Etude Comparative entre Alfresco Share et MS SharePoint

Etude Comparative entre Alfresco Share et MS SharePoint
AUTEUR
DATE
4 OCTOBRE 2011
STARXPERT
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1.0
© StarXpert 2011 STARXPERT – Siège social : 100, rue des Fougères 69009 Lyon – Tel 01 75 57 84 80 – [email protected]
ÉTUDE COMPARATIVE ENTRE ALFRESCO SHARE ET MS SHAREPOINT
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Sommaire
1 Introduction...............................................................................................3
2 SharePoint................................................................................................3
2.1 Les raisons de la popularité de SharePoint ...................................... 3
2.2 Les points faibles de SharePoint ...................................................... 4
2.3 Critiques des utilisateurs envers SharePoint ....................................4
2.4 Modèles de Licences Microsoft........................................................ 4
3 Alfresco Share.......................................................................................... 5
3.1 Les raisons de la popularité d'Alfresco Share .................................. 5
3.2 Les avantages d'Alfresco Share ....................................................... 5
3.3 Intégration d'Alfresco Share avec SharePoint .................................. 6
3.4 Modèles de Licences Alfresco.......................................................... 6
4 Conclusion................................................................................................7
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1 Introduction
Comparer SharePoint et Alfresco n'est pas aisé car les deux solutions sont très différentes. C'est
néanmoins la tâche à laquelle tout DSI doit s'atteler lors d'un projet de Gestion de Contenu d'Entreprise.
Aussi ce document se propose d'examiner les arguments en faveur de chaque solution.
2 SharePoint
Les fonctionnalités de SharePoint 2010 couvrent de multiples domaines : business intelligence,
collaboration et gestion de contenu, auxquels les utilisateurs peuvent accéder depuis un portail, une
simple recherche, un formulaire ou un workflow, lesquels sont contenus dans un framework .NET.
Microsoft défini SharePoint comme étant une “plate-forme de gestion de l'information et de la
collaboration pour l'Entreprise et le Web”.
Les composants de SharePoint sont :
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Microsoft SharePoint Server 2010 et Microsoft SharePoint Foundation 2010, disponibles depuis
mai 2010
SharePoint Online Cloud service, qui fait partie de Office 365 service
SharePoint Foundation est la version gratuite de SharePoint.
SharePoint Foundation 2010 permet de :
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collaborer aisément et efficacement : il s'agit d'une plate-forme de collaboration et d'une fondation
sur laquelle on peut construire des applications Web. SharePoint Foundation 2010 comporte des
éléments tels que blogs, wikis, espaces et bibliothèques de documents.
Déployer et gérer une infrastructure : SharePoint Foundation fournit des outils permettant
d'accroître la productivité des administrateurs, de surveiller le bon fonctionnement du système et
de gérer la performance du serveur.
SharePoint 2010 apporte de nettes améliorations par rapport aux versions précédentes.
SharePoint 2010 a connu une adoption rapide de la part des entreprises.
2.1 Les raisons de la popularité de SharePoint
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Forte pénétration des produits Microsoft dans les entreprises.
Forte intégration avec les produits Microsoft : Office, Exchange, Project, Lync, Dynamics ERP
Interface similaire aux autres applications Microsoft (le “ribbon”)
Coût d'installation faible de SharePoint Foundation
Relative facilité d'emploi
Couverture fonctionnelle suffisante pour beaucoup d'entreprises
Nombreuses applications tierces et connecteurs disponibles
Couverture médiatique importante
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2.2 Les points faibles de SharePoint
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Coût de licence gratuit ne veut pas dire coût total de possession faible : SharePoint présente de
nombreux coûts cachés et se révèle au final cher à déployer et à faire fonctionner
Les données sont stockées dans des serveurs SQL, ce qui implique une forte dépendance envers
d'autres produits.
Les besoins matériels (serveurs) sont importants, et augmentent avec la montée en charge
SharePoint implique une politique du tout Microsoft, sans possibilité d'intégrer des produits
concurrents moins coûteux
SharePoint a tendance a se développer de manière empirique au sein des entreprises
SharePoint a tendance a être utilisé pour tout faire, y compris pour des fonctionnalités qui ne sont
pas les siennes. La prolifération d'applications tierces rend alors le système difficile à gérer.
2.3 Critiques des utilisateurs envers SharePoint
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SharePoint était censé remplacer le serveur de fichiers classique, or c'est rarement le cas
ROI de SharePoint : coût élevé pour un produit censé être gratuit
SharePoint requiert de nombreuses applications tierces pour pouvoir répondre aux besoins des
utilisateurs
SharePoint 2010 ne résout pas tous les problèmes rencontrés avec SharePoint 2007
La mise à jour vers SharePoint 2010 s'avère très pénible
Les capacités de SharePoint en matière d'archivage, de record management, de WCM, de BPM et de
workflow sont limitées. De plus, SharePoint pose des problèmes techniques et de montée en charge dans
le cas de déploiements décentralisés ou de taille importante.
2.4 Modèles de Licences Microsoft
Les fonctionnalités avancées de SharePoint ne sont disponibles que dans la version payante.
Par ailleurs, le modèle de licences de Microsoft est compliqué. En effet :
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Il existe deux versions du produit : standard ou enterprise.
Il existe différents programmes de licences : Open Value, Open Licence, Select, Enterprise
Agreements, Campus Agreements, Souscription ou Licence Perpétuelle.
SharePoint nécessite deux types de licence : Licence Server et CAL (Client Access
Licence,
en version Core ou Enterprise)
Il est possible d'acheter une licence ou de la Software Assurance.
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3 Alfresco Share
Alfresco Share est une solution collaborative de gestion de contenu. Alfresco Share permet aux membres
d'équipes virtuelles d'enregistrer, de partager et de rechercher des informations contenues dans un
entrepôt Alfresco ou d'échanger avec un expert. Alfresco supporte de nombreux types de documents y
compris aux formats PDF, ODF (OpenOffice, LibreOffice...) et Microsoft Office.
Les documents stockés dans Alfresco sont versionables, classés selon des méta-données, supportant les
recherches simples ou avancées, et consultables selon les droits des utilisateurs. Les membres d'un projet
peuvent communiquer par des fonctionnalités de collaboration moderne : email, wiki, blogs, flux rss.
Alfresco Share est hautement personnalisable pour répondre aux besoins des utilisateurs.
Alfresco Share est déployé dans de nombreuses entreprises en France et dans le monde.
3.1 Les raisons de la popularité d'Alfresco Share
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Prix avantageux
Coût d'exploitation, sans investissement initial en licences d'utilisation : le modèle de souscription
d'Alfresco permet aux clients d'installer un outil de collaboration au sein de l'entreprise sans avoir
à investir en licences d'utilisation, contrairement au modèle traditionnel.
Réutilisation des matériels et logiciels : l'architecture ouverte d'Alfresco permet aux entreprises de
tirer partie de leurs investissements existants en matériels et en logiciels.
Rapidité de mise en œuvre, permettant de répondre rapidement aux besoins des utilisateurs :
Alfresco permet de développer rapidement des applications dont les composants utilisent des
scripts peu complexes et basés sur les standards, contrairement aux applications propriétaires. Les
entreprises ne sont plus enfermées dans une technologie propriétaire ni soumis aux coûts de
maintenance dictés par l'éditeur.
3.2 Les avantages d'Alfresco Share
Alfresco est Open Source
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Respecte les standards
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Innovation perpétuelle
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Évite d'être enfermé dans une technologie propriétaire
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Modèle de licence simple
Alfresco permet plusieurs choix
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Standards ouverts : s'intègre aux autres logiciels sans connecteurs
•
Environnements multiples : Unix/Java & Windows/.NET
•
Choix du Système d'exploitation, de la base de données, du Middleware
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Environnements clients multiples
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Compatible avec les outils existants, tels que Microsoft Office
Alfresco facilite la personnalisation
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Nombreuses APIs
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Définitions basées sur le modèle XML
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Aspects
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Standard J2EE mufti-vendeur et technologies ouvertes
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Profite des compétences internes en JavaScript et REST
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Alfresco a une architecture supportant la montée en charge
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Peut utiliser l'infrastructure de l'entreprise
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Stockage basé sur un système de fichiers
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Meilleure montée en charge, performance et gestion aisée
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Pas de limite de taille de fichiers
Le choix d'Alfresco est facile
•
Possibilité d'essayer la version community avant d'acheter les licences enterprise
•
Modèle de licence simple – coût particulièrement avantageux pour les déploiements concernant de
nombreux utilisateurs
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La licence couvre toutes les fonctionnalités
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Support téléphonique inclus
3.3 Intégration d'Alfresco Share avec SharePoint
Alfresco supporte nativement les protocoles Microsoft existants, en exposant les rouages internes de son
entrepôt à travers CIFS et WebDAV. Alfresco étend ces protocoles en traitant les fichiers en interne
comme des espaces sur lesquels des actions peuvent être effectuées.
Par exemple, ce qui apparaît à un utilisateur comme un simple fichier ou entrepôt est en fait un espace qui
sauvegarde automatiquement et de façon transparente un document et le converti au format PDF.
Alfresco est le premier système de gestion de contenu d'entreprise a implémenter les protocoles Microsoft
Office et Windows SharePoint Services en tant que serveur compatible. Du point de vue du serveur, les
fonctionnalités du nouvel espace de travail du document fonctionnent de la même manière qu'avec
SharePoint – par un protocole de réponse à une requête basée sur SOAP, sur HTTP ou HTTPS.
Les utilisateurs habitués à SharePoint retrouvent le même usage, sauf que le serveur est celui d'Alfresco
au lieu de SharePoint. Les entreprises ont alors le choix de la solution, et peuvent utiliser les protocoles de
SharePoint avec un serveur Linux en backend.
Étant donné qu'il supporte nativement le protocole SharePoint, MS Office fonctionne directement avec
l'entrepôt distant Alfresco d'une manière habituelle aux utilisateurs.
3.4 Modèles de Licences Alfresco
De même qu'avec SharePoint 2010 Foundation, il existe une version sans coût de licence : Alfresco
Community.
Alfresco Share est également disponible en version supportée : la version Enterprise.
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4 Conclusion
•
SharePoint est largement déployé dans les entreprises
•
Cependant, SharePoint Foundation ne suffit pas pour répondre aux besoins des utilisateurs, en
dehors de cas d'usages simples
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SharePoint est cher comparé à Alfresco, en particulier pour les déploiements importants
•
Alfresco est un produit performant, simple d'utilisation, hautement personnalisable, avec tous les
avantages d'une solution open source
•
Alfresco supporte le protocole SharePoint et représente une véritable alternative à SharePoint