theatre municipal de reze

THEATRE MUNICIPAL DE REZE
DEMANDE DE RESERVATION Saison 2014-2015
Date limite de remise du dossier : 20 juin 2014
Nom de la structure :
...............................................................................................................................................................
Dossier à compléter et à retourner accompagné impérativement
de toutes les pièces demandées à :
Direction de l’Action Culturelle
Hôtel de Ville - Place Jean-Baptiste Daviais
B.P. 159 - 44403 REZE Cedex
Pièces à joindre impérativement
(sauf si vous avez déjà fourni par ailleurs ces documents à la ville : service culturel ou vie associative)
( Photocopie de la publication au Journal Officiel.
( RIB
( Statuts et récépissé de dépôt en Préfecture.
( La composition du conseil d’administration et du bureau.
( Lettre adressée au Maire avec une note explicative de votre projet, accompagnée de la présente demande de réservation
ŹRENSEIGNEMENTS ASSOCIATION/ORGANISME
IDENTITÉ
( La structure
Nom de la structure:…………………………………………………………………………………….
Objet ou activité : (mentionné(e) dans les statuts)…………………………………………………………………..
Adresse du siège social : ……………………………………...……………….……………………………………..
Code Postal :…………………………Commune : ………………….……………………………………………….
Téléphone : ……………………….. Fax : …………………………… Courriel : ………………..………………..
N° de SIRET : ……………………………………………………………………………………………………… ……
(
Le Responsable/Gestionnaire (personne qui s’occupe de façon permanente de ce dossier)
Nom : ……………………………… Prénom : ………………………………………………………………………
Fonction dans la structure : ……………………………………………………………….…………………………
Adresse : ……………………………………………………………………………………………………………..…
Code Postal :…………………………Commune : …………………………………….…………………………….
Téléphone : ………………………… Fax : …………………………… Courriel : ………………….……………..
PERSONNELS DE L’ASSOCIATION
( Nombre de salariés permanents : ….................................................................................. (en équivalent temps plein)
( Nombre de salariés autre : ………………………………………………………..…………… (en équivalent temps plein)
( Nombre de bénévoles : ………………………………………………………...………………………………………………..
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ACTIVITES 2013-2014
Si votre association a plusieurs activités ou actions, vous pouvez donner le détail du nombre d’adhérents par discipline sur un document annexe.
Nombre total d’adhérents :
..........................................
dont
............................... Rezéens
et
............................... Non Rezéens.
Répartition des adhérents
- de 12 ans
12 à 17 ans
18 à 25 ans
26 à 60 ans
+ de 60 ans
par âge :
....................
....................
....................
....................
....................
Tarifs pratiqués :
* Quotient familial :
† oui
† non
* Tarifs différenciés :
† oui
† non
Si oui, sur quels critères : ......................................................................................................................
ŹRENSEIGNEMENTS POUR LE SPECTACLE
Afin d’établir un planning d’utilisation qui puisse répondre au mieux à votre demande et satisfaire l’ensemble des
utilisateurs, vous voudrez bien remplir avec soin les informations ci-dessous.
LE SPECTACLE
Nature de l’utilisation
Concert
(_)
Danse
(_)
Théâtre
(_)
Revue
(_)
Autre
(_)
Chorale
(_)
Préciser: …………..
Nombre de personnes envisagées sur scène :
(un maximum de 150 personnes sur scène et loges comprises est autorisé)
Descriptif de votre projet (public touché, objet de l’utilisation, public participant au projet, nombre de spectateur attendu…)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Besoins techniques
Cyclorama
(_)
Tapis de danse*
Ouverture de la fosse Orchestre
Proscénium
(_)
(_)
(_)
(Attention : Cette installation exigeant au minimum 4h de montage, cette demande sera examinée en fonction des autres
manifestations prévues au théâtre les jours précédents ou suivants la manifestation).
Votre spectacle implique t-il des répétitions ?
Si oui, combien ?
… oui
… non
………………………………de quelle durée ?....................…………
Avez-vous des décors à monter ?
… oui
… non
Si oui, temps estimé de montage : ……………………………
Tarification des entrées
Entrées gratuites
(_)
Entrées payantes
(_)
Toute demande de participation financière (« à la chaussette », au « chapeau », vente de programme) sera considérée
comme une entrée payante.
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COUT D’UTILISATION DU THEATRE
Pour les associations rezéennes
Si les entrées sont payantes
Location de la salle
13, 46€ HT de l’heure
Intervention du technicien
13, 46€ HT de l’heure
(y compris le temps de montage qui peut avoir lieu la veille)
Si les entrées sont gratuites
Location de la salle
Gratuit
Intervention du technicien
13, 46€ HT de l’heure
Pour les associations non rezéennes
Si les entrées sont payantes
Location de la salle
34, 11 € HT de l’heure
Intervention du technicien
34, 11 € HT de l’heure
(y compris le temps de montage qui peut avoir lieu la veille)
Si les entrées sont gratuites
Location de la salle
34, 11 € HT de l’heure
Intervention du technicien
34, 11 € HT de l’heure
(Il s’agit des tarifs 2014 votés en conseil municipal, les tarifs 2015 seront communiqués en décembre 2014)
Comme convenu dans le règlement intérieur du théâtre, les demandes seront examinées par le service de l’action
culturelle qui les instruira en fonction de différents critères déterminés par la Ville, en lien avec l’équipe technique
du théâtre.
Il s’agira de vérifier la compatibilité :
-de la date et des horaires par rapport aux manifestations déjà enregistrées et prioritaires (programmation de
l’ARC, projets de l’Ecole municipale de musique et autres projets municipaux), aux contraintes d’entretien des lieux
et équipements, aux temps de montages et démontages, ainsi qu’au regard de la charge de travail des équipes
techniques,
-de la nature de la manifestation par rapport aux caractéristiques de la salle concernée (les manifestations
culturelles : spectacle ou représentation artistique).
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SOUHAITS/DATES ENVISAGEES
Choix de dates (installation(s) + répétition(s) + spectacle(s) )
Afin de répondre au mieux aux attentes et besoins de chacun, nous vous demandons d’émettre trois choix différents de
dates par ordre de préférence.
Choix n°1 : ………………………………………………….
Choix n°2 : ………………………………………………….
Choix n°3 : ………………………………………………….
Remarque : Dans le cas où vos souhaits de dates ne seraient pas satisfaits, nous nous permettrons de reprendre
contact avec vous afin de vous proposer, dans la mesure du possible, d’autres créneaux.
Pour la période mai – juin, étant donné le grand nombre de demande, un système de roulement sera mis en
place afin de répondre aux souhaits de chacun en alternance.
Le travail des techniciens du théâtre est organisé par période (matin, midi et soir)
Vous ne pouvez pas choisir plus de 2 périodes consécutives sur la même journée.
L’amplitude horaire est limitée à 10h de travail effectif.
Détail de l’utilisation
JOUR
D’UTILISATION
HORAIRES DE RESERVATION
Nature (1)
exemple
er
1 JOUR
2
ème
JOUR
3
ème
JOUR
4
ème
JOUR
(_) matin
(X) midi
(X) soir
(_) matin
(_) midi
(_) soir
(_) matin
(_) midi
(_) soir
(_) matin
(_) midi
(_) soir
(_) matin
(_) midi
(_) soir
Répétition
Spectacle
…………………………………………...…
………………………
………..…………….
…………………………………………...…
………………………
………..……………
…………………………………………...…
………………………
………..……………
…………………………………………...…
………………………
………..……………
Précisions horaires de mise à disposition du théâtre
(1) Montage, répétition, spectacle, démontage
Pour toute utilisation du matériel son et lumière (cf. liste détaillée ci-jointe) la présence des techniciens de la ville est
obligatoire.
Nous vous précisons que, lors de la facturation, toute heure commencée d'utilisation du bâtiment ou de présence d'un ou
des techniciens sera comptabilisée comme pleine.
Nous vous remercions de bien vouloir respecter la coupure du midi et du soir pour le repas des techniciens du théâtre
(minimum 1 heure par repas).
Le théâtre n’étant ouvert qu’en présence d’un technicien habilité, cela supposera une fermeture du théâtre sur les temps
des repas.
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BESOINS TECHNIQUES
I- MATÉRIEL TECHNIQUE
Le Théâtre Municipal est loué vide. Le matériel technique (pendrillons, éclairage, son...) n'est pas installé. Pour le bon
déroulement de votre installation, vous devez impérativement :
Źcontacter le régisseur technique au Théâtre au 02.40.84.53.80 / [email protected]
ŹFournir 2 mois avant votre première représentation, la fiche technique détaillée du spectacle élaborée par vos
soins (son, lumière, techniciens...) et les horaires détaillés de l’utilisation. Si cette fiche n’est pas envoyée dans les
délais, l’ensemble des demandes ne pourra être pris en compte.
II- VOTRE RESPONSABLE TECHNIQUE
M ou Mme : …………………………………………………………………….
Structure : ………………………………………………………………………
Adresse : …………………………………………………..…………………..
Téléphone :…………………………Portable : ……...………………………
Courriel : .…………………………………………………………………..….
Nous vous en remercions et restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
ENGAGEMENT DU PRESIDENT/RESPONSABLE D’ETABLISSEMENT :
Je soussigné .................................................................................................... , atteste sur l’honneur l’exactitude des
renseignements fournis dans le cadre de cette demande de réservation et déclare avoir pris connaissance du règlement
intérieur.
Rezé, le
Le Président (Nom et Signature)
Nous vous rappelons que les dossiers incomplets ou hors délais ne pourront pas être examinés
prioritairement par la Direction de l’Action Culturelle.
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Règlement Intérieur
Utilisation du Théâtre Municipal
de Rezé
REGLEMENT INTERIEUR
UTILISATION DU THEATRE MUNICIPAL DE REZE
Préambule.
La Ville de Rezé propriétaire et gestionnaire du théâtre municipal, souhaite que cet outil culturel
serve à la programmation artistique et culturelle de la Ville, dont la mission est confiée à l’ARC, et
qu’il soit largement ouvert aux acteurs locaux et aux associations qui assurent l’animation de la
cité.
Le présent règlement a pour objet de fixer les conditions générales de mise à disposition et
d’utilisation du théâtre municipal de Rezé et de ses équipements.
ARTICLE 1- PRESENTATION DES
DISPOSITION.
CONDITIONS
GENERALES
DE
MISE
A
Mise à disposition du théâtre.
Le théâtre municipal de Rezé peut être mis à disposition d’organisateurs de manifestations
culturelles selon un certain nombre de critères définis par la Ville. Du personnel technique ainsi
que du matériel sont également mis à disposition selon certaines modalités prévues par le présent
règlement.
La mise à disposition du théâtre municipal de Rezé ne peut se faire sans la présence obligatoire
d’un technicien de la Ville.
ARTICLE 2- PROCEDURE DE RESERVATION ET ETABLISSEMENT DES CONTRATS.
1- Réservation et présentation des demandes.
Toute réservation du théâtre devra faire chaque année l’objet d’une demande écrite adressée au
Maire, accompagnée du document « demande de réservation » qui sera à retirer au service de
l’action culturelle à partir du mois d’avril pour la saison suivante.
Cette demande devra être retournée au service de l’action culturelle dûment remplie avant le 14
juin pour être examinée pendant l’été. Toute « demande de réservation » incomplète ne pourra
être prise en compte.
Une réponse de la Ville sera adressée courant septembre au demandeur. Le contrat prenant acte
de la réservation définitive sera envoyé ultérieurement. L’organisateur confirmera ses dates de
réservation quatre mois avant la date d’utilisation faute de quoi la réservation serait
annulée.
Les réservations doivent porter sur une manifestation d’un caractère précis. Aucune demande de
réservation pour une manifestation dont la nature n’est pas connue ne pourra être enregistrée.
Seuls les organisateurs effectifs d’une manifestation sont habilités à demander l’utilisation et à
utiliser effectivement la salle, à l’exclusion de tout intermédiaire.
Un planning d’utilisation du théâtre sera réalisé pour une année sur une saison culturelle
(septembre à juin).
2
Deux mois minimum avant la manifestation, l’utilisateur aura pris contact avec l’équipe technique
du théâtre, communiqué ses horaires d’occupation du théâtre et transmis la fiche technique du
spectacle. Passé ce délai, à défaut de renseignements, la Ville pourra être amenée à refuser
certains équipements ou matériels demandés.
2- Examens des demandes.
Les demandes seront examinées par le service de l’action culturelle qui les instruira en fonction de
différents critères déterminés par la Ville, en lien avec l’équipe technique du théâtre.
Il s’agira de vérifier la compatibilité :
-de la date et des horaires par rapport aux manifestations déjà enregistrées (programmation de
l’ARC, projets de l’Ecole municipale de musique et autres projets municipaux), aux contraintes
d’entretien des lieux et équipements, aux temps de montages et démontages, ainsi qu’au regard
de la charge de travail des équipes techniques,
-de la nature de la manifestation par rapport aux caractéristiques de la salle concernée (les
manifestations culturelles : spectacle ou représentation artistique).
- Critères de sélection :
Les spectacles de la programmation artistique de la Ville, gérée par la scène conventionnée ARC
ainsi que les projets de l’école de musique sont prioritaires dans l’établissement du planning du
théâtre. Puis les projets culturels des associations rezéennes et des établissements scolaires
rezéens seront également prioritaires par rapport aux demandes extérieures ou aux demandes
autres que culturelles.
Si toutefois ces demandes étaient trop nombreuses pour pouvoir les satisfaire toutes, la Ville
procèdera à un arbitrage selon différents critères.
Dans les critères de sélection, seront examinés : la nature de la manifestation (spectacle...) et de
l’activité de l’association, le siège social de l’association (Rezé), le nombre d’adhérents rezéens,
l’implication locale de l’association en terme d’animation de la vie de la cité, les budgets de
l’association…Un système de rotation sera de plus mis en place afin de répondre aux
demandes des associations pour les mois de mai et de juin.
3- Etablissement des Contrats.
Toute mise à disposition du théâtre donnera lieu à l’établissement d’un contrat.
Il stipule notamment :
-les dispositions relatives à la sécurité dans l’établissement et à la responsabilité de l’organisateur,
-les locaux et matériels utilisés,
-les dates heures et durée de la manifestation, à respecter impérativement,
-les autres prestations fournies (techniques),
-la composition et le montant des prix pratiqués,
-la jauge définie à respecter impérativement (et le nombre maximum de billets à émettre que
l’entrée soit gratuite ou payante).
Le contrat sera accompagné du présent règlement intérieur signé par l’organisateur.
4- Résiliation du contrat.
Les contrats pourront être résiliés de plein droit et sans indemnité en cas de non respect des
obligations et des conditions prévues dans le présent règlement.
3
5- Cession du contrat.
Le contrat passé pour la mise à disposition du théâtre est strictement personnel. L’organisateur ne
peut céder à une personne physique ou morale les droits qu’il tire du contrat de mise à disposition,
sauf accord préalable écrit.
ARTICLE 3- JOURS D’OUVERTURE.
Le théâtre municipal peut être mis à disposition des organisateurs tous les jours à l’exception
du 1er juillet au 15 septembre.
Le gardien du théâtre ou le personnel municipal présent est le seul habilité à ouvrir et fermer le
théâtre sauf dans des cas particuliers avec autorisation de la Ville. L’organisateur devra donc
prendre contact avec lui afin de disposer des lieux en temps voulu.
ARTICLE 4- TARIFICATION - REGLEMENT FINANCIER.
Le théâtre municipal de Rezé sera mis à disposition selon les tarifs en vigueur, votés par
délibération du conseil municipal.
La location de la salle sera gratuite pour les associations rezéennes à condition que l’entrée ou la
présence sur le lieu soit totalement gratuite (pas d’entrées ou de programmes payants). Les
heures de présence du ou des technicien(s) seront cependant facturées au tarif en vigueur.
ARTICLE 5- ETAT DES LIEUX.
Un état des lieux sera effectué avant et à l’issue de l’utilisation par la personne dûment habilitée
par la Ville, en présence de l’organisateur ou de son représentant. Une fiche bilan de la
manifestation sera remise à l’organisateur après la représentation et devra être retournée
dans les plus brefs délais à la Direction de l’action culturelle.
1- Dommages :
Tout dommage ou dégradation constatés dans l’état des lieux devra être supporté par
l’organisateur :
- soit directement par l’association, aux frais de l’association, avec l’autorisation de la
Ville,
- soit par les préposés de la Ville, à la diligence de cette dernière. Dans ce cas,
l’association sera tenue au remboursement des frais engagés.
2- Sanctions :
Nonobstant tout recours susceptible d’être entrepris à l’encontre de l’organisateur fautif afin de
l’obliger à la réparation des dommages causés, la Ville de Rezé se réserve le droit de lui interdire
toute utilisation ultérieure des lieux prêtés ou de toute autre installation communale.
ARTICLE 6 – REGLEMENTATION.
1- Consignes de sécurité et d’hygiène.
Les personnes habilitées par la Ville ont toute autorité pour faire appliquer les consignes de
sécurité. En cas de non recevoir, la répétition ou la représentation pourra être suspendue ou
purement et simplement annulée.
4
L’organisateur devra donc faire stricte application des règles de sécurité relatives aux
établissements recevant du public (ERP) et plus particulièrement aux règles applicables aux
établissements recevant du public de 3ème catégorie. Il s’engage notamment à respecter et à faire
respecter par les personnes présentes à la manifestation les prescriptions légales et
réglementaires sur la sécurité contre l’incendie. Il devra prendre connaissance des consignes
générales de sécurité ainsi que des consignes particulières ou spécifiques données par le
responsable de la sécurité du théâtre, compte tenu de l’activité envisagée et s’engage à les faire
respecter. Il doit également prendre connaissance des moyens d’extinction et de leur mode
d’utilisation, des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.
Tout manquement à l’égard des dispositions de sécurité engagerait sa responsabilité civile et
pénale en cas d’accident ou de sinistre.
1- L’entrée et la sortie du public se feront exclusivement par les portes et circulations prévues à cet
effet.
2- La capacité d’accueil de la salle est jaugée à 433 ou 467 places assises (selon la configuration
(avec ou sans proscénium) dont 11 places réservées aux handicapés en fauteuils. Ceci devra être
scrupuleusement respecté. Aucun spectateur ne sera admis dans les allées de circulation.
3- Il est formellement interdit de fumer dans les espaces publics du théâtre (hall, salle..). Cette
disposition concerne les organisateurs, les spectateurs, les techniciens et les artistes sauf si la
nécessité du jeu des artistes l’exige.
4- Les issues de secours seront laissées libres de tout passage et de toutes contraintes pendant
les répétitions et représentations.
5- Il est formellement interdit d’introduire ou de prendre des repas, de consommer des boissons et
des friandises dans la salle de spectacles.
6- Toute utilisation de gaz, de feu, de flamme, de fumigènes est strictement interdite sauf si le jeu
du spectacle l’exige et après accord écrit du responsable de la sécurité du lieu. Des mesures
compensatoires alors exigées seront à la charge de l’organisateur.
7- Tout élément de décor apporté par l’organisateur devra être conforme aux normes de sécurité
en vigueur et répondra au classement incombustible du type M1. Une certification sera demandée
à l’organisateur.
8- Le déchargement et le chargement se feront par l’aire de manutention prévue à cet effet (accès
extérieur décors).
9- Outre le respect des règles de sécurité, l’organisateur doit respecter et faire respecter les
dispositions légales et réglementaires concernant les bonnes mœurs, la paix publique lors de
l’organisation des spectacles, l’hygiène, l’emploi (législation du travail), l’environnement (nuisances
sonores) tout en assurant les déclarations nécessaires (SACEM….).
L’organisateur devra notamment prendre les dispositions utiles afin que pendant la durée de la
manifestation les entrées et sorties de la salle soient surveillées.
2- Charges, impôts et formalités particulières.
.Droits d’auteurs.
L’organisateur acquittera tous les impôts, taxes, contributions et redevances y compris la SACEM,
ainsi que tous les frais dont il serait redevable envers toute personne ou organisme à raison de sa
manifestation.
5
.Débits de boissons.
Pour toute manifestation accompagnée de vente de boisson (alcoolisée ou non), il est obligatoire
que l’organisateur fasse une demande d’ouverture de débit de boissons temporaire auprès du
service Réglementation de la Ville.
3- Affichage et décoration du lieu.
Tout affichage ou installation particulière pour les besoins d’une manifestation sera soumis à
autorisation préalable et sera effectué par le responsable du théâtre dans les espaces prévus à cet
effet (notamment interdiction de « scotcher » ou punaiser des documents ou décoration sur les
murs…).
4- Rangement.
L’organisateur est tenu au parfait entretien des lieux loués. Il les laissera propres ainsi que le
mobilier et le matériel qui les équipent. Il supporte également tous les frais de remise en état des
lieux consécutifs aux dégradations de son fait ou de celui des occupants. Les bouteilles de verre
vides devront être reprises par l’organisateur le jour même de la date de mise à disposition du lieu.
5- Installations/ utilisations du matériel.
Il est interdit d’apporter quelque modification que ce soit à la disposition du mobilier de la salle,
notamment d’ajouter des sièges modifiant la jauge ou objets quelconques dans les espaces libres
ou dégagements.
Les installations techniques du théâtre, nécessaires à l’organisateur, ne pourront être manipulées
que par les techniciens habilités par la Ville. Ces installations comprennent le matériel son et
lumière et la machinerie scénique installés au théâtre.
De même l’accès aux locaux techniques (régies, passerelles..) est uniquement réservé aux
techniciens habilités.
6- Consigne billetterie / Accès salle.
L’émission d’une billetterie est obligatoire afin de respecter la jauge du lieu, que l’entrée soit
gratuite ou payante.
L’entrée dans la salle sera effectuée par l’organisateur sous le contrôle de la personne
responsable de la sécurité du lieu.
ARTICLE 8 – RESPONSABILITE DE L’ORGANISATEUR ET ASSURANCES.
1- Assurances.
L’organisateur s’engage à souscrire une assurance couvrant les risques locatifs et sa
responsabilité civile d’organisateur de manifestations auprès de l’assureur de son choix, couvrant
les accidents ou dommages matériels ou corporels pouvant être causés aux bâtiments, aux
équipements, ou encore à des tiers au cours de l’utilisation des locaux mis à sa disposition.
La responsabilité de l’assuré est étendue aux dommages de toute nature qui, bien que survenus
hors des locaux mis à disposition, conservent une relation directe avec la manifestation.
6
L’organisateur est responsable depuis la mise à disposition de la salle jusqu’à la fermeture. Il ne
pourra réclamer aucune indemnité à la Ville et exigera de sa compagnie d’assurance de n’exercer
aucun recours contre la commune. La Ville décline toute responsabilité quant aux accidents de
quelque nature que ce soit, qui pourraient survenir à des tierces personnes.
Par ailleurs, la Ville ne saurait être tenue responsable des matériels ou fournitures apportés et
laissés en dépôt dans la salle et ses annexes par l’organisateur.
Plus généralement, la Ville décline toute responsabilité en ce qui concerne les dégradations et vols
d’objets ou de valeurs qui peuvent être commis à l’intérieur du théâtre.
2- Parking.
Le stationnement des véhicules devra s’effectuer exclusivement sur les aires prévues à cet usage.
Aucun véhicule ne peut stationner sur les accès réservés aux pompiers.
La Ville dégage toute responsabilité en cas d’effractions, vols ou dégradations de véhicules qui
pourraient se produire sur ces parkings.
Date :
Nom du représentant de la structure :
Signature
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