Organisation de la commande publique à la Ville de Meylan Guide

Organisation de la commande publique à la Ville de Meylan
Guide – 4ème version
Contexte
La ville a adopté le 10 mai 2004 son guide sur l'organisation de la commande publique.
Celui-ci a été modifié par délibérations du conseil municipal des 7 février 2005, 18 décembre 2006 et
28 mai 2008.
Dans le cadre des évolutions règlementaires relatives aux marchés publics publiées en décembre
2008 et février 2009, la collectivité modifie ses règles internes pour assurer une cohésion de sa
politique d'achat sur l'ensemble de sa structure dans le cadre des procédures de passation et
notamment la procédure adaptée.
Objectif
Ce document a pour objectif d'établir le lien entre le code des marchés publics et notre collectivité.
Ce document permet à tous les acteurs de la fonction achat de connaître les principales dispositions
du code des marchés publics (chapitre I) et d'identifier les rôles et responsabilités de chacun dans le
processus achat (chapitre II).
Il présente enfin notre organisation en matière d'achats et notamment les dispositions applicables à la
procédure adaptée pour garantir la qualité du service rendu par un prestataire en adéquation avec le
coût de la dite prestation (chapitre III).
Ce document a valeur de règlement intérieur et est donc applicable à tous.
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Sommaire
CHAPITRE I -
LES DISPOSITIONS IMPOSEES PAR LE CODE DES MARCHES PUBLICS .......... 3
ARTICLE 1.
DEFINITION .................................................................................................................................. 3
ARTICLE 2.
LES TROIS PRINCIPES FONDAMENTAUX ........................................................................................ 3
ARTICLE 3.
LES CONDITIONS DE FORME.......................................................................................................... 4
ARTICLE 4.
LES CONDITIONS DE FOND ............................................................................................................ 4
A.
Détermination des besoins .................................................................................................................. 4
B.
Méthode de calcul de la valeur estimée des besoins ........................................................................... 4
C.
Détermination et méthode d’analyse des critères ............................................................................... 5
ARTICLE 5.
LES SEUILS DE PROCEDURES......................................................................................................... 5
ARTICLE 6.
LES CONDITIONS DE PUBLICITE DES POUVOIRS ADJUDICATEURS .................................................. 6
ARTICLE 7.
LA DEMATERIALISATION .............................................................................................................. 6
CHAPITRE II -
LA FONCTION ACHATS A LA VILLE DE MEYLAN .................................................. 7
ARTICLE 8.
LE POUVOIR ADJUDICATEUR A LA VILLE DE MEYLAN .................................................................. 7
A.
Les délégations du Conseil Municipal ................................................................................................ 7
8.A.1
8.A.2
Délégation générale = Procédure adaptée seulement................................................................................... 7
Délégation spéciale = Procédures formalisées............................................................................................. 8
ARTICLE 9.
LA COMMISSION D'APPEL D'OFFRES .............................................................................................. 9
A.
Son rôle ............................................................................................................................................... 9
B.
Ses membres ........................................................................................................................................ 9
ARTICLE 10.
LE POLE COMMANDE PUBLIQUE ............................................................................................... 9
ARTICLE 11.
LES ACHETEURS ET APPROVISIONNEURS ................................................................................ 10
CHAPITRE III -
LE PROCESSUS ACHATS A LA VILLE DE MEYLAN............................................ 11
ARTICLE 12.
ARTICLE 13.
SCHEMA D'ENSEMBLE DU PROCESSUS .................................................................................... 11
PROCESSUS DE SEGMENTATION : LA CARTOGRAPHIE ET STRATEGIE ACHATS DE LA
COLLECTIVITE
12
ARTICLE 14.
PROCESSUS DE PASSATION .................................................................................................... 12
A.
Définition des besoins et organisation (cf. Article 4. ) ...................................................................... 12
B.
La prise en compte du développement durable ................................................................................. 12
C.
Critères de sélection et d’analyse ..................................................................................................... 13
14.C.1
14.C.2
14.C.3
D.
E.
La définition des besoins conditionne le choix des critères d’analyse et de leur pondération ............... 13
Au stade candidatures : Comment vérifier l’aptitude des soumissionnaires ? ....................................... 13
Au stade offres : Comment choisir l’offre économiquement la plus avantageuse ? .............................. 14
Publicité ............................................................................................................................................ 15
Les procédures (cf. Article 5. ) .......................................................................................................... 15
14.E.1
14.E.2
14.E.3
Pour les procédures formalisées ............................................................................................................ 15
La procédure adaptée (art. 28 du code des marchés publics)................................................................ 15
La spécificité des prestations de services (art. 30 du code des marchés publics) .................................. 17
ARTICLE 15.
PROCESSUS D'EXECUTION ...................................................................................................... 18
A.
L'avance forfaitaire ........................................................................................................................... 18
B.
Le prix ............................................................................................................................................... 18
C.
Les acomptes ..................................................................................................................................... 18
D.
Les délais de paiement ...................................................................................................................... 18
E.
La sous-traitance............................................................................................................................... 19
ARTICLE 16.
PROCESSUS D'EVALUATION .................................................................................................... 19
A.
Les avenants ...................................................................................................................................... 19
B.
Le recensement des marchés ............................................................................................................. 20
C.
L’évaluation ...................................................................................................................................... 20
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CHAPITRE I Article 1.
Les dispositions imposées par le code des marchés publics
Définition
Un achat public est un contrat conclu à titre onéreux entre les pouvoirs adjudicateurs (personnes
publiques n’exerçant pas d’activités en qualité d’opérateurs de réseaux) et des opérateurs
économiques publics ou privés pour répondre à un besoin en matière de travaux, de fournitures ou de
services. Tout achat public est appelé marché public.
Il est nécessaire de distinguer les marchés publics et les accords-cadres.
En effet, un accord-cadre est un contrat public conclu entre les pouvoirs adjudicateurs et des
opérateurs économiques publics ou privés, soumis aux règles de passation des marchés publics, qui
permet de sélectionner, par nature d'achats, un ou plusieurs prestataires auxquels il fera appel
ultérieurement par la passation d'un ou de plusieurs marchés publics. Cet accord définit le besoin et
les règles générales qui encadrent la mise en concurrence ultérieure et les conditions d'exécution des
marchés.
Le pouvoir adjudicateur passe un marché public avec un opérateur économique,
le cas échéant via un accord cadre,
pour satisfaire un besoin exprimé et analysé.
EXPRESSION DU BESOIN
Pouvoir adjudicateur
Ville de Meylan
ACCORD
CADRE
Opérateurs économiques
Entreprises - fournisseurs
MARCHES PUBLICS
SATISFACTION DU BESOIN
Article 2.
Les trois principes fondamentaux
Tout achat, quelque soit son montant, doit respecter les trois grands principes fondamentaux pour
assurer l'efficience de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Liberté d'accès
=
Tout opérateur doit
pouvoir présenter une
offre
+
Egalité de traitement
=
les critères de jugement
s'appliquent à tous
+
Transparence des
procédures
+
=
le détail de la procédure
est annoncé
La réunion de ces 3 principes assure des relations contractuelles sereines.
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Article 3.
Les conditions de forme
Inférieur à 20 000 € HT
Rien
A partir de 20 000 € HT
Forme écrite obligatoire
Article 4.
A partir du seuil des procédures formalisées
(206 000 € HT au 1/1/2008)
Acte d'engagement + cahier des charges comportent 14 mentions
obligatoires :
1. Identification des parties
2. habilitation des signataires
3. Définition de l'objet du marché
4. Références aux articles du Code
5. Enumération des pièces du marché par ordre de priorité
6. Prix et modalités de sa détermination
7. Durée d'exécution
8. Conditions de réception/livraison
9. Conditions de règlement
10. Conditions de résiliation
11. Date de notification du marché
12. Désignation du comptable assignataire
13. Eléments propres aux marchés à tranches conditionnelles
14. Programme de l’opération au sens de la loi MOP et les études de
conception pour les marchés de conception-réalisation
Les conditions de fond
Le code des marchés publics impose trois conditions de fond avant toute consultation.
A.
Détermination des besoins
er
Dès le 1 € HT
B.
−
nature (objet + caractéristiques + spécificités techniques)
+
− étendue (durée + quantité fixe ou estimée)
+
− objectifs de développement durable
Méthode de calcul de la valeur estimée des besoins
er
Dès le 1 € HT
La valeur estimée des besoins est déterminée quelque soit le nombre d'opérateurs économiques et
quelque soit le nombre de marchés passés pour le choix de la procédure.
Domaine
Travaux
Nature du besoin
opération
Fournitures
et services
Besoin homogène par
ses caractéristiques
propres = achats par
famille d’achats
Besoin
homogène
constituant une unité
fonctionnelle
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Computation ordinaire
Dépenses cumulables
Travaux se rapportant à l’opération :
− Computation de tous les achats nécessaires à la réalisation
d’un ouvrage (tous les corps de métier) (ex : construction
d’un bâtiment) y compris la fourniture
− Computation de toutes les interventions par corps de métier
sur l’ensemble des ouvrages concernés (ex : rénovation de
peinture sur plusieurs bâtiments)
Besoin régulier : achats sur une année ou montant du marché si
> à 1 an
Besoin irrégulier / ponctuel : achats nécessaires à la satisfaction
du besoin
Tous les achats nécessaires à la satisfaction du besoin
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« Petits lots »
en Fournitures
et services
« Petits lots »
en travaux
Adaptations marginales après computation ordinaire (à justifier)
Sur toute
Selon la
Chaque lot < 80 000 € HT
consultation
procédure
allotie
adaptée
Chaque lot < 1 000 000 € HT + cumul des petits
lots < 20% du total des lots
Adaptations marginales aux accords-cadres et marché à bons de commande (à justifier)
Accord - cadre Besoins
Commande auprès d’un autre prestataire que le
En procédure
titulaire dans la limite de 10 000 € HT cumulé.
occasionnels adaptée
Marché à bons de faible
Commande auprès d’un autre prestataire que le
de commande montant
titulaire dans la limite de 1% du montant du
marché et de 10 000 € HT cumulé.
C.
Détermination et méthode d’analyse des critères
A partir de 20 000 €
HT
Les critères de sélection des candidatures et des offres sont annoncés
Le choix du seul critère "prix" doit être motivé et justifié par rapport à l'objet du marché.
A partir du seuil de procédure formalisée
+
Les critères sont pondérés.
A défaut, la hiérarchisation devra être justifiée par l’impossibilité de la pondération par rapport à la
complexité du marché.
Article 5.
Les seuils de procédures
Le code des marchés publics définit les procédures applicables en fonction de la valeur estimée des
besoins conformément à la méthode de calcul énoncée ci-dessus, Article 4. 0.
Les seuils de procédures sont fixés par décret et réajustés régulièrement.
er
Pour les collectivités territoriales, le seuil des procédures formalisées au 1
fixé à :
□ 206 000 € HT pour les fournitures et services
□ 5 150 000 € HT pour les travaux
Inférieur au seuil
Procédure adaptée
Définie par le pouvoir adjudicateur par le
présent guide présenté à l’article 14.E.2, page
15.
Applicable également pour les marchés de
1
services spécifiques de l’article 30 du CMP
(cf. article 14.E.3 page 17)
1
janvier 2009 est
Egal ou supérieur au seuil
Procédures formalisées
Le code recense 5 procédures formalisées
appel d'offres ouvert ou restreint
négocié dans les cas prévus par l’article
35 du CMP
concours
dialogue compétitif dans les cas prévus
par l’article 36 du CMP
système d'acquisition dynamique
CMP : Code des marchés publics
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Article 6.
Avis de préinformation
Avis de
publicité
Les conditions de publicité des pouvoirs adjudicateurs
Publicité
adaptée
Publicité nationale
A partir de
20 000 € HT
A partir de
90 000 € HT
A partir de
206 000 € HT
A partir de 5 150 000 €
HT pour les travaux
Néant
Néant
Publication obligatoire
à partir de 750 000 €
HT pour les F&S au
JOUE + site de
dématérialisation
Si souhait de réduction
des délais
Publication obligatoire
au JOUE + site de
dématérialisation
Si souhait de réduction
des délais
Publicité
obligatoire dans
un JAL ou au
BOAMP
+ au besoin
presse spécialisée
+ à compter du
01/01/2010 : sur
site de
dématérialisation
Publicité obligatoire au
BOAMP + au besoin
JAL et presse spécialisé
+ JOUE pour les F&S
+ au besoin presse
spécialisée pour les
travaux
+ à compter du
01/01/2010 sur site de
dématérialisation
Publicité obligatoire au
BOAMP + au besoin
JAL et presse spécialisé
+ JOUE
+ à compter du
01/01/2010 sur site de
dématérialisation
Publicité en
fonction du
besoin à
satisfaire et
du niveau
concurrentiel
Voir détail
page 15.
Avis
d’attribution
Aucune obligation
Publicité nationale et communautaire
pour les procédures formalisées
Publicité obligatoire au BOAMP et JOUE
A partir de 90 000 € ht, la publication dans un Journal d’annonces légales (JAL) ou au Bulletin officiel
des annonces des marchés publics (BOAMP) est réalisée à partir du modèle d’avis national
obligatoire.
Pour les procédures formalisées, la publication au Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE), est
réalisée à partir du modèle d’avis européen obligatoire.
Toutes les publications sont réalisées par télé-procédure.
Article 7.
La dématérialisation
A partir de 90 000 € HT
Au 01/01/2010
□
pour tous les marchés : mise en ligne des avis de publicité et du dossier de consultation.
□
pour les marchés informatiques (F&S) : transmission des dossiers de consultation et remises par
voie électronique.
Au 01/01/2012
□
pour tous les marchés : obligation d’accepter la remise des candidatures et des offres par voie
électronique.
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CHAPITRE II -
La fonction achats à la ville de Meylan
Article 8.
Le pouvoir adjudicateur à la ville de Meylan
Le conseil municipal
Le Maire par délégation
du conseil municipal (voir Article 8. A)
Les Adjoints
par arrêté de délégation de fonctions et de signature du maire
dans leurs domaines d’intervention
Le Directeur Général des Services
par arrêté de délégation de signature
Les acheteurs et approvisionneurs
par représentation du maire
dans le déroulement matériel des procédures
A.
Les délégations du Conseil Municipal
8.A.1
Délégation générale permanente (art. L2122-22 du CGCT2)
Délibération donnant délégation au Maire pour certaines attributions, pendant la durée de son mandat,
et notamment « de prendre toute décision concernant la préparation, la passation, l’exécution et le
règlement des accords cadres et des marchés, ainsi que toute décision concernant leurs avenants,
lorsque les crédits sont inscrits au budget », quel que soit leur montant.
Forme : décision du maire
A Meylan, la délégation permanente est accordée au maire pour la durée du mandat, dans la
limite de 5 150 000€ HT pour les travaux et 206 000€ HT pour les F&S.
A ce titre, le maire s’engage à informer, a priori, le conseil municipal de l’ensemble des
consultations à lancer à partir de 90 000 € HT (objet, caractéristiques essentielles, estimation,
procédure).
Il est rappelé que le maire rend compte également à chaque séance du conseil municipal de la
passation des marchés publics et avenants y afférents.
Ou
2
CGCT : Code général des collectivités territoriales
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8.A.2
Délégation spéciale = Procédures formalisées (art. L 212221 du CGCT2)
Si la délégation générale permanente n’est pas prise, le code général des collectivités territoriales
ère
offre trois possibilités. Le cas échéant, la ville de Meylan retient la 1 possibilité.
1. une seule délibération en fin de procédure pour habiliter le maire à signer le contrat avec le
montant exact, l'étendue des besoins et l'identité des parties.
2. une seule délibération en amont de la procédure pour autoriser le maire à engager la procédure et
à signer à condition d'indiquer précisément l'étendue du besoin et le montant prévisionnel
3. deux délibérations : 1 en amont qui autorise d'engager la procédure avec l'étendue des besoins et
le montant prévisionnel + 1 après qui autorise la signature avec le montant exact et l'identité des
parties.
8.A.3
Délégation spéciale « permanente » de représentation dans
le déroulement des procédures de passation par approbation du
présent guide
Avec la suppression de la notion de personne responsable du marché (PRM), les présentes
dispositions concernent la représentation du pouvoir adjudicateur dans le déroulement matériel des
procédures formalisées :
Le pouvoir adjudicateur est représenté par le maire qui peut lui même délégué
dans le déroulement matériel de ces procédures
Avant le lancement de la
procédure
Pendant la procédure
Choix de la procédure
Choix de l’allotissement
Fixation éventuelle du nombre
de candidatures réservées
aux PME
Fixation éventuelle du nombre
limité de candidatures
admises à concourir
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Ouverture des candidatures et enregistrement de leur
contenu
Examen des candidatures (négocié)
Demande le cas échant de complément de pièces
manquantes ou incomplètes
Etablissement de la liste des candidats invités à négocier
(négocié) (forme : arrêté du maire)
Décision de poursuivre la procédure en cas de nombre de
candidatures admises inférieur au minimum fixé (négocié)
Information des rejets et de leurs motifs aux non retenus
Engagement de la consultation avec les candidats admis
(négocié)
Fixation du délai raisonnable et suffisant pour la remise des
offres (négocié)
Engagement et conduite des négociations (négocié)
Déclaration sans suite pour motifs d’intérêt général (forme :
arrêté du maire)
Information de déclaration sans suite ou infructueux aux
candidats
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Spécificités à la procédure de concours
Avant la réunion du jury du concours
Ouverture et enregistrement des
prestations objet du concours
Rendre anonyme les prestations objet du
concours si supérieur aux seuils des
procédures formalisées
Analyse préalable des prestations destinée
à préparer le travail du jury
Article 9.
Après avis du jury
Examen de l’enveloppe prix des
prestations
Choix du ou des lauréats (forme : arrêté du
maire
Engagement et conduite des négociations
avec le ou les lauréats
La commission d'appel d'offres
La commission d'appel d'offres est un acteur du processus de passation et d'exécution.
A.
Son rôle
A Meylan, intervention consultative
"Commission de procédure adaptée"
Intervention obligatoire
Procédure négociée : pour attribution
En procédure adaptée à partir de 90 000 €
HT : pour avis avant attribution
Procédure d'appel d'offres : pour
admission des candidatures et attribution.
En procédure négociée : pour avis avant
admission des candidatures.
Avenants + 5 % : pour avis pour les
marchés passés en procédure adaptée à
partir de 90 000 € HT
Avenants + 5% : pour avis pour les
marchés passés selon les procédures
formalisées
A chaque séance, la commission sera informée de l’ensemble des procédures lancées.
B.
Ses membres
Les membres des commissions sont désignés conformément aux règles fixées par le code des
marchés publics.
Le comptable public et un représentant du directeur général de la concurrence, de la consommation et
de la répression des fraudes seront invités par le président de la commission d'appel d'offres et
pourront participer aux débats en qualité de membres à voix consultative.
Le chef de projet et/ou le maître d'œuvre le cas échéant, sont invités par le président de la
commission d'appel d'offres en qualité de personnes compétentes pour présenter le dossier et le
rapport d'analyse et peuvent participer également aux débats avec voix consultatives.
Le pôle commande publique est chargé de la planification, convocation et du secrétariat de séance de
la commission d’appel d’offres et de la commission de procédure adaptée.
Article 10. Le pôle Commande publique
Le pôle commande publique de la ville de Meylan est chargé notamment :
de l'encadrement des acheteurs et approvisionneurs
de la dématérialisation des procédures de marchés publics conformément au code
de l'enregistrement des accords cadres et marchés publics conclus
de la publication des annonces de marchés publics et de la liste des marchés conclus
conformément à l'article 133 du code des marchés publics
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Article 11. Les acheteurs et approvisionneurs
Le pouvoir adjudicateur s’appuie sur deux acteurs indispensables dans le déroulement matériel des
procédures de passation et d’exécution des accords-cadres et marchés publics : les acheteurs et
approvisionneurs. Ils sont désignés selon la cartographie achats de la collectivité par domaine
d’achats.
Acheteur
Personne qui apporte à un projet ou un besoin
une dimension financière, économique et technique, et contractuelle.
L’acheteur analyse les besoins techniquement et économiquement.
Il rédige le marché et suit la procédure de consultation.
Il contrôle l’exécution du marché et la facturation.
Il évalue le marché et la performance achats.
Approvisionneur
Personne qui assure l’acheminement et le contrôle du service ou du produit à son destinataire
conformément aux prescriptions de l’acheteur.
L’approvisionneur centralise et évalue financièrement les besoins.
Il commande dans le cadre du marché, contrôle la livraison
et informe l’acheteur du service fait.
Il assure l’acheminement et le suivi du produit à son destinataire.
Il évalue la satisfaction de l’utilisateur.
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CHAPITRE III -
Le Processus Achats à la ville de Meylan
Article 12. Schéma d'ensemble du processus
Le schéma d'ensemble du processus reprend les différentes étapes et responsabilités de chaque
acteur de la fonction achat au sein de la ville de Meylan.
Légende
Rouge : responsable
Bleu : acteur
Vert : consulté
Processus ACHATS
Pôle Commande publique
Processus Segmentation
La prise en compte du développement durable
Conformément
à l'article 14 du code
des marchés
publics, la collectivité souhaite
que les acheteurs
Inscription
Stratégie
/ Cartographie
Nomenclature
prennent enbudgétaire
compte, autant que possible,
CODIR le développement durable dans leurs
Pôleachats.
CP
A savoir : par domaine
Finances+ Pôle CP
Finances+ Pôle CP
Social : mesures
en faveur des personnes
difficulté. La collectivité a passé
une convention avec la
d'activité
Chefs de en
service+acheteurs
Acheteurs+CODIR
cellule emploi de la communauté d'agglomération grenobloise "La Métro"
afin
DGA (V)d'inscrire dans les
conditions d'exécution des marchés de prestations de services et de travaux à partir de 90 000 € HT,
des clauses sociales qui obligent le titulaire à embaucher un CDD pour une durée déterminée.
Environnement : achats éco-responsables tels que le recyclage, le traitement et tri des déchets,
véhicules propres, produits et matériaux
labellisés…
Concernant
les marchés de travaux, le traitement
Processus
Passation
Marché
et le tri des déchets doivent figurer dans les conditions d'exécution.
Commerce équitable : il s'agit essentiellement d'intégrer des produits provenant du commerce
équitable dans l'achat de denrées alimentaires et de prestations de restauration.
Commerce éthique : mesures sur l'origine des produits permettant de veiller au respect des droits
Définition du besoin
Consultation
sociaux des employés et notamment des enfants.
Organisation
Publicité
Contractualisation
Acheteur
Pôle CP
Acheteur
Cette prise en compte peut se faire soit dans les critères d'attribution (démarche des candidats) ou
Acheteur
Pôle CP
Acheteur
dans les conditions d'exécution (intégration dans le descriptif du besoin ou dans les modalités
Pôle CP
Pôle CP
d'exécution).
DGA (V)
DGA+PA(V)
Le service urbanisme, environnement et développement durable (SUED) et la cellule achats sont à la
disposition des services pour fournir tous les éléments nécessaires à la prise en compte du
développement durable (références, normes, coordonnées, descriptif produits…).
Exécution
La procédure adaptée (art. 28 et 30 du Processus
code des marchés
publics).
Cette procédure est valable pour les accords-cadres et marchés publics inférieur aux seuils des
procédures formalisées et pour les marchés de services de l'article 30 quel que soit leur montant
Commande
Contrôle produit
Approvisionneur
ou Acheteur (HM)
Approvisionneur
Utilisateur
PA (V)
Contrôle marché
et évaluation
Approvisionneur
Approvisionneur
PA (V)
Mandatement
Acheteur
Acheteur
Approvisionneur
PA (V)
Finances
Finances
Acheteur
Processus Evaluation Résultats
Evaluation et
traitement des écarts importants
Analyse performance achats
Pôle CP
Pôle CP et acheteurs
Chefs de service et approvisionneurs
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Article 13. Processus de segmentation : la cartographie et stratégie
achats de la collectivité
Les achats de la collectivité sont identifiés et regroupés par domaine d’activité conformément à la
méthode de calcul définie à l’ Article 4. 0 du présent règlement.
Les 8 domaines d’activité achats identifiés sont :
Patrimoine (bâti et non bâti, y compris les prestations intellectuelles et de services liées à la
construction)
Emprunts
Transports / hébergements
NTIC
Culture / manifestations hors matériel (spectacles….)
Moyens généraux matériels (fournitures, habillement, véhicules, électroménagers, outillage,
mobilier, matériel…)
Moyens généraux intellectuels (études, conseil, formation, assurances, santé, documentation,
publication…)
Moyens généraux denrées (alimentation, restauration, fêtes et cérémonies…)
Chaque domaine d’activité est rattaché à l’organisation de notre collectivité dans une cartographie par
code nomenclature achats.
Elle est établie en fin d’exercice budgétaire de chaque année et aboutie à la définition de la stratégie
achats de l’année à venir par domaine et par acheteur.
Article 14. Processus de passation
A.
Définition des besoins et organisation (cf. Article 4. )
L'acheteur est responsable et acteur de ce sous processus. A ce titre, il s'assure que celui-ci
fonctionne et aboutisse à un résultat qui soit à la fois de qualité et productif : analyse détaillée des
besoins et établissement du projet de marché.
Pour cela, il s'assure :
que les acteurs élaborent leur partie dans les délais souhaités avec le niveau souhaité de
précision et de qualité.
de l'avis des personnes à consulter et vérifie la circulation de l'information (expert,
approvisionneur, chefs de service, direction générale, cellule commande publique…)
Notamment pour les achats transversaux, l'acheteur s'appuie sur le pôle commande publique pour
définir l'organisation de l'achat.
B.
La prise en compte du développement durable
Conformément à l'article 5 du code des marchés publics, La détermination des besoins doit prendre
en compte des objectifs le développement durable.
Cette prise en compte peut se faire :
dans les critères d'attribution (démarche des candidats, valeur technique des offres…)
dans les conditions d'exécution (intégration dans les spécifications techniques et/ou dans les
modalités d'exécution).
Le service urbanisme, environnement et développement durable (SUEDD) et le pôle commande
publique sont à la disposition des services pour fournir tous les éléments nécessaires à la prise en
compte du développement durable (références, normes, coordonnées, descriptif produits…).
Social
mesures en
faveur des
personnes en
difficulté
Environnement
Achats éco-responsables
(recyclage, traitement et tri
des déchets, véhicules
propres, produits et
matériaux labellisés…)
Commerce
équitable
Denrées
provenant du
commerce
équitable
Commerce éthique
Veiller au respect des
droits sociaux des
employés et
notamment des
enfants
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C.
Critères de sélection et d’analyse
14.C.1
La définition des besoins conditionne le choix des critères
d’analyse et de leur pondération
1/ Expression du besoin, définition des performances minimales exigées et des attentes,
techniques, fonctionnelles et financières
− sous forme de spécifications techniques exigées
− sous forme d’objectifs minimums / maximums à atteindre
2/ Vérification des performances définies et du potentiel « fournisseurs »
− Recenser les offres existantes : savoir qui est susceptible de répondre à mon besoin et
comment
− Ouverture de la mise en concurrence en laissant un maximum d’initiative aux prestataires :
− Recherche de la réponse la plus adaptée au besoin de la personne publique et non la plus
performante dans le secteur d’activité.
−
Expression du besoin
1 - Demande
=
Analyse
technique,
fonctionnelle et financière
2 - Offre existante
= Etude de marché : identifier la
bonne candidature et la bonne offre
3 - Stratégie achats adoptée
Descriptif, allotissement, budget…
14.C.2
Au stade candidatures : Comment vérifier l’aptitude des
soumissionnaires ?
Les critères de capacité sélectionnés lors de la candidature ne peuvent être repris dans les critères de
jugement des offres.
L’acheteur ne peut demander que des informations pertinentes en lien avec l’objet du marché pour
analyser les candidatures, selon la liste exhaustive fixée par arrêté ministériel.
1. Pièces demandées fournies = conformité (l’acheteur peut réclamer les pièces manquantes
dans un délai fixé tout en informant l’ensemble des candidats)
2. Analyse des pièces demandées = vérification d’aptitude
2 critères de sélection des candidatures pertinents
□ Garanties professionnelles : expérience, savoir-faire, moyens
Pour prendre en compte les expériences antérieures des candidats avec la collectivité, la ville de
Meylan met en place une clause « évaluation de la prestation », contradictoire dans les marchés et
opposable lors de consultations futures.
□ Garanties financières : chiffre d’affaires, assurance
Une attention particulière est à porter sur l’impact du futur marché sur la santé financière du candidat
(risque important au-delà de 25% du CA).
13/20
14.C.3
Au stade offres : Comment choisir l’offre économiquement
la plus avantageuse ?
Principe : Pluralité de critères non discriminatoires liés à l’objet du marché et pondérés
1ère étape : choix des critères
2 catégories de critères
Financiers = prix payé ou coût global
Qualitatifs = performances laissées à l’initiative des candidats en fonction de la définition des
besoins exprimée au cahier des charges avec :
un niveau minimal (spécifications exigées ou note éliminatoire)
un niveau maximal (objectifs attendus ou niveau idéal)
2ème étape : choix de la pondération sur 100 points
−
−
1. Définir l’ordre d’importance de chacun des critères vis-à-vis des autres
2. Affecter une pondération intuitive en fonction :
de l’importance du poids du critère dans la décision :
Inférieur à 15 points : insignifiant – ne perturbe pas la concurrence
De 15 à 35 points : faible importance
De 35 à 50 points : important
Au-delà de 50 points : extrêmement important voir exclusif
de la part d’initiative laissée aux candidats :
•
Inférieur à 20 points : faible (performances très précises)
•
De 20 à 50 points : importante (performances globales)
•
Au-delà de 50 points : extrêmement importante (exigences très limitées,
performances définies par les critères qualités voire jusqu’à l’initiative de la solution)
ème
3
étape : Vérification de la conformité des offres = recevabilité
administrative = pièces demandées
technique = réponse aux spécifications exigées dans le cahier des charges
financière = détection et analyse des offres anormalement basses
Méthode de détection et analyse des offres anormalement basses
Obligation de les détecter :
1. En fonction de l’estimation : calcul d’un prix plancher - 10% de l’estimation
2. En fonction de la moyenne des offres
Calcul d’un prix plafond + 20% de la moyenne : les offres supérieures sont
neutralisées pour le calcul suivant
Calcul d’un prix plancher - 10% de la moyenne des offres hors plafond
Résultat : toutes les offres inférieures aux 2 prix planchers sont suspectées
Obligation de les analyser :
1. Demander des justificatifs (mode de fabrication, bilan comptables, aides publiques, politique
commerciale…)
2. Vérifier la pertinence de ces justificatifs
Résultat :
Justificatifs recevables = offres recevables à analyser
Justificatifs irrecevables = offres éliminées jugées anormalement basses
14/20
ème
4
étape : Analyse des offres recevables
Point de départ de la notation (0)
Critères financiers
Comparaison directe des offres selon la formule à la proportionnelle :
Note = Prix le plus bas / prix proposé * pondération
Critères qualitatifs
Analyse de chaque offre en fonction du niveau de satisfaction répondu pour chaque critère
Notation sur 5 pour chaque critère avec argumentaire du niveau de satisfaction proposée
5 : excellent / idéal (note maximale)
4 : bon
3 : moyen
2 : faible (note minimale ou note éliminatoire)
1 : très faible (note minimale ou note éliminatoire)
Note = notation obtenue / notation maximale * pondération
D.
Publicité
Le pôle commande publique est responsable et acteur de ce sous processus.
A ce titre, il est chargé :
de recueillir auprès des acheteurs les avis de publicité et d'attribution
de les publier sur les différents supports selon les procédures
de gérer la rubrique achats publics du site internet et la dématérialisation
de gérer le budget des annonces de marchés publics
E.
Les procédures (cf. Article 5. )
L'acheteur est responsable et acteur de ce sous-processus. Pour cela, il s'appuie du pôle commande
publique.
14.E.1
Pour les procédures formalisées
Leur déroulement est fixé par le code des marchés publics.
Le pôle commande publique se substitue à l'acheteur dans la responsabilité du déroulement de ces
procédures.
Le passage en commission d’appel d’offres est obligatoire.
La signature du marché est subordonnée à une décision du maire dans le cadre de la
délégation générale permanente (8.A.1.) dans la limite de 5 150 000 € HT pour les travaux et
206 000 € HT pour les F&S sinon à une délibération du conseil municipal, rendue exécutoire.
14.E.2
La procédure adaptée (art. 28
publics).
du code des marchés
Par le présent guide, la ville de Meylan définie ci-après la procédure adaptée.
Cette procédure est valable pour les accords-cadres et marchés publics dont la valeur estimée des
besoins est inférieure au seuil des procédures formalisées :
- 206 000 € HT pour les F&S
- 5 150 000 € HT pour les travaux.
Pour chaque marché de travaux > 206 000 € HT, le maire ou l’adjoint délégué valide le choix de
la procédure retenue (appel d’offres, adaptée) selon les propositions de l’acheteur établie lors de la
définition des besoins.
La signature du marché, ou du bon de commande, par le maire ou l’adjoint délégué est
subordonné à une décision du maire dans le cadre de la délégation générale permanente
(8.A.1.) dans la limite de 5 150 000 € HT pour les travaux et 206 000 € HT pour les F&S ou à
défaut à une délibération du conseil municipal rendue exécutoire.
15/20
La procédure adaptée à la Ville de Meylan
Publicité (cf.Article 2. + Article 6.
)
Conditions et contenu minimales
< 20 000 € HT
20 000 € HT < x > 90 000 € HT
90 000 € HT < x > 206 000 € HT ou 5 150 000 € HT pour les travaux
Laissée à l'appréciation de
l'acheteur
Publication site internet Meylan
+
Publication site internet Meylan
+
(demande de 3 devis
minimum)
Publication(s) complémentaire(s) dans
un journal spécialisé et/ou d'annonces
légales
Publication dans un journal d'annonces légales selon le modèle national obligatoire ou
BOAMP et au besoin dans un journal spécialisé
+
à compter du 01/01/2010 : sur site de dématérialisation
Définition des besoins
Définition des besoins + conditions
d'exécution
+ critères d'attribution pondérés
Définition des besoins + conditions d'exécution + critères d'attribution pondérés
Lettre de consultation
détaillée
Publicité + Règlement de la consultation
Acte d’engagement
Cahier des charges
Publicité
Cahier des charges
Saisie SIS marché
Délais de consultation
Non
Oui
A l'appréciation de l'acheteur
15 jours calendaires minimum entre la date d’envoi de l’avis de publicité et la date de remise des offres
Acheteur après signature par le DGS et via le pôle commande publique
Qui lance la consultation
Qui analyse, négocie
Qui choisi l'attributaire
Acheteur selon une grille élaborée par le pôle commande publique
Acheteur
Acheteur sur visa du pôle commande
publique et du DGS
Acheteur, par télécopie, après signature par le DGS
Qui informe les candidats non
retenus
10 jours calendaires minimum entre la date de réception de l’information aux non retenus et la signature du marché
Délai d’information aux non
retenus
N° marché
Forme
La Commission de procédure adaptée
via le pôle commande publique
Non
Oui
Bon de commande avec
devis
Décision du maire avec marché signé des 2 parties
Ou
Décision du maire avec
marché signé des 2 parties
Qui signe
Dépôt en préfecture
Avis d'attribution
Maire ou DGS ou Adjoint
délégué
Non
Maire ou
Adjoint
délégué
Maire ou Adjoint délégué après décision du maire rendue exécutoire
Ou après délibération rendue exécutoire en l’absence de délégation permanente
Pour les marchés < à 206 000 € HT : décision du maire seule
Pour les marchés > 206 000 € HT : Décision du maire jusqu’à 5 150 000 € HT pour les travaux
et 206 000 € HT pour les F & S ou délibération + pièces marché + rapport présentation
Non
16/20
14.E.3
La spécificité des prestations de services (art. 30 du code
des marchés publics)
Les prestations de services concernées sont définies dans la directive européenne n°2004/1 8/CE
du 31/03/2004 – annexe IIB :
−
les services d’hôtellerie et de restauration (camping, centre aéré ou de vacances, services de
restaurant ou personnel en salle, service de cantine, service de repas livré à domicile, distribution,
préparation et élaboration de repas, cafétéria, traiteur, restauration scolaire…)
−
les services annexes et auxiliaires des transports (agences de voyages, parc de stationnement,
agences de transport, ventes de billet, péages autoroutiers, ravitaillement de véhicules,…)
−
les services juridiques hors assurance (conseil juridique, représentation légale, conseils en brevet
et droits d'auteurs, documentation, certification,…)
−
les services de placement et de fourniture de personnel (recrutement, mise à disposition,
personnel temporaire, aide à domicile, placement de personnel,…)
−
les services d’enquêtes et de sécurité (surveillance installation alarmes, gardiennage, patrouilles,
enquêtes, …)
−
les services d’éducation et de formation professionnelle (enseignement, écoles de voiles,
formation, séminaires, scolaires divers, écoles de ski,…)
−
les services sociaux et sanitaires (recherche d'emploi, santé, sociaux, vétérianires, planning
familial, pharmacie, médecine du travail, crèches…)
−
les services récréatifs, culturels et sportifs (gestion de bibliothèque, archivage, catalogage,
cinématographiques, agences de rédaction, musées, promotion manifestation, productions de
films d'information, radio et télévision, création et interprétation œuvres artistiques et littéraires,
divertissement prestés par metteurs en scènes, auteurs, compositeurs, artistes, écoles de danses,
jardins botaniques, organisation manifestations sportives, exploitation d'installations sportives,
services sportifs,…)
La procédure applicable est définie en fonction de la nature, du cout de la prestation et du
niveau de concurrence
Avec un potentiel concurrentiel : mise en concurrence
Sans mise en concurrence pour des
raisons techniques, artistiques ou tenant
aux droits d’exclusivité,
Inférieur aux seuils
A partir des seuils des procédures
de procédures
formalisées
A partir de 20 000 € HT
formalisées
Procédure adaptée
Procédure adaptée définie ci-avant
Procédure négociée définie à l’article 35.II.8 :
définie ci-avant.
avec obligation :
−
−
−
Attribution par la CAO
directes avec le seul opérateur
Délibération ou décision du
−
Attribution par la CAO
maire en l’absence de délégation
−
Délibération ou décision du maire en
permanente
−
Rapport de présentation et dépôt
l’absence de délégation permanente
−
en préfecture
−
Définition des besoins, négociations
Avis d’attribution
Rapport de présentation et dépôt en
préfecture (si > 206 000 € HT)
−
Avis d’attribution
17/20
Article 15. Processus d'exécution
L'approvisionneur est responsable de ce sous-processus de la commande au contrôle produit en
lien avec l'utilisateur.
L'acheteur est responsable du contrôle marché en lien avec l'approvisionneur.
Le service Finances est responsable du mandatement.
Le code des marchés publics fixe des règles d'exécution concernant le régime financier et la soustraitance.
A.
L'avance forfaitaire
A partir de 50 000 € HT (dérogation à 20 000 € HT pour l’année 2009)
Avec délais d'exécution > à 2 mois
Obligation de proposer au titulaire le versement d'une avance forfaitaire
= A prévoir dans le marché (5% du montant du marché)
Mandatement dès la notification du marché
Remboursement entre 65% et 80% d'exécution du marché
B.
Le prix
Prix provisoires
Prix définitifs
Fermes
ou
Obligatoire si délai
d'exécution > 3 mois
et variations
économiques
importantes
Actualisation à prévoir
si délai > 3 mois entre
date de fixation du prix
et date de début
d'exécution
C.
Seulement pour les marchés de
maîtrise d'œuvre
- Provisoire à la signature du
marché
- Définitif par avenant à l'issue
des études
Révisables
Les acomptes
Droit au paiement du marché par acomptes et périodicité à prévoir dans le marché
Obligatoire
si délai d'exécution > 3 mois
D.
Pour les Sociétés Coopératives et Artisans
Obligatoire
si délai d'exécution > 1 mois
Les délais de paiement
Le délai de paiement commence à courir à compter de la date de réception de la facture.
Ce délai est partagé entre l’ordonnateur (la Ville) et le comptable (la Trésorerie) :
01/01/2009
01/01/2010
01/07/2010
Délai global
40 jours
35 jours
30 jours
Délai ordonnateur
27 jours
23 jours
20 jours
Délai comptable
13 jours
12 jours
10 jours
A partir du
18/20
E.
La sous-traitance
Interdite
Obligatoire
En marché de fourniture
Agrément obligatoire dès l'intervention d'un sous-traitant
+
Paiement direct à partir de 600 € TTC sous-traité
= acte spécial + remise de l'exemplaire unique en vue
d'une cession de créance
Sur la totalité du marché
Article 16. Processus d'évaluation
L'acheteur est responsable et acteur du processus d'évaluation du marché en phase exécution et
retour satisfaction.
Le pôle commande publique est responsable et acteur de l'ensemble de ce sous processus afin de
contrôler et d'améliorer l'acte d'achat.
Le code des marchés publics encadre la passation des avenants et le recensement des marchés
publics.
A.
Les avenants
Principes :
Pas de bouleversement de l'économie générale du marché
Ne change pas l'objet du marché
Les avenants aux marchés passés en procédure adaptée
Avenant
Avis de la CAO
Forme
Cumul ≤ 5 % du montant initial
Non
Décision du maire
Cumul ≥ 5 % du montant initial
Non mais avis de la CPA pour les
marchés > 90 000 € ht
Délibération
ou décision du maire si
délégation permanente
Les avenants aux marchés passés en procédures formalisées
et aux marchés travaux > à 206 000 € HT
Avenant
Avis de la CAO
Forme
Cumul ≤ 5 % du montant initial
Non
Cumul ≥ 5 % du montant initial
Oui
Délibération
ou décision du maire si
délégation permanente
Les avenants qui font l’objet d’une délibération sont transmis au contrôle de légalité avec un
rapport de présentation.
19/20
B.
Le recensement des marchés
Le code des marchés publics impose la publication sur le support de son choix de la liste des marchés
er
passés dans l'année à partir de 20 000 € HT à compter du 1 janvier 2009.
Le pôle commande publique est chargé du recensement et de la publication de cette liste au cours du
er
1 trimestre de chaque année.
Cette liste prend la forme d’un arrêté du maire et est publiée sur le profil acheteur du site de
dématérialisation et par voie d’affichage en mairie.
C.
L’évaluation
A partir de 20 000 € ht, un rapport d’évaluation est établi par l’acheteur à l’échéance du marché.
Ce rapport porte :
□
sur la conformité de l’exécution de la prestation par rapport aux pièces contractuelles.
Cette partie est contradictoire et opposable au prestataire lors des futures consultations
dans le cadre de ses références professionnelles similaires de moins de 5 ans.
La clause contractuelle afférente est insérée dans chaque marché :
« Article … – Evaluation de la prestation
La personne publique met en place une évaluation de ces prestataires dans le cadre d'une démarche
qualité de sa politique d'achats.
Tout au long de l'exécution du marché, le prestataire est évalué sur le respect de ses engagements
définis dans les pièces contractuelles et dans l'offre du prestataire lors de l'attribution du marché.
A la fin de l’exécution de la prestation, la personne publique établi un rapport d’évaluation d'exécution
de sa prestation basé sur des informations réelles et fiables qu’il notifiera au titulaire.
Le titulaire dispose d'un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette notification
pour user de son droit de défense. Il fournira à la personne publique toute justification aux faits qui lui
sont, le cas échéant, reprochés qu’il jugera utile.
Ce dossier d'évaluation pourra être notamment pris en compte lors de consultations ultérieures
lancées par la personne publique, dans le cadre des expériences préalables réalisées par le
prestataire pour des prestations similaires au cours des cinq dernières années. »
□
sur la performance achats : satisfaction client, résultats financiers, préconisations
ultérieures…
L'ensemble des dispositions, objet du présent règlement, sont précisées et complétées par
des directives (fiches, modèles…) établies par le pôle commande publique et disponible sur
l’intranet.
La préfecture de l’Isère met également à disposition sur son site internet des outils d’aide à la
passation des marchés publics – www.isere.pref.gouv.fr.
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