La rentabilité d`une action de formation

TutoFOP : la formation de formateurs à la carte
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La rentabilité d’une action de formation
Les produits
Au sens strict les produits sont les flux sortant de l’entreprise et enregistrés au compte
de résultat dans les comptes 7 du plan comptable.
Les produits sont composés de :

Ventes de marchandises

Vente de produits ou de services

Accroissement des stocks de produits finis

Investissements corporels ou incorporels faits par l’entreprise par la mise en
œuvre de ses moyens propres

Subventions d’exploitation

Produits financiers

Produits exceptionnels
Dans le cadre d’une action de formation les produits sont essentiellement constitués de
vente de services et de subventions d’exploitation.
Les charges
Les charges sont toutes les consommations mises en œuvre par le centre sur une
période.
Les charges sont enregistrées dans la classe 6 du plan comptable général.
On distingue :

Les charges d'exploitation normales et courantes sont enregistrées sous les
comptes " Achats ", " Autres charges externes ", " Impôts, taxes et
versements assimilés ", " Charges de personnel " et " Autres charges de
gestion courante ".

Les charges rattachées à la gestion financière figurent sous le compte
" Charges financières ".

Les charges relatives à des opérations exceptionnelles sont inscrites sous le
compte " Charges exceptionnelles ".

Le compte " Dotations aux amortissements et aux provisions " qui enregistre
les amortissements des immobilisations. A noter que les achats
d’investissements ne sont pas enregistrés dans les charges.
Comptabilité générale et comptabilité analytique
L’enregistrement des produits et des charges en comptabilité générale permet de
calculer le bénéfice de l’entreprise. Mais ce bénéfice (ou perte) est un calcul très global
qui ne permet pas de distinguer l’évolution des dépenses par secteur, par activité.
Il faut pour comprendre précisément l’évolution des coûts effectuer une autre
classification : c’est la comptabilité analytique.
La comptabilité analytique va classer les charges en différentes catégories (fixes,
variables, directes…) et s’appuyer sur plusieurs méthodes (coûts complets, méthode
ABC…) pour obtenir des indicateurs de l’évolution, par type de produit ou par secteur
de l’entreprise, des charges, et des produits.
Si la comptabilité générale renseigne sur la santé financière de l’entreprise, la
comptabilité analytique permet une gestion fonctionnelle et prévisionnelle.
La comptabilité générale, qui a une finalité fiscale, obéit à des règles précises et
obligatoires dans le cadre du plan comptable.
Pour s’adapter à chaque organisation, les affectations et les calculs de la comptabilité
analytique sont laissés libres. Cependant les résultats globaux de la comptabilité
analytique doivent être cohérents avec ceux de la comptabilité générale.
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Les charges fixes
Les charges fixes sont liées à la structure de l’entreprise. Elles sont indépendantes du
niveau d’activité.
Les charges fixes sont constantes par rapport à la production, ou tout au moins ne
varieront que par paliers de production comme par exemple, l'amortissement des
immobilisations, les primes d'assurance, les charges relatives à l'informatique, le
personnel technique et administratif...
Il faut bien noter que ces choix, fixes et variables, sont décidés localement par
l’organisation qui construit sa comptabilité analytique. Par exemple on peut considérer
qu’un formateur en CDI à temps plein est une charge fixe, car même si il n’y a pas de
formations, on doit le payer. Ce même formateur peut être considéré comme une
charge variable, car en cas d’augmentation de l’activité, ce formateur va effectuer des
heures supplémentaires.
Les charges variables
Les charges variables sont liées au volume d’activité. Les charges variables sont
l’inverse des charges fixes.
Dans le cadre d’une action de formation les charges variables sont souvent :

Les temps de travail des formateurs

Les photocopies

Les ouvrages ou documents d’autoformation

Les frais d’équipement (vêtements de sécurité…)

Autre ?
Les charges directes et indirectes
La distinction des charges fixes / variables se fait par rapport au volume d’activité.
Les charges directes et indirectes se distinguent par l’attribution à une action.
Les charges directes sont les charges qui sont affectées sans ambigüité et sans calcul
intermédiaire au coût d'un bien ou d'un service déterminé.
Les charges indirectes sont les charges qui sont impossible à affecter sans faire des
calculs intermédiaires pour déterminer le coût d'un bien ou d'un service.
Pour une action de formation les charges directes peuvent être :

Le temps des formateurs intervenant sur cette action

Les photocopies (s’il y a un code par formation à la photocopieuse)

Des revues et ouvrages au CDI CDR qui ne concernent qu’une formation
(formation unique dans une filière)

Des frais de voyage d’étude ou de déplacement pour une formation

Des intervenants extérieurs

Des frais de fournitures et de matériels spécifiques à l’action

Autres ?
On peut aussi parler de charges spécifiques qui sont des charges directes, mais qui en
plus ne concernent qu’une action particulière, qu’un groupe, qu’une modalité de
formation… Par exemple un groupe en FOAD consomme un abonnement à un système
de visioconférence. C’est une charge directe, spécifique à ce groupe.
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La méthode des coûts complets
Cette méthode est la plus classique. Elle est surtout basée sur l’utilisation des charges
directes et indirectes. Ainsi, pour une action de formation, on va considérer des
charges directes (faciles à repérer) et des charges indirectes, qui vont devoir subir des
« traitements » avec des clés de répartition, comme le montre le schéma ci-dessous.
En fait cette méthode est lourde et demande des enregistrements détaillés de tous les
éléments…
Elle est également arbitraire. Les clefs de répartition qui doivent régler la ventilation
des sections ne sont pas toujours évidentes à imaginer et encore moins à constater.
Ce qui aboutit à des constructions parfois bancales et peu significatives. Par exemple
comment affecter précisément le coût du secrétariat administratif à une action de
formation ou à un apprenant ?
Les pratiques des organismes de formation
Une importante étude avait été menée en 2002 sur les coûts de la FOAD. Ce document
est accessible en ligne sur le site de Centre Inffo. Ces auteurs présentent ainsi les
pratiques issues des charges fixes et variables : « Le modèle de référence est un
modèle souvent présenté de manière simpliste en supposant les coûts fixes et les
coûts variables unitaires totalement indépendants du niveau d’activité. Le responsable
formation doit alors s’interroger sur le niveau d’activité (seuil de rentabilité ou point
mort ou chiffre d’affaires critique) lui permettant d’atteindre au minimum R = 0 soit
une opération blanche ».
L’appréciation sur la méthode des charges directes et indirectes n’est pas meilleure :
« Globalement les productions s’appuyant sur ce modèle ne nous apportent aucune
précision. A contrario, un certain nombre de calculs erronés nous sont proposés ».
Sans vouloir généraliser, on arrive souvent dans les centres de formation à établir
quelques indicateurs qui permettent un calcul global de la rentabilité :

Coût moyen de l’heure stagiaire : Total des charges du centre / Nombre
d’heures stagiaires

Coût du formateur à l’heure stagiaire : Total des charges de formateur/
Nombre d’heures stagiaires

Coût horaire des charges fixes : Total frais généraux hors heures formateurs /
Nombre d’heures stagiaires

Recette horaire : Total des recettes liées à la formation / Nombre d’heures
stagiaires

Rentabilité de l’action de formation : Recette horaire - Coût moyen de l’heure
stagiaire
On voit que ces pratiques sont assez globales, produisent des données « moyennes »,
et surtout elles ne sont pas adaptées à la mise en œuvre d’actions nouvelles et de
dispositifs complexes.
La notion d’investissement dans un dispositif de formation
Au terme courant d’investissement correspond le terme comptable d’immobilisation.
On distingue :
Les immobilisations corporelles : Il s'agit de biens de toute nature acquis ou créés par
l'entreprise pour être utilisés de façon durable comme instruments de travail. C'est
donc leur destination et non leur nature qui fait de ces biens des immobilisations.
Les immobilisations incorporelles : ce sont les frais de création d’entreprise, les frais
de recherche et développement ainsi que les licences, brevets…
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Traditionnellement, le monde de l’éducation et de la formation est peu concerné par la
notion d’investissement. Dans le secteur public, les bâtiments, équipements et
matériels ont été financés par des fonds publics (Etat, Conseil Régional…), ainsi
l’établissement gère principalement du fonctionnement : recettes, dépenses de
fonctionnement, main d’œuvre…
Deux tendances de fond viennent ébranler ce système :

L’augmentation des travaux d’ingénierie de formation

La production de dispositifs individualisés avec travail en autoformation,
accessibles en centre ou à distance, appelés aussi FOAD (Formation Ouverte
et/ou A Distance)
Ces deux activités sont des investissements au sens où :

Elles engagent des ressources financières qui ne sont pas immédiatement
productives

Elles vont êtres utilisées pour plusieurs cycles de production, donc amorties

Elles peuvent faire l’objet d’un budget spécifique, d’investissement
On voit donc apparaître de plus en plus des budgets d’investissements qui vont
générer des montants annuels d’amortissement.
La complexité des dispositifs nouveaux (FOAD)
Les centres de formation diversifient leurs activités (VAE) et mettent en œuvre des
formations « complexes » avec des pratiques d’individualisation, de formation à
distance, de tutorat en entreprise…
La FOAD amène, avec ses particularités, à interroger une nouvelle méthode de calculs
de coûts. Frédéric Haew dit clairement sur son blog que par rapport à un système
classique de formation, en groupe et en salle, la FOAD questionne :

Les temps d’ingénierie

Les temps de productions de ressources

Les notions de droits d’auteur

Les investissements en équipements informatiques, matériels et logiciels

Les temps administratifs d’élaboration de solutions individualisées

Les temps de tutorat en centre et à distance

La distinction entre temps d’enseignement et temps d’apprentissages

La notion d’investissement dans un dispositif par rapport aux coûts renouvelés
à chaque groupe en présentiel

La distinction entre production et distribution du dispositif

…
Les centres de formation se posent régulièrement la question de la rentabilité de la
FOAD.
C’est souvent la méthode des coûts complets qui est utilisée. Comme on ne dispose
pas des enregistrements très précis des charges directes on affecte des temps
d’ingénierie, des temps de formateurs, des fournitures, des frais généraux moyens,
auxquels on ajoute une part de frais administratifs supplémentaires…
On voit bien la limite de ce système :

On ne s’attache pas à décrire les activités mises en œuvre, car le dispositif est
jugé « complexe »

On affecte sur la partie en FOAD un ensemble de coûts, plus ou moins justifiés

On affecte au stagiaire des coûts indirects, comme si le traitement d’un
stagiaire « en FOAD » augmentait de fait les dépenses des services
administratifs

On ne sait pas chiffrer toute la partie liée aux investissements du dispositif.
Il est utile d’étudier une autre méthode, davantage adaptée à gérer ce genre de
dispositif.
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La méthode ABC : Les coûts basés sur les activités.
La méthode ABC (Activity Based Costing) diffère de la méthode usuelle de comptabilité
analytique en rattachant directement les coûts des ressources consommées aux
activités. Celles-ci sont ensuite reliées aux produits qui les consomment.
La méthode ABC, appliquée au contexte de la formation, peut se dérouler en plusieurs
étapes :
Effectuer un inventaire d’activités : Une fois validée par les acteurs du dispositif,
cette description des activités va constituer la base de travail d’imputation des charges
directes et indirectes. L’objectif étant de repérer au maximum les charges directes.
Distinguer l’activité marginale et l’activité courante : La FOAD permet d’accueillir
un apprenant individuel, ou de fournir à quelques individus une adaptation du
parcours. C’est dans ce cas une activité « marginale » qui ne génère pas d’effet de
palier d’augmentation des charges fixes. Un apprenant dans ce cas supporte les
mêmes charges indirectes que les autres stagiaires. Il ne faut pas, par excès de zèle,
intégrer des coûts qui sont déjà pris en charge globalement par l’établissement. Par
exemple les dépenses liées au CDI – CDR sont déjà portées par le centre, un
apprenant en FOAD supplémentaire n’a pas à supporter une part de ces frais
généraux. De même l’accueil d’un candidat et l’élaboration d’un parcours de formation
par un chargé d’ingénierie ou un service administratif est effectué couramment pour
les stagiaires non FOAD. L’apprenant FOAD ne devra supporter que les travaux
vraiment spécifiques et supplémentaires (PIF, temps de contact d’un centre
producteur…).
Si la FOAD devient une activité importante du centre (temps d’autoformation
importants en CDR, groupe complet d’apprenants à distance…), il peut y avoir un effet
de palier dans l’augmentation des charges fixes. Ces frais généraux supplémentaires
seront alors affectés à l’heure apprenant ou à l’heure formateur.
Valoriser les investissements : Il faut distinguer les temps qui relèvent de la
production d’un dispositif des temps de mise en œuvre. Les investissements doivent
être évalués (temps, matériels spécifiques) et amortis sur une durée. Parfois les
investissements d’ingénierie ou de FOAD sont financés par le commanditaire ou les
institutions. Pour prendre en compte ces financements de manière simple on peut
faire : Autofinancement de l’investissement = Investissement – Financement
extérieur. Dans ce cas on amortit seulement l’autofinancement du centre. C’est cette
valeur d’amortissement qui sera prise en compte dans le calcul de coûts.
Valoriser les temps consommés : Les coûts de main d’œuvre sont calculés à partir des
temps passés sur chacune des activités, valorisés par le coût salarial (Brut + Charges
patronales) des acteurs du dispositif.
Valoriser les fournitures spécifiques : Cela concerne toutes les fournitures
directement affectables : Photocopies, achats de documents, de modules sur plate
forme, d’inscription sur plate forme, frais de déplacements ou d’hébergement,
matériels spécifiques… Certaines fournitures peuvent concerner plusieurs dispositifs ou
plusieurs apprenants. Par exemple la location d’une plate forme de formation peut être
ventilée par le nombre d’utilisateurs, par le nombre de formations utilisatrices…
Calculer les recettes du dispositif : On prendra en compte toutes les recettes
d’exploitation : montant de la prestation, financements complémentaires (personnels,
FSE…). Subvention de fonctionnement…
Calculer la marge du dispositif : On peut ainsi calculer la rentabilité d’une action de
formation, quelle que soit la complexité de son organisation.
Les recettes ou chiffre d’affaires
Le chiffre d'affaires représente la production (biens et/ou services) vendue et facturée
par une entreprise sur une période déterminée. Dans le cadre d’une comptabilité
analytique, nous pouvons considérer que les termes chiffres d’affaires, recettes et
produits se confondent pour désigner l’argent qui rentre pour une action donnée.
Les recettes de fonctionnement d’une action de formation peuvent être composés de :

Financements publics : Conseil Régional, Etat

Financements
des
professionnelles)

Financements par les entreprises

Autofinancements par l’apprenant
OPCA
(Organismes
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collecteurs
des
branches
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
Frais d’inscription, de dossier, de formation

Vente de produits ou de services produites lors de la formation

Autres ?
Il peut être utile de bien distinguer les financements par apprenant pour faire une
recette globale pour l’action et une recette moyenne par apprenant.
Marge brute et marge nette
Le terme de marge est synonyme de bénéfice.
La marge brute est un premier niveau de bénéfice :
Marge Brute = Chiffre d’affaires – Charges variables
La marge nette est le bénéfice net réalisé
Marge Nette = Chiffre d’affaires – Charges variables – Charges fixes
Marge Nette = Marge Brute – Charges fixes
La marge brute est souvent utilisée dans le secteur commercial pour calculer la
différence entre le prix d’achat et le prix de vente. Cette marge est bien connue
également dans le secteur agricole.
Le calcul de la marge nette

Il faut faire la différence entre recettes et dépenses.

Pour les recettes, le calcul est souvent assez simple.

Pour les charges c’est plus délicat. Avec la démarche ABC, basée sur les
activités, on va plutôt s’intéresser aux charges directes, celles qui sont
directement liées aux activités effectuées pour l’action de formation. On va
chercher les charges spécifiques à l’action.
Ces charges directes peuvent être variables ou fixes :
Variables :

Les temps de travail des formateurs

Les photocopies

Les ouvrages ou documents d’autoformation
Fixes, mais spécifiques :
La location d’une plate forme de formation pour 100 apprenants par an. Une action de
formation avec 15 apprenants va consommer 15 % de l’abonnement annuel à cette
plate forme.
Viennent ensuite les charges indirectes (frais généraux)
Ce sont toutes les charges fixes qui ne sont pas spécifiques de l’action. Elles sont
souvent exprimées en €/ heure stagiaire ou €/heure formateur.
Toutes les charges qui ne sont pas strictement directes ou spécifiques vont en charges
indirectes.
Pour bien distinguer les charges, les questions à se poser sont :

Cette charges est elle vraiment consommée lors de l’activité ? (Charge directe)

Cette charge est elle utilisée par d’autres actions ? (Charge spécifique)

Cette charge n’est elle pas déjà comptée dans les frais généraux ? (effet de
palier des charges fixes)
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Par exemple :

Le temps formateur : charge directe

Le temps passé par le secrétariat administratif : charge indirecte, (frais
généraux)

Le temps de tutorat par l’animateur du CDR : charge indirecte (frais généraux)

L’élaboration du protocole individuel de formation par l’animateur CDR : si ce
travail ne rentre pas sur son temps d’animateur CDR, mais est considéré
comme une action d’accueil – ingénierie supplémentaire, c’est une charge
directe spécifique.

Le chauffage consommé par un apprenant supplémentaire au CDR ? : Frais
généraux, et sans effet de palier !
Le seuil de rentabilité
Seuil de rentabilité : Volume d'activité, exprimé en chiffre d'affaires ou en quantités
vendues, pour lequel l'entreprise couvre tout juste ses charges ; elle ne réalise alors ni
bénéfice ni perte.
Dans le domaine de la formation, le seuil de rentabilité va souvent être exprimé en
nombre d’apprenants : combien d’apprenants au minimum pour couvrir les charges ?
Le calcul du seuil de rentabilité exprimé en quantité (SR N).
La formule est la suivante :

SR N = Total des Charges Fixes / Marge Brute Unitaire

(MB unitaire = Prix de vent unitaire – Charges Variables unitaire)
Exemple : Seuil de rentabilité d’un investissement
Un investissement en formation est amorti sur 5 ans pour un montant annuel de 3 000
€. Combien faut-il d’apprenants par an pour couvrir cet amortissement ? (dans ce cas
l’amortissement représente le total des charges fixes).

Prix de vente de cette formation : 7 € / heure

La durée de cette formation est de 100 heures

Le chiffre d’affaires est de 700 € par apprenant

Marge brute unitaire : en général les charges variables d’un centre de
formation représentent 70 % du total des charges. La marge brute peut être
estimée à 30 %.

MBU = 700 x 30% = 210 €

SR N = 3 000 / 210 = 14,28
Il faut 14 apprenants par an pour rentabiliser cet investissement.
Rentabilité d’un dispositif et rentabilité d’une formation
Pour conclure, nous pouvons dire que le calcul du budget d’une action de formation se
complexifie :

Variétés des financements

Individualisation des durées de formation

Part croissante des investissements (ingénierie, FOAD…)

Activités différentes par dispositif

Mixage des modalités, face à face, autoformation, tutorat en entreprise… dans
les formations

Etc.
Le calcul d’un budget de formation doit certainement se faire par étapes, en
distinguant bien ce qui relève de l’investissement et du fonctionnement, et en
analysant finement les activités et les charges de chaque dispositif mobilisé dans la
formation.
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