Pégase 3 Le fichier DUCS EDI des ASSEDIC

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Pégase 3
Le fichier DUCS EDI des
ASSEDIC
Dernière révision le 26/06/2008
http://www.micromegas.fr
[email protected]
Sommaire
Vérification préalable .............................................................................4
Paramétrage de l’EDI .............................................................................5
Génération du fichier EDI ......................................................................9
Les dates ................................................................................................................. 11
Remarque sur le Siret du centre ASSEDIC : ......................................13
Au niveau de l’enregistrement MR1 ........................................................................ 13
Au niveau de l’enregistrement DEB ........................................................................ 14
Remarque sur le type de bordereau ...................................................15
Si l’entreprise déclarée est mono établissement :................................................... 15
Si l’entreprise compte plusieurs établissements : ................................................... 15
Pégase 3 – Le fichier DUCS EDI de l’ASSEDIC
Cette note d'information n'a aucune valeur contractuelle. Elle est prise en compte sous l’entière responsabilité du destinataire.
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Suivi de la notice
19 mars 2005
28 mars 2007
01 février 2008
24 juin 2008
26 juin 2008
Création de la notice
Précision sur la sélection des bulletins de
période à période qu’il faut éviter.
Pour les déclarations trimestrielles, ne pas
utiliser la fonction « date à date ».
Le numéro de centre de recouvrement passe
à 12 caractères suite au passage du numéro
d’affiliation de 8 à 9 caractères.
Modification de la copie d’écran suite à la
suppression du code DUCS ASSEDIC 101
désormais rattaché au code 100.
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Remarque préalable : il existe deux formats de fichier DUCS EDI, Copaym
et Coplat. Pégase 3 n’a retenu qu’un seul format : Coplat. La déclaration de
la DUCS EDI ASSEDIC est fiabilisée depuis le début de l’année 2003. La
DUCS papier doit être correctement paramétrée avant d’émettre un fichier
EDI.
Les différents organismes de protection sociale (URSSAF, ASSEDIC,
Caisses de retraite) ont mis en place un nouveau système pour la
déclaration des cotisations sociales mensuelles, trimestrielles ou annuelles,
basé sur l’envoi d’un fichier respectant le format EDI, par télétransmission.
Les explications ci-dessous vous permettront d’établir votre fichier de
déclaration pour l’ASSEDIC afin de le transmettre à cet organisme par le
moyen convenu avec lui (internet,…).
Vérification préalable
Le numéro de SIRET de l’établissement déclaré, doit être correctement
renseigné. Vous pouvez vérifier cette information en Gestion | Sociétés |
onglets Etablissements | page Infos Juridiques dans la zone Numéro de
SIRET (SIREN + NIC).
Le code caisse ainsi que le numéro d’affiliation doivent être renseignés,
toujours dans l’établissement, sur la page Centres cotisat. A cet endroit
vous devez avoir une ligne ASSEDIC sur laquelle sont inscrits le code
caisse de l’ASSEDIC, le nom du centre ASSEDIC ainsi que le numéro
d’affiliation. Si vous souhaitez modifier ou compléter le code caisse ou le
numéro d’affiliation, vous cliquez sur la ligne ASSEDIC puis vous saisissez
les informations au bas de l’écran dans les zones Code caisse et N°
d’affiliation. Si vous devez créer le centre de cotisation ASSEDIC, vous
cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ en bas à droite de l’écran.
Dans le fichier EDI de l’ASSEDIC, vous devez préciser le numéro de SIRET
du centre ASSEDIC auquel vous envoyé votre déclaration. Dans le logiciel,
ce numéro est à préciser en Fichier | Tables diverses | Centres
cotisations | onglet ASSEDIC.
Rechercher le centre ASSEDIC concerné. Description des zones concernée
par l’EDI :
Le Numéro de centre EDI : Il s’agit d’une composante du numéro
d’affiliation. Il est parfois appelé ‘No d’agrément’ sur les rapports des
ASSEDIC suite à un refus de fichier. Il s’agit d’un code à trois chiffres
correspondant au centre ASSEDIC régional.
Exemples :
ASSEDIC Vallées Rhône et Loire :
031
ASSEDIC de Paris (GARP) :
055
ASSEDIC Alpes Provence :
034
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La zone SIRET : information obligatoire pour la DUCS EDI des ASSEDIC. Si
vous ne connaissez pas le numéro de SIRET de votre centre ASSEDIC,
réclamez le auprès de votre correspondant habituel.
Attention : provisoirement, les ASSEDIC réclament une codification
particulière au niveau du SIRET de l’organisme à qui s’adresse votre
déclaration. Voir à la fin de la présente notice.
Si le paiement à l’ASSEDIC s’effectue par virement, vous devrez renseigner
les coordonnées bancaires exactes de votre centre ASSEDIC dans les
zones Domiciliation et Compte au même endroit que le point précédent (en
Fichier | Tables diverses | Centres cotisations | onglet ASSEDIC).
Paramétrage de l’EDI
Le paramétrage du logiciel pour effectuer l’EDI s’effectue en Gestion |
Sociétés | onglets Etablissements | page Centre de cotisations,
sélectionner ensuite votre centre de cotisations ASSEDIC.
Numéro d’affiliation : Ce numéro est fourni par votre Centre ASSEDIC. Il est
composé de deux parties
- le numéro d’affiliation à proprement parlé (de 8 caractères numériques
maximum) ;
- une clef de contrôle (1 caractère alphabétique).
Remarque : Le numéro de centre EDI renseigné dans le Centre de
cotisation au niveau des tables diverses, associé au numéro d’affiliation et
sa clef, compose un numéro complet de 12 caractères maximum, appelé
Numéro ASSEDIC » ou « Numéro de compte dans l’ASSEDIC de
recouvrement ». Il est déclaré dans le fichier, au niveau de l’enregistrement
EN2 :
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- dans le numéro de référence 2 (position 124) pour l’établissement principal
d’une société ;
- dans le numéro de référence 1 (position 89) pour les établissements
secondaires d’une société. Cette zone reste vide pour l’établissement
principal.
Attention : ne surtout pas renseigner dans la zone « No d’affiliation » de cet
écran, les 3 caractères représentant le centre ASSEDIC.
Numéro interne : c’est le numéro d’affiliation tel qu’il a été renseigné dans
l’onglet Etablissements | page Centres cotisat.
Numéro libre : Numéro laissé à la libre appréciation de l’utilisateur.
Etab. Rattach. : si plusieurs établissements sont déclarés sur la même
DUCS, l’un de ces établissements doit être désigné dans le logiciel comme
établissement de rattachement.
Exemple :
Une société possède trois établissements (00001, 00002 et 00003). Une
seule DUCS ASSEDIC est effectuée pour ces trois établissements et
l’établissement déclarant est le numéro 00001. C’est ce numéro 00001 qui
doit être renseigné dans la zone Etab. Rattach. de chacun des trois
établissements.
Date : signaler le jour de déclaration à l’ASSEDIC (05, 15 ou 25) et 1 dans la
zone Mois +.
Acompte : si un acompte doit apparaître sur la DUCS, vous pouvez le
signaler à cet endroit. Il ne faudra pas oublier de l’effacer lors de
l’établissement de la prochaine DUCS. Vous pouvez également forcer la
zone Acompte en Visualisation / Modification de la DUCS (voir explication de
la modification en page 6).
Régularisation : c’est le même principe que pour la zone acompte.
Case EDI : cette case doit impérativement être cochée pour pouvoir obtenir
une DUCS au format EDI
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Onglet : Paramétrage EDI
Etablissement payeur : Case à cocher uniquement lorsque l’entreprise
compte plusieurs établissements et que l’un d’entre eux règle le montant des
cotisations pour l’ensemble des établissements de l’entreprise.
No de recouvrement : A ne renseigner que pour des établissements
secondaires. Il s’agit du numéro de compte de l’établissement, pour le centre
ASSEDIC de recouvrement. Zone de 10 à 11 caractères déclarée au niveau
du fichier, dans l’enregistrement EN2 au niveau du numéro de référence 2
(position 124).
Dans le fichier, ce numéro est alimenté automatiquement pour
l’établissement principal grâce au numéro de centre EDI et au numéro
d’affiliation.
Onglet : Règlement
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Référence interne : alimente la référence de rapprochement (position 109 de
l’enregistrement PAI). En cas de règlement par chèque ou virement, cette
référence interne est communiquée par le Centre ASSEDIC. A défaut,
renseigner le numéro Siret de l’établissement payeur. En cas de règlement
par prélèvement ou télérèglement, cette zone est libre mais obligatoire :
cette référence sera rappelée sur le relevé bancaire de l’établissement
payeur.
Mode de paiement : il existe trois possibilités
• Par chèque : l’employeur enverra un chèque, il est donc inutile de
renseigner la zone Banque.
• Par télérèglement : il s’agit d’un équivalent du prélèvement. Il faut
renseigner, dans la zone Banque, la banque sur laquelle sera
prélevé le télérèglement.
• Par virement : la somme déclarée sera virée sur le compte bancaire
de l’organisme collecteur. Il faut donc avoir renseigné le RIB complet
de votre centre ASSEDIC comme indiqué au bas de la page 1 de la
présente notice.
Banque : si le mode de paiement est télérèglement ou virement et que
plusieurs banques ont été créées pour cette société en Gestion | Sociétés |
page Banque, signalez la banque qui effectuera les paiements.
Montant à payer : si cette zone est vide, le montant à payer qui figurera sur
le fichier sera le cumul des cotisations déclarées. Si vous souhaitez
intervenir sur le montant du règlement (régularisation de charges, facilité de
trésorerie…) complétez cette zone avant de concevoir le fichier. Ce montant
sera alors pris en priorité lors de l’établissement du fichier. Attention : lors de
l’établissement d’un prochain fichier concernant une nouvelle période, il
faudra penser à effacer le contenu de cette zone.
Onglet : Règlement 2
Les mêmes informations sont à renseigner au cas où l’entreprise souhaite
régler le montant de ses charges à partir de deux comptes bancaires
différents.
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Génération du fichier EDI
Pour générer le fichier EDI à partir du logiciel il faut se rendre dans le menu
Etats | DUCS | EDI ASSEDIC | onglet Sélection.
Cet écran se présente de la même manière que les écrans d’édition du
logiciel en ce qui concerne les bornes de traitements et la sélection des
bulletins.
Une précision toutefois, concernant la sélection des bulletins : le choix de la
sélection des bulletins de période à période doit être utilisé de manière
restreinte. Il est réservé à votre propre usage interne et ne peut être utilisé
pour l’envoi de la DUCS papier ou EDI aux organismes sociaux. En effet,
une période 02 à 02 par exemple, peut correspondre au mois de février,
mais également au mois de janvier dans le cas d’un exercice de paie décalé
(1er décembre / 30 novembre). Difficile dans ces conditions pour le logiciel
de déterminer avec exactitude la période abrégée (par exemple « 0712 »
pour le mois de février 2007) avec ce choix.
Il est donc préférable, dans la mesure du possible, de sélectionner les
bulletins :
- de date à date (en cas de déclaration mensuelle uniquement) ;
- trimestriellement (seul choix admis pour une déclaration trimestrielle) ;
- ou encore, en ne tenant compte que des seuls bulletins non clôturés
(permet de sélectionner les bulletins du mois en cours lorsqu’une clôture
est lancée chaque mois),
de manière à déterminer avec précision la période déclarée.
Description des zones relatives à la DUCS EDI :
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Fichier test : si cette case est cochée, le fichier généré est un fichier test et
sera donc considéré comme tel par l’organisme destinataire. Si votre centre
ASSEDIC vous demande de lui communiquer un fichier test, n’oubliez
surtout pas de cocher cette case sinon le fichier envoyé serait considéré
comme un fichier réel !
Par contre, dès que vous devez envoyer votre véritable déclaration, prenez
bien soin de décocher la case Fichier test avant de générer le fichier.
Envoi automatique : Si cette case n’est pas cochée, l’utilisateur doit
récupérer le fichier à l’endroit ou il a été généré. C’est endroit (qui peut être
le disque dur, une disquette…) doit être indiqué dans la zone Fichier de
sortie.
Si cette case est cochée le fichier généré sera communiqué
automatiquement à l’adresse e-mail qui est paramétré dans l’onglet
Paramètres de l’état dans la zone Paramétrages complémentaires. Vous
noterez dans la copie d’écran ci-dessous que l’adresse d’envoi du fichier test
diffère de celle du fichier définitif.
Regroupement des règlements : Cette case n’est effective que pour les
sociétés multi établissements. Si cette case est cochée, le règlement des
charges est effectué uniquement par l’établissement payeur. Si la case n’est
pas cochée, l’établissement payeur ne règle que ses propres charges.
Fichier de sortie : cliquez sur le bouton en forme de dossier ouvert situé à
droite de la zone. L’écran suivant apparaît :
Renseignez ici le répertoire dans lequel vous
souhaitez générer votre fichier. Dans notre exemple
nous avons préalablement créé un répertoire EDI.
Vous pouvez vous organiser différemment, par
exemple créer un répertoire EDI puis des sous
répertoire au nom de chaque société…
Le nom du fichier est libre, donnezlui un nom vous permettant de
reconnaître facilement votre fichier.
Le fichier sera ensuite généré sous le nom donné par l’utilisateur et dans le
répertoire sélectionné. Si l’utilisateur oublie de renseigner cette zone et
demande la génération du fichier, un message d’alerte apparaît signalant
qu’il faut impérativement renseigner le fichier de sortie.
Société émettrice : renseignez la société émettrice de la DUCS afin que le
traitement puisse aller rechercher le numéro de SIRET de l’émetteur. Pour
pouvoir obtenir la génération du fichier, il faut obligatoirement remplir cette
zone. Si l’utilisateur oublie de renseigner cette zone et demande la
génération du fichier, un message d’alerte apparaît signalant qu’il faut
impérativement renseigner la société émettrice.
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Tiers rédacteur : Contrairement à la société émettrice qui doit
obligatoirement être renseignée, le tiers rédacteur n’est pas indispensable. Il
est totalement inutile lorsque l’entreprise déclare elle-même ses propres
charges. En principe, on indique un tiers rédacteur lorsque l’entreprise qui
rédige le fichier, n’est ni celle déclarée, ni celle qui émet le fichier (exemple :
filiale informatique d’un cabinet qui émet le fichier pour le compte de son
client).
Les dates
Quatre dates peuvent être précisées avant de lancer la génération du fichier.
Ces dates sont proposées par défaut à l’écran, en fonction des derniers
bulletins de paie émis. En principe, il n’y a pas lieu de les rectifier, sauf si
elles sont erronées. Elles servent simplement à renseigner les différentes
dates figurant dans le fichier EDI :
- Salaires versés le : saisir précisément la date du jour de remise des
bulletins. Ne pas tenir compte des bulletins qui auraient pu être remis avant
la fin du mois, comme les soldes de tout compte, par exemple.
- Fin de période : inscrire le dernier jour de la période. C’est grâce à cette
date que le logiciel détermine la période déclarée.
- Effectif présent le : Pour calculer les effectifs présents et les déclarer dans
le fichier EDI, le logiciel va tenir compte des entrées et des sorties afin de
déterminer avec précision, le nombre de salariés concernés par la
déclaration, à la date mentionnée ici.
- Date de paiement le : il s’agit de la date de paiement des cotisations
auprès de l’ASSEDIC. Cette date est calculée en fonction du paramétrage
des DUCS au niveau des centres de cotisation. Vous pouvez intervenir sur
cette date et la rectifier si besoin est. Cette date n’apparaît dans le fichier
EDI retraite, au niveau de l’enregistrement PAI, qu’à la condition d’avoir
demandé un paiement par prélèvement ou par téléréglement. Cette date est
inutile pour les autres modes de paiement.
Par ailleurs, les dates peuvent être forcées directement à l’écran, avant la
génération du fichier, en cliquant sur l’onglet Paramètres de l’état, puis sur
celui des Options :
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A noter : l’option « visualiser la DUCS avant de générer le fichier EDI »,
vous évite de demander l’aperçu, avant la conception du fichier. Ainsi, en
cochant cette case, les deux étapes seront regroupées : vous obtiendrez à
la fois l’aperçu de votre déclaration à l’écran, et le fichier.
Si vous souhaitez modifier l'adresse e-mail dans le menu DUCS EDI, il est
nécessaire d'accéder au fichier de configuration", dans votre menu AIDE.
Sous la ligne SYSPATH, inscrire:
[DIVERS] si cette section n'existe pas déjà.
EDIASSADR=adresse mail pour l'envoi du fichier définitif
EDIASSADRTEST=adresse mail pour l'envoi du fichier test
Pour obtenir la génération du fichier, il suffit ensuite de cliquer sur le bouton
Fichier. Si la case Envoi automatique est cochée le fichier sera non
seulement généré à l’emplacement désigné dans la zone Fichier de sortie,
mais il sera également transmis à l’adresse e-mail renseignée en
paramétrage complémentaire (le choix entre l’une ou l’autre des adresses
s’effectuant selon que la case Fichier test est cochée ou non.
Remarque : pour que l’envoi automatique puisse être effectué il faut
naturellement qu’un logiciel de messagerie soit présent sur le poste.
Le bouton Aperçu permet de visualiser la DUCS à l’écran sous une
présentation de type DUCS papier et d’éventuellement l’imprimer.
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Si la case Modification autorisée est cochée, l’écran intermédiaire suivant
apparaît lors de la génération du fichier (ou de l’aperçu) :
Exemple de rajout d’une régularisation en Modification.
Sur cet écran, il est possible de modifier le contenu de la DUCS (par
exemple de rajouter une régularisation, un acompte, de modifier les effectifs
de supprimer une ligne à l’aide des touches CTRL et Suppr, de rajouter une
ligne à l’aide de la touche Inser…).
Le fichier généré tiendra compte des modifications apportées lors de la
visualisation.
Remarque sur le Siret du centre ASSEDIC :
Nous insistons ci-après, sur le numéro Siret du centre ASSEDIC à qui
s’adresse le fichier EDI de vos cotisations. Temporairement, les ASSEDIC
demandent lors de la conception du fichier à la norme COPLAT (norme
retenue par Pégase 3), de renseigner une codification spéciale dans ce
numéro de Siret. Il s’agit d’une mesure provisoire, qu’il est convenu de
respecter lors des premières années d’utilisation de l’EDI.
Deux remarques importantes :
Au niveau de l’enregistrement MR1
L’enregistrement MR1 est un enregistrement obligatoire dans le fichier
DUCS EDI. Il permet de renseigner diverses informations concernant le
centre ASSEDIC auquel s’adresse la déclaration des cotisations.
Dans cet enregistrement, il existe une zone intitulée ‘Identification de
l’intervenant’, en position 7, qui normalement, doit correspondre au numéro
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du centre ASSEDIC. Pour l’instant, ce numéro de Siret doit être renseigné
par la codification :
H02S000DUCS
Et ce, quelque soit le centre à qui s’adresse votre déclaration.
Pour cela, vous devez renseigner cette codification, dans la zone ‘SIRET’ de
votre centre ASSEDIC, en sélectionnant Fichier, Tables diverse, Centre de
cotisation, Onglet : ASSEDIC
Recherchez votre centre et renseignez le code imposé :
Remarque : la version 1.37(1) disponible en novembre 2003, intègre la
fonction suivante : si le numéro Siret du centre ASSEDIC n’est pas
renseigné, par défaut, lors de la conception du fichier, Pégase 3 saura
renseigner la codification H02S000DUCS automatiquement dans
l’enregistrement MR1.
Au niveau de l’enregistrement DEB
L’enregistrement DEB est un enregistrement obligatoire dans le fichier
DUCS EDI. Il s’agit du tout premier enregistrement du fichier EDI.
Dans cet enregistrement, il existe une zone intitulée ‘Identification du
récepteur’, en position 43. Pour la DUCS EDI des ASSEDIC, cette zone peut
prendre deux valeurs :
H02S000DUCS dans le cas de la conception d’un fichier par
un client utilisateur (fichier test ou fichier réel).
H03S000DUCS dans le cas de la conception d’un fichier test
par l’éditeur du logiciel (en l’occurrence Micromégas).
Il est inutile de renseigner ce code dans Pégase 3. Votre logiciel saura
sélectionner le code correspondant, en fonction du type de fichier que vous
concevez (fonctionnement disponible à partir de la version 1.37(1)).
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Rappel : pour concevoir un fichier test, vous devez cocher la case ‘Fichier
test’ lors du traitement, dans le pavé ‘Paramétrage complémentaire’.
Attention : si vous cochez la case ‘Fichier test’ à tort, ceci risque de
provoquer le rejet de votre fichier pour le motif suivant : le codage de
l’identifiant du récepteur de l’échange, n’est pas conforme à la norme des
fichiers COPLAT.
Remarque sur le type de bordereau
Dans Pégase 3, la codification du type de bordereau est automatique : le
logiciel le détermine en fonction de l’organisme, de la périodicité de la
déclaration et du nombre d’établissements déclarés. Il n’y a aucune
intervention manuelle de la part de l’utilisateur (pas de paramétrage
particulier à mettre en place).
Le type de bordereau est présent dans le fichier EDI, au niveau du premier
enregistrement du fichier, l’enregistrement DEB (Positions 148 à 150) –
Zone alphanumérique de trois caractères.
Le type de bordereau dans le fichier EDI peut récupérer l’une des valeurs
suivantes :
Si l’entreprise déclarée est mono établissement :
-
-
le code 920 si l’on demande une DUCS pour les bulletins non clôturés,
une DUCS trimestrielle, une DUCS de date à date ou une DUCS de
période à période ;
le code 922 si l’on demande une DUCS annuelle.
Si l’entreprise compte plusieurs établissements :
-
-
le code 921 si l’on demande une DUCS pour les bulletins non clôturés,
une DUCS trimestrielle, une DUCS de date à date ou une DUCS de
période à période ;
le code 923 si l’on demande une DUCS annuelle.
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Pégase 3 Le fichier DUCS EDI des ASSEDIC

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