récolement et gestion de l`espace

RANGER, MESURER, COMPTER, ÉVALUER,
ORGANISER LES FONDS D'ARCHIVES
RÉCOLEMENT ET
GESTION DE L'ESPACE
Stage technique international d'archives
19 avril 2011
Un peu de vocabulaire...
- magasin : local où sont rangées des archives
- rayonnage : terme générique qui désigne les meubles de rangement des
archives
- épi, travée, tablette :
travée
Épi (double face)
tablette
- rayonnage fixe / rayonnage mobile : les épis des rayonnages mobiles se
déplacent sur rails pour optimiser l'espace mais attention à la résistance au sol
- meuble à plans : pour rangement à plat des docs grands formats
- format ou rangement à la française / à l'italienne :
à la française = petit côté de la boîte sur la tablette (ex : pour les registres)
à l'italienne = grand côté de la boîte sur la tablette (permet d'optimiser le
rangement si profondeur de tablette est suffisante)
- refoulement : décalage, resserrement des unités de conservation sur les
tablettes des rayonnages afin d'améliorer le rangement et de réorganiser les
espaces vides.
Quelques recommandations
=> numérotation des magasins et des rayonnages pour permettre de donner
une adresse topographique à chaque unité matérielle (boîte, registre, etc)
- numérotation des épis en continu / magasin
- numérotation des travées en continu / magasin
- numérotation des tablettes en continu / travée (car
nbre de tablettes peut varier en cas de retablettage)
=> surface maxi d'un magasin : 200 m²
travée : 2,20 m de hauteur (6 niveaux de tablettes)
tablette : 1 m à 1,20 m de large ; 0,30 à 0,40 m de
profondeur ; 100 à 120 kg de résistance
allées de circulation : 1 à 1,20 m
allées de desserte : 0,70 à 0,80 m
=> résistance au sol des magasins :
avec rayonnages fixes : 900 kg / m²
avec rayonnages mobiles : 1300 kg / m²
=> la cote est une identification unique : ne pas attribuer
la même cote à deux unités matérielles différentes,
éviter au maximum de recoter (sauf cas de cotes
provisoires), ne pas réattribuer les cotes (même si elles
sont « vacantes », car liens avec les instruments de
recherche)
Quelques principes de rangement
=> proximité de la salle de lecture pour les documents le plus souvent communiqués
et pour les grands formats
=> utiliser des « fantômes », fiches de déplacement et de renvoi pour expliquer
l'absence de certains documents
=> utiliser des étiquettes spécifiques pour garantir une bonne manipulation des boîtes
et signaler un mode de rangement spécifique (ex : documents avec sceaux ou plaques
de verre à ranger à plat)
=> plusieurs types de rangement des archives :
- dans l'ordre des cotes autant que possible. Sur une
grande échelle, ça n'est possible que pour les fonds clos sinon nécessité de
refoulements récurrents si la place laissée est insuffisante
- rangement éclaté ou en continu dans l'ordre d'arrivée
des fonds, selon espaces vides disponibles
- rangement par DUA selon les rythmes
d'élimination
- rangement par formats, par supports
(ex : cartes et plans, audivisuel)
=> un récolement permanent est
indispensable pour s'y retrouver !
RÉCOLEMENT
Du bienfait du
récolement ... !
Dans la vie d'un archiviste, le
récolement est essentiel et
incontournable.
Point de départ de toute activité
archivistique, c'est une étape
cruciale qu'il ne faut pas
négliger.
Un récolement bien conçu
permet de gagner du temps par
la suite.
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Définitions
Pour faire court => recensement des archives dans l'ordre où on
les trouve
● « Vérification systématique, lors de la prise en charge d'un service ou à
date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l'ordre
des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont
conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche
existants » (Abrégé d'archivistique)
● « Opération consistant à dresser la liste topographique des articles
conservés dans un service d'archives ou un fonds. Désigne aussi
l'opération destinée à vérifier l'intégralité des fonds et collections d'un
service d'archives périodiquement ou lors du changement de
responsable d'un service d'archives » (site internet PIAF)
Des notions et des temporalités différentes, chaque
récolement est unique car il correspond aux besoins
propres de chaque service ou de chaque opération.
Mais il existe des principes communs à tout
récolement...
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Quelques principes
● un récolement se fait sur la base de
l'organisation des espaces de conservation
des archives donc selon un principe
topographique
● l'unité d'un récolement est généralement
la cote ou l'intervalle de cote (attention
aux cas particuliers des cotes groupées et
des cotes fractionnées => réalité qui
contrecarre la théorie une unité
intellectuelle = une unité matérielle)
● le choix des champs à renseigner et des
termes utilisés est très important. Un
vocabulaire contrôlé pour permettre une
exploitation statistique (maximum de
menus déroulants avec listes fermées)
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Dans quels cas faire un récolement ?
- pour trouver plus facilement et plus rapidement les archives (surtout
en cas de classement et rangement continus)
- pour connaître le volume exact des archives conservé (mètres
linéaires)
- pour connaître la répartition des fonds par séries, sous-séries,
versements...
- pour évaluer l'état de conservation des archives et de leur
conditionnement (et permettre ensuite d'organiser les opérations
de(re)conditionnement, restauration, microfilmage, numérisation...
et/ou d'améliorer la conservation préventive)
- pour organiser des opérations de tris et d'éliminations en cas
d'archives intermédiaires (ex : champ « sort » avec élimination, tri,
conservation)
- pour évaluer l'état de classement des fonds d'archives (et permettre
ensuite d'organiser les travaux de classement)
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- pour lister les déficits et lancer les recherches autour de ces
disparitions (confrontation avec les instruments de recherche
existants)
- pour retrouver des archives égarées en raison de leur mauvaise
réintégration ou de leur mauvais rangement (puisque l'on passe
partout)
- pour organiser déménagements, réaménagement de locaux,
mouvements et transferts d'archives
- pour calculer et gérer l'espace encore disponible dans les
magasins, pour optimiser et rationaliser l'espace, pour gérer
l'équipement en rayonnages
- etc.
Bref, des utilisations très variées,
deux notions complémentaires =
une opération ponctuelle (dans la saisie des données)
+ la notion de récolement permanent
(maintien à jour des données collectées)
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Le récolement est une opération réglementaire :
- pour les services d'archives des collectivités territoriales, le récolement
est une obligation prescrite par le décret n°88-849 du 28 juillet 1988
relatif au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives
des collectivités territoriales (cf circulaire DAF AD 97- 4 du 1er sept
1997)
- pour les services d'archives communales (cf arrêté interministériel du
31 décembre 1926 et instruction DAF/DPACI/RES/2008/004 du 14
mars 2008)
Quand ? Dans l'année qui suit la prise de fonction du responsable des
archives (AD : le directeur, AM : le maire, AR : le Pt du Conseil
régional) ou qui suit le déménagement
=>Le procès verbal de récolement
tient lieu de prise en charge des
archives d'un point de vue légal
Le récolement n'est en revanche pas obligatoire pour les
services d'archives nationaux
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Le récolement d'arriéré
Lorsque les archives ne sont pas gérées et
qu'aucun état n'existe, le récolement d'arriéré
est la première étape de prise en main.
Objectif principal : décrire sommairement le
contenu de chaque unité documentaire
(dossier, boîte, liasse...) dans l'ordre où on les
trouve afin d'identifier les durées d'utilité
administrative (DUA) des documents et
d'organiser les tris et les éliminations.
Ce récolement sert ainsi de base à
l'élaboration d'un tableau de gestion/de
conservation (complété par un dialogue
étroit avec les services producteurs de ces
archives) ainsi qu'au classement des archives
définitives.
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Un cas pratique :
LE RÉCOLEMENT
DES FONDS
AUX ARCHIVES
NATIONALES (site de Paris)
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Contexte de l'opération
Le récolement a été lancé en 2005 dans le but de préparer
et d'organiser :
• Le déménagement d'une partie des fonds vers le futur centre
des Archives nationales de Pierrefitte-sur-Seine (archives
postérieures à la Révolution)
=> à partir d'avril 2012
• Le redéploiement des fonds restant à Paris
(archives de l'Ancien régime, Minutier central
des notaires de Paris)
=> dès que les premiers fonds seront transférés
à Pierrefitte
• L'alimentation du futur système
informatique des AN (SIA) => fin 2012
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Objectifs et besoins
Avoir un outil unique pour localiser de façon précise chaque
boîte, registre, portefeuille, etc ( = unité de
conditionnement (UC) , basée sur la cote, localisée à la
tablette)
Connaître le métrage exact des fonds et leur répartition
(grâce aux dimensions de chaque UMC)
Retrouver des « disparus », constater les nouveaux
« disparus » et lancer les enquêtes
Évaluer les besoins de (re)conditionnement, de restauration
et préparer les chantiers des fonds
Connaître les dimensions de toutes les tablettes et de toutes
les UC pour organiser les mouvements et refoulements
internes d'ici les déménagements tout en sachant ce qu'il
reste comme espace vide (très précieux en cas de locaux
saturés, gestion très fine de l'espace)
Préparer et mettre en œuvre les déménagements
Avoir un outil qui permette une migration des données
Récolement des AN de 1896
vers le futur système informatique des Archives nationales
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(SIA : système d'information archivistique)
Organisation et moyens
Qui ? => pilotées par le Département de la conservation, les opérations de récolement ont
été réalisées en interne et se sont déroulées sur un an et demi. Tout le personnel scientifique et
technique du site a participé au récolement (environ 200 personnes à raison de 12 j./personne,
rythme de trois équipes de deux personnes par jour)
Quel outil ? => une base de données « maison », sous Access 97,
fut conçue en interne par le Département informatique et le
Département de la conservation. Saisie des données sur ordinateur
portable
Quel écho ? => pour que chacun puisse suivre les
avancées de cette opération de mobilisation générale, un petit
journal intitulé les Échos du récolement a été créé. Sur un ton
décalé et humoristique, le journal s'est progressivement étoffé
en abordant les thèmes plus généraux de la conservation
(cf rubrique des conseils de Monsieur Conservation)
(tous les numéros des Échos du récolement sur
http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/echos-recolement.html
Depuis ? => les vérifications et les mises à jour des données sont toujours en cours.
Quelques sessions ponctuelles sont organisées au gré des versements, des entrées, des
(re)conditionnements, des recotations, etc. Un système de fiche de mise à jour permet
également aux sections d'informer le DC de tout changement ou nouveauté
=> récolement permanent
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Résultats :
Aujourd'hui, le site parisien des Archives nationales, c'est :
-> 86 km linéaires de documents
-> 720 000 UC
-> 250 magasins
-> 100 000 tablettes
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Copie d'écran de la base Récolement
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Limites
• Si l'on considère ce récolement par rapport au récolement réglementaire
des services d'archives des collectivités territoriales (cf circulaire AD 97-4 du
1er sept 1997), on peut noter certaines limites :
=> les boîtes ne sont pas ouvertes donc :
- l'état sanitaire des documents conditionnés n'est pas pris en compte d'où la
réalisation d'une évaluation sanitaire par échantillonnage organisée à la suite
du récolement
- en cas de cotes groupées, on ne peut vérifier la présence de tous les articles
- l'état de classement des fonds n'est pas pris en compte
(mais en cas de fonds non coté ou de cotes provisoires
= utilisation de la zone préfixe de la cote)
• Cas du récolement des cartes et plans : dimensions
difficiles à gérer (toujours un casse-tête, la circulaire de
1997 écarte le sujet)
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La suite : déménagement réel des
archives et déménagement virtuel
des données ...
Fin avril 2010 : les données de la Base
récolement ont migré vers l'Outil autonome de
déménagement (OAD).
Fin 2012 : les données de l'OAD vont migrer vers le SIA
(Système d'Information Archivistique). Ce système
gèrera les trois sites des AN, de la collecte des archives
à leur communication en passant par la gestion des
espaces de conservation.
Dans le SIA, de nouvelles fonctionnalités sont mises en
place pour la gestion de l'état de conservation des
documents comme par exemple les traitements
physiques à prévoir pour chaque article (désinfection,
restauration, etc), l'historique de ces traitements... On
pourra également qualifier l'état sanitaire des
documents ainsi que l'état de conservation de son
conditionnement (ce que l'on ne pouvait pas faire
jusqu'à présent)
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Merci de votre attention !
Contact :
Anysia L'Hôtellier
Département de la conservation
[email protected]
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