Cahier des clauses techniques particulières

PRÉFECTURE DE L’Orne
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES
(C.C.T.P)
APPEL D’OFFRE OUVERT
Objet du marché :
Adressage, mise sous pli et acheminement auprès de l’expéditeur (désigné par
l’Administration) de la propagande électorale des candidats aux élections présidentielles
et législatives 2017 destinée aux électeurs des communes du département de l’Orne
Table des matières
ARTICLE 1 – OBJET DU MARCHÉ......................................................................................1
1-1. Objet de la consultation :............................................................................................1
1-1-1. Lot n°1 – Elections présidentielles 2017........................................................1
1-1-2. Lot n°2 – Elections législatives 2017..............................................................1
1-2. Modalités d’exécution :...............................................................................................1
ARTICLE 2 – CONDITIONS DE RÉALISATION DES PRESTATIONS.................................2
2-1. Pour chaque lot : Adressage des enveloppes destinées aux électeurs et mise sous
pli de la propagande électorale :.......................................................................................2
2.1.1. Adressage des enveloppes :...........................................................................2
2.1.2. Réception de la propagande électorale et mise sous pli pour envoi aux
électeurs du département de l’Orne :........................................................................2
ARTICLE 3 – ANNEXE..........................................................................................................5
Annexe 1..............................................................................................6
ARTICLE 1 – OBJET DU MARCHÉ
1-1. Objet de la consultation :
1-1-1. Lot n°1 – Elections présidentielles 2017
Le présent marché a pour objet d’assurer pour le compte de la préfecture de l’Orne les opérations
de mise sous pli (ou sous film) y compris le libellé des enveloppes et d’acheminement auprès de
l’expéditeur (désigné par l’Administration) de la propagande électorale des candidats, destinée aux
électeurs des communes du département de l’Orne, soit environ 210 221 électeurs (sous réserve
d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires).
1-1-2. Lot n°2 – Elections législatives 2017
Le présent marché a pour objet d’assurer pour le compte de la préfecture de l’Orne les opérations
de mise sous pli (ou sous film) y compris le libellé des enveloppes et d’acheminement auprès de
l’expéditeur (désigné par l’Administration) de la propagande électorale des candidats, destinée aux
électeurs des communes du département de l’Orne, soit environ 210 221 électeurs (sous réserve
d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires).
1-2. Modalités d’exécution :
Lot n°1 :
•
Réception des fichiers informatiques des adresses des électeurs envoyés par la préfecture
de l’Orne ;
•
Réception des circulaires et des bulletins de vote livrés par les candidats dans les locaux
choisis par le titulaire du marché pour les opérations de mise sous pli ;
•
Mise sous pli ou mise sous film des documents électoraux (circulaires et bulletins de vote)
destinés aux électeurs ;
•
La remise des plis à l’expéditeur (désigné par l’administration) en charge de leur
acheminement.
Lot n°2 :
•
Réception des fichiers informatiques des adresses des électeurs envoyés par la préfecture
de l’Orne ;
•
Réception des circulaires et des bulletins de vote livrés par les candidats dans les locaux
choisis par le titulaire du marché pour les opérations de mise sous pli ;
•
Mise sous pli ou mise sous film des documents électoraux (circulaires et bulletins de vote)
destinés aux électeurs ;
La remise des plis à l’expéditeur (désigné par l’administration) en charge de leur
acheminement.
L’offre présentée par les candidats doit obligatoirement comprendre l’ensemble des prestations,
conformément aux dispositions du présent CCTP, de son annexe et du CCAP.
Les candidats sont autorisés à présenter une offre de mise sous enveloppe ou une offre de mise
sous film plastique des documents électoraux destinés aux électeurs.
L’ensemble de ces prestations doit être réalisé suivant les délais impératifs fixés par
l’administration. L’attention des candidats est attirée sur les délais très contraints, notamment entre
les deux tours des élections législatives pour accomplir la prestation.
1
ARTICLE 2 – CONDITIONS DE RÉALISATION DES PRESTATIONS
2-1. Pour chaque lot : Adressage des enveloppes destinées aux
électeurs et mise sous pli de la propagande électorale :
2.1.1. Adressage des enveloppes :
Cette prestation consiste à réaliser l’adressage des enveloppes d’acheminement de la propagande
aux électeurs à partir des fichiers électeurs dématérialisés de l’ensemble des communes du
département de l’Orne, remis par le bureau des élections et de la réglementation de la préfecture.
Ces fichiers seront conformes à la norme d’adressage demandée par l’opérateur postal et seront
prêts à l’emploi au format XML, CSV.
La remise des fichiers adressage au titulaire du marché interviendra quelques semaines avant le
scrutin.
Le prestataire assurera la prise en charge des enveloppes sur le lieu de stockage de la préfecture
ou réceptionnera directement la livraison des enveloppes commandées pour chaque élection.
Toutes les précisions concernant le dispositif retenu par la préfecture seront communiquées le plus
tôt possible.
Les enveloppes imprimées seront conditionnées en cartons étiquetés par code postal et
acheminées sur le lieu de la prise en charge de la poste.
Toutes les enveloppes destinées à l’envoi de la propagande seront de format A4 (229 x 324).
L’attention du prestataire est appelée sur l’engagement écrit qu’il prendra, sous-forme d’une
attestation sur l’honneur, de ne faire aucun usage commercial des fichiers d’électeurs qui lui seront
confiés autre que celui pour lequel il s’est engagé.
Cette prestation peut être confiée à un sous-traitant, sous la responsabilité du titulaire du marché.
Le titulaire du marché assurera ensuite la sécurité du stockage jusqu’à la fin des opérations.
2.1.2. Réception de la propagande électorale et mise sous pli pour envoi
aux électeurs du département de l’Orne :
Les modalités de réalisation de cette prestation sont les suivantes :
► Recherche d’un local dont la superficie permettra le stockage des enveloppes de propagande
et de la propagande électorale (circulaires et bulletins de vote), la réalisation de l’opération de mise
sous pli pour le compte de la préfecture de l’Orne.
Le titulaire du marché effectuera ses recherches pour un nombre approximatif de 210 221
électeurs correspondant au nombre d’inscrits au 13 décembre 2015.
Le nombre exact des électeurs sera communiqué par la préfecture au titulaire du marché dès qu’il
sera connu.
Le titulaire du marché devra assurer la sécurisation du bâtiment par tout moyen approprié pendant
toute la durée de son utilisation et contracter une assurance en cas d’incendie ou d’intempérie.
2
► Propagande électorale
En lien avec un représentant du service des élections et de la Réglementation de la préfecture de
l’Orne, le prestataire assurera la réception de la propagande électorale des candidats sur des
plages journalières de 8 heures minimum, durant la période fixée par la préfecture.
Les membres de la commission de propagande de l’Orne assureront la vérification des
documents de propagande reçus en ce qui concerne leur conformité et les quantités livrées
au regard de celles arrêtées.
En tout état de cause et au-delà des vérifications effectuées lors de la livraison, toute anomalie
découverte pendant la mise sous pli (conformité des documents, écart en moins avec les quantités
annoncées sur le bordereau de livraison) devra immédiatement être signalée au service des
élections et de la réglementation de la préfecture de l’Orne.
Pour toute livraison de propagande non validée préalablement, le titulaire du marché enverra
immédiatement un scan de chaque document à la préfecture de l’Orne, qui effectuera en lien avec
la commission de propagande, les contrôles de conformité.
Le prestataire transmettra au fur et à mesure par mail ou en télécopie au service des élections et
de la réglementation les bons de livraison et conservera les originaux qui lui seront remis une fois
les livraisons terminées.
Il stockera l’ensemble de la propagande électorale jusqu’au démarrage de la mise sous pli et en
assurera la sécurisation.
L’attention du prestataire est appelée sur le fait, que pour chaque scrutin, certaines listes sont
susceptibles de fournir une propagande incomplète.
Les cas de figure pouvant être rencontrés pourraient essentiellement être les suivants :
→ Pas de bulletins de vote pour les électeurs,
→ Des professions de foi en quantité inférieure au nombre d’électeurs. Des consignes seront
données pour la mise sous pli, sous réserve de la faisabilité.
► Mise sous pli de la propagande électorale et remise des enveloppes à l’expéditeur
Sous réserve de modifications réglementaires pouvant intervenir d’ici à la date de réalisation de la
prestation, et conformément aux articles R.29, R.30 et R.34 du Code électoral, les formats des
documents seront de type A4 (210 mm x 297 mm) pour les circulaires et pour les bulletins
de vote (105 mm x 148 mm).
Le nombre de documents à insérer dans chaque enveloppe, ou à mettre sous film dépendra du
nombre de candidats et des situations rencontrées au regard de la complétude de leur
propagande.
→ L’assemblage des documents et leur mise sous pli seront soit automatisés, soit réalisés en
manuel soit combinant les deux. Les enveloppes seront fermées à l’aide de scotch ou de
pastilles autocollantes (pas de patte rabattue à l’intérieur).
La remise des plis à l’opérateur postal se fera conformément au calendrier fixé par le ministère de
l’intérieur, porté à la connaissance du prestataire par la préfecture et dans le respect des
instructions données par l’opérateur postal pour sa distribution.
En tout état de cause, le prestataire devra garantir les délais de remise des plis à l’opérateur
postal.
3
Le calendrier théorique de prise en charge des plis par l’expéditeur serait le suivant :
1er tour
Jour de prise en charge
Proportion maximale de plis
pouvant être pris en charge
J-14 à J-12
100%
J-11 à J-8
100%
J-7 à J-5
70%
J-4 à J-3
35%
En conséquence les délais de prise en charge pourront varier entre J-3 au minimum et J-14 au
maximum (J-n = jour de prise en charge par le titulaire des plis et J-0 = veille du scrutin).
2ème tour
La totalité des plis devront être remis à l’expéditeur au plus tard le jeudi précédent le scrutin à
minuit (80 % des plis seront mis à la disposition du distributeur pour 18 heures ce même jour). Des
indications seront précisées par le Ministère.
Lors de l’enlèvement des plis, un bordereau de prise en charge sera établi à l’initiative de
l’opérateur postal, précisant notamment la date de prise en charge, le poids de référence du pli, la
quantité totale de plis, le nombre de contenants, la destination.
Un reporting de l’avancement des opérations sera transmis, par demi-journée, au service des
élections de la préfecture (mail ou télécopie).
En cas d’écart important avec le calendrier prévisionnel de déroulement de la mise sous pli (de
plus de 10% à J+2, J étant le jour du démarrage des opérations), le prestataire devra mettre tout
en œuvre pour rattraper son retard.
Dès lors que le lieu de la mise sous pli serait éloigné de plus de 200 km du chef-lieu du
département de l’Orne (source via michelin), le prestataire prendra en charge
l’acheminement des plis jusqu’au centre de distribution postal de ce département.
En cas de recours au filmage plastique (option), le titulaire devra respecter les règles de
présentation figurant en annexe 1 (ces mentions sont susceptibles d’être modifiées).
Le prestataire remettra une centaine d’enveloppes garnies, sans adressage, à la préfecture de
l’Orne dès la fin de la mise sous pli et lui livrera un stock de circulaires et de bulletins de vote à
déterminer en fonction des reliquats de la mise sous pli.
Des réunions de la commission départementale de propagande pourront se tenir sur le lieu de la
mise sous pli, le routeur en facilitera la tenue en lien avec la secrétaire de la commission de
propagande.
À tout moment, pendant les opérations de la mise sous pli, les membres de la commission de
propagande pourront effectuer des contrôles sur la qualité des prestations.
Le prestataire autorisera également l’accès au lieu de la mise sous pli à tous les candidats et/ou à
leurs mandataires pendant la durée de ces opérations.
ARTICLE 3 – ANNEXE
Le présent CCTP comprend une annexe dénommée Annexe 1 – Règles de présentation des plis
en cas de mise sous film plastique.
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Annexe 1
Règles de présentation des plis en cas de mise sous film plastique
La présentation des plis plastifiés doit obéir aux conditions suivantes :
ZONAGE
Les faces des envois sont découpées suivants plusieurs zones restrictives communément
appelées :
N°
NOM
PROPRIETES
√ Vis à vis du sens d’introduction dans la machine,
le sens d’écriture de l’adresse doit être de la
gauche vers la droite.
Zone adresse du
destinataire
√ Inclinaison du bloc adresse inférieure à 5°
2
Zone de silence
√ Couleur de fond unie avec une réflectance de
fond supérieure à 50% (réf. Norme EN
13619 :2002) et liste des couleurs acceptées (cf
guide pratique PF)..
3
Zone d’affranchissement
√ Positionnée en haut à droite.
4
Zone client
√ A disposition de l’expéditeur.
1
√ Couleur de fond unie avec une réflectance de
fond supérieure à 50% (réf. Norme EN
13619 :2002) et liste des couleurs acceptées (cf
guide pratique PF).
√ Vierge de toute mention ou graphisme.
√ Contenue dans la zone client.
5
Zone adresse expéditeur
√ Plus long côté de la zone adresse expéditeur
parallèle au plus long côté de l’enveloppe.
√ Positionnée de préférence en haut à gauche en
mode paysage et en bas à gauche en mode
portrait.
Pour un envoi donné, est désigné comme verso, la face comportant la patte de fermeture de
l’enveloppe. Le recto désigne par conséquent l’autre face.
Seule la zone client peut apparaître simultanément sur les deux faces (recto ou verso), les autres
zones doivent impérativement apparaître sur la même face.
5
FORMAT A5
– PRÉSENTATION EN MODE PAYSAGE (DONNÉES EN MM) –
74 mini
MINISTERE DE
URGENT
DISTRIBUE PAR
LA POSTE
3
5
40 mini
ELECTIONS
160 maxi
4
EN CAS DE NONDISTRIBUTION
RETOURNER A LA
MAIRIE
5mm mini
2
15
mini
2
15
1
mini
5mm mini
5mm mini
6
120 maxi
FORMAT A4
– PRÉSENTATION EN MODE PORTRAIT (DONNÉES EN MM) –
74 mini
DISTRIBUE
PAR LA
POSTE
3
40 mini
5mm mini
2
15
mini
2
15
mini
1
5mm mini
5mm mini
4
EN CAS DE NONDISTRIBUTION
RETOURNER A LA
MAIRIE
2
160
maxi
100
maxi
15 mini
180 maxi
5
MINISTERE DE
URGENT
ELECTIONS
QUALITÉ DE LA SOLUTION DE FILMAGE UTILISÉE
•
la résistance du film doit être en rapport avec le poids de l'objet, Par exemple, pour les
objets de moins de 250 g: film PE-BD, épaisseur mini 20µ; film PE-HD: épaisseur mini:
14µ,
•
pouvoir de glissement : moyen glissant (CFS: 0,3 à 0,5)
•
en cas d’impression du bloc adresse sur bandeau, opacité du bandeau mini de 50%,
impression en noir avec un contraste mini de 40%,
•
façonnage : fermeture correcte des plis par collage ou thermo-formage (résistance
mécanique de la fermeture au moins égale à 80% de la résistance mécanique du film),
bavettes (ou zone libres du film) max de 20 mm.
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