Guide pour la rédaction d`un rapport annuel

Guide pour la rédaction d’un
rapport annuel
Document présenté à titre informatif aux
organismes communautaires
le 7 février 2007, déposé à
l’Agence de santé et des services sociaux
de Chaudière-Appalaches
le 20 mars 2007.
Objectifs

Élaborer un guide pour supporter les
organismes communautaires en santé et
services sociaux de Chaudière-Appalaches
dans la rédaction de leur rapport annuel

Diffuser cet outil et contribuer à son
appropriation
Éléments de contexte
Le PSOC du MSSS comporte une obligation de
reddition de comptes liée au financement à la mission
globale.
Les modalités de reddition de compte liées aux
ententes spécifiques, aux projets ponctuels et
ententes de services relèvent de chacune des
Agences en conformité avec les balises convenues dans
le document sur les ententes à convenir entre les
organismes communautaires et les instances
locales.
Pourquoi et quels sont les
avantages ?
Pour permettre de déterminer si les activités de
l’organisme s’inscrive dans le cadre de la mission pour
laquelle il est soutenu et s’il satisfait aux exigences du
PSOC.
Le rapport annuel est le moyen privilégié de présenter
et de faire valoir les pratiques et activités et de faire
état de l’utilisation des fonds publics.
Les normes législatives
L’article 338 de la LSSSS stipule que les organismes
subventionnés doivent fournir au plus tard le 30 juin de
chaque année les documents nécessaires à la reddition
de comptes : le rapport d’activités et le rapport
financier.
Le PSOC demande de plus la preuve d’une assemblée
générale et la preuve d’une séance publique
d’information.
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité
sur la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
La politique gouvernementale en
matière d’action communautaire
Reddition de comptes (définition) :
Processus par lequel un organisme communautaire se
donne des outils lui permettant de répondre
ouvertement aux questions sans porter atteinte à la
confidentialité qui doit imprégner le traitement des
dossiers personnels.
Une occasion privilégiée d’informer (les membres et)
les bailleurs de fonds sur leurs réalisations et l’utilisation
des fonds publics.
Les principes à respecter
L’autonomie
 La spécificité
 La rigueur
 La souplesse
 La transparence

Deux grands constats

La
très grande majorité des organismes
satisfont aux exigences de la Loi.
Le contenu de certains rapports d’activités ne
permet pas d’apprécier à sa juste valeur le
travail des organismes (données imprécises,
incomplètes ou absentes).
Le rapport d’activités
Il s’adresse avant tout aux membres de
l’organisme et doit être adopté en premier lieu
par leur assemblée générale.
Chaque organisme est libre de produire un
rapport d’activités sous la forme qui lui convient.
Éléments essentiels de contenu
du rapport d’activités:
Démonstration de la conformité entre les activités et les
objets de la charte
 Nature des activités
 Nombre d’activités
 Démonstration d’un fonctionnement démocratique
 Nom des membres du conseil d’administration
 Provenance des membres du conseil d’administration
 Nombre de membres de l’organisme
 Nombre de personnes présentes à l’assemblée générale
annuelle
 Liste des organismes membres pour les regroupements


Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité sur
la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
Autres éléments de contenu
du rapport d’activités (si pertinent) :

Démonstration
de la contribution de la
communauté dans la réalisation des activités



En terme de ressources humaines, matérielles, financières
Par l’entremise de bénévoles et militants
Sous forme de publicité gratuite, distribution de dépliants,
références provenant d’autres organisations
Démonstration
du dynamisme, de l’engagement et
de la concertation avec les ressources du milieu

Tables de concertation, groupes ou comités de travail,
concertation avec des intervenants d’instances
gouvernementales
Autres éléments de contenu
du rapport d’activités (si pertinent) :
Suite



Concertation avec d’autres organismes communautaires
Disponibilité pour la communauté
Production / achat de matériel ou participation à des activités
communes avec d’autres organismes
Démonstration
de la réponse apportée aux
besoins du milieu




Accessibilité
Activités et outils d’information et de consultation
Séminaires, sites Internet, formations
Lien entre les activités, les services et les besoins
Autres éléments de contenu
du rapport d’activités (si pertinent) :
Suite




Territoire desservi (local, sous-régional, régional)
Nombre de personnes rejointes pour les activités grand public
Nombre de personnes rejointes pour les activités
d’intervention individuelles et de groupe
Taux de fréquentation (pour les maisons d’hébergement et de
justice alternative)
Autres documents


Procès-verbal ou extrait de procès-verbal de la
dernière assemblée générale annuelle (afin de
témoigner du fonctionnement démocratique de
l’organisme et du fait que le rapport d’activités
et le rapport financier ont été présentés aux
membres)
Avis de convocation et ordre du jour de
l’assemblée générale annuelle
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité
sur la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
Autre document prévu par la LSSSS

Preuve de la tenue d’une séance publique
d’information à laquelle sont invités à participer
les utilisateurs des services et les usagers de
services de santé ou de services sociaux de
l’organisme et à laquelle ont été présentés un
rapport de ses activités et un rapport financier.
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité
sur la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
Le rapport financier
Le financement à la mission globale versé dans
le cadre du programme PSOC vise à permettre à
l’organisme de se doter de l’organisation
minimale nécessaire à la réalisation de ses
objectifs au niveau des infrastructures de base et
de l’accomplissement de sa mission.
Il est complémentaire à la contribution de la
communauté qui témoigne ainsi de
l’enracinement dans son milieu.
Le rapport financier
Le rapport financier du dernier exercice complété
doit respecter les règles suivantes :



Un rapport de vérification pour une subvention de
plus de 100 000 $ provenant du PSOC
Un rapport de mission d’examen pour une
subvention entre 25 000 $ et 99 999 $ provenant du
PSOC
Aucune exigence pour une subvention de 25 000 $
et moins
Le rapport financier
Le rapport financier doit être adopté au cours de
l’assemblée générale annuelle et signé par deux
membres du conseil d’administration désignés à
cette fin.
En résumé
Le rapport d’activités + le rapport financier
=
Rapport annuel ou reddition de compte
Note : Le rapport d’activités et le rapport financier peuvent
faire partie d’un seul document ou être présentés
séparément au choix de l’organisme
En conclusion
Le rapport annuel ne doit pas être considéré comme
un outil de contrôle et une source de tension entre
l’Agence et le milieu communautaire.
Peu importe la forme retenue, il importe d’y
retrouver les informations mentionnées dans ce
document qui viennent s’ajouter ou se retrouvent
dans le formulaire de demande de subvention
PSOC.
En conclusion
Malgré tout il demeure une crainte de voir la
reddition de comptes comme un mécanisme de
sélection pouvant influencer la hauteur du
financement en appui à la mission globale des
organismes communautaires.
La Coalition des Trocs du Québec a pris position qu’il ne doit pas y avoir de
statistiques plus détaillées sur la fréquentation des organismes et a convenu
qu’au besoin, elle inscrirait sa dissidence au Comité sur la valorisation et la
consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux au MSSS.
Remerciements
La TROCCA tient à remercier la TROC des
Laurentides qui a généreusement fourni des
documents et des informations permettant de
réaliser cet ouvrage.
Bibliographie
HÉBERT, Jacques. Analyse et renforcement des pratiques évaluatives dans les organismes communautaires
(ARPEOC) du Québec – Phase I, Québec, 2005, 27 p.
Comité ministériel sur l’évaluation. L’évaluation des organismes communautaires et bénévoles, Québec, Ministère
de la Santé et des Services sociaux, Gouvernement du Québec, 1997, 85 p.
COMITÉ EPSILON 2. Où en sommes-nous avec l’intervention communautaire et l’évaluation ? Huit constats !
Québec, Le Petit journal Epsilon 2, no. 8, 2004, 16 p.
L’Action communautaire : une contribution essentielle à l’exercice de la citoyenneté et au développement sociale du
Québec (Politique gouvernementale). Québec, Direction des communications du ministère de l’Emploi et de la
Solidarité sociale, 2001, 59 p.
Guide opérationnel pour la reddition de comptes des ressources externes à l’Emploi-Québec. Québec, EmploiQuébec, 2005, 23 p.
Loi sur les services de santé et les services sociaux. Collection Lois et Règlements, Services de santé et services
sociaux, Québec, Éditeur officiel du Québec, 1413 p.
La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC, Ministère de la Santé et des Services
sociaux, Gouvernement du Québec, 2008 21p.