intègre et maintient des sous-ensembles et des ensembles électroniques, aussi bien pour des grands groupes (Air Liquide, Otis, Kodak, Schneider...), que
pour des PME-PMI. Afin d’être plus flexible et plus réactive, la société Asica s’équipe de
Sage ERP X3.
méliorer la planification pour mieux répondre
A
à la demande des clients
Asica était équipée d’un logiciel de gestion de production plutôt basique, interfacé à un outil de
comptabilité générale. « C’était vraiment le minimum vital » commente Pascal Prenveille, DSI d’Asica.
La direction d’Asica décide donc de faire évoluer son système d’information et se met en quête de l’ERP
le plus adapté. « Nous voulions améliorer la planification de notre production pour être plus flexibles et
réactifs et savoir ainsi mieux répondre aux demandes de nos clients. Un ERP nous permettrait en outre
d’intégrer toutes nos données dans une base unique et cohérente. Echaudés par notre précédente
expérience, nous voulions choisir un éditeur pérenne. Nous souhaitions également que le produit
sélectionné soit capable de gérer toutes nos activités, qu’il s’appuie sur les technologies standards du
marché et qu’il utilise les termes courants de la logistique et de la gestion de production, afin que chacun
s’y retrouve et parle le même langage. Il était important pour nous enfin que l’outil que nous allions
mettre en place ne soit pas doté d’une base de données propriétaire. »
vec Sage, le choix de l’expérience
A
et de la notoriété
Muni de ces critères exigeants, Asica pré-sélectionne deux produits, dont Sage ERP X3, qui est choisi
après démonstration. « Toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin étaient présentes dans le
produit. En outre, nous étions rassurés par le fait que Sage ERP X3 était issu de l’expérience et du savoirfaire de Sage, qui bénéficie d’une très bonne notoriété. »
12
LES TÉMOIGNAGES
Industrie
Gérer la problématique des équivalences
« Nous avions prévu dès le début de réaliser une intégration progressive du
produit, sans big bang. Nous souhaitions adapter doucement notre nouvel
outil aux méthodes de travail de l’entreprise. »
C’est d’abord la gestion des ventes qui est installée, puis la gestion de production,
la comptabilité générale et tiers et, enfin, la gestion des nomenclatures, des
achats et des stocks. « La grande spécificité de notre métier, explique Pascal
Prenveille, c’est la nécessité de gérer des équivalences : à une référence
donnée, correspondent plusieurs produits équivalents acceptés par le client.
Avec Sage ERP X3, nous avons pu développer très facilement un programme
spécifique. Dès que nous avons posé les premiers jalons de notre nouvelle
GPAO, nous avons nettement amélioré la planification de notre production. »
éduire le niveau des stocks et affiner
R
la traçabilité des lots : l’enjeu du métier
Sage ERP X3 fonctionne parfaitement à la grande satisfaction des utilisateurs et
de la direction de l’entreprise. « C’est le jour et la nuit par rapport à notre ancien
système, s’enthousiasme Pascal Prenveille. Et encore, nous n’exploitons pas
toutes les possibilités du produit ! Nos gains sont évidents, à plusieurs niveaux.
Nous avons d’abord réussi à baisser de façon conséquente le niveau moyen
de nos stocks, sans jamais être en rupture. C’est un point crucial puisque
dans les produits que nous vendons, la matière première représente 80% du
coût de revient ! Cela dit, nous pouvons faire encore mieux - et Sage ERP X3
nous y aidera - en limitant au maximum les « doublons » en stock (toujours
cette problématique des équivalents). Concernant la gestion des stocks, la
traçabilité est une exigence forte de certains de nos clients (issus du secteur
médical notamment). Si un problème est identifié sur un composant, nous
pouvons grâce à Sage ERP X3 retrouver d’où vient ce composant et où il a été
utilisé. Pour verrouiller le suivi de la traçabilité, nous avons mis en place une
gestion des lots par codes barres, ce qui nous permet de faire facilement des
inventaires et oblige nos employés à se servir au bon endroit ! »
méliorer la performance générale de
A
l’entreprise et s’ouvrir à de nouveaux
marchés
Les mérites de Sage ERP X3 ne s’arrêtent pas là. « Totalement intégré, avec une
circulation très fluide de l’information d’un service à l’autre, Sage ERP X3 nous
a permis de mettre en place de nombreux automatismes grâce auxquels nous
traitons beaucoup plus rapidement les tâches administratives quotidiennes.
Enfin, la mise en place d’une planification optimisée de la production nous
a permis de signer des contrats avec de nouveaux clients qui auparavant
n’auraient pas travaillé avec nous car nous étions organisés de manière trop
artisanale. Il faut savoir que les grands comptes auditent leurs fournisseurs.
Ils ne testent pas seulement la qualité de vos produits, ils regardent comment
vous êtes organisé service par service, ils vérifient que vous êtes réactif, que
vous savez tenir les délais... Ils vous accordent une note de qualité produit et
une note de performance. Et le fait que nous ayons installé Sage ERP X3 joue
largement en notre faveur, cela rassure nos clients. »
M. Pascal PRENVEILLE
DSI
Sage ERP X3
13
BLANCHON
Société : Blanchon
Activité : Fabrication et commercialisation
de vernis et peintures pour le bois
Chiffre d’affaires : NC
Localisation : Siège à Lyon, deux usines et
une plateforme logistique en Savoie, un entrepôt
sur la région Parisienne, filiales en Allemagne,
Italie et Pologne
Projet
Problématiques :
• Gérer la croissance
• Travailler en temps réel
• Uniformiser le langage et les pratiques
sur tous les sites
Solution Sage :
FlowLine
14
LES TÉMOIGNAGES
Travailler en temps réel pour améliorer
la satisfaction des clients et optimiser
la productivité de l’entreprise
La société Blanchon-Syntilor développe, fabrique et commercialise des vernis et peintures
destinés à protéger le bois. Ces produits sont diffusés dans les grandes surfaces de bricolage sous la marque Syntilor, et auprès des professionnels sous la marque Blanchon.
En 2000, la société a souhaité mettre en place une solution ERP pour pouvoir travailler en
temps réel, améliorer le niveau de satisfaction des clients et optimiser la communication
entre les différents services de l’entreprise. Elle a choisi Sage ERP X3, comme l’explique
Vincent Peteau, responsable informatique.
Blanchon-Syntilor utilisait pour la gestion commerciale, la gestion des stocks et de la production une
solution Cegid sous Dos. « Le gros inconvénient, explique Vincent Peteau, c’est qu’il n’y avait pas de
connexion possible entre nos différents sites. Nous avions à l’époque plusieurs dépôts et ne savions
jamais quels étaient nos stocks réels. Pour renseigner les clients, nous procédions par fax ou téléphone
et c’était parfois très long. »
Evoluer vers une solution ERP pour une meilleure réactivité
Vincent Peteau rejoint l’entreprise avec une mission prioritaire : faire évoluer le système d’information.
« Nous connaissons une croissance de plus de 10% par an, il était indispensable que notre outil de
gestion puisse accompagner – voire accélérer – cette forte progression de notre activité en nous donnant
les moyens de réagir en temps réel. L’ERP était évidemment la bonne réponse. »
Un cahier des charges impliquant tous les responsables de service est rédigé puis soumis à plusieurs
éditeurs. « Nous avons rapidement opté pour Sage ERP X3. Les autres solutions nous semblaient soit
trop lourdes, soit incapables de traiter nos spécificités. Sage ERP X3, au contraire, pouvait gérer en
standard 90% de nos besoins et s’adapter par développements spécifiques pour les 10% restant. Nous
avons apprécié la puissance fonctionnelle du produit, sa facilité d’appropriation et ses possibilités de
développement étendues. Sage ERP X3 est très accessible et nous pouvons facilement créer les écrans
et les états dont nous avons besoin. »
Industrie
a transition vers le nouveau système
L
en quelques clics
Le projet est minutieusement préparé en amont avec l’aide des consultants nous
fournissant maquettes et jeux de tests. « Le 1er décembre à 10h, nous arrêtions
tous traitements sur l’ancien système et récupérions les commandes non
traitées. A 13h, les premières commandes arrivaient par EDI sur Sage ERP X3
automatiquement. L’après-midi, 60 personnes commençaient à travailler sur
le nouveau système. Tout s’est passé très vite, la transition s’est quasiment
faite en un clic. »
Adapter la solution au métier de l’entreprise
Sage ERP X3 prend en charge la gestion comptable, la gestion commerciale
et la gestion de production et de stock de l’entreprise. « Notre comptabilité
ne présente pas de difficulté particulière et les modules standards de Sage
ERP X3 nous convenaient parfaitement. Nous avons fait en revanche quelques
développements spécifiques pour la partie commerciale et la gestion de
production. Nous avons créé une interface avec le logiciel de gestion d’entrepôt
déjà en place avec l’ancien système. Nous avons également développé un
module EDI qui gère la réception des commandes et l’émission des factures
pour nos plus grands clients, dont Leroy Merlin et Castorama. Nous avons
aussi mis en place une liaison EDI avec nos transporteurs, ce qui nous
permet de suivre au plus près l’expédition des commandes et de renseigner
précisément les clients. Sage ERP X3 peut prendre en compte les spécificités
de nos modes de production (formulation, lot de fabrication à la cuve) et sait
gérer des ordres de fabrication multi-niveaux. »
modules de Sage ERP X3 en fonction de nos besoins. Nous avons changé de
partenaire en cours de route mais nous avons gardé les mêmes consultants,
qui ont rejoint une nouvelle structure, FlowLine. Nos interlocuteurs connaissent
donc parfaitement notre dossier et répondent efficacement à toutes nos
questions. »
Le moteur du changement
L’arrivée de Sage ERP X3 a été un facteur clé dans le développement
de l’entreprise et a beaucoup contribué à faire évoluer les pratiques et les
processus de chacun. « Sage ERP X3 a été le moteur du changement, en
forçant les gens et les services à communiquer. Il y a eu des impacts bénéfiques
à tous les niveaux de l’entreprise. L’unicité de la base de données nous permet
de parler tous le même langage et de travailler en temps réel en accédant aux
mêmes données. Nous répondons rapidement aux besoins et aux demandes
des clients. Avec Sage ERP X3 nous gérons au plus juste les plannings de
fabrication ainsi que les stocks. La productivité de l’entreprise s’en est trouvée
nettement renforcée, et nous savons toujours exactement ce que les usines
ont fabriqué, quand, en quelles quantités, et où sont les stocks. » Très satisfaite
de son ERP et de ses relations avec FlowLine, l’entreprise s’apprête à évoluer
vers la nouvelle version de Sage ERP X3 en toute confiance.
M. Vincent Peteau
age ERP X3 accompagne le développement
S
de l’entreprise
Sage ERP X3 accompagne l’évolution de l’entreprise, s’adaptant facilement à
tous ses changements structurels et organisationnels. « Nous avons construit
il y a deux ans une nouvelle plateforme logistique, moderne et fortement
automatisée, située juste en face de l’une de nos usines. Ce choix rationnel
nous a permis d’absorber sans peine l’augmentation de notre volume d’activité
– nous traitons environ 4500 commandes par mois, certaines comprenant
300 à 400 lignes. Sage ERP X3 s’est adapté très facilement à cette nouvelle
configuration. D’une manière générale, nous avons toujours pu faire évoluer les
Sage ERP X3
15
Il est simple de parler le même langage
dans tous les pays
Société : César SA
Activité : Production et négoce de
déguisements et articles de fête
Effectif : 1 500 salariés
Localisation : France, Espagne,
Chine-Hong-Kong, Angleterre,
US, Italie, Allemagne
Projet
Problématique : Mettre en œuvre un ERP
commun dans toutes les filiales du groupe
pour rationaliser les process et les échanges
Solution Sage :
Coté au second marché à la Bourse de Paris, César SA est leader mondial dans le domaine
des déguisements et articles de fête. Si la société César fabrique des masques depuis le
19e siècle, le groupe a été constitué dans les années 90, principalement par croissance
externe. Suite à une volonté de la Direction de créer une nouvelle dynamique en France et
à l’international, César SA s’équipe de Sage ERP X3.
Travaillant sur un marché fortement saisonnier rythmé par les trois événements que sont Halloween,
Noël et le Carnaval, le groupe César est soumis à la nécessité de s’adapter aux contextes locaux :
en Italie et en Espagne, les déguisements pour les petites filles doivent avoir des manches longues ; en
Allemagne, les déguisements pour le Carnaval sont pour l’essentiel vendus à des adultes, etc. Avec un
renouvellement de 80% de ses gammes d’articles tous les deux ans, le groupe réalise un chiffre d’affaire
annuel de 135 millions d’euros. Une nouvelle direction a souhaité créer une dynamique de groupe. Il
est devenu nécessaire de mettre en place un ERP commun à toutes les sociétés du groupe : c’est
Sage ERP X3 qui a été choisi. « Jusqu’alors, explique Bertrand Bouniol, directeur des systèmes
d’information, le groupe César était un ensemble de PME, travaillant chacune avec des process propres
et utilisant des systèmes de codification différents. Le fait d’appartenir à un même ensemble n’apportait
aucun bénéfice, bien au contraire. Un exemple : lorsqu’un produit demandé était manquant en France,
nous ne pouvions pas savoir ou alors au prix d’une enquête fastidieuse s’il restait du stock en Allemagne
parce que les codes produits n’étaient pas les mêmes d’un pays à l’autre. Un nouveau schéma directeur
a donc été adopté, prévoyant la mise en place d’un ERP commun. C’était en quelque sorte l’épine
dorsale du projet. »
a nécessité de travailler avec un éditeur
L
présent à l’international
Un cahier des charges est défini. « Nous avons déterminé plusieurs critères de choix, explique Bertrand
Bouniol. Il fallait naturellement que la solution retenue couvre la totalité des fonctionnalités dont nous
avons besoin (production, ventes, achats, stocks, comptabilité) et sache travailler avec un ensemble de
PME comme le nôtre. En outre, il était essentiel à nos yeux que l’éditeur soit présent dans tous les pays
où nous avons des filiales : Europe, Etats-Unis, Chine et Hong Kong. »
La plupart des ERP disponibles sur le marché sont consultés. « Nous avons également regardé de
près les solutions déjà en place dans nos différentes filiales. Mais notre souhait impératif de travailler
avec un éditeur présent à l’international nous a fait éliminer rapidement la plupart de ces produits.
16
LES TÉMOIGNAGES
Industrie
Trois solutions sont restées en short list. Si nous avons finalement opté pour
Sage ERP X3, c’est en raison de sa forte implantation internationale et de
sa bonne connaissance des moyennes entreprises. En outre, nous avons été
rassurés par la compétence et l’écoute de nos interlocuteurs. »
n déploiement progressif avec
U
l’appui des filiales Sage locales
Il est prévu dès le départ de déployer le progiciel filiale par filiale, en tirant profit
de l’expérience accumulée à chaque étape. « Nous avons choisi de commencer
par notre filiale espagnole, qui est très représentative de l’ensemble de nos
activités, avec une taille relativement importante et une équipe sur place
capable d’accompagner le projet. » Parallèlement, au siège en France, une
réflexion approfondie est menée sur la structure des données communes et
l’organisation des process groupe. « Nous avons fait de nombreux allers-retours
avec l’Espagne, validant sur le terrain nos hypothèses au fur et à mesure, avec
la volonté forte de nous écarter le moins possible du standard. Nous avons
ainsi créé une codification unique qui convient à la fois à la production, à la
création et à la vente. » L’activité de César étant très saisonnière, le travail sur
la mise en œuvre de l’ERP se fait pendant les périodes de creux. Chaque
filiale avance ainsi au gré des saisons, des phases d’accélération alternant
avec des périodes de mise en sommeil planifiées. « Notre filiale espagnole a
démarré. Avant cela, nous avions lancé le projet en Angleterre. C’était plus
simple car il n’y a pas de production et l’organisation de la filiale ne pose pas
de problèmes particuliers. Aux Etats-Unis, nous avons fait réaliser plusieurs
développements spécifiques : notre filiale américaine, déjà très informatisée,
voulait conserver toute la méthodologie qu’elle avait mise au point, avec
succès d’ailleurs. Depuis, nous déployons le projet dans notre filiale chinoise.
Pour réussir l’implémentation dans tous ces pays, il était essentiel d’avoir un
correspondant local capable à la fois de comprendre les procédures de notre
groupe et de connaître les particularités locales. Dans chaque pays, nous
nous sommes beaucoup appuyés sur les consultants de Sage. Enfin, en Italie,
nous commençons à peine le travail d’analyse et sommes en relation avec un
intégrateur Sage qui devrait nous aider pour la mise en œuvre. »
es projets locaux autonomes
D
et des procédures communes
L’ensemble de ces déploiements à l’international est piloté par le siège parisien
du groupe. Il garde un œil sur l’avancée de chaque filiale, s’assure que les règles
communes définies sont bien respectées et fait en sorte que les expériences
et les acquis des uns profitent aux autres.
« Nous voulions dès le départ développer des projets locaux autonomes
utilisant un langage commun, précise-Bertrand Bouniol DSI Groupe. Les
données dont nous disposons sont plus fiables, plus complètes, plus faciles à
trouver et à comparer. Grâce à Sage ERP X3, nous rationalisons la production
et la gestion des stocks au niveau groupe. Chaque filiale travaille mieux et peut
plus facilement échanger avec les autres. Grâce aux règles standards que
nous avons établies et que nous renforçons à chaque projet, nous obtenons
des informations homogènes d’un pays à l’autre. Cela va être le cas par
exemple pour le calcul des royalties, assez complexe, et qui était auparavant
traité de manière différente dans chaque filiale. Nous pouvons plus facilement
extraire du système toutes les informations dont nous avons besoin pour établir
les comptes consolidés du groupe. Il nous reste maintenant à réfléchir aux
procédures de communication entre filiales : c’est notre prochain chantier... »
M. Bertrand BOUNIOL
DSI
Sage ERP X3
17
ETABLISSEMENTS
PICHON
Société :
Etablissements Pichon
Activité : Fabrication de machines agricoles
Chiffre d’affaires : 13,8 millions d’euros
Effectif : 95 salariés
Localisation : Guipavas (29)
Projet
Problématiques :
• Moderniser son système d’information
• Améliorer les performances en matière
de gestion de production
Solution Sage :
SBI Brest
18
LES TÉMOIGNAGES
Les Etablissements Pichon modernisent leur
système d’information et gagnent en productivité
Société familiale créée en 1970 par l’actuel PDG Michel Pichon, les établissements
Pichon construisent des machines agricoles ainsi que divers matériels destinés au travail
du sol. Les clients sont pour l’essentiel des revendeurs, des concessionnaires et des
coopératives. Installée à Guipavas, près de Brest (29), la société choisit Sage ERP X3 pour
moderniser son SI.
Les limites d’un système de gestion propriétaire
La société utilisait un système propriétaire sous AS400 qui gérait la comptabilité, les ventes, les achats, les
stocks, ainsi que certains aspects de la production. « Ce système avait atteint ses limites, explique Hugues
Priol, responsable informatique de Pichon. Dès que l’on voulait quelque chose de nouveau, il fallait faire
un développement spécifique, ce qui était assez lourd. Les différentes fonctions n’étaient pas toujours très
bien intégrées. En outre, la gestion de production était un peu basique. Par exemple, quand on passait un
ordre de fabrication, on ne savait pas calculer les dates réelles des besoins, et cela faisait gonfler les stocks
d’une manière importante. »
La direction décide qu’il est temps de changer de système d’information et charge le cabinet de conseil
KPMG de bâtir un cahier des charges. « Mais, explique Hugues Priol, nous venions à l’époque de lancer un
nouveau produit, et KPMG a tablé sur une très forte croissance de notre activité dans les cinq ans. Cela n’a
malheureusement pas été le cas, et il nous a fallu reprendre en interne le cahier des charges en l’allégeant
considérablement, afin de définir une demande qui corresponde à nos besoins réels. »
Sage / SBI : un binôme gagnant
Pichon se met donc sérieusement en quête d’un ERP pour remplacer son ancien système. Plusieurs éditeurs
reçoivent le nouveau cahier des charges, des démonstrations sont organisées. Elles aboutissent à une
short list de quatre produits, dont Sage ERP X3. « Nous avons choisi Sage ERP X3 dont les fonctionnalités
correspondaient à nos besoins et qui nous semblait d’un bon rapport qualité/prix. Nous connaissions déjà
par ailleurs la GPAO Prodstar, très performante, et nous avons apprécié le fait que le produit intègre une
fonction CRM. En outre, la proximité de l’intégrateur SBI, avec lequel nous travaillions déjà, a été un facteur
décisif. Il est en effet essentiel pour une PME comme la nôtre d’avoir affaire à des interlocuteurs proches,
susceptibles d’intervenir rapidement. »
Industrie
La décision est prise pour un démarrage en deux temps. « Nous avons tout
d’abord mis en route la comptabilité, la facturation et la gestion des commandes.
Puis nous avons lancé la gestion des stocks et de la production, avec la mise en
place d’un configurateur. Nous avons fait quelques développements spécifiques
minimes, notamment sur le plan de l’ergonomie, mais globalement - et c’était une
volonté forte de la direction - nous avons pu nous adapter à 95% au standard
de Sage ERP X3, dont les fonctionnalités sont suffisamment riches et ouvertes
pour le permettre. Cela a naturellement supposé quelques modifications dans la
définition de certains postes, et il a fallu un peu de temps pour que les utilisateurs
- 40 aujourd’hui, soit près de la moitié de l’effectif de l’entreprise - s’habituent à la
nouvelle organisation. Nous avons une seule déception, qui n’est pas liée à Sage
mais à France Télécom : nous avons souhaité que nos commerciaux itinérants
puissent se connecter au système central via Citrix. Mais comme ils se déplacent
beaucoup en zones rurales, la qualité des liaisons n’est pas toujours optimale et il
y a parfois des temps d’attente. Cela devrait s’améliorer d’ici peu. »
ne gestion de production
U
plus riche et plus performante
Depuis la mise en production de Sage ERP X3, un logiciel de suivi des temps de
production a pu être interfacé à l’ERP. « L’installation de Sage ERP X3 a changé
du tout au tout notre gestion de production, qui est aujourd’hui beaucoup plus
performante. Sage ERP X3 sait gérer les temps et les plannings, il dit à l’acheteur
ce qu’il doit acheter à la bonne date, il offre de grandes facilités de recherche
et de consultation. Avec Sage ERP X3, nos gains de productivité pour le bureau
des méthodes sont compris entre 10 et 20%. Nous avons d’ailleurs amélioré
notre productivité à tous les niveaux, mais ce n’est pas toujours quantifiable aussi
facilement. »
L’item « gain de temps » a recueilli 19 réponses positives sur 26 ; l’item « richesse
d’information » en a recueilli 22 ; et l’item « facilité d’utilisation » 17. Ces résultats,
très favorables malgré les inévitables réticences au changement observées
au début, ont conforté la direction dans son choix de Sage ERP X3. Ce que
confirme Fabrice Rovere, directeur financier de l’entreprise : « Sage ERP X3 est
un outil moderne, grâce auquel nous accédons rapidement et facilement (en
quelques clics) à l’information qui nous intéresse. En outre, on passe aisément
d’une page à l’autre, pour suivre la trajectoire d’une donnée par exemple. Le
fait de travailler avec une base commune nous permet d’éviter les informations
redondantes qui nous pénalisaient auparavant. La mise en place d’un ERP tel
que Sage ERP X3 nous oblige à mieux communiquer et nous aide à structurer
les circuits d’information et de validation. En outre, nous gagnons beaucoup
de temps dans nos tâches administratives quotidiennes. Il nous reste plusieurs
chantiers à mener à bien - optimiser la gestion des stocks, mettre en place
une comptabilité analytique et le contrôle de gestion - mais nous savons que
nous sommes sur la bonne voie. Si c’était à refaire, nous choisirions à nouveau
Sage ERP X3. »
M. Hugues PRIOL
Une enquête de satisfaction positive
Il y a quelque temps, la direction de Pichon a mené un sondage auprès
des utilisateurs de Sage ERP X3 pour mesurer leur degré de satisfaction.
Interrogés sur les qualités du produit, les employés devaient répondre par
oui ou par non selon qu’il estimaient que ces qualités étaient réelles ou non.
Sage ERP X3
19
La gestion fine des circuits matières plastiques :
un atout décisif
Société : Gaillon
Activité : Leader français de l’extrusion
de plaques thermoplastiques standards
ou techniques
Localisation : Saint Georges de Reneins (69)
Projet
Problématiques :
• Mettre en œuvre une gestion
de production intégrant les spécificités
métiers de la plasturgie
• Répondre aux exigences de reporting
d’un nouvel actionnaire
Solution Sage :
Kardol
20
LES TÉMOIGNAGES
Leader français de l’extrusion de plaques thermoplastiques standards ou techniques,
et filiale du 1er groupe européen, le groupe Gaillon est constitué de 3 sociétés. Pour
répondre à de nouveaux enjeux liés à la gestion des circuits matières, ainsi qu’à l’obligation
de fournir des reportings plus précis à son nouvel actionnaire, le groupe Gaillon décide
de changer de système d’information... et choisit Sage ERP X3 avec le module
Plasturgie développé par l’intégrateur Kardol.
« Nous voulions affiner notre gestion de production et mieux utiliser les possibilités de l’informatique au sein
de nos ateliers, explique Régis Béroujon, directeur du département extrusion et chef de projet. Notre ancien
outil (Prodstar) nous satisfaisait mais il était vieillissant et trop limité sur le plan fonctionnel. En outre, notre
nouvel actionnaire avait besoin d’éléments financiers plus détaillés. »
La solution Sage ERP X3 s’est imposée assez naturellement pour prendre la succession de Prodstar.
« L’intégrateur Kardol, qui possède une expertise reconnue dans le monde industriel, a mis au point
un module très performant de gestion des circuits matières en complément de Sage ERP X3. Cela a
vraiment fait la différence » explique Régis Béroujon.
Gérer les différents états de la matière plastique
La gestion des matières premières est en effet un facteur clé pour l’activité plasturgie. D’abord parce que
celles-ci représentent 50 à 60% du coût de revient du produit fini. Ensuite parce qu’un matériau initial peut
être utilisé sous trois états différents - la matière vierge, la matière broyée et la matière régénérée - que le
système d’information doit impérativement savoir distinguer. « Le module Plasturgie développé par Kardol
est capable de gérer tous ces changements d’états. »
rendre en compte les spécificités des métiers
P
de la plasturgie dans un système intégré
L’expertise de Kardol a permis de prendre en charge toutes les particularités liées au métier du groupe
Gaillon. « En plus de la gestion des matières broyées, le nouveau système assure une parfaite traçabilité
des flux, en amont et en aval, repérant tous les incidents de production. Autre point fort : notre outil intègre
toutes les spécifications clients ; par exemple, un même type de plaque peut être livré chez plusieurs
Industrie
clients exigeant chacun des spécifications différentes (sens de l’extrusion,
caractéristiques de l’emballage, etc). Nous gagnons beaucoup de temps dans
les ateliers du fait que cet aspect est traité automatiquement. Nous avons par
ailleurs demandé à Kardol un développement spécifique pour la gestion des
formats de plaques : nous devons en effet pouvoir convertir instantanément, en
fonction de la densité de la matière, un nombre de plaques en mètres carrés, en
mètres linéaires ou en kilos... »
Le système totalement intégré mis en place dans le groupe Gaillon colle
parfaitement aux besoins de l’entreprise, grâce notamment au module
plasturgie proposé par Kardol. « Nous avions en face de nous des techniciens
qui s’intéressent à notre métier. Ils ont pris le temps de visiter nos ateliers pour
en comprendre le fonctionnement. Ils ont fait preuve de bout en bout d’une
méthodologie parfaitement maîtrisée, travaillant à partir de modèles éprouvés,
avec un chef de projet compétent et polyvalent. Ils ont très bien balisé le terrain
en amont et après deux mois de paramétrage, leur première livraison était
quasiment sans faute. »
nous pouvons maintenant connaître avec précision le coût réel de nos
productions, qui dépend du cours très fluctuant des matières premières.
Comme nous consommons dans chacune de nos usines 45 tonnes de matière
plastique par jour, c’est une information indispensable. D’autre part, grâce aux
données fournies par Sage ERP X3, nous pouvons mener à bien sans problème
la consolidation des comptes de nos trois entités et alimenter les modèles de
reporting imposés par nos actionnaires » conclut Régis Béroujon.
M. Régis BEROUJON
Directeur du département extrusion et chef de projet
Un déploiement progressif et un démarrage facile
Sage ERP X3 est déployé successivement sur les trois sociétés du groupe. «
Nous avons d’abord installé Gaillon, en collaboration étroite avec Kardol. Puis
nous avons nous-mêmes déployé le modèle pour les deux autres sociétés.
Tous les modules de Sage ERP X3 ont été mis en place, sauf le CRM, prévu
dans les prochains mois. Nous souhaitons également aller plus loin dans le suivi
informatique du travail des ateliers : gestion des temps, quantités de matières
consommées, quantités restantes, etc. » Le démarrage des différents sites s’est
fait facilement et les utilisateurs se sont adaptés sans mal à un outil qui reprenait,
en l’améliorant, la logique de fonctionnement du précédent.
Réduire les stocks de manière significative
« Le nouveau système est très consulté parce qu’il apporte beaucoup
d’informations utiles, notamment sur la partie logistique. Grâce à Sage ERP X3,
nous avons pu améliorer la gestion de nos stocks et en réduire le niveau
de manière significative - de l’ordre de 12%. Autre bénéfice appréciable :
Sage ERP X3
21
LA FOURNÉE
DORÉE
Société :
La Fournée Dorée
Activité : Fabrication de viennoiseries
et pâtisseries à destination de la grande
distribution
Localisation : Vendée et Lorraine
Projet
Problématiques : Opter pour un logiciel
capable d’accompagner une croissance
rapide et de s’adapter au déploiement
sur plusieurs sites et aux relations avec
la grande distribution
Solution Sage :
e-THEMIS
22
LES TÉMOIGNAGES
La Fournée Dorée travaille en flux tendus
grâce à Sage ERP X3
Implantée en Vendée et en Lorraine, la Fournée Dorée est spécialisée dans la fabrication
de viennoiserie et de pâtisserie industrielles à destination de la grande distribution. Tout a
commencé en septembre 1997, avec le rachat d’une boulangerie traditionnelle dans l’Est
de la France. En octobre 1999, une deuxième unité de production est ouverte, dans l’Ouest.
Depuis, l’entreprise connaît une croissance forte et régulière, passant en dix ans de 17 à 90
millions d’euros de chiffre d’affaires, avec un effectif de 400 personnes.
Pour accompagner et organiser cette croissance, la Fournée Dorée avait besoin d’un
progiciel intégré capable de prendre en charge tous les flux de l’entreprise. Pari gagné
avec Sage ERP X3, comme l’expliquent Patrick Moriceau, Directeur Général, et Serge
Tesson, Responsable Informatique.
Une phase de réflexion nécessaire
Pour parer au plus pressé et rendre possible le démarrage de l’activité sur le site de l’Est, un petit outil
bureautique de gestion commerciale est rapidement installé. Cette solution ne pouvait être que transitoire
et, rapidement, une réflexion s’engage pour trouver un logiciel capable d’accompagner une croissance
rapide et le déploiement de l’activité sur plusieurs sites. « Nous recherchions un progiciel intégré, adaptable
à notre environnement spécifique : l’activité sur plusieurs sites et les relations avec la grande distribution.
J’ai travaillé plusieurs années comme Directeur Financier dans un grand groupe, et je connais bien les outils
informatiques habituellement utilisés dans notre profession. Ces outils, trop spécialisés, ne me semblaient
pas satisfaisants, je les ai donc éliminés d’emblée. Je ne souhaitais pas non plus travailler sur une base
AS 400 : difficile à mettre en œuvre pour des utilisateurs polyvalents et requérant trop de compétences
en interne. Nous voulions un produit intégré sur Windows, qui ne soit pas surdimensionné par rapport à
nos besoins. On m’a alors parlé de Sage ERP X3. Les possibilités de ce nouveau produit m’ont paru très
intéressantes ! » raconte Patrick Moriceau.
Sage ERP X3 : une réponse globale pertinente
Rapidement, le petit logiciel de gestion installé sur le site de l’Est commence à montrer ses limites et
menace d’exploser à tout moment. Le deuxième site doit ouvrir au mois d’octobre. Il est temps de mettre
en place un système informatique digne de ce nom ! « J’ai repris contact avec e-THEMIS, explique Patrick
Moriceau. Sage ERP X3 a toutes les qualités fonctionnelles dont nous avions besoin, sans être ni trop lourd
Industrie
ni trop cher. Nous avons signé pendant l’été, avec une condition impérative : il
fallait que le démarrage sur notre nouveau site de production soit mis en œuvre
en octobre, pour commencer à constituer très rapidement nos bases articles et
clients. »
Sage ERP X3 est livré sur le site vendéen dans les délais impartis. Tout se passe
très rapidement. Le paramétrage a lieu en même temps que l’étude d’adéquation,
les quelques cas particuliers qui se présentent sont réglés immédiatement. Les
premières factures sont éditées mi-novembre. En parallèle, sortent les premières
écritures comptables. « La gestion commerciale et la gestion financière sont
opérationnelles en novembre sur le site vendéen. La solution a été déployée sur
le site de l’Est un mois plus tard. Une ligne transfix assure la liaison entre les deux
sites », précise Patrick Moriceau.
Accélérer les cycles de production
Dans un deuxième temps, les modules de gestion des stocks, des achats et de la
production sont déployés. « Pour les achats, la production et les nomenclatures,
explique Serge Tesson, nous nous appuyons sur les fonctionnalités standards
de Sage ERP X3 qui sont assez riches pour répondre à la quasi totalité de nos
besoins. Nous avons fait développer un petit module spécifique pour gérer le
lancement des fabrications. C’est une des particularités de notre activité (qui
assure notre réussite) : nous travaillons en flux tendu et planifions les commandes
la veille pour le lendemain, avec des process très rapides (6 heures pour lancer
une fabrication). La souplesse de Sage ERP X3 nous a permis d’accélérer très
sensiblement nos cycles de production. Avant, nous gérions les lancements de
fabrication à la main, c’était plus lent et moins fiable. »
l’agro-alimentaire et nous a semblé tout à fait susceptible de répondre à notre
besoin. Auparavant, la préparation de commande était externalisée chez un
prestataire. Nous voulions la réintégrer pour diminuer les coûts de production,
gagner en réactivité tout en raccourcissant la chaîne logistique. Le vertical
logistique d’e-THEMIS a une fonction vocale : les employés qui travaillent au
stock sont équipés de casques avec des micros ; une voix synthétique les guide
pour qu’ils puissent trouver facilement les produits aux bons emplacements. Ce
faisant, ils gardent les mains libres pour construire les palettes sans perdre de
temps. Grâce à ce système très performant, nous avons gagné en souplesse.
Nous pouvons préparer 5000 colis un jour et 10 000 le lendemain. Quel que soit
le flux, nous savons le gérer. »
ooster les fonctions commerciales grâce
B
au module Distriflow développé par e-THEMIS
e-THEMIS a développé un module destiné aux fournisseurs de la grande
distribution ainsi qu’aux marchés de produits de grande consommation permettant
de traiter avec plus de précisions certaines des fonctions commerciales. Afin
d’optimiser la gestion des filières clients, des marges arrières ou bien encore des
contrats de coopérations, La Fournée Dorée a choisi d’adopter plusieurs briques
de ce module.
M. Patrick MORICEAU
I ntégrer la préparation de commandes
e-THEMIS pour gagner en souplesse
La gestion des stocks de Sage ERP X3 a, elle aussi, permis à la Fournée Dorée
d’améliorer substantiellement sa productivité. « Pour la gestion des matières
premières, nous utilisons le progiciel en standard, dit Serge Tesson. En ce qui
concerne la gestion des produits finis, nous avons mis en place un module de
préparation des commandes développé par e-THEMIS. Ce module vertical
équipe déjà de nombreuses entreprises dans le domaine de la pharmacie et de
Sage ERP X3
23
Loupot opte pour la gestion intégrée
Société : Loupot
Activité : Développement de connecteurs,
de connexions, de circuits et de produits
techniques découpés ou emboutis
Localisation : France, Lettonie, Hongrie,
Chine, Mexique
Projet
Problématique : Opter pour un ERP
complet édité par une société pérenne
Solution Sage :
SBI Brest
24
LES TÉMOIGNAGES
Basée à Quimper, filiale du groupe Axon®, la société Loupot est spécialisée dans l’interconnectique et les procédés d’assemblage : découpe de connexions, surmoulage
plastique, fabrication d’outils de découpe, construction de machines d’insertion et de
préformage de composants. Afin d’accompagner sa croissance, Loupot décide de changer d’ERP. Son choix se porte sur Sage ERP X3, en raison de sa richesse fonctionnelle
et de la pérennité de l’éditeur.
La société travaillait avec un petit ERP qui prenait en charge toute l’activité de l’entreprise. L’éditeur de ce
progiciel ayant fait l’objet d’une liquidation judiciaire, le produit a été repris par un autre éditeur, mais celui-ci
n’assurait ni l’évolution, ni la maintenance du module de comptabilité. En outre, le progiciel ne passant pas
l’euro, il fallait nécessairement changer de système. « La SSII repreneuse nous proposant son progiciel de
GPAO dans des conditions très avantageuses, explique Marc Rosello, responsable administratif et financier
de Loupot, nous avons tenté de l’intégrer. Malheureusement, le produit s’est rapidement avéré insuffisant
pour satisfaire nos besoins. »
bjectif : un progiciel intégré, sous Windows,
O
édité par une société pérenne
Une recherche sérieuse et exhaustive est alors menée par Marc Rosello, en charge de ce projet ERP.
« Nous nous sommes référés au catalogue «Logiciels Industrie» qui présente quasiment tous les produits
disponibles sur le marché. Nous avions quelques critères de base qui nous ont aidés à faire un premier tri.
Tout d’abord, nous recherchions un produit intégré, sous environnement Windows, capable de gérer toute
notre activité, depuis l’établissement des devis jusqu’à la comptabilité, en passant par toutes les phases
intermédiaires, gestion commerciale, gestion des stocks, facturation, encaissements, etc. Ensuite, nous
voulions que le produit soit édité par une société solide et pérenne afin d’éviter une nouvelle expérience
malheureuse. Enfin, nous avons naturellement éliminé les progiciels manifestement conçus pour les très
grands comptes, qui ne sont adaptés ni à notre taille ni à notre organisation. » Deux produits sont restés
finalement en lice, dont Sage ERP X3.
Industrie
Sage l’emporte
Sage ERP X3 est présenté par la société SBI, l’un des partenaires intégrateurs
du réseau Sage.
« Les éléments qui ont fait pencher la balance en faveur de ce progiciel ont été
les suivants : tout d’abord, la nature de l’approche commerciale de SBI, qui
apportait des réponses techniques et travaillées à nos questions au lieu des
arguments habituels du style «pas de problème, notre produit sait tout faire» ;
ensuite, la taille et la proximité géographique de SBI ; enfin, la possibilité de ne
nous engager définitivement qu’après la formation du groupe de projet. »
Un groupe de projet comprenant cinq personnes et piloté par Marc Rosello est
constitué et formé sur le produit « A ce stade-là, nous nous étions réservé la
possibilité de revenir sur notre choix. Si, après étude approfondie des différentes
fonctionnalités de Sage ERP X3, il était apparu que le produit ne pouvait pas
s’adapter aux spécificités de notre activité, nous aurions renoncé. Mais tel n’a
pas été le cas. Aidés par les consultants de SBI, nous avons fait une étude
d’adéquation. Nous avons examiné point par point toute la liste de nos besoins, et
examiné la façon dont le produit pouvait y répondre en standard. Cela impliquait
parfois de changer quelque peu nos méthodes de travail, mais nous évitait de
recourir à des développements spécifiques coûteux. Sage ERP X3 étant très
paramétrable, nous pouvons l’utiliser presque à 100% en standard. »
Nous utilisons quasiment toutes ses fonctionnalités, depuis l’établissement des
devis jusqu’à la tenue de la comptabilité, en passant par la gestion des stocks,
des ventes, des achats, et de la production. Quelques chantiers sont encore
ouverts : la liasse fiscale, les immobilisations, les calculs de coûts. Toutes les
fonctions de l’entreprise seront donc à moyen terme pilotées par un outil unique,
ce qui était l’un de nos objectifs principaux. Avec Sage ERP X3, nous avons fait
le bon choix. »
M. Marc ROSELLO
Responsable Administratif et Financier
Un progiciel vraiment intégré et solide sur le fond
Les utilisateurs finaux - 30 au total - sont formés. Le démarrage effectif a lieu
dans les temps. « Nous avons un peu souffert au début, avoue Marc Rosello,
parce qu’il y avait quelques dysfonctionnements liés à la nouvelle version du
progiciel. Et puis tous nos interlocuteurs étaient accaparés par le passage à
l’euro ! Cela va beaucoup mieux aujourd’hui. Sage ERP X3 est un produit solide
sur le fond, remarquablement conçu, extrêmement bien pensé en amont. Avec
ce produit, on a de quoi travailler sérieusement !
Sage ERP X3
25
SBM apprécie la flexibilité de Sage ERP X3
Société : SBM
Activité : Chimie
Implanté dans le sud de la France, le groupe SBM regroupe trois entités issues de grands
groupes industriels comme Rhône-Poulenc. Deux sociétés ont une activité purement
industrielle : SBM Formulation, qui fait de la formulation et du conditionnement à façon,
et Iris Solupack, spécialisée dans le petit conditionnement. Une entité a, quant à elle, une
activité strictement commerciale : Capiscol, qui vend des produits pour le jardin, sous
sa marque ou des marques de distributeurs. Le groupe compte un effectif total de 200
personnes.
Localisation : Sud de la France
Projet
Problématiques :
• Intégrer toute la gestion des sociétés
du groupe sur une base de données unique
• Gérer en standard les problématiques
spécifiques liées à l’activité chimique
Solution Sage :
Kardol
26
LES TÉMOIGNAGES
Soucieux d’harmoniser la gestion de ses différentes entités et de trouver un outil capable de prendre en
charge de manière simple toutes les spécificités de son activité chimique, le groupe SBM a trouvé la bonne
formule avec la solution Sage ERP X3 et le module Chimie de Kardol.
La direction du groupe décide d’adopter pour l’ensemble de ses sociétés l’ERP Sage ERP X3 avec le
module Chimie développé par l’intégrateur Kardol. « Nous avions depuis dix ans un produit intégré qui ne
correspondait plus tout à fait à nos besoins, explique Michel Pujol, responsable informatique et chef de
projet. Nous avions connu une forte croissance et racheté plusieurs usines, développant au fil de l’eau de
nombreux spécifiques et créant à chaque fois de nouvelles bases de plus en plus difficiles à consolider. Il
était nécessaire de remettre à plat notre système et de basculer tout le monde sur une base unique. »
Un ERP pour toutes les sociétés du groupe
Si le choix se porte assez vite sur Sage ERP X3, « la couverture fonctionnelle du produit est tout à fait
adaptée à notre besoin et à la taille de l’entreprise, nous avons en outre apprécié sa flexibilité et ses
possibilités de paramétrage » moins évident en revanche est le choix de l’intégrateur. « Nous avons hésité
entre plusieurs sociétés, dit Michel Pujol, jusqu’à ce que nous rencontrions Kardol sur un salon spécialisé à
Lyon. Kardol y présentait entre autres son module Chimie, et nous avons alors jugé que c’était la meilleure
solution pour nous. »
Industrie
Pour toutes les sociétés du groupe, deux dossiers sont regroupés sur un
même serveur un dossier pour toute l’activité industrielle, un autre pour l’activité
commerciale. Une base de données unique est créée pour les clients, les
fournisseurs et les articles. Les modules achats, ventes, comptabilité, stocks
et production sont déployés, quasiment en standard. « La conduite du projet
s’est déroulée conformément au budget et aux délais prédéfinis. Kardol est une
société bien structurée, avec une bonne méthodologie. Les collaborateurs de
l’entreprise, qui avaient déjà une certaine culture ERP, se sont fortement mobilisés
sur le dossier. Dans l’ensemble, Sage ERP X3 a su s’adapter à nos modes de
fonctionnement et nous n’avons fait que très peu de développements spécifiques
Kardol a dû tout de même écrire quelques adaptations pour s’adapter à notre
particularité de revente de certains produits sur la base du prix moyen pondéré
des matières premières. » En octobre 2004, conformément aux prévisions, le
nouvel outil de gestion est opérationnel en iso-fonctionnel.
ormulation, sécurité et qualité :
F
trois aspects clés de la production gérés
par le module Chimie
Formulant des produits chimiques à partir de matières dont certaines peuvent être
classées, nous sommes soumis à des règles très strictes, pour la manipulation,
le stockage et le transport des marchandises. Nous devons par exemple être
capables de qualifier à tout moment la dangerosité de nos produits en fonction
de critères stricts. Sage ERP X3 module Chimie nous permet d’avoir des
données fiables et homogènes. Dernier point : le suivi de la qualité, c’est-à-dire
la gestion des données analytiques. Nous sommes soumis aux mêmes types de
contraintes quoique moins sévères que l’industrie pharmaceutique, et devons
pouvoir analyser la composition des produits en cours de fabrication, assurer
une traçabilité complète des matières entrant dans leur composition, valider les
produits finis, émettre si besoin des certificats de conformité. Nous avons choisi
de ne pas intégrer ces fonctions au démarrage initial, mais nous travaillons avec
Kardol à leur prochaine intégration. »
M. Michel PUJOL
Responsable Informatique et chef de projet
Le module Chimie, développé par Kardol pour les entreprises du secteur de
la chimie, est la clé de voûte du nouveau système. « Le fait que ce module
fonctionne comme un module standard totalement intégré à Sage ERP X3 a été déterminant pour nous. Il nous permettait de prendre en compte certaines
caractéristiques très particulières de notre activité sans avoir pour autant à
souffrir des inconvénients liés aux développements spécifiques nous avons été
largement échaudés sur ce terrain-là par le passé. »
Trois aspects sont principalement gérés par ce module : la formulation, la
sécurité et la qualité. « La formulation est la base de notre métier, explique
Michel Pujol. En fonction du titre des matières actives, le logiciel calcule la
quantité d’excipients à ajouter pour obtenir dans le produit final la teneur exigée
par la recette, et il répercute cette information à tous les niveaux de la chaîne
d’approvisionnement et de production. Cette fonction, essentielle, a pu être mise
en œuvre immédiatement. Deuxième aspect : la sécurité.
Sage ERP X3
27
Sage ERP X3 séduit SFERE BM
L’entreprise s’en remet à Sage ERP X3 Standard Edition pour homogénéiser son système
d’information et l’accompagner dans le développement de son activité.
Société : SFERE BM
Activité : Conception, fabrication,
adaptation et location de machines
d’emballage secondaire
Effectif :
Localisation : Toulouse et Paris
Projet
Problématique : Centraliser et traiter
les informations issues de plusieurs sites
et sociétés
Solution Sage :
28
LES TÉMOIGNAGES
Spécialisée dans la conception, la fabrication, l’adaptation et la location de machines d’emballage secondaire
via sa filiale RENT Packaging, la société toulousaine BM Emballage a peu à peu développé son activité pour
répondre au mieux aux besoins de ses clients. Une stratégie qui a conduit l’entreprise à se rapprocher de SFERE
EMBALLAGE. « Au-delà de l’élargissement de notre gamme, cette fusion nous permettait également de disposer
d’un site sur Paris, étape géographique essentielle au développement de la société » explique Stéphane Delon,
Directeur Général de BM Emballage. Désormais, la nouvelle structure réalise un chiffre d’affaires consolidé de 10
millions d’euros, emploie 50 salariés, se compose de 2 sociétés (SFERE BM et RENT Packaging) et de 3 enseignes
(BM Emballage, SFERE Emballage et RENT Packaging). « La rentabilité et le bien fondé de cette opération
impliquait de créer une véritable synergie entre les différentes équipes et de réaliser des économies d’échelles,
notamment en fusionnant les activités administratives et les systèmes d’informations. Une homogénéisation
également nécessaire pour améliorer la lisibilité et l’accessibilité des données gérées par ce système », ajoute
Stéphane Delon. La nouvelle structure ainsi composée s’est mise en quête d’une solution de gestion intégrée
permettant de centraliser et de traiter les informations issues de ses différents sites et sociétés.
Un ERP à taille humaine
L’entreprise cherche alors un ERP adapté à sa nouvelle taille, répondant à ses problématiques métiers, qui soit
pré-paramétré et capable de gérer une structure multi-sociétés et multi-sites. « Ces différents éléments sont
essentiels pour une mise en œuvre rapide et pour la maîtrise de notre budget, ajoute Stéphane Delon. Or, les ERP
que nous avons consultés sur le marché sont surdimensionnés ou sous-dimensionnés par rapport à nos besoins.
Seul Sage ERP X3 Standard Edition, arrivé à point nommé, répond à l’ensemble de nos attentes en termes de
fonctionnalités, de coûts, de simplicité de mise en œuvre et d’évolutivité. »
Industrie
Richesse technologique et fonctionnelle
« Développé à partir de la plateforme technologique SAFE X3, Sage ERP X3 Standard
Edition bénéficie d’une performance technologique déjà éprouvée sur le marché
et nous offre la garantie d’un support opérationnel expérimenté. Son architecture
technique full web répond parfaitement aux contraintes de mobilité de nos
collaborateurs itinérants. Parallèlement, intelligent et paramétrable, cet ERP permet
la mise en œuvre de systèmes d’alertes conceptuels et saura nous accompagner
dans le développement de notre activité. » conclut Stéphane Delon
M. Stéphane Delon
Directeur Général de BM Emballage
Sage ERP X3
29
SLAT triple sa capacité de production en interfaçant
Sage ERP X3 avec un outil de PLM
Société : SLAT
Power Supplies
Activité : Conversion d’énergie,
fabrication d’alimentations électriques
Chiffre d’affaires : 11,3 millions d’euros
Localisation : Champagne au Mont d’Or (69)
Projet
Problématiques :
• Optimiser la gestion des opérations de
production pour accompagner la croissance
• Remplacer plusieurs applications spécifiques
par une solution globale, tout-en-un, qui
simplifie l’architecture
• Interfacer l’ERP avec une solution de PLM
Solution Sage :
Prog’info
30
LES TÉMOIGNAGES
Fabricant de systèmes d’alimentation électrique et de transformation du courant, SLAT
s’est appuyé sur Sage ERP X3 interfacé à un progiciel de PLM pour accompagner sa croissance au niveau de la conception et de la production. Le déploiement simultané des deux
progiciels a constitué un double défi relevé avec brio et dans les temps.
Transformer le courant et assurer l’autonomie en cas de coupure d’électricité, telle est l’activité de SLAT, concepteur
d’alimentations électriques de sécurité pour les installations et systèmes. Cette filiale de 3M dispose d’un bureau
d’étude en interne pour concevoir les produits les mieux adaptés aux exigences de ses clients. La production est
ensuite effectuée sur place ou en soustraitance. La logistique, elle, reste entièrement gérée en interne.
Le challenge : interfacer ERP et PLM
Afin d’optimiser le circuit de ses produits et leur traçabilité, de la conception à la distribution en passant par le
contrôle qualité, SLAT a décidé de migrer sa gestion de production sur une application plus sophistiquée. « Nous
étions encore sous AS 400 avec un ERP, Silver Prod, qui ne permettait pas d’assurer efficacement les prévisions
de lancement de production. Nous souhaitions en outre développer l’aspect CRM. Concrètement, nous voulions
accompagner notre croissance avec, à terme, le triplement de notre production, tout en développant notre
réactivité. Nous recherchions également une solution entièrement intégrée afin de mieux stocker et sécuriser
l’information. »
Pour composer l’application idéale, SLAT décide d’interfacer l’ERP à un outil de PLM (Product Life Management).
« Un double challenge qui a mobilisé l’ensemble des équipes autour d’un projet ambitieux, où l’interaction entre
les deux applications est très fort aussi bien en montée qu’en descente ! » Les créations d’articles composées
par le bureau d’étude transitent en effet du PLM à Sage ERP X3 tandis que l’ERP renvoie les données relatives à
la rotation des stocks, au prix de revient...
Industrie
Un défi relevé dans les temps
Plusieurs solutions sont étudiées, notamment la nouvelle version de Silver Prod et
Sage ERP X3. « Nous avons choisi Sage ERP X3 car la solution est très ouverte
et plus conviviale avec notamment un module CRM. L’intégrateur, Prog’info, a
déterminé notre choix lors de sa démonstration en mettant en avant le paramétrage
avancé de l’application. De même, il venait d’ouvrir une filiale à Lyon et leur
proximité nous a rassurés. »
Le périmètre applicatif va du calcul des besoins en achats en passant par les
stocks, la production, ainsi que la relation avec les clients et les sous-traitants.
Pour le PLM, c’est Cyllène qui est retenue. Il s’agit ensuite de préparer les maquettes
dans les temps.
« Nous avions prévu de migrer pour le 15 août, date la plus propice en raison du
congé des sous-traitants, et souhaitions absolument tenir nos délais. De fait, la
bascule était terminée le 14 août au soir ! », se réjouit André Guinet. Entre temps, les
échanges avec l’intégrateur sont nombreux. « J’avais prévu une solution alternative
à l’interfaçage PLM-ERP au cas où le projet ne se déroulerait pas comme prévu.
Heureusement, cela n’a pas été nécessaire. »
L’intégration complète des informations, autrefois répartie dans différents logiciels,
constitue également un progrès, en termes de sécurité des données - que l’on peut
aisément recouper - d’automatisation des procédures et d’accès aux informations
par tous. Surtout, l’objectif n°1, accompagner la croissance, a été atteint.
Comme le conclut le dirigeant de la PME : « La solution nous a permis d’augmenter
notre production pour doubler à terme notre chiffre d’affaires, tout en conservant
le même effectif sur les fonctions support. Et nous avons augmenté de 25 % notre
productivité sur l’élaboration des produits grâce à l’automatisation des tâches.
Enfin, cette migration très complète - seules la comptabilité et la paie n’ont pas été
concernées - a permis de dynamiser l’ensemble de l’entreprise avec des outils plus
performants et adaptés aux défis d’aujourd’hui. »
M. André Guinet
Directeur général
roduction triplée
P
et plus de 25 % de productivité
« Les fonctionnalités ont été à la hauteur de nos attentes et nous avons même eu
de bonnes surprises. Nous ne soupçonnions pas la richesse de cet interfaçage.
La relation entre les informations clients et la conception produit permet par exemple
de suggérer des offres plus sophistiquées, sur mesure, et d’enrichir nos propositions
de vues en 3D. Les clients peuvent ainsi visualiser ce qu’ils vont payer ! »
Sage ERP X3
31
Visotec Arlux rénove son système d’information
Société : Visotec Arlux
Activité : Conception, fabrication
et pose d’enseignes lumineuses
Effectif : 300 collaborateurs
Localisation : Europe
Projet
Problématiques : Refondre le système
d’information et l’étendre aux filiales
à l’international
Solution Sage :
GFI Infogen
32
LES TÉMOIGNAGES
La société Visotec Arlux conçoit, fabrique et pose des enseignes lumineuses pour des
clients implantés en réseau (concessionnaires automobiles, banques, stations services
etc), pour lesquels il faut équiper dans les meilleurs délais un grand nombre de sites.
La principale unité de production se trouve près de Nantes, secondée par une autre en
Pologne. Le groupe, qui travaille dans toute l’Europe, a des filiales en Allemagne et
en Espagne. Avec un chiffre d’affaires de plus de 40 millions d’euros et 300 collaborateurs,
Visotec Arlux est un acteur européen majeur, leader en France.
Pour gérer une forte croissance et accompagner le développement de l’entreprise, Visotec
Arlux décide de refondre son système d’information et de l’étendre à l’ensemble de ses
filiales. Elle opte pour Sage ERP X3. Rencontre avec Thomas Scherrer, Responsable des
Services Informatiques.
« Nous avons utilisé pendant dix ans une solution dont les fonctionnalités répondaient à peu près à nos besoins
initiaux, explique Thomas Scherrer. Mais cette solution était vieillissante. Peu ergonomique et faiblement évolutive,
elle était incapable de prendre en charge la croissance de la société, l’augmentation de notre portefeuille clients,
la complexité croissante de nos produits, les exigences de nos clients en matière de qualité, la nécessité de
travailler à l’international. Nous devions faire évoluer nos process et nos outils de travail. Et pour que cela soit
possible, il nous fallait changer notre système d’information. »
Accompagner le développement de l’entreprise
Visotec Arlux rédige un cahier des charges complet qui est transmis à différents prestataires informatiques.
« La solution en place présentait des lacunes fonctionnelles et techniques qui constituaient un frein au
développement de la société. Il n’y avait pas, ou peu, de possibilité de vision transverse des clients et des
projets. Nous n’arrivions pas toujours à obtenir les informations qui nous intéressaient et n’avions que des
visions parcellaires. Il nous fallait faire beaucoup de requêtes à l’aide d’outils d’extraction car la solution n’était
guère ergonomique. Nous perdions du temps à faire des ressaisies, ce qui générait des risques d’erreur non
négligeables. Le produit n’était pas adaptable et manquait de souplesse (il ne proposait pas d’alerte par e-mail,
ni de workflow). Il nous fallait au contraire une solution de gestion couvrant l’ensemble de nos activités (achat,
vente finance et production) de façon totalement intégrée, souple et évolutive. »
Industrie
L e choix d’une solution pertinente
et d’un intégrateur compétent
Après analyse approfondie des différentes solutions proposées et étude des jeux
d’essai, Visotec Arlux retient la solution Sage ERP X3 présentée par l’intégrateur
GFI Infogen. « Nous avons opté pour un binôme solution/prestataire, explique
Thomas Scherrer. Sage ERP X3 répondait tout à fait à nos besoins. Ce produit
totalement intégré possède une bonne ergonomie et une couverture fonctionnelle
complète. Il concilie richesse et profondeur et a l’avantage de pouvoir être pris en main
rapidement par les utilisateurs. En outre, Sage ERP X3 offre des garanties d’évolution
pour un coût abordable. Par ailleurs, nous avons été convaincus par le sérieux de GFI
Infogen. Cet intégrateur possède une expertise et un savoir-faire reconnus, une vraie
connaissance de nos métiers et une excellente maîtrise des solutions qu’il préconise.
Les consultants de GFI Infogen ont assuré tout le suivi de notre projet - l’installation
des serveurs, le paramétrage, les développements spécifiques, le transfert des
compétences et la formation – et continuent de prendre en charge la maintenance
évolutive et corrective ainsi que l’optimisation du système. »
ne solution déployée à l’international
U
et un bilan positif
C’est dans un premier temps la société Visotec Arlux, basée en France, qui
a été équipée, puis la filiale assurant pose et maintenance, Visotec Services.
Sage ERP X3 a ensuite été déployé avec succès en Espagne, puis en Allemagne.
« Nous allons mettre en place prochainement la nouvelle solution en Pologne, conclut
Thomas Scherrer. Nous sommes très satisfaits et le bilan est tout à fait positif. »
M. Thomas Scherrer
Responsable des Services Informatiques
Sage ERP X3
33
WORLD
MINERALS
EUROPE
Société : World
Minerals Europe
Activité : Extraction et transformation
de minerais
Localisation : France, Espagne, Italie,
Turquie
Projet
Problématique : Mettre en œuvre un
système de gestion unique et intégré dans
les différents sites européens du groupe
Solution Sage :
World Minerals Europe harmonise ses applications
de gestion et uniformise ses pratiques
World Minerals Europe travaillait avec des logiciels de gestion spécialisés par grands domaines
fonctionnels ne communiquant pas entre eux. « Nous avions beaucoup de mal à consolider les
informations provenant de nos différentes usines. Les fonctions de vente et de comptabilité
n’étaient pas intégrées, ce qui occasionnait de nombreuses ressaisies et d’importantes pertes
de temps. En outre, nos outils arrivaient en fin de vie et n’étaient plus maintenus. Décision a été
prise d’évoluer vers un ERP. » Entretien croisé avec Estelle Jacq-Leteurtrois, Responsable
Fonctionnel des Systèmes d’Information, et Louis Thoa, Supply Chain Manager.
Un ERP de référence adapté aux moyennes et grandes entreprises
Un cahier des charges est rédigé en interne, suivi par un appel d’offre. Plusieurs éditeurs sont consultés, y
compris ceux qui destinent prioritairement leurs produits aux grands comptes. « Mais nous nous sommes
rapidement orientés vers les éditeurs spécialisés sur le mid-market, dont le positionnement correspondait mieux
à nos attentes. Nous avons assisté à plusieurs démonstrations. Sage nous a proposé d’aller plus loin en faisant
une étude préalable sur un site représentatif. Cette analyse nous a permis de nous assurer que la méthodologie
proposée pour la mise en œuvre du projet d’implémentation de Sage ERP X3 Premium Edition était bien en
adéquation avec nos besoins et répondait à nos attentes. La rencontre de responsables d’entreprises utilisant
déjà cet ERP a achevé de nous convaincre. »
Un déploiement progressif dans sept sites en Europe
Sage ERP X3 est définitivement sélectionné et le déploiement commence aussitôt. « Nous souhaitions
mettre en œuvre tous les modules du produit – administration des ventes, gestion financière et gestion de la
production – en nous focalisant dans un premier temps sur les fonctions de base. En procédant ainsi, nous
voulions acquérir une bonne maîtrise de nos flux basiques et nous familiariser avec le nouvel outil. Avant de
passer à une phase de développements plus complexes, il était important d’uniformiser au maximum les
pratiques de nos différents sites. » Louis Thoa précise le calendrier : « Nous avons signé le contrat avec Sage
au cours de l’été. Le deuxième semestre de l’année a été consacré au paramétrage du progiciel avec trois
consultants fonctionnels Sage. En un an, tous les sites étaient équipés, avec une centaine d’utilisateurs au total. »
Adapter la solution au métier de l’entreprise
34
LES TÉMOIGNAGES
Des dossiers différents sont créés pour chacun des pays concernés, et les données anciennes sont reprises et
injectées dans le nouveau système. « Les opérations de reprise ont été très légères, signale Louis Thoa. Nous
n’avons pas une volumétrie très importante, ni pour les clients, ni pour les transactions. » Les consultants Sage,
Industrie
très présents, interviennent tout au long du processus, pour le paramétrage et les
développements spécifiques. « Nous avons conçu un programme spécifique pour
le transport et la gestion logistique, prenant en compte nos contraintes métiers, dit
Estelle Jacq-Leteurtrois. Et nous avons souhaité développer un module qualité pour
l’une de nos usines. Il s’agit, schématiquement, d’un système de questions réponses
applicable aux échantillons prélevés sur la chaîne de production. En fonction des
réponses obtenues, on vérifie si on est bien dans les limites de conformité définies
par l’usine et on attribue au lot concerné un statut de qualité. Ce statut est matérialisé
par un code barre qui se retrouve sur les palettes. Ainsi, à chaque palette est associé
le résultat du contrôle qualité. Avec cette procédure, nous répondons à une demande
des responsables de l’usine et des clients. Nous avons l’intention de l’adapter et de
la mettre en place dans nos autres centres de production. Les consultants Sage ont
parfaitement saisi notre problématique et ont su nous apporter les bonnes réponses. »
Un produit facile à prendre en main
« Avec sa logique très intuitive, Sage ERP X3 est facile à prendre en main. Lorsque
nous avons des intérimaires, deux jours de formation suffisent et c’est vraiment
appréciable », dit Louis Thoa. Estelle Jacq-Leteurtrois complète : « On s’approprie
aisément le produit, et pas seulement moi, qui en ai la responsabilité. Nombreux
sont les utilisateurs qui savent faire des requêtes tout seuls. Certains utilisent Crystal
Report sans aide. Pas besoin d’interroger l’éditeur à chaque nouvelle demande.
X3 notre production théorique, mais nous ne connaissons pas la consommation
réelle, produit par produit, de fuel par exemple. Pour pouvoir le faire, il faut que nous
installions des outils de mesure dans les usines, dont les résultats pourront être
exploités par l’ERP. Nous souhaitons aussi déployer les fonctions de planification
de la production. Sage ERP X3 nous aide et nous pousse pour aller de l’avant. »
Optimiser la gestion avec la nouvelle version
Le 1er janvier 2009, la totalité des utilisateurs de l’ERP sont passés à la nouvelle
version, dans tous les pays, sur tous les modules. « Ce changement de version
programmé coïncide chez nous avec un renouvellement de l’équipe de direction.
C’était le bon moment pour prendre le temps de réfléchir à nos façons de faire et
de remettre à plat certaines procédures afin de les optimiser. » Au bout d’un mois
et demi, Estelle Jacq-Leteurtrois confirme que tout s’est bien passé : « Là où nous
avions sept dossiers multi-législations différents, nous avons créé un dossier unique
pour toute la zone euro. Nous utilisons par ailleurs des flux inter-co standards, alors
que jusqu’à présents ils étaient développés spécifiquement. Les utilisateurs de l’ERP
bénéficient également d’une nouvelle ergonomie. Les interfaces utilisateurs sont plus
esthétiques et les informations plus accessibles. »
Mme Estelle JACQ-LETEURTROIS, Responsable Fonctionnel des
Systèmes d’Information et M. Louis tHOA, Supply Chain Manager
Des avancées majeures
La rapidité avec laquelle on peut obtenir des données consolidées, grâce à
Sage ERP X3, représente une avancée majeure. « Nous appartenons à un groupe
international spécialisé dans notre secteur d’activité et il est nécessaire de s’adapter
à la structure budgétaire, de reporting et de consolidation du groupe. Auparavant,
nous ne pouvions tout simplement pas répondre à ces attentes. Avec Sage ERP
X3, un simple clic suffit pour rapatrier et consolider en temps réel des informations
provenant de nos différents sites. Nous gagnons évidemment un temps considérable
et la direction dispose d’informations pertinentes pour piloter l’entreprise. »
Uniformiser pratiques et procédures
Avec Sage ERP X3, World Minerals Europe a d’ores et déjà atteint un premier objectif :
remplacer des logiciels disparates par un système de gestion homogène et intégré qui
permet d’unifier d’un pays à l’autre les pratiques et les procédures. « Nous n’avons pas
épuisé, loin s’en faut, toutes les possibilités de notre ERP. Nous souhaitons maintenant
mieux utiliser la gestion de production. Actuellement, nous suivons avec Sage ERP
Sage ERP X3
35
Arento
Agroalimentario y ganadero
Mayor grupo cooperativo
agroalimentario de Aragón
Cuenta con 112 cooperativas
agrarias de primer grado asociadas
Pertenecen 20.000 agricultores
y ganaderos de Aragón
Facturación aproximada
de 120 millones de euros
Actualmente comercializa
450.000 toneladas de cereal al año
ARestant
Metal y material industrial
Compañía española creada
en el año 1940
Fabricación de estanterías
metálicas y sistemas
de almacenamiento industrial
Media anual de 200.000 toneladas
de acero procesadas
Exportan el 60% de
su producción a Europa
36
LES TÉMOIGNAGES
Reto
• Automatizar la gestión de sus cooperativas
• Tener la estructura necesaria para apoyar el crecimiento de la organización
• Gestionar de manera integral todo el negocio y la información generada por los distintos
agentes participados por Arento
Solución
• Sage ERP X3, la herramienta infomática más avanzada en cuanto a funcionalidad
y plataforma, y competitiva en precio
• Implementación de los módulos de gestión financiero-contable, administrativa y de inmovilizados
• Número de usuarios : 40
Resultados
• La solución está en marcha en 18 cooperativas
• Optimización de múltiples procesos, como la gestión de plantas deshidratadoras, semoleras,
harineras, estaciones de servicio, reparto de combustibles, secaderos, plantas de transformación,
congeladoras, talleres, secciones de crédito y de liquidación con socios, etc
• Consecución de una trazabilidad total e integrada
Reto
• Tener un soporte más eficiente para la gestión global de la empresa
• Solventar la difícil integración de los datos de negocio de las áreas
económico-financiera, comercial, almacenes y producción
• Integrar los pedidos vía EDI de más de 3.000 referencias geográficamente dispersas
Solución
• Sage ERP X3, por su alcance funcional
• El CRM, específico de la propia aplicación, que permite contar con una ficha de clientes
ampliada y profundizar en el detalle de la información
• Número de usuarios: 40
Resultados
• Adaptabilidad a las necesidades de Arestant con un mínimo desarrollo
• La exitosa gestión de más de 7.700 pedidos en 2006
• Control del Riesgo Comercial por cliente
• Garantía del control de costes, en las fases de fabricación y comercialización de los productos
Industrie
Bossia Cocinas
Mobiliario de cocina
La compañía se creó en 1984
Fabrica al año una media
de 50.000 muebles
BOSSIA es una compañía española
especializada en el mobiliario de cocina,
referente en diseño y calidad
Reto
• Necesidad de una solución de gestión global, capaz de cubrir todas sus áreas
funcionales y con un potente configurador para el cruce de datos en producción,
para la generación fiable de cualquier modelo de cocina, con los módulos,
especificaciones y acabados elegidos por el cliente
Solución
• Sage ERP X3
• Cobertura funcional: área financiera, comercial, comprar y proveedores, y logística y producción
• Nº de usuarios: 16
Resultados
• Una gestión mucho más exacta de las compras y de la producción, a partir de toda
la información que genera el Configurador de Sage
• Easier compliance with the financial reporting responsibilities placed on publicly-traded companies
• Información integrada de finanzas, compras y producción, con reducción de los tiempos
de stock y los costes en almacén
East Coast Olive Oil
Food Manufacturing and Distribution
Based in Utica, NY
80 employees
Manufacturer and importer of olive oil
Owns several other companies related
to the main business including Utica Plastics
(olive oil packaging), Olive Transport (olive oil
delivery) and California Olive Oil Corporation
Revenues $15M
Challenge
• Using a legacy SBT Accounting system for 15 years
• As the distribution network grew, the system could not keep pace with increasing demand
• Wanted to improve planning and scheduling through MRP deployment
• Needed to handle higher transaction volumes
• Seeking to integrate raw materials with production orders and scheduling
Solution
• Sage ERP X3
• Offered the needed depth of functionality across manufacturing, distribution and accounting
• System’s scalability would help facilitate their business expansion without requiring a change
of systems or installation of third-party add-on’s
Results
• Entire manufacturing process is fully automated
• Upgraded from a manually-intensive bar coding procedure to an automated scanning process
Sage ERP X3
37
Escudero
Transformación de materiales
plásticos y cartón
Empresa fundada en 1960
Se dedica a la fabricación
de productos de consumo para la oficina,
el colegio y el hogar, mediante
la transformación
de materiales plásticos y cartón
Tiene 1.344 clientes activos
Ganong Bros. Ltd
Based in St. Stephen, NB, Canada
400 employees
Manufacturer of gift box chocolates,
fruit snacks and sugar confectionery
Serves mass merchandisers, drug chains
and grocery stores
Reto
• Información dispersa, con errores y duplicidad de datos
• Herramientas de gestión aisladas para producción, administración y comercial
Solución
• Sage ERP X3
• Cobertura funcional : gestión financiera, comercial y de clientes, gestión global de producción
y logística
Resultados
• Sistema de gestión TI global e integrado
• Agilidad y precisión en producción y gestión de precios
• Mayor rapidez en la tramitación de pedidos
• Menor coste de almacenaje
• Mayor capacidad de servicio al cliente
Challenge
• Wanted an improved information management system to enable better, more timely
business decisions, particularly in measuring customer and product profitability
• Needed stronger order fulfillment and promotions management capabilities
Solution
• Sage ERP X3
• A phased approach prioritizing core ERP functionality
• E xtended functionality and business enablers such as Finite Capacity Planning,
Workflow Management and Web-enablement deferred to phase two
Results
• Improved accuracy and reduced billing errors
• Improved financial reporting
• Improved accuracy and timeliness of production recording
38
LES TÉMOIGNAGES
Industrie
Golden Artist Colors, Inc.
Manufacturer of paints for artists
$20 M Worldwide
US Headquarters inNew
Berlin, NY
Manufacturer of acrylic paints
used in the fine arts industry
43 Sage ERP X3 users in USA
Hammond
ManufacturingTM
Hard Goods Manufacturing
Based in Guelph, Ontario, Canada
$67M revenue
500 plus employees
Manufacturer and distributor of electronic
and electrical enclosures
5 manufacturing sites servicing
a centralized distribution facility
Operations mainly in Canada,
U.S. and Europe
Challenge
• Invest in a true ERP solution in order to streamline the flow of information,
improve inventory management and enhance customer service levels
• Find an MRP / MPS engine that meets their needs
Solution
• Sage ERP X3 Process
• Development of custom programming : freight rates allowances, marketing support dollars
for promotions and co-op advertising
Results
• Increased their level of on-time shipments from 70 to 90 percent
• Inventory turns increased from 5.4 to 5.96 (+ 10 percent)
• Able to monitor key business aspects such as lead time, supplier on-time performance
and purchasing performance
• Better control over operations
Challenge
• A number of separate packages were costly to operate, hindered customer service
and provided an obstacle to growth
• E xpanding focus from Canada to the U.S. and international markets: needed to streamline
manufacturing processes from facilities in Canada, the United States and Europe
Solution
• Sage ERP X3
• Integrated manufacturing, distribution and sales functions
Results
Growth in :
• Customer base to 7,700
• Stocked items to 20,000
• Monthly orders to 5,500
• Have grown their user count from 50 to 180 with Sage over the past years
• Reduced month end period closing cycle to two days
Sage ERP X3
39
Holmberg
Based in Minneapolis, MN
Supplier of print-on-demand copier tabs,
reinforced loose leaf papers and index tabs
Support a growing base of manufacturers,
distributors and OEMs
Challenge
• Their legacy business software system supplier discontinued support for the product
• Company growth was beginning to outpace distribution capability
• Functional limitations in the marketing, sales, distribution and manufacturing areas affected
quality service and inventory levels
• Wanted real-time reporting and control of all key events and transactions
Solution
• Sage ERP X3
• Installed all core enterprise modules - manufacturing, distribution, warehousing/data
collection and accounting
• Deferred functions such as product configuration and CRM until a secondary phase
Results
• Increased inventory accuracy and confidence of customer service reps when committing inventory
• Improved customer service to 98.65 percent for on-time shipments
• Inventory accuracy rate of 99.2 percent
Martinez y Canto
Envasado de infusiones y condimentos
Empresa dedicada al envasado automático
de infusiones, condimentos y especias.
En 1985 obtuvo la autorización del Ministerio
de Sanidad y Consumo como Laboratorio
de Plantas Medicinales.
Principal envasador
de infusiones de Mercadona
48
40
LES TÉMOIGNAGES
Reto
• Integrar todos los módulos y áreas funcionales
• Seguimiento de cada producto y gestión eficaz del stock
• Controlar la trazabilidad de los productos: fase de producción, ubicación en el almacén
de las materias primas y los productos terminados y en curso, control de lotes, seguimiento
de proveedores de materia prima y clientes finale
Solución
• Sage ERP X3, cobertura funcional: Contabilidad, Compras, Ventas, Stock y Producción
Resultados
• Conocer en todo momento la cantidad de producto que hay que pedir a los proveedores,
los componentes necesarios en la fabricación y envasado, y la demanda de los clientes
• El control de trazabilidad permite identificar los lotes defectuosos y facilita su retirada del mercado
Industrie
New England
Natural Bakers
Based in Greenfield, MA
Producer and distributor
of quality organic foods
Sells to consumers and Natural Foods Retail
stores throughout the United States
Challenge
• E xpected business to grow at a rate commensurate with the national growth
in demand for natural food products
• Needed a modern solution capable of accommodating increased business volumes,
additional product lines, new target markets and varying ways of conducting business
Solution
• Sage ERP X3
• The system could best meet current needs, but also handle more sophisticated future
requirements without significant changes
• Confidence that the system’s food-specific functionality will continue to evolve with them into the future
Results
• Scheduling and inventory planning benefits from formal MRP runs
• Capacity Requirements Planning (CRP) effectively complemented MRP and reduced inventory
carrying costs with better inventory accuracy
• Reporting capabilities eliminated need for external resources to generate new reports
Onsrud Cutter lp
Based in Libertyville, IL
100 employees
Manufacturer of high-speed steel, carbide tip,
solid carbide and diamond coated
router tooling
Revenues $18M
Support a growing base of manufacturers,
distributors and OEMs
Challenge
• E xisting application service provider (ASP) discontinued service, leading to the need
to find a new source for manufacturing software in a short time
• Decision to replace the entire enterprise information system
• Wanted a system that would be quick to install, yet have the scalability and flexibility
to support company growth
Solution
• Sage ERP X3
• Included reporting capabilities (Crystal Reports) and finite capacity planning
Results
• Produce timely, customized reports to facilitate more-informed business decisions
• Access to real-time information, particularly for customer service representatives
• Non-bottleneck work centers are filtered, enabling schedulers to focus on optimizing
known problem areas
Sage X3
Sage
Entreprise
ERP X3
41
49
Palau
Fabricación de productos
de arcilla cocida
En 1952 se inició en la fabricación
de todo tipo de material cerámico
para la construcción
Explotan su propia cantera
En sus plantas disponen de Laboratorio
de Ensayo, Oficina Técnica de I+D y Taller
de mantenimiento mecánico y eléctrico
Tienen transporte propio con camiones grua
para distancias cortas y medias
Saint Gobain
Vidrio, plásticos y materiales
de construcción
Empresa francesa que llega a España
a principios del siglo XX
Compañía en continuo crecimiento
hasta constituir su estructura actual,
Organización conocida como Grupo
Saint Gobain Cristalería
Reto
• Buscar un ERP verticalizado con el que todas las áreas de gestión de la empresa
estén coordinadas bajo una única base de datos que permita tener la información
de negocio organizada y controlada
Solución
• Sage ERP X3
• Cobertura funcional: gestión económico-financiera, gestión comercial (CRM), gestión
de producción (trazabilidad), gestión de compras y ventas (administrativa), gestión de calidad
y gestión logística y de sotcks
• Nº de usuarios : 10-15
Resultados
• Sage ERP X3 verticalizado y parametrizado
• Cobertura funcional global que garantiza la trazabilidad e la producción
• Control y seguimiento de todos los procesos operativos que influyen en la producción
y comercialización de los producto cerámicos
Reto
• Permitir tener simultáneamente una visión integrada de todas las actividades
financieras, comerciales de la empresa
• Centralizar el ERP a nivel de cada uno de los sectores de negocio del Grupo :
financiera, comercial y compras
Solución
• Customization of Sage ERP X3 existing quality module to meet country-specific regulatory
demands, by the Adonix services team
• Software add-on providing an effective way to track its products in transit, developed
by Sage for the U.S. market
Resultados
• Business processes are streamlined and automated
• Better management of its inventory, track foreign exchange costs and control
credit and order approvals
42
LES TÉMOIGNAGES
Industrie
Saint-Gobain
Semiconductor
A Saint Gobain Branch based in San Jose, CA
Manufactures metal components
and integrates chip manufacturing systems
for the semiconductor industry
A subsidiary of the $30 billion
Saint-Gobain company
headquartered in Paris, France
Challenge
• A merger of two companies formed SGSE, which resulted in the unenviable
challenge of trying to reconcile two separate business information systems
• Redundancies and confusion reigned
Solution
• Sage ERP X3
• Provided everything SGSE needed in a single enterprise-wide suite: manufacturing,
scheduling, sales, inventory, procurement, receivables and payables
• Offered the ability to interface with SAP’s General Ledger software at the parent company
Results
• New confidence in inventory and availability information
• Know the exact status of all customer orders
• Consistency of business processes at the different sites
Five manufacturing plants across
California and Texas
Satellite Industries
and Distribution
Based in Minneapolis, MN
150 employees
Manufacturer of portable restrooms,
sinks, deodorizers and service trucks
Revenues $10M
Sales offices located throughout the U.S.
with overseas offices in Brussels, France,
Hong Kong and the United Kingdom
Challenge
• Using a homegrown software system for 17 years
• Needed to integrate their sales and marketing processes, streamline operations
and provide timely access to information
• Wanted a system that would enable effective collaboration with suppliers and provide
complete supply chain visibility and control
• Established business objective of servicing customers better
Solution
• Sage ERP X3
• Met many of their supply chain, customer management and multi-national requirements
• CRM module became the cornerstone of their implementation prior to installing manufacturing,
distribution and accounting functions
Results
• The company brought its business partners into their processing environment from day one,
giving them full and immediate visibility into orders and the ability to plan workloads accordingly
• Achieved an 87 percent order fulfillment rate on day one of go-live; 95 percent by the end of week one
Sage ERP X3
43
Sonnax
Based in Bellows Falls, VT
200 employees
Designs, produces, and supplies
components to the automatic
transmission aftermarket
Revenues $16M
Challenge
• A decade old legacy system strained to keep up with growth and provide
for a fast turnaround of over 40,000 shipments per year
• Anticipated increased demand for aftermarket parts in the next decade
• Wanted quick turnaround for customer inquiries
• Needed scalability and ease of customization
• Wanted to enhance customer service
Solution
• Sage ERP X3
• Met the requirements for tight integration, ease of customization, and advanced functionality
Results
• Responds to customer queries more quickly and more accurately
• Has a competitive edge with the system’s advanced pricing functionality
• Order cycle time is decreasing
UreSil, LLC
Manufacturer of medical devices
US Headquarters in Skokie, IL
Manufacturer of products
for interventional radiology and
vascular surgery
20 Sage ERP X3 users in USA
44
LES TÉMOIGNAGES
Challenge
• Has been operating on an MRP system that would soon become unsupportable
(too many customizations)
• Need to comply with FDA regulations and maintain the required documentation
• Find a simple, economic and flexible solution, based on modern technology
Solution
Results
• Easier to comply with FDA regulations
• Tracking systems have been streamlined and paperwork is more manageable
• Operates in a just-in-time planning philosophy, minimizing inventory and warehouse space
• Finished goods lead time reduced by 50 percent
Industrie
Sage ERP X3
45
20 à 30 % de temps gagné
Comment diminuer les temps de traitement des données comptables et commerciales
tout en améliorant leur visibilité et leur qualité ? A2C a trouvé la solution : Sage ERP X3.
Accompagnée par Absys Cyborg, l’entreprise a mis en place un véritable ERP en quelques
mois… et ne regrette pas son choix.
Société : A2C
Activité : Commercialisation et gestion
des 1 100 emplacements commerciaux
dans les gares SNCF (hors automates et
machines de distribution automatique)
Localisation : France
Projet
Problématiques :
• Diminuer les temps de traitement des
données comptables et commerciales
• Améliorer la qualité d’informations
Solution Sage :
Absys Cyborg
46
LES TÉMOIGNAGES
Un grand nettoyage de printemps : voilà ce qu’a entamé la société A2C pour son système de gestion. « Outre
son obsolescence, notre outil de gestion comptable (développement spécifique sous DOS, ndlr) n’était
absolument pas convivial et présentait de nombreuses limites en termes de fonctionnalités », explique Anne
Maurice, Responsable du Système d’Information d’A2C, filiale de la SNCF en charge de la commercialisation
et de la gestion de plus de 1 100 emplacements commerciaux situés dans les gares (hors automates et
machines de distribution). « Nous avions de surcroît acquis au fil des années de nombreux outils annexes et
nous étions confrontés à un système hétérogène ne permettant pas ou peu d’intégration entre les logiciels,
notamment avec notre application de gestion locative Even. » Conséquences : beaucoup de traitements
manuels, perte de temps importante, risque d’erreur élevé et visibilité très limitée. Tout ceci d’autant plus
handicapant qu’A2C gère également la comptabilité de la filiale Parvis, en charge de l’assistance à maîtrise
d’ouvrage pour l’aménagement des espaces.
Un projet mené en moins de quatre mois
Après étude, A2C lance donc un appel d’offres. Seul impératif technique : la possibilité de créer un pont
entre le nouvel outil et le logiciel Even. Parmi les réponses, le prestataire Absys Cyborg et la solution
Sage ERP X3 retiennent toute l’attention de la RSI et des utilisateurs impliqués très tôt dans le projet.
« Les équipes d’Absys Cyborg sont tout de suite entrées dans le vif du sujet en nous proposant une
démonstration orientée utilisateurs. Nous avons été convaincus tant par les fonctionnalités du produit que
par son interface ergonomique et intuitive. Nous avons de surcroît eu un excellent contact avec le prestataire
Absys Cyborg ». Des réunions régulières sont organisées avec le prestataire. Au menu : paramétrage de la
solution, récupération des données depuis l’ancien système et formation des utilisateurs.
« Toutes les étapes se sont déroulées sans encombre et nous avons été très bien accompagnés par les
équipes d’Absys Cyborg, toujours disponibles et de très bon conseil. » L’occasion également de remettre à
jour le plan comptable et de « faire du ménage » dans les données… La solution est en production 5 mois
après le début du projet !
Distribution/ N égoce
Un gain de temps de 20 à 30 %
Comptabilité, gestion budgétaire et gestion commerciale : aujourd’hui tout est
piloté depuis Sage ERP X3… et interfacé avec Even grâce aux fonctionnalités
d’import. « Nous gérons dans le nouvel outil notre propre comptabilité ainsi
que celle de la filiale Parvis, et ce de manière tout à fait cloisonnée grâce aux
fonctionnalités de gestion “multisociétés”. » Rapprochements bancaires et
virements sont par ailleurs automatisés grâce à une interface intégrée, en
remplacement de traitements manuels longs et fastidieux. « Et nous avons
enfin la possibilité de faire de la comptabilité analytique. » À la clé : une gestion
budgétaire beaucoup plus précise et la création de tableaux de bord complets
offrant une grande visibilité. Pour répondre aux besoins précis de reporting de la
SNCF, sa filiale a également mis en place une fonctionnalité de tableaux de bord
au paramétrage avancé. Grâce à cette souplesse de paramétrage, les décideurs
qui pilotent l’activité obtiennent des états de restitution générés automatiquement,
que ce soit en état classique ou en état d’export. « Nous sommes aujourd’hui à
même de fournir à la direction générale, ainsi qu’à la direction administrative et
financière, des états de reporting à la hauteur de leurs exigences. »
Module web
Un lot 2 qui devrait être livré bientôt concernera en effet la gestion des notes de
frais directement via un portail web Sage ERP X3. Grâce à un accès sécurisé
par login/mot de passe, chaque salarié (de A2C et de Parvis) pourra très bientôt
saisir lui-même ses demandes de remboursement où qu’il se trouve, délestant
ainsi les équipes comptables. « Le workflow des validations sera intégré dans la
solution grâce à un système d’alertes auprès des managers. Une fois la note de
frais validée, les données passeront directement en comptabilité. Sur cet aspect
du projet, la solution Sage ERP X3 offre des possibilités dont nous n’avions
même pas rêvé » se réjouit Anne Maurice qui assure qu’elle a rarement vu un
projet se dérouler aussi bien.
Mme Anne MAURICE
Responsable du Système d’Informatique
En matière de facturation, la satisfaction est également au rendez-vous. « Avant,
le traitement des factures prenait à l’équipe comptable environ deux jours…
Aujourd’hui, il ne leur faut pas plus de quinze minutes ». Globalement le gain de
temps est estimé entre 20 et 30 % sur l’ensemble des traitements comptables,
budgétaires et commerciaux. « Le gain de temps considérable a permis aux
équipes de se recentrer sur leur cœur de métier et notamment sur la vérification
comptable. Pour nous, le retour sur investissement est assuré et ce projet nous
a ouvert de nouvelles perspectives. »
Sage ERP X3
47
Gestion d’agences :
Bleu Blanc voit la vie en rose
Société : Bleu Blanc
Activité : Location-vente de matériel
de travaux publics
Localisation : Changé-lès-Laval (53)
et 18 agences en France
Projet
Problématiques :
• Optimiser la gestion multisite
de la société
• Assurer un contrôle optimal
de l’activité
Solution Sage :
ACL
48
LES TÉMOIGNAGES
Loueur et vendeur de matériel de travaux publics, Bleu Blanc compte 18 agences, chacune
responsable de la gestion de son stock et de ses commandes. Afin d’optimiser et de mieux
contrôler l’activité de ses agences, l’entreprise décide de s’équiper d’une solution de gestion fiable, plus riche en fonctionnalités, capable de produire des statistiques en temps
réel et d’assurer la traçabilité de ses opérations. Son choix s’est porté sur Sage ERP X3,
épaulé par l’intégrateur ACL.
Assurer la traçabilité de l’activité dans ses agences, enrichir les statistiques d’activité afin d’affiner la
stratégie marketing et commerciale, automatiser les procédures, stimuler les synergies entre les
différentes entités… Depuis qu’elle utilise Sage ERP X3, l’entreprise Bleu Blanc optimise sans cesse
son activité. « Au départ, notre objectif était simplement de migrer vers une application plus moderne,
nous disposions alors d’une solution développée sur mesure sous Unix par notre intégrateur ACL, et
souhaitions anticiper son obsolescence. Très vite, cette mise à niveau a été l’occasion de repenser nos
procédures en s’appuyant sur un progiciel de gestion intégré, aux fonctionnalités enrichies. » explique
Xavier Lainé, DAF de Bleu Blanc.
Bleu Blanc étudie alors les différentes solutions du marché dont Mistral, leader sur le secteur de la
location et vente de matériel de travaux publics. Au terme de cette évaluation, c’est Sage ERP X3
qui fait la différence. Éditée par Sage, un groupe dont l’envergure garantit la pérennité et l’évolutivité,
cette application constitue un véritable ERP adapté à la taille de l’entreprise. En outre, son architecture
centralisée, reposant sur du client web, permet de suivre et de contrôler en temps réel l’activité de
chaque agence. Bleu Blanc s’équipe de tous les modules de Sage ERP X3 : comptabilité, gestion
financière, facturation, stocks, gestion industrielle, statistiques des parcs, vente, location… L’architecture
centralisée repose sur un seul serveur associé à un système de sauvegarde automatique sur disque.
Intégrateur Sage et déjà prestataire de l’entreprise, ACL est naturellement désigné pour conduire le
projet. La direction administrative et financière choisit de prendre son temps pour déployer l’ERP, afin de
pouvoir procéder par étape. « Nous avons dans les agences des utilisateurs hétérogènes qui, pour la
plupart, ne connaissent pas l’informatique. Nous souhaitions donc avancer doucement et que chaque
module soit bien compris avant de passer au suivant. » Car contrairement au système précédent, qui
invitait seulement à valider les étapes, Sage ERP X3 demande plus de précisions, afin d’établir des
statistiques plus riches et de mieux suivre l’activité.
ne migration en douceur
U
et dans le respect des délais
Le déploiement de l’ensemble des fonctionnalités est étalé sur 8 mois. Pour
chaque module, la formation des chefs d’agence s’effectue en un jour et demi,
et celle des comptables se déroule sur un mois complet. Ayant participé à la
migration de la comptabilité, ces derniers sont rapidement opérationnels et
assistent les autres utilisateurs. Ainsi installée et prise en main en douceur, la
solution s’avère parfaitement opérationnelle dès la fin de l’exercice ! « Nous
avons pu démarrer dès le 1er octobre sur une solution 100 % fiable. La formation
des utilisateurs s’est très bien passée, y compris pour les plus novices. » La
collaboration avec ACL a contribué à cette sérénité. « Nous travaillons avec
eux depuis 10 ans. Lorsqu’il y a un souci, il suffit d’envoyer un mail, nous avons
une réponse dans la journée. », reconnaît Xavier Lainé.
nfin des comptes d’exploitation
E
par machine !
des informations plus complètes sur les clients et leurs transactions nous
permettront de proposer des services et des offres appropriées. » Et pour
les mauvais payeurs, le système contrôle désormais le risque client en temps
réel. « Dès qu’un encours arrive à son maximum, aucune agence ne peut
saisir de nouvelles commandes pour ce compte client, seule la comptabilité
peut débloquer… une fois le chèque sur le bureau ! », se félicite Xavier Lainé.
En interne, les règlements intersociétés ont été grandement simplifiés grâce
au système de facturation directe automatique tandis que la gestion des
statistiques en temps réel enrichit les reportings. « Sage ERP X3 permet
également d’optimiser le parc matériel en fonction des besoins des agences et
assure la transparence sur l’ensemble des transactions. À partir du moment où
le bon de location ou de vente a été saisi, toute suppression ou manipulation du
bon remonte en effet à la comptabilité centrale et génère un message d’alerte.
Ceci permet d’éviter le vol, le travail au noir ou toute autre récompense en
liquide. In fine, l’outil a apporté bien plus que de la gestion de l’information, il
constitue un véritable moteur de changement des comportements ! » conclut
Xavier Lainé.
M. Xavier Lainé
Directeur Administratif et Financier
Les résultats concrets sont d’abord dans les chiffres. « Grâce à Sage ERP X3 ;
nous disposons au siège de statistiques bien plus fines sur les stocks et les
ventes. Nous pouvons par exemple établir des comptes d’exploitation par
machine, très précieux pour déterminer si les matériels sont rentables. Ceci
nous permet de gérer nos stocks plus efficacement et de décider d’actions
commerciales ciblées. »
Relation client approfondie
« La relation avec nos clients a ensuite gagné en cohérence, d’une agence
à l’autre. La centralisation des données permet aux clients de bénéficier
automatiquement des mêmes conditions d’une agence à l’autre. À terme,
Sage ERP X3
49
COFIGAM
Société : Cofigam
Activité : Commercialise des pièces
détachées, de l’outillage et des équipements
d’atelier, pour une clientèle industrielle,
en production et en maintenance
Chiffre d’affaires : 2,6 millions d’euros (2002)
Localisation : Evry (91)
Projet
Problématiques :
• Rapatrier en interne le système d’information
• Optimiser les possibilités de l’e-business
Solution Sage :
GFI Infogen
50
LES TÉMOIGNAGES
COFIGAM gagne en productivité
et s’ouvre à l’e-business avec Sage ERP X3
La société COFIGAM commercialise des pièces détachées, de l’outillage et des équipements d’atelier, pour une clientèle industrielle, en production et en maintenance. Basée
à Evry (91), elle travaille surtout sur le département de l’Essonne. Avec l’avantage de la
proximité, elle offre des prestations de qualité à ses clients et fonctionne pour eux comme
un service achats externalisé. Depuis longtemps, COFIGAM fait confiance à Sage pour
toute sa gestion. Entretien avec M. Huvelin, PDG.
Le choix Sage, dès le début
COFIGAM a été créée à la suite de la cession d’un fond de commerce et d’une société, les deux basés
à Orléans. La gestion comptable et commerciale était hébergée à l’extérieur et la direction a décidé de
rapatrier en interne tout son système d’information. Elle choisit pour cela Sage. « Si nous avons opté pour
Sage, c’est d’abord parce que le produit répondait tout à fait à notre demande. C’est aussi parce qu’avec
GFI Infogen - intégrateur Sage - nous avons eu le sentiment de trouver un partenaire compétent, à l’écoute
et susceptible de nous accompagner sur le long terme en nous aidant à faire évoluer notre système »,
explique M. Huvelin.
De réels gains de productivité
Tous les modules sont déployés : gestion financière, achats, ventes, stocks. « La solution Sage nous
a apporté un bénéfice considérable par rapport à notre ancien système, en termes de productivité, dit
M. Huvelin. Auparavant, nous utilisions 5 agents pour assurer tout le suivi des commandes. Avec le progiciel
Sage, nous pouvions traiter 50% de commandes en plus avec deux agents de moins. C’est un gain très
important ! Le produit a en outre été très bien accepté par toute l’équipe. »
aire évoluer le système
F
d’information de l’entreprise
« Nous nous devons d’avoir un outil qui nous permette d’optimiser les possibilités
de l’e-business. Cet élément a été à la base de notre décision de changer de
produit. En plus de cela, deux des fonctionnalités de la solution Sage répondaient
imparfaitement à notre besoin : la gestion de la qualité (partant de zéro, nous
voulions un produit qui nous permette d’avoir une démarche très progressive) et
la gestion des stocks (nous devons pouvoir avoir un traitement différencié selon
les articles, certains, étant de première nécessité, ne doivent jamais connaître
de rupture de stock, tandis que d’autres sont traités à la main, au cas par cas).
Munis de ce nouveau cahier des charges et toujours très satisfaits de notre
partenariat avec GFI Infogen, nous avons opté pour Sage ERP X3, basculant du
même coup vers un environnement Windows. »
Une transition facile vers Sage ERP X3
« Nous n’avons pas rencontré de problème majeur, constate M. Huvelin, mais
il nous a fallu tout de même changer d’environnement et récupérer toutes
les données de l’ancienne base. Au total, le basculement a pu se faire assez
facilement, sans trop mobiliser de ressources en interne et sans paralyser notre
activité au quotidien. »
Un bilan très positif
Sage ERP X3 offre toute satisfaction aux utilisateurs. « Le nouveau système
présente des avantages considérables. La base de données est très riche et
n’importe qui de n’importe quel poste peut obtenir les renseignements les plus
complets sur un article : l’état du stock, les clients qui l’ont commandé, etc. Pour
ce qui est de la gestion des stocks et la gestion de la qualité, nous avançons à
petits pas, en fonction de nos priorités. De même pour le web : pour l’instant,
nous utilisons l’e-mail et nous allons bientôt créer un petit site. Nous envisageons
aussi de mettre en ligne les tarifs et les catalogues de nos fournisseurs.
Sage ERP X3 est conçu de sorte qu’il nous autorise ce genre de démarche
progressive : c’est précieux pour une PME comme la nôtre ! Dernier avantage
et non des moindres : il est extrêmement rassurant de savoir que nous sommes
dans un environnement Windows, un standard du marché ouvert et optimisé
pour le web. Avec Sage ERP X3 et GFI Infogen, nous savons que nous avons fait
le bon choix, pour aujourd’hui et pour le futur. »
M. Huvelin
PDG
Sage ERP X3
51
DEPAC
Société : Depac
Activité : Négoce d’objets publicitaires
Localisation : Nantes et des agences
en région
Projet
Problématique : Simplifier et optimiser la
gestion des flux commerciaux avec un ERP
Solution Sage :
Sage ERP X3 Standard Edition
GFI Infogen
Simplifier, clarifier et optimiser
la gestion des flux commerciaux avec un ERP
DEPAC est la principale référence française dans le domaine de l’objet et du textile
publicitaires. Elle se fournit auprès de fournisseurs basés en Asie, en Europe ou aux
Etats-Unis et revend ses produits – après les avoir marqués – à des clients aussi
différents que La Poste ou des petites associations locales. Le siège, l’entrepôt de
stockage et l’atelier de marquage sont installés à quelques kilomètres de Nantes.
DEPAC travaille également comme centrale d’achat pour un réseau de concessionnaires
indépendants. La société gère environ 100 000 références, emploie 45 personnes et prévoit
un chiffre d’affaires de 12 millions d’euros.
DEPAC a souhaité mettre en place un ERP pour gérer en temps réel la totalité de ses flux
et disposer d’un outil de pilotage performant. Elle a choisi Sage ERP X3. Rencontre avec
Jean-Charles Chaussepied, DSI et Directeur Administratif de l’entreprise.
DEPAC utilisait la solution Sage Intégrale pour sa gestion comptable et commerciale. En décembre de
la même année, décision est prise de la faire évoluer. « La partie comptabilité du logiciel nous donnait
toute satisfaction, explique Jean-Charles Chaussepied, mais nous utilisions mal la gestion commerciale.
Nous faisions beaucoup de ressaisies et perdions du temps. Pour établir les devis – et nous en faisons
énormément – nous avions détourné un logiciel de CRM, Sage SalesLogix. Et à chaque fois qu’un devis
se transformait en commande, il nous fallait l’exporter de Sage SalesLogix pour l’importer dans Sage
Intégrale. Cela générait régulièrement bugs et erreurs, sans parler du fait que nous devions du coup gérer
simultanément deux bases articles, avec tous les doublons que cela suppose… Bref, tout cela fonctionnait
en dépit du bon sens et il était temps de repartir sur de bonnes bases ! Comme Sage Intégrale arrivait en
fin de vie et cessait d’être maintenu, nous nous sommes dit que c’était le bon moment pour mettre en place
un nouveau système, plus pérenne. »
Gérer tout le flux de vente en quelques clics
De par ses précédentes expériences professionnelles, Jean-Charles Chaussepied connaît bien le marché
des progiciels de gestion. Il choisit rapidement quatre éditeurs dont les solutions lui semblent susceptibles
de répondre aux besoins de DEPAC et leur soumet un cahier des charges. « Nous voulions avant tout
mettre en place dans l’entreprise un ERP, c’est-à-dire une solution unique capable de gérer tout notre flux
de vente, en le simplifiant, sans avoir ni doublons ni ressaisies. Un outil capable de transformer, en quelques
clics, un devis en commande puis une commande en contremarque fournisseur, capable ensuite de suivre
52
LES TÉMOIGNAGES
en temps réel tout le processus d’expédition et de livraison. Nous devons pouvoir
renseigner nos clients sur l’état d’avancement de leurs commandes à tout instant
et nous ne pouvions pas le faire auparavant. Le nouvel outil devrait aussi savoir
intégrer la notion d’affaire et nous permettre, par exemple, d’imputer précisément
les coûts de transport aux commandes concernées, afin de calculer la marge
réalisée pour chaque opération. Enfin, nous souhaitions disposer de nouvelles
fonctionnalités de reporting telles que les tableaux de bord financiers ou le calcul
de la commission des commerciaux. »
Sage ERP X3 : le bon profil
Les quatre solutions sélectionnées sont analysées et notées. « La première était
trop chère, la seconde avait l’inconvénient majeur à nos yeux de travailler avec une
base propriétaire, la troisième ne nous semblait pas assez évolutive. Nous avons
opté pour Sage ERP X3, présenté par l’intégrateur GFI Infogen, qui présentait
le meilleur profil. L’étendue des fonctionnalités de ce progiciel permettait de
couvrir la totalité de nos besoins, le rapport qualité/prix était intéressant et,
enfin, nous avons senti une réelle implication de la part des équipes de GFI
Infogen et de Sage. Nous avons été rassurés de savoir que nous bénéficierions
d’un accompagnement privilégié tout au long du projet, d’autant plus que nous
sommes l’une des premières entreprises françaises à installer Sage ERP X3
Standard Edition. »
Un déploiement très rapide
es gains de temps considérables,
D
une meilleure réactivité, des équipes fédérées
Après quelques semaines, le produit a trouvé sa vitesse de croisière. « Grâce
à Sage ERP X3, nous pouvons traiter beaucoup plus de devis qu’avant – nous
mettons 4 à 5 fois moins de temps. La gestion des flux est largement optimisée,
nous sommes maintenant capables de suivre en temps réel toute la chaîne
commerciale. Nous avons une meilleure visibilité sur les commandes en cours et
les éventuels problèmes de livraison – cette notion de suivi est capitale lorsqu’on
travaille comme nous le faisons avec de nombreux fournisseurs dont certains
sont basés en Chine : nous sommes plus réactifs vis-à-vis de nos clients.
D’une manière générale, Sage ERP X3 nous permet de garder nos repères
métiers, avec des fonctionnalités plus avancées : la gestion logistique est plus
performante qu’avant et nous bénéficions d’un outil comptable très riche (états,
rapprochements…) qui nous aide à mieux piloter l’entreprise. La mise en œuvre
de ce projet, réalisée en cinq mois, a contribué à refondre notre organisation, à
fédérer nos équipes et à acquérir une certaine rigueur. Aujourd’hui, la solution en
place est parfaitement stabilisée et je sais que je peux partir deux semaines en
vacances l’esprit tranquille ! »
M. Jean-Charles Chaussepied
DSI et Directeur Administratif
de l’entreprise
La recherche commence en décembre 2007, le choix définitif est arrêté en mars
2008 et DEPAC souhaite un démarrage du nouveau système en septembre 2008.
Le temps est donc très court et les étapes sont franchies rapidement. « Nous
avons constitué en interne un comité de pilotage et organisé de nombreuses
séances de travail avec les consultants de GFI Infogen. Nous voulions rester
au plus près du standard et nous étions prêts pour cela à remettre en cause
nos méthodes. » Quelques développements spécifiques sont tout de même
nécessaires, les données des anciens logiciels sont récupérées et intégrées dans
le nouveau système et tout est opérationnel à la date prévue. « Nous avons formé
les chefs de service et étalé le lancement de l’ERP sur quinze jours, secteur par
secteur, afin d’accompagner au mieux les utilisateurs. Malgré l’extrême brièveté
des délais, tout le monde s’est fortement impliqué. Les premières corrections ont
pu être faites rapidement et le ressenti général est très positif. »
Sage ERP X3
53
HEDIS
Société : Hedis
Activité : Négoce de produits
d’hygiène et d’entretien
Le groupe HEDIS harmonise son système
d’information et acquiert une meilleure visibilité
Spécialiste du négoce de produits d’hygiène et d’entretien de grandes marques, à
destination du monde professionnel, le groupe Hedis, qui emploie 500 personnes et réalise
un chiffre d’affaires annuel de 103 millions d’euros, couvre aujourd’hui tout le territoire
national grâce à ses 8 filiales.
Afin d’homogénéiser le système d’information de l’ensemble du groupe, Hedis a décidé
de centraliser sa gestion avec Sage ERP X3. Rencontre avec Vincent Perrinet, PDG de
Gama29, la plus importante filiale d’Hedis et responsable du projet informatique pour le
groupe.
Localisation : 8 filiales en France
Projet
Problématiques :
• Homogénéiser le système informatique
du groupe
• Centraliser la gestion
Solution Sage :
GFI Infogen
54
LES TÉMOIGNAGES
La nécessité de fédérer le groupe
« Issu du rachat de multiples entreprises, le groupe comptait presque autant de systèmes d’information
que de filiales : une hétérogénéité qui compliquait les consolidations de résultats et nous empêchait d’avoir
une bonne visibilité sur l’ensemble de nos activités », rapporte Vincent Perrinet. Pour homogénéiser ces
systèmes et fédérer le groupe, Hedis décide donc de mettre en œuvre un ERP commun et centralisé.
La solution Sage ERP X3 en mode SaaS
Un cahier des charges est rédigé, à la suite duquel un appel d’offres est lancé. « Nous avons étudié plusieurs
solutions, dit Vincent Perrinet. Et l’offre Sage ERP X3, présentée par GFI INFOGEN, s’est rapidement
imposée comme étant la meilleure pour nous, compte tenu de nos exigences et de nos contraintes. Sage
ERP X3 propose en effet des fonctionnalités qui étaient en parfaite adéquation avec notre cahier des
charges, et le service d’hébergement permettait de pallier notre manque de ressources informatiques,
notamment l’absence dans nos murs d’un ingénieur système. »
Un déploiement progressif
Opérationnel depuis septembre 2007 au sein de la société “pilote” Gama29,
Sage ERP X3 sera déployé société par société d’ici fin 2008. Le nouveau système
couvre un large périmètre : la gestion des ventes, des achats et des stocks c’est-à-dire le cœur de métier de l’entreprise - ainsi que la comptabilité.
La bonne réponse
« La solution Sage ERP X3 présente de nombreux avantages. Cet ERP nous
permet par exemple de mieux répondre aux attentes des clients qui ont euxmêmes une couverture nationale. En outre GFI INFOGEN gère pour nous toute
la problématique de montée en puissance liée au déploiement progressif –
200 utilisateurs simultanés à terme - et, via un engagement contractuel, tous
les aspects relatifs à la sécurité : gestion des sauvegardes, site de secours,
plan de reprise d’activité, etc. Nos données et applications métiers sont donc
parfaitement disponibles, sans mobiliser de ressources informatiques en interne.
Et les coûts, connus à l’avance, sont bien maîtrisés. »
M. Vincent Perrinet
PDG de Gama29 (la plus importante filiale d’Hedis)
et responsable du projet informatique pour le groupe
Sage ERP X3
55
Legal répond aux exigences de la grande distribution
Société : LEGAL
Legal est une entreprise familiale spécialisée dans la torréfaction du café. La matière
première est importée de différents pays et arrive au port du Havre où sont installés les deux
sites de transformation de la société - la direction générale étant basée à Paris. Le café
torréfié est ensuite commercialisé en grande distribution, sous la marque Legal (le goût !)
ou sous des marques de distributeur. Pour répondre aux exigences de la grande
distribution, Legal décide de s’équiper d’un ERP ouvert et standard : Sage ERP X3.
Activité : Torréfaction du café
Localisation : Havre et Paris
Projet
Problématiques :
• Répondre aux exigences de la grande
distribution
• Acquérir un ERP avec une couverture
fonctionnelle complète, sans avoir
besoin de recourir à de trop nombreux
développements spécifiques
Solution Sage :
GFI Infogen
56
LES TÉMOIGNAGES
Répondre aux exigences de la grande distribution
La gestion comptable et commerciale de Legal était assurée par un outil spécifique développé sous AS
400, avec en complément quelques applications de production. Ce système ne donnait plus satisfaction,
pour diverses raisons : « Notre logiciel sous AS 400 finissait par nous revenir très cher, explique
Marie-Noëlle Tillon, responsable informatique de Legal. Il nous fallait constamment faire des ajouts
techniques ou fonctionnels. L’ergonomie n’était pas optimale, les fonctionnalités étaient très simples,
voire sommaires pour ce qui est de la comptabilité analytique. En outre, nos clients de la grande
distribution sont particulièrement exigeants, ils nous demandent sans cesse des états nouveaux ainsi
que des données fiables concernant la traçabilité de nos produits. Nous avons alors décidé de changer
tout le système d’information et nous nous sommes dit : pourquoi pas un ERP ? Un ERP aurait en effet
l’avantage de nous ouvrir un champ d’action très large avec une couverture fonctionnelle complète, sans
que nous ayons besoin pour cela de recourir à de trop nombreux développements spécifiques. »
Sage ERP X3 : le choix de la confiance et de la tranquillité
Il se trouve justement que le PDG de Legal possède par ailleurs d’autres sociétés dont l’une au moins
est gérée par Sage. Séduite par cet outil et par l’intégrateur Infogen, la direction générale de l’entreprise
décide sans hésiter de rester fidèle à Sage et d’adopter Sage ERP X3. C’est un choix sûr qui aura en outre
l’avantage de faciliter la consolidation des comptes du groupe.
Marie-Noëlle Tillon s’occupe de suivre le projet en interne, elle est accompagnée
dans cette mission par un directeur de projet et un chef de projet utilisateur
comptable. Dans un premier temps, c’est toute la partie finance qui est déployée.
« Nous avons mis en place tous les modules comptables de Sage ERP X3,
précise Marie-Noëlle Tillon, y compris une comptabilité analytique très détaillée.
Nous avons pu récupérer toutes les données de notre ancien système. Les
fonctionnalités de Sage ERP X3 sont suffisamment riches et ouvertes pour nous
permettre d’utiliser ce produit en standard uniquement, par simples paramétrages.
Nous avons par ailleurs fait développer par Infogen deux spécifiques liés à notre
organisation et à notre mode de gestion financière. La gestion des participations
publicitaires nous permet de suivre comptablement toutes les opérations de
promotion destinées à mettre particulièrement en valeur nos produits dans les
grandes surfaces. Par le biais de ces opérations, nos clients deviennent aussi
nos fournisseurs de prestations! La mobilisation de créances dans le cadre de
la loi «Dailly» d’autre part est un système de cession des créances grâce auquel
nous bénéficions d’une plus grande souplesse de trésorerie. Ce système très
particulier, qui est au cœur du fonctionnement comptable de Legal, n’est pas
géré par Sage ERP X3 en standard. Mais grâce au L4G de cet ERP, nous avons
pu parfaitement adapter le progiciel aux spécificités de notre entreprise et de
notre métier. »
Près de 18 mois après le démarrage, le bilan est donc très positif. « Le nouveau
système est beaucoup plus puissant que le précédent, c’est incomparable.
Sage ERP X3 nous a permis de repenser, dans le bon sens du terme, notre
organisation et notre mode de fonctionnement. Nous avons redistribué les tâches
de façon différente au sein de l’entreprise, en les enrichissant. » Prochaine étape :
la mise en œuvre de la GPAO Sage ERP X3, puis, à plus longue échéance, celle
de la gestion commerciale. « Ces deux parties sont actuellement gérées par
des spécifiques, explique Marie-Noëlle Tillon. Mais nous avons tout intérêt à les
regrouper sous Sage ERP X3 de manière à bénéficier des multiples avantages
d’un progiciel intégré. »
Mme Marie-Noëlle TILLON
n excellent partenariat sur le long terme
U
avec l’intégrateur INFOGEN
Le nouveau système d’information est opérationnel quatre mois seulement
après la signature du contrat. Habitués depuis longtemps à travailler en contexte
«batch» sous AS 400, les utilisateurs ont été un peu déroutés au début par
Sage ERP X3 où la gestion est faite en temps réel, ainsi que par une ergonomie
différente d’accès aux comptes. Mais globalement tout s’est bien passé.
« Nous avons été très bien suivis et conseillés par GFI Infogen, dit Marie-Noëlle
Tillon. C’est vraiment un excellent prestataire, à l’encontre duquel je n’aurais
absolument aucun reproche à faire ! Nous avons toujours eu les bonnes réponses
dans les meilleurs délais. »
Sage ERP X3
57
MEDISHOP
Société : Medishop
Activité : Import/Export
de petit matériel médical
Effectif : 20 personnes au siège social
Localisation : Asnières (92)
Projet
Problématique : Disposer d’un ERP
multidevises, multi-sociétés, capable
d’assurer la traçabilité des lots.
Solution Sage :
GFI Infogen
58
LES TÉMOIGNAGES
Pour développer facilement son activité
à l’international, Medishop choisit Sage ERP X3
La société Medishop, propriété du groupe Bourely, est spécialisée dans l’import-export
de petit matériel médical. Elle travaille avec de nombreux pays, en particulier avec les pays
extracommunautaires. Ses clients sont principalement des hôpitaux et des grossistes
pharmaceutiques spécialisés dans la distribution du matériel médical. De la seringue
jetable à l’hôpital clef en main, Medishop propose à ses clients une très large gamme
de produits et de services. Le siège social, basé à Asnières (92), compte 20 personnes.
Avec Sage ERP X3, Medishop a fait le choix d’un ERP multi-devises et multi-sociétés,
indispensable pour le développement de l’entreprise, comme l’explique Thao Nguyen-Trong,
DSI de Medishop.
n système d’information intégré
U
et ouvert adapté au secteur de la santé
Au départ, la société utilisait pour sa gestion une application développée en interne. « Mais, explique Thao
Nguyen-Trong, directeur informatique de Medishop, nous nous sommes mis à travailler avec de plus en plus
de pays et notre activité est devenue plus complexe à gérer. Nous avons alors décidé de mettre en œuvre
un système d’information intégré, plus standard et plus ouvert. Critère principal de sélection : il fallait que
cet ERP soit multi-devises et multi-sociétés. Nous voulions pouvoir facturer un même client en choisissant
la devise à chaque opération, sans avoir pour cela à créer un compte différent par devise. Le produit devait
aussi assurer la traçabilité des lots - exigence propre au secteur de la santé. »
Le choix d’un ERP multi-devises et multi-sociétés : Sage ERP X3
M. Nguyen-Trong fait alors le tour des ERP disponibles sur le marché et pré-sélectionne une dizaine de
solutions pour lesquelles il demande des démonstrations. Il choisit finalement Sage ERP X3, présenté
par l’intégrateur GFI Infogen. « C’était le produit qui, fonctionnellement, était en standard le plus proche
des besoins que nous avions formulés. « Il est prévu de déployer une gestion commerciale complète, la
comptabilité et les immobilisations, pour une vingtaine d’utilisateurs.
« Avant cela, précise M. Nguyen-Trong , nous avons dû mettre au point avec GFI
Infogen une adaptation pour le calcul des tarifs, très particuliers à notre activité.
Afin de déterminer les prix de vente et d’achat de chacun de nos produits,
nous avons besoin de prendre en compte de nombreux critères - le client, la
zone géographique, la gamme de produits, etc. Nous avons ainsi créé dans
Sage ERP X3 une grille de tarification spécifique multicritères qui nous permet
de toujours calculer les prix les plus justes, et qui est un véritable outil d’aide à la
décision pour le vendeur comme pour l’acheteur. »
e déploiement d’une comptabilité
L
anglo-saxonne pour son partenaire
américain
Décision est prise en fin 2003 de mettre également en œuvre la version anglosaxonne de Sage ERP X3, à partir d’un serveur central. « La problématique est
de permettre l’adéquation de deux types de comptabilités tout en respectant les
législations nationales. Communiquer facilement avec le Web Medishop envisage
à présent de passer à une version plus récente de son ERP qui permet d’alléger
les connexions client-serveur, d’enrichir les informations intégrées et surtout offre
la possibilité de se connecter via le web, ce qui facilite les consultations ou saisies
à distance. J’interviens d’ores et déjà sur les serveurs et dans Sage ERP X3
depuis mon téléphone portable et nous envisageons d’étendre cette pratique
aux commerciaux. Le gain de temps et d’efficacité sera appréciable », conclut
M. Nguyen-Trong.
M. Thao Nguyen-Trong
DSI
Sage ERP X3
59
RUBION
Société : Rubion
Activité : Négoce de produits
métallurgiques et de fournitures
industrielles diverses (quincaillerie)
Localisation : 6 magasins répartis dans
le grand ouest
Projet
Problématique : Mettre en œuvre
un système de gestion intégré dans
six magasins afin d’uniformiser le langage
et les procédures pour mieux servir
les clients
Solution Sage :
Microfirst
60
LES TÉMOIGNAGES
Mieux servir les clients grâce à Sage ERP X3
Spécialisé dans le négoce de produits métallurgiques et de fournitures industrielles, le
groupe Rubion compte plus de 80 collaborateurs, 6 magasins répartis dans le Grand Ouest
et 40 000 références produits. Fortement implanté sur sa région depuis plus de 25 ans, il
doit sa réussite et sa croissance à la qualité de ses produits mais aussi à des prestations
de conseil et de service haut de gamme. Pour assurer son développement et répondre aux
exigences de ses clients, le groupe a souhaité mettre en œuvre une solution de gestion
intégrée et a choisi Sage ERP X3. Entretien avec Thierry Goven, Directeur Général.
Dans le groupe Rubion depuis une vingtaine d’années, Thierry Goven en devient Directeur Général en 2004,
lors du départ en retraite du fondateur, M. Rubion. « Lorsque j’ai pris mes nouvelles fonctions, raconte-t-il, je me
suis immédiatement intéressé au système d’information de l’entreprise. Nous travaillions depuis dix ans avec un
logiciel assez basique, qui ne savait pas gérer les stocks et qui arrivait en fin de vie. Pour compliquer encore la
situation, certains de nos magasins utilisaient un autre produit. Nous faisions circuler des disquettes d’un site à
l’autre pour faire les mises à jour indispensables, c’était très laborieux… Si nous voulions continuer à développer
l’entreprise tout en offrant à nos clients un excellent niveau de service, il était urgent de changer tout ça ! »
’ERP, la bonne solution pour organiser
L
la croissance de l’entreprise
La solution ERP s’impose d’emblée : ce serait une révolution culturelle à laquelle il était impératif de bien se
préparer en amont. « Nous avons constitué un comité de pilotage en interne et pris le temps de réfléchir à ce
dont nous avions besoin, explique Thierry Goven. Il était essentiel que le nouveau système gère les stocks.
Essentiel aussi qu’il soit multi-sites, afin que chacun puisse avoir accès, de son magasin, aux informations
concernant les autres magasins. Nous souhaitions, en complément, que nos vendeurs sédentaires soient
tous équipés de PDA, afin de traiter instantanément et en présence du client les commandes et les
facturations. Autre exigence, et non des moindres : il était essentiel que nous nous mettions à parler tous le
même langage et, en particulier, que les articles aient le même nom pour tout le monde. Ce n’était pas du
tout le cas auparavant. Comment voulez-vous mettre en place une gestion des stocks dans ces conditions ?
ne solution qui sait s’adapter
U
aux spécificités de l’entreprise
Le cahier des charges étant réalisé, deux prestataires historiques du groupe sont
consultés. Des démonstrations sont organisées, et c’est finalement Sage ERP X3,
présenté par Microfirst, qui est retenu. Le déploiement commence aussitôt. La
partie comptable est opérationnelle dès le mois d’octobre. « Nous avons mis en
place une comptabilité standard dans chacun de nos magasins sans difficulté et
les informations circulent très bien. » La gestion commerciale, quant à elle, est
un peu plus longue à mettre en œuvre, car il faut recréer tous les fichiers clients,
fournisseurs et articles. Des développements liés aux spécificités de l’activité de
l’entreprise sont nécessaires : « Nous n’avons pas les mêmes tarifs si nos clients
sont des particuliers ou des professionnels, précise Thierry Goven. Et pour les
professionnels, il y a de nombreuses déclinaisons. Mais le point le plus délicat
est la question des unités de mesure. Par exemples, nous achetons de l’acier
à la tonne, mais nous le revendons à nos clients au kilo, au mètre ou à la barre.
Le système de gestion doit savoir repérer qu’il s’agit à chaque fois du même
produit et jongler avec des unités qui peuvent varier selon qu’il s’agit d’achat, de
vente ou de stockage. Autrefois, nous gérions tout cela manuellement en créant
autant d’articles qu’il y avait d’unités utilisées, mais il était du coup impossible
d’avoir une vision juste des stocks réels. Aujourd’hui, c’est un régal ! Nous avons
chez Microfirst un interlocuteur extrêmement compétent qui a toujours amené
des solutions très fines et pertinentes. Sage ERP X3 est vraiment pour nous
la solution idéale, capable de prendre en charge une très grande quantité de
références (39000 au total, dont 37000 pour les rayons quincaillerie) tout en
gérant des unités de mesure différentes. »
Vitesse d’exécution et gestion en flux tendu
« Avec Sage ERP X3, poursuit Thierry Goven, nous avons complètement modifié
notre manière de travailler, et nos clients sont très satisfaits. Les vendeurs en
magasin disposent tous de terminaux de poche, ils peuvent donc valider les
commandes au fur et à mesure, c’est un gain de temps considérable. Les
réapprovisionnements sont faits d’un simple clic après ouverture du compte
fournisseur. Les commandes intersites sont rapides et faciles à gérer, les
procédures sont automatisées, c’est du velours ! Nous avons aujourd’hui une vraie
rigueur de travail et c’est tout à notre avantage. Si l’on veut progresser dans
le monde du négoce, il faut des outils modernes. Faute de quoi on finit par
disparaître. Les clients attendent que nous soyons réactifs. Ils ne préparent plus
leurs chantiers longtemps à l’avance et travaillent en flux tendus. Leur réussite
dépend de notre capacité à répondre vite à leurs demandes. Sans Sage ERP X3,
nous aurions déjà perdu des marchés. Maintenant, nous accroissons notre
vitesse d’exécution de manière très sensible. Nous gérons commandes et
réapprovisionnements en temps réel. Les clients n’ont qu’un seul compte
chez nous, qui leur donne accès à nos six magasins, sans perte de temps. Ils
savent immédiatement si un produit est disponible et où il se trouve. » Avec
deux ans de recul, le bilan est extrêmement positif. « Nous sommes une petite
structure et nous n’avions pas droit à l’erreur. Nous avons fait le bon choix. La
solution est parfaitement adaptée, le dossier était bien préparé et nous avons été
accompagnés par un prestataire compétent tout au long du processus. Nous
sommes maintenant parés pour l’avenir ! »
M. Thierry Goven
Directeur Général
n chiffre d’affaires en hausse de 6%
U
dès la première année
Plus des deux tiers des collaborateurs du groupe sont amenés à utiliser
Sage ERP X3. « Certains d’entre eux n’avaient jamais manié de souris ! Nous
les avons accompagnés dans la découverte et la prise en main de leur nouvel
outil et Microfirst a été très présent du début à la fin. L’implantation d’un ERP
était un projet d’entreprise de grande envergure, dans lequel tout le monde s’est
impliqué. Dès le troisième mois, nous étions à l’équilibre et au bout d’un an, nous
avions progressé de 6% par rapport à l’année précédente. Et nous continuons à
croître. Pari gagné haut la main, donc. »
Sage ERP X3
61
Aceto Corporation
Specialty chemicals importer
and distributor
$297 M Worldwide
US Headquarters inLake Success, NY
International locations : Shanghai, Hamburg,
Amsterdam, Singapore, Hong Kong,
Mumbai (India) and Paris
Chemical importer and distributor; sources
67 percent of its product from Asia 90
Sage ERP X3 users in USA
Airis
Distribución productos informáticos
y electrónicos
AIRIS nace de Infinity System
en 1998
Más de 500 trabajadores
altamente cualificados
Entregan 170.000 ordenadores al año
Primera marca en igualar el precio
de un portátil al de un sobremesa
48
62
LES TÉMOIGNAGES
Challenge
• Had been operating on a legacy system that was antiquated and lacked integration.
• Implement a new back office system that includes new regulations (MSDS, SOX, CT-PAT…)
• A solution provider experienced in implementing ERP software systems in chemicals industry
Solution
• Customization of Sage ERP X3 existing quality module to meet country-specific
regulatory demands, by the Adonix services team
• Software add-on providing an effective way to track its products in transit,
developed by Adonix for the U.S. market
Results
• Better management of its inventory, track foreign exchange costs and control
credit and order approvals
Reto
• Gestión de la compañía, lo que contempla todo el proceso estándar de ventas :
presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, etc
• Gestión estándar de compras: petición de presupuestos a proveedores, aceptación
de presupuestos, así como pedidos y albaranes de compra
Solución
• Sage ERP X3
• Cobertura funcional: Contabilidad, Ventas, Compras, CRM y Producción
Resultados
• Rapidez de implantación
• Agiliza la gestión de devoluciones.
• Agiliza la gestión de CRM
• Agiliza la contabilidad y analítica
• Flexibilidad del configurador
CRP Industries Inc.
Wholesale Distribution
Based in Carteret, NJ
80 employees
Importer and high volume distributor
of automotive and industrial products
Warehouses in Carteret, Fremont,
CA and Puebla, Mexico
Revenues $47M
Challenge
• Using a homegrown software system for more than 20 years
• Wanted to improve inventory fill rates while reducing inventory levels
• Needed to ship orders faster and with greater accuracy
• Seeking to reduce costs and streamline operations by automating more processes,
particularly in their finished goods warehouses
Solution
• Sage ERP X3
• Offered more in both the WMS and assembly areas than the other providers
• Provided robust order fulfillment capabilities, had built-in warehouse location management features
and offered automated data collection capabilities that were readily scalable to CRP’s level of light
assembly operations
Results
• Improved order cycle times
• Inventory can be allocated regardless of whether it’s against on-hand stock, backorders or receipts
coming in from overseas
• Improved visibility into real-time information enables better exception management and the ability
to quickly meet changing customer needs
• Better visibility into labor costs
Grupo AGB
Distribuidor de productos
médico-quirúrgicos
Grupo AGB, compuesto por las sociedades
AGB, Cardio AGB, Calor Hospitalario
y Laboratorios Cari España
Fundada en Febrero de 2000, AGB s.l.
nace con el propósito de alcanzar una
posición de liderazgo basada en la calidad
y fiabilidad de sus productos, así como
en la eficacia y profesionalidad
de la atención a sus clientes
Reto
• Optimizar los procesos con una herramienta potente, sencilla, flexible y fiable
Solución
• Sage ERP X3
Resultados
• Conseguir ser más competitivos
• Cubrir las necesidades de trazabilidad en la producción y en la distribución y toda su normativa
de calidad
Sage X3
Sage
Entreprise
ERP X3
63
49
Russell Sigler, Inc.
Wholesale Distribution
Based in Phoenix, AZ
200 employees in the USA
Distributor of heating and
air-conditioning equipment
and supplies
Ships products from 10 warehouses
Sells primarily to contractors
170 Sage ERP X3 users
Winter Aircraft
Products
Aeronáutica
Empresa dedicada desde hace
más de quince años a la distribución de
repuestos aeronáuticos.
Desde sus oficinas centrales en Madrid
trabajan con compañías ubicadas
en todo el mundo
48
64
LES TÉMOIGNAGES
Challenge
• Enhance information flow throughout all the branches, empower employees
with Automated Data Collection and Real Time BI Tools
• Effective forecasting and multi-site inventory replenishment control
• “Out of the box” sophisticated order fulfillment and inventory sourcing
Solution
• Sage ERP X3
• Provided a solid distribution functional backbone and built-in value added capabilities such
as CRM, e-commerce, business intelligence and integrated data collection.
• Proven expertise in sophisticated distribution business processes.
Results
• Started by shipping Carrier line from a few branches
• Acquired businesses carrying the Bryant and Payne product lines, bringing the total warehouse
distribution network to 10
• Have grown their user count from 50 to 170
Reto
• Necesidad de tener una visibilidad completa de los expedientes
y de los proyectos que manejamos, desde las solicitudes de ofertas de los clientes
hasta las facturas, pasando por las ofertaras, pedidos, proformas, etc,
tanto de clientes como de proveedores
Solución
• Sage ERP X3
• La compleja problemática de sus negocio les ha llevado a buscar un ERP de gran funcionalidad
y flexibilidad
Resultados
• La potencia de las herramientas de desarrollo y la capacidad de adaptación del software
a las particularidades de cada cliente
Sage X3
Sage
Entreprise
ERP X3
65
49
01dB-Metravib est plus réactive
Société : 01dBMetravib
Activité : Mesure des vibrations
et des nuisances sonores
Localisation : 8 sites en France
Filiales et distributeurs dans 40 pays
Projet
Problématique : Harmoniser les procédures
Solution Sage :
GFI Infogen
66
LES TÉMOIGNAGES
Filiale du groupe Areva, 01dB-Metravib produit et commercialise des logiciels et des appareils qui mesurent les bruits et vibrations. Experte des techniques vibro-acoustiques,
01db-Metravib opère principalement dans les domaines de l’environnement, l’industrie,
la défense et la sécurité. Issue du regroupement de plusieurs entreprises, cette société
souhaitait harmoniser ses procédures à l’aide d’un progiciel de gestion intégré. Sur les
conseils de GFI Infogen, elle a choisi Sage ERP X3 et son module Services.
Confrontée à un certain nombre d’enjeux stratégiques, la société décide d’acquérir un nouvel outil de
gestion pour y faire face. « 01dB-Metravib est le résultat de la fusion de plusieurs petites entreprises
qui utilisaient chacune des logiciels différents, explique Catherine Bacconnier, DSI et chef de projet
Sage ERP X3. Il était vital de mettre en place des procédures internes communes grâce à un système
intégré unique. Ce progiciel devait être capable de gérer la comptabilité et la production, mais aussi
de suivre nos affaires et nos projets. C’est en effet un aspect particulièrement complexe de notre
activité. »
n système d’information intégré
U
pour harmoniser les procédures
Après étude et analyse des différentes solutions disponibles, 01dB-metravib opte pour Sage ERP X3.
« Ce progiciel, spécialement conçu et dimensionné pour les entreprises de taille moyenne, nous a semblé
répondre en standard à nos besoins fonctionnels. En outre, l’intégrateur GFI Infogen, avec lequel nous
avons signé, proposait un module « Services », complémentaire à Sage ERP X3 et parfaitement intégré
au système, pour gérer nos affaires. C’est exactement ce que nous recherchions, et nous n’avons pas
trouvé sur le marché d’offre concurrente aussi complète et cohérente. »
Une équipe projet est constituée en interne avec des utilisateurs pilotes. Cette équipe travaille avec les
consultants de GFI Infogen pour déterminer, domaine par domaine, les paramétrages de l’ERP. Pour
ce qui est de la GPAO, de la comptabilité, des achats, des ventes et des stocks, les fonctionnalités
proposées en standard par Sage ERP X3 suffisent à couvrir tous les besoins. « Sans remettre en cause
fondamentalement nos méthodes de travail, nous avons réussi, grâce à Sage ERP X3, à harmoniser nos
procédures et à imposer un langage commun. »
Services
a gestion des contrats de maintenance
L
facilitée
« Lorsque nous vendons des appareils, nous établissons en même temps
des contrats de maintenance (700 par an environ) qui donnent lieu à des
facturations périodiques. Auparavant, nous devions enregistrer pour chaque
commande autant de lignes qu’il y avait de factures de maintenance à prévoir,
et nous les déclenchions manuellement à chaque date échue. Avec la gestion
des contrats proposée par l’application Location & Maintenance du module
Services développé par GFI Infogen dans Sage ERP X3, toutes ces factures sont
générées automatiquement. C’est plus simple, plus fiable et plus rapide. »
Un suivi des affaires de bout en bout
Avec ses principaux clients, pour lesquels il arrive que les projets s’étalent sur
plusieurs années, 01dB-Metravib travaille à l’affaire. Et l’application Gestion
de Projets/Affaires du module Services développé par GFI Infogen dans
Sage ERP X3 s’est révélé, là aussi, un allié indispensable. « Sur chaque affaire
en cours (nous en avons une centaine), différents types de collaborateurs sont
amenés à intervenir : responsables, gestionnaires, ingénieurs, techniciens, etc.
Chacune de ces personnes fait le décompte quotidien du temps passé par
dossier. Nous obtenons ainsi, à la fin de chaque mois, un compte de résultat
analytique affaire par affaire. Nous comparons alors ces données réelles
aux prévisions établies et, si cela s’impose, nous réajustons les dépenses
prévisionnelles pour les mois suivants. Grâce à l’application Gestion de
Projets/Affaires du module Services de GFI Infogen, nous pouvons également
définir pour chaque projet s’il sera géré à l’avancement ou à l’achèvement. Tout
dépend du moment où l’on constate le chiffre d’affaires (au fur et à mesure
ou à la toute fin des opérations) et du rythme de facturation déterminé en
accord avec le client. Cette application sait parfaitement prendre en charge
l’un ou l’autre mode de calcul. De plus, il nous permet de suivre avec précision
l’état d’avancement de chacune de nos affaires, de connaître les dépenses
réellement engagées et celles qui restent à venir. Un tel outil de suivi est
indispensable pour une activité comme la nôtre. »
Plus efficaces et plus réactifs avec Sage ERP X3
Le module Services développé par GFI Infogen est totalement intégré à
Sage ERP X3, notamment à la comptabilité, et génère un certain nombre
d’écritures automatiques, ce qui fait gagner à chacun un temps considérable
et permet aux contrôleurs de gestion et aux commissaires aux comptes de
travailler sur des données réelles fiables. L’entreprise commence par ailleurs
à utiliser la partie SAV du module, pour gérer le planning des visites prévues
dans le cadre des contrats de maintenance et de surveillance, et pour suivre
les demandes formulées par les clients. Le module CRM a également été mis
en œuvre récemment. « Le système global que nous avons mis en place avec
GFI Infogen nous donne entière satisfaction » conclut Catherine Bacconnier. Il
nous donne des résultats plus fiables, plus rapides et plus transparents, grâce
auxquels nous sommes plus productifs et plus réactifs en cas d’anomalie.
Surtout, il permet à chaque responsable de dossier d’avoir une meilleure
connaissance des affaires en cours, en accédant eux-mêmes aux données qui
les intéressent, sans passer par le contrôle de gestion. Ils sont ainsi plus autonomes. »
Mme Catherine BACCONIER
DSI et Chef de projet Sage ERP X3
Sage ERP X3
67
AFT-IFTIM
Société : AFT-IFTIM
Activité : Leader européen de la formation
aux métiers du transport et de la logistique
Effectif : 2 000 salariés permanents
Projet
Problématiques :
• Moderniser le système d’information
• Disposer d’un ERP évolutif, avec
une architecture client web
Solution Sage :
68
LES TÉMOIGNAGES
L’AFT-IFTIM fait le choix d’un ERP 100% web
Leader européen de la formation aux métiers du transport et de la logistique, le groupe
AFT-IFTIM regroupe 24 000 entreprises adhérentes et il est mandaté ou partenaire de
32 organisations professionnelles. En liaison avec les ministères et les conseils régionaux,
il joue un rôle institutionnel de première importance dans ce secteur, comme organisme
collecteur de taxe d’apprentissage et organisme de formation continue spécialisé en
logistique. Afin de moderniser son système d’information, l’AFT-IFTIM choisit un ERP
100% web : Sage ERP X3.
Un projet global de modernisation du système d’information
En 1998, l’AFT-IFTIM s’équipait du progiciel Adonix Entreprise V3 afin de disposer d’une solution comptable
moderne. Quelques années plus tard, le groupe décide de se lancer dans un projet global de modernisation
de son système d’information. Dans ce contexte, la direction informatique préconise un certain nombre de
choix technologiques, et en particulier le choix d’une architecture client web, afin d’alléger les opérations de
mise en œuvre et de maintenance.
C’est ainsi que débute la recherche d’un nouveau système comptable. « Nous allions profiter du
changement, explique Didier Le Cam, DAF adjoint et responsable du projet sur la partie formation continue,
pour élargir le périmètre fonctionnel de notre gestion financière, en mettant notamment en place une gestion
des achats et des notes de frais. Nous recherchions un produit qui corresponde aux critères techniques
et fonctionnels que nous avions fixés. Ce produit ne devait pas être surdimensionné et rester gérable sur
le plan humain, sans mobiliser de ressources trop importantes lors de sa mise en œuvre. En outre, nous
voulions de préférence un produit en début de vie, susceptible d’évoluer et de nous accompagner sur le
long terme. Il est rapidement apparu que Sage ERP X3 répondait à toutes ces exigences. Nous l’avons
choisi d’autant plus facilement que nous étions satisfaits d’Adonix Entreprise, une solution fiable et déjà très
performante sur le plan fonctionnel. »
Services
Une mise en exploitation très rapide
Le contrat est signé pour un démarrage effectif de Sage ERP X3 8 mois plus tard.
La totalité des écritures comptables passées durant l’année a été reprise dans
Sage ERP X3. La migration vers le nouveau produit a pu se faire très simplement,
sans problème particulier. « Les délais, assez courts pour ce type de projet, ont
été tenus grâce à la compétence des consultants impliqués d’une part, et d’autre
part au fait que nous avions mis en place un comité de pilotage restreint, avec
une forte capacité décisionnelle. Pour gagner du temps et faciliter la prise en
main du nouveau produit, nous avons rédigé l’ensemble des procédures liées
à Sage ERP X3. En dehors des notes de frais, nous avons pu rester dans le
cadre du standard sans remettre en cause notre organisation. Nous avions déjà
procédé à quelques adaptations mineures lorsque nous avons installé Adonix
Entreprise. Il n’a pas été nécessaire d’en faire plus, Sage ERP X3 étant basé sur
la même logique de fonctionnement qu’Adonix® Entreprise V3. Pour ce qui est
de la gestion des notes de frais nous employons plus de 1000 formateurs, ce
qui représente près de 100 000 euros de frais à rembourser chaque semaine,
nous avons repris et amélioré le spécifique qui avait été développé dans Adonix
Entreprise V3, en tenant compte des critiques émises par les utilisateurs,
démarche qui a été très bien perçue en interne. J’ai été surpris de la rapidité
à laquelle Sage ERP X3 a atteint sa maturité. En quatre mois à peine, 98 %
des fonctions étaient pleinement opérationnelles, et les utilisateurs pleinement
satisfaits. Nous avons eu des réponses très rapides de Sage chaque fois qu’un
problème se présentait et nous sommes rendus disponibles en interne au cours
des premières semaines d’exploitation du produit, ce qui a accéléré les choses.
A posteriori, une des grandes qualités de Sage ERP X3, c’est son niveau de pré
formatage en standard, ainsi que sa souplesse, qui sont des atouts majeurs par
rapport à la plupart des ERP du marché, lesquels requièrent généralement de
gros efforts de paramétrage. »
« Nous avons déployé une architecture 100% web, explique Didier Le Cam. C’est
léger et simple à maintenir. Cela représente un véritable saut technologique et
nous nous rendons compte après coup que cela nous change la vie. Nous
pouvons par exemple éditer tous nos documents au format Acrobat (pdf) et les
envoyer par e-mail à ceux qui en ont besoin. C’est très apprécié des utilisateurs
qui peuvent en quelque sorte se créer leur propre workflow. »
Si la comptabilité Sage ERP X3 est utilisée de la même manière dans toutes les
entités du groupe AFT-IFTIM, il n’en va pas tout à fait de même pour les autres
modules de l’ERP. Ils ont tous été installés avec un paramétrage minimum. Libre
à chacun ensuite de s’en servir ou non. L’outil est disponible, sans contrainte a
priori, ce qui laisse aux utilisateurs un véritable espace de liberté. L’inter région
du Nord a par exemple décidé de mettre en œuvre le module achats et s’en
trouve très satisfaite. La direction nationale du groupe en a pris acte et réfléchit
actuellement à un éventuel déploiement coordonné du module sur l’ensemble
des sites.
M. Didier LE CAM
DAF Adjoint
Un déploiement 100% web qui change la vie
Le groupe AFT-IFTIM équipe 140 utilisateurs avec Sage ERP X3. 80 personnes
utilisent le progiciel au quotidien pour des opérations de comptabilité générale
ou de comptabilité tiers. 25 sont au siège de l’entreprise, les autres sont répartis
dans les dix principaux centres de formation. A été prévu par ailleurs un accès
commercial sur chacun des 70 sites de l’entreprise : les commerciaux peuvent
ainsi aisément consulter l’état du compte d’un client si besoin.
Sage ERP X3
69
Altran gère ses filiales à la carte
Concilier la gestion autonome de ses 100 filiales et une centralisation progressive par pôle,
tel est le défi que le groupe de conseil en innovation Altran a relevé grâce à la souplesse et
à la sophistication de Sage ERP X3.
Société : Altran
Activité : Société de services et de conseil
constituée de plus de 100 entités distinctes
Chiffre d’affaires : 1 495,6 millions d’euros
Effectif : Plus de 17 000 personnes
Projet
Problématiques :
• Respecter l’indépendance de chaque
filiale et ses besoins spécifiques tout en
organisant une centralisation progressive
de la gestion des données dans le cadre
d’une restructuration autour de trois pôles,
impliquant la fusion des entités existantes
• Trouver une solution qui intègre
comptabilité, administration des ventes
et gestion des ressources humaines
(gestion du personnel et de la
rémunération)
Solution Sage :
70
LES TÉMOIGNAGES
Société de services et de conseil regroupant une centaine d’entités distinctes et employant plus de
17 000 personnes, Altran a décidé de se structurer autour de trois pôles. Passer d’un patchwork à un
network est alors le mot d’ordre. Premier secteur à se regrouper : le pôle TI (conseil en technologie
et innovation), avec la fusion de 26 sociétés en une seule. Le groupe cherche trois solutions (paie,
facturation et comptabilité) capables de s’adapter aussi bien à une gestion éclatée que centralisée.
« Suite à une étude de marché basée sur des critères technologiques essentiellement, nous avons listé
près de 300 éditeurs et ‘shortlisté’ une vingtaine, se souvient Xavier de Saint Albin, responsable des
applications ERP (Enterprise Resource Planning) en France. Nous avons ensuite adopté une démarche
plus fonctionnelle et retenu trois éditeurs. Au terme de la réflexion, Sage s’est imposé sur les métiers
de la facturation et de la comptabilité avec Sage ERP X3, en raison de la facilité d’administration de
l’application et de sa capacité à gérer chaque entité de manière indépendante avec des fonctionnalités
à la carte : quatre ans après, certaines entités ont conservé l’application telle quelle tandis que d’autres
ont été très loin dans la ‘customisation’, avec des écrans sur mesure. »
n déploiement fonctionnel
U
sophistiqué dans le respect des délais
Le périmètre fonctionnel retenu par Altran comprend la comptabilité et l’administration des ventes,
interfacé à Axys, logiciel déjà en place pour gérer le personnel et la paie. La rédaction du cahier des
charges, puis le paramétrage et le développement suivent. « Nous avons démarré la préproduction neuf
mois après avoir choisi l’éditeur et effectué les développements spécifiques sur les requêtes (statistiques
sur les ventes et la production, suivi de la facturation…) dans la foulée. L’intégration s’est effectuée en
interne car nous disposons des compétences requises mais l’éditeur nous a épaulés tout au long de la
mise en œuvre. »
Services
aciliter l’imputation temps client
F
des consultants et voir les projets
dans leur globalité
Un expert produit est formé en interne et une équipe de cinq personnes prend
en charge l’intégration. Un an après la rédaction du cahier des charges, 20
sociétés des pôles TI et CIS ont déjà migré et Altran se consacre dès lors
à l’intégration de nouveaux modules spécifiques pour gérer l’affacturage,
les factures à émettre, les flux avec l’application de paie, l’interaction avec la
trésorerie pour le rapprochement bancaire, l’adaptation aux normes IAS et la
synchronisation commune sur le dossier intermédiaire - qui intègre notamment
le plan de compte, référentiel commun aux 20 sociétés.
« Nous avons installé un module de compte-rendu d’activité des consultants
qui nous a permis de gagner beaucoup en temps et en précision dans
l’imputation de leur quantité de travail en mission chez nos clients et de limiter
les erreurs en facturation. Il s’agit d’une étape primordiale dans notre métier
qui consiste à mettre à disposition des moyens humains, et nous sommes
devenus autonomes sur ce point. » Un module de gestion des ressources
humaines est également développé, afin d’intégrer toutes les personnes qui
interviennent pour Altran, en dehors des seuls consultants. « Ce module
‘Employé’ gère désormais aussi bien les administratifs et les managers que
les consultants, avec pour chaque personne une fiche complète (données
de rémunération, état civil, historique, évaluation, absences, missions
d’affectation…). Le module ‘projet’, quant à lui, s’avère très utile pour le suivi
d’affaires, notamment lorsqu’il y a de longs projets composés de missions
successives. Nous pouvons les identifier dans leur globalité, sans se limiter
aux contrats successifs. Nous pouvons désormais répondre directement aux
demandes des managers, calculer le taux de staffing de leurs consultants…
et l’utilisation de l’outil d’édition Crystal Report intégré à Sage ERP X3, couplé
aux possibilités de workflow (transmissions autom tisées de documents) et
d’envoi par mail de rapports numériques est surprenante.»
évelopper du spécifique, à la carte,
D
sans affecter le standard
« Un atout très précieux de Sage ERP X3 est son fonctionnement du bas vers
le haut, en partant du terrain. Ainsi, le système interroge d’abord au niveau de
l’interaction utilisateur (son entité) puis d’Altran, puis de Sage ERP X3, pour
détecter les éventuelles fonctionnalités sur mesure. Cet organigramme permet
de développer du spécifique, propre ou commun entre les différentes entités,
sans polluer le standard ! Les filiales peuvent par exemple partager ou non
leurs tables clients. Et pour l’administrateur, les environnements de travail sont
identiques et peuvent être exploités de manière centralisée ! »
Pour Altran, la prochaine étape est déjà en ligne de mire. Ravi du succès du
module comptable de l’application en particulier, le groupe a en effet décidé
de migrer l’ensemble des filiales françaises sur Sage ERP X3. En parallèle, les
développements spécifiques continuent pour une gestion toujours plus fluide
des informations. Comme le conclut Xavier de Saint Albin : « Il s’agit désormais
de dématérialiser des flux actuellement sur papier ou fichier Excel pour les
intégrer directement dans Sage ERP X3 et gagner ainsi en efficacité et temps
de traitement. »
M. Xavier de Saint Albin
Responsable des applications ERP
Sage ERP X3
71
La BnF révolutionne son département
de la reproduction
Société : BnF
Activité : Conservation du patrimoine
national imprimé
Chiffre d’affaires : 1 280 millions d’euros
Effectif : 2 800-3 000 agents, dont
120 au département de la reproduction
Projet
Problématiques :
• Gérer l’ensemble du workflow lié à l’activité
du département de la reproduction
• Intégrer facilement une solution standard
dans l’infrastructure en place
Solution Sage :
Sage X3 Entreprise
GFI Infogen
Au sein de la BnF, le département de la reproduction, qui constitue un département à part,
avait besoin d’une solution de gestion à la fois stable et performante. Exigences satisfaites depuis plus d’un an grâce à Sage ERP X3 et à l’accompagnement de l’intégrateur
GFI Infogen. Témoignage de Paul Fièvre, expert fonctionnel au sein du service Études et
Développement du département des systèmes d’information de la Bibliothèque nationale
de France.
« Le département de la reproduction de la BnF est une PME à lui tout seul ! » 120 personnes sont en effet
chargées de répondre aux demandes de reproductions concernant toute oeuvre libre de droit conservée à
la bibliothèque : ouvrages imprimés, enluminures, pièces de monnaies… « Le site de Tolbiac est doté depuis
le début d’un ‘super système d’information’ principalement constitué de développements spécifiques. Mais
certaines missions de la BnF n’étaient pas couvertes, dont celles du département de la reproduction. »
Une application spécifique qu’il faut alors renouveler. C’est ainsi que le cabinet Atos Origin est mandaté
pour effectuer une étude qui durera deux mois. La recommandation est claire : la solution la plus adaptée
pour répondre aux besoins du département de la reproduction est un progiciel de gestion intégré.
« La solution devait pouvoir recueillir les demandes des clients, qu’ils soient internes ou externes, permettre
la réalisation des devis, le suivi de la production et de la comptabilité. Nous avons invité quelques intégrateurs
à venir faire une présentation de leurs produits : cette étape nous a permis de découvrir les forces et
faiblesses des principaux progiciels, tout en prenant connaissance de la démarche des intégrateurs. C’est
à partir de ce premier travail prospectif que nous avons rédigé un cahier des charges complet. » Le marché
public européen est lancé et la BnF obtient trois réponses, dont celle de GFI Infogen incluant la solution
Sage ERP X3 qui sera finalement choisie. « La solution était très adaptée sur le plan fonctionnel, avec la
possibilité de gérer de bout en bout le workflow lié à l’activité du département, des devis à la livraison. Sur le
plan technique également, puisque cet ERP pouvait s’intégrer sans problème à notre environnement. Enfin,
l’intégrateur en avait une très grande expérience. »
Un déploiement serein grâce à l’adaptabilité de Sage ERP X3
Le projet démarre avec la constitution d’une équipe projet étendue et la désignation d’un chef de projet
dédié chez GFI Infogen. Première étape : relecture de la réponse afin d’en dégager les enjeux et les impacts,
établissement d’un planning et affectation des ressources nécessaires. « Nous avons constitué une équipe
72
LES TÉMOIGNAGES
Services
pour chaque grand domaine fonctionnel, à savoir les ventes, la comptabilité et
la GPAO. Chacune de ces équipes comprenait une personne de notre service
informatique, un utilisateur appartenant à l’équipe d’encadrement et un utilisateur
expert fonctionnel. »
Vient ensuite une série d’ateliers avec les équipes de l’intégrateur, afin de définir
précisément les paramétrages et développements spécifiques nécessaires. Il est
également décidé qu’il n’y aura pas de migration des données. « Le département
de la reproduction a fait le choix de solder les commandes en cours et de saisir
les nouvelles commandes dans le nouveau système, au fil de l’eau. C’était
l’occasion pour nous de nettoyer et de remettre à plat nos données. »
Une première version est livrée sur une plateforme de test dédiée et hébergée à la
BnF. « L’infrastructure en place étant à la fois lourde et complexe, et nos contraintes
bien spécifiques, j’avais quelques craintes quant à l’intégration technique de la
solution dans notre système d’information. Elles ont été rapidement dissipées
grâce au travail des techniciens et à l’adaptabilité de Sage ERP X3. » Les mois
qui suivent sont consacrés à effectuer les corrections liées aux remarques des
équipes projet.
« L’ERP était en production un an après la signature du contrat, ce qui représente
un délai très satisfaisant. Tout le monde était conscient tout au long du projet que
le chronomètre était un ennemi et qu’un tempo était nécessaire. » La formation a
été assurée par GFI Infogen, tout en impliquant les équipes du département dans
la construction du support.
Le suivi de production est ensuite effectué par les équipes de l’atelier (entre 60
et 70 utilisateurs de Sage ERP X3) qui créent une déclaration de production une
fois la reproduction réalisée. Un bon de livraison et des étiquettes autocollantes
sont dès lors automatiquement produits, ainsi qu’une facture. « Une clôture de
régie de recette est effectuée chaque mois et la direction comptable reçoit des
états précis. » Sage ERP X3 est finalement un véritable outil d’administration du
travail du département de la reproduction. Un système de requêtes permet un
suivi extrêmement précis de la production et les équipes reçoivent des alertes en
cas de fléchissement de la production ou de commandes mises en attente. Par
conséquent, le service clients a été grandement amélioré et le département peut
les avertir à tout moment de l’état de leur commande.
« Globalement, nous sommes très satisfaits de la stabilité et de l’étendue
fonctionnelle de Sage ERP X3. La structure même de l’application, nous
permet de tout voir, de tout savoir… Pour nous, informaticiens, c’est le rêve !
Nous apprécions également beaucoup les points d’entrée permis dans le
code standard, afin d’inclure de petits développements spécifiques qui seront
maintenus dans le cadre d’un changement de version. »
Mme Paul FIEVRE
Expert Fonctionnel
Un service client grandement amélioré
Aujourd’hui, l’ensemble du workflow lié à l’activité du département de la
reproduction est pris en compte dans Sage ERP X3, de la commande à la
facturation. Plusieurs canaux de réception de commande coexistent : le site
Internet de la BnF, les e-mails, le courrier et les demandes directement à l’accueil
sur le site de la bibliothèque. « Pour l’instant, nous avons fait le choix de tout saisir
manuellement dans l’application, mais nous envisageons de l’interfacer avec le
site web, grâce à la gestion des Web Services prévue dans Sage ERP X3. »
Ainsi, tous les devis sont réalisés dans l’ERP. Une fois validés, ils se transforment
automatiquement en commandes, ce qui donne lieu à un ordre de fabrication.
« Toutes nos typologies clients (six environ, ndlr) sont très bien gérées dans l’outil,
y compris pour les différences de TVA, notamment avec nos clients étrangers. »
Sage ERP X3
73
Le CESI s’équipe pour former ses étudiants à l’ERP
Société : CESI
Activité : Education
Effectif : 540 salariés dont
200 formateurs consultants
Localisation : 24 sites en France,
2 filiales en Algérie et en Espagne
Projet
Problématique : Former les stagiaires du
mastère spécialisé « chef de projet ERP »
Solution Sage :
Le CESI a été créé en 1958 par cinq entreprises industrielles, dont Renault, Télémécanique
et la SNECMA, pour pallier la pénurie d’ingénieurs et permettre à leurs techniciens et
agents de maîtrise d’accéder à cette fonction.
Depuis 45 ans, le CESI est spécialisé dans la formation des ingénieurs, des cadres, des
techniciens et des agents de maîtrise. 2000 diplômes, titres, certifications sont délivrés
chaque année.
Le Groupe CESI comprend aujourd’hui deux entités :
• L’école d’ingénieurs du CESI qui forme chaque année plus de 650 ingénieurs, moitié par la formation
continue, moitié par l’apprentissage. Cette école a par ailleurs délivré 163 mastères en 2002.
• CESI SAS qui propose des stages inter et intra-entreprises, ainsi que des cycles qualifiants pour salariés.
Le CESI est la deuxième école en France derrière le CNAM pour ce qui est du nombre d’ingénieurs formés.
Le CESI Nord-Normandie, qui comprend les sites de Rouen Rive Droite, Rouen Rive Gauche, Caen, Ménilles
et Arras, a été à l’initiative d’un nouveau mastère spécialisé intitulé « Chef de projet ERP » ; rapidement
décliné dans d’autres établissements (Bagneux, Nancy, Strasbourg, Toulouse et Saint-Nazaire).
Ce mastère accueille au plan national une centaine de personnes chaque année, dont une quinzaine à
Rouen. Il recrute à bac +5 (ou bac+4 avec 3 ans minimum d’expérience professionnelle) des candidats dont
les domaines de compétence, très variés, vont du technique au fonctionnel. Il a pour vocation de former
des consultants et des chefs de projets spécialisés dans le domaine des ERP par une filière originale, tirant
tout le parti possible de l’alternance entreprise/CESI et de l’expérience antérieure des candidats. Il prépare
à des métiers tels que consultants fonctionnels ou techniques, chefs de projet ERP, assistants à maîtrise
d’ouvrage.
es stagiaires du mastère spécialisé « Chef de projet ERP »
L
doivent acquérir des compétences produits :
Le mastère spécialisé « Chef de projet ERP » forme sur 4 types de compétences :
• Des compétences fonctionnelles, c’est-à-dire la connaissance précise
d’une ou plusieurs fonction(s) de l’entreprise et des processus qui s’y rattachent.
74
LES TÉMOIGNAGES
Services
• Des compétences informatiques : les projets ERP s’appuient sur la gestion de
réseaux informatiques, de bases de données et d’éventuels développements
d’interfaces. Le consultant ou le chef de projet, sans être obligatoirement un
spécialiste de ces questions, doit être capable de dialoguer avec les experts.
• Des compétences en gestion de projet, management, communication,
gestion du changement, travail en équipe, et formation des utilisateurs.
• Des compétences produit (ERP).
Pour ce dernier point, le CESI de Rouen a souhaité dès le début mettre en place
un partenariat avec quelques éditeurs d’ERP.
« Nous avons initialement choisi Prodstar pour la GPAO, explique Laurence
Hanotel, responsable pédagogique du mastère au CESI de Rouen, en grande
partie parce que je connaissais déjà ce produit. Conçu pour les PME-PMI, il
répondait à l’attente de nos entreprises régionales. »
Le CESI travaille avec Prodstar (Adonix) deux années consécutives puis, se
tourne naturellement vers Sage ERP X3. « Sage ERP X3 est un progiciel plus
ouvert et plus moderne, intégrant en outre des fonctions complémentaires, nous
n’avons pas hésité à poursuivre le partenariat avec Adonix, racheté ensuite par
Sage, poursuit Laurence Hanotel. Nous en étions satisfaits. »
Le projet terminé, il est rédigé et donne lieu à une soutenance devant un jury de
professionnels. « Les stagiaires apprennent aussi cet aspect de leur futur métier :
ils doivent savoir vendre un projet au client. »
Le partenariat avec Sage s’est accompagné d’un véritable transfert de
compétences vers le CESI. Formée sur le produit, Laurence Hanotel intervient ellemême dans le cadre d’autres formations - par exemple le mastère « management
de projet informatique en milieu industriel », les formations d’ingénieurs - pour
présenter Sage ERP X3.
Le bilan après cinq ans est très positif. « Nous apprécions beaucoup le fait d’avoir
chez Sage un interlocuteur motivé, disponible et capable de s’impliquer. C’est
pour nous fondamental. Ses compétences, les idées et les voies d’amélioration
qu’il nous propose, le travail que nous réalisons en commun nous encouragent à
poursuivre dans cette voie. Ceci nous conduit à inciter les centres régionaux du
CESI à utiliser Sage ERP X3 dans le cadre des formations qu’ils dispensent. »
Mme Laurence HANOTEL
Responsable pédagogique
Un partenariat gagnant/gagnant
Les stagiaires du mastère doivent mener de bout en bout un projet de paramétrage
avec Sage ERP X3. « Pascal Boursier, qui est en charge du programme
éducation chez Sage, s’est très fortement impliqué dans ce programme. Il donne
chaque année quelques journées de cours pour montrer comment fonctionne
Sage ERP X3. Puis nous passons à la pratique, considérant que la meilleure
façon d’apprendre, c’est de faire... Nous définissons en concertation un certain
nombre de sujets, les stagiaires s’appuyant notamment sur leur expérience
passée en entreprise et sur les besoins qu’ils ont pu identifier. Ils se répartissent
ensuite en couples d’équipes : l’une joue le rôle du client et rédige un cahier
des charges détaillé ; l’autre joue le rôle de l’intégrateur et répond au cahier
des charges en proposant les paramétrages adéquats. Les stagiaires ont tous
accès à Sage ERP X3 sur un serveur dédié. Ils s’approprient ainsi l’outil. Notre
interlocuteur chez Sage est là pour répondre à leurs questions. »
Sage ERP X3
75
EDF Trading Logistics gagne
en rationalité et en productivité
Société : EDF
Trading Logistics
Activité : Acheminement
de charbon et de fuel en France
Localisation : Saint-Denis (région parisienne)
Projet
Problématique : Regrouper toute la gestion
de l’entreprise dans un ERP capable de gérer
les spécificités de l’activité
Solution Sage :
GFI Infogen
76
LES TÉMOIGNAGES
Pour prendre en charge la totalité de sa gestion, y compris ses aspects les plus spécifiques,
la société EDF Trading Logistics a opté pour Sage ERP X3. Jean-Michel Le Gallo, DSI de
l’entreprise, témoigne de sa satisfaction.
La société EDF Trading Logistics, Capcol à l’époque, utilisait une série d’applications propriétaires
développées par EDF. « Ces applications n’étaient pas vraiment adaptées à nos besoins, explique
Jean-Miche Le Gallo, DSI. Nous sommes une PME de 25 personnes au sein d’un grand groupe, avec une
activité très spécifique et de gros volumes d’activité. Quand nous avons été filialisés, nous avons entamé un
processus de réflexion afin de choisir et mettre en place un système d’information autonome par rapport à
EDF et qui correspondrait mieux à nos besoins métier. »
Un progiciel standard, pour une activité bien spécifique
L’activité d’EDF Trading Logistics est en effet très spécifique. Son rôle consiste à réceptionner dans les
grands ports français le charbon acheté par sa maison mère EDF Trading, pour ensuite suivre le
déchargement des navires, gérer les stocks sur place et acheminer la marchandise par voie fluviale ou
par train vers les sites où le charbon va être brûlé. EDF Trading Logistics possède pour ce faire un parc
de 450 wagons de chemin de fer. L’entreprise intervient également dans le domaine du pétrole, avec un
circuit plus simple : elle s’approvisionne en fuel auprès des grandes raffineries françaises et fournit ensuite
exclusivement les centrales EDF.
« Notre métier n’est comparable à aucun autre, remarque Jean-Michel Le Gallo. Pour autant, il nous semblait
préférable d’éviter de choisir un logiciel développé spécifiquement pour nous. Nous voulions au contraire
un outil standard du marché, adapté à la taille de notre entreprise et capable de prendre en charge dans
une même application tous les aspects de notre gestion. »
Services
e choix d’un éditeur pérenne
L
et d’une solution ouverte
Un cahier des charges est rédigé en ce sens et, à l’issue du processus de
sélection, l’entreprise opte pour Sage ERP X3, présenté par l’intégrateur GFI
Infogen. « Sage ERP X3 répond à toutes nos exigences. D’abord parce que nous
avons été rassurés sur la pérennité de l’éditeur - Sage -, critère primordial pour
nous puisque nous souhaitions nous engager sur le long terme. Ensuite parce
que la solution couvre en standard nos besoins en comptabilité et en gestion
commerciale, tout en offrant de larges possibilités de personnalisation. Sa
qualité et sa rapidité de déploiement nous ont convaincus. Enfin, l’existence du
module PSA intégré à la solution standard a clairement fait pencher la balance
du côté de Sage ERP X3 au moment du choix. » Les données anciennes sont
facilement récupérées à partir des anciennes applications et les consultants
de GFI Infogen se chargent de mener à bien les quelques développements
spécifiques indispensables. « Nous nous sommes souvent contentés d’affiner
ou de personnaliser des fonctionnalités déjà présentes dans le logiciel. » Les
modules sont mis en place progressivement. « Nous avons pris le temps de
réfléchir précisément à ce que nous voulions. Tout a été bien pensé en amont,
les fonctionnalités déployées étaient donc immédiatement opérationnelles, sans
qu’il y ait besoin de revenir dessus. Nous avons la chance d’être accompagnés
depuis le début par le même consultant chez GFI Infogen. Il connaît très bien
notre métier et maîtrise toutes les parties spécifiques du progiciel. »
utilisons également le module PSA pour le suivi de la qualité des combustibles
que nous livrons. Nous faisons analyser par des laboratoires toutes les matières
transportées par nos soins. Nous conservons le résultat de ces analyses sous
forme de demandes de services et nous pouvons ainsi les rattacher aux livraisons.
En cas de litige, nous sommes capables de reconstituer tout l’historique. »
Des gains de productivité considérables
Sur les 25 collaborateurs d’EDF Trading Logistics, une quinzaine utilisent Sage
ERP X3 au quotidien. « Sage ERP X3 est vraiment devenu l’outil central de
l’entreprise et nous l’utilisons à 100% de ses capacités. Chacun s’en sert dans
son métier en n’exploitant que certaines fonctions, mais tous partagent le même
outil, avec un même langage, une même interface, un même environnement.
Sage ERP X3 a permis à chacun de mieux appréhender le métier des autres.
La mise en œuvre de ce progiciel intégré nous a obligés à repenser toute notre
organisation et nous a aidés à l’améliorer. Nos gains en temps, en productivité et
en fiabilité sont considérables », conclut Jean-Michel Le Gallo.
M. Jean-Michel Le Gallo
DSI
’indispensable module PSA,
L
pour la gestion des services
L’utilisation de Sage ERP X3 et du module PSA est optimisée. « Nous devons
suivre la maintenance de nos 450 wagons, explique Jean-Michel Le Gallo, et
pouvons le faire avec le module PSA. Il nous permet de retracer l’historique
des révisions et réparations, wagon par wagon, ce qui nous est très utile. Nous
Sage ERP X3
77
Sage ERP X3 accompagne la croissance de Fininfo
Société : Fininfo
Activité : Information financière,
renseignement commercial et recouvrement
de créances
Effectif : NC
Localisation : Paris
Projet
Problématique : Accompagner la croissance
de l’entreprise et le lancement du projet SIF
Solution Sage :
GFI Infogen
Le groupe Fininfo a été créé en 1982 par son actuel PDG, Gérard Jeulin. Le groupe
connaît une croissance interne et externe régulière et développe son activité dans
trois grands domaines : l’information financière, l’internet financier et le renseignement
commercial. Il propose également des enquêtes commerciales approfondies, évalue
le risque de solvabilité financière et assure le recouvrement des créances. Fininfo lance
un ambitieux projet SIF (système d’information financière) et choisit dans ce cadre
Sage ERP X3. Entretien avec André Renaison, Chef de projet.
Un projet très ambitieux
La Direction de Fininfo décide de se doter d’un nouvel outil de gestion car la solution en place ne répond
plus aux besoins des utilisateurs (absence de contrôle de gestion, manque d’intégration des modules
achats, stocks, immobilisations et comptabilité) et ne parvient plus à accompagner la croissance. Le projet
SIF (Système d’Information Financière) concerne dans un premier temps les sociétés liées aux activités
financière et internet, hors international, et devra ensuite être déployé sur l’ensemble du groupe. Un comité
de projet est mis en place, sous la supervision du directeur financier de Fininfo. Il réunit un chef de projet, un
chef de projet informatique, des consultants de la société de conseil MSC et Associés, auquel s’associera
plus tard un consultant de la société GFI Infogen. Le comité de projet a pour mission d’accompagner les
utilisateurs dans leur analyse des besoins et de s’assurer du bon déroulement du projet. Un comité de
pilotage rassemblant le comité de projet et la direction générale de Fininfo choisit et valide les options
proposées par le comité de projet.
Une analyse poussée des besoins
« Nous avons tout d’abord entamé une démarche cartésienne d’analyse des besoins auprès des différents
acteurs de l’entreprise, explique André Renaison. Il s’agissait de recenser tout ce qui pourrait être traité dans
le cadre du nouveau système d’information. Ensuite, nous avons réalisé un modèle d’activité, ce qui nous
a permis de rédiger un cahier des charges. Nous avons listé un certain nombre d’exigences minimales :
couverture fonctionnelle, environnement Oracle, possibilité de travailler en mode web, workflow, adaptation
du standard à l’essentiel de nos besoins... »
78
LES TÉMOIGNAGES
Services
n processus de sélection rigoureux
U
et le choix de Sage ERP X3
Une vaste consultation est lancée auprès de nombreux éditeurs. « Nous
avons noté chacune des solutions qui nous étaient proposées. Nous avons
également analysé les prestations des sociétés de services et la compétence
de nos interlocuteurs. » C’est finalement Sage ERP X3, présenté par la société
GFI Infogen, qui est choisi. « La réponse fonctionnelle du produit, notamment
sur la partie stocks et immobilisations, ainsi que sa souplesse et sa réactivité
nous convenaient bien. Nous pourrons satisfaire toutes nos exigences avec
un minimum de développements spécifiques. La mise à disposition prochaine
d’une version web a également beaucoup compté dans notre décision. Nous
avons apprécié l’ergonomie du progiciel et sa relative facilité de prise en main.
La qualité de nos interlocuteurs chez GFI Infogen a été décisive. En outre,
Sage ERP X3 avait l’avantage de rester dans l’enveloppe budgétaire initialement
prévue pour ce projet. »
n déploiement progressif
U
pour une centaine d’utilisateurs
Les clés du succès
En conclusion, André Renaison insiste sur les conditions favorisant la réussite
d’un tel déploiement informatique. « Il faut affecter des ressources propres
au projet, si possible dédiées à plein temps. Le soutien des futurs utilisateurs
est indispensable, ce sont les mieux à même de valider les options qui sont
retenues. Il est important que les personnes en charge de la mise en œuvre aient
une vision globale de l’entreprise, la collaboration de consultants extérieurs est
inestimable. Il est essentiel également que la direction soit animée d’une volonté
forte, avec une réelle capacité de décision et de validation. Enfin, la méthode
utilisée pour suivre le développement du projet - comptes-rendus utiles,
diffusion de l’information en interne - doit avoir été bien pensée au préalable.
Avec Sage ERP X3 et GFI Infogen, nous avions dès le départ de bonnes cartes
en main, et la mise en œuvre définitive devrait s’effectuer dans des conditions
satisfaisantes ! »
M. André Renaison
Chef de projet
L’analyse peut démarrer. « Nous avons déterminé les grandes options qui
serviront par la suite à paramétrer l’ERP : définition du plan comptable, schémas
de workflow, principales procédures, besoins en développements spécifiques,
chiffrage de ces besoins... »
La mise en place technique des serveurs Windows NT et des logiciels,
le paramétrage et la formation des utilisateurs sont faits dans la foulée.
26 connexions simultanées à Sage ERP X3 sont prévues dans un premier
temps, ce qui représente une centaine d’utilisateurs au total. Fininfo a par ailleurs
récemment décidé d’adopter Sage ERP X3 pour sa filiale BIL.
Sage ERP X3
79
Groupe
FMP
Société : Groupe FMPMutualité Francilienne
Activité : Services - Association à but
non lucratif
Effectif : 1 400 salariés
Localisation : Ile de France
Projet
Problématiques :
• Remplacer la solution en place
par un ERP moderne et complet
• Mieux comprendre le comportement
financier de la société
Solution Sage :
80
LES TÉMOIGNAGES
La Fédération Mutualiste Parisienne
fait confiance à Sage ERP X3
Le Groupe FMP-Mutualité Francilienne est le premier organisme social du secteur privé
en Ile de France. Cette société, à but non lucratif, a pour vocation de mettre à disposition
de 450 mutuelles santé un ensemble de services et d’œuvres sociales. Ainsi, le Groupe
FMP-Mutualité Francilienne gère 3 centres médicaux, 11 centres de santé dentaire,
18 centres d’optique, 6 centres d’acoustique, 2 résidences de retraite médicalisée, 1 service
d’aide à domicile, 1 centre d’assurance maladie des professions indépendantes (CAMPI),
1 service de tourisme, 1 organisation funéraire... Il assure également la gestion comptable
de 7 unions départementales. Afin de mieux comprendre son comportement financier, le
Groupe FMP-Mutualité Francilienne s’appuie sur les performances de Sage ERP X3.
Pour sa gestion financière, le Groupe FMP - Mutualité Francilienne était équipé depuis plusieurs années du
progiciel Sigagip Finances, mais ce produit arrivait en bout de course. D’une part, parce qu’il n’offrait pas
certaines fonctionnalités avancées nécessaires pour le Groupe FMP - Mutualité Francilienne ; d’autre part,
parce que la gestion des achats et des immobilisations n’était pas intégrée.
Sage : le choix de la confiance
Décision est alors prise de changer de solution : Sage ERP X3 s’impose rapidement. « Nous avons
longtemps été très satisfaits de la solution Sigagip Finances de Sage, explique Jean-Luc Isaac, chef de
projet technique. Avec les équipes de l’éditeur, nous avons passé le cap de l’an 2000, puis celui de l’euro,
sans aucun problème. Nous savions que nous partions avec des interlocuteurs de confiance. Sage ERP X3
répondait parfaitement à nos besoins, tant techniques (nous avions fait le choix de la base SQL Server sous
Windows NT) que fonctionnels. En outre, la migration de nos données vers Sage ERP X3 a été entièrement
prise en charge par leurs équipes. Nous nous trouvions en terrain connu. » Le contrat avec Sage est signé
et un groupe projet est aussitôt constitué à la FMP. Il comprend une douzaine de personnes, dont deux
informaticiens et dix responsables comptables issus des cinq entités concernées par le nouveau système.
Tous les membres du groupe projet sont formés sur Sage ERP X3. « Mieux connaître le produit allait nous
aider à mieux cerner nos besoins », précise Jean-Luc Isaac. En parallèle, les consultants de Sage mènent
une étude de cadrage. « Nous leur avons expliqué ce que nous faisions auparavant avec Sigagip Finances
et ce que nous attendions de Sage ERP X3. Ils sont allés voir nos services un par un. »
Services
ne forte contrainte de temps
U
et de nombreux interfaces à réaliser
L’étude ayant été validée fin septembre, la mise en œuvre proprement dite peut
démarrer. « Nous avions une forte contrainte de temps, note Laurent Desbouvry,
adjoint au directeur financier et chef de projet fonctionnel, puisque nous
voulions que le nouveau système soit opérationnel en janvier. Nous souhaitions
reprendre toute l’année comptable passée et commencer la nouvelle avec
Sage ERP X3. » En trois mois, toutes les fonctionnalités de la comptabilité générale, tiers, analytique et budgétaire - sont déployées, et les données de
l’ancien système sont reprises. « La reprise des données s’est déroulée sans
difficultés majeures, dit Jean-Luc Isaac, malgré le fait que nous avons dû, en même
temps, passer du plan comptable général au plan comptable des assurances. »
Quelques développements spécifiques sont réalisés pour adapter le progiciel
à certaines particularités de la société, des états et une balance analytique
sur les dates d’événement notamment. Autre défi : interfacer Sage ERP X3
aux applications métiers déjà en place - une trentaine ! « Pour y répondre,
l’automatisation de Sage ERP X3 a été poussée, pour contrôler et intégrer au
fil de l’eau les fichiers issus d’interfaces en provenance de notre plateforme
« métiers » tout en assurant leur traçabilité. Des remontées de données
ont également été définies pour exporter notamment des référentiels de
Sage ERP X3. De plus, avec l’assistance technique de Sage, nous avons conservé
des éditions sur notre système central. Nous avons pu lancer l’exploitation du
nouveau système fin janvier, ce qui est un véritable exploit compte tenu des
délais impartis, du changement de plan comptable, de la nécessité d’installer un
nouvel environnement technologique et du nombre d’interfaces à ajuster ! Mais
tout s’est très bien passé, grâce notamment à l’implication des équipes de Sage.
Nous avons eu affaire aux mêmes interlocuteurs d’un bout à l’autre du projet : ils
connaissaient donc très bien notre organisation et nous proposaient toujours de
bonnes réponses. » En janvier, une fois que tout est mis en place, les utilisateurs
finaux sont formés à leur tour par Sage. « Chacun d’entre eux a été formé sur les
aspects du progiciel qui le concernent directement dans son travail quotidien. Les
utilisateurs ont ainsi pu être opérationnels immédiatement. »
ieux connaître le comportement financier
M
de la société pour prendre les bonnes décisions
Sage ERP X3 gère 8 dossiers et 33 sociétés, ce qui représente un million de
lignes par an. 12 postes client-serveur ont été installés, ainsi que 61 postes
web, ce qui allège considérablement l’infrastructure technique du système.
« Nous avons d’abord mis en œuvre les fonctions comptables de Sage ERP X3,
conclut Laurent Desbouvry, puis nous avons élargi le champ. Nous avons
déployé le module immobilisations, et ce sera bientôt le tour des achats. Avec
ce nouveau système, nous obtenons très rapidement des données pertinentes.
Nous pouvons à tout moment consulter des tableaux de bord que nous pouvons
communiquer sans délai à la direction. Sage ERP X3 nous permet d’avoir une
meilleure connaissance du comportement financier de notre structure. En outre,
les gains de temps obtenus sont loin d’être négligeables, en particulier lorsqu’il
s’agit de rechercher une facture. Le choix d’une solution intégrée nous permet
d’enrichir nos processus et nous oblige à réfléchir. L’arrivée de Sage ERP X3
nous a donné l’occasion de faire une analyse complète de l’ensemble de nos
procédures comptables afin de les rationaliser au mieux. L’expérience et les
conseils de Sage ont été déterminants. »
M. Jean-Luc ISAAC et M. Laurent DESBOUVRY
Cadre Comptable et Chef de projet
Sage ERP X3
81
Un ERP standard pour une entreprise soumise
au code des marchés publics
Société : OPAC
du Rhône
Activité : L’Office Public de l’Habitat du Rhône
est l’un des principaux OPAC de France.
Travaillant avec 200 communes partenaires,
il gère 40 000 logements, 1 350 résidences
tous publics et 100 résidences spécialisées,
ce qui représente au total 100 000 occupants
Budget d’investissement : 130 millions d’euros
Effectif : 950 professionnels (le tiers de
cet effectif étant les gardiens d’immeuble,
les autres sont répartis entre le siège lyonnais
et vingt agences)
82
LES TÉMOIGNAGES
Pour ses achats et sa gestion financière, l’OPAC (Office Public de l’Habitat) du Rhône,
premier bailleur de la région, a choisi Sage ERP X3. Complexité des problématiques
fonctionnelles et forte intégration à un environnement technologique préexistant, telles
sont les principales caractéristiques de ce projet d’envergure mené tambour battant,
comme l’explique Dominique Englebert, DSI.
Les priorités du schéma directeur du système d’information
En 2003, l’OPAC du Rhône lance un vaste projet d’entreprise, visant à améliorer la qualité de l’offre et des
prestations associées, pour combler les attentes des élus et des locataires en gérant plus efficacement les
ressources. Dans ce contexte, une nouvelle organisation générale, plus décentralisée, est mise en place
dès 2005 : elle valide rapidement un schéma directeur du système d’information (SDSI) dont l’objectif est de
mettre en adéquation le système d’information avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. « Nous avons
créé des groupes de travail, organisé de nombreuses réunions et pris le temps d’analyser en profondeur
l’ensemble des métiers et des processus impliqués dans l’entreprise, explique Dominique Englebert, DSI
de l’OPAC du Rhône. Trois priorités à court terme sont clairement ressorties. Nous utilisions depuis 1990
un logiciel comptable dont nous étions obligés d’assurer nous-mêmes la maintenance pour cause de
défaillance de l’éditeur. Il devenait urgent de remplacer ce produit obsolète par une solution financière
conforme aux nouvelles normes comptables et fiscales, développée par un éditeur fiable et pérenne. Nous
avons souhaité par ailleurs informatiser les approvisionnements, afin de mieux maîtriser les flux d’achats et
d’engagements grâce à des informations plus riches, dans le respect du code des marchés publics auquel
nous sommes assujettis. En parallèle – c’était notre troisième priorité – nous voulions mettre en place un
système de workflow et de gestion électronique des documents (GED) qui réduirait, voire ferait disparaître,
le papier dans l’entreprise tout en facilitant la circulation des documents et leur accessibilité. »
Services
Sage ERP X3, un ERP adaptable, capable
de s’intégrer à un environnement complexe
Le projet est mis sur les rails en 2005. Comme il s’agit d’un marché public, un
appel d’offre est lancé dans les règles. Les candidats sont agréés et les solutions
proposées sont analysées dans le détail, à partir d’une grille d’évaluation
multicritères. Sont examinés la valeur technique des offres, leur capacité
d’intégration, leur ergonomie, la facilité de mise en œuvre et d’utilisation, les
modalités de mise en œuvre et le prix. C’est Sage ERP X3 qui est finalement retenu.
« L’offre Sage était de loin la mieux placée, précise Dominique Englebert. Cet
ERP répond parfaitement à nos besoins. Il est capable de s’adapter facilement
aux spécificités de notre profession, qui sont essentiellement liées au code des
marchés publics : nous devons respecter des procédures très strictes pour les
appels d’offre, lesquelles changent en fonction du montant des commandes, avec
des seuils à ne pas dépasser. Sage ERP X3 peut aussi s’interfacer à un produit
de workflow et de gestion électronique des documents, en s’intégrant dans un
environnement technologique relativement complexe, ce qui était pour nous un
critère primordial. Enfin, grâce à son atelier de génie logiciel, Sage ERP X3 peut
évoluer d’une version à l’autre, sans qu’il soit nécessaire de redévelopper les
parties spécifiques : c’est très rassurant pour nous. Sage s’est d’ailleurs engagé
formellement à prendre totalement en charge les impacts que pourrait avoir sur
les développements spécifiques tout changement de version dans le futur. »
es équipes Sage très mobilisées
D
pour accompagner le projet
Si le projet a pu être mise en œuvre aussi rapidement et de manière si satisfaisante,
c’est aussi grâce aux équipes mobilisées. « A l’OPAC du Rhône, nous avons
constitué trois équipes projets et impliqué une trentaine d’acteurs opérationnels.
Et nous sommes très bien accompagnés par les consultants Sage. Ils ont toujours
été très réactifs, avec des réponses pertinentes, adaptées à nos contraintes et
à nos exigences. Leur capacité à comprendre et à traiter les problèmes, même
les plus spécifiques, nous a vraiment impressionnés. Nous avons ressenti chez
nos interlocuteurs une volonté très forte de réussir ce projet avec nous, sans
laquelle nous n’aurions certainement pas tenu les délais. Nous avons travaillé
dans un esprit d’équipe, de confiance et de partenariat. C’est tout notre intérêt
d’ailleurs : nous avons souhaité participer au maximum à l’élaboration des parties
spécifiques liées à la gestion des entreprises soumises au code des marchés
publics. Nous espérons qu’à terme, Sage pourra « progicialiser » ces fonctions
et, pourquoi pas, les intégrer dans le standard ! »
Mme Dominique ENGLEBERT
DSI de l’OPAC du Rhône
Un déploiement rapide, dans le respect des délais
La mise en œuvre du projet ERP dans l’entreprise a une autre caractéristique :
l’exigence d’un déploiement rapide. « Nous avons définitivement arrêté notre
choix en mars 2006, et nous voulions démarrer début 2007, pour le nouvel
exercice comptable. Les délais étaient donc très tendus, mais ils ont été tenus.
Une première version était opérationnelle le 2 janvier 2007, et nous avons pu
commencer la reprise des données anciennes dès le mois d’octobre 2006. Nous
avons mis à profit les six mois suivants pour consolider le nouveau système,
déployer les fonctionnalités qui n’étaient pas indispensables au moment du
démarrage et conduire le changement au sein de l’entreprise. 400 utilisateurs
au total utilisent le produit à des degrés divers, mais il y a un noyau dur d’une
centaine de personnes : les chargés de site, qui passent des commandes sur le
terrain, la direction des achats et la direction financière. »
Sage ERP X3
83
Formation au paramétrage d’ERP
Première année réussie pour le partenariat
Sage / Paris Descartes !
Société : Université
Paris Descartes
Activité : Avec ses 10 Unités de
Formation et de Recherche (UFR), l’université
René Descartes Paris Descartes couvre
l’ensemble des connaissances en sciences
de l’homme et de la santé
Effectif : 32 000 étudiants,
1 915 enseignants,
1 040 personnels IATOS
Localisation : Paris
Projet
Problématique : Créer un parcours
« paramétreur d’ERP » au sein de la licence
professionnelle Génie Logiciel, Système
d’Information, en partenariat avec un éditeur
Solution Sage :
84
LES TÉMOIGNAGES
Le partenariat entre Sage et l’Université Paris Descartes a commencé en 2001, suite à une
étude de marché menée par des étudiants de DUT visant à doter leur établissement d’un
ERP : c’est Sage ERP X3 qui a été choisi. Depuis, plusieurs enseignants ont été formés
sur le produit qui est utilisé à des fins pédagogiques dans plusieurs cours de DUT, licence
et Miage. En 2005, un pas supplémentaire a été franchi avec la création d’un parcours
« paramétreur d’ERP », au sein de la licence professionnelle Génie Logiciel Système
d’Information en partenariat avec l’IUT de Villetaneuse.
Répondre à une demande des entreprises
Ce parcours est né d’un double constat. Tout d’abord, dans le référentiel des emplois-métiers de
l’informatique et des télécommunications publié par le CIGREF en 2000, un nouveau métier de développeur
est apparu, dénommé « paramétreur d’ERP ». « Aucune école n’assurait de formation correspondant à ce
type de métier pour les bac+2 ou bac+3, explique Dominique Gascon, directrice de l’IUT Paris Descartes.
Deuxième constat : de nombreuses entreprises qui accueillent chaque année nos étudiants en stage
nous ont fait part de leur besoin d’informaticiens sachant paramétrer des ERP. Nous avons entendu cette
demande et pris acte de cette réalité du marché. »
Des modules élaborés en partenariat avec Sage
Sage étant partenaire de Paris Descartes depuis plusieurs années, c’est bien entendu en étroite collaboration
qu’est bâti le contenu de cette formation. « Nos enseignants ont travaillé avec les consultants Sage, qu’ils
connaissent bien, et ont construit - au sein de la licence - un parcours intitulé « paramétreur d’ERP »
comportant quatre modules de 25 heures chacun. Le premier, « ERP et système d’information », propose
Services
une approche du sujet assez généraliste et conceptuelle. Le deuxième, « Mise
en œuvre d’un ERP », est axé sur l’exemple de Sage ERP X3. Le troisième, «
Processus de gestion », vise à expliquer aux étudiants le maniement concret
d’un ERP : compréhension des besoins de l’entreprise, élaboration d’un cahier
des charges, préparation et paramétrage de l’outil. Le quatrième module est
un projet réalisé par les étudiants divisés en petits groupes et travaillant sur un
cas pratique : ils traitent par exemple un problème de suivi de commande, avec
préparation, gestion des stocks, colisage, livraison, administration des ventes
et facturation. Ils réalisent dans ce cadre l’analyse des besoins, le cahier des
charges et le paramétrage de l’ERP. »
à déboucher sans délais sur une insertion dans la vie active. Et les stages de fin
d’année ne sont souvent rien d’autre que des pré-embauches. Notre formation
« paramétreur d’ERP » - première en France dans son genre - répond bel et bien
à une demande des entreprises. L’année prochaine, après ce test réussi, nous
l’ouvrons aux étudiants en apprentissage. Nous aurons alors deux groupes et
l’effectif total sera probablement doublé. »
Mme Dominique GASCON
Directrice de l’IUT Paris Descartes
Un parcours plébiscité par les étudiants
Le nouveau parcours « Paramétreur d’ERP » a été proposé pour la première
fois à la rentrée 2005 aux étudiants en formation initiale classique. « 16
étudiants ont choisi ce parcours, soit plus de la moitié de la promotion, précise
Dominique Gascon. C’est le signe que nous avons touché juste. Autre élément
encourageant : depuis que nous avons créé ce parcours, plusieurs entreprises
se sont manifestées et ont souhaité être partenaires en prenant des stagiaires
ou en proposant des projets tutorés. » Cette première année scolaire s’est
bien passée. Les enseignements étaient assurés par les professeurs de Paris
Descartes et Paris 13, appuyés par des consultants Sage, qui intervenaient plus
particulièrement lors des cours consacrés à Sage ERP X3 et pour l’encadrement
des projets. « La collaboration avec Sage est toujours très efficace. Nous avons
les mêmes interlocuteurs depuis plusieurs années et sommes parfaitement en
phase. »
Passeport pour la vie active
En juin, à l’issue du cursus de formation initiale, les étudiants sont tous partis en
stage pour 4 mois. « Ces stages sont souvent en lien direct avec le paramétrage
d’ERP - l’un de nos étudiants est même entré chez Sage ! Notre objectif est
atteint, puisqu’une licence professionnelle, habilitée par le ministère, a vocation
Sage ERP X3
85
CateringPor
Food preparation and supply of meals
Empresa de Catering do grupo TAP
Lisboa – Portugal
A CateringPor pertence à maior rede de
catering mundia l; a LSG Sky Chef Network e
tem a capacidade de produzir
26000 refeições diárias
Presta serviços de catering a 20, das principais
companhias de aviação que operam em Lisboa
400 trabalhadores
22 utilizadores Sage ERP X3
FCCN
Government : Public organization
Instituição privada sem fins lucrativos
Lisboa – Portugal
A FCCN tem o planeamento, gestão
e operação da Rede Ciência, Tecnologia
e Sociedade(RCTS). É também a entidade
competente para a gestão do serviço
de registo de domínios.pt
Participação internacional; RIPE
(Local Internet Registry), DANTE (Delivery of
Advanced Network Technology to Europe)
20 utilizadores Sage ERP X3
86
LES TÉMOIGNAGES
Desafio
• Aumentar a competividade, através da organização e controlo automatizado
da informação
• Integração de todos os fluxos de informação, entre os diversos departamentos
• Melhorar a capacidade de gestão dos processos operacionais
Solução
• Sage ERP X3
• Implementação faseada das funcionalidades do ERP
• Utilização das ferramentas de ajuda à decisão
• Integração total e em tempo real da informação
• Controlo de existências com rastreabilidade a montante e jusante
Resultados
• Simplificação dos processos operacionais, permitindo um elevado grau de análise e controlo
• Facilidade de utilização e exploração
• Rastreabilidade sobre toda a cadeia de valor
• Integração total da informação de todos os diferentes departamentos da Empresa
Desafio
• Acompanhamento rigoroso e eficaz das suas actividades, serviços e projectos,
nomeadamente o controlo de processos e mecanismos de reporting
• Assegurar uma boa integração dos fluxos de informação, entre as várias unidades orgânicas
• Capacidade de adaptação à mudança
Solução
• Sage ERP X3
• Implementação faseada das funcionalidades do ERP
• E xploração da framework Sage X3, para complementar especificações
• Escalabilidade do sistema permite a evolução constante da actividade da fundação
• Potencialidades da contabilidade Orçamental e Analítica
Resultados
• Dinamização dos processos operacionais, garantindo um rigor elevado
• Flexibilização das análises multi-dimensionais da informação orçamental e analítica
• Melhoria dos mecanismos de “reporting”, quer das fontes de financiamento quer dos suportes
à gestão e decisão
Services
Naturener
Energías renovables
Empresa española dedicada
a las energías renovables,
abastece a Endesa e Iberdrola
En su cartera cuenta con centrales
hidráulicas, plantas solares
y parques eólicos
Neinver
Fondo inmobiliario
Compañía inmobiliaria europea
de capital español
Con más de 37 años de experiencia en los
mercados nacionales e internacionales
Pionera en el desarrollo de centros
outlet en España y distintos países
de la Unión Europea
Reto
• Gestionar el área financiera de la compañía
Solución
• Sage ERP X3, con contabilidad IAS y Activos Fijos
• Nº de usuarios : 6
Resultados
• Incorporar y controlar las legislaciones de USA y Canadá, además de la española
Reto
• Cubrir las necesidades financiera, analíticas y presupuestarias de sus sociedades
de España, Italia, Portugal y Polonia
Solución
• Sage ERP X3
• Gestión de los Activos Fijos, la facturación patrimonial, las compras y las ventas,
la gestión de personal y RR.HH.
• Nº de usuarios : 20
Resultados
• Gestionar la consolidación de todas las empresas de Neiver
Sage ERP X3
87
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