Croix-Rouge Française

Réglement de consultation
Suivi des dépenses
Juillet 2010
Intitulé du marché : Suivi des dépenses
Référence du marché : AO/CRF/2010/01
En présentant son offre, le soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, des conditions générales et
particulières qui régissent ce marché, comme étant la seule base de cette procédure d'appel d'offres, quelles
que soient ses propres conditions de vente auxquelles il déclare renoncer. Les soumissionnaires sont réputés
avoir examiné attentivement tous les formulaires, instructions, dispositions contractuelles et spécifications
contenus dans ce dossier d'appel d'offres et s'y conformer. Le soumissionnaire qui ne fournit pas dans les
délais requis toutes les informations et tous les documents nécessaires verra son offre rejetée. Aucune
réserve émise dans l'offre par rapport au dossier d'appel d'offres ne peut être prise en compte; toute réserve
donnera lieu au rejet immédiat de l'offre sans qu'il soit procédé plus avant à son évaluation.
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Suivi des dépenses
Juillet 2010
DOSSIER DE CONSULTATION
La présente consultation est proposée aux fournisseurs sous formes ouverte. Il a pour objet : Le choix d’une
ou plusieurs sociétés assurant la certification des suivis des dépenses sur fond institutionnel.
Nos références : AO/CRF/2010/01
Calendrier de l’Appel d’Offre
DATE
HEURE
Date de parution de l’appel d’offre
23/07/2010
16 Heures de
Paris (France)
Date limite pour adresser une demande
d'éclaircissement à l'Autorité contractante
18/08/2010
16 Heures de
Paris (France)
Date limite pour la fourniture d'éclaircissements par
l'Autorité contractante
24/08/2010
16 Heures de
Paris (France)
Date limite de remise des offres
30/08/2010
16 Heures de
Paris (France)
Commission d’évaluation
02/09/2010
Sans objet
Commission d’appel d’offres
14/09/2010
Sans objet
Fin de négociation éclaircissement des offres
20/09/2010
Sans objet
Date de passation de commande/contrat
24/09/2010
Sans objet
Article I.
Forme et objet de la consultation
Section 1.01
L'objet du marché est : le contrôle des dépenses effectuées par la Croix-Rouge Française
dans le cadre des contrats de subvention financées par des bailleurs institutionnels.
Section 1.02
Les services fournis doivent répondre sans restrictions aux spécifications techniques stipulées
dans le dossier d'appel d'offres et être conformes aux règles françaises, européennes et de votre profession
Section 1.03
L'attribution du marché se fera sur un lot unique indivisible :
Section 1.04
Variation : La Croix-Rouge Française se réserve le droit de modifier, au moment de la
conclusion du contrat, la volumétrie indiquée.
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Suivi des dépenses
Article II.
Mode de règlement de la consultation
Section 2.01
Les offres devront être libellées en Euros.
Section 2.02
d’exportation)
Les prix annoncés par les fournisseurs devront être entendus hors taxes (régime
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Section 2.03
Les prix doivent être renseignés dans les fichiers joints sans que les participants ne soient
autorisés à modifier les tableaux transmis par la croix rouge Française (annexe 1).
Section 2.04
Les offres devront être soumises en français
Section 2.05
Si des alternatives sont proposées, elles doivent être proposées sur des tableaux annexés.
Dans ce cas, les fournisseurs devront signaler clairement dans leur réponse qu’ils proposent des options.
Section 2.06
Les paiements se feront à 30 jours fin de mois le 10 à réception des rapports d’audit définitif.
Article III.
Exigences
Section 3.01
Chaque soumissionnaire reste lié par son offre pendant une période de 90 jours à compter de
la date limite pour la remise des offres. Pendant toute la durée d’exécution du marché et pendant une durée
de sept ans suivant la réalisation du marché, le soumissionnaire s’engage et veille à ce que tous les
documents et informations liés à ce marché soient tenus à la disposition des services de la Croix Rouge
Française et des autorités du pays bénéficiaire à l’exercice des contrôles qui seraient diligentés. A cette fin il
s’engage, à autoriser des personnes qui seraient mandatées par la Croix-Rouge Française pour effectuer les
vérifications à accéder à ses locaux.
Article IV.
Conditions de remise des candidatures
Section 4.01
Informations complémentaires avant la date limite de remise des offres
Aucune réunion d’information, ni visite sur place n’est prévue.
Si les soumissionnaires ont besoin d’éclaircissement au dossier d’appel d’offres, ils peuvent envoyer leurs
questions par écrit aux adresses suivantes (les 2 doivent être adressées) au plus tard le 13/08/2010, 16
heures de paris (France) en précisant la référence de publication et l'intitulé du marché :
Adresse électronique :
[email protected]
[email protected]
Tout éclaircissement apporté au dossier d'appel d'offres sera communiqué simultanément par écrit à
l'ensemble des soumissionnaires au plus tard le 17/08/2010, 16 heures de Paris (France).
Aucun autre éclaircissement ne sera fourni après cette date. Les soumissionnaires préciseront l’adresse email où les réponses aux questions doivent être adressées.
Les soumissionnaires potentiels qui chercheraient à organiser des réunions individuelles avec la Croix-Rouge
Française au cours de la période d'appel d'offres peuvent être exclus de la procédure d'appel d'offres. Si des
soumissionnaires potentiels doivent organiser des réunions de travail dans le cadre de dossiers en cours, ils
doivent impérativement les déclarer à l’autorité contractante, signataire du présent document.
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Section 4.02
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Présentation des offres
Les offres doivent être soumises en français et être reçues avant le 30/08/2010, 16 heures de Paris (France)
Les offres sont à envoyer :
Par courrier recommandé avec accusé de réception :
Mr Grenade Mathieu
CROIX-ROUGE FRANÇAISE « Service Achats »
98 rue Didot
75 014 Paris - France
Ou
Délivrée par porteur contre reçu :
Mr Grenade Mathieu
CROIX-ROUGE FRANÇAISE « Service Achats »
98 rue Didot
75 014 Paris - France
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Section 4.03
Suivi des dépenses
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Les offres se conformeront aux conditions suivantes:
Chaque offre devra être présentée en un exemplaire original unique, marqué «original» et une copie signée
de la même façon que l'original et portant la mention «copie».
L’offre financière, technique, ses annexes, ainsi que toutes pièces justificatives doivent être signées par le
représentant légal du fournisseur et présentées individuellement sous enveloppe scellée en précisant le nom
de soumissionnaire et l’intitulé du marché. L’ensemble de ces enveloppes doit ensuite être placé dans une
autre enveloppe ou dans un paquet avec la mention « NE PAS OUVRIR – APPEL D’OFFRES
AO/CRF/2010/01 » à moins que le volume ne nécessite une soumission distincte pour chaque lot.
Chaque offre présentée doit être conforme aux exigences prévues dans le dossier d'appel d'offres et
comprendre notamment
Une offre technique se composant de:
 La description détaillée des biens et services offerts conformément aux prescriptions techniques (voir
annexes), incluant, le cas échéant, la documentation requise
 Une déclaration du candidat attestant de sa nationalité et l’origine des services (certificat d’origine), si
nécessaire
 La signature de la personne dûment habilitée
 La description de la qualification de l’entreprise comprenant au minimum les documents suivants :
o
Toutes pièces attestant de la capacité professionnelles (moyen personnels, chiffre d’affaires
globale et chiffre d’affaires concernant les fournitures et services auxquels le marché se
réfère, réalisé au cours des trois derniers exercices connus du candidat.
o
Note de présentation du candidat (identité, personne habilitée à l’engager)
o
Bilans, compte de résultats et ses annexes sur les deux dernières années
Une offre financière : sur papier et/ou sur cd fichier Excel et les informations bancaires
Section 4.04
Coûts de la rédaction des offres
Aucun coût supporté par le soumissionnaire pour la rédaction et la remise de l'offre n'est remboursé. Ces
coûts sont à la charge du soumissionnaire.
Section 4.05
Propriété des offres
La Croix-Rouge Française conserve la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de la présente
procédure d'appel d'offres. En conséquence, les soumissionnaires ne peuvent exiger que leur offre leur soit
renvoyée.
Article V.
Réception des offres
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Section 5.01
L'ouverture et le dépouillement des offres ont pour objet de vérifier si les soumissions sont
complètes, si la garantie commerciale a été fournie, si les documents ont été dûment signés et si les
soumissions sont, d'une manière générale, en ordre.
Section 5.02
Les offres financières seront ouvertes lors de la commission d’évaluation du 02/09/2010
Section 5.03
Lors de l'ouverture des offres, les noms des soumissionnaires, le montant des offres, les
éventuels rabais accordés, les avis écrits de modification et de retrait, la présence de la garantie commerciale
requise et toute autre information que l'Autorité contractante estime appropriée doivent être annoncés.
Section 5.04
Après l'ouverture des offres, aucune information relative au dépouillement, à la clarification, à
l'évaluation et à la comparaison des offres, ainsi qu'aux recommandations concernant l'attribution du marché,
n'est divulguée.
Section 5.05
Les offres reçues après la date limite de remise des offres ne seront pas prises en
considération.
Article VI.
Analyse des offres
Section 6.01
Examen de la conformité administrative des offres
Cette phase a pour objet de vérifier si l'offre est conforme, quant au fond, aux prescriptions du dossier d'appel
d'offres. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions, modalités et spécifications
contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importante.
Les déviations ou restrictions importantes sont celles qui affectent le champ, la qualité ou l'exécution du
marché ou qui, d'une manière substantielle, s'écartent du dossier d'appel d'offres ou limitent les droits de
l'Autorité contractante ou les obligations du soumissionnaire au titre du marché et portent atteinte à la
situation, au regard de la concurrence, des soumissionnaires ayant présenté des offres conformes.
Lorsqu'une soumission n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est immédiatement rejetée et ne
peut, par la suite, être rendu conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou
restrictions.
Section 6.02
Évaluation technique
À l'issue de l'analyse des offres jugées administrativement conformes, la Commission d’Appel d’Offres
arrêtera un jugement sur la conformité technique de chaque offre et classera les offres en deux catégories:
conformes et non conformes techniquement.
Section 6.03
Évaluation financière
 Les soumissions jugées techniquement conformes sont soumises à une vérification visant à déceler
d'éventuelles erreurs arithmétiques dans les calculs et les totaux. Les erreurs sont corrigées par la
Commission d’Appel d’Offre de la manière suivante:
Lorsqu’il y a une divergence entre le montant indiqué en chiffres et celui indiqué en toutes
lettres, le montant en toutes lettres prévaut
Sauf pour les marchés à forfait, lorsqu'il y a une divergence entre un prix unitaire et le
montant total obtenu en multipliant ce prix unitaire par la quantité, le prix unitaire indiqué prévaut.
 Les montants ainsi corrigés sont opposables au soumissionnaire. Si ce dernier ne les accepte pas,
son offre est rejetée.
Pour faciliter le dépouillement, l'évaluation et la comparaison des offres, la Commission d’Appels d’Offres peut
demander à chaque soumissionnaire des explications sur son offre, y compris sur la décomposition des prix
unitaires. La demande d'explication et la réponse sont faites exclusivement par email, mais aucun
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changement au montant ou à la substance de la soumission ne sera sollicité, proposé ou autorisé, sauf si un
changement est nécessaire pour confirmer la correction d'erreurs de calcul découvertes pendant l'évaluation.
Section 6.04
Critère d’évaluation
La croix Rouge Française, utilisera un processus de négociation, et se réserve le droit de négocier avec
un ou plusieurs soumissionnaires, et d’utiliser des comparatifs de prix avec le marché.
Les critères ne sont pas hiérarchisés ;
 Organisation et compétence du soumissionnaire
 Solvabilité financière du soumissionnaire
 Couts direct
 Couts indirect
 Respect du cahier des charges.
 Habilité opérationnelle
 Qualité
 Connaissance des ailleurs institutionnelles
 Connaissance du milieu humanitaire
Liste non exhaustive.
Article VII.
Attributions des marchés
Section 7.01
L'attributaire est informé par courrier recommandé avec AR ou lettre remise en main propre.
Article VIII.
Annulation des marchés
Section 8.01
Annulation de la procédure d'appel d'offres
En cas d'annulation d'un appel d'offres, les soumissionnaires doivent être avertis de l'annulation par l'Autorité
contractante. Lorsque l'appel d'offres est annulé avant qu'aucune enveloppe extérieure d'un soumissionnaire
n'ait été ouverte, les enveloppes non ouvertes et scellées sont retournées aux soumissionnaires.
L'annulation peut intervenir dans les cas suivants:
Lorsque l'appel d'offres est infructueux, c'est-à-dire lorsque aucune offre méritant d'être retenue sur le plan
qualitatif et/ou financier n'a été reçue ou lorsqu'il n'y a pas eu de réponse
Lorsque les éléments techniques ou économiques du projet ont été fondamentalement modifiés
Lorsque des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible l'exécution normale du
projet
Lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources financières disponibles
Lorsqu’il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence loyale.
Article IX.
Clauses déontologiques
Section 9.01
Pendant la durée du marché, le fournisseur et son personnel s’engagent à respecter les droits
fondamentaux, la dignité humaine et notamment les règles internationales du droit du travail de l’Organisation
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Internationale du Travail en matière sociale, d’hygiène et de sécurité. Ils s’engagent aussi à ne pas enfreindre
les usages politiques, culturels et religieux du pays bénéficiaire.
Section 9.02
Toute tentative d'un candidat ou d'un soumissionnaire visant à se procurer des informations
confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le jury ou l'Autorité
contractante au cours de la procédure d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison des offres
entraîne le rejet de sa candidature ou de son offre et peut l'exposer à des sanctions administratives.
Section 9.03
Sauf autorisation préalable et écrite de l'Autorité contractante, le fournisseur et son personnel
ou toute autre société à laquelle le fournisseur est associé ou lié, n'ont pas qualité, même à titre accessoire
ou de sous-traitance, pour exécuter d'autres services, réaliser des travaux ou livrer des fournitures pour le
projet. Cette interdiction est également applicable, le cas échéant, aux autres projets pour lesquels le
fournisseur, en raison de la nature du marché, pourrait se retrouver dans une situation de conflit d'intérêts.
Section 9.04
Lors de la remise de sa candidature ou de son offre, le candidat ou le soumissionnaire est
tenu de déclarer, d'une part, qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts potentiel et, d'autre part, qu'il n'a aucun lien
spécifique avec d'autres soumissionnaires ou d'autres parties au projet. Si, durant l'exécution du marché, une
telle situation se produisait, le fournisseur aurait l'obligation d'en informer immédiatement l'Autorité
contractante.
Section 9.05
Le fournisseur doit agir en toute occasion avec impartialité et comme un conseiller loyal,
conformément au code de déontologie de sa profession. Il s'abstient de faire des déclarations publiques
concernant le projet ou les services sans l'approbation préalable de l'Autorité contractante. Il n'engage
l'Autorité contractante d'aucune manière sans son consentement préalable et écrit.
Section 9.06
La rémunération du fournisseur au titre du marché constitue sa seule rémunération dans le
cadre du marché. Le fournisseur et son personnel doivent s'abstenir d'exercer toute activité ou de recevoir
tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers l'Autorité contractante.
Section 9.07
Le fournisseur et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la durée du
marché et après son achèvement. Tous les rapports et documents reçus ou établis par le fournisseur dans le
cadre de l'exécution du marché sont confidentiels.
Section 9.08
L'utilisation par les parties contractantes de tout rapport ou document établi, reçu ou remis au
cours de l'exécution du contrat est réglée par le contrat.
Section 9.09
Le fournisseur s'abstient de toute relation susceptible de compromettre son indépendance ou
celle de son personnel. Si le fournisseur perd son indépendance, l'Autorité contractante peut, pour tout
préjudice qu'elle aurait subi de ce fait, résilier le marché sans mise en demeure préalable et sans que le
fournisseur ne puisse prétendre à une quelconque indemnité de rupture.
Section 9.10
La Croix-Rouge Française se réserve le droit de suspendre ou d'annuler le financement des
projets si des pratiques de corruption de quelque nature qu'elles soient sont découvertes à toute étape de la
procédure de passation de marché et si l'Autorité contractante ne prend pas toutes les mesures appropriées
pour remédier à cette situation. Au sens de la présente disposition, on entend par pratique de corruption toute
proposition visant à donner, ou tout consentement à offrir, à quiconque un paiement illicite, un présent, une
gratification ou une commission à titre d'incitation ou de récompense pour qu'il accomplisse ou s'abstienne
d'accomplir des actes ayant trait à l'attribution du marché ou au marché conclu avec l'Autorité contractante.
Section 9.11
Toute offre sera rejetée ou tout contrat annulé dès lors qu'il sera avéré que l'attribution du
contrat ou son exécution aura donné lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires.
Section 9.12
Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au
marché principal ou qui ne résulte pas d'un contrat en bonne et due forme faisant référence à ce marché,
toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée à un paradis fiscal,
toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les
apparences d'une société écran.
Section 9.13
Le fournisseur s'engage à fournir à la Croix-Rouge Française, à sa demande, toutes pièces
justificatives sur les conditions d'exécution du contrat. La Croix-Rouge Française pourra procéder à tout
contrôle, sur pièces et sur place, qu'elle estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une
présomption de frais commerciaux extraordinaires.
Section 9.14
Les fournisseurs convaincus de financement de frais commerciaux extraordinaires sur des
projets financés par la Croix-Rouge Française s'exposent, en fonction de la gravité des faits constatés, à la
résiliation du contrat, voire à l'exclusion définitive des marchés Croix-Rouge Française.
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Section 9.15
Le non-respect d'une ou plusieurs de ces clauses déontologiques peut entraîner l'exclusion
du candidat ou du soumissionnaire (ou du fournisseur) d'autres marchés Croix-Rouge Française et l'exposer
à des sanctions. La personne ou la société concernée doit en être informée par écrit.
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Annexe A : Grille de Tarification
Montant / tranche de
financement à
auditer
< 305 K€
305 K€ - 765 K€
765 K€ - 1 525 K€
1 525 K€ - 3 050 K€
Prix TTC par
tranche de
financement
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Annexe B : Volumétrie
mois
Pays
Projet
Documents
contractuels
Bailleur
Code CRF
Personne au
CDG
Tranche à
auditer
Montant de
la tranche
dates de la
tranche
date du
rapport
date
prévue de
l'audit
TRIMESTRE 1
Zimbabwé
Burundi
1er
trimestre
2010
Accès à l’eau potable pour la
population de Chitungwiza
ECHO
Développement des ressources
humaines sanitaires du Burundi : projet EUROPEAID
pilote de formation en nutrition
ECHO
Tranche
Unique
01/04/2009 au
30/09/2009
EUROPEAID
T1
24/12/2008 au
23/12/2009
RF rendu le Semaine du
07/01/2010
25 janvier
23/01/2010
mais reporté Semaine du
à courant
8 février
février
23/01/2010
mais reporté
18 et 19
à courant
février
février
Togo
Infrastructures villageoises et
accompagnement des populations
sinistrées par les inondations de 2007
dans la Région des Savanes au Togo
EUROPEAID
T1
24/12/2008 au
23/12/2009
Birmanie
Drinking water for populations affected
by cyclone NARGIS” in Myanmar.
ECHO
Tranche
Unique
01/12/2008 au
21/12/2009
21/03/2010
1,2,3 mars
2010
EUROPEAID
T2
01/01/2009 31/12/2009
31/01/2010
mais reporté
à courant fin
mars
17,18,19
mars 2010
T1
24/12/2008 au
23/12/2009
31/01/2010
23/01/2010
mais reporté
et envoi
avant fin
mars 2010
17,18,19
mars 2010
Tranche
Unique
02/10/200901/01/2010
01-avr-10
22,23,24
mars 2010
Laos
Yémen
Amélioration des conditions sanitaires
des populations rurales vulnérables
(provinces de Vientiane et de
Sayabouri) par l’appropriation
communautaire et le renforcement des
Improvement of the sanitary conditions
of the population in 11 villages of
Dhamar governorate
Emergency aid to the vulnerable victims
of floods, flash floods and landslides
Vietnam/Ca
generated by Tropical Cyclone Ketsana
mbodge
(September 2009) VIET NAM and
CAMBODIA
EUROPEAID
CG Déc 2007 /
BUDGET
ECHO
TRIMESTRE 2
PIRAC
PIRAC 1 - Mise en place de la
Plateforme d'Intervention Régionale
Amériques Caraïbes
Appui institutionnel et communautaire à
COMORES la gestion de l’alerte et à la réponse en
cas d’éruption volcanique - DIPECHO
PIROPS
2ème
trimestre
2010
3ème
trimestre
2010
Contrat
PF201 +
PF202
Thomas
TU
Environ 1
600 000€
ECHO
CCP 2008
KM104
Thomas
TU
Environ 400
000 €
PF403
Gérald
T1
Environ 750
000 €
Thomas
T3
Max 150 000
€
01/08/2008 31/08/2009
Thomas
T2 et T3
Environ 425
000 €
01/01/200731/12/2009
30/06/2010
Fin mai Début juin
2010
Thomas
T3
Environ 260
000 €
01/07/200831/12/2009
30/06/2010
Fin mai Début juin
2010
Mélanie
T1
Environ 1
million €
13/03/200931/03/2010
30/06/2010
Début juin
2010
Réhabilitation et renforcement des
systèmes d’alimentation en eau potable
CG Février
EUROPEAID
HT401
de la commune de Anse Rouge 2006 / FED 9
Water Facility FED 9 CG FEV 2006
Amélioration de l'hygiène et de l'accès
à l'eau potable dans les écoles
CG Mai 2003 /
COMORES
EUROPEAID
KM103
primaires publiques des 3 îles de
Budget
l'Union des Comores
Renforcement des infrastructures hydrosanitaires et sensibilisation à l’hygiène
CG Février
COMORES
EUROPEAID
KM103
et à la santé dans les écoles primaires
2006 / FED 9
publiques de l’Union des Comores Water des
Facility
Renforcement
ressources
RCA,
BI108, BI109,
humaines de santé au Burundi et en
Contrat de
Congo,
AFD
CF305,
Centrafrique et amélioration des
financement
Burundi
CG604, BI110
services de santé au Congo -Initiative
Fourniture Santé
d’eau potable et
HAITI
assainissement, District de la Kemo –
République Centrafricaine - Water
Facility
Fomento de la reintegración social y la
estabilidad socio-económica de
COLOMBIE
poblaciones desarraigadas en zona
rural de los municipios de Fundación y
Ciénaga (Magdalena)
Gabon
Financement CTA et Coordination CTA
Rapport
transmis en
2009 mais le Semaine du
bailleur veut 26 avril 2010
un certificat
(début de
d'un
semaine)
commissaire
au compte
pour
1ère
31/05/2010 quinzaine de
mai 2010
INTERREG III
B Espace
Caraïbes
Programme régional de réponse et de
CG Déc 2007 /
préparation aux catastrophes naturelles EUROPEAID
FED 9
pour l’Océan Pacifique Sud (PIROPS)
RCA
01/01/2005 31/12/2006
mais certaines
au-delà
acceptées dans
le cadre du
Programme
INTERREG IIIB
2007-2013
01/12/200828/02/20010
01/01/2009 au
Semaine du
28/02/2010 ou
Reporté à fin 26 avril 2010
31/03/2010
avril 2010.
(fin de
selon niveau
semaine)
des dépenses
2ème
Reporté à fin
quinzaine de
avril 2010.
mai 2010
EUROPEAID
CG Mai 2003 /
FED 9
CF301
Sonia/Mélanie
T3
Environ 1
200 000 €
01/08/200831/12/2009
1ère
30/06/2010 quinzaine de
juin 2010
EUROPEAID
CG Mai 2007 /
Budget
CO111
Sonia
T2
Environ 200
000 €
01/01/200931/01/2010
31/07/2010
Fin juin début juillet
2010
TOTAL
2 conventions
GA
Mélanie
T1
Environ 225
000 €
01/01/200931/12/2009
15/07/2010
Début juillet
2010
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Suivi des dépenses
Juillet 2010
Annexe C : cahier des charges
CAHIER DES CHARGES POUR UNE VÉRIFICATION DES DÉPENSES
DANS LE CADRE D’UN CONTRAT DE SUBVENTION
-
Les clauses ci-après constituent le Cahier des Charges («CdC») suivant lesquels la Croix Rouge
Francaise ci après dénommé («CRF) accepte de donner mandat au cabinet d’audit choisi
(«l’auditeur») pour l’exécution d’une vérification des dépenses et l’établissement du rapport
correspondant.
Article X.
Responsabilités des parties au mandat
«Le bénéficiaire» est l’organisation qui perçoit la subvention et qui a signé le contrat de subvention
avec l’administration contractante.

Il incombe au bénéficiaire de fournir un rapport financier sur l’action financée grâce au contrat
de subvention qui respecte les termes et conditions du contrat de subvention et de veiller à ce
qu’une comparaison puisse être effectuée entre celui-ci et son système de comptabilité et de
tenue des comptes, ainsi que ses comptes et relevés. Il appartient au bénéficiaire de fournir des
informations suffisantes et adéquates, à la fois financières et non financières, pour étayer le
rapport financier.

Le bénéficiaire reconnaît que la capacité de l’auditeur d’exécuter les procédures imposées par
le présent mandat dépend effectivement de l’accès total et inconditionnel qu’il lui garantit à son
personnel et à son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi qu’à ses comptes et
relevés, ou que ses partenaires lui assurent, le cas échéant.

«L’auditeur» est chargé d’exécuter les procédures convenues de la façon définie dans les
présents termes de référence et de soumettre un rapport d’observations factuelles au
bénéficiaire. L’«auditeur» désigne le cabinet d’audit recruté pour le présent mandat et, plus
spécifiquement, l’associé ou la personne du cabinet d’audit qui assume la responsabilité de la
mission et de l’établissement du rapport émis au nom dudit cabinet et qui dispose de l’autorité
nécessaire conférée par un organe professionnel, juridique ou réglementaire.
En souscrivant à ces CdC, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes:
 L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’experts-comptables, qui
est, elle-même, membre de l’International Federation of Accountants (IFAC).
 L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’experts-comptables. Bien
que l’organisation ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur s’engage à réaliser cette mission
conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TdR.
 L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un
organe de supervision public dans un État membre de l’UE, conformément aux principes de
supervision publique exposés dans la directive 43/2006/CE du Parlement européen et du
Conseil (cette option s’applique aux auditeurs et cabinets d’audit basés dans un État membre de
l’UE)1.
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Réglement de consultation
Suivi des dépenses
Juillet 2010
 L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un
organe de supervision public dans un pays tiers et ce registre applique les principes de
supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux
auditeurs et cabinets d’audit basés dans un pays tiers).
Article XI.
Objet du mandat
Le présent mandat a pour objet les rapports financiers intermédiaires ou finaux relatifs aux contrats
de subvention. Les informations, tant financières que non financières, soumises au contrôle de
l’auditeur permettront de s’assurer de l’existence réelle ainsi que de la précision et de l’éligibilité des
dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier.
Article XII.
Raison du mandat
La CRF soumet aux administrations avec qui elle contracte un rapport de vérification des dépenses
établi par un auditeur externe pour étayer les paiements sollicités.
Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce qui
concerne le rapport financier relatif au contrat de subvention. Cette vérification doit permettre à
l’auditeur d’appliquer les procédures spécifiques des bailleurs de fonds institutionels.et de
soumettre à la CRF un rapport d’observations factuelles en ce qui concerne les procédures
spécifiques de vérification mises en œuvre. Dans le cadre de cette vérification, l’auditeur examine
les informations factuelles contenues dans le rapport financier de la CRF et les compare aux termes
et conditions du contrat de subvention auquel il est rattaché le cas échéant. Ce mandat ne
contenant aucun engagement d’assurance, l’auditeur ne fournit aucun avis d’audit et aucune
assurance.
Article XIII.
Normes et éthique
L’auditeur exécute ce mandat:
-
dans le respect de la norme International Standard on Related Services («ISRS») 4400
Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information [Missions
d’exécution de procédures convenues en matière d’information financière], éditée par l’IFAC;
-
en conformité avec le Code of Ethics for Professional Accountants [code d’éthique pour
comptables professionnels], publié par l’IFAC.
Article XIV.
Procédures, preuves et documentation
L’auditeur planifie les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification efficace des
dépenses. L’auditeur applique les lignes directrices du bailleur (Lignes directrices relatives aux
procédures spécifiques à exécuter). Les preuves à utiliser pour l’exécution des procédures
correspondent à toutes les informations financières et non financières permettant d’examiner les
dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier. L’auditeur se fonde sur les preuves
ainsi obtenues pour établir son rapport d’observations factuelles. L’auditeur assortit les points
importants de justificatifs qui serviront à étayer le rapport d’observations factuelles et à garantir que
les travaux ont été exécutés dans le respect de l’ISRS 4400 et des présents termes de référence.
Article XV.
Établissement de rapport
Le rapport de vérification des dépenses devrait décrire l’objectif, les procédures convenues et les
observations factuelles du mandat d’une manière suffisamment détaillée pour permettre à la CRF et
à l’administration contractante de comprendre la nature et la portée des procédures exécutées par
l’auditeur et des observations factuelles communiquées par l’auditeur.
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Réglement de consultation
Article XVI.
o
Suivi des dépenses
Juillet 2010
Procédures générales
Termes et conditions du contrat de subvention
L’auditeur acquiert une connaissance suffisante des termes et conditions du contrat de subvention en
procédant à un examen attentif de celui-ci et de ses annexes, ainsi que d’autres informations utiles, et en
interrogeant le bénéficiaire. L’auditeur veille à obtenir une copie du contrat de subvention original (signé par
le bénéficiaire et l’administration contractante) et de ses annexes. L’auditeur se fait remettre et étudie le
rapport (qui comporte une section narrative et une section financière).
o
Rapport financier relatif au contrat de subvention
L’auditeur vérifie que le rapport financier remplit les conditions suivantes :
-
le rapport financier doit être conforme au modèle du contrat de subvention;
-
le rapport financier doit couvrir la totalité de l’action, indépendamment de la part de financement
de l’administration contractante;
-
le rapport financier doit être établi dans la langue du contrat de subvention;
o
Règles de comptabilité et de tenue des comptes
L’auditeur vérifie - lors de l’exécution des procédures énumérées dans la présente que le
bénéficiaire a respecté les règles de comptabilité et de tenue des comptes au regard de la
réglementation Francaise.
o
Comparaison entre le rapport financier et le système et les documents comptables du bénéficiaire
L’auditeur compare les informations contenues dans le rapport financier avec le système et les
documents comptables du bénéficiaire (par exemple, balance générale des comptes, comptes du
grand livre, journaux auxiliaires, etc.).
o
Taux de change
L’auditeur vérifie que les dépenses encourues dans une monnaie autre que l’euro ont été
converties au taux de change constitué par le taux moyen mensuel publiés par la Banque de
France pour les mois couverts par le rapport financier, sauf stipulation contraire des conditions
particulières du Bailleur.
Article XVII.
Procédures de vérification de la conformité des dépenses avec le budget et contrôle
analytique
o
Budget du contrat de subvention
L’auditeur exécute un contrôle analytique des rubriques de dépenses du rapport financier.
Il vérifie que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du contrat de
subvention (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient
prévues dans le budget du contrat de subvention.
o
Modification du budget du contrat de subvention
L’auditeur vérifie si des modifications ont été apportées au budget du contrat de subvention. Si tel
est le cas, l’auditeur vérifie que le bénéficiaire:
-
a demandé une modification du budget et obtenu un avenant au contrat de subvention, lorsque
cet avenant était nécessaire;
-
a informé l’administration contractante de la modification lorsque celle-ci était limitée et qu’un
avenant au contrat de subvention n’était pas nécessaire.
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Réglement de consultation
Article XVIII.
o
Suivi des dépenses
Juillet 2010
Procédures de vérification des dépenses sélectionnées
Éligibilité des coûts
L’auditeur vérifie, pour chaque poste de dépenses sélectionné, les critères d’éligibilité exposés cidessous.
(1) Coûts effectivement encourus
L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été effectivement encourues
par le bénéficiaire et le concerne bien. À cette fin, l’auditeur examine les justificatifs (par exemple,
factures, contrats) et la preuve de paiement. L’auditeur examine également les justificatifs des
travaux effectués, des biens reçus ou des services fournis et il vérifie l’existence d’actifs, le cas
échéant.
(2) Séparation des exercices - Période de mise en œuvre
L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été encourues durant la
période de mise en œuvre de l’action.
(3) Budget
L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été indiquées dans le
budget de l’action.
(4) Dépenses nécessaires)
L’auditeur vérifie si, selon toute vraisemblance, les dépenses relatives à un poste sélectionné étaient
nécessaires à la mise en œuvre de l’action et si elles devaient être encourues pour les activités sous-traitées de
l’action, en examinant la nature des dépenses à l’aide des justificatifs.
(5) États de compte
L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné sont enregistrées dans le système de
comptabilité du bénéficiaire, conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays
d’établissement de ce dernier et à ses pratiques comptables habituelles.
(6) Dépenses justifiées
L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné sont étayées par des preuves
(7) Détermination de la valeur
L’auditeur vérifie que la valeur monétaire d’un poste de dépenses sélectionné est conforme aux
justificatifs (par exemple, factures, bulletins de salaire) et que les taux de change corrects sont
utilisés, le cas échéant.
(8) Classification
L’auditeur examine la nature des dépenses relatives à un poste sélectionné et vérifie que le poste
de dépenses a été classé dans la (sous-)rubrique adéquate du rapport financier.
(9) Conformité avec les règles de marché public, de nationalité et d’origine
L’auditeur vérifie que les dépenses ont été encourues conformément aux règles de passation de marché des
bailleurs de fonds, en examinant les justificatifs du processus de passation et d’achat. Lorsqu’il relève des
points de non-conformité avec les règles de marché public, l’auditeur en notifie la nature ainsi que leur impact
financier en termes de dépenses non éligibles.
o
Coûts administratifs
L’auditeur vérifie que les coûts indirects n’excèdent pas le taux défini dans le contrat de
financement.
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Réglement de consultation
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Suivi des dépenses
Juillet 2010
Coûts non éligibles
L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ne se rapportent pas à un coût
non éligible, tel que définit par le bailleur le cas échéant, notamment la TVA.
o
Recettes de l’action
L’auditeur examine si les recettes qui devraient être imputées à l’action (notamment les subventions
et ressources reçues d’autres bailleurs de fonds et les recettes dégagées par la CRF dans le cadre
de l’action, comme les intérêts produits par le terrain) ont été attribuées à l’action et déclarées dans
le rapport financier. À cette fin, l’auditeur se renseigne auprès de la CRF et examine la
documentation remise. L’auditeur n’est pas tenu d’évaluer l’intégralité des recettes communiquées.
Article XIX.
Préparation de la mission
Au lancement de la mission, l’auditeur devra solliciter auprès de la CRF tout détail, information ou
document nécessaire pour l’exercice de sa mission.
Une réunion préparatoire de la mission sera organisée au début de la mission, dont l’objet sera
de finaliser, sur la base des besoins et documents préparés les détails de mise en œuvre de la
mission.
Elle concernera, sans s’y limiter, la finalisation des détails suivants :

Désignation des chefs de projets et des interlocuteurs, côté CRF et auditeur.

Fourniture des détails complémentaires, relatifs au domaine de l’audit,

Fourniture des documents requis pour l’audit
Ainsi tous les détails de mise en œuvre seront examinés et validés. Cette réunion débouchera,
entre autre, sur la synthèse des plannings précis et détaillés de mise en œuvre de la mission.
Les résultats de cette réunion seront consignés dans un PV, qui sera annexé au rapport final
d’audit.
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mois
Pays
Suivi des dépenses
Projet
Juillet 2010
Bailleur
Documents
contractuels
Code CRF
TRIMESTRE 1
1er
trimestre
2010
Zimbabwé
Accès à l’eau potable pour la population de
Chitungwiza
ECHO
ECHO
Burundi
Développement des ressources humaines
sanitaires du Burundi : projet pilote de formation en
nutrition
EUROPEAID
EUROPEAID
Togo
Infrastructures villageoises et accompagnement
des populations sinistrées par les inondations de
2007 dans la Région des Savanes au Togo
EUROPEAID
Birmanie
Drinking water for populations affected by cyclone
NARGIS” in Myanmar.
ECHO
Laos
Amélioration des conditions sanitaires des
populations rurales vulnérables (provinces de
Vientiane et de Sayabouri) par l’appropriation
communautaire et le renforcement des capacités
de la Croix rouge Lao - 21.02.03
EUROPEAID
Yémen
Improvement of the sanitary conditions of the
population in 11 villages of Dhamar governorate
EUROPEAID
Vietnam/Cambo
dge
Emergency aid to the vulnerable victims of floods,
flash floods and landslides generated by Tropical
Cyclone Ketsana (September 2009) VIET NAM
and CAMBODIA
ECHO
CG Déc 2007 /
BUDGET
TRIMESTRE 2
2ème
trimestre
2010
PIRAC
PIRAC 1 - Mise en place de la Plateforme
d'Intervention Régionale Amériques Caraïbes
INTERREG III B
Espace Caraïbes
Contrat
PF201 + PF202
COMORES
Appui institutionnel et communautaire à la gestion
de l’alerte et à la réponse en cas d’éruption
volcanique - DIPECHO
ECHO
CCP 2008
KM104
PIROPS
Programme régional de réponse et de préparation
aux catastrophes naturelles pour l’Océan Pacifique
Sud (PIROPS)
EUROPEAID
CG Déc 2007 /
FED 9
PF403
HAITI
Réhabilitation et renforcement des systèmes
d’alimentation en eau potable de la commune de
Anse Rouge - Water Facility FED 9 CG FEV 2006
EUROPEAID
CG Février 2006 /
FED 9
HT401
COMORES
Amélioration de l'hygiène et de l'accès à l'eau
potable dans les écoles primaires publiques des 3
îles de l'Union des Comores
EUROPEAID
CG Mai 2003 /
Budget
KM103
COMORES
Renforcement des infrastructures hydro-sanitaires
et sensibilisation à l’hygiène et à la santé dans les
écoles primaires publiques de l’Union des
Comores - Water Facility
EUROPEAID
CG Février 2006 /
FED 9
KM103
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Pe
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Suivi des dépenses
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